SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Entidad: Empresa Social del Estado Municipal Manuel Castro Tovar Año: 2014
Estrategia, mecanismo, medida, etc
Actividades Publicación
Actividades Realizadas
Responsable Anotaciones
Enero 31 Abril 30 Agosto 31 Diciembre
31
Mapa de riesgos de corrupción
1. Seguridad información
1.1 Manejo
documentación física
Se incluyó dentro del plan de compras vigencia 2014 la adquisión de 40 estantes metálicos de 5 entrepaños y 5 archivadores metalicos 4 gavetas.
Mediante inspección relizada en cada una de las Sedes de la ESE, se solicitó ante la Subdirección Administrativa y Financiera autorización para la adquisición de chapas para 37 archivadores.
Se encuentra pendiente de autorización por la oficina de gerencia y/o mediante comité de compras dependiendo de la cuantía, la necesidad presentada por parte de la oficina de almacén y activos fijos de la ESE cuya cotización corresponde a 24 estantes de los cuales 20 fueron solicitados para el área de archivo central y 4 para el área de historias clínicas; 3 archivadores metalicos para la Oficina de contratación.
Se realizó por parte de la oficina de almacén y activos fijos de la ESE un nuevo recorrido a las diferentes Sedes verificando la necesidad real de seguridad en los archivadores, reportandose para análisis y autorización ante la subdirección Administrativa un total de 19 archivadores metálicos y 7 archivadores de madera.
ALMACÉN
1.2
Almacenamiento de información y
copias de
seguridad
Solicitud de cotización de alternativas de última tecnología que nos permitan salvaguar la información.
Proyección de única carpeta para cada usuario dentro de la Unidad C: O D: con el nombre personal, dentro de ésta se le explicará a cada usuario que deberá guardar alli la información de su actividad.
Digitalización y guarda en disco duro de la información de gerencia, planeación, subdirección administrativa, contratación, almacén y activos fijos, la cual reposa en caja fuerte bajo custodia de la oficina de
tesorería.
Analisis de propuestas y cotización de nube privada para almacenamiento y respaldo de datos, plataforma de software de replicación, entre otras alternativas.
Se creó una única carpeta llamada documentos donde se procesa y almacena la información de cada uno de los puestos de trabajo.
Se continúa con el proceso de guarda de información administrativa en disco duro externo bajo custodia de la oficina de tesorería en caja fuerte.
GERENCIA SISTEMAS
1.3 Claves de acceso
Creación de un directorio de usuarios de la red LAN con el nombre y dirección de IP para incluirlos en el Active Directory del servidor desde donde se controlara el acceso a la estación de trabajo.
Creado el directorio de usuarios de la red LAN con el nombre y dirección de IP, se adelanta el proceso de actualización de equipos de cómputo y de anti virus, para proceder a controlar las estaciones desde el servidor.
SISTEMAS
1.4 Equipos de cómputo
Adquisición de ocho (8) equipos de cómputo , distribuidos de la siguiente manera:
1 equipo para la verificacion de pacientes ubicado en el módulo de los orientaodres- Sede Cálamo
1 equipo para apoyar el plan de intervenciones colectivas PIC
1 equipo para Auditoria Médica 1 equipo para el proceso de facturación 1 equipo para glosas
1 equipos para consulta prioritaria Sede Bruselas
1 equipos para consultorio médico No. 4 Sede Bruselas
1 equipo para el proceso de planeación
Adquisición de siete (7) equipos de cómputo, distribuidos de la siguiente manera:
1 equipo para el área de contabilidad –Sede Cálamo 1 equipo para el área de Servicio de información y atención al usuario SIAU- Sede Cálamo
5 equipos de cómputos y 1 impresora HP para el área de sistemas quien adelanta el proceso de implantación Y actualización del software SYHOS Dinámica Gerencial.
GERENCIA SISTEMA ALMACÉN
2. Seguridad del edificio
2.1 Cámaras de seguridad
Solicitud de autorización ante la subdireccion Administrativa y Financiera de la ESE para la adquisición del material e implementos que se requieran para la reinstalación del sistema de cámaras, cableado y equipos para reubicación en el área de sitemas.
Se realizó la reubicación e instalación de cámaras de seguridad en el área de sistemas a cargo del monitoreo de cuatro áreas fundamentales de la Empresa y que corresponden a las dos entradas principales y a las 2 áreas externas localizadas en la parte posterior de la ESE colindando con la avenida circunvalar y la glorieta.
