Diseño de plan estratégico para la empresa Graphtec S A S

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(1)Informe desarrollo Práctica Empresarial “Diseño de Plan Estratégico para la empresa Graphtec S.A.S.”. FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CONSULTORIO DE DESARROLLO EMPRESARIAL CDEM. Presentado por:. PAOLA ANDREA CACERES BELTRAN FREDY DANIEL GOMEZ MUÑOZ YULI ANDREA SACRISTÁN RAMIREZ. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Bogotá, mayo del 2018.

(2) Informe desarrollo Práctica Empresarial “Diseño de Plan Estratégico para la empresa Graphtec S.A.S.”. FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CONSULTORIO DE DESARROLLO EMPRESARIAL CDEM. Presentado por: FREDY DANIEL GOMEZ MUÑOZ PAOLA ANDREA CACERES BELTRAN YULI ANDREA SACRISTÁN RAMIREZ. Docente: ELSA RODRIGUEZ MARTINEZ. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Bogotá, mayo del 2018.

(3) A, nuestras familias, por su apoyo incondicional durante todo el tiempo que estudiamos..

(4) AGRADECIMIENTOS. Los autores del presente informe expresan sus agradecimientos a la empresa Graphtec S.A.S., en especial al ingeniero Freddy Nieto, coordinador de operaciones, y a la docente Elsa Rodríguez, en calidad de tutora del CDEM, quienes con su experiencia y disposición brindaron el conocimiento para que fuese posible el desarrollo de esta práctica empresarial..

(5) Tabla de contenido. Introducción. 16. Justificación. 18. Descripción de la Empresa. 20. Reseña empresarial. 20. Logo. 21. Misión. 21. Visión. 21. Tipo de influencia social. 22. Servicios. 23. Impresión.. 25. Opalizado.. 25. Pintura.. 25. Fijación térmica.. 25. Reacondicionamiento.. 25. Identificación y formulación del problema. 26. Formulación del problema. 26. Descripción del problema. 26. Diagnostico empresarial. 28.

(6) La entrevista. 28. Análisis de la entrevista. 29. Recomendaciones. 30. La Encuesta Encuesta aplicada al Área Administrativa Encuesta aplicada al Área de Producción Análisis general encuesta aplicada al Área de Producción Recomendaciones Análisis del Entorno Empresarial Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI). 31 35 39 48 49 50 52. Gestión Gerencial. 52. Gestión Administrativa. 55. Gestión Operativa. 55. Recomendaciones. 56. Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE). 56. Político. 56. Económico. 58. Social. 60. Tecnológico. 60. Ambiental. 60.

(7) Legal. 61. Recomendaciones. 61. Análisis Matriz Interno y Matriz Externo (MIME). 61. Objetivo General. 62. Objetivos Específicos. 62. Plan de trabajo. 64. Cronograma. 66. Metodología para el diseño de la Matriz del Perfil Competitivo. 67. Metodología para determinar la carencia de Marketing Digital. 72. Metodología para diseñar la Misión y Visión de Graphtec S.A.S.. 75. Organigrama. 77. Cuadro de Mando Integral. 79. La perspectiva financiera. 79. La perspectiva del cliente. 80. La perspectiva del proceso interno. 81. La perspectiva de aprendizaje y crecimiento. 82. Problemas que trata de resolver el Cuadro de Mando Integral. 83. Beneficios del Cuadro de Mando Integral. 83. Indicadores. 85. Requisitos para la selección de indicadores. 85.

(8) Metodología para diseñar los objetivos estratégicos de Graphtec S.A.S.. 87. Estudio de la Perspectiva Financiera. 94. Descripción de los resultados. 101. Logros. 103. Indicadores aplicados. 105. Presupuesto Final. 106. Conclusiones. 107. Recomendaciones. 108. Referencias bibliográficas. 109. Anexos. 111.

(9) Lista de figuras. Figura 1. Organigrama de Graphtec S.A.S.. 23. Figura 2. Propuesta de Organigrama. 78. Figura 3. Propuesta Mapa Estratégico. 84.

(10) Lista de gráficas. Gráfica 1. Perfil del Talento Humano Área Administrativa. 38. Gráfica 2. Consolidado Encuesta Área Administrativa. 38. Gráfica 3. Resultados primera pregunta de la Encuesta, Área de Producción. 42. Gráfica 4. Resultados segunda pregunta de la Encuesta, Área de Producción. 42. Gráfica 5. Resultados tercera pregunta de la Encuesta, Área de Producción. 43. Gráfica 6. Resultados cuarta pregunta de la Encuesta, Área de Producción. 44. Gráfica 7. Resultados quinta pregunta de la Encuesta, Área de Producción. 44. Gráfica 8. Resultados sexta pregunta de la Encuesta, Área de Producción. 45. Gráfica 9. Resultados séptima pregunta de la Encuesta, Área de Producción. 46. Gráfica 10. Resultados octava pregunta de la Encuesta, Área de Producción. 46. Gráfica 11. Resultados novena pregunta de la Encuesta, Área de Producción. 47. Gráfica 12. Resultados décima pregunta de la Encuesta, Área de Producción. 48. Gráfica 13. Consolidado Encuesta Área de Producción. 49. Gráfica 14. Comparativo del entorno económico colombiano con el subsector actividades de impresión. 59. Gráfica 15. Matriz MIME. 62. Gráfica 16. Comportamiento anual de las ventas en Graphtec S.A.S.. 95. Gráfica 17. Comportamiento anual de la producción en Graphtec S.A.S.. 96. Gráfica 18. Comparativo de producción y ventas del mes de enero en Graphtec S.A.S. 97 Gráfica 19. Comportamiento histórico de las ventas mensuales de Graphtec S.A.S.. 98. Gráfica 20. Perspectiva de crecimiento de Graphtec S.A.S.. 99.

(11) Lista de imágenes. Imagen 1. Logo Graphtec S.A.S.. 21. Imagen 2. Ubicación geográfica de Graphtec S.A.S.. 22. Imagen 3. Modelo de Encuesta aplicada al Área Administrativa. 36. Imagen 4. Modelo de Encuesta aplicada al Área de Producción. 39. Imagen 5. Cuadro de convenciones de la matriz MEFI. 51. Imagen 6. Cuadro de convenciones de la matriz MEFE. 52.

(12) Lista de tablas. Tabla 1. Servicios de Graphtec S.A.S.. 23. Tabla 2. Ficha técnica de las encuestas. 34. Tabla 3. Tabulación Encuesta del Área de Administrativa. 37. Tabla 4. Tabulación Encuesta del Área de Producción.. 41. Tabla 5. Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI) de la empresa Graphtec S.A.S.. 54 Tabla 6. Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE) de la empresa Graphtec. S.A.S.. 57 Tabla 7. Matriz del Perfil Competitivo. 71. Tabla 9. Comparativo páginas web. 73. Tabla 10. Análisis de Misión y Visión de Graphtec S.A.S.. 75. Tabla 11. Propuesta de Misión y Visión. 76. Tabla 12. Objetivos Estratégicos de Graphtec S.A.S.. 88. Tabla 13. Propuesta Objetivos Estratégicos. 91. Tabla 14. Indicadores Aplicados. 105. Tabla 15. Presupuesto del proyecto. 106.

(13) Lista de anexos. Anexo A. Entrevista. 111. Anexo B. Comparativo de las ventas y la producción de Graphtec S.A.S.. 114. Anexo C. Comparativo histórico mes de enero de Graphtec S.A.S.. 115. Anexo D. Escenario de crecimiento de Graphtec S.A.S.. 116.

(14) Prologo. Si bien es cierto que la competencia empresarial es creciente en todos los ámbitos, entre ellos la globalización de los mercados; ello contribuye a que hoy en día las organizaciones deban preocuparse y actuar frente a su gestión vigente, pensando en su sostenibilidad y proyección futurista.. Uno de los desafíos que enfrentan las empresas, está presente en el planear de manera estratégica sus acciones, que no solo apoyaran en la toma de decisiones sino en contar con orientaciones para cubrir las diferentes situaciones previstas o que generen incertidumbre; tomando como base los retos que a diario ocurren en los entornos cambiantes.. Se ha tomado la planeación estratégica como aquella herramienta gerencial necesaria para los escenarios actuales, donde avalados en diferentes herramientas de diagnóstico y análisis de la situación actual como ocurre en la empresa Graphtec S.A.S, se presenta y analiza el direccionamiento estratégico a fin de generar una propuesta ajustada a la realidad donde se determinan las proyecciones estratégicas de manera puntual y acertada para el establecimiento de indicadores que medirán su cumplimiento.. Esta herramienta administrativa además de ser necesaria tiene un propósito retador ya que de acuerdo con su aplicación puede introducir a la empresa en una cultura de mejoramiento continuo, lo que puede generarle una posición más competitiva en el mercado..

