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Minutas Teams MANUAL DEL USUARIO. CONSULTORÍA ESPECIALIZADA CLOUD SA DE CV Paseo de la Reforma 222. Ciudad de México.

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Minutas Teams

2020

MANUAL DEL USUARIO

CONSULTORÍA ESPECIALIZADA CLOUD SA DE CV | Paseo de la Reforma 222. Ciudad de México.

(2)

Contenido

Introducción ... 2

Instalación de la Aplicación ... 2

Instalar Minutas Teams en un equipo de Microsoft Teams ... 3

Instalar Minutas Teams para uso Personal ... 4

Pantalla de Inicio de la Aplicación ... 5

Crear nueva minuta ... 6

Modificar minuta ... 1

Eliminar minuta ... 1

Buscar y filtrar minutas ... 2

Pantalla de detalle de la Minuta ... 0

Datos generales de la minuta ... 0

Etiquetas ... 1

Objetivos ... 0

Agenda ... 1

Asistentes ... 3

Acuerdos... 6

Notas ... 7

Tareas ... 8

Temas pendientes ... 14

Funcionalidad adicional: Versión para imprimir de la Minuta ... 0

Funcionalidad adicional: Compartir Minuta por correo electrónico. ... 0

Funcionalidad adicional: Estadísticas de Tareas ... 1

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Introducción

Minutas Teams es una aplicación que le permite documentar sus reuniones aprovechando la información que ya tiene disponible en Microsoft Teams.

La aplicación se integra completamente con Teams y le permite utilizar su cuenta de usuario de Office 365, utilizar los temas visuales y los equipos a los que ya pertenece.

Instalación de la Aplicación

La aplicación Minutas Teams se puede instalar en Microsoft Teams para uso Personal o de todos los integrantes de cualquier equipo.

• Si utiliza Minutas Teams de forma personal, de esta forma usted será la única persona que tendrá acceso a la información.

• Si agrega la aplicación a un equipo, estará siempre disponible para todos los miembros e invitados del equipo. Puede instalar Minutas Teams sin ninguna restricción en todos los Equipos de Microsoft Teams donde lo necesite.

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Instalar Minutas Teams en un equipo de Microsoft Teams

• En el menú principal de Teams, seleccione la opción “Apps” y en la pantalla de aplicaciones para Teams seleccione Minutas Teams.

• En la pantalla de detalle de la aplicación, seleccione la opción “Agregar a un equipo”.

[Pendiente: Agregar imagen actualizada]

• Seleccione el equipo en el que desee agregar la aplicación.

• Haga clic en el botón “Configurar una pestaña”.

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En la pantalla que se abre haga clic en el botón “Guardar”. Minutas Teams se visualizará en una pestaña dentro del equipo seleccionado.

Instalar Minutas Teams para uso Personal

• En el menú principal de Teams, seleccione la opción “Apps” y en la pantalla de aplicaciones para Teams seleccione Minutas Teams.

• En la pantalla de detalle de la aplicación, seleccione la opción “Agregar”.

• Minutas Teams estará disponible desde el menú principal de Teams. Todas las minutas que agregue solamente las podrá ver usted mismo y no se puede compartir el acceso.

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Pantalla de Inicio de la Aplicación

La pantalla inicial de Minutas Teams tiene los siguientes componentes:

1. Indicador de consumo de la suscripción: En este espacio se le muestra la cantidad de minutas que ha creado en la suscripción en general (incluye las de todos los equipos).

2. Botón “Crear nueva minuta”: Haga clic para crear una nueva minuta.

3. Botón “Buscar”: Le permite buscar reuniones y aplicar filtros sobre los resultados.

4. Botón “Estadísticas”: Muestra los avances con las tareas creadas en las minutas.

5. Navegación: Nos indica en que sección de la aplicación nos encontramos y nos permite regresar a la pantalla de inició de la aplicación si nos encontramos en cualquier otra sección de la aplicación.

6. Área de trabajo principal: Espacio donde se mostrarán las minutas creadas.

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Crear nueva minuta

Para crear una nueva minuta, en la pantalla principal de la aplicación haga clic en botón “Crear nueva minuta”

La aplicación le mostrará a continuación una pantalla donde podrá capturar los datos relevantes de su reunión.

1. Datos generales: Información general de la minuta

2. Botones de acciones rápidas: En esta sección se encuentran acciones aplicables a la minuta que le permiten exportar o compartir la información.

