Análisis de la estructura organizacional de CEPEDA´S FRUIT para mejorar el control del personal

Texto completo

(1)UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL. “Análisis de la estructura organizacional de CEPEDA´S FRUIT para mejorar el control del personal”. AUTOR: Aucancela Yautibug Michael Nestor Esteves Flores Michael Daniel TUTOR: Ing. Edison Espinoza A. Mgs. GUAYAQUIL, FEBRERO 2018.

(2) II. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL. TÍTULO Y SUBTÍTULO:. REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN “Análisis de la estructura organizacional de CEPEDAS FRUIT para mejorar el control del personal”. AUTOR(ES) AUCANCELA YAUTIBUG MICHAEL NESTOR (apellidos/nombres): ESTEVES FLORES MICHAEL DANIEL REVISOR(ES)/TUTOR(ES) (apellidos/nombres): INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil UNIDAD/FACULTAD: Ciencias Administrativas MAESTRÍA/ESPECIALIDAD: Ingeniería Comercial GRADO OBTENIDO: FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGINAS: 75 ÁREAS TEMÁTICAS: PALABRAS CLAVES/ Gestión Administrativa, Organigrama, Manual de funciones. KEYWORDS: RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): El reciente trabajo de investigación se desarrolla en la empresa CEPEDA´S FRUITS, su problemática se centra en la administración de la organización la misma que ha afectado su eficiencia debido a los problemas de comunicación, alta rotación del personal, tiempos inactivos, desorientación y sobre todo generando muchas veces conflictos por el desconocimiento de los roles a desempeñar cada empleado, Por lo cual se plantea un análisis de la estructura organizacional de CEPEDA´S FRUIT para mejorar el control del personal. La metodología que se implementó para la presente investigación es el método cualitativo, porque mediante la elaboración de las encuestas y entrevista se utilizaron variables numéricas como variables de cualidades para obtener una mayor confiabilidad de los datos obtenidos. ADJUNTO PDF: x SI NO CONTACTO CON AUTOR/ES:. CONTACTO CON LA INSTITUCIÓN:. Teléfono: E-mail: 2395970 [email protected] 0986313559 [email protected] Nombre: CEPEDA`S FRUITS S.A Teléfono: 0991131919 E-mail:.

(3) III. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL. CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD Habiendo sido nombrado Ing. Edison Espinoza Alcívar, Mgs, tutor del trabajo de titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Aucancela Yautibug Michael Nestor con C.I # 060594230-9; Esteves Flores Michael Daniel con C.I # 095023199-3, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de Ingeniero Comercial. Se informa que el trabajo de titulación: “Análisis de la estructura organizacional de CEPEDAS FRUIT para mejorar el control del personal”, ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio (indicar el nombre del programa antiplagio empleado) quedando el 7% de coincidencia.. Ing. Edison Espinoza Alcívar, Mgs C.I. 0914928825 Guayaquil, 10 enero 2018 ING. MELVIN LÓPEZ FRANCO, MAE.

(4) IV. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL DIRECTOR DE CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL. Ciudad.-. De mis consideraciones: Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación Análisis de la estructura organizacional de CEPEDAS FRUIT para mejorar el control del personal del (los) estudiante (s) Aucancela Yautibug Michael Nestor y Esteves Flores Michael Daniel, indicando ha (n) cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:    . El trabajo es el resultado de una investigación. El estudiante demuestra conocimiento profesional integral. El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento. El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.. Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo de titulación con la respectiva calificación. Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines pertinentes, que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de revisión final. Atentamente, Ing. Edison Espinoza Alcívar, Mgs Tutor de trabajo de titulación.

(5) V. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL. LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS Yo, Aucancela Yautibug Michael Nestor con C.I # 060594230-9 y Esteves Flores Michael Daniel con C.I # 095023199-3, certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “Análisis de la estructura organizacional de CEPEDA´S FRUIT para mejorar el control del personal” son de mi absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente. _____________________________. ________________________. Aucancela Yautibug Michael Nestor. Esteves Flores Michael Daniel. C.I # 0605942309. C.I # 0950231993. *CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro Oficial n. 899 - Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos ..

(6) VI. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL DEDICATORIAS Este trabajo de titulación va dedicada principalmente a Dios, por haberme cuidado y permitido la vida, a mis padres por el apoyo brindado a lo largo de mis estudios, por haber sido los pilares esenciales en mi formación profesional, por haber sido los mejores padres brindándome consejos, confianza y los recursos necesarios para alcanzar esta meta, a mi novia Julissa Chucuri por estar siempre apoyándome en los momentos difíciles, y a todas mis amistades por compartir conocimientos, alegrías, tristezas y que gracias al apoyo moral de todos logre hacer realidad este anhelado sueño.. Aucancela Yautibug Michael Nestor. El presente proyecto de titulación está dedicado para mis padres quienes durante toda mi vida me han cuidado y guiado por el buen camino en especial a mi padre Franklin Esteves quien por desgracia ya no está con nosotros; también está dedicado a mis familiares quienes siempre han estado prestos a ayudarme y me han incentivado a culminar mis estudios. Esteves Flores Michael Daniel.

(7) VII. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL AGRADECIMIENTOS. Agradezco a Dios por haberme guiado y cuidado en este largo camino, también a la Universidad de Guayaquil y a la Facultad de Ciencias Administrativas por haberme abierto sus puertas y permitirme culminar con éxitos, éste proyecto es el resultado final del esfuerzo en conjunto con nuestro tutor y docentes que han contribuido en nuestro trabajo de titulación, al gerente y a todo el personal quienes conforman CEPEDA´S FRUITS por habernos facilitado la información necesaria para el desarrollo y culminación del proyecto.. Aucancela Yautibug Michael Nestor. Mis agradecimientos están dirigidos hacia la Universidad la cual ha sido la cuna que me ha permitido adquirir los conocimientos para desempeñarme como profesional, a mis profesores quienes me han instruido y corregido a lo largo de varios años permitiendo esclarecer y crecer como persona y también a mis compañeros los cuales me han aguantado y apoyado durante todos estos años haciendo que el viaje del aprendizaje pueda ser lo más entretenido y tolerable. Esteves Flores Michael Daniel.

(8) VIII. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL. “ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE CEPEDAS FRUIT PARA MEJORAR EL CONTROL DEL PERSONAL” Autor: MICHAEL NESTOR AUCANCELA YAUTIBUG MICHAEL DANIEL ESTEVES FLORES Tutor: ING. EDISON IGNACIO ESPINOZA ALCÍVAR, MGS. Resumen El reciente trabajo de investigación se desarrolla en la empresa CEPEDA´S FRUITS, su problemática se centra en la administración de la organización la misma que ha afectado su eficiencia debido a los problemas de comunicación, alta rotación del personal, tiempos inactivos, desorientación y sobre todo generando muchas veces conflictos por el desconocimiento de los roles a desempeñar cada empleado, Por lo cual se plantea un análisis de la estructura organizacional de CEPEDA´S FRUIT para mejorar el control del personal. La metodología que se implementó para la presente investigación es el método cualitativo, porque mediante la elaboración de las encuestas y entrevista se utilizaron variables de cualidades. Mismos datos que servirán para plantear las propuestas que servirán para solucionar los problemas. Entre las opciones que planteamos para la mejora del proceso administrativo se encuentran proponer la elaboración de un organigrama y su respectivo manual de funciones logrando así la eliminación de los tiempos muertos para que se incremente la productividad y eficiencia dentro de la empresa CEPEDA´S FRUITS.. Palabras Claves: GESTIÓN ADMINISTRATIVA, ORGANIGRAMA, MANUAL DE FUNCIONES..

