Análisis de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar en la Auditoría de Gestión realizado en la UEB Combinado Cubanacán de la Empresa de Refrescos y Distribución de Bebidas Villa Clara

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(1)UNIVERSIDAD CENTRAL “MARTA ABREU” DE LAS VILLAS. FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS.. TRABAJO DE DIPLOMA. TÍTULO: Análisis de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar en la Auditoría de Gestión realizado en la UEB Combinado Cubanacán de la Empresa de Refrescos y Distribución de Bebidas Villa Clara. AUTORA: Dayamí Martínez González. TUTOR: Msc. Felipe González Gallo. CURSO 2006-2007..

(2) Resumen.. Resumen En esta investigación se elaboró e implementó un Programa de Auditoría para el ciclo de cobros y el ciclo de pagos con el propósito de perfeccionar las actividades relacionadas con las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar en la Unidad Empresarial de Base Combinado Cubanacán y proporcionar un mayor control, eficiencia y eficacia en la gestión financiera de la entidad. Se realizó una evaluación del control interno de las cuentas antes mencionadas. Además se hizo el cálculo de los indicadores de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar de marzo del año 2007 y del año 2006 para poder hacer un diagnóstico de la situación actual de la entidad mediante la comparación de ambos períodos y poder verificar el comportamiento de los cobros y los pagos así como la confiabilidad de la información contable. Tomando como base fundamental para la investigación la Resolución 26 del 2006 dictada por el Ministerio de Auditoría y Control y la Resolución 297 del 2003 elaborada por el Ministerio de Finanzas y Precios..

(3) Summary.. Summary In this investigation it was elaborated and it implemented a Program of Audit for the cycle of collections and the cycle of payments with the purpose of perfecting the activities related with the bills to get paid and the bills to pay in the Managerial Unit of Combined Base Cubanacán and to provide a bigger control, efficiency and effectiveness in the financial administration of the entity. She was carried out an evaluation of the internal control of the bills before mentioned. The calculation of the indicators of the bills was also made to get paid and the bills to pay of March of the year 2007 and of the year 2006 to be able to make a diagnosis of the current situation of the entity by means of the comparison of both periods and power to verify the behavior of the collections and the payments as well as the dependability of the countable information. Taking like fundamental base for the investigation the Resolution 26 of the 2006 dictated by the Ministry of Audit and Control and the Resolution 297 of the 2003 elaborated by the Ministry of Finances and Prices..

(4) Índice.. Contenidos Temáticos.. Pág.. Introducción.. 1. Capítulo I.. 3. 1.1. Introducción.. 3. 1.2. Definición de Auditoría.. 3. 1.2.1. Objetivos de la Auditoría.. 4. 1.2.2. Clasificación de las Auditorías.. 5. 1.2.2.1. Factores a considerar para la determinación del tipo de Auditoría 7 a realizar. 1.2.3. Los informes en la Auditoría.. 8. 1.2.4. Normas y principios fundamentales de Auditoría.. 8. 1.3. Auditoría de Gestión.. 9. 1.3.1. Objetivos de la Auditoría de Gestión.. 11. 1.3.2. Componentes de la Auditoría de Gestión.. 11. 1.3.3. Fases para la realización de la Auditoría de Gestión.. 13. 1.3.4. Principios fundamentales de la Auditoría de Gestión.. 14. 1.3.5. Normas de la Auditoría de Gestión.. 15. 1.4. Control Interno.. 17. 1.4.1. Componentes del Control Interno.. 23. 1.4.2. Principios que rigen el Control Interno.. 27. 1.4.3. Necesidad e importancia del Control Interno.. 28. 1.5. Cuentas por Cobrar.. 28. 1.5.1. Política de crédito.. 30. 1.5.2. Estándares de crédito.. 30. 1.5.3. Análisis y revisión de las Cuentas por Cobrar.. 30. 1.5.4. Auditoría de Gestión de las Cuentas por Cobrar.. 31.

(5) Índice.. 1.6. Cuentas por Pagar.. 32. 1.6.1. Análisis y revisión de las Cuentas por Pagar.. 32. 1.6.2. Auditoría de Gestión de las Cuentas por Pagar.. 33. Capítulo II.. 34. 2.1. Introducción.. 34. 2.2. Caracterización de la UEB Combinado Cubanacán.. 34. 2.2.1. Características de la fuerza laboral.. 36. 2.2.2. Resultados concretos obtenidos en su actividad fundamental.. 37. 2.2.3. Estímulos importantes recibidos por el centro.. 38. 2.2.4. Funciones generales de la UEB Combinado Cubanacán.. 38. 2.2.5. Funciones Específicas de la UEB Combinado Cubanacán.. 39. 2.3. Principales clientes de la UEB Combinado Cubanacán.. 39. 2.4. Principales proveedores de la UEB Combinado Cubanacán.. 39. 2.5. Análisis de las cuentas por cobrar.. 40. 2.6. Análisis de las cuentas por pagar.. 41. 2.7. Evaluación del Control Interno.. 42. 2.8. Programa de Auditoría para el ciclo de cobros.. 47. 2.9. Programa de Auditoría para el ciclo de pagos.. 49. Capítulo III.. 51. 3.1. Introducción.. 51. 3.2. Implementación del Programa de Auditoría para el ciclo de cobros.. 51. 3.3. Indicadores para el análisis de las cuentas por cobrar.. 54. 3.4. Implementación del Programa de Auditoría para el ciclo de pagos.. 56. 3.5. Indicadores para el análisis de las cuentas por pagar.. 58. Conclusiones.. 60. Recomendaciones.. 61. Bibliografía.. 62. Anexos.. 64.

(6) 1 Introducción.. Introducción. El desarrollo de la auditoría de gestión en nuestro país constituye hoy más que nunca una herramienta de vital importancia para materializar el desarrollo socioeconómico previsto, como asesora de la alta dirección para asegurar la conducción oportuna hacia las metas propuestas en un entorno cambiante. El avance y consolidación de la auditoría de gestión es esencial para la integración del país puesto que es necesario mejorar la gestión empresarial por lo que la eficiencia, eficacia y economía se hacen indispensables en las empresas cubanas, generando en estas un saludable dinamismo. Con esta investigación se pretende hacer un análisis de Auditoría de Gestión de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar para garantizar la eficiencia, la eficacia y la economía en la gestión de las mismas en la Unidad Empresarial de Base (UEB) Combinado Cubanacán localizada en el municipio de Camajuaní perteneciente a la Empresa de Refrescos y Distribución de Bebidas Villa Clara, teniendo en cuenta las resoluciones del Ministerio de Auditoría y Control (MAC) y la bibliografía correspondiente al tema. El objetivo fundamental es reunir todo los elementos teóricos prácticos para la correcta implantación de un programa de auditoría para la evaluación de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Esta investigación puede mostrar resultados en la empresa o ayudar a solucionar problemas específicos que esta tenga, por lo que puede constituir un instrumento de trabajo. La situación problémica de la investigación radica en que la empresa no realiza el análisis de la eficiencia, la eficacia y la economía en la gestión de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. De la situación anteriormente planteada se deriva el siguiente problema científico: No se cuenta con una evaluación del resultado de la gestión de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar y un programa para realizarlo..

