INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES
Y ADMINISTRATIVAS
“EVALUACIÓN DE UN ERP DE SOFTWARE CON LICENCIAMIENTO CONTRA UNO DE SOFTWARE
LIBRE PARA SU USO EN LAS PYMES DEL SECTOR INDUSTRIAL, COMO MEDIO PARA
ELEVAR SU COMPETITIVIDAD”
MÉXICO, D.F 2009
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E L I C E N C I A D O E N C I E N C I A S D E L A I N F O R M Á T I C A
P R E S E N T A N :
D I A N A E L I S A C O R O N A O S O R I O L U I S A L E J A N D R O M E N D O Z A C A S T R O B E A T R I Z O R O P E Z A H E R N Á N D E Z
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E I N G E N I E R O I N D U S T R I A L
P R E S E N T A :
M A R I O E D U A R D O T O R R E S L E R M A
ÍNDICE
RESUMEN ... i
INTRODUCCIÓN ... ii
CAPÍTULO I. MARCO METODOLÓGICO ... 1
1.1 Planteamiento del problema ... 1
1.2 Objetivo General ... 1
1.3 Objetivos específicos ... 1
1.4 Justificación ... 2
1.5 Diseño de la investigación ... 4
1.6 Hipótesis ... 4
1.7 Tipos de investigación ... 5
1.8 Técnicas de investigación a utilizar ... 5
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL ... 7
2.1 Desarrollo Empresarial ... 7
2.1.1 Definición ... 7
2.1.2 Clasificación del sector empresarial ... 8
2.1.3 Competitividad ... 10
2.1.4 Principales problemáticas de las Pequeñas Empresas a nivel tecnológico ... 11
2.2 La Industria ... 12
2.2.1 Definición y Antecedentes ... 12
2.2.2 Clasificación de la Industria ... 13
2.2.3 Estructura Organizacional de la Pequeña Industria ... 14
2.3 ERP, Software con licenciamiento y Software libre ... 16
2.3.1 Antecedentes de los sistemas ERP ... 16
2.3.2 ¿Qué es un ERP? ... 18
2.3.3 Características de un ERP ... 20
2.3.4 Ventajas y Desventajas de un ERP ... 21
2.3.5 Importancia de los ERP en el sector Industrial ... 24
2.3.6 ¿Qué es Software con licenciamiento? ... 25
2.3.7 Características del Software con licenciamiento ... 27
2.3.8 Antecedentes del Software Libre ... 28
2.3.9 ¿Qué es Software Libre? ... 29
2.3.10 Características del Software Libre ... 29
2.3.11 Conocimiento de la existencia del Software Libre ... 30
2.3.12 Diferencias entre el software con licenciamiento y software libre ... 31
2.3.14 Atributos a evaluar en un software ... 39
2.4 ERP´s a Evaluar ... 54
2.4.1 Descripción general de Softland® ERP ... 54
2.4.2 Descripción general de Openbravo™ ERP... 70
CAPÍTULO III. PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DE CAMPO ... 79
3.1 Planteamiento de la investigación ... 79
3.2 Presentación de la evaluación ... 85
3.2.1 Estudio de evaluación de los ERP´s Softland® y Openbravo™ ... 85
3.2.2 Ventajas y desventajas de los ERP´s Softland® y Openbravo™ ... 98
3.2.3 Casos de éxito de los ERP´s Softland® y Openbravo™ ... 100
CAPÍTULO IV. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE COMO APOYO PARA LA TOMA DE DECISIÓN FINAL DE SU ADQUISICIÓN. ... 103
4.1 Introducción ... 103
4.2 Justificación ... 104
4.3 Objetivo ... 104
4.4 Desarrollo ... 104
4.5 Criterios sugeridos para la elección de un ERP ... 114
CONCLUSIONES ... 117
BIBLIOGRAFÍA ... 120
GLOSARIO ... 122
ANEXOS ... 126
RESUMEN
Decir que la información es una de las herramientas más valiosas parece ser la tendencia actual en el mundo de los negocios, y dista de ser una afirmación falsa, la información es poder, y precisamente proveer una metodología para conocer la manera de evaluar un tipo de herramienta que sin duda beneficiará en gran medida el desarrollo de una organización es lo que se establece a lo largo del presente proyecto.
Al contar el micro-pequeño empresario con fundamentos sólidos ejemplificados de la evaluación de ERP´s, así como la conceptualización y aplicación de toda la información que rodea a éstos, obtendrá más que conocimientos técnicos, tendrá la suficiente madurez para comprender las ventajas y desventajas que obtendrá al adquirir e implementar un ERP en la administración de su negocio, para lo que se ejemplifica con dos aplicaciones que varían entre sí en su método de licenciamiento, por ende podrá lleva a cabo por sí mismo la evaluación de cualquier sistema ERP que sea de su interés y poder tomar la decisión más viable para su empresa.
En el primer capítulo se encuentran los fundamentos del proyecto, se describen los objetivos pretendidos, la hipótesis de la que parte el desarrollo del trabajo y el diseño de la investigación, así como las técnicas de investigación aplicados en la elaboración del estudio.
En el segundo capítulo se mencionan toda una serie de referencias teóricas en las que se debe apoyar el lector para comprender la relevancia del desarrollo empresarial y la competitividad en su ámbito profesional, además de proporcionar un marco teórico que señala todo lo referente a los sistemas ERP; sus características, antecedentes, entre otros, y se da la descripción general de las dos herramientas en las que se basa éste proyecto: Openbravo ERP y Softland ERP.
En el tercer capítulo, se presenta la metodología de evaluación en la que el lector encuentra paso a paso y de forma clara la manera de distinguir los atributos y sub-atributos que deben evaluarse y cómo deben calificarse cada uno de ellos, así como el formato para la tabulación de los resultados obtenidos, los cuales serán determinantes para la toma de decisión final, dando a conocer las principales ventajas y desventajas de los ERP´s evaluados.
Por último en el capítulo cuatro se plasma con detalle la metodología genérica para poder evaluar cualquier sistema ERP que el lector considere y así obtener el preciado conocimiento que le permitirá aún más tomar decisiones asertivas para su empresa.
INTRODUCCIÓN
El mercado global como máquina que se mueve por la intervención de los millones de engranes que la conforman entre demandantes y ofertantes no para, al igual que la economía fluctuante de la actualidad, esto produce el efecto inevitable de quedar fuera del escenario mercantil si no se cuenta con más que un simple producto para ofrecer, hoy en día contar con factores simultáneos como la disponibilidad, adaptación a requerimientos especiales y atención; antes, durante y después de la adquisición del producto o servicio, es la tendencia y tal pareciera que esta se extiende cada vez más a futuro.
Para hacer presente los rubros mencionados, la perfecta administración de los bienes, así como el control en el proceso de manufactura y administrativa de las organizaciones ya no es un lujo, es una prioridad básica para plasmar su visión al crecimiento.