(9) IX. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL. “ANALYSIS OF THE ORGANIZATIONAL STRUCTURE OF CEPEDA FRUIT TO IMPROVE STAFF CONTROL”. Author: MICHAEL NESTOR AUCANCELA YAUTIBUG MICHAEL DANIEL ESTEVES FLORES Advisor: ING. EDISON IGNACIO ESPINOZA ALCÍVAR, MGS. Abstract This present investigation focuses on the CEPEDA´S FRUITS company. Their major issue centers on the administration of the company's organization, which has affected their efficiency due to communication problems, high personnel turnover rates, inactivity, confusion, and above all many conflicts arising from uncertainty over the roles each employee plays. For this, an analysis is proposed which will assess the organizational structure of Cepedas Fruit to improve the management of personnel. The methodology used for this investigation is qualitative, as the variables used for the surveys and interviews were qualitative. These are the same data that will be used to present a proposed solution to the company's problems. Among the options we propose for improvement of administrative procedures we put forth devising an organization chart along with a manual of operations to achieve an elimination of down time. This will increase productivity and efficiency within the CEPEDA´S FRUITS company.. Keywords: ADMINISTRATIVE MANAGEMENT, ORGANIZATIONAL CHART, FUNCTION MANUAL..

(10) X. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL. Tabla de Contenidos. Introducción ............................................................................................... 1 Análisis de la situación problemática...................................................... 1 Diseño Teórico ....................................................................................... 3 Formulación del problema. ................................................................. 3 Premisa de Investigación. ................................................................... 3 Objetivos. ............................................................................................ 3 Diseño Metodológico .............................................................................. 4 Métodos del nivel teórico utilizados. ................................................... 4 Métodos del nivel empírico utilizados. ................................................ 4 Tipo de investigación. ......................................................................... 5 Alcance de la investigación................................................................. 5 Población y muestra ........................................................................... 6 Significación social y pertinencia de lo que se investiga. .................... 6 Significación práctica de lo que se investiga. ...................................... 6 Breve explicación de la estructura del trabajo .................................... 7.

(11) XI. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL Capítulo I.................................................................................................... 8 Marco teórico metodológico de la investigación ......................................... 8 Antecedentes del problema que se investiga. ........................................ 8 Fundamentos teóricos ............................................................................ 8 Fundamentos metodológicos. .............................................................. 14 Identificación y conceptualización de los términos básicos de la Investigación. ................................................................................................ 15 Categorización de la Investigación ....................................................... 18 Capítulo II................................................................................................. 21 Diagnóstico del estado actual de la problemática que se investiga ......... 21 Resultados obtenidos de la observación directa .................................. 22 Resultados obtenidos de la entrevista a especialistas ......................... 23 Resultados obtenidos de las encuestas ............................................... 33 Interpretación de los resultados del diagnóstico. ........................... 37 Capítulo III................................................................................................ 40 Propuesta de solución al problema .......................................................... 40 Características esenciales de la propuesta .......................................... 40 Resultados esperados en caso de aplicación. ..................................... 41.

(12) XII. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL Conclusiones ........................................................................................... 67 Recomendaciones ................................................................................... 68 Referencias .............................................................................................. 69 Apéndice .............................................................................................. 72.

(13) XIII. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL Índice de tablas Tabla 1 Simbología ANSI ......................................................................... 17 Tabla 2 Cuadro de congruencia ............................................................... 18 Tabla 3 Entrevista a Expertos .................................................................. 24 Tabla 4 Nivel Jerárquico .......................................................................... 34 Tabla 5 Tareas ......................................................................................... 35 Tabla 6 Puesto de Trabajo ....................................................................... 35 Tabla 7. Funciones, Obligaciones y Derechos ......................................... 35 Tabla 8 Retiro de Compañeros de Trabajo .............................................. 36 Tabla 9 Medio de publicación de Vacantes.............................................. 36 Tabla 10 Proceso de Contratación........................................................... 37 Tabla 11 Sugerencias de Mejora ............................................................. 37 Tabla 12 Costo del Proyecto .................................................................... 43 Tabla 13 Cuadro Comparativo ................................................................. 43 Tabla 14 Inversión por Empleado ............................................................ 44 Tabla 15 Autores...................................................................................... 46 Tabla 16 Cuadro de puestos por nivel ..................................................... 48 Tabla 17 Gerente general ........................................................................ 49 Tabla 18 Jefe Administrativo y de Recursos Humanos ............................ 50 Tabla 19 Jefe Financiero.......................................................................... 51 Tabla 20 Jefe de Compras ....................................................................... 52.

(14) XIV. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL Tabla 21 Jefe de ventas ........................................................................... 53 Tabla 22 Jefe de Logística ....................................................................... 54 Tabla 23 Recepción ................................................................................. 55 Tabla 24 Mensajero ................................................................................. 56 Tabla 25 Asistente Contable .................................................................... 57 Tabla 26 Facturador ................................................................................. 58 Tabla 27 Asistente de Compras ............................................................... 59 Tabla 28 Vendedor .................................................................................. 60 Tabla 29 Despachador ............................................................................. 61 Tabla 30 Bodeguero ................................................................................ 62 Tabla 31 Chofer ....................................................................................... 63.

(15) XV. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL Índice de figuras. Figura 1 Organigrama Propuesta............................................................. 45 Figura 2 Propuesta Flujograma de Selección de personal....................... 66.

(16) 1. Introducción Análisis de la situación problemática CEPEDA´S FRUITS es una empresa ubicada en el mercado de Montebello esta organización fue fundada hace 11 años y realiza la mayor parte de sus labores en horarios nocturnos mientras que las tareas administrativas se efectúan en el horario matutino dedicándose la labor de esta empresa radica en la importación y distribución de frutas a los diversos mercados de la provincia del guayas. En estos 11 años que lleva CEPEDA´S FRUITS se han presentado varios obstáculos en la administración de la empresa como lo son la alta rotación de personal, problemas de comunicación entre las diferentes secciones de la organización, atrasos del personal, tiempos de inactividad, etc. Esta serie de inconvenientes han tenido como resultado afectaciones en la eficiencia de la empresa. Una de las experiencias negativas que tuvo la empresa CEPEDA´S FRUITS fue con respecto a la contratación de un contador quien manejó erróneamente las cuentas en el momento de realizar los estados financieros, debido a su desconocimiento, realizó varios errores mismos que al final generaron multas y documentos inconsistentes que tuvieron que ser corregidos al momento de desvincularlo de la empresa, esto demuestra que hay problemas en la selección del personal, para lo cual se requiere la presencia del psicólogo organizacional. El estudio de la eficiencia en las organizaciones es un tópico que ha sido empleado en muchas ocasiones, de hecho varias empresas realizan estudios especializados para determinar de qué manera pueden aumentar su eficiencia y de hecho varios proyectos universitarios se centran en la aplicación de los conocimientos.