(15) La elaboración de este documento es fruto de Andrea, Paola y Fredy, estudiantes que, con su responsabilidad y compromiso, originaron la aplicación de conocimientos en su vida profesional como Administradores de Empresas, reflejados en la práctica empresarial donde se visualiza el resultado de su transitar académico y la capacidad de proyectarlo como consultores.. “Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo” Benjamín Franklin..

(16) 16 Introducción. La planeación estratégica es una metodología que permite a las empresas definir la meta y los objetivos estratégicos de la organización, lo cual marca la ruta a seguir por todo el personal; este proceso deber ser sometido a un permanente análisis y seguimiento para continuar en un mercado competitivo, por lo tanto, los estudiantes de la Universidad Cooperativa de Colombia han querido iniciar su proyecto de grado con la modalidad de práctica empresarial en la cual se realiza una intervención en la empresa Graphtec S.A.S. con el fin de reconocer, diagnosticar y proponer acciones de mejoramiento para la Planeación Estratégica de la organización, iniciado en el primer semestre del 2018.. El objeto de este proceso práctico es coadyuvar con los propósitos del ente organizacional, así como identificar las oportunidades de mejora, de esta manera fortalecer las capacidades y competencias de los estudiantes.. La primera fase contempla los lineamientos establecidos por el CDEM, los resultados de la encuesta aplicada al Área de Producción, Área Administrativa, la entrevista desarrollada a la Subgerente de la empresa y, por último, el análisis de las matrices de evaluación para el diagnóstico empresarial bajo la metodología MEFI, MEFE y MIME.. La segunda fase del proyecto consta en la elaboración de la matriz del perfil competitivo (MPC), resultando como factor clave de éxito importante a estudiar en profundidad; la carencia de Marketing Digital, para luego esbozar el análisis de la Misión y Visión existente en Graphtec.

(17) 17 y así elaborar la propuesta del Diseño del Plan Estratégico, abordando el Mapa Estratégico, Organigrama, el estudio de la Perspectiva Financiera y el Cuadro de Mando Integral.. Finalmente se generó el valor agregado de la práctica empresarial, que comprendió la elaboración del Cuadro de Mando Integral en Excel, totalmente formulado y dinámico, como herramienta de gestión para medir la misión, visión y objetivos estratégicos propuestos. El cual será entregado a la empresa, con la respectiva inducción sobre el manejo de la misma..

(18) 18 Justificación. Toda organización empresarial debe tener un guion principal en la cual giran y se enfocan los esfuerzos para lograr los objetivos estratégicos organizacionales y seguir en un mercado altamente competitivo y cambiante, en virtud de lo anterior, la empresa Graphtec S.A.S. debe estar en sintonía con el entorno para garantizar la continuidad del negocio.. Ahora bien, con base a los resultados obtenidos de las técnicas de recolección de información como es la entrevista desarrollada a la dirección de la empresa, la encuesta aplicada al Área de Producción, Área administrativa y las reuniones semanales sostenidas con el Coordinador de Operaciones, se identifican líneas de acción en la cual el programa práctica empresarial puede ayudar a fortalecer la organización, entre las principales es diseñar la Planeación Estratégica de la empresa.. En la reseña empresarial de Graphtec S.A.S. se identifica el proceso evolutivo del ciclo de vida de la empresa y el contexto que la rodea, en este sentido la organización se encuentra en su octavo año en el ámbito empresarial con una estructura organizacional familiar.. Martínez (2010) hace una clara distinción en las etapas de desarrollo de la propiedad, en el desarrollo de la familia y la etapa en el desarrollo de los negocios, así las cosas, el presente proyecto identifica los siguiente niveles de desarrollo en Graphtec S.A.S., es una empresa donde la dueña “gerente general” ostenta la propiedad, en cuanto al desarrollo de la familia se encuentra en la tercera etapa evolutiva modelo conceptual propuesto por Gersick y es “el trabajo conjunto.

(19) 19 entre padres e hijos” (Martínez, 2010, p.30), y por último, desde el punto de vista de los negocios, la empresa se encuentra en la etapa de crecimiento o como lo denomina el autor etapa de inicio y despegue.. Con los elementos anteriores se busca retroalimentar, actualizar y sugerir acciones de mejora que reorienten la Planeación Estratégica de la empresa..

(20) 20 Descripción de la Empresa. Reseña empresarial. La empresa Graphtec S.A.S., es una pequeña empresa de carácter familiar, que cuenta con 53 trabajadores, reinició sus labores en el año 2010 mediante la actual razón social, luego de disolver la sociedad comercial Vitroscreen Limitada por decisión de los socios, su principal actividad económica según código CIIU 1811 son la actividades de impresión, es decir, es una empresa que brinda soluciones gráficas en decorado sobre envases de vidrio, cerámica, aluminio y plástico para la industria cosmética, farmacéutica y publicitaria, la principal sede y fabrica está ubicada en la ciudad Bogotá, dentro de sus principales clientes mayoristas se encuentra; Vogue, L’Oreal, entre otras.. Actualmente la empresa cuenta con dos bodegas para almacenamiento y una tercera instalación “planta” donde se concentra las cinco (5) líneas de negocio o procesos complementarios como son: impresión, opalizado, pintura, fijación térmica y reacondicionamiento.. Graphtec S.A.S., está conformado en la alta dirección por su propietaria y gerente general de la empresa, seguida por el subgerente quien es la hija de la fundadora de la organización. En los últimos cuatro años ha incorporado personal en las áreas administrativas y un profesional en ingeniería industrial, en su parte operativa cuenta con personal capacitado para realizar tareas específicas según el proceso a desarrollar..

(21) 21 El proceso de transformación de la materia prima tiene riesgos implícitos que son propios en el manejo de químicos, haciendo que la calificación de la ARL sea de riesgo tres (3).. Logo Imagen 1. Logo Graphtec S.A.S.. Nota: Adoptado de Graphtec S.A.S., 2018. Bogotá.. Misión. GRAPHTEC SAS es una empresa dedicada a la decoración sobre envases de vidrio para el sector cosmético, farmacéutico y publicitario, que se caracteriza por prestar un servicio ágil, flexible y acorde con las últimas tendencias del mercado, proporcionando servicios alineados a los requisitos del cliente y las partes interesadas.. Visión. Queremos ser la primera empresa en decorado sobre envases de vidrio para el 2020, siendo innovadora, que propone los mejores servicios de impresión, pintura y opalizado en el mercado nacional e internacional..

(22) 22 Tipo de influencia social. La empresa Graphtec S.A.S., tiene una influencia social positiva, ya que generan empleo y ofrecen oportunidad de desarrollo a jóvenes que apenas inicia su vida laboral, con ello mejoran la calidad de vida del personal contratado. Adicionalmente al pertenecer en el sector secundario de la economía ayuda a dinamizar el subsector en el cual se encuentra inmerso la organización.. La empresa presta un servicio intermedio dentro del eslabón de la cadena de valor del sector industrial de impresión, conllevando a desarrollar procesos semi-industrializados en la obtención de un producto final que es el decorado del envase de vidrio u otras superficies, está organización empresarial se encuentra ubicada en la Carrera 91 # 68 A – 50, Barrio Florida Blanca, Localidad de Engativá en la ciudad de Bogotá D.C.. Imagen 2. Ubicación geográfica de Graphtec S.A.S.. Nota: Adoptado de Google Maps (https://www.google.com.co/maps), 2018..

(23) 23 La empresa Graphtec S.A.S., cuenta con la siguiente estructura organizacional:. Figura 1. Organigrama de Graphtec S.A.S.. Nota: Adoptado de Graphtec S.A.S., 2018.. Servicios. Tabla 1. Servicios de Graphtec S.A.S. Servicios Impresión Plásticos Vidrio Aluminio Proceso en superficies: Planas Cilíndricas u ovaladas. Imagen.

(24) 24 Opalizado Grabados en vidrio y plástico.. Pintura Se le da un cambio al aspecto al envase por medio de aspersión de pintura.. Fijación térmica Proceso por el cual se adhiere las pinturas aplicadas a los envases.. Reacondicionamiento Limpieza de los envases que se le hicieron proceso ya sea de pintura o gravado.. Nota: Adoptado de Graphtec S.A.S., 2018..