3. Área de trabajo principal: Le muestra en forma de pestañas secciones donde puede capturar los objetivos de la reunión, los asistentes, la agenda, acuerdos logrados, temas pendientes, notas y tareas asignadas.

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Modificar minuta

Mientras está en la pantalla principal de la aplicación, cada minuta tiene un botón con el texto

“Modificar”. Haga clic en ese botón para ir a la pantalla de detalle de la minuta donde podrá hacer los cambios que necesite o acceder a acciones adicionales sobre la minuta.

Eliminar minuta

El botón “Eliminar” permite eliminar la minuta. Tenga cuidado porque es una acción irreversible y se eliminará el contenido completo de la minuta. Siempre se le pedirá su confirmación antes de eliminar cualquier minuta.

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Buscar y filtrar minutas

En la pantalla de inicio de la aplicación puede realizar búsquedas y aplicar filtros al listado de minutas. Haga clic en el botón “Buscar” para mostrar el cuadro de dialogo con las opciones de búsqueda.

En el cuadro de dialogo, seleccione los filtros que desea aplicar. Puede buscar palabras en los títulos de las reuniones, especificar un intervalo de tiempo para ubicar por la fecha en que sucedió la reunión o por etiqueta de la reunión si es que hubiera asignado algunas a sus reuniones. Una vez definidos los parámetros de la búsqueda haga clic en el botón “Buscar”.

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Cuando desee retirar el filtro aplicado haga clic en el botón “Quitar filtros” de la pantalla principal.

También puede retirar el filtro aplicado si hace clic en el botón “Quitar filtros” del cuadro de dialogo donde previamente definió los parámetros de su búsqueda.

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Pantalla de detalle de la Minuta

Mientras se encuentra en la pantalla de inicio de la aplicación, ya sea al crear una nueva minuta utilizando el botón “Crear nueva minuta” o bien, después de dar clic en el botón “Modificar” de cualquier minuta en el listado, se le mostrará una pantalla donde podrá gestionar el contenido de su minuta de la reunión.

Datos generales de la minuta

En esta sección se capturarán los datos más generales de la reunión. Todos los cambios que haga en este formulario se guardan automáticamente. A continuación se describen los campos que contiene el formulario:

Identificador: Por defecto se genra automáticamente una clave unica, sin embargo puede cambar este dato para asignar un filio, clave u npumero consecutivo que le sirva para identificar su reunión.

Título: Campo de texto libre para asignar un título a su reunión.

Fecha: Fecha en que sucederá su reunión.

Hora: Hora de inicio de su reunión.

Duración: Tiempo reservado para su reunión. Se incrementa en intervalos de media hora.

Etiqueta: Este dato le permite clasificar sus reuniones, idealmente es una descripción corta acompañada de un color para distinguir de forma sencilla el tema o área de interes de la reunión.

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Etiquetas

Las etiquetas le sirven para clasificar sus minutas y poderlas asociar a un tema específico.

Las etiquetas son exclusivas para cada equipo de Teams donde se crean, de esta forma cada equipo decide cuales etiquetas desea utilizar.

Para administrar las etiquetas posicione su cursor sobre el valor del campo “Etiqueta” y se le mostrará un menú donde puede seleccionar alguna etiqueta si ya tuviera algunas creadas o el botón

“Gestionar etiquetas” para abrir una pantalla donde puede agregar las etiquetas que necesite.

Después de dar clic en el botón “Gestionar etiquetas” se abrirá la siguiente pantalla:

Después de agregar algunas etiquetas la pantalla será algo similar a la siguiente:

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Al terminar, podremos asignar alguna de las etiquetas a la reunión y posteriormente en la pantalla principal de la aplicación se resaltarán con el color de la etiqueta seleccionado.

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Objetivos

Los objetivos de su reunión los puede capturar en la pestaña “Objetivos” en la pantalla de detalle de la reunión. Haga clic en el botón “Agregar objetivo” para abrir un formulario donde puede redactar un objetivo de su reunión y después haga clic en el botón “Agregar” para guardar el texto que haya capturado. Una reunión puede tener tantos objetivos como usted necesite.

La pestaña se empezará a llenar con los objetivos que haya capturado.

Puede modificar cualquiera de los objetivos que haya capturado, para hacerlo, haga clic en el botón con la imagen de un lápiz (botón “Actualizar”), para mostrar nuevamente el formulario con el objetivo que necesite modificar. Haga sus cambios y para guardar los cambios haga clic en el botón

“Actualizar”.