Grandes compañías cuentan con sistemas automatizados y estructurados en áreas especializadas que expanden la visión del panorama del negocio, que facilitan la toma de decisiones estratégicas en beneficio de las corporaciones en el momento que se requiera, por ende sería lógico pensar que las PYMES deben contar con estas mismas aplicaciones de gestión de recursos, he aquí el campo de oportunidad, las PYMES tienen todos los elementos de innovación solo que sin el empuje que requieren para elevar su competitividad, que dentro de la labor diaria tal vez aun sin darse cuenta manejan todo este engranaje al que se enfrentan las grandes compañías solo que en menor volumen y sin la estructura organizacional que ofrece la división departamental de sus símiles de gran magnitud.
La gestión empresarial juega un rol muy importante, pues de su eficiencia, producto de la dirección, habilidades y estrategias que utilice, dependerá la obtención de buenos resultados.
Se reconoce que la gestión de empresas no es nada fácil e implica la toma de decisiones, desde la formalización como empresas unipersonales o societarias (especialmente por los compromisos que puedan asumir ante las oficinas recaudadoras de impuestos), hasta la misma gestión de su negocio, debido a que la misma cuenta con una estructura adecuada y con los recursos necesarios (materiales, humanos y tecnológicos). Por esta principal razón la integración de los mismos y todos los demás que manejan estos organismos además de su adecuado control conllevará a la seguridad que deja el saber que el proceso productivo ya no depende más de tantas herramientas aisladas como antes y que ahora el manejo esta de lado de una sola herramienta, mas fácil de administrar, de evaluar, controlable y amistosa, es decir, un ERP.
Los ERP’s son más que otra herramienta de captura de información para su disposición en un momento futuro, si bien la tendencia de las PyMES es manejar toda su información de manera dispersa, estas deben darse cuenta que la disponibilidad de reportes, indicadores de tendencia, gráficos de control, entre otros datos; en el momento requerido y con un nivel de confiabilidad mayor, deben ser parte del proceso diario de trabajo.
Por ende la adquisición e implementación de una herramienta integradora y administradora de los recursos de manera óptima, si bien puede representar una inversión importante en un principio, a mediano plazo esta retornara en beneficios como son el mayor aprovechamiento de los recursos mientras paralelamente también eleva el nivel de producción y venta, mejorando el control de los procesos internos de las PyMES y ofreciendo una mejor calidad de servicio al cliente, principio básico de la productividad.
Dos factores vitales, a los que se podrían llamar tabús son, en primera instancia el hecho de pensar que herramientas tan completas como los ERP’s solo pueden ser manejados por los grandes corporativos y por el otro lado, es sabido que las PyMES cuentan con acceso restringido a recursos de inversión con la facilidad que cuentan las grandes empresas, por lo que contar con opciones de ayuda para tomar la decisión final de adquisición de un ERP que se adapte a sus necesidades, como es el caso del presente estudio le serán de gran utilidad.
CAPÍTULO I. MARCO METODOLÓGICO
1.1 Planteamiento del problema
Actualmente de acuerdo a la investigación realizada por el Instituto de Investigaciones en Tecno economía (Techno Economy Research - TRI), “las PyMES que no utilizan las Tecnologías de la Información como herramientas competitivas en sus negocios, limitan su crecimiento empresarial y perderían hasta un 30% de sus ingresos. Considerando que según una investigación desarrollada por Prompyme (2005), menos del 10% de las empresas utilizan las TICs, entonces aproximadamente el 90% de las PyMES del país estarían perdiendo anualmente un monto que oscila entre el 10 y el 30% de sus ingresos”1
Analizando estos datos se observa que existe una gran necesidad en las PyMES de adquirir software que les permita crecer en su ámbito, con una inversión razonable, que conlleve a la utilización de su capital disponible en otras áreas demandantes dada su dimensión; por lo que nos avocaremos a evaluar dos ERP’s, tanto en software con licenciamiento como en software libre que satisfagan sus necesidades ayudándoles a incrementar su competitividad y por lo tanto colaborar en su crecimiento.
1.2 Objetivo General
Elevar la competitividad en las PyMES del sector Industrial a través de la evaluación de dos ERP’s:
Softland® (software con licenciamiento) y Openbravo™ (software libre), dándoles a conocer las ventajas y desventajas de cada uno, así como la metodología de evaluación que podrán aplicar en la toma de decisión para la adquisición de un ERP, resultado de éste estudio.
1.3 Objetivos específicos
1. Elaborar un marco metodológico que defina el tema de estudio, así como el tipo de investigación que nos guiará en el proceso de análisis de datos para el desarrollo del informe.
2. Realizar un marco teórico que informe los conceptos involucrados en las principales vertientes de la investigación del proyecto que son las PyMES y los ERP’s de Software con licenciamiento y libre; estableciendo bases sólidas para el desarrollo de la evaluación.
1 Rolando Liendo, Pymes que no utilizan TICs pierden hasta el 30% de sus ingresos, Publicación Soy Entrepreneur.
3. Desarrollar investigación de campo que permita vislumbrar la necesidad de uso de herramientas tecnológicas de información comparando dos ERP’s (Softland® y Openbravo™) determinando su rentabilidad y funcionalidad en ambos.
4. Proporcionar los resultados obtenidos de la evaluación de ERP’s (Softland® y Openbravo™) mostrando la forma de adquirir estas herramientas, los requerimientos mínimos en hardware y software para su implementación, su operatividad y factor económico para su adquisición.
1.4 Justificación
En primera instancia el brindar a las PyMES Mexicanas una herramienta que les lleve de la mano en el camino de su desarrollo es por demás gratificante, por su propia naturaleza, las PyMES requieren herramientas (ERP’s) que apoyen sus procesos de negocio y a la vez cubran el espectro más amplio posible de sus funciones.
Sin embargo, una de las principales barreras de los empresarios para no considerar la implementación de estas herramientas es la creencia del costo elevado que representaría, y en segundo término el desconocimiento de las ventajas que se obtienen con las mismas.
Si se ofrece una sistema para la planificación de recursos empresariales (ERP) se pueden aprovechar al 100% las ventajas y colocarse delante de las demás, creando una ventaja competitiva, ya que al permitir administrar integralmente todas las áreas criticas de la compañía surgirá un modo de operación completamente diferente, eliminando los vicios que pudieran existir haciendo incluso una reingeniería de procesos a la par que se lleva a cabo la implementación adecuada del ERP.
El mercado global actual puede llevar al empresario a la situación de perder el control al no saber que puede aplicar a su negocio que le represente beneficios, por lo cual la elaboración de un procedimiento que él mismo pueda seguir y que al final del análisis cuente con información necesaria para la toma de decisiones le será de gran ayuda para la elección de un sistema que se adecúe a sus necesidades y convenga a sus intereses, ya que en la actualidad existen ya diversas opciones de ERP’s tanto en software con licenciamiento como en software libre que son poco conocidos y valorados sin embargo son muy funcionales y pueden ser una buena solución y en algunos casos la única para poder contar con la ayuda de un software que contribuya al buen manejo de las PyMES, el inconveniente que se pretende omitir es la falta de información que evite al final la mejor decisión.