(7) 2 Introducción.. A partir del problema científico a solucionar, se diseña la hipótesis de investigación: Si se cuenta con un programa para evaluar el resultado de la gestión de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar de la empresa mejoraría la eficiencia, la eficacia y la economía de la gestión de los cobros y pagos en la entidad. Para corroborar la hipótesis se plantea el siguiente sistema de objetivos: Objetivo General: Analizar la eficiencia, la eficacia y la economía de la gestión de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. La presente investigación consta de los objetivos específicos que se enumeran a continuación: Reducir las pérdidas de la empresa por la existencia de cuentas incobrables. Evitar la existencia de cuentas envejecidas. Evaluar la credibilidad de la empresa con sus acreedores. Evaluar el sistema de control interno de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. La tesis está estructurada en tres capítulos. Capítulo I. En este capítulo se realiza una revisión bibliográfica con el objetivo de proveer el trabajo de un breve soporte teórico de información sobre auditoría, auditoría de gestión, control interno, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Capítulo II. Se hace la caracterización de la UEB Combinado Cubanacán, se lleva a cabo la evaluación del control interno de las cuentas por cobrar y por pagar y se elaboran los programas de auditoría para el ciclo de cobros y el ciclo de pagos. Capítulo III. Se realiza la implementación de los programas de auditoría para el ciclo de cobros y el ciclo de pagos y se calculan los indicadores de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar para el mes de marzo del año 2007 y del año 2006 para poder establecer una comparación del comportamiento de los cobros. y. los. pagos. en. la. entidad..

(8) Capítulo I Capítulo I. Marco Teórico Referencial. 1.1. Introducción. En este capítulo se realiza una revisión bibliográfica con el objetivo de proveer el trabajo de un breve soporte teórico de información. Logrando realizar un estudio actualizado de los principales conceptos en el campo de la auditoría asiendo énfasis además en el estudio de la auditoría de gestión, del control interno, de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar. 1.2. Definición de Auditoría. Inicialmente, la auditaría se limitó a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos. Por lo tanto esta era la forma primaria: confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros. Con el tiempo el campo de acción de la auditoría ha continuado extendiéndose, no obstante son muchos los que todavía la juzgan como la portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros. Existen. varias definiciones de auditoría brindadas por estudiosos del tema,. entre estas están: La auditoría es la parte o rama de la contabilidad que trata de la revisión, comprobación, exposición y presentación de los hechos económicos de cualquier tipo de organización mediante el estudio, examen y análisis de los libros de contabilidad, comprobantes y demás evidencias. (Alberto Veres Basanta). American Accounting Asociación define la auditoría como. un proceso. sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes de actividades económicas y otros acontecimientos relacionados. El fin del proceso consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos por el caso. Además en la resolución 44/90 se plantea que ¨ La auditoría constituye una de las formas fundamentales de control de la gestión administrativa y consiste en el examen de las operaciones contables y financieras y de la aplicación de las 3.

(9) Capítulo I disposiciones administrativas y legales que correspondan, con la finalidad de mejorar el control y el grado de eficiencia en la utilización de los recursos, prevenir el uso indebido de estos, fortalecer la disciplina de dichas entidades y coadyuvar al mantenimiento de la honestidad administrativa y la preservación de la integridad moral de los trabajadores. Existen muchos otros conceptos de auditoría en las diferentes bibliografías que abarcan este tema pero se puede afirmar que la auditoría se encarga de que las entidades cumplan con todos los reglamentos y leyes establecidas, que no se violen los principios de contabilidad generalmente aceptados, verificando que los datos de los balances generales y los estados de resultados sean confiables. De esta forma ayuda a la entidad a no tener deficiencias en ninguna de sus áreas. 1.2.1. Objetivos de la Auditoría. Los objetivos a lograr en una auditoría pueden ser inmediatos o directos y mediatos o indirectos. La auditoría tiene como objetivo inmediato o directo comprobar y determinar la situación económica y financiera de una empresa o actividad y el resultado de las operaciones del período, a fin de aseverar la confiabilidad de dicha situación y rendir una opinión sobre la misma. Los objetivos mediatos o indirectos sirven como guía y orientación a las futuras decisiones de la administración en la conducción de la entidad, servir de estímulo para la superación técnica constante del personal y lograr una mayor eficiencia en la gestión económica. Los objetivos fundamentales de una auditoría en nuestro país son los siguientes: analizar el cumplimiento de los planes financieros, determinar si la información económica y financiera de un organismo, una empresa o unidad es real, prevenir y descubrir errores o fraudes, informar sobre la operatividad del sistema de contabilidad y grado de confiabilidad de datos, fiscalizar el cumplimiento de los reglamentos, normas y disposiciones del organismo o de la entidad y de las disposiciones legales de los organismos globales, realizar los estudios o investigaciones que se le encomiendan en relación con las actividades económicas y financieras. 4.

(10) Capítulo I 1.2.2. Clasificación de las Auditorías. Hasta hace algunos años, las auditorías consistían en la revisión completa de todas las operaciones de la entidad en un período determinado. Ello era posible por tratarse de empresas pequeñas. Con el desarrollo en gran escala de las empresas se hizo imposible practicar este tipo de auditoría, tanto por el elevado costo que representa como por la gran cantidad de tiempo que se requiere para su realización. Como resultado de esta situación surgieron diversas formas o tipos de auditorías: •. En atención a quien la realiza:. Auditoría interna: Es la realizada por el propio personal de la entidad o sea el auditor interno y su principal objetivo es dar un servicio de evaluación independiente. Los auditores internos son empleados de la organización cuyas actividades evalúan. Por lo que su independencia puede ser limitada. La Auditoría Interna en Cuba se define según el Decreto Ley 159 de la Auditoría como: “El control que se desarrolla como instrumento de la propia administración y consiste en una valoración independiente de sus actividades, que comprende el examen de los sistemas de Control Interno, de las operaciones contables y financieras y de la aplicación de las disposiciones administrativas y legales que correspondan con la finalidad de mejorar el control y grado de economía, eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos, prevenir el uso indebido de estos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general.” Auditoría externa: Es la realizada por auditores externos o independientes, también conocidos como “Contadores. Públicos”.. Sus servicios pueden ser. solicitados por una organización de negocios. El Decreto Ley 159 de la Auditoría en Cuba (1995) define la auditoría externa como: “El examen o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados financieros, correspondientes a un período, evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema de Control Interno y contable. Se practica por profesionales facultados, que no son empleados de la organización cuyas afirmaciones o declaraciones auditan.". 5.