(17) 2 adquiridos en la universidad para realizar esto como proyectos de titulación o simplemente para presentarlos como propuestas en sus trabajos. Con la finalidad de mejorar la eficiencia y desempeño de una organización muchos examinan los procesos existentes en la empresa y en caso de carecer de estos delineamientos podrían ser incapaces de someterse a un proceso de mejora continua debido a que se necesita un registro de procedimientos. El someterse a estos procesos de mejora continua podrá ayudar a la organización a disminuir los gastos y disminuir tiempos en cada área que se aplique lo que podrá traducirse como ingresos. Ramos & Peiro, (2014) iindican que una manera de incrementar la productividad de forma efectiva se puede lograr cultivando al talento humano de la organización, lo cual se puede alcanzar a través de capacitaciones e incentivando al personal a tomar estudios que ayuden a la titulación u obtención de niveles superiores de educación lo que facilitara que ellos puedan desarrollar competencias cognitivas, laborales y sociales que le permitan ser capaces de desenvolverse en cualquier ámbito en el futuro. El personal de CEPEDA´S FRUITS está conformado por 32 colaboradores, de los cuales únicamente 3 personas están encargadas de las funciones administrativas entre ellas el Gerente General, la administradora y el contador. En estos últimos años se siguen presentando inconvenientes en la gestión administrativa por parte del personal administrativo debido a que carecen de los lineamientos documentados, generando conflictos y un desorden a la hora de tomar decisiones En CEPEDA´S FRUITS el gran problema que encontramos es la alta rotación de empleados que se ha presentado desde que fue fundada, Rodrigo Cepeda nos comenta que varias personas que han sido contratadas muchas veces se desligan sin.

(18) 3 haber cumplido un mes en la organización antes de abandonar su cargo sin si quiera notificar. Otros han expresado que el trabajo es insatisfactorio y que es muy duro para ellos. Como se ha mencionado el desconocimiento de las personas ha sido uno de los motivos por el cual varios de los colaboradores se han retirado de la organización por lo cual la propuesta se enfoca en la elaboración de un organigrama de la organización, un manual de funciones y un manual de procesos referente a la selección del personal de esta manera se podría disminuir de manera considerable la deserción de los trabajadores ya que de entrada pasarían por un proceso de inducción. Diseño Teórico Formulación del problema. ¿Cómo contribuir al mejoramiento de la estructura organizacional CEPEDA´S FRUITS? Premisa de Investigación. Al mejorar los procesos de contratación disminuirán los índices de rotación del personal y se solucionarán los problemas que se generaban a causa de esto en la empresa CEPEDA´S FRUITS. Objetivos. Objetivo general. Diseñar una estructura organizacional para mejorar el control del personal de CEPEDA´S FRUITS. Objetivos específicos. Sistematización de los fundamentos teóricos y metodológicos sobre el análisis de la estructura organizacional..

(19) 4 Analizar la situación actual de CEPEDA´S FRUITS evaluando el funcionamiento de la estructura organizacional y el control de los colaboradores. Diseñar una propuesta para contribuir a la mejora de la estructura organizacional de la empresa CEPEDA´S FRUITS Diseño Metodológico Métodos del nivel teórico utilizados. El método utilizado es el analítico sintético ya que mediante el cual e podrá descomponer, simplificar y analizar cada uno de los procesos de selección del personal; y en los cuales se ha encontrado falencias e inconvenientes que requieren una mejora para aumentar el nivel eficiencia del personal que forma parte de la empresa CEPEDA´S FRUITS. Métodos del nivel empírico utilizados. El método que se utilizará en el desarrollo del estudio son métodos como la observación directa, la entrevista y encuesta con el propósito de obtener información relevante del manejo de los procesos de selección de personal. Por la cual se podrá plantear una mejora en este proceso, que permita reducir la rotación y la inactividad de actividades causadas por el desconocimiento de funciones del personal de la empresa CEPEDA´S FRUITS. El método empírico es aquél que se utiliza para establecer los datos generales conocidos como válidos, mismos que nos servirán para deducir por medio de la demostración lógica las diversas suposiciones concernientes a nuestra investigación para la realización de la misma se procederá a la utilización de herramientas como: Observación directa: Es aquella que tiene contacto directo con elementos y los fenómenos que se desea investigar brindando información veraz al momento de realizarla..

(20) 5 Entrevista a especialistas: a través de consultas que se realizaran al gerente, al administrador de CEPEDA´S FRUITS y experimentados en el área de Talento Humano se podrá definir varias alternativas que pueden ser empleadas para la solución del problema de la organización. Encuesta: este será uno de las herramientas que nos permitirán conocer la visión general que poseen los colaboradores de la organización. Tipo de investigación. El tipo de investigación que se utilizará en ese estudio será descriptivo analítico. La investigación descriptiva buscará profundizar más en el problema, esto se realizará mediante el registro, análisis e interpretación de la situación actual de la problemática, por medio de encuesta y entrevista al responsable de la selección de personal. Según Hurtado & Toro (2005) la investigación analítica consiste en la segmentación de un todo, descomponiéndolo en sus partes o elementos para observar las causas, la naturaleza y los efectos (p.23). El análisis es la observación y examen de un hecho en particular. Alcance de la investigación. Esta investigación abarcará el departamento que se encarga del talento humano debido a que dicha empresa no cuenta con una estructura organizacional y esa área será el objeto de estudio, con una muestra representativa de los empleados que realizan sus actividades tanto operativas como profesionales en la empresa CEPEDA´S FRUITS. El alcance que se obtendrá mediante esta investigación estará familiarizado con el objetivo de mejorar los últimos inconvenientes o falencias que se ha visto reflejado en los procesos de la gestión del talento humano que se realizan en cada periodo, en la cual se despide un empleado y recurren a reemplazarlo en la cual el.

(21) 6 nuevo empleado desconoce las tareas que debe realizar lo cual genera pérdidas de tiempo al momento de realizar las actividades correspondientes al cargo que contribuyendo a la ineficiencia en ciertos casos. Población y muestra En el reciente trabajo se utilizará el total de la población de trabajadores de CEPEDA´S FRUITS los cuales son 32 colaboradores cantidad que garantiza la inexistencia de dificultad en el momento de procesar o analizar la información recibida y aporta información más veraz y representativa de la situación de la empresa. Para Hernández (2010), población o universo es un conjunto de todos los casos que concuerdan con determinadas especificaciones. Muestra es un subgrupo de la población del cual se recolectan los datos y debe ser representativo de esta. El personal de CEPEDA´S FRUITS está conformado por 32 colaboradores, de los cuales únicamente 3 personas están encargadas de las funciones administrativas entre ellas el Gerente General, la administradora y el contador. Significación social y pertinencia de lo que se investiga. La investigación obtendrá un impacto social en la percepción de la atención a los clientes de CEPEDA´S FRUITS cuando acudan a realizar sus compras, pedir información de precios, o inquietudes en las diferentes áreas de atención. Por otro lado, mediante esta investigación se logrará un impacto positivo dentro del área de estudio, ya que a través de la propuesta se podrán efectuar con mayor agilidad y exactitud los procesos de selección de personal, aumentando de tal manera la efectividad en el desempeño de sus colaboradores. Significación práctica de lo que se investiga. Se plantea una propuesta de mejora en el proceso de selección de personal disminuyendo falencias o inconvenientes dentro de CEPEDA´S FRUITS, mediante.