SISTEMAS
3. Cartera 3.1 Registros de seguimiento de cartera
Se contrató el servicio de actualización de Dinámica Gerencial, proceso que inicia actividades en el mes de Junio de 2014.
De acuerdo al Servicio de Dinámica gerencial contratado por la Empresa, se ejecutó la actualización del módulo de cartera logrando el registro y seguimiento de procesos.
SISTEMAS CONTROL INTERNO CALIDAD
3.2 Herramientas de comunicación y monitoreo
Planillas de registro y control de llamadas a deudores.
Planillas de registro y control de llamadas a deudores.
Se realiza mensualmente conciliación entre cartera, contabilidad y presupuesto con el fin de establecer parámetros para mejorar la gestión de cartera.
GERENCIA SISTEMAS
4. Glosas 4.1 Capacitaciones
Se contrató el servicio de actualización de Dinámica Gerencial, proceso que inicia actividades en el mes de Junio de 2014.
Se cuenta con un equipo de auditoria permanente a la facturacion de la ESE.
De acuerdo al Servicio de Dinámica gerencial contratado por la Empresa, se ejecutó la actualización del módulo de Glosas para llevar a cabo el registro y seguimiento de procesos.
Se solicitó al ingeniero a cargo del proceso de actualización de dinámica gerencial, capacitaciones en el área de glosas, cartera y costos, con el fin de hacer más efectivo el manejo de éstos módulos.
Operativización del comité de glosas haciendo retroalimentación en normatividad y procedimientos entre los auditores.
SISTEMAS CONTROL INTERNO
Estrategia Antitrámites
1 .Implementar en la página web asignada por gobierno en línea el enlace trámites y servicios.
La plataforma gobierno en línea no nos permite poner en ejecución el enlace trámites y servicios debido a que no contamos con el portal propio de la Empresa, el cual esta proyectado para ser adquirido en la presente vigencia.
Se contrató el servicio para desarrollar el portal web de la Empresa en el cual se pondrá en fucionamiento el enlace trámites y servicios, logrando mayor efectividad en la resolución de peticiones, quejas, reclamos o sugerencias, mayor oportunidad en la asignación de citas médicas y como medio alternativo para que los usuarios y la ciudadania en general conozcan los programas y estrategias que maneja la Empresa.
SIAU
COMUNICACIONES
2. Optimizar los diferentes puntos de consulta de la Empresa ubicados en cada una de sus sedes, donde los usuarios puedan realizar y revisar el estado de su trámite, realizar una petición, queja o reclamo por medio fisico u oral y tener acceso a información o capacitacion de
tramites y
servicios.
Incremento del personal auxiliar SIAU, en todas las sedes urbanas y puestos de salud permitiendo mayor oportunidad en la atención y solución de las inquietudes de los usuarios.
Establecimiento de cronograma de Capacitaciónes anual dirigido al usuario y al cliente interno SIAU.
Se implementó en la Sede Cálamo donde se atiende el 70% de nuestros usuarios, un equipo de cómputo en el área de admisiones SIAU el cual facilita la orientación a los usuarios acerca de los servicios, haciendo mas rápido y eficáz la verificación de los derechos del paciente.
Asignación de personal en la Sede Panorama encargado de la canalización de programas de Prevención de la enfermedad y promoción de la salud.
Cumplimiento al cronograma de Capacitaciónes anual dirigido al usuario y al cliente interno SIAU.
SIAU
3. Fortalecimiento del servicio de asignación de citas de Call Center.
Se adquirió un nuevo equipo enrutador de llamadas para ocho (8) líneas con mayor capacidad y velocidad de proceso.
Adquisición de ocho (8) diademas profesionales.
Se actualizó el sistema de grabación de llamadas de los usuarios al Call Center realizando copia de seguridad semanal y retroalimentación con las operadoras con una (1) auditoría mensual para adelantar proceso de mejora continua.
Se continúa ejecutando el proceso de copia de seguridad semanal del Call Center y mensualmente se realiza retroalimentación con las operadoras para adelantar proceso de mejora continua.
SISTEMAS
4. Ajuste de requisitos contractuales acorde a los lineamientos establecidos en la Ley 962 de 2005.
Actualización del manual de contratación acorde a la normatividad vigente para las ESE.