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Puede además eliminar cualquier objetivo en el listado, haga clic en el botón con el icono de un contenedor de basura y en el cuadro de dialogo confirme que desea eliminar el objetivo.

Agenda

En la pestaña “Agenda” puede asignar tiempo a cada tema que va a tratar en la reunión. El botón

“Agregar elemento de la agenda” le mostrará un formulario donde puede capturar una

descripción del elemento de la agenda, la hora de inicio y fin del periodo que está destinando para discutir el asunto. Solamente es obligatorio capturar la descripción, hora de inicio y fin son

opcionales.

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El listado de elementos de la agenda se empezará a actualizar con los que haya capturado.

Para modificar un elemento de la agenda, haga clic en el botón con el icono del lápiz, esto hará que se abra nuevamente el formulario con el elemento de la agenda que queremos modificar, haga sus cambios y para guardar los cambios, haga clic en el botón “Actualizar”.

Para eliminar cualquier elemento de la agenda, haga clic en el cotón con el icono del contenedor de basura y confirme la eliminación.

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Asistentes

Puede agregar a sus minutas una lista de asistentes a la reunión. Los asistentes puede obtenerlos a partir de la lista de usuarios en el directorio de su organización o capturar sus datos manualmente si fueran externos a su organización. Haga clic en el botón “Agregar asistente” para abrir el siguiente formulario.

Asistentes: Agregar usuarios de la organización

Si usted sabe que la persona que busca existe en el directorio de usuarios de su organización, deje marcada la opción “Usuarios de mi organización” y empiece a escribir el nombre de la persona en el campo “Nombre(s)”, se hará una búsqueda automáticamente y se le mostraran los usuarios cuyos nombres o apellidos inician con las letras que haya escrito:

Seleccione el usuario que desea agregar como asistente a la reunión y el campo reflejará su selección.

Tip: Cuando está agregando personas que están registradas en el directorio de su organización, en el campo “Nombre(s)” puede agregar varias de una sola vez. Empiece a escribir sus nombres, seleccione una a una todas las que quiera agregar y cuando haga clic en el botón “Agregar” todas se agregarán en un solo paso a la lista de asistentes a la reunión.

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Asistentes: Agregar usuarios externos

Si la persona que usted necesita agregar no está registrada como usuario en el directorio de su organización de todas formas puede agregarlo capturando manualmente su nombre y correo electrónico. Cambie la selección de tipo de usuario y elija “Usuarios externos” y la pantalla se mostrará de la siguiente manera. Capture el nombre y correo electrónico de la persona y haga clic en el botón “Agregar” para agregarla a su reunión.

Asistentes: Listado de asistentes.

Después de agregar uno o varios asistentes se actualizará la lista y le mostrará los que haya agregado.

Asistentes: Modificar o Eliminar asistentes.

Para modificar un asistente, haga clic en el botón con el icono en forma de “lápiz” (Actualizar), esto hará que se abra nuevamente el formulario con los datos del asistente que desea modificar. Para guardar sus cambios, haga clic en el botón “Actualizar”.

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Nota: Si la persona es usuario de su organización el correo electrónico no es posible cambiarlo. El nombre sí podrá modificarlo lo cual es conveniente en caso de que en el directorio pudiera no estar correctamente registrado el nombre de la persona.

En el caso de los usuarios externos, se podrá modificar tanto el nombre como el correo electrónico.

Para eliminar un asistente haga clic en el botón con el icono de un “contenedor de basura” y confirme la eliminación.

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Acuerdos

Puede documentar los acuerdos alcanzados en la reunión. En la pestaña “Acuerdos” puede crear una lista con todos los que necesite registrar.

Haga clic en el botón “Agregar acuerdo” y en el formulario que se le mostrará redacte el contenido del acuerdo alcanzado en la reunión. Para guardarlo, haga clic en el botón “Agregar”.

Inmediatamente se actualizará la lista de acuerdos de la reunión.

Para modificar un acuerdo haga clic en el botón con el icono con forma de un lápiz (Actualizar) para mostrar el formulario con los datos del acuerdo que desea modificar, haga sus cambios y haga clic en el botón “Actualizar” para guardar los cambios.

Para eliminar un acuerdo haga clic en el botón con el icono de un “contenedor de basura” y confirme la eliminación del acuerdo.

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Notas

En la pestaña “Notas” puede crear una lista con las notas relevantes de su reunión. Registrar notas de la reunión puede servir a los participantes para recordar o aclarar temas que se hayan

discutido.