(22) 7 un flujograma de selección de personal, una estructura organizacional y manual de funciones para corregir dichos inconvenientes, y así mantener un alto nivel de productividad de parte de sus colaboradores. Breve explicación de la estructura del trabajo Cuando se trata de la realización de una investigación donde se quiere mejorar la administración de una empresa es imperante realizar una exploración tanto conceptual como de casos similares ya que estos representaran nuestra línea de partida para el desarrollo de un nuevo proyecto. Para la elaboración de estos proyectos se debe de contar con información procedente de documentos de autores clásicos y de artículos de autores actuales. Para proyectos de investigación que hablan de administración uno de los autores obligatorios que se podrá encontrar es Chiavenato quien es uno de los principales exponentes de esa área y para complementar con el tema de la investigación se utilizara proyectos de autores actuales. Para la elaboración de este proyecto “Análisis de la estructura organizacional de CEPEDAS FRUIT para mejorar el control del personal” donde las palabras focales son estructura y organización se está obligado a investigar y analizar las definiciones de estas palabras tanto individual como en conjunto haciéndonos entender cuáles son las carencias de la organización y cuáles son los elementos existentes. Otro de los elementos de apoyo que no pueden faltar en los proyectos de investigación y deben de ser textualizados en su totalidad en los anexos son criterios u opiniones expresadas por profesionales de la materia ya que ellos pueden aportar información o herramientas que contribuirán en la presentación de una propuesta que satisfaga el problema desde todas las aristas que puedan presentarse..

(23) 8 Capítulo I Marco teórico metodológico de la investigación Antecedentes del problema que se investiga. CEPEDA´S FRUITS S.A es una empresa ubicada en el “Mercado de Transferencias de Montebello” y se dedica a la distribución de frutas el comienzo de esta empresa fue duro ya que todas las funciones fueron administradas por Rodrigo Cepeda (compra, reparto, captación de empleados, trabajos administrativos, etc.) por esta razón varias de las áreas de las empresa se han manejado con conocimientos empíricos con el pasar de los años a medida de que la organización crece se ha notado la necesidad de expertos. En la actualidad CEPEDA´S FRUITS se ha actualizado tecnológicamente a través de un software que le permite recopilar, analizar, controlar, corregir y notificar de errores en el área de inventario y comercialización sin embargo la empresa aún posee falencias en el área de recursos humanos ya que aún incumplen con la implementación de protocolos para la contratación, control del personal y adicional a esto es notorio que existe una debilidad en la estructura organizacional ya que carecen de información relevante para la empresa. Fundamentos teóricos Una organización es la conformación de las relaciones que deben existir entre varios elementos como las funciones, actividades, materiales, colaboradores, etc. Los cuales buscan lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados (Reyes Ponce, 2004). Y para Münch (2006) es “la creación de la estructura necesaria para la administración optima de los recursos, a través de determinación de jerarquías, disposición correlación y agrupación de actividades,.

(24) 9 con el fin de poder efectuar y simplificar las funciones y actividades que deben realizar los colaboradores de la organización”. Toda organización necesita poseer una estructura organizacional definida ya que esta determina la comunicación organizacional, y los niveles jerárquicos de los colaboradores y de gestión, adicional es una herramienta necesaria para poder plantear el plan para un crecimiento eficiente en el futuro. La estructura organizacional está compuesta por factores como: . Organigrama. . Manual de funciones. . Sistemas que faciliten la gestión de las operaciones. Según Fincowsky (2009) el organigrama es la representación gráfica de la estructura de una institución o la especificación de una de sus áreas, en la que se aprecia la composición de los diferentes cargos que integran a la organización, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. El Manual de Organización y Funciones, es un instrumento normativo que informa las funciones específicas a cada nivel de cargo o puesto de la organización, mismas que se elaboran en base a la estructura orgánica y funciones establecidas en el Reglamento de la Organización. Macchiavello (2010). Chiavenato (2009) el diseño de cargos debe incluir la descripción del contenido de cada función, los procedimientos del trabajo y las relaciones con los demás cargos. Diseñar un cargo significa definir cuatro condiciones básicas: 1. Contenido del cargo en el cual especifica el conjunto de actividades que debe desempeñar..

(25) 10 2. Métodos y procesos de trabajo informa de que manera se deben de realizar las tareas. 3. Niveles jerárquicos comunican quien es el superior inmediato y sus subordinados. Los diagramas de flujo son representaciones gráficas que utilizan figuras geométricas para demostrar secuencias de un proceso, de tal manera que permite describir la secuencia y su interacción de las diferentes fases de una actividad. Enriquez (2012) Adicional a todas estas herramientas para aportar a la creación de una estructura organizacional es necesario fortalecer la administración de recursos humanos el cual puede estar conformado por psicólogos o administradores mismos que ayudaran en el proceso de implementación de los planes de mejora que se proyectan para el presente y futuro de la empresa. El departamento de recursos humanos está encargado del control de las políticas y prácticas que se necesitan para satisfacer los aspectos concernientes al “personal” o los recursos humanos, que ocupan un cargo en la organización entre las diversas funciones que administran se podrá encontrar: . Realizar análisis de los puestos (determinar la naturaleza del trabajo de cada empleado).. . Planear las necesidades de personal y reclutar a los candidatos para los puestos. . Selección del personal para los puestos.. . Orientar y capacitar a los nuevos empleados.. . Administrar los sueldos y salarios (remunerar a los empleados).. . Suministrar incentivos y prestaciones..

(26) 11 . Evaluar el desempeño.. . Comunicar (entrevistar, asesorar, disciplinar).. . Capacitar y desarrollar a los gerentes.. . Crear un compromiso en los empleados.. . El manejo de los conflictos individuales y colectivos, así como las relaciones laborales. Una de las necesidades básicas de cada organización radica en realizar un análisis de cada uno de los diferentes puestos de trabajo de la organización esta información generalmente puede encontrarse en el manual de funciones de toda compañía y este documento servirá como una guía básica para distribuir funciones y despejar las dudas de los colaboradores. Normalmente cada organización anualmente se planteará metas las cuales determinaran el número de vacantes o requerimientos necesarios para cumplir los objetivos planteados. Por esta razón a través de juntas individuales y grupales con cada jefe de área se estimará el número de recursos materiales o humanos que se necesitan abriendo de esta manera el proceso de reclutamiento y el proceso de selección del personal. El reclutamiento corresponde al proceso mediante el cual la organización convoca candidatos para abastecer su actividad de selección. Gutierrez (2010) Wayne (2005) afirma que: El proceso de selección de personal es la actividad mediante el cual la organización selecciona, de entre un grupo de solicitantes a las personas más apropiadas para los puestos disponibles en la empresa. Es vital que la organización realice el proceso de orientar y capacitar a los nuevos empleados o también llamado como proceso de inducción al personal, ya sea una inducción general o una específica dado que a través de esta se busca.