(25) 25 A continuación, se realiza una descripción de los servicios que presta la empresa, tomados de la página oficial.. Impresión. Se toma el diseño requerido por el cliente, se plasma en una superficie plana, circular u ovalada, también se puede imprimir en plástico, vidrio o aluminio, en este proceso se pueden incluir dos colores, cuando son imágenes a full color o varios colores se procede a clasificarlo como policromía, se define qué tipo de proceso se requiere utilizar y se procede a realizarlo.. Opalizado. Por medio de este proceso se da el efecto sandblasting, el terminado es diferente, en Graphtec se realiza el proceso por medio de la aplicación directo del químico al envase.. Pintura. Este proceso se da por medio de aspersores en el cual se puede dar diferentes colores al envase y acabados.. Fijación térmica. En este proceso se fija la pintura al envase por medio de la variación térmica según lo requerido de la materia prima que se utilizó.. Reacondicionamiento. Es el proceso en donde se limpia los envases de la pintura que se les aplicó..

(26) 26 Identificación y formulación del problema. Formulación del problema. ¿Cómo se beneficia Graphtec S.A.S. con el diseño del Plan Estratégico?. Descripción del problema. La empresa Graphtec S.A.S., es una empresa establecida desde el año 2010, con un antecedente importante desde 1996 cuando incursionó en el mercado local con el nacimiento de la empresa Vitroscreen Ltda. El actual portafolio de servicios está definido, sin embargo, a partir del diagnóstico empresarial realizado por los estudiantes de la Universidad Cooperativa de Colombia a la empresa, se sugiere revisar y considerar aspectos muy importantes para una correcta planificación estratégica y así continuar en un entorno empresarial altamente competitivo.. Considerando lo anterior es importante señalar que la intensión es aportar con el diseño de la Planeación Estratégica de la empresa. Rojas y Medina (2012) señalan los pasos de la planeación estratégica donde refieren que se inicia con un análisis situacional de la organización, con el propósito de identificar la actual posición estratégica de la empresa, en la cual debe responder interrogantes sobre el horizonte de la organización, para luego llegar a los valores finales como son la misión, visión, estrategia, factores claves de éxito y objetivos estratégicos..

(27) 27 Actualmente la empresa tiene una visión organizacional exigente y de gran pergamino, pues este invita a ofrecer los servicios a un mercado internacional, sin embargo, se puede resaltar que la experiencia y el conocimiento de mercado que tiene la dirección de la empresa ha conllevado a plantearse la meta a alcanzar sin tener en cuenta una metodología estructurada donde se evalúen variables que impactan directamente a la organización y al objeto social.. Otra dificultad a la que se enfrenta la empresa internamente es la ausencia de indicadores de gestión que permita estructurar, evaluar y determinar la capacidad económica y financiera de la compañía, por lo tanto, la toma de decisiones no tiene un grado de rigurosidad técnica, sino es un proceso basado en la experticia del negocio. Adicionalmente no hay que perder de vista la ubicación geográfica de la empresa donde exige examinar las disposiciones legales del Plan de Ordenamiento Territorial aún en construcción por parte del gobierno distrital.. Finalmente, la planeación estratégica es un proceso pensado para mejorar y encaminarse a un norte objetivo. Conteras (2013) sostiene que la estrategia se puede analizar desde dos perspectivas, el primero está directamente relacionado a las actividades de la empresa y como se articula los planes a corto y largo plazo, el segundo está encaminado a una revisión minuciosa de la sostenibilidad y direccionamiento de la empresa. Adicionalmente el autor resalta el aporte de Chandler (2003) cuando señala que “se requiere de mucho tiempo y de la aplicación de recursos suficientes para alcanzar la madurez” organizacional (Contreras, 2013, p. 161)..

(28) 28 Diagnostico empresarial. En este apartado, a Graphtec S.A.S. es examinada como una organización empresarial integral, donde interactúan los elementos físicos y humanos disponibles, para proyectarse a un mercado global en términos de crecimiento y sostenibilidad. A continuación, se encontrará las herramientas y la metodología de diagnóstico utilizada.. La entrevista. Una de las herramientas de recolección de información utilizada para el diagnóstico empresarial es la entrevista cualitativa, el instrumento seleccionado reúne las características propias como es “el problema de estudio no se puede observar y se pretende obtener perspectivas y experiencias del entrevistado” (Hernández, 2014, p. 403), sobre la planeación estratégica de la empresa Graphtec S.A.S.. Mediante la herramienta seleccionada se busca un acercamiento a las perspectivas que tiene la parte directiva de la empresa, para lo cual la entrevista practicada a la Subgerente, hija de la fundadora de la empresa, reúne elementos como es la trayectoria laboral en la compañía, conoce los aspectos propios externos e internos a que ha sido expuesta la unidad de negocio en el ejercicio de su objeto social, y por último, la empresa familiar está en una transición de relevo generacional, pues la dueña y fundadora tiene la intención de entregar el control y el mando general a los hijos..

(29) 29 El instrumento estructurado (ver anexo A) consta de 12 preguntas, de los cuales 11 interrogantes son abiertas, con el propósito de indagar sobre el horizonte del negocio, adicionalmente la pregunta numero 12 es un interrogante cerrado para conocer la perspectiva de los factores claves de éxito de la empresa. La entrevista aborda tres componentes importantes, como es la visión del negocio, el proceso implementado para la planeación estratégica de la empresa y, por último, se desarrolla interrogantes sobre el contexto interno y externo inmerso en un mercado competitivo.. Análisis de la entrevista. Al consultarse sobre el alcance de la visión, la alta dirección de la empresa tiene incertidumbre para alcanzar la meta trazada por factores externos como es el cambio de gobierno nacional y la reubicación de la empresa en una zona industrial, sin embargo, se conoce que la empresa adquirió un lote aledaño y está en proceso de construcción, con el propósito de ampliar la infraestructura y la capacidad de esta.. Sobre la internacionalización de la empresa no se tiene claro el horizonte, aunque reconocen que tienen potencial para hacerlo, en la actualidad están marcando el objetivo y van a participar en un congreso internacional para buscar contactos y nueva tecnología, es decir, que la empresa está trabajando en simultaneo el proyecto de inversión y la visión de internacionalización. Al ser consultada sobre una visión de 10 años, la alta dirección no tiene claro cuál es la meta de largo plazo.. El proceso de planeación estratégica de la empresa es muy joven, hasta ahora surgió la necesidad de planearla debido al crecimiento de la organización en los dos últimos años, para la.

(30) 30 cual se concluye que dentro del ciclo de vida la empresa se encuentra en la fase de crecimiento, no se visualiza una empresa en la fase de madurez y consolidación.. La planeación estratégica hasta ahora implementada ha sido de manera empírica por conocimiento de mercado, sin embargo, se resalta en la entrevista que la planeación bien elaborada se está diseñando con esta práctica empresarial en conjunto con el ingeniero Freddy Nieto.. Un factor competitivo de Graphtec S.A.S frente al mercado es la adopción de materia prima amigable con el medio ambiente, pues están sustituyendo tintes con base de plomo a tintes hechas con base de agua, sin embargo, reconocen que este proyecto aún sigue en fase de implementación y que puede retrasar el cumplimiento de las metas.. Frente a la calificación en factores claves internos de la empresa, se identifica que requiere fortalecer la tecnología, estructura organizacional y la formación académica del personal.. Recomendaciones. Si bien es cierto que la visión invoca prestar servicios en el mercado internacional, la dirección de la empresa no tiene claro cómo llegar a ese mercado internacional, se sugiere a la empresa asesorarse de una firma especializada en comercio exterior y que realice un estudio de mercado internacional, para que puedan establecer la ruta a seguir. Adicionalmente se sugiere definir el orden de los proyectos y el horizonte de tiempo en la cual piensan finalizar las iniciativas en curso para dar cumplimiento con la visión planteada..

(31) 31 La Encuesta. Se aplicó un método de recolección de información en Graphtec S.A.S. para conocer la empresa de forma interna y externa, los cuales fueron la encuesta y la entrevista; en cuanto a la encuesta se realizaron dos tipos, uno para el Área Administrativa y otra para el Área de producción.. La encuesta es una técnica cuantitativa que se utiliza sobre una muestra de personas que representa a un grupo más grande, se usan preguntas interrogativas que permitan obtener datos y mediciones objetivas (Gil, 2016).. Existen dos tipos de enfoques el “Enfoque Cualitativo utiliza la recolección de datos sin medición numérica para descubrir o afinar preguntas de investigación en el proceso de investigación”(Sampieri, Fernández, Baptista2010, p.7) y el “Enfoque Cuantitativo usa la recolección de datos para probar hipótesis, con base en la medición numérica y el análisis estadístico, para establecer patrones de comportamiento y probar teorías” (Sampieri, Fernández, Baptista, 2010, p.4), de esta manera se emplea la encuesta ya que es un método que permite una medición y análisis estadístico.. La encuesta personal “Consiste en una entrevista personal que se establece entre dos personas, a iniciativa del entrevistador, para obtener información sobre unos objetivos determinados” (Gil, 2016, p.154), además se implementó una encuesta On-Line para tener un.

