MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES AUDITORÍA GENERAL INFORME DE CONTROL INTERNO Nº AG-I

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AUDITORÍA GENERAL

INFORME DE CONTROL INTERNO Nº AG-I-04-2015

“EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO AL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA (DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA DIRECCIÓN FINANCIERA), INCLUYENDO EL MÓDULO DE GESTION DE COMPRAS POR CAJA

CHICA”.

MARZO, 2015

 2523-2639 // 2222-0464 Fax:2222-8310 E-mail [email protected]

 10176-1000 San José

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CONTENIDO

Página No.

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN ... 6

1.1. Origen del estudio ... 6

1.2. Normativa sobre el trámite de informes ... 6

1.3. Antecedentes ... 8

1.4. Objetivo general del estudio ... 8

1.4.1. Objetivos específicos ... 9

1.5. Alcance y período de estudio ... 9

1.6. Declaración de Cumplimiento de Normas... 9

1.7. Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio ... 9

1.8. Comunicación de los resultados ... 9

1.9. Procedimientos de auditoría ... 10

1.10. Normativa aplicable ... 10

1.11. Riesgo ... 11

2. RESULTADOS ... 12

2.1. Funciones del Departamento de Tesorería ... 12

2.2. Arqueo de Fondo de Caja Chica ... 13

2.3. Elaboración de Conciliaciones Bancarias ... 16

2.4. Actualización del Libro de Caja Chica Central ... 21

2.5. Actualización del Sistema Integrado de Adquisiciones y Ejecución Presupuestaria (SINAEP) ... 24

2.6. Garantías de Caución ... 27

2.7. Compras por Caja Chica ... 28

2.8. Cierre de Cajas Auxiliares (Fin de Año) ... 39

3. CONCLUSIONES ... 41

4. RECOMENDACIONES ... 43

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RESUMEN EJECUTIVO

En cumplimiento del Plan Anual de Trabajo y lo establecido en los incisos a) y b) del artículo N° 22 de la Ley General de Control Interno, esta Auditoría efectuó el estudio de Control Interno denominado “EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO AL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA (DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DIRECCIÓN FINANCIERA), INCLUYENDO EL MÓDULO DE GESTIÓN DE COMPRAS POR CAJA CHICA”

Qué examinamos?

Se efectuó una revisión de las funciones y procedimientos establecidos en el Departamento de Tesorería, respecto del Fondo de caja chica, así como el arqueo del Fondo General y las diferentes Cajas Auxiliares, además de la Normativa General que aplica, con el fin de corroborar la correcta administración y el cumplimiento de la normativa, por parte de los funcionarios encargados. Para realizar esta investigación se tomaron los documentos respaldo que amparan la operación.

De la totalidad de trámites realizados 2.134, en el periodo del 01 de julio 2014 al 31 de enero 2015, se analizaron los movimientos mayores

¢100.000,00 (Cien mil colones 00/100) los cuales alcanzan la suma de 271, y sobre esa cifra se seleccionaron 79, (muestreo a conveniencia), que corresponde al 29%, para efectos de corroborar el cumplimiento de la normativa interna referente a los montos mayores al monto indicado, por cuanto la Administración debe presentar 3 facturas proforma.

Por qué es importante?

Al realizar este estudio vamos a verificar los lineamientos establecidos por la Tesorería Nacional, así como las funciones y procedimientos establecidas por el Departamento de Tesorería Dirección Financiera, en cuanto a la administración del Fondo Caja Chica, así como el cumplimiento del artículo 34 del Reglamento del Fondo General de Cajas Chicas (N°32874), el cual indica que la Auditoría Interna deberá realizar como mínimo una auditoría anual al Fondo. Por otro lado, las Normas de Control Interno para el Sector Público, en el acápite 1.2”Objetivos del Sistema de Control Interno” establece lo siguiente:

“…El SCI de cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de los siguientes objetivos:

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a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal…”

Qué encontramos?

La Auditoría General evaluó las funciones y procedimientos establecidos en el Departamento de Tesorería, con el fin de verificar el cumplimiento de los mismos, esta revisión evidenció que varios de los procedimientos no se cumplen, y en algunos casos se requiere que dichos procedimientos se actualicen. Determinamos partidas en los arqueos de cajas a los cuales no se les ha dado el tratamiento normativo, así como partidas en las conciliaciones bancarias los cuales en algunos casos tienen vencimientos, cheques con más de cuatro años de emitidos y no cambiados. El libro de diario en la caja Auxiliar de Puntarenas presenta inconsistencias en la actualización con respecto al procedimiento.

En cuanto a la Administración del Fondo de Caja Chica Central del MOPT, existe una desactualización en el Sistema Integrado de Adquisiciones y Ejecución Presupuestaria (en adelante SINAEP), en el módulo de consultas, el cual refleja funcionarios con potestades en unas regiones y pertenecen a otras, producto de los cambios realizados por el Ministro, en el mes de Noviembre 2014; además el Departamento de Tesorería a la fecha del informe no ha concluido los trámites de traslados ante el Banco.

En cuanto al Módulo de compras, de la muestra solicitada, se identificó un grupo de facturas que incumplen con una serie de requisitos establecidos por la normativa interna y los reglamentos que regulan la operatividad y control de los gastos mediante caja chica.

Qué sigue?

Con el fin de subsanar los asuntos señalados, se emitieron varias recomendaciones a los encargados de procesos, para mejorar el Sistema de Control Interno y con ello mejorar la administración de los riesgos identificados. Así como la recomendación al Departamento de Tesorería que actualice los procedimientos establecidos en el SIOR respecto del cierre y apertura de Cajas Auxiliares.

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MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES

AUDITORÍA GENERAL

INFORME DE CONTROL INTERNO Nº AG-I-004-2015

“EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO AL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA (DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DIRECCIÓN FINANCIERA), INCLUYENDO EL MÓDULO DE GESTION DE COMPRAS POR CAJA CHICA”

1. INTRODUCCIÓN 1.1. Origen del estudio

De conformidad con lo establecido en el artículo 22, inciso a), de la Ley General de Control Interno, artículos 34 y 39 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas (Decreto Ejecutivo Nº 32874 del 10 de noviembre de 2005, publicado en La Gaceta Nº 22 del 31 de enero de 2006), se establece la competencia de las Auditorías Internas de realizar arqueos periódicos y sorpresivos sobre los fondos fijos, razón por la que se realizó el arqueo al Fondo General de Caja Chica, bajo la responsabilidad del Departamento de Tesorería de la Dirección Financiera

1.2. Normativa sobre el trámite de informes

De acuerdo con lo dispuesto por la Contraloría General de la República, de la Ley General de Control Interno N° 8292, se incorporan en este informe los artículos siguientes, relacionados con el trámite de informes de auditoría.

Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:

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a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.

b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.

c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.

Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.

Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.

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La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el Órgano Contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994.

Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.

El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (...)” Igualmente cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente(...).”

1.3. Antecedentes

Con oficio AG-2129-2014 del 09 de julio de 2014, esta Auditoría General remitió al Despacho del señor Ministro, Lic. Carlos Segnini Villalobos, el Informe AG-I-32-2014 denominado “EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO AL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA (DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DIRECCIÓN FINANCIERA), INCLUYENDO EL MÓDULO DE GESTION DE COMPRAS POR CAJA CHICA”, el cual contiene los resultados, conclusiones y recomendaciones producto del análisis de esta Auditoría al Fondo General de Caja Chica.

1.4. Objetivo general del estudio

Evaluar el Sistema de Control Interno aplicado al Fondo General de Caja Chica y a las cajas Chicas Auxiliares.

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1.4.1. Objetivos específicos

1.4.1.1. Verificar el cumplimiento de las funciones establecidas en el Departamento de Tesorería, Dirección Financiera en cuanto al manejo del Fondo General de Caja Chica.

1.4.1.2. Verificar el cumplimiento de la Normativa General en el Departamento de Tesorería, Dirección Financiera para el Fondo General de Caja Chica.

1.4.1.3. Verificar el cumplimiento de la normativa vigente para el Módulo de Gestión de Compras por caja chica.

1.5. Alcance y período de estudio

Este estudio comprende la revisión y verificación de la documentación relacionada con los trámites y movimientos ejecutados por el Departamento de Tesorería, al Fondo General de Caja Chica y Cajas Auxiliares, en el periodo comprendido entre 01 de julio 2014, al 31 de enero de 2015.

1.6. Declaración de Cumplimiento de Normas

De conformidad con lo establecido en la Norma 1.3.3 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se declara que las actividades del presente estudio fueron realizadas de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna..."

1.7. Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio

Durante el desarrollo del estudio realizado por la Auditoría, NO se presentaron limitaciones que afectaran en su ejecución.

1.8. Comunicación de los resultados

En atención a lo señalado en la Norma N° 205 (Comunicación de Resultados) de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el 12 de marzo del año en curso, se remitió borrador del informe en formato digital, al Departamento de Tesorería, Dirección Financiera, convocando para la discusión de resultados, el día 18 de marzo de 2015 a las 10 horas en la Auditoría General, o bien se indica en el oficio de remisión que pueden enviar por escrito sus observaciones dentro del mismo plazo.

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1.9. Procedimientos de auditoría

Para la realización del estudio se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Administración, mediante revisión de registros, informes, oficios, archivos y observación física, de conformidad con los procedimientos, políticas y lineamientos establecidos por el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

Además, se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Dirección de Planeamiento Administrativo, así como, la idoneidad del sistema de control existente, para las actividades mediante:

 Revisión de decretos y disposiciones relacionadas.

 Análisis de objetivos, funciones, actividades, procesos.

 Revisión de registros

 Revisión de informes y advertencias emitidas por la Auditoría General relacionadas.

 Entrevistas.

 Visitas a las dependencias involucradas.

 Análisis de dotación de recursos.

1.10. Normativa aplicable

El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la Norma No. 1.3.3 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, mediante la aplicación de:

 Ley General de Control de Interno Nº 8292.

 Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO- DFOE), publicado en la Gaceta No. 26 del 26 de enero de 2009.

 Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.

 Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC-064- 2014 Publicado en la Gaceta N°184 del 25 de setiembre de 2014).

 Normativa interna de la Auditoría General del MOPT que regula la ejecución de los estudios de auditoría.

 Reglamento General del Fondo Cajas Chicas (Decreto Ejecutivo 32874, publicado en la Gaceta N°22 del 31/01/2006).

 Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos.

 Reglamento para el Pago de Viáticos y Gastos de Transporte a los Funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transporte y sus Órganos adscritos, Nº 32441.

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 Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Única

 Procedimiento Actualización del Libro de Caja Chica Central

 Procedimiento elaboración de conciliaciones Bancarias

 Normativa Publicada por la Tesorería Nacional

1.11. Riesgo

De acuerdo con lo establecido en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Publico específicamente la Norma 305, para efectos de sus estudios, el auditor debe determinar el riesgo de Auditoría asociado a las partidas más relevantes de los Estados Financieros Auditados y las aseveraciones de la Administración consignadas en dichos estados.

CUADRO N° 1

Fuente:

 Plan operativo 2015, Dirección Auditoría General

 Sistema de Valoración del Riesgo (SIVARI)

 Archivo Auditoría General

El monto de la actividad corresponde al fondo autorizado por la Tesorería Nacional el cual es de ¢30.000.000,00.

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NOMBRE TIPO

Arqueos de Cajas Chicas Auxiliares Procedimiento

Elaboración de Conciliaciones Bancarias Procedimiento

Actualización del Libro de Caja Chica Central Procedimiento

Compras por Caja Chica Central Procedimiento

Asignación y Ampliación de Recursos de Cajas Chicas Auxiliares en el MOPT Procedimiento Asignación y Ampliación de Recursos al Fondo General de Caja Chica Procedimiento Elaboración de Informe Trimestral de Arqueos para la Tesorería Nacional Procedimiento Autorización de Caducos de Reservas de Recursos de Caja Chica Procedimiento Confección de Reserva de Recursos de la Caja Chica Procedimiento

Estadística de pago por Caja Chica Actividad

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 2. RESULTADOS

2.1. Funciones del Departamento de Tesorería

Del análisis realizado sobre la actividad objeto de estudio, se identificaron las siguientes funciones, relacionadas con el Fondo General de Caja Chica:

 Confeccionar y aprobar las Solicitudes de Reserva de Recursos por Caja Chica, notas de cancelación y demás documentos que afecten las partidas presupuestarias.

 Registrar y Controlar los presupuestos por programa de la Caja Chica Central del Ministerio.

 Administrar el Fondo de la Caja Chica Central del Ministerio y mantener, debidamente actualizados, los registros correspondientes.

 Efectuar Arqueos a la Cajas Chicas asignadas a las Dependencias del MOPT y asesorar a los funcionarios responsables de la custodia de las Cajas Chicas Auxiliares.

 Controlar las cuentas Bancarias producto de la creación del Fondo General.

En relación con el cumplimiento de las funciones identificadas, existe un MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA que dispone de los siguientes procedimientos y actividades:

CUADRO N° 2

FUENTE: Elaboración propia con base a Sistema de Información Organizacional (SIOR).