(27) 12 como resultado la pertenencia y compromiso por parte del colaborador hacia la organización teniendo como consecuencia una mayor productividad. Gutiérrez (2017) Otra de las funciones que tiene el departamento de recursos humanos radica en administrar los sueldos y salarios de cada uno de los colaboradores, así como manejar los incentivos que la empresa distribuye en base a la evaluación de desempeño de los empleados. De la misma manera debe de realizar el proceso de control ya que son encargados de gestionar las multas que se obtienen por cualquier infracción al reglamento de la empresa. El departamento de recursos humanos entre todas sus funciones también debe de vigilar que la comunicación en la organización sea eficiente ya sea entre personal de un área específica o en toda la organización ya que un mensaje tardío puede generar pérdidas para la organización ya sea monetariamente como el gasto de tiempo de productividad. Por la cual también es importante la capacitación del personal para el desarrollo de una organización. EmprendePyme.net (2016) la capacitación esta es la clave para la sobrevivencia y desarrollo de las empresas, porque cada vez más se requiere de personal que conozca "lo último" en los aspectos relacionados con sus actividades diarias. Por este motivo se debe de realizar un cronograma de capacitaciones tanto para el personal general como para la parte administrativa en base a los avances en el área de trabajo, tecnología y carencias que posea es personal. Como ya se ha mencionado antes el departamento de recursos humanos es una parte esencial para toda organización, aunque dependiendo del tamaño de la organización puede que esta represente una pérdida de recursos humanos como.

(28) 13 monetarios. Si se presenta de esa manera debe de existir una persona que posea estos conocimientos y los administre ya que debe de dirigir el proceso de contratación para obtener a los colaboradores que generen mayor beneficio. Para Cruz (2013) el proceso de contratación maneja dos procesos los cuales son el proceso de reclutamiento y selección a través del cual se elige al candidato que cumpla con la mayor parte o con todas las exigencias que el puesto requiere mismos que serán examinados a través de diferentes pruebas o filtros de selección los cuales determinaran ya sea sus conocimientos, habilidades, antecedentes, etc. Cruz (2013) los filtros de selección de personal óptimos son: Entrevista con el reclutador: para conocer su perfil y determinar si es un candidato potencial para ocupar la vacante. Aplicación de pruebas psicométricas: si el candidato cumple con el perfil, el reclutador da seguimiento al proceso con la aplicación de pruebas psicométricas. Referencias personales y laborales: se procede a realizar la investigación de referencias laborales y personales, con las cuales se obtendrá información importante sobre su historial laboral, de acuerdo a estos resultados se continuará con el proceso y es parte importante para la selección del candidato idóneo. La importancia de este estudio con respecto a la estructura organizacional y análisis que se ha realizado en las áreas del departamento de recursos humanos busca generar promover una identidad en el mercado de la empresa CEPEDA´S FRUITS así como solucionar varios problemas administrativos o con el personal que se han presentado en la empresa. La administración del personal es lo más importante en una organización, ya que esta determinara el éxito que pueda llegar a obtener una empresa, debido a que si los colaboradores tienen la motivación necesaria de parte del superior de la.

(29) 14 empresa o institución, lograra efectuar un trabajo más eficaz, por lo tanto es necesario que la empresa cuente con un manual de normas y funciones para poder manejar el personal adecuadamente, donde se describa claramente las ocupaciones que cada colaborador tiene que cumplir en los puestos asignados. Sepúlveda (2014) Es el tiempo en el que no se está realizando un trabajo útil. Es muy importante, por ejemplo, en el caso de tareas que no pueden empezarse hasta que se terminan otras. Los recursos humanos o materiales están inactivos hasta que finalizan las tareas precedentes. Esto supone un coste y una ineficacia del proceso productivo Emprendedor XXI Argentina (2011). Eficiencia significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles. Chiavenato (2006). Fundamentos metodológicos. El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. Fincowsky (2009) La estructura de una organización determina qué tan bien se tomarán las decisiones y se responderá a los problemas, pero, además, influye en las actitudes de los empleados frente a su trabajo. Una estructura adecuada minimiza los costos de la empresa y maximiza su eficiencia. Hirt, & Ferrell (2010). Según Fincowsky (2009) la Utilidad y los Criterios Fundamentales para la preparación de un organigrama son:.

(30) 15 Utilidad. – Este criterio presta una imagen formal de la empresa. Además, permite que el trabajador conozca su empresa, así como de sus relaciones de jerarquía. Esto también constituye un elemento valioso para el análisis organizacional y representa una fuente fiable de consulta. Precisión. - En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones. Sencillez. - Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Para ello, se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o poco clara. Uniformidad.- Con la finalidad de aumentar la comprensión es aconsejable que se trabaje con un mismo diseño de tal manera que las líneas y figuras faciliten su uso y aplicación. Presentación.- El uso y la aplicación de un organigrama dependa de cómo está estructurado y el formato que se maneja al momento de realizarlo; es por esto que se deben considerar criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo. Vigencia.- Para preservar su utilidad el organigrama debe mantenerse actualizado. Por este motivo cuando se elabora es recomendable que en el margen inferior derecho de la gráfica se anote el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de autorización y actualización. Identificación y conceptualización de los términos básicos de la Investigación. Especialización: Consiste en designar tareas específicas a los miembros de una organización para que se vuelvan diestros en sus respectivos puestos. Departamentalización: Consiste en identificar áreas específicas de trabajo o también conocidos como departamentos, unidades, grupos o divisiones.

(31) 16 Departamentalización funcional: Es necesario clasificar e identificar áreas que realicen actividades similares por ejemplo como producción, marketing, recursos humanos, y finanzas para el desarrollo de una organización. Diagrama de flujo: Una herramienta esencial que permite visualizar con facilidad los procesos. En conformidad con la normativa ANSI, ha desarrollado diferentes simbologías para ser empleado, en procedimientos para el manejo de datos en representación de flujos de información, la cual se han adaptado algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de administración de la empresa. Barbosa (2012). Breve explicación en la tabla 1.

(32) 17. Tabla 1 Simbología ANSI Símbolo. Significado. ¿Para qué se utiliza?. Inicio/Fin. Indica el inicio y el final del diagrama de flujo. Operación/Actividad. Símbolo del proceso, representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento. Documento. Representa cualquier tipo de documento que entra, se utilice, se genere o salga del procedimiento.. Indica la salida y entrada de datos. Datos Almacenamiento/Archivo. Indica el depósito permanente de un documento o información dentro de un archivo.. Decisión. Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos.. Líneas de flujo. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.. Conector. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.. Conector de página. Conexión o enlace con otra página diferente en la que se continua el diagrama de flujo.. Nota 1 Tomado a partir de la página web https://www.ansi.org.