(32) 32 dinamismo, como dice Gil (2016) este tipo de encuestas tienen tres fases las cuales son la creación, la publicación y el control de respuestas.. En la fase de diseño se deben tener en cuenta unas características que permitan que la encuesta sea atractiva para la persona que la está viendo, que sea comprensible, que se pueda visualizar desde cualquier explorador, debe tener un recuadro donde se muestre el avance de la encuesta y marcarlas como preguntas obligatorias (Gil, 2016).. En cuanto a la publicación de la encuesta “se puede materializar en una página web, en un bloc… para acceder a la encuesta se debe realizar mediante un link de acceso exclusivo para cada usuario, de modo que se garantice la unidad de las respuestas” (Gil, 2016, p.162) y finalmente el control de la respuesta tiene tres objetivos los cuales son, la misión de la encuesta, gestionar a los usuarios y el desarrollo estadístico. (Gil, 2016).. Gil (2016, p.163) cita a Groves (1989) en donde dice que toda encuesta tiene cuatro tipos de error que son “el error de muestreo, el error de medida, el error de no- respuesta y el error de no cobertura”, el error por medida se logra porque se obtuvieron respuestas inapropiadas a causas de una encuesta deficiente, el error de cobertura puede deberse a la falta del uso de medios tecnológicos y el error de no-respuesta es debido a que no se incentiva a la población a responder la encuesta y poder obtener la muestra deseada. (Gil,2016).. La encuesta tiene preguntas de tipo cerradas “Son las que el encuestado se limita a elegir una o varias de las respuestas definidas previamente en el cuestionario” (Gil, 2016, p.170),.

(33) 33 además se utilizaron preguntas semi – abiertas, la característica de estas es que permiten dar una respuesta de opinión si así lo considera el encuestado. (Gil,2016).. Se debe tener en cuenta que es método de recolección cuantitativo así que las respuestas deben ser objetivas. Es posible que en la verificación de las respuestas se encuentren algunas que han sido contestadas incorrectamente y de las cuales es arriesgado ya que se puede dañar la muestra y se opta por tabularlas, pero no hacen parte del análisis. (Sampieri, Fernández, Baptista, 2010).. Para la tabulación de la información se elaborara una tabla en la cual se relacionen las preguntas realizadas, las respuestas obtenidas y las respuestas de forma incorrecta; la presentación de los resultados “la distribución de frecuencias, especialmente cuando utilizamos los porcentajes, pueden presentarse en forma de histogramas o graficas de otro tipo” (Sampieri, Fernández, Baptista, 2010, p.290), teniendo en cuenta a los autores se seleccionó el histograma que es el método adecuado para presentar la información y realizar el respectivo análisis.. Teniendo en cuenta que Graphtec S.A.S., tiene un total de 53 empleados, de los cuales 48 son del Área de Producción que corresponde al 91% de la empresa y 5 del Área Administrativa que corresponden al 9%. De esta manera se encuestaron un total de 36 operarios, es decir 12 empleados no respondieron la encuesta.. Con base en lo anterior, del Área administrativa respondieron 3 personas que equivalen al 6% de los empleados, del Área de Producción respondieron 36 personas equivalentes al 68% y.

(34) 34 las 12 personas que no respondieron equivalen al 26%, de esta manera se cumple con el 100% de los empleados de Graphtec S.A.S. A continuación, se describe la ficha técnica de la encuesta aplicada, tanto en el Área Administrativa, como en el Área de Producción.. Tabla 2. Ficha técnica de las encuestas Objetivo. Conocer los elementos propios de la gestión administrativa y operativa que sean tenidos en cuenta para el mejoramiento de la empresa Graphtec S.A.S.. Universo. Compuesto por hombre y mujeres que trabaja en la Área de Administrativa y Producción de la empresa Graphtec. Tamaño de la muestra. 36 operarios y 3 administrativos elegidos de forma aleatoria simple.. Técnica de recolección Diseño. Cuestionario físico y On-Line. Fecha de recolección. Encuesta de 10 preguntas cerradas, con la oportunidad de argumentar la respuesta “NO" 17 de febrero del 2018. Nota: Autores del documento..

(35) 35 Encuesta aplicada al Área Administrativa. La finalidad de la encuesta al Área Administrativa era conocer que tanto conocían la empresa a nivel organizacional ya que son las personas que están más cercanas a esta parte de la planeación, se envió una encuesta elaborada por “Google Docs.” y enviada por correo electrónico para facilitar la recolección de datos, se tenía una muestra de seis personas que son todas las del Área Administrativa.. Una vez se cumplieron los plazos para diligenciar la encuesta solo tres personas respondieron la encuesta y por tal razón no es posible tomar la encuesta para realizar un análisis detallado porque los criterios no son los suficientes para el respectivo análisis. Finalmente se recomienda a las personas del Área que muestren más interés por este tipo de actividades ya que el su único fin es el mejoramiento de la empresa.. A continuación, encontrará el modelo y los resultados de la encuesta aplicada al Área Administrativa..

(36) 36 Imagen 3. Modelo de Encuesta aplicada al Área Administrativa.

(37) 37 Tabla 3. Tabulación Encuesta del Área de Administrativa. No.. 1 2 3. 4. 5 6. 7. 8 9. 10. Tabulación Encuesta Área de Producción Pregunta Respuesta Porcentaje Menor a un año 4% Antigüedad en la empresa Dos a tres años 0% Más de tres 2% Primaria 0% Bachillerato 0% Indique su nivel educativo Técnico 0% Tecnólogo 2% Profesional 4% SI 6% ¿Conoce la planeación de la empresa? NO 0% 6% ¿Considera que la empresa es líder en el SI sector NO 0% 6% ¿Conoce la Misión y la Visión de Graphtec SI S.A.S? NO 0% 1 0% 2 0% ¿Cuántos son los tipos de servicios que 3 0% ofrece la empresa? 4 2% 5 2% Más 2% SI 6% De acuerdo con el organigrama de la empresa ¿Tiene claro los conductos NO 0% SI 4% ¿Teniendo en cuenta el tiempo que usted lleva en la empresa ha visto el crecimmiento NO 2% y desarrollo de la misma? ¿Usted considera que la empresa logrará SI 6% aumentar su capacidad productiva con la 0% misma estructura organizacional, basada en NO la eficiencia? 6% ¿Graphtec S.A.S cuennta con manuales: de SI inducción, de procesos y procedimientos? NO 0% 6% ¿La empresa le brinda espacios para dar a SI conocer sus aportes que le permitan mejorar NO 0% en su puesto de trabajo? ¿La empresa le brinda espacios para dar a SI 6% conocer las dificultades que pueda tener en 0% su puesto de trabajo y los tienen en cuenta? NO. Nota: Autores del documento.. Cantidad 2 0 1 0 0 0 1 2 3 0 3 0 3 0 0 0 0 1 1 1 3 0 2 1 3 0 3 0 3 0 3 0.

(38) 38 Gráfica 1. Perfil del Talento Humano Área Administrativa. Porcentaje de empleados. Antigüedad en la empresa y nivel educativo 5% 4% 3% 2% 1% 0%. 4%. 4% 2%. 2%. 0%. 0%. 0%. 0%. Respuestas Nota: Autores del documento.. Gráfica 2. Consolidado Encuesta Área Administrativa. Porcentaje de empleados. Elementos Propios de la Gestión Administrativa 7%. 6%. 6%. 6%. 6%. 6%. 6%. 6%. 6%. 6% 5%. 4%. 4% 3%. 2% 2% 2%. 2%. 2% 1%. 0%. 0%. 0% 0% 0% 0%. 0%. 0%. 0%. 0%. 0%. 1. 3. Nota: Autores del documento.. 4. 5 6 Preguntas y respuestas. 7. 8. 9. 10. NO. SI. NO. SI. NO. SI. NO. SI. NO. SI. NO. SI. Más. 5. 4. 3. 2. 1. NO. SI. SI 2. NO. SI. NO. 0%.

(39) 39 Encuesta aplicada al Área de Producción. A continuación, encontrará el modelo de encuesta dirigida al Área de Producción, con el propósito de abordar temáticas propias de los procesos misionales de la empresa y como lo perciben los empleados. En la tabla No. 2 se totaliza el resultado de la encuesta aplicada, adicionalmente encontrará las gráficas por cada pregunta y el análisis correspondiente.. Imagen 4. Modelo de Encuesta aplicada al Área de Producción.