(11) Capítulo I En el caso de Cuba la clasificación de auditoría externa comprende la Auditoría Estatal y la Auditoría Independiente. A su vez, la auditoría estatal puede ser general o fiscal. •. Por su extensión y alcance:. Auditorías máximas o detalladas: es la de mayor amplitud o alcance. En ella el auditor comprueba el total de las operaciones realizadas durante un período determinado con el objetivo de. determinar la situación financiera. y los. resultados del período auditado. Por su amplitud requiere de mucho tiempo para realizarla y por ello su costo resulta muy elevado. Su empleo se limita a casos de absoluta necesidad Auditoría por pruebas: En esta auditoría el auditor selecciona una cantidad determinada de operaciones, de cuentas, de pases etc. y con ellas hace su trabajo. Se originan por la necesidad. tanto económica como de tiempo, de. realizar la verificación sin tener que revisar todas las operaciones. Son más frecuentes en la actualidad, abarcan casi el total de las auditorías realizadas y se subdividen en dos tipos: ¾ De estado de balance: Se persigue comprobar o determinar la conexión de las cuentas por cobrar. ¾ De estado de balance y operaciones: Se persigue comprobar o determinar la conexión de las cuentas por cobrar y del resultado de las operaciones. Auditorías especiales o investigaciones: son las que tienen como finalidad la comprobación aislada de ciertos hechos o situaciones especiales como por ejemplo las auditorías de cajas de nómina. •. Por su frecuencia. Auditorías sistemáticas: son aquellas que se realizan en forma permanente o programada. Auditorías periódicas: son las que se hacen al final de un período económico aunque se deben hacer trimestral o semestralmente. Auditorías eventuales: son las que se realizan atendiendo a contingencias especiales que se presentan. 6.

(12) Capítulo I Auditorías. por. sorpresas:. cualquiera. de. las. auditorías. mencionadas. anteriormente puede ser realizada de dos formas distintas, por sorpresa o con previo aviso. De acuerdo con los objetivos fundamentales que se persigan, la Auditoría puede ser: De gestión u operacional: Consiste en el examen y evaluación que se realiza a una entidad para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas. Financiera o de Estados Financieros: Consiste en el examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y estados financieros de la entidad, para determinar si éstos reflejan razonablemente, su situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones económico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la gestión económico-financiera y el control interno. Especial: Consiste en la verificación de asuntos y temas específicos, de una parte de las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o de situaciones especiales y responden a una necesidad específica. Fiscal: Consiste en el examen de las operaciones relacionadas con los tributos al fisco, a los que está obligada la entidad estatal o persona natural o jurídica del sector no estatal, con el objetivo de determinar si se efectúan en la cuantía que corresponda, dentro de los plazos y formas establecidas y proceder conforme a derecho. 1.2.2.1 Factores a considerar para la determinación del tipo de auditoría. a. realizar 1. La finalidad que se persigue con la auditoría 2. La eficiencia del sistema de comprobación interno y del sistema de contabilidad en uso. 3. El grado de responsabilidad que asumirá el auditor.. 7.

(13) Capítulo I 1.2.3. Los informes en la auditoría. Una vez terminada la auditoría se procede a la preparación del informe que es una de las fases más importantes del trabajo, y a través de él la entidad auditada recibe una prueba tangible del trabajo realizado y de los resultados de la auditoría. En su confección se debe tener el máximo cuidado en la redacción y presentación. Deben ser expresivos, concisos y fáciles de entender y serán preparados con prontitud después del cierre de la auditoría. 1.2.4. Normas y principios fundamentales de auditoría. Los principios o normas de auditoría generalmente aceptados surgieron del trabajo sistemático y de la experiencia acumulada por los auditores a través de los años. Los principios de auditoría son elaborados por el hombre y evolucionan para hacerle frente a las necesidades cambiantes de la sociedad.Indican los objetivos de la misma y sugieren además la forma en que pueden ser logrados. Las normas de auditoría son las guías para controlar la calidad del examen y la del informe. Atendiendo al objeto de su aplicación las normas o principios de la auditoría se clasifican en: 1) Aplicables al auditor: ¾ El auditor debe poseer conocimientos sólidos de contabilidad, así como una experiencia suficiente en trabajos de auditoría. ¾ Debe tener un cuidado especial en la dirección de la auditoría y en la preparación del informe. ¾ Debe mantener una actitud mental propia. 2) Aplicables al desarrollo del trabajo de la auditoría: ¾ El auditor debe planearla adecuadamente y con la debida atención. ¾ Debe estudiar y evaluar el control interno de la entidad a auditar. ¾ Mediante exámenes, comprobaciones o preguntas el auditor debe lograr una seguridad razonable en cuanto a los hechos y situaciones sobre los cuales deberá emitir una opinión en el informe.. 8.

(14) Capítulo I 3) Aplicables al informe: ¾ Debe indicar si la entidad ha seguido los principios de contabilidad generalmente aceptados. ¾ Debe indicar si estos principios han sido observados regular y continuamente de un período a otro. ¾ La informacion contenida en el informe que presenta el auditor debe ser considerada razonablemente correcta, excepto en los casos en que el auditor haga alguna observación al informe. La actividad de la auditoría en Cuba está regulada por el Decreto Ley No. 159 “De la Auditoría”, que es el patrón de referencia para la auditoría en nuestro país, dictado por el Consejo de Estado de la República de Cuba el 8 de junio de 1995. Este tiene como finalidad normar la actividad de auditoría y establecer sus principios fundamentales, con vistas a programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y el uso eficaz y eficiente de los recursos para el cumplimiento y ajuste oportuno de las políticas, los programas, la prestación de servicios y los proyectos de las entidades; disponer de información útil, oportuna y confiable, asegurando su racionalidad; lograr que toda persona asuma con plena responsabilidad sus actos, rindiendo cuenta, no sólo de los objetivos a que se destinaron los recursos que les fueron confiados, sino también de la forma y resultado de su aplicación, desarrollar la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo incorrecto de los recursos, lograr la adecuada disciplina en el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Hoy en día la Auditoría sigue evolucionando, tanto en el sector privado como en el público, hacia una orientación que además de dar fe sobre las operaciones pasadas, pretende mejorar operaciones futuras a través de la presentación de recomendaciones constructivas tendentes a aumentar la economía, eficiencia, eficacia y la equidad de la entidad. 1.3. Auditoría de Gestión. La palabra auditoría viene del latín AUDITORIUS, y de esta proviene auditor, que tiene la virtud de oír, y el diccionario lo considera Revisor de cuentas colegiado pero se asume que esa virtud de oír y revisar cuentas está 9.