Definitivamente los empresarios deben tener el poder de decisión, deben saber que existen opciones, y que no se cierren a la posibilidad de contar con herramientas informáticas de buen nivel, y que mejor manera que instruyéndose en la forma de cómo ellos mismos pueden evaluar una herramienta con tantos puntos positivos, para lo cual dentro del proyecto se realiza precisamente la evaluación completa de dos herramientas. Una de distribución libre (Openbravo) y una comercial (Softland) que son dos opciones que el cliente final puede encontrar en el mercado, y así mismo tener la oportunidad de ampliar el conocimiento sobre la existencia de la tecnología libre, observando que hoy en día ésta también puede ser una alternativa viable, ampliando las expectativas referentes a este tipo de software.
Incluso para los realizadores del presente proyecto puede significar también una herramienta del proyecto están involucradas es visiblemente permanente, dentro de los análisis de información y métodos de trabajo, procesos industriales, control de calidad entre otras. Colaborando en áreas dentro de una empresa que pueden ser controladas y monitoreadas sin problema alguno con la implementación de una herramienta informática, que permitirá al final optimizar la operación reduciendo los tiempos de cada tarea involucrada, además de reducir al mínimo los porcentajes de errores y fallas.
El país necesita que su fuerza económica crezca, que las barreras que existen para el desarrollo de los negocios por falta de conocimiento se derriben, que la visión de los micro, pequeño y medianos empresarios se expanda y no solo se den cuanta de su entrono por lo que comercialmente o a simple vista pueden observar, necesita que sus empresarios estén informados para que tomen decisiones asertivas y propositivas tanto para su empresa como para el beneficio de su nación.
Como profesionistas de la Informática y la Ingeniería Industrial interesa el que se reconozca la metodología didáctica de evaluación de software por su amplia aplicación en las organizaciones, enfocándose en la adquisición de únicamente aquellas herramientas que sean de utilidad y no de aquellas que después de ser probadas no cumplan con las expectativas deseadas, y con esto brindar una alternativa que se traducirá en una mayor productividad, que sin duda se reflejará en las finanzas de aquellas empresas que apuesten por tecnología funcional y factible.
Los profesionistas Interdisciplinarios actúan y resuelven problemáticas, siempre con la tarea de provocar un cambio positivo para la organización con la base permanente de maximizar las ganancias, siempre con la minimización en el uso de recursos, la aplicación de un sistema informático integrador en la administración de los recursos de las áreas criticas de la empresa, produce una serie de ajustes positivos que al final de cuentas cumplen con la idea fundamental
1.5 Diseño de la investigación
El término diseño se refiere a la estrategia concebida para responder a las preguntas de investigación. El diseño señala al investigador lo que debe hacer para alcanzar sus objetivos de estudio, contestar las interrogantes que se ha planteado y analizar la certeza de las hipótesis formuladas en un contexto en particular.
Una vez que se ha definido el tipo de estudio a realizar y se han establecido las hipótesis de investigación o los lineamientos para la investigación, el investigador debe concebir la manera práctica y concreta de responder a las preguntas de investigación; esto implica seleccionar o desarrollar un diseño de investigación y aplicarlo.
El plan debe incluir actividades tendientes a encontrar la respuesta a la pregunta de investigación.
Debemos elegir un diseño entre las alternativas existentes; si el diseño esta bien concebido, los resultados tendrán mayores posibilidades de ser válidos. La precisión de la información obtenida puede variar en función del diseño o estrategia elegida.
Para el desarrollo de este estudio aplicaremos el diseño de investigación no experimental; que es aquella que se realiza sin manipular deliberadamente variables, es decir, es investigación donde no hacemos variar intencionalmente las variables independientes. Lo que hacemos en la investigación no experimental es observar fenómenos tal y como se dan en su contexto natural, para después analizarlos, de hecho, no hay condiciones o estímulos a los cuales se expongan los sujetos del estudio. Los sujetos son observados en su ambiente natural, en su realidad.
La investigación no experimental se divide en diseños transeccionales y longitudinales, de los cuales aplicaremos para nuestro caso el diseño transeccional, éste se centra en analizar cuál es el nivel o estado de una o diversas variables en un momento dado, o bien en cuál es la relación entre un conjunto de variables en un punto en el tiempo.
Los diseños de investigación transeccional o transversal recolectan datos en un solo momento, en un tiempo único. Su propósito es describir variables y analizar su incidencia e interrelación en un momento dado.
1.6 Hipótesis
Si la empresa cuenta con los elementos necesarios para evaluar y elegir entre las alternativas de ERP´s comerciales y libres, podrá realizar la mejor elección del mismo y así elevar su competitividad.
1.7 Tipos de investigación
Muy frecuentemente el propósito del investigador es describir situaciones y eventos, es decir, manifiesta cómo es determinado fenómeno. Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis. Miden y evalúan diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno o fenómenos a investigar. Desde el punto de vista científico, describir es medir. Esto es, en un estudio descriptivo se selecciona una serie de cuestiones y se mide cada una de ellas independientemente, para así describir lo que se investiga.
Por lo anterior se analizará el impacto y uso de ERP’s de software con licenciamiento y de software libre en las PyMES utilizando la investigación descriptiva.
El objetivo de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables. Los investigadores no son meros tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hipótesis o teoría, exponen y resumen la información de manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento.
1.8 Técnicas de investigación a utilizar
Debido a la naturaleza de nuestro estudio y las actividades de investigación a realizar; como son la consulta de libros, revistas, periódicos, páginas web y la aplicación de entrevistas y cuestionarios a los pequeños empresarios, emplearemos las técnicas de investigación documental y la de campo con la finalidad de recabar información útil para el cumplimiento de nuestro objetivo.
Investigación documental. Este tipo de investigación es la que se realiza, como su nombre lo indica, apoyándose en fuentes de carácter documental, esto es, en documentos de cualquier especie. Como subtipos de esta investigación encontramos la investigación bibliográfica, la hemerográfica y la archivística.
La investigación documental es la presentación de un escrito formal que sigue una metodología reconocida. La investigación documental se caracteriza por el empleo predominante de registros gráficos y sonoros como fuentes de información. Generalmente se le identifica con el manejo de mensajes registrados en la forma de manuscritos e impresos, por lo que se le asocia normalmente
amplio, cubre por ejemplo: fichas bibliográficas, fichas de trabajo, diapositivas, planos, discos, cintas y películas.