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Fondo Autorizado ₡30.000.000,00

Fondo Autorizado al 26-01-15 ₡30.000.000,00

Menos

Saldo Según libros ₡ 21.593.015,73

Factura en Acuerdo de Pago (Mora Solis Carlos) 200.000,00 Comisiones por reintegros cajas Auxiliares 7.001,00 Intereses del Fondo de Caja Chica por reintegrar (15,98) Diferencia en la Cta Cte de caja Chica Pendiente de Corregir (0,75) Cajas Auxiliares: Direcciones Regionales y Auditoria General 8.200.000,00

TOTAL ₡ 30.000.000,00 ₡30.000.000,00

BANCO DE COSTA RICA CUENTA 001-220809-1 2.2. Arqueo de Fondo de Caja Chica

De conformidad con los resultados del estudio efectuado por esta Auditoría General, se realizó un arquero con fecha 26 de enero de 2015, al Fondo General de la Caja Chica cuyo monto autorizado es de

¢30.000.000,00 (Treinta millones de colones con 00/100.)

La situación de dicho Fondo al 31 de diciembre de 2014 se detalla a continuación:

CUADRO N° 3

ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA

Fuente: Arqueo efectuado al Fondo General de Caja Chica el 26-01-2015.

Como se refleja en el cuadro anterior, a la fecha del arqueo se determina que el saldo en libros es correcto y el mismo refleja todas las anotaciones al día.

Existe una factura pendiente de reintegrar al fondo por un monto total de

¢200.000,00 (Doscientos mil colones con 00/100), que corresponde al pago de servicios de alimentación de reuniones que se llevaron a cabo en el Despacho del señor Ministro.

El monto de la partida de Comisiones por reintegros a cajas Auxiliares por

¢7.001.00 (Siete mil un colones 00/100), corresponde a notas de débito por transacciones SINPE, por los traslados a las cajas auxiliares, pendientes que se reverse por parte del Banco de Costa Rica en la cuenta corriente.

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En cuanto a los ¢15.98 (Quince colones con 98/100), corresponden a intereses de fondo fijo de caja chica de los meses de setiembre 2013 a noviembre 2014, sobre este punto en particular el Lic. Mauricio Montero Montanari, Jefe Departamento de Tesorería indica mediante correo electrónico del 26 de febrero 2015, “…Si bien es cierto el artículo número 7 del reglamento General de Caja Chica emitido por la CGR establece que los intereses devengados por el saldo de la cuenta bancaria del Fondo Fijo de Caja Chica, se depositarán en el Fondo General del Gobierno en un plazo no mayor de ocho días hábiles a partir del recibo del estado de cuenta bancario en que se consigne su acreditación, lo cierto es también que ha sido una práctica generalizada a nivel de todos los ministerios el reservar en las cuentas aquellos montos exiguos correspondientes a la acreditación de intereses por concepto de operaciones financieras bancarias relacionadas a la operativa de Caja Chica. Esta costumbre, misma que ha sido permitida, tolerada y avalada (Per-se) por la Tesorería Nacional tiene como objetivo el reducir el costo administrativo del traslado de dichas sumas al Fondo General del Gobierno, en razón del seguimiento administrativo que debe darse a ese ingreso según los controles operativos establecidos por el órgano rector.

Así la costumbre plenamente aceptada por dicho órgano rector ha venido siendo la acumulación de esas pequeñas sumas y el traslado periódico (anual) de dichos montos al Fondo General. Nótese que lo que priva es la consideración de criterios de oportunidad y economía, los cuales resultan comunes y extensivos a todos los aspectos vinculados a la ejecución presupuestaria...”, sin embargo, se incumple con la normativa y con su propia justificación, ya que los intereses en mención van desde el mes de setiembre 2013 a la fecha.

La diferencia de ¢0.75 (Setenta y cinco céntimos), corresponde a diferencia de caja chica de la Auditoría General, a la hora de concluir este estudio, fue ajustado en libros no así en Bancos está pendiente por parte de Tesorería al 26 de enero 2015. Esta diferencia se identificó en el informe de Auditoría General N° AG-1-30-2014 denominado “Arqueo del Fondo general de caja Chica (Departamento de Tesorería, Dirección Financiera) y el manejo de las cajas chicas Auxiliares”.

En cuanto al monto de ¢8.200.000,00 (Ocho millones doscientos mil colones con 00/100), referente a las cajas auxiliares de las Direcciones Regionales y la Auditoría General, en el siguiente punto se detalla el desglose respectivo.

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Región Dependencia Monto

Región VIII Región Limón 1.000.000,00

Región IV Región San Carlos 1.000.000,00

Región XII Región Puntarenas 1.500.000,00 Región X Región Perez Zeledon 1.500.000,00 Macro Región Guanacaste Región Liberia 1.500.000,00

Región XI Región Rio Claro 1.500.000,00

Plantel Central Auditoría General ₡200.000,00 8.200.000,00

Total

CUADRO No. 4

DETALLE DE CAJAS AUXILIARES

Fuente: Elaboración propia con base en los registros del Departamento de Tesorería.

Se procedió a realizar una visita a las sedes regionales para realizar arqueos de las diferentes cajas Auxiliares, excepto a la caja auxiliar de Auditoría General, de la cual se tomaron los documentos del último arqueo realizado por el Departamento de Tesorería del MOPT.

Después de identificar cada uno de los hallazgos o debilidades de control mencionadas en los párrafos anteriores, se determina que se está incumpliendo con el Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas en los siguientes artículos:

“…Articulo 38 Depósito de Intereses. Los Intereses devengados por los saldos en las cuentas Bancarias de los fondos de caja chica, deberán ser depositados al fondo General del Gobierno, dentro de un plazo de ocho días hábiles después de vencido el respectivo mes.”

A pesar de lo que indica el citado artículo, existen intereses pendientes desde el mes de setiembre del año 2013 hasta la fecha de este informe;

cabe mencionar que la administración realiza el traslado de los intereses en forma anual, ya que el monto no es material y los costos por el traslado son muy altos, al 09/03/2015, este monto ya se había trasladado con el deposito N° de lote 4259203.

“…Articulo 29 Responsable del control Interno. Corresponderá al Responsable del Fondo Fijo-Caja Chica establecer, evaluar y mantener un adecuado sistema de control interno del fondo autorizado, en concordancia con las sanas prácticas de control interno, establecidas en la Ley de General de Control Interno, en el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la Republica y demás órganos sujetos a su fiscalización, en este reglamento y en los lineamientos que al efecto emita la Tesorería Nacional.”