Manejo de lista de chequeo de los documentos necesarios de acuerdo al objeto contractual para dar celeridad al proceso de contratación, en el cual se solicitan los certificados de antecedentes judiciales, fiscales y disciplinarios, que de no ser anexados por la persona a contratar, se
Mediante acuerdo 004/ del 19 de Junio de 2014 se realizó actualización del estatuto de contratación acorde a la normatividad vigente para las ESE.
Se realizó ajuste a la lista de chequeo enfocados en el proceso de certificación en calidad ISO 9001.
Con el propósito de garantizar la transparencia y el acceso a la información en materia contractual, se iniciaron trámites ante el SECOP para implementar la publicación por este medio.
CONTRATACIÓN
solicitan directamente a la oficina a cargo (subdirección administrativa y/o subdirección científica de la ESE), o se procede a realizar la consulta en internet por parte de la oficina de contratación.
5. Fomentar la vocación de servicio en las conductas del servidor publico y de los contratistas con el propósito de contibuar brindando una mejor atención y calidad en el servicio a la ciudadania y buen ambiente laboral.
Cronograma de Capacitaciones cliente interno-SIAU Vigencia 2014
SIAU
Estrategia de rendición de cuentas
1. Publicación en la
pagina web
www.esemanuelca strotovar- pitalito.gov.co los resultados de seguimiento del plan anticorrupción y de atención al ciudadano.
Publicación de la nueva estrategia de lucha contra la corrupcion y de atención al ciudadano a 31 de enero de 2014 y seguimiento de acuerdo a los periodos establecidos por la normatividad vigente.
Presentación de informe de gestión anual vigencia 2013, ante la Junta Directiva de la ESE.
Publicación mensual de estados financieros de la ESE.
Publicación plan de acción vigencia 2014.
Publicación seguimiento al plan anticorruoción y de atecnción al ciudadano el 30 de abril de 2014.
Publicación de estados financieros de primer semestre de 2014
Publicación informe pormenorizado cuatrimestral del Sistema de Control Interno.
PLANEACIÓN CONTROL INTERNO COMUNICACIÓN
Mecaniscos para mejorar la atención
al ciudadano
1. Página web www.esemanuelca strotovar- pitalito.gov.co
Se realiza actualización permanente sobre la informacion de los planes y programas de la entidad, a través de la publicación de informes, boletines, convocatorias para prestacion de servicios, rendición de cuentas, comunicados a la opinion publica, portafolio de servicios y cronograma de actividades.
Implementación del correo
contactenos@esemanuelcastrotovar-pitalito.gov.co, para PQRS.
Se contrató publicación radial y televisiva local para la divulgación de eventos, estrategias y todo lo concerniente a la promoción de la salud y la prevención de la enfermedad.
Se contrató el diseño de la nueva imagen corporativa y sus manuales de uso, con el ojetivo de presentar una imagen moderna acorde a los servicios que se brindan.
SIAU
COMUNICACIÓN
Se adelanta la actualización del manual de comunicaciones, la implementación del manual de protocolo y etiquetas de la Empresa, implementación del manual de relaciones públicas, con el fin de hacer mas eficiente el flujo de información.
Se adelanta el proceso de la constucción de los protocolos de información, educación, comunicación IEC y de movilización social.
Diariamente se maneja cronograma de perifoneo en el casco urbano y centros poblados rurales, dando a conocer el portafolio de servicios.
De acuerdo a la implementación y monitoreo realizado por la oficina SIAU
al correo
contactenos@esemanuelcastrotovar- pitalito.gov.co se evidenció el poco uso de éste medio de comunicación, debido al tipo de población la cual en un 59%
corresponde a usuarios que residen en la zona rural con poco acceso a éste servicio.
2. Correo
electronico Administrativo gerencia@eseman uelcastrotovar- pitalito.gov.co
Correo institucional adquirido a través de Gobierno en línea al cual se le realiza permanente monitoreo a cargo de la Secretaria de Gerencia frente a las diferentes comunicaciones externas e internas con el fin de dar celeridad en el trámite y respuesta de las mismas.
Permanente monitoreo e interacción a través del correo asignado para comunicaciones externas e internas.
SECRETARIA DE GERENCIA
3. Buzones físicos ubicados en cada
sede donde
funciona la entidad.
Dentro de la parte documental que maneja la Empresa, se cuenta con Formatos únicos que facilitan el diligenciamiento al momento de presentar quejas, reclamos y/o sugerencias, garantizando celeridad en los diferentes trámites demandados.