Investigación de campo .Este tipo de investigación se apoya en informaciones que provienen entre otras, de entrevistas, cuestionarios, encuestas y observaciones. Como es compatible desarrollar este tipo de investigación junto a la investigación de carácter documental, se recomienda que primero se consulten las fuentes de carácter documental, a fin de evitar una duplicidad de trabajos.
La investigación de campo, utiliza el método científico, permite obtener nuevos conocimientos en el campo de la realidad social. O bien estudiar una situación para diagnosticar necesidades y problemas a efectos de aplicar los conocimientos con fines prácticos.
Este tipo de investigación es también conocida como investigación in situ ya que se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. Ello permite el conocimiento más a fondo del investigador, puede manejar los datos con más seguridad y podrá soportarse en diseños exploratorios, descriptivos y experimentales, creando una situación de control en la cual manipula sobre una o más variables dependientes (efectos).
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL
2.1 Desarrollo Empresarial
2.1.1 Definición
El desarrollo empresarial es el proceso por medio del cual el empresario y su personal adquieren o fortalecen habilidades y destrezas, que favorecen el manejo eficiente y eficaz de los recursos de su empresa, la innovación de productos y procesos, de tal manera, que coadyuve al crecimiento sostenible de la empresa.
Para lo anterior el empresario necesita una fuente de datos confiable de donde pueda tomar una porción y dársela a un equipo de trabajo que la manipule, la consulte y genere nuevos datos que sean útiles para otros. Aquí surgen dos necesidades más que llevan a un licenciado en Informática a proponer una solución, que permita acceder a dicha información a través de métodos efectivos, que permitan manipular la información para modificarla, crearla y borrarla de ser necesario.
El uso de tecnología en la empresa es fundamental hoy día para que un negocio fluya internamente en la ejecución de sus procesos pues resumiendo los puntos anteriores se deben de comunicar datos de manera efectiva y dichos datos deben ser confiables. La organización necesita entonces una persona capaz de generar una estructura de datos y métodos de acceso a ellos, que identifique la importancia de cada proceso y ofrezca en cada parte de las actividades la información pertinente. Aquí la importancia de que un informático que analice el proceso del flujo de información, lo interprete y ofrezca las herramientas necesarias para mejorar la calidad del trabajo dentro del negocio.
También es responsabilidad del informático el ofrecer un grado de seguridad en los datos que son tratados en las actividades de cada uno de los miembros, restringiendo o jerarquizando accesos de información según lo requiera el grado de responsabilidad de cada individuo dentro de la organización.
Concebimos el concepto de desarrollo empresarial como un proceso que posibilita alcanzar:
Una valoración social positiva del rol de las empresas en el desarrollo nacional.
Un contexto favorable a la creación y desarrollo de las empresas.
El establecimiento al interior de las empresas de las adecuadas y necesarias competencias profesionales.
2.1.2 Clasificación del sector empresarial
Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, según en qué aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. Dichas empresas, además cuentan con funciones, funcionarios y aspectos disímiles, a continuación se presentan los tipos de empresas de acuerdo a los siguientes criterios: finalidad, actividad, por el origen de su capital, por su estructura legal, y por su dimensión.
a) Por su Finalidad:
Lucrativas. Buscan beneficios económicos, se crean para producir bienes y servicios rentables y están constituidas por personas que deseen multiplicar su capital y obtener beneficios o utilidades que se denominan dividendos.
No Lucrativas. No persiguen fines de lucro, manejan recursos, pero no obtienen utilidades, su finalidad es casi siempre asistencial, educativa, cultural, intelectual, social o recreativa sin fines utilitarios (Iglesias, Fraternidades, Museos, Escuelas Públicas, Asilos, Hospitales, Partidos Políticos).
b) Por su Actividad:
Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas.
Agrícolas. Engloban las Ganaderas, de Pesca o Silvícola.
Comerciales. Estas realizan procesos de intercambio, son establecimientos que se dedican a comprar y vender satisfactores, agregan el valor de la distribución o la disponibilidad (supermercados, gasolineras, tiendas de abarrotes, farmacias, mueblerías, ferreterías, papelerías, librerías, etc.).
De Servicios. Se caracterizan por llevar a cabo relaciones e interacciones sin importar los atributos físicos. Los servicios son relación, negociación, comunicación. Un servicio es una idea, es una información o una asesoría, es en primer lugar un proceso. (Bancos, Casas de Bolsa, Arrendadores Financieros, Compañías de Seguros, Líneas Aéreas, Peluquerías, Hospitales). Los papeles característicos de los servicios son: Intangibles, Heterogéneos, Caducan.
c) Por el Origen de su Capital:
Privadas. Son constituidas y administradas por los particulares, sus principales características son:
Búsqueda y hallazgos de oportunidades económicas.
Manejo de los recursos financieros para el logro y realización de los proyectos de la
Selección y capacitación de los recursos humanos.
Afrontar incertidumbre y riesgo y responsabilizarse de reducirla al mínimo.
Mantener el espíritu de reto de la organización.
Realizar las negociaciones necesarias (políticas, financieras, laborales, etc.).
Las empresas privadas buscan: recursos, rentabilidad y productividad, beneficios o utilidades y satisfacción de necesidades.
Públicas. Están determinadas por las actividades que el Estado se reserva para su administración.
Paraestatales. Son compañías u organizaciones productivas que por su importancia, el estado ha decidido manejarlas por su cuenta (PEMEX).
Organizaciones que tienen una función social o asistencial (IMSS, DIF).
d) Por su Estructura Legal:
Personas Físicas. Todas las personas o individuos que poseen, por el hecho de serlo, obligaciones y derechos de goce y ejercicio.
Personas Morales. Naciones, estados o municipios, Sociedades civiles o mercantiles, sindicatos, sociedades cooperativas, etc.
e) Según su dimensión:
No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una empresa grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las empresas de la forma mostrada a continuación:
Microempresa si posee menos de 10 trabajadores.
Pequeña empresa: si tiene menos de 50 trabajadores.
Mediana empresa: si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores.
Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.
2.1.3 Competitividad
“La competitividad es una estrategia para conseguir los resultados deseados, se relaciona con la excelencia y el cumplimiento de expectativas, es superioridad sobra otras opciones existentes en el mercado, es ofrecer un servicio adicional que nos haga ser la mejor opción para el consumidor”2
La competitividad tiene incidencia en la forma de plantear y desarrollar cualquier iniciativa de negocios, lo que está provocando obviamente una evolución en el modelo de empresa y empresario. La ventaja comparativa de una empresa estaría en su habilidad, recursos, conocimientos y atributos, etc., de los que dispone dicha empresa, los mismos de los que carecen sus competidores o que estos tienen en menor medida que hace posible la obtención de unos rendimientos superiores a los de aquellos.