(33) 18 Categorización de la Investigación Muchas veces se presentaran complicaciones al elaborar un proyecto debido al exceso de información que se puede encontrar durante la recopilación de datos. La existencia de tanto material de apoyo puede hacer que los investigadores omitan información que puede ser de mucha relevancia por este motivo se debe de recurrir a herramientas como el cuadro de congruencia misma que nos permitirá ordenar cuáles serán los elementos que se tendrán que enfatizar al momento de investigar. El cuadro de congruencia nos permitirá administrar de manera eficiente cuáles serán los recursos que se necesitaran para poder dar relevancia a los temas que se han resuelto que son las palabras claves o elementos a considerar para la elaboración del proyecto a continuación se detallara todo el contenido del cuadro de congruencia. Tabla 2 Cuadro de congruencia. Técnicas. Instrumento. Categorías. Dimensiones. Observacion Directa. Ficha de Observación. Organigrama. Comunicación Jerarquía. Entrevista. cuestionario de preguntas. Manual de Funciones. Describe Funciones. Sistema de Gestión. Procesos. Organigrama. Jerarquía. Ítem/unidad de análisis 1. Posee Organigrama 2. Esta correctamente identificada la jerarquía en el organigrama 1. Posee Manual de Funciones. 2. Esta correctamente definida las funciones para cada cargo 1.Posee un flujograma de selección de personal 2.Esta correctamente definido el flujograma de selección de personal 1. Qué tan importante es para usted la identificación de la jerarquía en el organigrama dentro de una organización.

(34) 19 Comunicación. Distribución de Tareas. Manual de funciones. Analiza e identifica perfiles. Describe Funciones. Reduce tiempos Inactivos. Sistemas de gestión. Encuesta. Cuestionario de preguntas. Organigrama. Procesos. 2. Cree usted que es importante conocer a quien dirigirse para el desarrollo de los objetivos dentro de una organización 3. Cree usted que la principal causa en la duplicidad en una organización es generada por el desconocimiento de funciones 1. Qué tan importante es tener correctamente establecidos los perfiles para la selección del personal 2. Es Importante para usted contar con un manual correctamente definida las funciones para cada cargo 3 Cree usted que al no contar con un manual de funciones exista falta de productividad en los departamentos 1. De qué manera puede contribuir un proceso de selección de personal. Toma de decisiones(corri ge errores). 2. Puede producir falencias un proceso de selección del personal mal definido. Limites. 3 Cuál cree usted que sería la manera correcta para definir un proceso de selección de personal óptimo 1. Conoces quienes están en su mismo nivel jerárquico, tu superior inmediato y tu subalterno. Jerarquía.

(35) 20. Manual de funciones. Distribución de Tareas. 2. Ha realizado tareas que no le competen. Analiza e identifica perfiles. 1. Esta usted conforme con el puesto de trabajo que le brinda la empresa 2. Al ingresar a la empresa le indicaron todo lo concerniente a funciones obligaciones y derechos 3. Cuál es el mayor motivo por la cual se han retirado tus compañeros. Describe Funciones. Disminuye la falta de productividad Sistemas de gestión. Procesos. 1. Como ingreso a trabajar en CEPEDA´S FRUITS. Toma de decisiones(corri ge errores). 2. Estaría de acuerdo en que se realicen cambios en el proceso de contratación 3. Que cree usted que debería mejorar la empresa. Mejora.

(36) 21. Capítulo II Diagnóstico del estado actual de la problemática que se investiga La estabilidad y desarrollo de una organización depende de qué manera se está administrando todas sus funciones por este motivo para conocer cuál es la condición en la que se encuentra el área de Recursos Humanos motivo por el que se realizara las siguientes actividades entrevista, encuesta, observación directa con sus respectivos instrumentos lo cual nos brindara información necesaria para el desarrollo de la investigación. Se realizó la entrevista a varios expertos concernientes a la administración entre ellos se podrá encontrar un especialista en psicología el cual nos brindara su punto de vista al trato adecuado y cómo lidiar con el talento humano. Así también se cuenta como otra opción un administrador el cual nos dará su punto de vista en como encaminar o direccionar un negocio de una manera óptima brindándonos información acerca de sus experiencias y la importancia de un organigrama sus beneficios y resultados que genera. Y por último un auditor este nos brindará información de las falencias que se ven a diario en las organizaciones y los factores que impidan el crecimiento del mismo brindando así sugerencias basadas en experiencias y casos analizados de esta manera que se obtendrá sugerencias las cuales nos permitirá sustentar esta investigación. En la encuesta se empleara un documento direccionado para los colaboradores el cual se encuentra dividido en nueve preguntas esto nos permitirá conocer el punto de vista de los trabajadores de la empresa..

(37) 22 Para finalizar se empleara una ficha de observación en la cual se enlistara los elementos que se han percibido como inexistentes esto permitirá que se conozca desde el punto de vista de nosotros los autores. Resultados obtenidos de la observación directa En las visitas realizadas a la empresa CEPEDA´S FRUITS durante todo el proceso de investigación se ha constatado a través de la observación directa que en la actualidad tanto su misión y visión así como otros elementos no han sido actualizados en más de 5 años desde que fueron creados motivo por el cual necesitan de manera urgente definir nuevas metas para la organización. Adicional a esto se aprecia que no existe una estructura de mando ni tareas asignadas definidas para cada miembro de la organización lo que en varias ocasiones que estuvimos presentes pudimos observar que en momentos en que terminaban lo que se les encargaba se quedaban sin hacer nada hasta que venga el administrador y les asignara nuevas tareas. Otro de los datos encontrados durante nuestra visita están relacionados con el proceso de selección de personal mismo que se limita a solicitar a sus empleados que recomienden o soliciten a un conocido que se acerque a las instalaciones y sin ninguna prueba de habilidades o examen de conocimiento la persona es admitida directamente. Adicionalmente entre las visitas que realizamos pudimos constatar que la empresa no posee un control óptimo del personal ya que carecen de un registro de las personas que han laborado para la empresa, asistencias, atrasos, habilidades y competencias individuales, etc. Motivo por el cual no pueden aportarse datos numéricos exactos de la rotación del personal anual o datos históricos de los trabajadores. (La ficha de observación se podrá observar en el apéndice B.).

(38) 23 Resultados obtenidos de la entrevista a especialistas Una de las necesidades que encontramos durante el proceso de elaboración de este proyecto fue la de conocer la opinión de expertos que garanticen que las decisiones y propuestas que teníamos en mente fueran las correctas por tal motivo al seleccionar que tipo de profesionales podían aportar con su experiencia tuvimos que relacionar nuestro tema Análisis de la estructura organizacional de CEPEDA´S FRUIT para mejorar el control del personal a tres materias que fueron administración, administración de talento humano y auditoria. Se realizó entrevistas a: Ing. Jean Carrera Lopez Mgs. el cual representaría a la parte auditora debido a sus diversos conocimientos en ese campo; Ing. José Luis Inguillay Guacho quien representa a el área de administración y por ultimo Ing. Melissa Ochoa quien representa el área de talento humano con preguntas referentes a organigrama, manual de funciones y sistemas de gestión, A continuación detallamos en la respectiva tabla 3 la trayectoria de los especialistas que participaron en el desarrollo del proyecto de Investigación. El cuestionario de la entrevista se lo puede observar en el apéndice C.