Se implementó la ubicación de buzones físicos en los puestos de salud ubicados en los Corregimientos de Criollo y la laguna, completando en su totalidad la prestación de de éste servicio a nuestros usuarios.
Se modificó el formato de recepción de PQRs en el cual se incluyó el factor diferencial y la condición del usuario, lo cual nos permite identificar si son víctimas de conflicto armado, situación de discapacidad, reinsertados, entre otros, con el propósito de bridar un trato y servicio preferencial.
SIAU
4. Capacitación a la ciudadanía
Cronograma de capacitaciones para los usuarios primer semestre de 2014:
Sesión bimensual con los directivos de la Asociación de Usuarios encargada de replicar la información a sus asociados con el fin de mantenerlos actualizados respecto a la normatividad, procesos y resolución de PQRs.
Cronograma de capacitaciones para los usuarios segundo semestre de 2014:
Seguimiento permanente a la ejecución del cronograma de capacitaciones establecido.
SIAU
5. Implementar en el SIAU la señalización que permita identificar las áreas de servicio y de atención al usuario al momento de ingresar a la entidad
Mediante recorrido, inspección y chequeo a las cuatro sedes de la ESE, se solicitó ante la Subdirección Administrativa y Finaciera la adquisición de señalización faltante en el área de admisiones (facturación odontológica y médica y promoción y prevención) en todas las sedes, señalización IAMI u programas especiales en la Sede Paraíso y señalización farmacia en la sede panorama.
Se implementó la señalización correspondiente a facturación de consulta externa y promoción y prevención en las cuatro sedes, señalización en área IAMI, autorizaciones, baños públicos, programas especiales crónicos y farmacia., facilitando el acceso a los diferentes servicos.
SIAU
6. publicación de estadisticas de prestación del servicio y de atención de peticiones, quejas y reclamos.
Publicación trimestral del informe de indicadores de resolutividad de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias PQRS y satisfacción en la página web www.esemanuelcastrotovar-pitalito.gov.co.
Publicación trimestral de indicadores de resolutividad y satisfacción y socialización mensual en Comité de ética médica.
SIAU
Otras: 1.Implementación
del Modelo
Estándar de Control Interno MECI
Presentación de la evaluación del estado del Sistema de control interno ante el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP. Vigencia 2013 y análisis de los resultados obtenidos para el fortalecimiento en la maduréz del MECI.
Primera fase de converción del MECI 2005 al MECI 2014.
CONTROL INTERNO
2. Cronograma de capacitación sobre normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención y sanción de actos de corrupción
Mediante solicitud ante la oficina de Talento Humano de la ESE, se gestiona el cronograma de capacitaciones para la presente vigencia buscando la alianza con instituciones calificadas que puedan ofrecer sus servicios en los temas:
Estatuto anticorrupción, ley antitrámites, MECI y tabla de retención documental.
Mediante alianza con la Escuela Superior de Administración Pública ESAP, de manera didáctica se llevó a cabo la capacitación correspondiente al Estatuto anticorrupción socializandose el contenido de la ley 1474 de 2011, los lineamientos y recomendaciones de lucha contra la corrupción, la corrupción política, informe de barometro global de corrupción 2013, entre otros temas.
CONTROL INTERNO TALENTO HUMANO
3. Gestión en el
Proceso de
certificación ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad
Siguiendo con el firme compromiso en obtener la certificación en Sistemas de Gestión de la Calidad en la presente vigencia, la ESE adelanta la actualización del mapa de procesos, la caracterización de procesos, los indicadores de gestión y los procedimientos.
Se realizó la Actualización del mapa de procesos y documentos del sistema de gestión de la calidad.
Ejecución auditoria interna sistema de gestion de la calidad como cumplimiento a la primera etapa de certificación y socialización de procedimientos a todo el personal de la Empresa.
Programación de auditoría por el ente de certificación ICONTEC así:
1. Revisión de documentación el 02 de octubre de 2014
2. Visita de auditoria de otorgamiento de certificación el 14,15 y 16 de octubre de 2014
SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD
Consolidado del documento
Cargo: Profesional de apoyo en el área de gerencia y planeación Nombre: Leidy Marcela Leiva Vargas
Firma:
Seguimiento de la Estrategía
Jefe de Control Interno
Nombre: Marco Antonio Urbano Gaviria Firma:
CALIDEZ Y CALIDAD PARA TODOS
Carrera 14 A No 9ª-65 Tel 8363362 Telefax 8364285 Pitalito Huila
