SOLD OUT: SISTEMA ADMINISTRATIVO

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SOLD OUT: SISTEMA ADMINISTRATIVO

Categoría: Sistemas

Docentes: M.C. Nydia Esther Ramírez Escamilla

Institución: Facultad de Ingeniería Mecánica y Eléctrica Autores:

Katia Marlet Gaytán Consuelos katya_gaytann@hotmail.com Gloria Esthefany Solís Soto glo.fany@hotmail.com

Miguel Antonio Obregón Vargas miguelantonio.ov@hotmail.com

Resumen:

Sistema de administración para una tienda de videojuegos en el cuál se registran las compras y las ventas del negocio, así como el personal y los costos que podría tener el administrar una tienda. Tendrá un impacto económico positivo en el negocio.

Se le dará información necesaria al o las personas encargadas del negocio, de manera clara, sobre las ventas, compras y gastos realizados. Lo anterior incluirá el costo de las adquisiciones de mercancía nuevas y otros gastos, que servirán para evitar la merma del producto y además conocer fácilmente el ingreso neto del negocio.

El objetivo del proyecto es reducir la merma de producto por pedido quincenal en un 50%, para así obtener mejores ganancias. El porcentaje puede variar de acuerdo al negocio en el que se utilice.

Se apunta a que el proyecto se implemente en negocios pequeños de videojuegos que buscan crecer para así contar con una administración más eficaz. Está diseñado para que sea intuitivo y fácil de uso para que la tarea de análisis económico del negocio no sea una tarea que se quiera evitar.

Abstract:

Management system for a video game store in which the purchases and sales of the business are recorded, as well as the personnel and the costs that managing a store could lead. It will have a positive economic impact on the business.

It will give necessary information to the person or persons in charge of the business, clearly, about the sales, purchases and expenses incurred. The foregoing will include the cost of new merchandise purchases and other expenses, which will serve to avoid product decline and easily know the net income of the business.

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The objective of the project is to reduce the loss of product order in 50% within two weeks, to obtain better profits. The percentage may vary per the business in which it is used.

We’re aiming to implement this project in small video game businesses that seek to grow to have a more effective administration. It is designed to be intuitive and easy to use so that the task of economic analysis of the business is not a task to be avoided.

Palabras clave:

Sistema, administración, análisis, tienda, videojuegos, merma, negocio, datos.

Keywords

System, administration, analysis, store, videogames, waste of product, business, data.

Introducción:

El proyecto nace de la búsqueda de una solución para los negocios que tienen la necesidad por crecer y expandirse, lo cual es imposible si no se toman las decisiones correctas. Muchas veces al tener información desorganizada o incompleta no puedes decidir el rumbo del negocio con total seguridad.

Uno de los principales problemas cuando no se guardan registro de las ventas y las compras de un negocio es el desperdicio de producto que se adquirió esperando venderlo. Los negocios tienen que encontrar una manera de disminuir la merma de producto que es adquirido cada quincena. Además, requieren una manera de revisar las ganancias que implican la compra/venta.

El proyecto se implementará en un negocio pequeño de videojuegos que busca proporcionar los datos y herramientas para así contar con una administración eficiente.

Este sistema administrativo integrará un punto de venta, de compra, administrador de inventario, de personal, de costos. Si se usa constantemente y adecuadamente el sistema proporcionará:

- Inventario actualizado y confiable

- Registros de los productos más vendidos - Registro de las ventas

- Flujo de efectivo de acuerdo a las ventas, compras y costos

Una vez que cuenten con todos estos datos, se espera que los encargados de la tienda tengan la capacidad de tomar mejores decisiones para la administración del negocio.

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Desarrollo:

Iniciación del proyecto:

Enunciado del trabajo:

El enunciado del trabajo es el inicio que se marcó en este proyecto. Éste contiene el nombre del proyecto y su objetivo general tipo SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Realista y en Tiempo) del proyecto, aparte de una breve descripción del propósito que tendrá y del contexto en el que está para que se lleve a cabo.

Todo esto se hace con la finalidad de conocer en general de lo que tratará el proyecto y cuáles vendrían siendo sus principales objetivos y por qué la necesidad de la realización del mismo.

Este proyecto está orientado hacia empresas o negocios que tengan que ver con ventas, en las cuales se puedan calcular las ganancias y costos que la misma tendría y aparte que se tenga un manejo eficiente con las compras realizadas por los clientes, así como también se tendría un control del inventario en él. El objetivo es hacer más ágil el manejo del negocio.