(15) Capítulo I encaminada a la evaluación de la economía, la eficiencia y la eficacia en el uso de los recursos, así como al control de los mismos. La Auditoría de Gestión, surge como una necesidad del propio desarrollo que demanda un nivel de gestión en ascenso, para garantizar la calidad y seguridad de la actividad económica- financiera de las entidades. La Auditoría de Gestión consiste en el examen y evaluación que se realiza en una entidad, para establecer el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia en la planificación, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas. El comité especial de la AICPA para auditoría operacional y administrativa o de gestión describe la Auditoría operacional como “un examen sistemático de las actividades de una organización (o de un segmento estipulado de las mismas) en relación con objetivos específicos, a fin de evaluar. el comportamiento,. señalar las oportunidades de mejorar y generar recomendaciones para el mejoramiento o favorecer la acción” La Auditoría de Gestión es definida como “un examen sistemático y evaluación profesional independientes de las actividades realizadas en un sector, entidad, programas, proyectos u operación con el fin, dentro del marco legal, de determinar su grado de eficiencia, eficacia, economía, equidad, calidad e impacto y por medio de las recomendaciones que al efecto se formulen, promover la correcta administración de los recursos públicos” La Auditoría de Gestión es definida en el Decreto Ley 219/01 del Ministerio de Auditoría y Control como: el examen y evaluación de la gestión de un organismo, entidad, programa o proyecto, para establecer el grado de economía, eficiencia, eficacia, calidad e impacto de su desempeño en la planificacion, control y uso de los recursos y en la conservación y prevención del medio ambiente, así como comprobar la observancia de las disposiciones que le son aplicables. La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión sistemática de las actividades de una entidad en relación al cumplimiento de objetivos y metas. 10.

(16) Capítulo I (eficacia) y, respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia y economía). Su propósito general consiste en: Evaluación del desempeño (rendimiento). Identificar áreas problemáticas, causas relacionadas y las alternativas para mejorar. Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas. 1.3.1. Objetivos de la Auditoría de Gestión: Evaluar el cumplimiento de metas y resultados señalados en los programas, proyectos u operaciones de los organismos sujetos a control Establecer si la entidad adquiere, asigna, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y económica. Determinar si la entidad, programa o proyecto ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables. Detectar y advertir de prácticas antieconómicas ineficientes e ineficaces Establecer la eficacia de los controles que tiene la entidad sobre las actividades y operaciones para el cumplimiento de sus propósitos. Tradicionalmente, la literatura técnica ha utilizado una amplia gama de términos para describir aquel examen cuyo alcance, se extiende más allá de la auditoría financiera. Dentro de la terminología de común uso en la auditoría puede citarse: Auditoría operacional (operational auditing). Auditoría del desempeño (performance auditing). Auditoría del rendimiento. Auditoría del valor a cambio del dinero (value for money audit). Auditoría administrativa. 1.3.2. Componentes de la Auditoría de Gestión. La auditoría de gestión comprende los siguientes componentes principales: • Eficacia. • Economía. • Eficiencia. • Financiero. 11.

(17) Capítulo I • Cumplimiento. • Equidad. • Calidad. • Impacto. Eficacia: se refiere al grado en el cual una entidad programa o proyecto gubernamental logran sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendían alcanzarse, previstos en la legislación o fijados por otra autoridad. Economía: la economía está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales las entidades adquieren recursos, sean éstos financieros, humanos, físicos o tecnológicos (Sistema de Información Computarizado), obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y al menor costo posible. Eficiencia: la eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño establecido. Financiero: El componente financiero es fundamental para tener una adecuada contabilidad y procedimientos apropiados para la elaboración de informes financieros. En una Auditoría de Gestión el componente financiero puede constituir sólo un elemento a considerar en la evaluación de otras áreas en la entidad examinada. Cumplimiento: Generalmente se ejecuta con el componente financiero. El cumplimiento está referido a la sujeción de los funcionarios públicos a las leyes y regulaciones aplicables, políticas y procedimientos internos. Equidad: Analiza la distribución de los recursos financieros frente a los diferentes factores productivos necesarios para la prestación del bien o servicios. Calidad: Es el parámetro que permite medir el grado de satisfacción de los usuarios por los productos o servicios recibidos. El concepto de calidad determina la definición de políticas, pautas, normas y procesos administrativos y de control. Impacto: Son los cambios que se observan en la población objetivo y su contexto durante y después de un proyecto, programa o actividad. La 12.

(18) Capítulo I intervención social produce un conjunto de modificaciones (económicas, sociales, políticas, culturales, etc.), tanto en los sectores que forman parte de ella, como en el contexto donde se produce dicha intervención. Se trata del nivel más elevado de resultado o de la finalidad última del ciclo de maduración de un proyecto, programa o actividad cuando genera la totalidad de los beneficios previstos en su operación. El término "Auditoría de Gestión", es el vocablo más apropiado que refleja con mayor aproximación los resultados que se estiman obtener de este examen de alcance amplio; cuyo enfoque excede el marco estrictamente financiero, al evaluar las operaciones (eficacia y economía), el logro de objetivos y metas establecidos (eficacia), así como los controles establecidos. 1.3.3. Fases para la realización de la Auditoría de Gestión. La metodología para la realización de la auditoría de gestión, como todo proceso de auditoría, comprende las siguientes fases: • Planificación. • Ejecución. • Informe. • Seguimiento. Planificación. Durante la planificación el equipo de auditoría se dedica, básicamente, a obtener una adecuada comprensión y conocimiento de las actividades de la entidad a examinar, llevando a cabo acciones limitadas de revisión, en base a lo previsto en el plan de revisión estratégica, con el objeto de determinar, entre otros aspectos, los objetivos y alcance del examen, así como las condiciones para realizarlas. En esta fase el auditor orienta sus mayores esfuerzos a planificar la estrategia que utilizará para llevar a cabo la auditoría. Dado su carácter flexible, si bien las actividades relacionadas con la planificación tienen principal incidencia al inicio del examen, ellas podrán continuar durante la ejecución y aún en la formulación del informe, por cuanto mientras el documento final no sea aprobado y distribuido, su contenido puede estar sujeto a ajustes,. 13.