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Además del incumplimiento al Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas, se incumple la Actividad Código: DF-454-004 “ELABORACIÓN DE ARQUEOS A LA CAJA CHICA CENTRAL DEL MOPT Y A LOS FORMULARIOS DE CHEQUES EN BLANCO DE LA CUENTA DE ROTURA DE VÍAS que indica:

“…Para realizar los arqueos los funcionarios designados deben considerar los procedimientos establecidos, el Reglamento de Caja Chica emitido por la Contraloría General de la República y sus modificaciones, además los funcionarios designados deben presentarse ante el responsable de la Caja Chica Central y solicitar la información relativa al monto autorizado…”

La baja materialidad económica indica que algunas partidas se mantienen por tiempo prolongado, con el propósito de realizar una sola transacción, a pesar de incumplir con la normativa.

Si bien es cierto los montos son menores y no reflejan importancia relativa a nivel financiero, la normativa se está incumpliendo y aplicaría el artículo 37

“Procedimiento a seguir al detectarse otras irregularidades”, del

“Reglamento General de cajas Chicas” el cual menciona:

“… El Responsable del Fondo Fijo-Caja chica, los entes fiscalizadores y de control podrán en conocimiento del superior administrativo de la institución, los hechos irregulares en que incurran los servidores, relacionados al manejo de los recursos del Fondo Fijo-Caja Chica, para que inicie el procedimiento disciplinario que corresponda, garantizando en todo caso el debido proceso al funcionario, bajo pena de responsabilidad, sin perjuicio de la responsabilidad civil y penal de que pudiera ser objeto.”

2.3. Elaboración de Conciliaciones Bancarias

A la fecha del arqueo en la conciliación bancaria del Fondo General, se mantienen pendientes de cobro 25 cheques por un monto de ¢358.599,14 (Trecientos cincuenta y ocho mil quinientos noventa y nueve colones 14/100). Cabe destacar, que mediante correo electrónico del 04/02/2015, dirigido a la Licda. Yorleny Sánchez Rojas, funcionaria del Departamento de Tesorería, sobre el tiempo que llevan los cheques en estado de no cambiados y el trámite a seguir por parte de dicho Departamento; nos indicó que se había procedido a levantar un acta para el traslado de dicha suma al Fondo General del Gobierno, así como una solicitud al Ejecutivo del Banco de Costa Rica, de una orden de no pago de dichos cheques, sin embargo, el acta mencionada tiene fecha del 04 de Febrero de 2015, fecha en la que se realizó la consulta. En el cuadro siguiente se detallan los cheques mencionados.

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Fecha N° Cheque Beneficiario Monto

13/12/2010 42892 Carlos Barrantes Hernandez 12.320,00

13/12/2010 42896 Luis Alberto Barrantes Hernandez 40.000,00

03/03/2011 43170 RPS Impresos 5.000,00

27/06/2011 44187 Rony Rodriguez Vargas 4.155,00

11/07/2011 44307 Luis Mariano Sanabria Burgos 89.995,00

30/10/2011 45030 Sergio Hidalgo Vásquez 11.413,00

25/01/2011 45253 Asociacion Interdiciplinaria Cost De Der Forest 15.000,00

26/03/2012 46158 Andrea Soto Rojas 23.262,00

12/06/2012 46636 Representaciones G.A. y CIA S.A. 38.500,00

12/06/2012 46637 Representaciones G.A. y CIA S.A. 38.500,00

23/07/2012 46903 Carlos Bonilla Berrocal 2.700,00

12/11/2012 47734 José Luis Trejos Abarca 352,79

21/11/2012 47892 Alexander Gdo Sanchez Valerio 1.470,00

21/11/2012 47907 Esnaider Rodriguez Serrano 4.410,00

07/12/2012 48164 Mario morales Mata 50.000,00

30/01/2013 48249 Carlos Enrique Bonilla Berrocal 1.800,00

17/04/2013 47713 German Eduardo Valverde Gonzalez 2.700,00

10/05/2013 48848 José Douglas Hernandez Fuentes 1.500,00

13/06/2013 49107 Jaime Castro Jiménez 1.621,35

12/08/2013 49614 Luis Fernando Madrigal Carvajal 2.000,00

12/09/2013 49983 Jorge Rueda Barquero 3.600,00

16/09/2013 50019 Herberth Ramirez Morales 2.800,00

16/09/2013 50022 Sergio Brenes Loaiza 1.000,00

358.599,14 Cheques Pendientes de Cambio

Cuenta Corriente 220809-1 Banco de Costa Rica al 31 de Diciembre 2014

Total

CUADRO N° 5

FONDO GENERAL CAJA CHICA

Fuente:Conciliación Bancaria efectuada al Fondo General de Caja Chica al 31-12-2014.

De la revisión efectuada a las cajas auxiliares, con cierre al 31 de diciembre de 2014, se determinó la siguiente situación:

A la fecha del arqueo en la conciliación bancaria de la caja Auxiliar de Pérez Zeledón se mantienen pendientes de cobro 3 cheques, por un monto de ¢49.080,00 (Cuarenta y nueve mil ochenta colones 00/100). En el cuadro siguiente se detallan los cheques mencionados.

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20/06/2011 14477801-7 Servicentro El General 9.000,00

02/06/2012 17770426-4 Taller Eletromecanico Chema 33.000,00

27/06/2012 17770449-4 Solo Radiadores MYP 7.080,00

49.080,00

Cheques Pendientes de Cambio

Total

20/06/2007 97630373-0 Repuestos Reasa S.A 17.990,00

20/06/2007 97630379-9 Repuestos Reasa S.A 4.060,00

22.050,00

Total

CUADRO N° 6

CAJA AUXILIAR DE PÉREZ ZELEDÓN

Fuente: Conciliación Bancaria efectuada al Fondo General de Caja Chica al 31-12-2014

A la fecha del arqueo en la conciliación bancaria de la caja Auxiliar de San Carlos, se mantienen pendientes de cobro 2 cheques, por un monto de ¢22.050,00 (Veintidós mil cincuenta colones 00/100). En el cuadro siguiente se detallan los cheques mencionados.