Haga clic en el botón “Agregar nota” para mostrar el formulario donde podrá registrar el contenido de su nota. Haga clic en el botón “Agregar” para guardar el contenido.

Inmediatamente se actualizará la lista con las notas capturadas.

Para modificar una nota, haga clic en el botón “Actualizar” para mostrar el formulario con el contenido de la nota que desee modificar. Para guardar los cambios realizados haga clic en el botón

“Actualizar”.

Para eliminar una nota haga clic en el botón “Eliminar” y confirme la eliminación.

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Tareas

Derivado de los acuerdos y temas discutidos en la reunión es posible que se hayan hecho compromisos donde una o varias personas van a realizar alguna tarea especifica y puede ser necesario documentar tales asignaciones.

Minutas Teams le permite hacer el registro de las tareas que se hayan asignado a cada asistente a la reunión.

El botón “Agregar tarea” le mostrará un formulario donde puede capturar el detalle de la tarea.

Capture los datos y haga clic en el botón “Agregar” para guardar la tarea.

Nombre del campo Descripción

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Título Título de la tarea (texto corto, sin formato). Requerido.

Descripción Descripción larga de la tarea (texto sin formato). Opcional.

Fecha de Entrega Fecha propuesta o solicitada en que la tarea se debería realizar. Opcional.

Prioridad Prioridad con la que debe atenderse la tarea (catalogo simple): 1-Urgente, 2-Importante, 3-Media, 4-Baja. Requerido.

Estatus Estado actual de la tarea (catalogo simple). 1-No iniciada, 2-En curso, 3- Completada. Requerido.

Responsable Nombre de la persona a quien se encarga realizar la tarea. Puede seleccionarse una un usuario del directorio de la organización o bien, capturarse nombre y correo electrónico en caso de que sea una persona externa a la organización. Solamente se puede asignar un responsable a cada tarea. Requerido.

“Guardar tarea en Planner”

Opcional. Indica que solamente si el usuario así lo desea, una copia de la tarea puede almacenarse en Microsoft Planner.

Plan Opcional.

El campo se habilita y es obligatorio solamente cuando se activa la opción

“Guardar tarea en Microsoft Planner”. Permite indicar el Plan de Microsoft Planner en el que debe guardarse la tarea.

Bucket Opcional.

El campo se habilita y es obligatorio solamente cuando se activa la opción

“Guardar tarea en Microsoft Planner”. Permite indicar el Bucket de Microsoft Planner en el que debe guardarse la tarea. Cuando seleccione un plan de en el campo “Plan”, se cargarán en este campo los Buckets que existen en el plan seleccionado.

Enviar Tareas a Microsoft Planner

Minutas Teams tiene una funcionalidad que le permite enviar una copia de cada tarea creada en la aplicación hacia Microsoft Planner para que haga ahí su seguimiento si es que usted ya utiliza esa herramienta para llevar el control de sus tareas y las de su equipo.

Importante: Sólo se podrá mandar la tarea a Microsoft Planner si el responsable de esta es un usuario que ya está registrado en el directorio de la organización. El responsable de la tarea puede ser miembro o invitado del Equipo.

Para poder enviar tareas a Microsoft Planner, en el mismo equipo de Microsoft Teams desde donde está utilizando Minutas Teams, debe haberse agregado previamente una pestaña de Microsoft Planner para que usted pueda seleccionar el Plan y Bucket donde deba guardarse la tarea. Aprenda como agregar una pestaña de Planner a su equipo de Teams en esta página web.

Para enviar la tarea a Microsoft Planner active la opción “Guardar tarea en Microsoft Planner”, se habilitarán los campos “Plan” y “Bucket”, en esos campos usted puede seleccionar la ubicación precisa en que deba aparecer la tarea cuando usted vaya a Microsoft Planner.

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Lista de tareas

Una vez que haya creado alguna tarea se actualizará el listado en la pestaña “Tareas”.

Importante: Cada que crea una tarea se envía un correo electrónico al responsable informándole que le ha sido asignada una tarea. Si la persona es miembro o invitado del equipo de Teams puede ir a revisarla en cualquier momento y por el contrario si la persona es externa a su organización no podrá acceder a Teams y necesitará que alguien del equipo con permisos suficientes actualice la tarea después de que la haya concluido.