(40) 40.

(41) 41 Tabla 4. Tabulación Encuesta del Área de Producción. Tabulación encuesta Área de Producción No. Pregunta. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. ¿La estructura organizacional que maneja la empresa le permite trabajar en equipo?. Respuesta Si No. Sin respuesta Si/No Si No ¿Conoce el organigrama de Graphtec S.A.S? Sin respuesta Si/No Si ¿El organigrama le permite entender los cargos y las líneas No directas de comunicación con el Jefe Directo? Sin respuesta Si/No Si ¿La organización cuenta con Manuales de Procedimientos, No sencillo de entender para la ejecucuión de su trabajo? Sin respuesta Si/No Si ¿La empresa le brinda espacios para dar a conocer sus aportes No que le permitan mejorar en su puesto de trabajo? Sin respuesta Si/No Si ¿La empresa le brinda espacios para dar a conocer las No dificultades que pueda tener en su puesto de trabajo y los tienen Sin respuesta en cuenta? Si/No Si ¿La empresa le da la oportunidad de tener una formación No académica y profesional? Sin respuesta Si/No Si No ¿Disfruta haciendo su trabajo en Graphtec S.A.S? Sin respuesta Si/No Si ¿Se siente motivado y satisfecho con los objetivos que tiene la No empresa? Sin respuesta Si/No Si No ¿Siente que su trabajo es valorado? Sin respuesta Si/No. Porcentaje Cantidad 67% 32 2% 1 0% 0% 58% 10% 0% 0% 58% 8% 2% 0% 52% 15% 2% 0% 60% 6% 2% 0% 67% 0% 2% 0% 60% 8% 0% 0% 67% 0% 2% 0% 60% 2% 4% 2% 54% 10% 2% 2%. 0 0 28 5 0 0 28 4 1 0 25 7 1 0 29 3 1 0 32 0 1 0 29 4 0 0 32 0 1 0 29 1 2 1 26 5 1 1.

(42) 42 Gráfica 3. Resultados primera pregunta de la Encuesta, Área de Producción ¿La estructura organizacional que maneja la empresa le permite trabajar en quipo?. Porcentaje empleados. 70%. 67%. 60% 50% 40% 30% 20% 10%. 2%. 0%. 0%. 0% Si. No. Sin respuesta Respuestas. Si/No. Nota: Autores del documento.. Entre la población encuestada se evidencia que el 67% de los empleados del Área de Producción sienten que tienen un buen equipo de trabajo y el 2% que no, debido a que son nuevos en la empresa y aún no conocen la estructura organizacional.. Gráfica 4. Resultados segunda pregunta de la Encuesta, Área de Producción ¿Conoce el organigrama de Graphtec S.A.S? Porcentaje empleados. 70% 60%. 58%. 50% 40% 30% 20%. 10%. 10%. 0%. 0%. 0% Si. Nota: Autores del documento.. No. Sin respuesta Respuestas. Si/No.

(43) 43 Del total de los encuestados, el 10% afirma no conocer el organigrama, se evidenció que en el desarrollo de la encuesta las personas desconocen la palabra “organigrama” y puede ser la razón del desconocimiento de la misma, esto puede ser falta de una inducción general y el 65% dicen si porque lo han visto al ingresar al Área Administrativa.. Gráfica 5. Resultados tercera pregunta de la Encuesta, Área de Producción. Porcentaje empleados. ¿El organigrama le permite entender los cargos y las líneas directas de comunicación con el Jefe Directo? 70% 60%. 58%. 50% 40% 30% 20%. 8%. 10%. 2%. 0%. 0% Si. No. Sin respuesta Respuestas. Si/No. Nota: Autores del documento.. Los empleados del Área de Producción en el 58% tienen claro quién es su Jefe Directo, como resultado del desconocimiento de la palabra “organigrama” se observa que el 8% respondió que no y el porcentaje restante se debe a las personas que no marcaron la respuesta a pesar de que se les comento que, si tenían dudas, preguntaran al respecto..

(44) 44 Gráfica 6. Resultados cuarta pregunta de la Encuesta, Área de Producción. Porcentaje de empleados. ¿La organización cuenta con Manuales de Procedimientos, sencillo de entender para la ejecucuión de su trabajo? 60%. 52%. 50% 40% 30% 15%. 20% 10%. 2%. 0%. 0% Si. No. Sin respuesta Respuestas. Si/No. Nota: Autores del documento. De acuerdo con la información obtenida previamente se puede concluir que los empleados en un 52% conocen los manuales, el 15% posiblemente no porque son personas nuevas y aún no se les ha socializado o instruido en cuanto a los procesos, esto conlleva a la ineficiencia y a posibles accidentes laborales.. Gráfica 7. Resultados quinta pregunta de la Encuesta, Área de Producción. Porcentaje de empleados. ¿La empresa le brinda espacios para dar a conocer sus aportes que le permitan mejorar en su puesto de trabajo? 80% 60% 60% 40% 20%. 6%. 2%. 0% Si. Nota: Autores del documento. No. Sin respuesta Respuestas. 0% Si/No.

(45) 45. El 60% de los empleados se sienten satisfechos con los espacios que la empresa les brinda para expresarse, esto indica una buena comunicación y el 6% algunos argumentan que se les brindan los espacios, pero que no son tenidos en cuenta.. Porcentaje de empleados. Gráfica 8. Resultados sexta pregunta de la Encuesta, Área de Producción ¿La empresa le brinda espacios para dar a conocer las dificultades que pueda tener en su puesto de trabajo y los tienen en cuenta? 80%. 67%. 60% 40% 20%. 2%. 0%. Sin respuesta. Si/No. 0% 0% Si. No. Respuestas. Nota: Autores del documento. Teniendo en cuenta la anterior grafica se observa que el 67% de los empleados han expresado sus dificultades y que las han tenido en cuenta para el mejoramiento continuo y así poder evitar un mal ambiente laboral..

(46) 46 Gráfica 9. Resultados séptima pregunta de la Encuesta, Área de Producción. Porcentaje empleados. ¿La empresa le da la oportunidad de tener una formación académica y profesional? 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%. 60%. 8% 0% Si. No. Sin respuesta Respuesta. 0% Si/No. Nota: Autores del documento.. El 60% de los empleados que es equivalente a 29 personas encuestadas dijeron que la empresa si les da la oportunidad de estudiar y muchos de ellos comentan que, aunque dan el espacio para poder estudiar por razones económicas no es posible aprovechar la oportunidad, además 8% de los encuestados manifestó que por la rotación de los horarios les parece complicado poder estudiar.. Porcentaje empleados. Gráfica 10. Resultados octava pregunta de la Encuesta, Área de Producción ¿Disfruta haciendo su trabajo en Graphtec S.A.S? 67% 80% 60% 40% 20% 2% 0% 0% 0% Si No Si/No Sin respuesta Respuestas. Nota: Autores del documento..

(47) 47 El 67% de los empleados manifiestan que disfrutan hacer su trabajo, esto puede ser por factores evidenciados anteriormente como lo es que tengan espacios para dar a conocer sus opiniones, manifestar sus inconformismos y que han sido tenidos en cuenta, esto hace que se sientan motivados a hacer su trabajo y que sientan que son las personas que mueven la empresa.. Porcentaje empleados. Gráfica 11. Resultados novena pregunta de la Encuesta, Área de Producción ¿Se siente motivado y satisfecho con los objetivos que tiene la empresa? 80% 60% 40% 20% 0%. 60%. 2% Si. No. 4%. Sin respuesta Respuestas. 2% Si/No. Nota: Autores del documento.. Del total de las personas encuestadas y observando las variaciones en las respuestas se puede determinar que la pregunta genero confusión probablemente por la terminología utilizada; se debe agregar que entre el 4% que no dieron la respuesta muchos no tienen claro cuáles son los objetivos y no entendieron la pregunta..

(48) 48 Gráfica 12. Resultados décima pregunta de la Encuesta, Área de Producción. Porcentaje empleados. ¿Siente que su trabajo es valorado? 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%. 54%. 10% 2% Si. No Sin respuesta Respuestas. 2% Si/No. Nota: Autores del documento.. El 54% de los empleados siente que su trabajo es valorado, es decir que ven reflejado su esfuerzo, su dedicación y entrega a la empresa, es posible que los empleados sientan que es recompensa con el pago del salario, con actividades extra laborales, por la armonía que la empresa les brinda y otros beneficios que les puedan ofrecer y el 10% que equivalen a 5 empleados no sienten que su trabajo sea valorado.. Análisis general encuesta aplicada al Área de Producción. La siguiente representación gráfica hace referencia a la totalidad de los empleados del Área de Producción encuestados y las respuestas obtenidas en cada pregunta. Se evidencia que la percepción que tienen los colaboradores hacia la empresa es buena, generan un indicador del 60% y el 67% las respuestas fueron “Si”, esto indica que la empresa frente a la gestión administrativa está haciendo lo que los empleados esperan recibir..