(39) 24 Tabla 3 Entrevista a Expertos. Cod.. Nombre. Trayectoria profesional. JC. Jean Carrera. Auditor  FILANBANCO S.A. Asistente de Auditoría Interna Septiembre 1996 - Septiembre 2001  ZAIMELLA DEL ECUADOR CIA. LTDA. Auditor de las Zonas Costa y Austro Septiembre 2001 – Abril 2003  SERVICIO DE RENTAS INTERNAS Analista de Auditoria Tributaria – Dirección Provincial Los Ríos Junio 2003 – Diciembre 2003  UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL Auditoría Financiera II Impuesto a la Renta Tributos Desde Septiembre 2009 hasta la presente fecha Directora del Departamento Talento Humano de “La Española” Desde 2014 – hasta la actualidad Administrador CORPORACION NOBOA (CIA SERPOAL) Asistente Administrativo Desde Mayo 2007 hasta Diciembre 2008  UNIDAD EDUCATIVA INTERCULTURAL BILINGÜ̈E ̈̈ FERNANDO DAQUILEMA (UEIBF) Inspector General Desde Abril 2009 hasta Marzo 2012. Lopez. JM. Melissa Ochoa. JI. Jose Luis Inguillay G.. Rector Desde Mayo 2015 hasta la actualidad. Pregunta 1. JC: Bueno una jerarquía nos permite saber quién es la persona va a dar las directrices y en función de eso el resto debería alinearse a esas directrices por eso es importante identificar quien las va a dar eso es parte de una jerarquía JM: El conocimiento de las jerarquías dentro de una organización es de gran importancia no importa el tipo de actividad que realicen ya que esta servirá para.

(40) 25 generar orden y mejorar el sistema de comunicación y permitirá que cada jefe de departamento pueda fomentar sus habilidades de liderazgo. JI: El organigrama dentro de una organización es fundamental e importante ya que a través de la cual se da a conocer la estructura de la empresa o institución, e identificar la jerarquía de los diferentes departamentos o áreas. Pregunta 2. JC: Bueno dentro de una organización debe de haber un líder, entonces es importante saber qué objetivos necesito conseguir eso siempre va a ser importante porque si no me indican o no esta evidenciado o no está aclarado quien es el que lleva el norte de la organización entonces todos van a apuntar en direcciones diferentes. Claro se necesita saber quién es la cabeza dependiendo del tamaño de la organización en cada grupo siempre va a haber una cabeza un líder por pequeña que sea y a veces una organización se es la interacción multidisiplinaria de muchos grupos pero cada uno de ellos tiene su cabeza. JM: La comunicación dentro de una organización es uno de los factores que amerita se le brinde la atención del caso ya que un mensaje mal informado puede generar pérdidas por este motivo deben de estar claras las líneas de comunicación que permita que los mensajes ya sean de los altos mandos o pequeños puestos lleguen de la mejor manera y a la mayor brevedad de tal manera que faciliten la toma de decisiones. JI: Muchas veces dentro de una organización cuando no existen jefes definidos en cada área se espera hasta que llegue el gerente para recién empezar a realizar lo que él les encomienda cuando no debería de ser de esta manera. Debe de existir un líder por cada bloque y este líder debe de hacer cumplir a cada uno de los.

(41) 26 colaboradores de esta manera se reducirían los tiempos de inactividad y se podría agilizar la toma de decisiones ya que estas deberán de ser tomadas por el jefe de área siempre y cuando esta no represente alguna perdida dentro de los posibles escenarios que puedan existir resultado de sus decisiones. Pregunta 3. JC: Buena la primera como lo dice si hay desconocimiento de funciones, siempre se debe dejar claro a cada individuo cuales son las funciones que tiene que cumplir, entonces si ese individuo tiene claro no va a cruzarse con las funciones que esté realizando otro quien imparte las funciones por eso es importante tener una cabeza, la cabeza sabe que esta asignando funciones a uno y no debería asignarle las mismas funciones a otro a no ser que sea necesario pero si los dos van a hacer exactamente lo mismo y eso origina que se crucen esfuerzos entonces allí si tendríamos un problema puede ser que por capacidad operativa se necesiten que dos hagan lo mismo está bien no hay problema pero eso ya depende de quién organiza si esta persona no tiene una visión clara entonces allí si lo que puede crear es la duplicidad de funciones. Puede haber perdidas de mucho tipo que probablemente al final terminen generando pérdidas económicas, pérdida de tiempo, pérdida de recursos, y probablemente esto al final se traduce en pérdidas económicas. JM: La duplicidad de las tareas es uno de los males que siempre han existido y lo seguirán haciendo debido a que muchas veces los administradores consideran que no importa el cargo deben hacer de todo y como no conocen cuales son las tareas que verdaderamente les corresponden no reclaman y aun si las saben tampoco lo harían..

(42) 27 Este problema no siempre se generara debido a los mandos superiores pueden existir otros factores como su ignorancia o desconocimiento como ustedes plantean en la pregunta, también puede producirse debido a que la empresa es pequeña y como tiene pocos empleados deben de arreglarse entre todos para poder trabajar o simplemente porque la organización no está bien administrada JI: En ocasiones la duplicidad de trabajo es por falta de conocimiento de parte de los jefes de diversos departamentos ya su desconocimientos hace que el personal trabaje y cumplan varias funciones. También se puede manifestar que en algunas ocasiones el jefe o líder de la institución realiza la duplicidad de trabajo por minimizar los gastos que implica las remuneraciones, esto es incorrecto ya que al personal se debe asignar las funciones de acuerdo a la destreza y habilidad para obtener un resultado eficiente y eficaz. Pregunta 4. JC: Bueno esto es como decir necesito hacer la mejor película por lo tanto para la mejor película que es lo que voy a necesitar, los mejores actores no, allí viene el chiste de la situación o tal vez la paradoja, para hacer la película perfecta necesito del actor perfecto para esa película y necesito el director perfecto para esa película eso quiere decir que los perfiles se adaptan a lo que necesito, ejm. Si voy a hacer zapatos no voy a contratar a un ing. Industrial que tiene maestría y PhD necesito es un especialista en eso, y mis requerimientos y perfiles van a estar orientados a eso, para esta actividad necesito una persona que cumpla con estos requisitos, pero no es la persona mejor preparada, preparada para que, preparada para el puesto o preparada en la vida entonces a veces confundimos y en muchas organizaciones piden maestría a pero el trabajo que va a hacer cajero de banco entonces exagerando un poco la situación pero te imaginas estoy pidiendo a alguien.

(43) 28 altamente capacitado pero el puesto no lo demanda entones estoy equivocándome en la obtención del perfil, tengo que diseñar que perfil voy a requerir JM: Los perfiles pueden ser de gran ayuda para disminuir los tiempos necesarios para la contratación de un nuevo colaborador aunque si lo que necesitan es un obrero o una persona que puede ser seleccionada al azar simplemente si es que es capaz de realizar una tarea no tendrá ningún beneficio o utilidad el poseer un perfil determinado. JI: La selección del personal es importante ya que ayuda al líder o encargado de la institución a buscar el perfil adecuado para la función indicada que la vacante necesita por el bienestar de la empresa. Pregunta 5. JC: Bueno históricamente está demostrado que las funciones deben de estar definidas pero no necesariamente a veces en empresas o en negocios de éxito los manuales han estado escritos pero si las reglas del juego han estado claras, tu eres de esta área vas a hacer esto tu eres de esta área vas a hacer esto y eso que va a permitir, va a permitir que cada uno dentro de su campo de acción, se maneje libremente sin ameritar un exceso de supervisión pero cumpla con las tareas básicas que se necesitan para que en conjunto todos consigan un mismo fin. JM: La definición de cada perfil es una necesidad debido a que es una herramienta que sirve para prevenir conflictos ya que delimita funciones para cada uno de los colaboradores que aunque tenga tareas que parezcan simples y fáciles de hacer pueden terminar por alterar y hasta desquiciar a la gente si es que todas las tareas son para él. JI: Un manual para la elección del personal es fundamental y útil para la designación de la función o cargo de acuerdo al perfil, el cual permitirá que cada.