Uno de los elementos que permiten que exista la competitividad es la iniciativa, la cual permite plantear y desarrollar cualquier idea de negocio, lo que permite una evolución en la manera de operar la organización. Otro elemento de competitividad se encuentra en la habilidad, infraestructura y conocimiento para operar y manejar de cada uno de los individuos dentro de la organización, pues de ellos emana la creatividad y la habilidad que probablemente le falte o sea escasa en la competencia.
Puede llegarse a pensar que adquiriendo el elemento más moderno de tecnología para la empresa el éxito es rotundo, sin embargo, no siempre es así pues puede resultar tan complejo como moderno y en la mayoría de los casos el producto o servicio adquirido no es aprovechado en su totalidad por la empresa, es decir, le queda grande.
Caso contrario también es factible, pues puede implementarse un elemento tecnológico que no cubra las necesidades totales de la empresa, a lo cual la reacción es que la organización debe de acoplarse a las deficiencias del producto, siendo esto un problema para los integrantes pues se niegan a usar algo que no cubre sus necesidades o bien usar métodos alternos que complementen su labor. Entonces es importante señalar que debe de existir un elemento experto que sugiera las herramientas tecnológicas a usar y este capacitado para implementarlas y cubrir las necesidades de los integrantes del equipo. El dueño del negocio o empresario debe considerar el nuevo elemento que va a integrar o debe mejorar.
2.1.4 Principales problemáticas de las Pequeñas Empresas a nivel tecnológico
Una vez que se ha decidido integrar el aspecto tecnológico al proceso de negocio, surgen varias inquietudes que ponen en duda los pasos a seguir y sobre todo quienes serán las personas directamente involucradas con las integraciones tecnológicas.
Surge entonces, la primera comparación: ¿Se debe crear un área de informática o se debe subcontratar a una empresa especializada?, en las instancias de una empresa nueva donde tal vez el presupuesto es bajo y donde no existe el recursos suficiente para pagar un sueldo de un gerente de sistemas, es recomendable subcontratar un elemento externo que solucione eficientemente los problemas que presente la empresa.
Por otro lado el negocio debe de confrontar una serie de situaciones en el entorno socio-económico como son:
Aislamiento
Deficiente inserción en el sistema socio económico Escasez crónica de financiamiento flexible
Problemas para consolidar capital propio Cuellos de botella en la comercialización
Escasas relaciones económicas con otros sectores productivos y deficientes relaciones productivas intersectoriales entre unidades de distinto tamaño
Poca diversificación de funciones
Falta de formación gerencial y escasa o nula capacidad administrativa
Insuficiente desarrollo tecnológico agravado por el difícil acceso a la innovación tecnológica.
Baja productividad
Escasa o nula competitividad en el ámbito internacional Ausencia de normas de calidad
Los puntos mencionados anteriormente pueden irse reduciendo conforme se apliquen los métodos de integración correctos en tiempo y forma, tales que, permitan a los operadores convencerse de que las herramientas con las que contarán serán suficientes para solventar ejecuciones básicas del proceso.
Se tendrán que ampliar los puntos de comunicación con otras entidades, es decir, clientes, proveedores y medios, las soluciones pueden ser variadas: teléfono, sitio web, mensajería, anuncios en periódicos y revistas, etc.
Se debe preparar al negocio para que sea ágil y responda eficientemente ante imprevistos y de forma favorable y mucho más para los que puedan afectar su flujo operativo, contar con una estrategia de publicidad sencilla y marketing directo, que se puede conseguir haciendo un breve análisis del mercado a atacar.
Es recomendable antes de iniciar operaciones formales, tramitar un crédito con diferentes instituciones, sin que estos créditos excedan los posibles ingresos que se puedan lograr a alcanzar, pues muchos prestadores de bienes informáticos pueden ofrecer créditos en sus servicios y productos que pueden ser costeables para el dueño del negocio.
Es muy importante buscar en el menor tiempo posible las opciones tecnológicas que se acoplen a las necesidades del negocio, lo aconsejable es tener siempre mínimo dos opciones a considerar y no cerrarse a que solo existe un proveedor de servicios o productos pues es muy seguro que exista siempre una solución que puede ser favorable para la empresa.
También se deberá identificar en el proceso de operación cuales son las tecnologías que están contribuyendo a agilizar el flujo operativo para acoplarlas y mejorarlas continuamente, eliminar aquellas que no contribuyen y sustituirlas con alguna otra opción que si permita aportar algo al proceso.
2.2 La Industria
2.2.1 Definición y Antecedentes
“Industria son las organizaciones que realizan actividades de transformación, reciben insumos o materias primas y les agregan valor al incorporarles procesos.”3
Desde el origen del hombre, este ha tenido la necesidad de transformar los elementos de la naturaleza para poder aprovecharse de ellos, en sentido estricto ya existía la industria, pero es hacia finales del siglo XVIII, y durante el siglo XIX cuando el proceso de transformación de los recursos de la naturaleza sufre un cambio radical, que se conoce como revolución industrial.
Este cambio consiste, básicamente, en la disminución del tiempo de trabajo necesario para transformar un recurso en un producto útil, gracias a la utilización del modo de producción capitalista, que pretende la consecución de un beneficio aumentando los ingresos y disminuyendo
3 Garza Treviño Juan Gerardo, Administración Contemporánea, 2ª edición, Edit. Mc Graw Hill, México, 2006,
los gastos, gracias a ella la revolución industrial las regiones se pueden especializar, sobre todo, debido a la creación de medios de transporte eficaces, en un mercado nacional y otro internacional.
Una nueva estructura económica, y la destrucción de la sociedad tradicional, garantizaron la disponibilidad de suficiente fuerza de trabajo asalariada y voluntaria.
La industria fue el sector motor de la economía desde el siglo XIX y, hasta la Segunda Guerra Mundial, la industria era el sector económico que más aportaba al producto interior bruto (PIB), y el que más mano de obra ocupaba, y continúa siendo esencial, puesto que no puede haber servicios sin desarrollo industrial.
La manufactura es la forma más elemental de la industria; la palabra significa hacer a mano pero en economía significa transformar la materia prima en un producto de utilidad concreta. Casi todo lo que usamos es un fruto de este proceso, y casi todo lo que se manufactura se elabora en grandes fábricas. Los artesanos también fabrican mercancías, bien solos o en pequeños grupos.
Hay mercancías que necesitan fabricarse en varias etapas, por ejemplo los automóviles, que se construyen con piezas que se han hecho en diferentes plantas, por lo general de otros países.
2.2.2 Clasificación de la Industria
Por clasificación de las industrias se comprende la distinción de todos los trabajos en grandes agrupaciones, con arreglo a la analogía de los procedimientos productores.
La primera categoría, o sea las industrias materiales, llamadas también objetivas porque tienen por objeto las cosas, se divide en:
1. Industria extractiva, o sea la que extrae les productos de la naturaleza; que comprende la cosecha natural, la explotación forestal, la caza, la pesca y la minería (leñador, cazador, pescador, minero, etc.).