(19) Capítulo I producto de nuevas decisiones que obligarán a retrotraer el trabajo auditor a la planificación necesaria relativa a aquellos aspectos sujetos a replanteamiento. Ejecución. La fase de ejecución involucra la recopilación de documentos, realización de pruebas y análisis de evidencias, para asegurar su suficiencia, competencia y pertinencia, de modo de acumularlas para la formulación de observaciones, conclusiones y recomendaciones, así como para acreditar haber llevado a cabo el examen de acuerdo con los estándares de calidad establecidos en el presente manual. Durante la fase de ejecución se aplican procedimientos y técnicas de auditoría y comprende: pruebas y evaluación de controles, identificación de hallazgos, desarrollo de observaciones (condición, criterio, causa, efecto y evaluación de comentarios de la entidad) y comunicación de resultados plasmadas en el informe a emitirse. Informe. Durante la fase de Informe, el equipo de auditoría formaliza sus observaciones en el informe de auditoría. Este documento, que es producto final del examen deberá detallar, además de los elementos de la observación (condición, criterio, causa y efecto), los comentarios de la entidad y la evaluación final de los mismos, así como las conclusiones y recomendaciones. Después del control de calidad, mediante el que se confirman los estándares de calidad y confiabilidad utilizados en la preparación del informe, finalmente este es aprobado y remitido a la entidad auditada. Seguimiento. Consiste en el monitoreo y verificación sobre la puesta en marcha de las medidas correctivas formuladas en las recomendaciones o el plan de mejoramiento en su caso. 1.3.4. Principios fundamentales de la Auditoría de Gestión. Verifica tendencias y desviaciones, así como las acciones correctivas, para que el administrador al tomar decisiones, tenga todos los elementos de juicio en forma objetiva, clara y oportuna.. 14.

(20) Capítulo I La búsqueda permanente de una mayor eficacia y eficiencia en la ejecución del control fiscal. Mide el grado de cumplimiento de objetivos y metas predeterminados para cada entidad. Contribuye a que las entidades mejoren la eficiencia financiera y administrativa en el manejo de los recursos públicos. Corrobora a que las entidades cumplan con la misión para la cual fueron constituidas. Vela para que la delegación que hace el Estado de las funciones, se cumpla y llegue a los beneficiarios del bien o servicio. Verifica que el máximo de productividad se logre con el mínimo de costo, al hacer un uso adecuado de la capacidad. 1.3.5. Normas de la Auditoría de Gestión. El control de gestión en las Empresas públicas pretende establecer un control integral, a partir de la evaluación de los estados de resultados de las actividades administrativas y operativas, su proyección hacia el futuro, y la evaluación de sus resultados históricos para detectar variaciones y tendencias, con el propósito de determinar la eficiencia y eficacia. El control de gestión se efectúa sobre los estados financieros, información presupuestal y complementaria interna y externa, permitiendo un análisis de lo general a lo particular. Normas personales: Las normas personales hacen referencia a las cualidades que el auditor debe tener para realizar este tipo de trabajo, dentro de las cualidades que el carácter profesional del control de gestión lo exige. Capacidad Profesional e Idoneidad: El personal asignado para realizar el control de gestión debe tener capacidad y preparación en áreas afines, así como la más alta formación ética y moral que le permita realizar un análisis eficiente. Entrenamiento Técnico: El entrenamiento técnico permanente implica la adquisición de habilidades y conocimientos necesarios para la realización del trabajo. 15.

(21) Capítulo I Independencia Mental: Los juicios emitidos deben basarse en resultados objetivos, determinados por los resultados del trabajo, independientes de cualquier opinión personal que desvíe la realidad de la entidad. Cuidado y Diligencia Profesional: En el desarrollo del trabajo el profesional debe tener una visión analítica y creativa, la cual le permita efectuar un análisis crítico en áreas estratégicas y establecer las herramientas necesarias para la toma de decisiones. Normas relativas al trabajo: Estas normas hacen relación al desarrollo del trabajo con criterios de planeación, análisis de estados financieros, metas y programas, beneficiarios de su acción y análisis de los costos mínimos. Las normas relativas del trabajo son: Planeación y supervisión. Estudio y evaluación del control de gestión. Planeación y supervisión: La planeación hace referencia al conjunto de actividades programadas secuencialmente antes de ejecutar un análisis, con el fin de establecer la metodología de trabajo. La supervisión en el control de gestión debe ser oportuna, técnica y profesional, de manera que coadyuve en el desarrollo del trabajo, esto con el propósito de garantizar la calidad de la evaluación. Normas relativas al informe: Como resultado del control de gestión se redacta un informe con el resultado del análisis financiero, rentabilidad pública, excedente público y global, valor agregado, costos mínimos, beneficiarios y cumplimiento de metas y objetivos enmarcados dentro de las estrategias. Emitir un concepto sobre la gestión del administrador frente a los recursos puestos a su disposición. La Auditoría de Gestión pasa a ser hoy un elemento vital para la gerencia, permitiéndole conocer a los ejecutivos qué tan bien resuelven los problemas económicos y sociales que a este nivel se presentan generando en la empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas. 16.

(22) Capítulo I En Cuba la Auditoría de Gestión comienza a tener auge a principios de los años 90 como resultado del desarrollo social, el avance tecnológico y la práctica productiva a lo que contribuye la apertura de nuestras relaciones hacia un mundo hasta ese momento poco explorado en el país y en el que se ha hecho necesario actuar. El proceso de perfeccionamiento empresarial que se desarrolla en nuestro País, logra, sin duda, el despegue que en el campo económico es imprescindible. En la Resolución económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba, se expone la decisión de ampliar este perfeccionamiento a todas las entidades de forma integral, ordenada y programada, siempre teniendo como punto de partida las características de cada actividad. Un elemento esencial en este escenario, lo constituye un acertado control que tiene su mejor expresión en la Auditoría de Gestión como asesora de la alta dirección para asegurar la conducción oportuna hacia las metas propuestas en un entorno cambiante. Debe tenerse en cuenta que la Auditoría de Gestión no constituye un simple análisis económico de la entidad, sino que responde a un examen mucho más profundo al no limitarse solo al mostrar cifras o explicaciones. Esta debe comprobar cada elemento y poner al descubierto las prácticas antieconómicas, ineficientes e ineficaces, detallando las causas y condiciones que las provocan y el efecto que producen, es decir, el precio del incumplimiento. Así mismo, se deberá tener en cuenta. la interrelación de los tres elementos (Economía,. Eficiencia y Eficacia) con relación a la planificación, control y uso de todos los recursos de la entidad. Además la Auditoría de Gestión realiza alternativas de propuestas de mejoramiento que benefician a la entidad. 1.4. Control interno. Los contadores idearon el control interno o comprobación interna para asegurarse contra posibles errores o fraudes y tomaron como base para ello la división del trabajo que aplicado en forma científica en la organización de una entidad permite contar con un método eficiente en el control y dirección de las actividades. 17.