CUADRO N° 7

CAJA AUXILIAR DE SAN CARLOS

Fuente: Conciliación Bancaria efectuado al Fondo General de Caja Chica al 31-12-2014

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02/03/2011 13606346 Autorepuestos Memo S.A (Wilock)S.A. 1.700,00 10/05/2011 13606422 Autorepuestos Memo S.A (Wilock)S.A. 2.240,00 01/10/2014 23013516-1 Viales Padilla Julio 10.070,00 14.010,00

Total

21/08/2008 99248749-7 Servicentro Rio Claro 1.000,00

03/06/2009 5295210-6 Servicentro Rio Claro 1.000,00

2.000,00

Total

A la fecha del arqueo en la conciliación bancaria de la caja Auxiliar de Liberia, se mantienen pendientes de cobro 3 cheques, por un monto de

¢14.010,00 (Catorce mil diez colones 00/100). En el cuadro siguiente se detallan los cheques mencionados.

CUADRO N° 8 CAJA AUXILIAR DE LIBERIA

A la fecha del arqueo en la conciliación bancaria de la caja Auxiliar de Río Claro, se mantienen pendientes de cobro 2 cheques, por un monto de

¢2.000,00 (Dos mil colones 00/100). En el cuadro siguiente se detallan los cheques mencionados.

CUADRO N° 9

CAJA AUXILIAR DE RÍO CLARO

A la fecha del arqueo en la conciliación bancaria de la caja Auxiliar de Puntarenas, se mantienen pendientes de cobro 2 cheques, por un monto de ¢90.436,00 (Noventa mil cuatrocientos treinta y seis colones 00/100), además existe una comisión rebajada en la cuenta corriente por un monto de ¢2.176,00 (Dos mil ciento setenta y seis colones 00/100), producto de la devolución del cheque N° 20080572-2, por un monto de ¢88.000,00

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07/03/2007 94830162-0 No hay detalle del beneficiario 2.436,00

22/08/2011 13606346 Remeca 88.000,00

Comision Bancaria por Devolucion de Cheque (2.176,00)

88.260,00

Total

(Ochenta y ocho mil colones 00/100), la cual no está reflejada en el libro de diario de la caja Auxiliar. Adicionalmente el rubro de la comisión está incluido en el reporte de cheques pendiente de cobro. En el cuadro siguiente se detallan los cheques mencionados.

CUADRO N° 10

CAJA AUXILIAR PUNTARENAS

En relación con los cheques pendientes de cobro mencionados en los párrafos anteriores, el Lic. Mauricio Montero Montanari, Jefe Departamento de Tesorería indica mediante correo electrónico del 26 de febrero 2015,

“…Tal y como fuera informado en días atrás por nuestra compañera Yorleny, este Departamento mantiene como prioridad para el año 2015 la determinación de la naturaleza, cuantía, y antigüedad de los valores emitidos como pagos de Caja Chica que se mantengan pendientes de cambio en las distintas cuentas corrientes utilizadas para la operativa de Caja Chica, tanto a nivel central como en cada una de las Oficinas Regionales. A la fecha se ha trasladado lo correspondiente a valores vencidos de la Caja Chica Central y se encuentra efectuándose un análisis similar para cada uno de los valores girados contra las cuentas de caja chica abiertas en las Oficinas Regionales para proceder con el traslado de aquellas sumas correspondientes a valores en los cuales se haya determinado la procedencia de su anulación en virtud del tiempo transcurrido desde su fecha de emisión y de conformidad con los parámetros que determine la Tesorería Nacional…”

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P á g i n a 21| 44

En lo que respecta a los cheques pendientes de cambio identificados en las conciliaciones de la caja auxiliar de San Carlos, caja Auxiliar de Liberia, caja Auxiliar de Rio Claro y caja auxiliar de Puntarenas, que se está incumpliendo el artículo 984 del Código de Comercio que al respecto indica:

“Salvo lo expresamente dispuesto en otros Capítulos de este Código, todo derecho y su correspondiente acción prescriben en cuatro años, con las siguientes salvedades que prescribirán en un año:

Las acciones de nulidad de los acuerdos tomados por las asambleas de accionistas o consejos de administración de sociedades comerciales; las de reclamaciones por vicios de las cosas vendidas con garantía de buen funcionamiento; y las de responsabilidad de los administradores, gerentes, directores y demás miembros de la administración de sociedades;

b) Las acciones para cobrar intereses, alquileres, arrendamientos o rentas;

c) Las acciones de los empresarios, para cobrar el valor de las obras que ejecutaren por destajo;

d) Las acciones para cobrar el uso de cualquier otro derecho sobre bienes muebles; y

e) Las acciones derivadas de ventas al por mayor y al detalle a otros comerciantes o al consumidor directamente.”

En el análisis de la información se determinó, que la administración realiza la conciliación basándose en el procedimiento Código: DF-455-002P,

“ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS”, sin embargo, el procedimiento no indica en ninguna actividad, la forma de proceder con partidas vencidas, como es el caso de los cheques. La ausencia de procedimientos claros y actualizados puede implicar consecuencias para la administración, tales como desconocimiento por parte del personal sobre las actividades a realizar.

2.4. Actualización del Libro de Caja Chica Central

De análisis se determinó que las cajas auxiliares de Limón, Río Claro, Liberia y Puntarenas presentan inconsistencias en las anotaciones como se detalla seguidamente:

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Región VIII: Limón

En el libro Auxiliar de Caja Chica en el folio N° 66, línea N° 3, muestran inconsistencias en cuanto a la inexistencia de movimiento en las columnas debe y haber, por lo tanto, en la columna de saldo mantiene un dato incorrecto, diferente al anterior sin ninguna operación aritmética.

Región XI: Río Claro

En el libro Auxiliar de Caja Chica en el folio N° 50, las líneas N° 16 y N° 17, muestran inconsistencias en cuanto a la inexistencia de movimiento en las columnas debe y haber, por lo tanto, en la columna de saldo mantiene un dato en cero, y posterior se refleja un saldo diferente al anterior sin ninguna operación aritmética.

Macro Región Guanacaste: Liberia

En el libro Auxiliar de Caja Chica en el folio N° 83 en las líneas N° 27, N° 28 y N° 32, no se refleja la fecha en la que se realizó el registro, si bien es cierto los registros no son de importancia relativa y el saldo es correcto, se incumple con el procedimiento de Actualización del libro de caja chica Central en cuanto a la fecha.

Región XII: Puntarenas

En la gira a Puntarenas se realizaron dos visitas, sin tener la posibilidad de realizar la revisión con el encargado de la caja chica auxiliar, ante esta situación funcionarios del área de Puntarenas localizaron al encargado vía telefónica y este indicó la ubicación de los documentos y las claves para la entrega de la documentación, ya que no se encontraba en la oficina por funciones propias de su cargo.

En el Libro de Caja Chica en los folios que van desde N°42 hasta el N°45, se refleja inconsistencias en las anotaciones, las cuales corresponden a espacios en blanco, malas sumatorias y anotaciones erradas en las casillas de Debe, Haber y Saldo.