Modificar tarea enviada a Microsoft Planner

Si usted creó o modificó una tarea y especificó que debía enviarse a Microsoft Planner, al dar clic en el botón “Actualizar” de la tarea, se le mostrará la siguiente la pantalla donde podrá modificar los datos generales de la misma, pero ya no se le permitirá cambiar la ubicación de la tarea en Microsoft Planner (Campos Plan y Bucket).

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En caso de que Minutas Teams no localizar la tarea previamente enviada a Microsoft Planner, le mostrará el siguiente mensaje indicando que no se pudo recuperar el estado actual de esa tarea.

Modificar una tarea que no se ha enviado previamente a Microsoft Planner

Si usted modifica una tarea que previamente no se hubiera enviado a Microsoft Planner se le mostrará el formulario de captura y podrá modificar todos los campos de la tarea y se le permitirá agregar la tarea a Microsoft Planner si así lo desea.

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Modificar tarea asignada a una persona externa a su organización

Cuando modifique una tarea asignada a una persona que no pertenece a su organización, se le muestran todos los campos y podrá modificarlos sin restricciones.

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Eliminar tareas

Para eliminar una tarea del listado, haga clic en el botón eliminar y confirme la eliminación.

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Temas pendientes

En caso de que en su reunión hayan quedado temas pendientes de discutirse o bien hayan surgido nuevos que deban revisarse en una reunión subsecuente, en la pestaña “Temas pendientes”

puede documentarlos para dejar constancia y puedan ser retomados más adelante.

Haga clic en el botón “Agregar tema pendiente”, se abrirá un formulario donde podrá redactar la descripción del tema pendiente y si lo considera necesario puede fijar una fecha posterior en que se revisará el asunto.

Debajo, aparecerá una lista con los temas pendientes capturados.

Para modificar un tema pendiente, presionamos el icono del lápiz (Actualizar), esto hará que se abra nuevamente el formulario con el tema pendiente que queremos modificar, para guardar los cambios, seleccionamos el botón de “Actualizar”.

Para eliminar el tema pendiente, basta con presionar el icono del contenedor de basura y confirmar la eliminación, esto quitara el tema pendiente de la lista.

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Funcionalidad adicional: Versión para imprimir de la Minuta

En la pantalla de detalle de cada minuta, debajo de los campos de datos generales hay un botón con el texto “Descargar PDF” que le permite descargar la versión para imprimir de la misma.

Haga clic en el botón para descargar un archivo en formato PDF con la información completa de la minuta.

Si accede a Minutas de Teams desde la versión en internet de Teams por medio de un navegador de internet, el navegador le enviará la descarga como cualquier archivo normal. Por el contrario, si está utilizando la versión de escritorio de Microsoft Teams, el archivo descargado lo encontrará en la sección “Archivos” en el menú principal de Teams.

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Funcionalidad adicional: Compartir Minuta por correo electrónico.

El botón “Enviar minuta” que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla de detalle de la minuta le permite enviar la versión en PDF de la minuta al correo de la persona que lo solicita y si lo desea puede agregar destinatarios adicionales.

En el campo “Usuarios de mi organización” puede empezar a escribir un nombre de persona y Minutas Teams le mostrará los usuarios de la organización que concuerden con su búsqueda.

Puede seleccionar uno o varios usuarios en este campo.

Si desea compartir la minuta a personas externas a su organización cuyo correo electrónico no haya sido registrado en el directorio de usuarios de su organización, tendrá que escribir completa la dirección de correo electrónico en el campo “Destinatarios adicionales”. Puede agregar más de un correo y en ese caso deberá separarlos por punto y coma (;).

Tip: El botón “Agregar todos los asistentes” agregará en el campo “Destinatarios adicionales” a todas las personas que se encuentren registrados como asistentes a la reunión.

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Funcionalidad adicional: Estadísticas de Tareas

Minutas Teams incluye un módulo que le permite consultar el estado de las tareas que se generaron al documentar sus reuniones. El contenido del módulo es de carácter informativo y será más útil cuando se actualicen los estatus de las tareas especificando que han registrado avance o se han concluido.

Para acceder al módulo de estadísticas de tareas, en la pantalla principal de la aplicación haga clic en el botón “Estadísticas”

A continuación, se le mostrarán gráficas que resumen el estado de las tareas en el equipo de Teams donde se encuentra actualmente.

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Las gráficas son interactivas y si hace clic en las leyendas (estatus de las tareas) de la gráfica, se pueden ocultar o mostrar las tareas que tengan el estatus que desea consultar.

Referencias

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