(49) 49. Gráfica 13. Consolidado Encuesta Área de Producción. Empleados encuestados. ELEMENTOS PROPIOS DE LA GESTIÓN OPERATIVA 35 32 30 25 20 15 10 5 1 0 1. 32 28. 5. 7 1. 3. SI. 29. 29. 26. 25. 4. 2. 32. 29. 28. 1 4. NO. 3. 1. 1. 4. 1. 5. 6 7 Número de preguntas NO CONTESTO. 8. 12 9. 5 1 10. SI/NO. Nota: Autores del documento.. Lo anterior evidencia un panorama positivo de la empresa, en donde las personas se sienten a gusto trabajando y el clima laboral permite que sea dinámica, esta es la razón por la cual los empleados sienten a Graphtec S.A.S. como su casa y el lugar que brinda oportunidades.. Recomendaciones. Basado en los resultados anteriores, se sugiere a la empresa realizar una socialización del organigrama de la empresa y de los objetivos que tienen propuestos, debido a que en muchas de las respuestas los empleados no conocen la palabra “organigrama” y no identifican para que sirve, tienen claro quién es su Jefe Directo porque así se lo han dado a entender y en cuanto a los objetivos porque no entienden para dónde va la empresa, es decir ellos saben que trabajan en el lugar, pero no que hacen parte de la meta de la compañía..

(50) 50 Análisis del Entorno Empresarial. Una de las metodologías para el análisis del entorno empresarial es la revisión de los factores clave de éxito mediante la matriz MEFI, diseñada para evaluar la fortalezas y debilidades que impactan a la empresa, sirve como herramienta de análisis para identificar y evaluar las áreas internas de la empresa y su relación con la estrategia del negocio.. “Al elaborar esta matriz se debe tener en cuenta los juicios intuitivos, no se deben interpretar los resultados de carácter absoluto” (García, 2013), se escoge esta matriz para analizar áreas tales como la gerencia, mercadeo, producción, finanzas y gestión humana, identificándose los puntos débiles por mejorar. Para elaborar la matriz MEFI es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:. Hacer una lista identificando las fortalezas y debilidades en donde se involucren la parte del personal en un máximo de 10 a 20 factores, se debe tener en cuenta que los factores deberán ser lo más específicos y claros.. Determinar un valor de ponderación a cada factor estos son 0,0 (menos importante) y 1,0 (muy importante), indicando la importancia que se le dé a cada uno.. Asignar una evaluación de 1 a 4 dependiendo del conocimiento integral de la empresa, siendo: debilidad grave = 1, debilidad menor = 2, fortaleza menor = 3, fortaleza importante = 4,.

(51) 51 cada criterio se identifica con los siguientes colores para visualizar los aspectos más relevantes a tener en cuenta por la organización.. Imagen 5. Cuadro de convenciones de la matriz MEFI. Nota: Autores del documento.. Multiplicar la ponderación de cada factor con el factor de evaluación y de esta se determina un puntaje. Luego se suma cada puntaje de las ponderaciones para cada variable con esto se obtendrá un puntaje total para calificar a la organización.. La matriz MEFE al igual que la matriz MEFI es una herramienta que nos permite identificar las oportunidades y las amenazas de los factores externos de la organización tales como la economía, la cultura, la demografía, la política, tecnología, competitividad, social y ambiental, “… lo que permite identificar ventajas competitivas…” (García, 2013).. Para elaborar esta matriz se realiza una lista de factores determinantes en las cuales indique cuales son las oportunidades y amenazas que se enfrenta la organización.. Se repite los pasos de la matriz MEFI, siendo diferente el criterio de elevación de los factores, así: amenaza importante = 1, amenaza menor = 2, oportunidad menor = 3, oportunidad importante = 4.

(52) 52 Imagen 6. Cuadro de convenciones de la matriz MEFE. Nota: Autores del documento. Con base a lo anterior se socializó con la Subgerencia y con el Coordinador de Operaciones, las pertinencias de los factores claves de éxito tanto internas como externas que impacta directamente a la compañía, igualmente se validó en conjunto las ponderaciones y la evaluación de cada factor, por tanto, este diagnóstico se encuentra ajustado a la realidad de la empresa.. Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI). En la elaboración de la matriz de evaluación de factores internos (MEFI) se contemplaron tres (3) grandes procesos que gestiona la empresa desde el punto de vista organizacional, estos procesos tienen un grado de importancia con respecto al aporte y la representación que le imprime cada una de estas a la empresa, concluyendo así, que la Gestión Gerencial representa un 20% para la organización y un 40% le corresponde a la Gestión Administrativa y Gestión Operativa respectivamente.. Gestión Gerencial. se incluyeron cinco (5) variables claves de gran relevancia, uno de ellos es la gestión comercial y ventas que realiza la gerencia, es de recordar que este ente organizacional es una empresa pequeña, por tanto, no hay un área específica creada para este rol, por ello, la gerencia tiene grandes fortalezas en la gestión de ventas..

(53) 53 Ahora bien, unos de los puntos débiles de la Gestión Gerencial, es la evaluación, diseño y aprobación del plan estratégico para la empresa, toda vez, que su atención se centraba en el nivel medio o táctico de la empresa, sin embargo, es de resaltar que la contratación del coordinador de operaciones es un hecho acertado para separar funciones.. Otro de los puntos más débiles y notorios es que la gerencia no cuenta con herramientas adicionales para la toma de decisiones, como son los indicadores de gestión, es decir, la empresa no cuenta con ratios para identificar la posición financiera de la compañía, para tomar decisiones acertadas en la reposición de activos fijos e indicadores del clima laboral..

(54) 54 Tabla 5. Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI) de la empresa Graphtec S.A.S. Importancia Proceso Factor Interno Clave Ponderación Evaluación Total del Área. Gestión Gerencial. Gestión Administrativa. Gestión Operativa. 20. 40. 40. Nota: Autores del documento.. Evaluación, diseña y aprobación planeación estratégica Indicadores de gestión Gestión comercial y ventas Reposición de activos fijos Trabajo en equipo y clima laboral. 4 1 10 2 3. 2 1 4 3 3. 0,08 0,01 0,40 0,06 0,09. Manejo de inventarios Compras de insumos y materiales Contabilidad, Nomina y Software contable Talento humano y bienestar Automatización de procesos en la planta Aseguramiento y control del producto final. 5 5 5 5 5 10. 3 3 2 3 3 4. 0,15 0,15 0,10 0,15 0,15 0,40. Esquema de mantenimiento de las maquinas (preventivo, correctivo y predictivo). 5. 2. 0,10. Aplicación de los instructivos y procedimientos Conocimiento y experticia entre máquina y operario Indicadores de productividad Innovación para la implementación de técnicas de trabajo Eficiencia operacional Programación de actividades semanales Orden y aseo de la planta Servicio tercerizado de transporte. 5 5 5 3 5 5 10 2. 2 3 3 2 3 4 4 4. 0,10 0,15 0,15 0,06 0,15 0,20 0,40 0,08 3,13.

(55) 55 Gestión Administrativa. En la evaluación de factores clave para este proceso, se aprecia dos debilidades como son: contabilidad, nómina y software contable, y el esquema de mantenimiento de las máquinas. El software contable es una necesidad sentida por la organización, sin embargo, se identificó hasta ahora la compra de unos módulos del programa Helisa para manejar la nómina de la empresa, por ende, la subgerencia está en proceso de capacitación con el proveedor. De otra parte, la empresa no cuenta con un esquema riguroso para el mantenimiento de las máquinas que pueda garantizar un plan de continuidad de negocio revisado desde la perspectiva de riesgos.. Una fortaleza por destacar es el factor de aseguramiento y control del producto final, la empresa logró certificarse con la norma ISO 9001-2015. Al ser un ente con procesos de manufactura certificado se debe acrecentar las fortalezas en manejo de inventarios, compra de insumos y materiales, y la aplicación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.. Gestión Operativa. Se destacan fortalezas como la programación de actividades semanales, la coordinación del servicio tercerizado de transporte y el orden en la planta, pues de esta manera cumple con los tiempos de trabajo y la entrega oportuna del producto final al cliente.. Unos de los puntos débiles que debe trabajar la empresa es la innovación para la implementación de nuevas técnicas de trabajo, este factor está asociado a la tecnología utilizada y la relación directa del operario con la máquina. Ahora bien, frente a un proceso de internacionalización, la empresa no cuenta con un asesor que domine el tema de comercio exterior..