Analizando el último arqueo realizado por el Departamento de Tesorería, el mismo indica resultados satisfactorios, sin embargo, determinamos en nuestra revisión, irregularidades o inconsistencias en la función de actualización del libro de Caja Chica, sin embargo el Departamento de Tesorería en arqueos anteriores, ha realizado acciones y girado

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instrucciones para mejorar o hacer cumplir los procedimientos establecidos.

De conformidad al análisis realizado con base en la deficiencia de control localizada en la caja auxiliar de Puntarenas, específicamente en el procedimiento de Actualización del Libro de Caja Chica Central del Manual de Funciones y Procedimientos del Departamento de Tesorería, actividad N° 2 el cual indica :

“Procede a llenar (ingresar) en el Libro de Caja Chica de acuerdo al orden de las columnas, a saber: fecha, beneficiarios, debe, haber y saldo basándose en los datos de la transferencia.”

“El Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas” en el capítulo IV, Mecanismos de Control, Artículo 29 Responsable del Control Interno menciona:

“Corresponderá al responsable del Fondo Fijo-Caja Chica establecer, evaluar y mantener un adecuado sistema de control del fondo autorizado, en concordancia con las sanas prácticas de control interno, establecidas en la Ley de Control Interno, en el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y demás órganos sujetos a su Fiscalización, en este reglamento y en los lineamientos que al efecto emita la Tesorería Nacional”.

Para los casos señalados de las Cajas Auxiliares de Limón, Rio Claro y Liberia, se evidencia que fue un tema de inconsistencia.

En el caso en concreto de la Caja de Puntarenas, es la que evidencia mayor número de inconsistencias en reiteradas ocasiones, se determinó lo siguiente:

 El encargado no tiene el suficiente conocimiento en el tema contable por su labor de Ingeniero en la zona, además por las diferentes intervenciones y constantes salidas propias de su cargo, no se identifica como la persona idónea para llevar el Fondo de Caja Chica.

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P á g i n a 24| 44

Los errores en las anotaciones en el libro de diario de la caja auxiliar de Puntarenas, no reflejan seguridad razonable de los montos indicados en los registros, así como que no se cumple con el aspecto contable de registro Debe, Haber y Saldo.

Las inconsistencias localizadas en la revisión o arqueos a las diferentes cajas, afectan en cuanto a la confiabilidad y oportunidad de la información así como la eficiencia y la eficacia de las operaciones.

2.5. Actualización del Sistema Integrado de Adquisiciones y Ejecución Presupuestaria (SINAEP)

Realizando una revisión del SINAEP, en el módulo de consultas de caja chica versus los funcionarios actualizados para realizar trámites a nivel del Banco, existe una desactualización del sistema lo cual mencionamos a continuación:

Región VIII: Limón

En el SINAEP, aparece como autorizado por el Banco el señor Alexis Montoya Sosa, sin embargo él fue cesado del Ministerio desde el día 16 de julio del año 2013, según consta en la nota RL-DAF-0691-2013 del 18 de julio de 2013, por parte de la Licda. Wendy Villafuerte Madrigal, encargada administrativa de la Sede Regional de Guácimo, al Lic. Francisco Molina Salas, Sub Director Financiero para realizar los trámites de desactivación caja Chica, sin que a la fecha se haya inactivado del sistema.

Región X: San Isidro, Pérez Zeledón

A la fecha del arqueo, el señor Herbert Barboza Vargas, se mantiene como responsable de la caja chica en el SINAEP, a pesar que el señor Barboza dejó de laborar para esta región desde el 01 de diciembre del 2014, según nos indica Jesús Castillo Sandí encargado de la caja Chica .

Región IV: San Carlos

A la fecha del arqueo el señor Luis Fernando Mora Calderón, aparece registrado en SINAEP como responsable de la caja chica, a pesar del cambio de Directores que se dio en noviembre 2014.

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Macro Región Guanacaste: Liberia

A la fecha del arqueo el señor Julio A. Viales Padilla, aparece registrado en SINAEP como responsable de la caja chica, a pesar del cambio de Directores que se dio en noviembre 2014.

Región XII: Puntarenas

A la fecha del arqueo el señor Rafael Cascante Leal, no se encontraba en la oficina por funciones propias de su cargo, sin embargo, mediante correo electrónico se le solicitó información acerca de las personas que se encuentran registradas en SINAEP versus los funcionarios actualizados, para realizar trámites a nivel del Banco, determinamos que existe una desactualización indicando que solamente él y el señor Fernando Hidalgo Cárdenas son encargado y Responsable. Así las cosas los señores:

 Felipe Sánchez Barrantes, Autorizado para trámites

 Claudio Miranda Martínez, Autorizado por el Banco

 Jorge Cordero Marín, Encargado

 Giovanni León Jiménez, Autorizado para trámites

No deberían permanecer en la página de consulta del sistema.

En relación con la revisión de los funcionarios destacados en diferentes zonas para realizar trámites de caja Chica, el Lic. Mauricio Montero Montanari, Jefe del Departamento de Tesorería, indica mediante correo electrónico del 26 de febrero 2015, “…Es importante indicar que a la fecha se están realizando las gestiones bancarias de inscripción de firmas correspondientes a los Directores Regionales que por disposición del señor Ministro han sido trasladados de sede, en virtud de lo cual es menester cumplir con tal requisito de previo a solicitar a la entidad bancaria la anulación de los valores y el eventual traslado al Fondo general del Gobierno en los casos que proceda…”, es importante mencionar que el traslado de los Directores se dio desde el 17 de noviembre 2014, y a la fecha no se han actualizado en el SINAEP.

De acuerdo con el análisis del Sistema Automatizado Institucional utilizado por el Departamento de Tesorería se encontraron las siguientes situaciones:

- El Departamento de Tesorería utiliza el Sistema Integrado de Adquisiciones y Ejecución Presupuestaria (por sus siglas SINAEP), para controlar la formulación y ejecución de algunas de las partidas presupuestaria del Ministerio cargadas a reservas de Caja chica, suministra un resumen por programas, áreas y actividad.

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- Como medidas de seguridad, el sistema cuenta con la autenticación de usuarios, que se realiza al momento que un funcionario autorizado ingresa al sistema por medio del Usuario y la Contraseña.

- La información de la Base de Datos del SINAEP se respalda periódicamente, como parte de las políticas de seguridad del Ministerio.

- Los usuarios autorizados institucionalmente para utilizar el SINAEP son los encargados administrativos, ejecutores de programa, enlaces, contabilidad, tesorería, designados por la Jefatura del departamento.