(44) 29 trabajador realice sus labores de manera amena y acordó a sus habilidad y destrezas con el objetivo en común de logrando el objetivo de la empresa. Pregunta 6. JC: Lo que dijimos anteriormente, trataremos de enfocarlo en el punto de vista necesitamos un manual escrito es necesario un manual escrito o es necesario que estén los procedimientos claros, entonces al no existir el manual no necesariamente va a haber un problema si cada uno tiene bien claro lo que tiene que hacer pero a medida que la organización va creciendo entonces si es necesario que este un manual escrito eso también depende del tamaño de la organización imagínate en una organización de cuatro personas probablemente generar eso te va tener un mayor costo de lo que realmente va a hacer el resultado por ejemplo si tiene un lugar donde se hacen donas tu eres el de la masa y todos los días vas a elaborar la más y entonces el que está en caja hay que dejar en claro no va a interactuar no se van a mezclar las funciones de caja con el de la masa por el tamaño de la organización pero si estamos hablando de una organización más grande entonces si vamos a necesitar establecer los rangos de acción y eso está en los manuales de funciones. JM: Aunque no exista un manual de funciones en una organización cada departamento o bloque estará obligado a ser productivo aunque el nivel de productividad pueda verse afectado. Piensa que contratas a varios obreros para construir una casa; ellos saben que para construirla deben escuchar al arquitecto pero el arquitecto un día falta y no dejo instrucciones para cada uno simplemente saben que deben de trabajar levantando un pilar y empezar a poner la pared por tal motivo ellos tardaran en ponerse de acuerdo en quien hace que. Al final es probable que hubiesen acabado pero la.

(45) 30 calidad de la obra puede ser deficientes. Ahora imagina si hubiese estado el arquitecto las cosas serían muy diferentes. JI: Sin un manual de función es imposible pedir una productividad eficiente y eficaz del personal, ya que es importante seguir los procesos administrativos para designar las funciones a los trabajares para la buena marcha de la empresa. Pregunta 7. JC: El proceso de selección de personal te ayuda a tener la persona adecuada para determinado puesto entonces de esta manera consigues a alguien que se adapte a los requerimientos del puesto y de cierto punto de vista pueda ser en teoría eficiente y productiva porque has pedido eso perfil y esa persona se supone cumple con esos requisitos por lo tanto esa es la persona que va a realizar las actividades de la mejor manera. Depende de lo que necesitemos en la organización si es una organización que quiere tener personal que sea multicompetente no multidisciplinario entonces utiliza la rotación inclusive como medida para evitar en el paso del tiempo el estrés o puede ser que esta compañía necesite tener especialista entonces el especialista aquí ya ha tenido 10 años nadie mejor que él sabe lo que tiene. JM: Un proceso de selección de personal puede ayudar a la organización permitiendo que esta elija a las personas más idóneas para ocupar una vacante. Muchas veces al contratar por solo llenar un puesto se contrata a personas que terminan retirándose a poco tiempo porque no les gustaba el trabajo; precisamente esto no sucedería o por lo menos disminuiría al tener un proceso de selección ya sea porque se solicita personas que tengan experiencia previa en el puesto o debido a que la misma institución les informa a través de una inducción que inicia desde la entrevista de tal manera que ellos ya conozcan que es lo que se espera de ellos..

(46) 31 JI: El proceso de selección de personal es fundamental realizar dentro de las entidades jurídicas a través de la cual se elija al personal idóneo para el cargo que se vaya a designar, una buena elección del personal significa productividad dentro de la empresa. Pregunta 8. JC: Claro porque no te va a permitir encontrar la persona adecuada. JM: Si ya existe un proceso de selección en una organización ya sea porque lo calcaron de una empresa amiga o lo vieron en internet y lo aplican sin realizar modificaciones por supuesto que generara falencias esto se debe a que puede ser que el modelo que están calcando sea uno que necesita que el aspirante se someta a pruebas durante un tiempo mayor al estimado lo que te haría perder mano de obra en la producción, o también otro de los casos que pueden existir es que el cargo para el que existe la vacante no necesite pruebas de conocimiento sino más bien de habilidades como por ejemplo personas que se encargaran de cargar mercadería, o puestos como asistentes donde muchas veces con ser bachiller es suficiente aunque también hay cargos como vendedores donde si bien es cierto que es bueno que tengan estudios superiores no es indispensable ya que existen personas que tienen muy buen desenvolvimiento para realizar ventas. JI: Si, ya que esto impedirá seleccionar al personal idóneo para las funciones o cargo que la institución necesite. Pregunta 9. JC: Primero en sentarse a pensar que es lo que necesito, como lo necesito no es decir bueno tengo tres puestos de trabajo libre contrato a tres personas por allí, no pues para que son esos puestos que es lo que se necesita, por ejemplo necesito a alguien que me acomode la mercadería en la bodega, necesito a alguien que ya.

(47) 32 este graduado en la universidad voy a necesitar a alguien con título no, necesito a alguien con título técnico no, necesito a alguien que está estudiando o algún estudiante de universidad que este cursando la universidad probablemente no porque lo que le estoy diciendo ni siquiera está relacionado con eso, entonces no son requisitos que voy a exigir si lo que le estoy pidiendo es que me acomoden en la bodega los productos probablemente necesite pedir a alguien con experiencia si es una manera de verlo que es lo que necesito para eso experiencia que haya acomodado productos pero no necesito que tengo título ha pero necesito a alguien que me ayude en las ventas que tipos de ventas son hacia quien me estoy dirigiendo que es lo que necesito que haga esta persona, que tipo de habilidades y pueden ser habilidades innatas o pueden ser habilidades que se aprenden en la academia entonces todo eso se debe evaluar para definir cómo voy a seleccionar ese personal para definir esos requisitos básicos con el cual voy a someter, ese perfil que voy a necesitar para hacer mi contratación o mi convocatoria porque es lo que ahora se opta yo pongo el perfil una persona que tenga esto y estos requisitos y si tienes estos requisitos aplicas aquí. JM: Para definir un proceso de selección considero que lo que debe de poseer la organización antes que todo es un manual de funciones ya que de esta manera ya poseemos un registro de que es lo que se espera de cada cargo y simplemente en el caso de existir alguna vacante nos regimos al cargo en cuestión y solicitamos acorde a lo que existe en el manual de funciones. También de esta manera podremos definir cuantos filtros deberán de existir si es para un cargo con poca demanda de conocimientos y es algo que pueda hacer cualquier persona puede ser más conciso y si es para un cargo donde se necesita tanto habilidad como conocimientos pueden prepararse varios filtros. Es decir el.