Acta del proyecto:

Consecutivamente, al finalizar la realización del enunciado del trabajo, se continúa con el acta constitutiva en donde se plasman los roles y responsabilidades que tendrá cada uno de los integrantes encargados del proyecto, éste documento es firmado por ellos dando a ver que están comprometidos con las responsabilidades que se les asignaron y con las que se les asignó posteriormente.

El acta del proyecto nos permite dejar constancia de la aprobación del proyecto y comunicar posteriormente a los interesados que ha sido sancionado en forma favorable.

Ésta también describe la necesidad a la que responde el proyecto.

Planificación del proyecto:

Administración del alcance:

En la segunda parte del proyecto se especifica lo siguiente: el enunciado de alcance que es el documento donde se expone la justificación, la delimitación, la metodología, los productos a entregar, criterios de éxito y los factores de éxito.

La justificación es la parte en donde se describe por qué se realiza el proyecto, como qué factores influyen en la necesidad de su realización. La delimitación es literalmente definir los límites que se deben respetar al realizar el proyecto como podrían ser las características que tiene el negocio, los recursos con los que se cuenta, etc. La metodología es la parte en donde se ponen los pasos a seguir, según sea el caso de

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cada proyecto, y se describen detalladamente, estos pasos deben llevar un orden estructurado y lógico. Los productos a entregar son los entregables del proyecto, lo que tendrás al final de cada paso que se realice y por ende el entregable total sería el proyecto instalado cumpliendo sus funciones. En los criterios de éxito se identificaron las cosas que harían que, al terminar el proyecto, éste tuviera éxito, es decir, cumpliera con los objetivos y todo lo propuesto anteriormente, de otra forma se volvería más complicado terminarlo bien si no se toman en cuenta éstos puntos.

Al hablar sobre los factores de éxito, nos referimos a lo que podemos conocer de nuestros clientes, lo que nos puede ayudar para saber a ciencia cierta lo que el cliente nos está pidiendo y poder entregarle la idea de proyecto más cercana a lo que él se había planteado.

Después de terminar con lo anterior se siguió con la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) y ya con esto se pueden ver más gráficamente los pasos que se tendrán que seguir para la correcta realización del proyecto. Para la realización de la EDT se coloca el entregable total o final al tope del diagrama y después se va dividiendo en tantos pasos como se describieron en la metodología, cada paso también se divide en las tareas que se deben realizar para cumplirlo y tener el entregable de esa parte.

Administración del tiempo:

El diagrama de red es una representación gráfica de las actividades del proyecto y de las relaciones lógicas que se establecen entre ellas. Generalmente toma forma de una red donde las actividades se representan con nodos en forma de rectángulos, y las precedencias entre los nodos son marcadas con flechas. Nos muestra los tiempos de cada tarea, las fechas exactas en que se comienza y termina la tarea, algo similar al cronograma, pero con una representación diferente.

El cronograma también nos muestra gráficamente la realización del proyecto, solo que éste ya tiene los tiempos especificados para cada tarea, y también muestra el tiempo total que tomará la realización del proyecto, con esto los encargados del proyecto se guían para saber los tiempos que tomará cada una de las tareas y evitarán atrasarse de cualquier forma. Ayuda mucho, en cuanto a eficiencia, conocer los tiempos.

Administración del costo:

Es aquí donde se hacen los presupuestos y los flujos en los que se muestra si el proyecto trae ganancias o si no es conveniente realizarlo. Los presupuestos que se hacen son sobre el personal de administración, de diseño, construcción y programación del proyecto y del personal de ventas. Cada uno ocupa un diferente presupuesto por mes, o por quincena, así como su salario, los servicios, el equipo que necesita para poder trabajar,

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etc. Todo esto se describe claramente en cada uno de los presupuestos y se hace un total que serían los gastos que se tienen por mes por cada uno.

También se hace una inversión inicial, que se refiere a los gastos que se tienen solamente al iniciar el proyecto, es decir, en un solo pago, como podría ser una licencia para algún programa que se ocupará. Al terminar de realizar los presupuestos se hizo un flujo neto de efectivo por un año en el cual se veía la sumatoria de los impuestos, los gastos, las ganancias por año en cuanto a la venta de varios proyectos, la devaluación total de los aparatos comprados, etc. Los flujos se hicieron por tres años y al final se calculó el VPN (Valor Presente Neto) de los tres flujos, ahí se pudo saber si era conveniente o no la realización de los proyectos.