- Cuando un funcionario se va de la Institución el Jefe debe solicitar la deshabilitación del usuario del SINAEP, al departamento de Tesorería vía Oficio/Correo electrónico institucional, para proceder con su desactivación.

- Las tareas que puede realizar un funcionario autorizado por medio del Sistemas son las Solicitudes de pedido, órdenes de pedido y liquidación de solicitudes de pedido, desde cualquier parte del país.

- Los trámites realizados por el SINAEP como las Solicitudes de pedido, se imprimen y envían a las Oficinas Centrales para validar que esa información y las facturas vengan correctamente.

- El Departamento de Tesorería verifica que la información esté ingresada correctamente y coincida con los documentos (facturas, proformas, etc.), remitidos por Correspondencia.

- La información que es ingresada al Sistema, queda registrada en la bitácora de la Base de Datos lo que sirve para determinar la trazabilidad de la información, generando así un histórico.

- Si la información no se registra oportunamente en el SINAEP, ésta queda desactualizada, situación que se comprobó durante arqueos realizados como parte del estudio al confrontar la información contra el módulo de consultas de Caja Chica.

- Una vez autorizada la Solicitud de pedido se realiza un documento que sirve de compromiso de pago con el negocio. Pedido de compra x tesorería sirve de paga al proveedor.

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NOMBRE DE FUNCIONARIO FECHA DE PAGO EN EL INS

FECHA QUE CADUCA

N° DE RECIBO DE PAGO Orlando Cervantes Benavides 17/12/2014 13/12/2015 17583174 Manuel Alejandro Arce Jiménez 27/06/2014 28/06/2015 17250428 María Esther Céspedes Morales 17/12/2014 13/12/2015 17583170 Francisco José Molina Salas 17/12/2014 11/12/2015 17583308 Mauricio Montero Montanari Se encuentra en Trámite

De acuerdo con las Normas Técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de la Información (N-2-2007-CO-DFOE) publicada en La Gaceta N° 119 del 21 de junio, 2007, se debe considerar la Seguridad de la Información, tal como refiere el Capítulo I Normas de aplicación general, apartado 1.4 Gestión de la seguridad de la información,

“La organización debe garantizar, de manera razonable, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, lo que implica protegerla contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores disfuncionales.”

Las buenas prácticas del COBIT 4.1, sobre la Gestión de la Información, en el DS 11. Administrar los datos, indica la importancia de:

“Mantener la integridad, exactitud, disponibilidad de la información cuando se requiera.”

2.6. Garantías de Caución

En cuanto a las garantías de caución de los funcionarios que administran el Fondo, se procedió a efectuar una revisión de las mismas, y en el siguiente cuadro se muestra el cumplimiento de la Administración al respecto:

CUADRO N° 11

LISTA DE FUNCIONARIOS CON GARANTÍAS

Fuente: Elaboración propia con base en los registros del Departamento de Tesorería.

Como se refleja en el cuadro anterior, a la fecha del estudio se determina que la póliza para el señor Lic. Mauricio Montero Montanari, Jefe del Departamento de Tesorería, no se encuentra actualizada, la misma se venció desde el día 21 de diciembre 2014; el Lic. Montero Montanari, nos indica mediante correo electrónico enviado el 03 de marzo 2015, que se

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encuentra en proceso de renovación, mediante un agente autorizado, el cual se ha comprometido a culminar el trámite en el transcurso de semana del 03 al 09 de Marzo 2015.

En relación con el tema de la póliza de fidelidad, el Lic. Montero Montanari mediante correo electrónico del 04/03/2015 también nos indica “En conversación sostenida con Don Francisco Molina se me indicó que en esta área únicamente él y María Esther como responsables del fondo de caja Chica tenían el deber de poseer la Póliza. Sin embargo a raíz de lo indicado por su persona de mi parte procedí a renovar la garantía que por mi cuenta he mantenido hasta la fecha”.

En relación con las garantías, la “LEY DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA REPÚBLICA Y PRESUPUESTOS PÚBLICOS”, en su artículo 13 menciona:

“…Sin perjuicio de las previsiones que deba tomar la Administración, todo encargado de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos deberá rendir garantía con cargo a su propio peculio, en favor de la Hacienda Pública o la entidad respectiva, para asegurar el correcto cumplimiento de los deberes y las obligaciones de los funcionarios. Las leyes y los reglamentos determinarán las clases y los montos de las garantías, así como los procedimientos aplicables a este particular, tomando en consideración los niveles de responsabilidad, el monto administrado y el salario del funcionario…”

Para el caso en particular, se evidencia que fue un tema de inadvertencia, ya que la póliza estaba vigente en el periodo anterior, a raíz que el Lic.

Montero Montanari tiene firma autorizada en el Banco de Costa Rica para firmar cheques.

2.7. Compras por Caja Chica

En relación con la Operación del Módulo de Gestión de Compras por Caja Chica, se procedió a revisar las compras pagadas desde el 01 de julio del 2014, hasta el 31 de enero 2015, para efectos de determinar la muestra, con el fin de evaluar el cumplimiento de la normativa aplicable, de la totalidad de los trámites efectuados (2134), se seleccionaron los montos superiores a ¢100.000,00 (Cien Mil Colones 00/100), cuya cantidad corresponde a (271), y se seleccionaron (79), muestreo a conveniencia, que corresponde al 29%, que debe cumplir con requerimientos como la presentación de 3 facturas proformas con base en el Procedimiento Compras por Caja Chica Central.

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De acuerdo con la revisión efectuada a los documentos que conforman la muestra, se determinó que 18 de los trámites no adjuntaban las tres facturas proforma, los cuales algunos contenían justificaciones por escrito y en otros ningún tipo de justificación.