(56) 56 Recomendaciones. Se sugiere a la empresa empezar a medir la situación financiera de la empresa para la toma de decisiones mediante indicadores de gestión. Lo anterior se refuerza con la adopción de un software contable que permita medir el comportamiento de la empresa. Adicionalmente se recomienda hacer una correcta gestión del riesgo reforzando el esquema de mantenimiento de las máquinas, para reducir los riesgos implícitos en la continuidad del negocio.. Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE). En la elaboración de la matriz de evaluación de factores externos (MEFE), se revisa las variables que impactan a Graphtec, considerando lo político, tecnológico, ambiental y legal, como los factores más relevantes para el desarrollo del objeto social. A continuación, se describe el análisis correspondiente.. Político. La empresa se encuentra ubicada en un sector residencial, por tanto, la definición del Plan de Ordenamiento Territorial que cursa en el ente gubernamental distrital es una amenaza grave que se debe evaluar con todo el rigor para la toma de decisión de inversión de capital, por la movilización de los factores productivos a un lugar que sea netamente industrial. Adicionalmente, Colombia se encuentra en un año de elección presidencial, factor determinante para ajustarse al nuevo Plan de Desarrollo que ofrece el Gobierno Nacional.. En cuanto a las disposiciones de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la ONU, se debe allanar el camino para el proceso de internacionalización que busca la empresa, pues en un lenguaje global, los países se miden por el nivel de desarrollo que tiene la región específica, factor determinante a la hora de cerrar negocios internacionales..

(57) 57 Tabla 6. Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE) de la empresa Graphtec S.A.S. Proceso. Importancia. Variables analizadas. Ponderación Evaluación Total. 20. POT y Plan de Desarrollo Distrital Objetivos de Desarrollo Sostenible ONU Cambio de Gobierno. 8 4 8. 1 3 1. 0,08 0,12 0,08. 15. Crecimiento del sector Demanda de servicios Precios e inflación Apertura económica para obtener relaciones comerciales. 1 5 2 7. 2 3 1 4. 0,02 0,15 0,02 0,28. Social. 5. Crecimiento de la población Seguridad del sector Crisis social Capital humano calificado, es decir con un nivel educativo profesional. 1 1 1 2. 4 4 1 2. 0,04 0,04 0,01 0,04. Tecnológico. 20. Adquisición de maquinaria de alta tecnología. Acceso a tecnología energía renovable. 10 10. 4 4. 0,40 0,40. Ambiental. 20. Política de Conservación de la Biodiversidad de Bogotá Acuerdo de Paris. 10 10. 3 4. 0,30 0,40. 20. Decreto 1072 de 2015 "Decreto Reglamentario del Sector Trabajo" Normas ISO 9000 Normatividad legal vigente. 7 7 6. 4 4 2. 0,28 0,28 0,12 3,06. Político. Económico. Legal. Nota: Autores del documento..

(58) 58 Económico. El Índice de Precios al Consumidor y el Producto Interno Bruto de la economía colombiana es un factor muy importante para determinar si la empresa Graphtec crece al ritmo de la economía. Actualmente Colombia tiene una economía estancada por muchas variables de índole nacional, como son las reformas tributarias, la competitividad, infraestructura vial y portuaria, entre otras.. En la gráfica No. 14, se evidencia que desde el 2012 la economía colombiana ha presentado registros de desaceleración, toda vez que el Producto Interno Bruto Nacional ha disminuido las tasas de crecimiento, siendo superado a partir del 2015 por la Inflación.. Desde el 2012, el subsector económico “actividades de impresión” registra tasas de crecimiento negativos, cerrando en el 2017 con una tasa de -3,9%, significando que la cadena económica de producción se encuentra estancada y que la difícil situación económica que atraviesa el país se nota en la consolidación del PIB para el año 2017 en un 1,8%.. Es de resaltar que la inflación es la variable macroeconómica que ejerce una fuerte presión frente a los precios, provocando que el poder adquisitivo de la moneda se reduzca y haya menos capacidad de compra.. El subsector económico no es ajeno a los fenómenos del entorno, pues el fuerte decrecimiento que presenta Bogotá deja en un escenario de incertidumbre al dinamismo de esta actividad económica..

(59) 59 Gráfica 14. Comparativo del entorno económico colombiano con el subsector actividades de impresión COMPARATIVO ENTORNO ECONÒMICO COLOMBIANO CON EL SUBSECTOR ACTIVIDADES DE IMPRESIÒN 10,00%. VARIACIÓN %. 5,00% 0,00% -5,00% -10,00% -15,00% -20,00% Inflaciòn (sin alimentos) PIB Var. Prod. Real Colombia Var. Prod. Real Bogotà. 2012 2,44% 4,0% -11,7% -11,8%. 2013 1,94% 4,9% -14,2% -13,4%. 2014 3,66% 4,4% -8,3% -6,1%. 2015 6,77% 3,1% 8,3% -3,6%. 2016 5,75% 2,0% -0,1% -5,6%. 2017 5,01% 1,8% -3,9% -8,5%. Nota: Autores del documento, cifras adoptadas del Banco de la Republica y del DANE, 2018.. Ahora, si bien es cierto que Colombia tiene acuerdos comerciales bilaterales y en bloque, se destacan los actualmente vigente, entre los bilaterales encontramos; TLC Colombia – Estados Unidos, TLC con México, TLC con Costa Rica, Acuerdo de Libre Comercio con Chile, con Corea, Acuerdo de Promoción Comercial con Canadá y Cuba. Actualmente Colombia tiene acuerdos comerciales en bloque como: la CAN, CARICOM, MERCOSUR, EFTA, Unión Europea y la Alianza del Pacifico. Lo anterior significa que Graphtec debe contar con un estudio riguroso de comercio exterior para determinar cuál se ajusta a la visión empresarial y a las bondades de la empresa pueda ofrecer en un mercado internacional..

(60) 60 Social. La crisis social que presenta Colombia se incrementa cada día con el éxodo masivo de venezolanos al país, este es un factor importante a tener en cuenta, por las dimensiones que representa tener una población laboral más amplia, los decretos reglamentarios por parte del Gobierno Nacional para atender la difícil situación social, la fuga de capitales al vecino país y, por ende, la disminución de la moneda circulante en el mercado local, que sin duda puede afectar el crecimiento económico, la competencia del capital humano calificado con el abaratamiento del costo de la mano de obra y la seguridad del sector.. Tecnológico. Las condiciones externas están dadas para acceder y adquirir tecnología de punta para el proceso de innovación que requiere la empresa Graphtec, principalmente por el impacto ambiental que esto representa, factor determinante para presentar propuestas de servicio al mercado internacional.. Ambiental. Al contemplar los informes Robecosam (2017) Dow Jones Sustainability Índices, se aprecia un factor determinante en el sector industrial y es el impacto ambiental medido en los índices de Ecoeficiencia Operacional, este índice es de alta impacto por los servicios ecosistémicos que aprovecha la empresa, como es el agua, vertido de aguas, energía, emisiones de gases efecto invernadero, generación del residuos y consumo de materiales.. Con base a lo anterior, es importante elaborar índices que permitan medir el comportamiento de la empresa y así determinar si Graphtec cumple con las disposiciones medio ambientales de Bogotá y del Acuerdo de Paris, toda vez que es una ventaja competitiva para ofrecer servicios del objeto social en un mercado internacional..

(61) 61. Legal. La empresa cuenta con certificación ISO 9001-2015, por tanto, es un factor que favorece a Graphtec, adicionalmente por el tipo de actividad que desarrollan deben cumplir rigurosamente con las disposiciones laborales y seguridad en el trabajo. Sin embargo, se conoció que la empresa está en la búsqueda de un asesor jurídico para actualizar la empresa al tenor de la legislación colombiana.. Recomendaciones. Se sugiere a la empresa considerar las disposiciones aún no definidas por el Gobierno Distrital sobre el nuevo Plan de Ordenamiento Territorial que regiría para Bogotá. Adicionalmente revisar el crecimiento de la empresa con datos históricos de los cinco (5) años de actividad industrial para determinar a precios constantes el crecimiento real de la organización en comparación con el crecimiento de la economía nacional.. Análisis Matriz Interno y Matriz Externo (MIME). En consideración a la metodología anteriormente realizada, se consolida los resultados en la matriz MIME, concluyendo así, que la empresa tiene una fuerte posición interna y oportunidades para competir en un mercado atractivo, sin desconocer que se debe evaluar el proyecto de inversión desde la perspectiva del Plan de Ordenamiento Territorial que aún no ha sido terminado y reglamentado por el aparato gubernamental.. Así las cosas, se sugiere a la empresa considerar una de las siguientes estrategias intensivas; penetración en el mercado, desarrollo de nuevos mercados o productos, con el propósito de alcanzar una madurez empresarial y continuar en un mercado competitivo..