Administración de recursos humanos:

Se encuentra realizado el organigrama en este punto, el organigrama es un diagrama de tipo jerárquico que permite establecer las relaciones de autoridad entre los integrantes de una organización, entonces en este caso se puso por orden jerárquico, el puesto que ocupaban en el proyecto cada uno de los integrantes del equipo de trabajo con su nombre.

En la matriz de responsabilidades es en donde se plasmaron más descriptivamente y en una tabla los roles y responsabilidades que ocupan cada uno de los que participan en el proyecto, así como el nivel de responsabilidad que tienen en cada punto.

Después de eso se realizó la matriz de competencias en donde se especifica el nivel de conocimiento que tienen los integrantes del equipo sobre cada área de trabajo.

Finalmente se realizó el análisis de cada uno de los cargos, como por ejemplo el de desarrollador de software, ahí se describieron las responsabilidades, los conocimientos, las habilidades, etc. con las que cuenta la persona a cargo y lo que hará que el proyecto sea de calidad y eficiente.

Ejecución y control del proyecto:

Se realizan los contratos con los participantes del proyecto en donde se firma, es un documento que confirma el compromiso que se tiene con el proyecto y se promete el cumplimiento de las responsabilidades que aparecen, también viene mencionado el salario que tendrá la persona junto con las horas de jornada laboral con las que tendrá que cumplir.

Interface:

Luego, desarrollamos la interface de nuestro sistema en el entorno de desarrollo integrado “NetBeansIDE” de Oracle Corporation (ver las pantallas en Anexo A).

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Cierre del proyecto:

Se usarán los contratos de finiquito para terminar cualquier relación con el cliente y pedir una carta de recomendación para futuros clientes.

Discusión de resultados:

Este proyecto tuvo como propósito brindar la información necesaria a las personas encargadas del negocio sobre las ventas realizadas sobre los videojuegos.

También se centró en brindar el costo de las adquisiciones de mercancía nueva para evitar la merma de los productos y así el negocio no haga gastos innecesarios y además conocer fácilmente el ingreso neto del negocio.

De los resultados obtenidos con este proyecto, se puede deducir que fue la mejor opción para un negocio, tiene muchas ventajas y puede resolver problemas del negocio.

Comparado con el software de otro negocio similar, funciona adecuadamente dependiendo los requisitos del negocio, resuelve los mismos problemas que en otros negocios y mejoro la administración dentro de él.

Conclusiones:

El proyecto ha logrado cumplir con todos los objetivos, la hipótesis planteada fue correcta.

Respetando las especificaciones y los requisitos fue realizado exitosamente.

El cliente estuvo conforme con los resultados, lo manejo fácilmente y pudo resolver los problemas de administración del negocio y no hacer gastos innecesarios. El desarrollo de software, las etapas de análisis de requerimientos y diseño tomo gran parte del tiempo del proyecto.

Referencias Bibliográficas

MySQL :: MySQL Workbench. (2017). Mysql.com. Retrieved from https://www.mysql.com/products/workbench/

Welcome to NetBeans. (2017). Netbeans.org. Retrieved from https://netbeans.org/

XAMPP Installers and Downloads for Apache Friends. (2017). Apachefriends.org.

Retrieved from https://www.apachefriends.org/es/index.html

Rivera Martínez, F. and Hernández Chávez, G. (2010). Administración de proyectos. 1st ed. México: Pearson Educación.

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Anexos

Anexo A Pantallas del Sistema Administrativo

El diseño que se presenta se podría decir que es el genérico. Se le adecuarían imágenes, colores y tipografías dependiendo de cada cliente.

Página principal

Una vez validado el empleado accedemos al punto de venta

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Al hacer en clic en el botón “Administración” nos aparece el siguiente Log In.

Una vez validado el Log In se muestra el menú del administrador

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Pantalla de inventario

Pantalla del registro de las ventas

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Pantalla para registrar compras y costos del negocio

Pantalla del personal que labora en la tienda

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Pantalla para mostrar el producto más vendido y el usuario más vendedor

Por último, la pantalla utilidades muestra el balance del negocio

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Referencias

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