(23) Capítulo I La evaluación del sistema de control interno de una entidad es la base para la determinación de la extensión o alcance que deberá tener la auditoría a realizar. Alberto Veres Basanta define el control interno como: La organización o coordinación del sistema de contabilidad y los procedimientos adoptados, que tienen como finalidad brindar a la administración, hasta donde sea posible y práctico, el máximo de protección, control e información verídica. Según Greiner (1972) “las organizaciones que no crecen en tamaño pueden conservar los mismos instrumentos de dirección y prácticas a lo largo de largos períodos de tiempo. La implantación de un sistema de control interno ha adquirido especial importancia y ha ido ampliando sus ámbitos de aplicación, en la medida en que el incremento de la dimensión empresarial ha supuesto un distanciamiento por parte de los propietarios, en el control día a día, de las operaciones que se producen en la empresa”. Desde la primera definición del control interno establecida por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados-AICPA en 1949 y las modificaciones incluidas en SAS N. 55 en 1978, este concepto no sufrió cambios importantes hasta 1992, cuando la Comisión Nacional sobre Información Financiera Fraudulenta en los Estados Unidos, conocida como la "Comisión Treadway", establecida en 1985 como uno de los múltiples actos legislativos y acciones que se derivaron de las investigaciones sobre el caso Watergate, emite el documento denominado "Marco Integrado del Control Interno"(Framework Internal Control Integrated), el cual desarrolla con mayor amplitud el enfoque moderno del control interno en el documento conocido como el Informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). El Informe COSO brinda el enfoque de una estructura común para comprender al control interno, el cual puede ayudar a cualquier entidad a alcanzar logros en su desempeño y en su economía, prevenir pérdidas de recursos, asegurar la elaboración de informes financieros confiables, así como el cumplimiento de las leyes y regulaciones, tanto en entidades privadas, como en públicas.. 18.

(24) Capítulo I Definición de control interno que brinda el Informe Coso: El Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la información financiera. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas. Completan la definición algunos conceptos fundamentales: El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo. Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos. Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la conducción. Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno puede ser definido como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales: Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada. Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades. Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma. Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes oportunos.. 19.

(25) Capítulo I Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una versión amplia del control interno: la primera enfatizando respecto a su carácter de proceso constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión, y la segunda atendiendo fundamentalmente a sus objetivos. El interés por este tema respondía a dos hechos importantes: en primer lugar, a partir de la década de los 70' el sector público había crecido de manera significativa en los países en desarrollo, tanto en magnitud como en volumen de operaciones, y, en segundo lugar, las entidades públicas eran muy reacias a efectuar cambios para disponer de una administración moderna y eficaz, a pesar que se encontraban en un escenario distinto. Con ocasión del XII Congreso Mundial de Entidades Fiscalizadoras Superiores realizado en Washington, en 1992, se aprueban las directrices del control interno que fueron elaboradas por la Comisión de Normas de Control interno integrada por diversas Instituciones Superiores de Auditoría-ISA's. Estas directrices fueron instituidas, con el propósito de fortalecer la gestión financiera en el sector público, mediante la implementación de controles internos efectivos. En su contenido se define con claridad los objetivos del control interno en el ámbito público, así como las responsabilidades de cada entidad en la creación, mantenimiento y actualización de su estructura de control interno. El concepto de control interno, tradicionalmente estuvo vinculado con aspectos contables y financieros. Desde hace algunos años se considera que su alcance va más allá de los asuntos que tienen relación con las funciones de contabilidad, dado que incluye también en el mismo concepto aspectos de carácter gerencial o administrativo. Aun cuando es difícil delimitar tales áreas, siempre es apropiado establecer algunas diferencias entre el alcance del control financiero y el control interno gerencial. • Control interno financiero. • Control interno gerencial. Control interno financiero El control interno financiero está constituido por el conjunto de métodos, procedimientos y registros que tienen relación con la exactitud, confiabilidad y 20.

(26) Capítulo I oportunidad en la presentación de información financiera, principalmente, los estados financieros de la entidad. Asimismo, incluyen controles sobre los sistemas de autorización y aprobación, segregación de funciones, entre las operaciones de registro e información contable. El control interno financiero debe brindar seguridad razonable que: Las operaciones se ejecuten de conformidad con las normas de autorización aprobadas por la administración, en concordancia con la normativa gubernamental. Tales operaciones se clasifican, ordenan, sistematizan y registran adecuadamente, para permitir la elaboración de estados financieros, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados u otro marco integral de contabilidad. El acceso a los bienes y otros activos, sólo es permitido previa autorización de la administración. Los asientos y otras notas contables son registradas para controlar la obligación de los funcionarios de responder por los recursos, así como para comparar periódicamente los saldos contables con los inventarios físicos anuales que practique la propia entidad o programa. Control interno gerencial El control interno gerencial, en un sentido amplio, comprende el plan de organización, políticas, procedimientos y prácticas utilizadas para administrar las operaciones en una entidad o programa, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas. Incluye también las actividades de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones, así como el sistema para presentar informes y medir y monitorear el desarrollo de las actividades. Los métodos y procedimientos utilizados para ejercer el control interno pueden variar de una entidad a otra, según la naturaleza, magnitud, y complejidad de sus operaciones; sin embargo un control gerencial efectivo comprende los siguientes objetivos: Determinación de objetivos y metas mensurables, políticas y normas. Monitoreo del progreso y avance de las actividades. 21.

(27) Capítulo I Evaluación de los resultados logrados. Acción correctiva, en los casos que sean requeridos. En el ámbito del sector público, el control interno gerencial se extiende más allá de las operaciones de cada entidad. Esto se refiere en su integridad a todos los controles ejecutados para determinar en que forma se desarrollan las actividades públicas, es decir, comprende desde la Constitución (asignación de mandato, autoridad y responsabilidad), leyes y reglamentos (autorización de fondos públicos y establecimiento de limitaciones y/o restricciones), política presidencial o sectorial y normas de menor jerarquía, su cumplimiento y aplicación, hasta las normas de los sistemas administrativos y de control de entidades específicas. En Cuba, en la Resolución Económica del Quinto Congreso del Partido Comunista (1997) se señala: (...) “condición indispensable en todo este proceso de transformaciones del sistema empresarial será la implantación de fuertes restricciones financieras que hagan que el control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de comprobaciones externas...” La dirección del gobierno cubano, a través de los Ministerios de Finanzas y Precios y de Auditoría y Control han desarrollado un constante y sostenido esfuerzo por consolidar el control interno en las diferentes entidades. El estudio de la situación existente en aquel momento reconoce la ausencia en el país de una definición común de control interno que responda a los intereses de todas las partes y facilite la comunicación y unificación de expectativas. Muestra palpable de esto es la puesta en vigor de la Resolución 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP), en esta se define el Control Interno como: el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes: Confiabilidad de la información. Eficiencia y eficacia de las operaciones. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas. 22.