2. Industria agrícola, o sea la que cultiva los vegetales de la tierra; que comprende el labrado de los campos, la siembra de los terrenos, la recolección de los frutos, el aprovechamiento de los pastos y la cría de ganados (labrador, hortelano, viticultor, pastor, ganadero, etc.).
3. Industria fabril, o sea la que modifica los productos de la naturaleza y de la agricultura; que comprende la fabricación, la construcción, la manufactura, la elaboración y la molienda (maquinista, carpintero, tejedor, vinicultor, molinero, etc.).
4. Industria comercial, o sea la que transporta los productos cual intermediaria entre la producción y el consumo; que comprende el comercio, la marina, la arriería, la mensajería y la especulación (comerciante, armador, trajinero, factor, comisionista, etc.).
La segunda categoría, o sea las profesiones liberales, llamadas también industrias antropológicas o subjetivas, porque tienen por objeto las personas, son las siguientes:
1. Industria sanitaria, o sea la que tiene por objeto desarrollar las fuerzas físicas del hombre;
como la medicina, la farmacia, la gimnasia, la equitación y la esgrima (médico, cirujano, farmacéutico, gimnasta, domador, tirador, etc.).
2. Industria instructora, o sea la que cultiva las necesidades de la imaginación; como la enseñanza, la literatura, la oratoria, la ciencia, y la historia (profesores, escritores, oradores, sabios, historiadores, etc.).
3. Industria artística, o sea la que educa las bellezas de la inteligencia; como la pintura, la escultura, la arquitectura, la música y la poesía (pintor, escultor, arquitecto, músico, poeta, etc.).
4. Industria social, o sea la que forma las costumbres de la voluntad; como la religión, la administración, la política, la justicia y la milicia (sacerdotes, empleados, diplomáticos, jurisconsultos, militares etc.).
2.2.3 Estructura Organizacional de la Pequeña Industria
En la actualidad la economía del país está formada en su mayoría por pequeñas empresas que en un gran porcentaje están constituidas por los miembros de una familia. Las pequeñas empresas nacen con la idea de que sus fundadores tengan un ingreso que les alcance para vivir.
Un porcentaje bajo pasa de ser de pequeñas a medianas y de ahí a grandes empresas. Su formación es sin planeación y carecen de una estructura organizacional. Una misma persona hace varias funciones ya que no tienen suficiente personal y presupuesto para tener más recursos humanos que desempeñen esas actividades.
Conforme se va dando el crecimiento de la misma se va incrementando el personal y sin haber planeado hacia a donde se quiere dirigir la empresa, ¿cómo va a estar estructurada?, ¿cuánto personal se necesita?, ¿en qué tiempo?, ¿qué actividades y cómo las va a elaborar cada uno?, cuando las empresas crecen comienzan a tener problemas porque en ocasiones no se sabe como dirigir ese negocio, como consecuencia de no tener contemplado que podía crecer antes de lo esperado y sin tener una guía, como se dice coloquialmente al ahí se va.
Pero lo que hace la diferencia para dar el paso entre una pequeña empresa a una empresa más grande, es su organización, la definición de sus objetivos, su misión, hacia adonde se quiere dirigir y como. Entonces la persona o personas que encabezan el negocio lo van a dirigir y a encargarse
de tareas diferentes que lo hagan crecer y el nuevo personal realizará las actividades más operativas pero que son indispensables para el funcionamiento de la empresa.
Por lo tanto podemos concluir diciendo que una empresa que desde sus inicios tiene definido su camino y elaborada la planeación de su estructura por pequeña que ésta sea tiene mayores posibilidades de crecimiento y permanencia en el mercado.
Todo esto en su conjunto marca una diferencia muy importante para poder competir con el resto de las empresas del mismo giro en un mercado definido.
Se puede definir a la empresa como “La unidad de producción de bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de un mercado, formada por tres clases de elementos: a) Bienes Materiales, b) Recurso Humano y c) Servicios”4, es decir, una unidad productiva o de servicios, establecida con ciertos fines relacionados con la satisfacción de necesidades, integradas por recursos humanos, financieros y materiales.
Cabe señalar que el propósito de existencia de la mayor parte de las empresas es con fines de lucro, sin embargo, en ciertos casos, tienen más bien una función social. Las empresas a nivel mundial tienen diferentes formas de clasificación, de acuerdo a su personalidad jurídica a su rama o actividad y a su tamaño. Pero en el presente estudio únicamente se tomará en cuenta la clasificación referente a los distintos tamaños de las empresas.
“En México, el concepto de número reducido de trabajadores pierde sentido ya que las PyMES pueden emplear hasta 499 trabajadores y aún ser consideradas PyMES. En México, las PyMES representan el 94% de las empresas; por esta razón, es vital su permanencia. Al respecto la Secretaría de Economía ha creado diversos programas para apoyarla, uno de ellos es la Aceleración de Negocios, que consiste en facilitar a las micro, pequeñas y medianas empresas la utilización de esquemas de negocio que integren canales comerciales, optimización de procesos, desarrollo de productos y capacidad experta, que las prepare para competir en el mercado global.
Dicho apoyo consiste en facultar a organismos capacitados para ayudar a las PyMES buscando aquellos aspectos que impiden su crecimiento. El CEPII (Centro Panamericano de Investigación e Innovación), perteneciente a la Universidad Panamericana y el IPADE, es una de las principales aceleradoras de negocios mexicanas”.5
4 Reyes Ponce Agustín, Administración Moderna, Limusa-Noriega Editores, México, 1992, pp. 154
5 Indicadores del entorno de la pequeña y mediana empresa (PyME) en los países Fundes,
http://home.fundes.org/doc/INDICADORES%20FUNDES%202%20DEFINICIONES.pdf, Octubre, 2008.
Una estructura sana que permite holgura en las actividades a la vez que no deja desperdicios en el Recurso Humano y sus actividades se componen de los siguientes bloques:
1. Contabilidad y Recursos Humanos.
2. Compras, Proveedores y Almacén.
3. Producción (manufactura, laboratorios, acabados, etc.) y Control de Calidad.
4. Embarques y Ventas.
5. Sistemas, Soporte y Mantenimiento.
6. Dirección.
En general una estructura de mediana empresa compuesta por los bloques mencionados y su correcta interconexión y comunicación deben llevar al crecimiento de la organización hacia arriba y no solo por un camino ciego de crecimiento según se vaya presentando la necesidad.
2.3 ERP, Software con licenciamiento y Software libre
2.3.1 Antecedentes de los sistemas ERP
Los antecedentes de los ERP datan de la Segunda Guerra Mundial, cuando el gobierno estadounidense empleó programas especializados que se ejecutaban en las enormes y complejas computadoras recién surgidas en el principio de la década de los años 40 para controlar la logística u organización de sus unidades en acciones bélicas.