(62) 62. Gráfica 15. Matriz MIME MEFE Fuerte 4,0. Promedio. 3,0. 2,0. I. Alto. Débil 1,0. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. 3,0. M E F I. Medio 2,0. Bajo 1,0. Resultados MEFI 3,13 MEFE 3,06. Crezca y Desarróllese Resista Coseche o Elimine. Nota: Autores del documento. Objetivo General. Diseñar el Plan Estratégico de la empresa Graphtec S.A.S.. Objetivos Específicos. . Aplicar técnicas de recolección de información y herramientas de diagnóstico organizacional que permitan conocer los factores internos y externos, que afectan o favorecen a la empresa..

(63) 63. . Diseñar el plan estratégico de la empresa con base a los resultados del diagnóstico empresarial.. . Socializar el diseño y la herramienta de medición del Plan Estratégico a los directivos de la empresa..

(64) 64 Plan de trabajo. GRAPHTEC S.A.S PLAN DE TRABAJO. OBJETIVOS ESPECIFICOS. ESTRATEGIA. ACCIONES. ACTIVIDADES. RESPONSABLES. Hacer una reunión con el tutor encargado en la empresa para Presentación de estudiantes y la empresa conocer la empresa, como funciona y que necesidades necesita Conocer cual es la necesidad mas importante a satisfacer satisfacer Realizar un acercamiento a la empresa Determinar la necesidad principal por satisfacer y obtener para conocer como funciona y conocer las información que permita dar la posible solución necesidades que tiene.. Diseñar la planeación estratégica de la empresa Recolectar información de la empresa que sea propia de ellos Reunión formal para la presentación del. Presentar a la empresa anteproyecto y dar a conocer objetivos anteproyecto y proponer el plan de trabajo y como y actividades propuestas para el diseño del plan estratégico se realizara la planeación. Realizardos tipos de encuestas, una para el área administrativa Hacer la aplicación de las encuestas, al área de y otra para el área de producción para conocer la opinión de producción de forma presencial y al área los empleados y que tanto saben sobre la planeaciónde la administrativa será encuestada de forma virtual. empresa Diseñar técnicas de recolecciónde información que permitan conocer factores Diseñar entrevista para realizar a la Gerente General y a la Subgerente internos de la empresa 1. Aplicar técnicas de recolección de información y herramientas de diagnostico organizacional que permitan conocer los factores internos y externos, que afectan o favorecen la empresa.. Aplicar entrevistas de forma presencial o mediante herramientas tecnológicas que permitan una video conferencia.. Depurar información de las encuestas y entrevistas para realizar Tabular y analizar resultados obtenidos de encuestas y entrevistas. un análisis interno de la empresa Elaborar matriz MEFI para conocer las fortalezas y debilidades. Con las técnicas de recolección determinar factores internos que influencian en la empresa. Realizar las respectivas ponderaciones para conocer cuales son los factores que tienen debilidades graves o menores y cuales tienen fortalezas menores o mayores Elaborar la matriz MEFE para plantear las Consultar información del entorno, es decir obtener información oportunidades y amenazas Conocer los factores internos y externos económica, política, social, cultural, ambiental, tecnología, Realizar las ponderaciones para determinar que de la empresa, para poder determinar en competencia, entre otros. factores están influenciado en el entorno externo de que favorecen o afectan a laempresa. la empresa. Mediante lamatrizMIME definirla estrategia que la empresa debe adoptar.. Realizar la matriz MIME e identificar la estrategia en la que la empresa debe enfocarse. Con la información de las matrices MEFI y MEFE plantear el BSC para determinar indicadores que midan los objetivos.. Realizar el diseño del BSC para realizar indicadores y medir objetivos estratégicos.. La MPC (Matriz del Perfil Competitivo) mediante los factores Comparar los factores claves de éxito de Graphtec claves de éxito, determinara cuales son las ventajas competitivas S.A.S con sus competidores. Fredy Gómez, Andrea Sacristán, Paola Cáceres.

(65) 65. Analizar y concluir sobre las matrices de evaluación. 2. Diseñar el Plan Estratégico de la empresa, con base a los resultados del diagnóstico empresarial.. La matriz MIME nos indicara que estrategias debe tomar la compañía para que su planeación estratégica sea optima.. Analizar cada factor clave de Éxito para conocer sus debilidades y fortalezas, frente a la competencia.. Proponer nuevo diseño del organigrama. Diseñar y plantear las adecuadas líneas de mando dentro del organigrama. Proponer objetivos estratégicos. Proponer que con el nuevo plan estratégico que pueden implementar, mejorar estratégicamente y podrán mejorar el plan estratégico. Nota: Autores del documento.. Concluir sobre las estrategias que se podrían adoptar. La MPC permitirá a analizar cada factor la cusa y su efecto.. Proponer un nuevo plan estratégico para Proponer mapa estratégico la empresa. 3. Socializar el diseño y la herramienta de medición del Plan Estratégico a los directivos de la empresa.. Analizar el cuadrante que la matriz nos indica y proponer estrategias. Ventajas que podría traer a la empresa la implementación del nuevo plan estratégico y como genera valor. Hacer entrega de la herramienta del BSC diseñada, que permite realizar de una forma optima los objetivos estratégicos de Graphtec S.A.S en un periodo determinado.. Fredy Gómez, Andrea Sacristán, Paola Cáceres. Analizar la causa y efecto de las cuatro perspectivas del mapa estratégico. Proponer objetivos que se van a medir en la herramienta del BSC. Dar a conocer los beneficios que un plan estratégico trae a una empresa y genera valor. Realizar una inducción sobre la herramienta, en donde se explique su manejo y funcionalidades.. Fredy Gómez, Andrea Sacristán, Paola Cáceres.

(66) 66 Cronograma. No.. ACTIVIDADES. 1. Presentación de estudiantes y la empresa Conocer cual es la necesidad mas importante a satisfacer Diseñar la planeación estratégica de la empresa Recolectar información de la empresa que sea propia de ellos Reunión formal para la presentación del anteproyecto y proponer el plan de trabajo y como se realizara la planeación Hacer la aplicación de las encuestas, al área de producción de forma presencial y al área administrativa será encuestada de forma virtual. Aplicar entrevistas de forma presencial o mediante herramientas tecnológicas que permitan una video conferencia. Tabular y analizar resultados obtenidos de encuestas y entrevistas. Elaborar matriz MEFI para conocer las fortalezas y debilidades Realizar las respectivas ponderaciones para conocer cuales son los factores que tienen debilidades graves o menores y cuales tienen fortalezas menores o mayores Elaborar la matriz MEFE para plantear las oportunidades y amenazas Realizar las ponderaciones para determinar que factores están influenciado en el entorno externo de la empresa Realizar la matriz MIME e identificar la estrategia en la que la empresa debe enfocarse Realizar el diseño del BSC para realizar indicadores y medir objetivos estratégicos. Comparar los factores claves de éxito de Graphtec S.A.S con sus competidores Analizar el cuadrante que la matriz MIME nos indica y proponer estrategias Concluir sobre las estrategias que se podrían adoptar Analizar cada factor clave de Éxito para conocer sus debilidades y fortalezas, frente a la competencia. Diseñar y plantear las adecuadas líneas de mando dentro del organigrama Analizar la causa y efecto de las cuatro perspectivas del mapa estratégico Proponer objetivos que se van a medir en la herramienta del BSC Dar a conocer los beneficios que un plan estratégico trae a una empresa y genera valor. Realizar una inducción sobre la herramienta, en donde se explique su manejo y funcionalidades.. 2 3 4. 5. 6. 7 8 9. 10 11. 12 13 14 15 16 17. 18 19 20 22 23 24. GRAPHTEC S.A.S CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES GRAPHTEC S.A.S 2018 - 1 Febrero Marzo Abril Mayo sem 1 sem 2 sem 3 sem 4 sem 1 sem 2 sem 3 sem 4 sem 1 sem 2 sem 3 sem 4 sem 1 sem 2 sem 3 sem 4.