(28) Capítulo I Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad. La nueva definición de Control Interno según esta Resolución, no difiere de la definición publicada en el informe COSO sobre Control Interno y vigente en la actualidad, sino que enfatiza cada uno de los elementos contenidos en él. Esta nueva concepción del Control Interno es muy diferente a la que se ha seguido con frecuencia en materia de controles donde se detectaban problemas e inmediatamente la dirección intentaba solucionarlo añadiendo controles, más personal, o más auditores; se creaban soluciones rápidas que generaban grandes, ineficientes y burocráticas estructuras de control que se deterioraban al paso del tiempo. La característica de proceso incluida en el concepto de Control Interno de la Resolución 297/03, refiere que sus elementos se integren entre sí y se implementen de forma interrelacionada, influenciados por el estilo de dirección. La definición de control interno se entiende como el proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones específicas con seguridad razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas. 1.4.1. Componentes del control interno. El control interno posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las compañías de acuerdo a las características administrativas, operacionales y de tamaño; los componentes son: un ambiente de control, una valoración de riesgos, las actividades de control (políticas y procedimientos), información y comunicación y finalmente el monitoreo o supervisión. 1. Ambiente de control interno. Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades; el que también se conoce como el clima en la cima. En este contexto, el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa. El ambiente de control tiene 23.

(29) Capítulo I gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos. Igualmente, tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo. Los elementos que conforman el ambiente interno de control son los siguientes: Integridad y valores éticos. Autoridad y responsabilidad. Estructura organizacional. Políticas de personal. Clima de confianza en el trabajo. Respondabilidad. 2. Evaluación del riesgo. El riesgo se define como la probabilidad que un evento o acción afecte adversamente a la entidad y a sus objetivos. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. Esta actividad de auto-evaluación y control preventivo que practica la dirección debe ser revisada por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos hayan sido apropiadamente ejecutados. Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son: Los objetivos deben ser establecidos y comunicados. Identificación de los riesgos internos y externos. Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento. Evaluación del medio ambiente interno y externo (escenario). La frecuencia de ocurrencia del riesgo. La severidad o daño que puede ocasionar. Determinar las causas que lo provocan. 24.

(30) Capítulo I Determinar las condiciones que lo provocan. 3. Actividades de control gerencial. Se refieren a las acciones que realizan la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en si mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, así como también porque el dictado de políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen el medio más idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad. Las actividades de control pueden dividirse en tres categorías: controles de operación, controles de información financiera y controles de cumplimiento. Comprenden también las actividades de protección y conservación de los activos, así como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. Estas actividades están encaminadas a minimizar o contrarrestar el efecto de los riesgos y están determinadas por los riesgos identificados y los objetivos de control que se asuman. Los elementos conformantes de las actividades de control gerencial son: Políticas para el logro de objetivos. Coordinación entre las dependencias de la entidad. Diseño de las actividades de control. 4. Sistemas de información y comunicación. Está constituido por los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones contables, financieras y administrativas de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y elaborar informes financieros confiables. Los elementos que conforman el sistema de información contable son: • Identificación de información suficiente Información suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada en forma oportuna para permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas.. 25.

(31) Capítulo I • Re-evaluación de los sistemas de información Las necesidades de información y los sistemas de información deben ser reevaluados cuando existan cambios en los objetivos o cuando se producen deficiencias significativas en los procesos de formulación de información. 5. Monitoreo o supervisión de actividades. Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Debe orientarse a la identificación de controles débiles, insuficientes o necesarios, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; de manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control), o mediante la combinación de ambas modalidades. Los elementos que conforman el monitoreo de actividades son: Monitoreo del rendimiento. Revisión de los supuestos que soportan los objetivos del control interno. Aplicación de procedimientos de seguimiento. Evaluación de la calidad del control interno. Estos componentes se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de eficacia y eficiencia, los que permiten que los directivos se ubiquen en el nivel de evaluadores de los sistemas de control, en tanto que los gerentes que son los verdaderos ejecutivos, se posicionen como los propietarios del sistema de control interno, a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el cumplimiento de sus objetivos. Padilla (2002) en el Boletín 2 de la Universidad de Costa Rica afirma: “Estos cinco componentes deben operar a través de todos los aspectos de la organización, ya que forman un sistema integrado, por consiguiente, las fortalezas. en. un. área. pueden. compensar. las. debilidades. en. otra,. proporcionando un nivel apropiado de control para los riesgos a que se enfrente la organización.”. 26.

(32) Capítulo I 1.4.2. Principios que rigen el control interno: División del trabajo. Fijación de responsabilidad. Cargo y descargo. División del trabajo: Su esencia descansa principalmente en la separación de funciones de las unidades operativas de actividades de custodia y control y de éstas entre si. Un objetivo es lograr que el trabajo esté subdividido de tal forma que una persona no tenga un control completo de la operación para lo cual se debe distribuir el trabajo de modo que una operación no comience y termine en la persona o departamento que la inició. Fijación de responsabilidades: Consiste en que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la elaboración de los documentos. pertinentes. permiten. determinar. en. todos. los. casos. la. responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo. Se parte de la concepción de que las normas y procedimientos estructuradas sobre la base de una adecuada organización prevean las funciones de cada área, o sea qué hay que hacer así como las consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de una unidad organizativa expresando el cómo hay que hacer y quién debe hacerlo. Cargo y Descargo: Este principio esta íntimamente relacionado al de la fijación de responsabilidad, pues facilita la aplicación del mismo cuando es necesario. Debe entenderse el máximo control de lo que entra y sale, cualquier operación registrada en una cuenta contraria a su naturaleza debe ser investigada al máximo. Consiste simplemente en que cuando se produce una entrega de algo: mercancías, documentos, dinero, etc. (descargo), existe una contrapartida o recepción (cargo). Cuando esta operación se formaliza documentalmente, la persona que recibe, firma el documento asumiendo la custodia de los medios recibidos.. 27.

(33) Capítulo I 1.4.3. Necesidad e importancia del Control Interno: El Control Interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y la eficacia en el trabajo de las entidades. El desarrollo de nuevos términos relacionados con el Control Interno a diferencia de lo que hasta ahora se identificaba, es decir, solo contable. La. introducción. de. nuevas. cuestiones. que. aporten. elementos. generalizados para la elaboración de los Sistemas de Control Interno en cada entidad. 1.5. Cuentas por cobrar. Se ha podido corroborar que la contabilidad es una ciencia, el tener control sobre cada una de las transacciones de la empresa permite el buen cumplimiento de la misma. La Cuenta: no es otra cosa que un medio contable o instrumento de operación, mediante el cual se puede subdividir el activo , el pasivo y el capital y agruparlo de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación contable. Por ejemplo si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos sobre terceros denominaremos a la cuenta “cuenta por cobrar” y lo que debemos a terceros mediante factura lo incluiremos en una cuenta de pasivo denominada “cuenta por pagar”. Las cuentas reales representan los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, el pasivo y el capital. Se les denomina cuentas reales porque el saldo de estas cuentas representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe y lo que puede ser comprobado por el bien o por el documento existente, por eso algunos autores la señalan como cuentas palpables. Tienen la característica de ser cuentas de carácter permanente, es decir, que su saldo se traspasa de un ejercicio a otro. Estas cuentas conforman el estado financiero conocido como balance general. Cuenta de activo: va a estar representada por todos los bienes y derechos que posee la empresa, susceptibles de convertirse en dinero o de consumirse en el 28.