Estas soluciones tecnológicas, conocidas como los primeros sistemas para la planeación de requerimiento de materiales (Material Requirements Planning Systems o MRP Systems), son el antecedente histórico más remoto de los actuales ERP.
Para el final de los años 50, los sistemas MRP brincaron las trincheras del ejército para hallar cabida en los sectores productivos en especial de los Estados Unidos de América. Las compañías que los adoptaron se dieron cuenta de que estos sistemas les permitían llevar un control de diversas actividades como control de inventario, facturación, pago y administración de nómina.
De manera paralela, la evolución de las computadoras favoreció el crecimiento de estos sistemas en cuanto al número de empresas que optaban por ellos, aunque las computadoras eran muy rudimentarias contaban con la capacidad de almacenamiento y recuperación de datos que facilitaban procesar transacciones, es decir, manejar información y canalizarla de manera apropiada a aquellas áreas que, al integrarla, podían ejecutar acciones mucho más rápidas.
En las décadas de los años 60 y 70, los sistemas MRP evolucionaron para ayudar a las empresas a reducir los niveles de inventario de los materiales que usaban, esto porque, al planear sus requerimientos de insumos con base en lo que realmente les demandaban, los costos se reducían, ya que se compraba sólo lo necesario además introdujeron herramientas de reportes de producción básicos computarizados, aunque la eficiencia era alta, estos sistemas eran a menudo inflexibles cuando venía la producción de cantidades variables de más productos del cliente en órdenes cortas.
Para la década de los años 80 estas soluciones tecnológicas pasaron a usar otras siglas: MRP II o planeación de los recursos de manufactura (Manufacturing Resource Planning). Su alcance fue distinto: permitían atender factores relacionados con la planeación de las capacidades de manufactura; un MRP II, a diferencia de los sistemas previos, reconocía que las empresas padecían interrupciones en la operación, cambios súbitos y limitaciones en recursos que iban más allá de la disponibilidad de materiales, éstos sistemas requerían un alto grado de intervención del humano, en hacer los ajustes apropiados a las agendas y en la determinación de la secuencia óptima de las órdenes de manufactura que se adapten mejor al entorno dinámico y a menudo volátil. La solución a este problema vino durante los principios de los 90, en la forma de ejecutar los sistemas de manufactura.
A principios de los años 90 estas soluciones nacidas en los ambientes de manufactura ya eran insuficientes para un mercado donde había organizaciones de todo tipo que necesitaban una solución para controlar sus procesos y, en consecuencia, ser más competitivas. Había surgido una nueva clase de competidores, y con ello surgieron los ERP.
A finales de los 90 el incremento de los niveles de competitividad global combinados con los cambios del mercado y de la tecnología, causaron que muchas empresas repensaran y reinventaran sus productos y servicios, incluyendo su estructura organizacional y controles operacionales y pronto se dieron cuenta que entre más flexible sea el desarrollo de recursos y mejor sea el enfoque para la extracción del valor de su información enriquecedora del entorno fueron necesitadas para alinear las empresas con las necesidades de los clientes. Aunque la introducción de los sistemas MES (“Sistemas de ejecución de la producción Manufacturing Execution Systems son un conjunto de herramientas que ayudan a dar visibilidad en el área de producción, son métodos destinados a mejorar el área productiva de la empresa canalizados a través de diversas aplicaciones de software”6.) mejoró grandemente el grado de integración vertical con las funciones de producción de los 90, los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) generan un mejor grado de integración horizontal de las empresas ahora.
6 ¿Qué son los sistemas MES?, http://www.sistemasmes.com/, Marzo 2009.
Los sistemas ERP marcan un punto significante en el desarrollo de los sistemas MPC (“Los sistemas de planeación y control de la producción Manufacturing Planning and Control tienen como objetivo planear y controlar el proceso de manufactura, incluyendo los materiales, máquinas, mano de obra y proveedores.”7) ya que habilitan a las empresas hacia la directriz global de la mejora continua de los procesos de cadena con el proveedor a través de una administración flexible con el cliente.
El éxito de la implementación de un sistema ERP permite la identificación e implementación de un conjunto de las mejores prácticas, procedimientos y herramientas diseñadas para lograr la excelencia organizacional a través de la integración funcional. Los sistemas ERP prometen entregar un incremento en las ventas sobre sus predecesores en la forma de una suite de productos integrados corriendo bajo una arquitectura común de Tecnologías de Información que pueda ser altamente acoplada e integrada con cualquier otra aplicación de los sistemas heredados.
2.3.2 ¿Qué es un ERP?
‘’Un ERP es un sistema de planificación de recursos de la empresa. Son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa”.8
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad, gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.
Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte.
Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo.
7 Acceso a TIC, http://www.medellinmiempresa.com/componente.asp?id=6, Diciembre 2008.
Los sistemas ERP ocasionalmente son llamados back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrónicos tales como comercio electrónico, gobierno electrónico, telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas; así mismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo únicamente una relación administrativa con ellos (SRM).
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
Optimización de los procesos empresariales.
Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
2.3.3 Características de un ERP
Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables.
A. Integrales
Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables.
Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura), y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.
B. Modulares
Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una
módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo:
ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.
C. Adaptables
Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.
Otras características destacables de los sistemas ERP son:
Base de datos centralizada.
Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario.
Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un único programa (con multiplicidad de bibliotecas, eso sí) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.
La tendencia actual es ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los más utilizados).
2.3.4 Ventajas y Desventajas de un ERP
Ventajas
Actualmente con el rápido crecimiento de las empresas y la necesidad de tener una mejor administración de recursos y procesos, es de gran importancia contar con una herramienta que ayude a las empresas a coordinar mejor sus activos, procesos y recursos; es decir, un sistema ERP.
Permite integrar todos los procesos del negocio, optimizando recursos en diversas áreas como:
recursos humanos, finanzas, operaciones, entre otros.
Permite aumentar la productividad del negocio, llevar un mejor control de los costos y en general, mejor control de toda la empresa.
Incrementan la disponibilidad de la información, permitiendo a la compañía tener información en tiempo real tanto para la toma de decisiones como para hacer pronósticos más acertados sobre el desempeño de la empresa.
Es importante destacar que el sistema ERP es una poderosa herramienta para procesar e interpretar la información financiera con mayor efectividad, mejorando el desempeño del negocio tanto a corto como a largo plazo.
En el módulo de administración de la empresa, se puede realizar una planeación integral estratégica, monitorear el desempeño diario, consolidar el negocio y mantener una comunicación efectiva con los accionistas.
El módulo de tesorería, les permite medir la liquidez, manejar activos circulantes y tasas de interés, así como manejar portafolios de inversión y transacciones financieras.
El módulo de recursos humanos permite tomar decisiones, optimizar la inversión de la compañía en los empleados.
Un fabricante que no disponga de un ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio.
La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso tanto interno como externo. (espionaje industrial, malversación).