El Departamento de Tesorería ha insistido con las circulares DT-DFI-001-2014 y DT-DFI-001-2015 en dar a conocer los aspectos vinculados a las compras por medio del Fondo de Caja Chica

A continuación, el resultado de los movimientos tramitados:

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Liquidación Solicitud

Pedido de Compra

Solicitud de

Pedido Factura Monto Proveedor Detalle Tipo de Justificación

Dertalle de

Justificacion Dependencia

4557 4642 7576 139934 289.374,47

Comercial de Potencia y Maquinaria

Repuestos Ninguna Distibuidor

Exclusivo Perez Zeledón 4746 4702 7836 282585 610.450,00 I.S Corporación Repuestos Ninguna Realizar

mantenimiento Ministro 4991 5124 8482 120 291.000,00 Kalios Servicios

Tecnicos Reparación Ninguna Solo dos Empresas

se presentaron TI 5351 5492 9013 2244 286.700,00 B Feyth

Motorcentro Repuestos Ninguna Distibuidor

Exclusivo Maritimo Portuario 5322 5298 8787 11491 249.720,00 Remeca S.A. Reparación

Nota único Taller disponible

Nota único Taller

disponible Puntarenas

5390 5563 9305 51057 138.000,00

Rodrigo Villafuerte

Chavarria

Repuestos Ninguna Nota único Taller

disponible Puntarenas

5392 5565 9334 11588 150.000,00 Remeca S.A. Reparación

Nota único Taller disponible

Nota único Taller

disponible Puntarenas 4253 7271 7049 1292 295.000,00 José Francisco

Hidalgo Valverde Reparación Ninguna Ninguna Guanacaste 4230 7186 1647 296.800,00 Johel Alvarado

Mora Reparación Ninguna Ninguna Perez Zeledón 4369 7459 87932 116.270,64 Sur Mack Partes

S.A. Repuestos Ninguna Varado Camino a

San José Perez Zeledón 4480 7586 105643 137.222,00 Industrial

Villalobos Repuestos Ninguna Varado en el Campo Perez Zeledón

5186 5251 8808 11310 150.000,00

Taller Roberto Cambronero

Martinez

Reparación

Nota único Taller que no

cobra por diagnostico

Taller que no cobra

por diagnostico Guanacaste CUADRO N°12

JUSTIFICACIÓN DE PROFORMA ÚNICA

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4948 8494 217386 133.473,00

Servicios Electromecanicos

Corrales

Reparación Ninguna Equipo Varado en el

Campo Perez Zeledón 4952 8500 1664 285.000,00 Taller Industrial J

Alvarado Reparacion Ninguna Equipo Varado en el

Campo Perez Zeledón 4955 8514 4185 133.500,00 José Carlos

Corrales Castro Reparacion Ninguna Equipo requiere la

reparación Perez Zeledón 4962 8523 9789 131.000,00 Rectificacion de

Sur Reparacion Ninguna Equipo requiere la

reparación Perez Zeledón 5282 9085 4392 139.000,00 José Carlos

Corrales Castro Reparacion Ninguna Equipo requiere la

reparación Perez Zeledón 5294 9103 4390 140.000,00 José Carlos

Corrales Castro Reparacion Ninguna Equipo requiere la

reparación Perez Zeledón

Fuente: Elaboración propia con base en documentos suministrados por el Departamento de Tesorería.

En relación con el cuadro anterior, el Procedimiento “Compras por Caja Chica Central”, en la página 4, indica lo siguiente:

“Dependiendo del monto total o concepto de la compra se enfrenta a las siguientes situaciones:

a) Monto de la compra es menor o igual a ¢100.000.00.

b) Monto de la compra es mayor a ¢100.000.00.

c) Si el monto de la factura es mayor a ¢300.000.00

En el caso a) se deben de presentar una factura proforma o cotización original y una copia, así como otros documentos que respalden la gestión en este caso (Diagnóstico, certificaciones u oficios varios).

En el caso b) se deben de presentar tres facturas proformas o cotizaciones de distintos proveedores. En caso que no existan o no se logren conseguir otros proveedores se deberá justificar la presentación de una única proforma

En el caso c) se debe solicitar por escrito ante el Departamento de Tesorería el trámite de autorización de la compra superior al monto permitido por parte de la Tesorería Nacional. El Departamento de Tesorería realiza las gestiones a través de la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda para que extienda excepciones de los gastos.

(31)

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Como se puede notar, existen casos en que no existen justificaciones, y en las que existen, no se presenta un documento aparte explicando el motivo del mismo, ni el nombre y firma de quién justifica, sino que solo se especifica en la “Solicitud de Pedido de Compra”, en el espacio

“Justificación de Compra”.

Lo anterior, representa un riesgo para la Administración, en cuanto a los siguientes aspectos:

 Eventual favorecimiento a un proveedor específico.

 Se ve imposibilitada la Administración, de seleccionar la empresa que mejor convenga (precio, calidad, garantía, etc.).

 Desventaja para otros posibles oferentes.

Aunado al incumplimiento de la normativa anteriormente mencionada, con la revisión efectuada a los documentos que conforman la muestra, se determinó un grupo de 11 trámites realizados sin el avalúo o diagnóstico del taller del MOPT. Además 10 de los trámites del siguiente cuadro no contenían el documento de Pedido de Compra establecido en el

“Procedimiento Compras por Caja Chica Central” paso N°8.

A continuación cuadro con el resultado de los movimientos tramitados:

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Liquidación Solicitud

Pedido de Compra

Solicitud de

Pedido Factura Monto Proveedor Detalle Tipo de

Justificación Dependencia 4971 5095 8478 79 299.500,00 Multiservicios

MH Reparación RTV

Desfavorable Maritimo Portuario 4230 7186 1647 246.800,00 Talle Industrial J

Alvarado Reparación Ninguna Perez Zeledón 4369 7459 87932 116.270,64 Sur Mack Partes Repuestos Ninguna Perez Zeledón 4480 7586 105643 137.222,00 Industrial

Villalobos Repuestos Ninguna Perez Zeledón 4428 7538 1647349 84.000,00 Cia Rio Java Reparación Ninguna Rio Claro

4948 8494 217386 133.473,00

Servicios electromecanicos

Corrales

Reparación Ninguna Perez Zeledón

4952 8500 1664 285.000,00 Talle Industrial J

Alvarado Reparación Ninguna Perez Zeledón 4955 8514 4185 133.500,00 Jose Carlos

Corrales Castro Reparación Ninguna Perez Zeledón 4962 8523 9789 131.000,00 Rectificadora del

Sur Reparación Ninguna Perez Zeledón 5282 9085 4392 139.000,00 Jose Carlos

Corrales Castro Reparación Ninguna Perez Zeledón 5294 9103 4390 140.000,00 Jose Carlos

Corrales Castro Reparación Ninguna Perez Zeledón CUADRO N° 13

REPARACIONES A EQUIPOS PAGADOS POR CAJA CHICA SIN AVALÚO O DIAGNÓSTICO DEL TALLER

Fuente: Elaboración propia con base en documentos suministrados por el Departamento de Tesorería

Otro aspecto de interés, producto de la evaluación de la muestra, es el que se menciona en el Procedimiento “Compras por Caja Chica Central”, en la actividad N° 8, que indica:

“…Recibe con aval de compra “Solicitud de pedido de compra (Fondo General – Caja Central)” y la(s) factura(s), proforma(s) o cotización(es).