(34) Capítulo I próximo ciclo normal de operaciones de la empresa (Generalmente se toma como base un año). Los activos circulantes comprenden las cuentas que representan valores que pueden ser convertidos en efectivo al cabo de un tiempo (caja, cuentas por cobrar, inventarios). El Instituto Americano de Contadores Públicos dice : El término activo circulante se usa para consignar efectivo u otras partidas de activos o recursos identificados como aquellos que se espera, razonablemente se conviertan en efectivo o se vendan o consuman en el ciclo normal de operaciones. Cada negociación de crédito incluye al menos a dos partes, el acreedor que vende el servicio o el producto y obtiene partidas por cobrar y el deudor, que hace la compra y crea una partida por pagar. Se produce una partida por cobrar cuando un negocio o una persona vende bienes o servicios a un segundo negocio o persona a crédito. Una partida por cobrar es el derecho que tiene el vendedor sobre el comprador por el importe de la operación. Cuentas por Cobrar: representada por documentos mercantiles ordinarios no garantizados (Facturas) y los cuales representan derechos de la empresa sobre terceras personas, generalmente provienen de las ventas a créditos que realiza la empresa Cuenta por Cobrar: Es un activo, una promesa de recibir efectivo de los clientes a quienes el negocio les ha vendido mercancías. En ocasiones se les conoce como cuentas por cobrar comerciables. Reserva para cuentas Incobrables: no existe un medio para decir de antemano cuáles cuentas de clientes serán cobrables y cuáles de ellas quedaran sin valor alguno; por lo tanto, no es posible acreditar la cuenta de ningún cliente en particular para reflejar un estimativo total de las pérdidas por créditos en el curso del año; tampoco es posible acreditar la cuenta de control Cuentas por cobrar en el mayor general; la única alternativa consiste en acreditar una cuenta separada denominada Estimación para cuentas incobrables con el valor que se considera incobrable. 29.

(35) Capítulo I Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito. Las condiciones de crédito pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crédito similares. Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito que estipulan el pago en un número determinado de días. Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro el período de crédito, la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa. 1.5.1. Política de crédito. La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de este. La empresa no debe solo ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. 1.5.2. Estándares de crédito. Los estándares de crédito de la empresa definen el criterio mínimo para conceder crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito, referencias, períodos promedio de pago y ciertos índices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estándares de crédito. Al realizar el análisis de los estándares se deben tener en cuenta una serie de variables fundamentales como los gastos de oficina, inversión en cuentas por cobrar, la estimación de cuentas incobrables y el volumen de ventas de la empresa. 1.5.3. Análisis y revisión de las cuentas por cobrar. Para el análisis y revisión de las cuentas por cobrar se debe seleccionar una muestra representativa de clientes no menor del 10% del total, en dependencia de la confiabilidad del control interno. Dando prioridad en la selección a los 30.

(36) Capítulo I contratos de clientes eventuales, de ventas de los productos o servicios de la actividad fundamental y algunos con facturas canceladas o cobros ya realizados. Revisar la custodia y archivo del modelo factura comercial en blanco y su numeración consecutiva; así como, las facturas canceladas y definir la causa de su cancelación. En caso de facturar mediante sistema automatizado, al menos verificar el consecutivo y el mecanismo de cancelación establecido. Efectuar confirmación de cobros con clientes seleccionados, que incluya saldos y detalles de los artículos o productos, según lo establecido en la legislación vigente. Comprobar si las devoluciones de ventas están debidamente aprobadas por la autoridad facultada y el destino final de los productos devueltos. Comprobar que los cobros anticipados están debidamente controlados y sustentados por los documentos correspondientes, así como, su envejecimiento y causas. Revisar la custodia y archivo correcto de los expedientes de clientes, así como, la evidencia documental de las gestiones de cobros efectuados. Verificar el tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes, de acuerdo con la legislación vigente. 1.5.4. Auditoría de Gestión para las cuentas por cobrar. Cuando se va a hacer un análisis de Auditoría de Gestión de los cobros se siguen los siguientes pasos : 1. Evaluar el control interno, la antigüedad de las cuentas y los deudores principales. 2. Realizar el primer análisis. 3. Calcular la rotación de las cuentas por cobrar, el ciclo de cobro y el costo de las cuentas por cobrar actuales. 4. Hacer una propuesta de aumento de la rotación de las cuentas por cobrar. 5. Calcular el ciclo de cobro con la rotación propuesta y la disminución del costo por el aumento de la rotación propuesta. 31.

(37) Capítulo I 6. Mostrar en una tabla los indicadores calculados. 1.6. Cuentas por pagar. Cuentas de Pasivo: Está representado por todas las deudas y obligaciones de diversa índole contraídas por la empresa con terceras personas y además aquello servicios que debe prestar por cobros que ha recibido por anticipado a cuenta de futuras prestaciones. Pasivo Circulante: En este grupo se incluyen todas aquellas cuentas que reflejan deudas u obligaciones que la empresa debe cancelar en el próximo ciclo normal de operaciones (Generalmente se toma como base un año).Dentro del pasivo circulante se deben colocar las cuentas atendiendo en primer lugar al tiempo en que hay que cancelar la deuda y en segundo lugar a la importancia que represente el pasivo para la empresa. Los pasivos son deudas, todas la empresas tienen pasivos, el pasivo que surge de la compra de mercancías o servicios a crédito (a plazo) se denomina Cuentas por pagar, y a la persona o firma a la cual se le debe se le llama acreedor, la forma en la cual esta representada una deuda. Cuentas por Pagar: son las deudas contraídas por la empresa por mercancías compradas a crédito, la cual esta amparada generalmente por una factura y la cual se debe cancelar generalmente en un lapso menor de un año. Cuentas por Pagar: los importes que se deben a proveedores por productos o servicios que se compran. 1.6.1. Análisis y revisión de las cuentas por pagar. Para el análisis y revisión de esta cuenta se debe seleccionar una muestra representativa de proveedores no menor del 10% del total, en dependencia de la confiabilidad del control interno. Dando prioridad en la selección a proveedores eventuales, compra de los productos o servicios para la actividad fundamental y pagos ya realizados. Efectuar la confirmación de pagos con proveedores seleccionados, según lo establecido en la legislación vigente.. 32.