Como se puede ver, los sistemas ERP son de mucha utilidad para las empresas, ya que les permite manejar grandes cantidades de información actualizada continuamente con el fin de tomar decisiones oportunas sobre el desempeño del negocio.
Un fabricante que no disponga de un ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más está integrado.
El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como ahora será hecho.
anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el número de la versión (código de barras). La seguridad de las computadoras está incluida dentro del ERP, para proteger en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos alimenticios u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relación administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compañía para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento (interacción con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a través de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administración de la manufactura.
Desventajas
La principal desventaja que podemos mencionar es que actualmente implementar un sistema ERP puede resultar costoso para la empresa, por lo que generalmente es utilizado por grandes compañías que cuenten con los recursos para implementarlo.
Agregamos que muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP son debido a la inversión inadecuada para la educación continua del personal relevante, incluyendo los cambios de implementación y de prueba, y una falta de políticas corporativas que afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.
Otro punto importante que hay que destacar es que cualquier tipo de sistema empresarial, como lo son los ERP, requiere cambios fundamentales en la forma de operar el negocio y puede llegar a ser muy difícil tratar de cambiarla.
Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:
Los propietarios de pequeñas empresas están menos capacitados.
Cambio de personal no familiarizado con el ERP implantado.
Costos en la renovación de sus licencias anuales.
Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías.
Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.
Los sistemas pueden sufrir problemas del eslabón más débil: la ineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.
Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
La resistencia en compartir la información interna entre departamentos.
Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales del consumidor.
Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrización inicial de la aplicación que es común, éstas requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de negocio.
La gran mayoría de las PyMES cuentan con sistemas de información aislados poco funcionales y no disponen de un verdadero sistema integral ERP que permita a empresarios y directivos conocer de manera confiable y oportuna el estado de la organización.
Un buen sistema ERP para las pequeñas y medianas empresas necesita ofrecer lo siguiente:
Un grupo de aplicaciones firmemente integradas con la contabilidad, ya que la contabilidad es la columna vertebral del sistema ERP en su conjunto.
Una implementación rápida y a bajo costo, ya que los retrasos y tiempos de implantación excesivos afectan negativamente los resultados del negocio.
Opciones flexibles en precios, paquetes e implementación, que permitan que las PyMES vayan escalando en la implementación de aplicaciones de acuerdo a los propios requerimientos del negocio.
Accesibilidad a Internet y a dispositivos inalámbricos (wireless), hoy requisito esencial dada la velocidad de los negocios y la necesidad de acceso en cualquier lugar y en cualquier momento.
Soporte local para consultoría e implementación, lo cual es crítico ya que las PyMES por lo general no cuentan con suficientes recursos técnicos.
2.3.5 Importancia de los ERP en el sector Industrial
Un factor que favoreció la creación de opciones para satisfacer las nuevas necesidades fue, sin duda, el crecimiento de la industria del software o de programas para computadoras. Nacieron modernas aplicaciones empresariales y abarcaron áreas de creación reciente de la empresa. Si los MRP y los MRP II eran los controladores de algunos recursos de la empresa, los ERP integraban ya todos los procesos. Así, se inició el control de áreas como contabilidad, finanzas, administración
Cuando una empresa requiere de un ERP e inicia los ajustes para seleccionar uno en particular, debe aceptar que introducirá un orden interno donde diversas áreas se verán afectadas por el cambio, sin embargo, los resultados se ven desde un principio. Por ejemplo, los cierres contables que llegan a hacerse hasta con un mes de retraso se generan de manera casi automática al final del mes en curso. El acortamiento de estos ciclos trae consigo información muy valiosa que facilita tomar decisiones a favor, no sólo de un área, sino de toda la empresa.
Una vez que se ha implementado un ERP se notará que la organización se ha hecho eficiente y altamente productiva al tener su información al día y en orden. En consecuencia, sus procesos de producción y comercialización se hacen más eficientes, evitando o minimizando pérdidas y aumentando ganancias.
La importancia de la informática como herramienta competitiva en la industria es contundente, ya que permite reducir costos, aumentar la productividad, incrementar la calidad y la eficiencia de los procesos, favoreciendo con ello la fabricación sobre demanda. Los ERP´s han apoyado a múltiples organizaciones en su camino para consolidarse como empresas de clase mundial.
Cuando los administradores de una compañía se deciden a invertir una gran cantidad de capital en una implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) hay un cambio total de cómo opera la compañía, comparado con la manera tradicional. Las organizaciones que pueden adaptarse armoniosamente a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) pueden aprovechar al 100% las ventajas y colocarse delante de las demás, creando una ventaja competitiva.
En una economía global, muchas veces el éxito de una compañía depende de las inversiones que ésta haga en tecnología. La implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es un reto actual para las compañías; y si se logra su buena implementación y mejora continúa puede significar el éxito en la misma.
2.3.6 ¿Qué es Software con licenciamiento?
“Software con licenciamiento (también llamado no libre, software propietario, software privativo, software privado, software con propietario o software de propiedad), se refiere a cualquier programa informático en el que los usuarios tienen limitadas las posibilidades de usarlo, modificarlo
o redistribuirlo (con o sin modificaciones), o cuyo código fuente no está disponible o el acceso a éste se encuentra restringido”.9
En el software no libre una persona física o jurídica, posee los derechos de autor sobre un software negando o no otorgando, al mismo tiempo, los derechos de usar el programa con cualquier propósito; de estudiar cómo funciona el programa y adaptarlo a las propias necesidades (donde el acceso al código fuente es una condición previa); de distribuir copias; o de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras (para esto el acceso al código fuente es un requisito previo).
Al comprar una licencia original, se está adquiriendo el derecho a utilizar ese producto de acuerdo a las reglas establecidas por su autor. Por tratarse de un contrato, es necesario que el dueño de este software provea su consentimiento para que el mismo sea utilizado por un tercero. El contrato de licencia es la única vía legal por la cual el titular otorga este consentimiento.
Cada instalación de software requiere una licencia que la respalde. Existen distintos tipos de contratos de licencias. La manera en que estos contratos se formalizan, dependerá del régimen de licenciamiento que cada productora de software establezca.
Sin embargo, pueden identificarse tres grandes grupos:
1. Habitualmente, el software original se presenta en cajas impresas en alta calidad y con vistoso packaging, y dentro de ellas pueden encontrarse, entre otras cosas, la licencia de uso del software -único elemento legal que autoriza a utilizarlo- los manuales de los productos y, disquetes o CDs identificados con etiquetas pre-impresas que indican el nombre del productor del software, su versión y su lenguaje.
2. Otra forma muy común de licenciamiento, es a través de la pre-instalación del software en el disco duro al momento de adquirir la PC. En este caso, deberá solicitar y exigir al comercio la entrega de toda la documentación original que respalde dichas instalaciones.
3. Licencias por volumen, no incluyen la entrega física de paquetes de software, sino sólo la licencia de uso de varias copias.