Archivo-patrimonio documental, inconveniente regulación conjunta

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Proyecto: Ley de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.

Fecha de publicación: Miércoles, 9 Agosto, 2017 - 13:09

COMENTARIOS:

Desde el Miércoles, 9 Agosto, 2017 - 13:09 hasta el Lunes, 18 Septiembre, 2017 - 00:00 Enviado por Rocío Sánchez Serrano el Vie, 11/08/2017 - 10:32 Enlace permanente

Borrador ley de archivos y documentos

Buenos dias,

Se ha abiero el plazo de consulta para el texto de la Ley de Archivos y Documentos, pero sólo han adjuntado el pdf de la resolución de apertura de la consulta y el pdf con la memoria de la consulta pública.

Por favor, ¿podrían decirme dónde puedo consultar el texto del proyecto de la ley?

Muchas gracias por su colaboración.

Un saludo Rocío Sánchez

Enviado por davlim005 el Lun, 14/08/2017 - 13:53 Enlace permanente

El enlace al borrador no funciona

El enlace al borrador no funciona

Enviado por davlim005 el Lun, 21/08/2017 - 11:20 Enlace permanente

Archivo-patrimonio documental, inconveniente regulación conjunta

A estas alturas, en 2017, se me hace difícil entender el por qué han de regularse

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conjuntamente en una ley conceptos totalmente distintos como son, por una parte, los archivos, su funcionamiento, funciones, estructura sistémica, etc.; y por otra parte, el patrimonio documental, como categoría del patrimonio histórico. Máxime cuando en el propio texto de la memoria se menciona "la superación del ámbito estrictamente cultural al que ha estado vinculada la disciplina archivística desde su configuración en el siglo XIX"...

La interpretación cultural del concepto archivo ha sido una constante que ha inspirado gran parte de las leyes y disposiciones, estatales o autonómicas, que se han aprobado hasta la fecha. En ellas los archivos han sido interpretados en clave cultural, esto es, como

instituciones culturales indisociables del concepto “patrimonio histórico”, lo que ha supuesto la separación entre archivos administrativos e históricos. La perspectiva cultural de los archivos se impuso a la hora de entender el verdadero sentido de los artículos 148 y 149 CE, cuya complejidad estructural en cuanto a la distribución competencial en el nuevo Estado de las Autonomías es mucho mayor que la de un mero listado. Dentro de las materias

enumeradas en el art. 148 CE, sobre las que las Comunidades Autónomas podrán asumir competencias, no aparecen los archivos junto a otras instituciones culturales (bibliotecas, museos, conservatorios de interés regional) porque los archivos no nacen como tales, sino como resultado de la gestión administrativa de las organizaciones y, por ello, no pueden interpretarse ab initio como instituciones culturales.

Por el contrario, los archivos de titularidad estatal sí se citan en el artículo 149.1.28ª. Se diferencia pues entre los archivos administrativos de las Comunidades Autónomas –en 1978 aún inexistentes, no se olvide- de los archivos históricos estatales, dispersos por todo el territorio español, sin perjuicio de la posibilidad de su gestión autonómica. Si las Comunidades Autónomas no existían resultaba prematuro cuando menos atribuir a sus archivos –esto es, a los de su futura documentación- el carácter de históricos y, por ello, de instituciones culturales.

Sin embargo, esto es justamente lo que sucedió y es la conceptuación que se halla presente en la Ley 16/1985, de 16 de junio, de Patrimonio Histórico Español (en adelante LPHE). Su mención parece obligada toda vez que ha sido una norma profusamente imitada, al menos en una primera etapa, por la normativa autonómica. Imitación que se traduce, entre otras cosas, en la creación de archivos regionales, nacionales o generales para la custodia de documentos históricos y no para la de la documentación que se empezaba a generar por su propia administración. Un ejemplo de esto lo constituyó la primera institución-edificio archivístico de la Comunidad de Madrid, el primitivo Archivo Regional, sito en la calle de Amaniel y conceptualizado básicamente como un contenedor de fondos históricos (incluso de titularidad estatal). Así, los sistemas autonómicos se configuraron plenamente regulando los archivos administrativos desde el área tradicional de los archivos históricos, quedando por resolver muchos, si no todos, de los problemas de los primeros (HEREDIA HERRERA, Antonia, “El sistema andaluz de archivos...” en Sistemas archivísticos y tratamiento de documentos en el Estado de las Autonomías, Consejería de Cultura y Deporte, Gobierno de Cantabria, Santander, 1997, p. 41.)

La confusión esbozada se aprecia en primer lugar en los propios Estatutos de las respectivas Comunidades Autónomas. Así, cuando en todos ellos se establece la competencia exclusiva sobre los archivos que no sean de titularidad estatal, estos figuran ineludiblemente junto a otros “depósitos culturales” como museos, bibliotecas, conservatorios, centros de bellas artes, etc. Bien es cierto que en los nuevos Estatutos que vienen aprobándose en los últimos años (desde 2006) los archivos aparecen mencionados también desde otra perspectiva: la de la buena administración como derecho ciudadano (Véase el Código Europeo de Buena Conducta Administrativa, elaborado en 2005 por el Defensor del Pueblo Europeo y

disponible en la dirección http://www.euro-ombudsman.eu.int/code/pdf/es/code2005_es.pdf).

La nueva Ley 39/2015, de procedimiento administrativo, al regular el archivo electrónico,

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considera por vez primera el archivo en el contexto de la actuación

administratica, remediando el famoso "lapsus" de la LPA de 1958 que refería Luis Sánchez Belda en un artículo que ya hace mucho devino en clásico. Quizá vaya siendo ya hora de separar ambas realidades, en los planos tanto normativo como organizativo...

Enviado por GRUPO ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID el Jue, 14/09/2017 - 09:54 Enlace permanente

Propuesta de participación

El Grupo de Archiveros Municipales de Madrid propone los siguientes cambios:

1.- En el epígrafe “Problemas que se pretende solucionar” [pág. 1]

Incorporar:

. Necesaria adecuación al nuevo marco legal derivado de la entrada en vigor de las Leyes 39/2015 y 40/2015, Esquema Nacional de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad y las normas técnicas que lo desarrollan, con una importante incidencia en la gestión de archivos y documentos.

2.- En los ejemplos de los problemas que se pretende solucionar [pág. 2]

Incorporar:

h) Una redefinición de los procesos técnicos vinculados a la gestión documental y de los conceptos de documento, expediente y archivo, adaptándolos a los roles, requisitos y funcionalidades definidos en Leyes 39/2015 y 40/2015, Esquema Nacional de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad y las normas técnicas que lo desarrollan

3.- En la introducción [pág. 6]:

En el epígrafe “NUEVO MARCO QUE ESTABLECE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA EN EL CONTEXTO DE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS”

Mencionar además de las Leyes 39/2015 y 40/2015, el Esquema Nacional de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad y las normas técnicas que lo desarrollan

4.- En los objetivos [pág. 8]

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En el punto 2

2º. Establecer la garantía de la custodia y disponibilidad de los documentos de titularidad pública custodiados en los archivos públicos en su condición de bienes de dominio público que son inalienables, imprescriptibles e inembargables…….

Incorporar

con especial atención a los condicionantes singulares de la gestión y custodia de los

documentos electrónicos, y la necesidad de hacer cumplir la obligación de mantener archivos electrónicos únicos en formatos que permitan garantizar la autenticidad, disponibilidad, integridad y conservación de los documentos a largo plazo.

En el punto 4

4º. Transversalidad de las funciones y principios archivísticos. Los archivos públicos adquieren una dimensión transversal en el conjunto de las Administraciones Públicas, con asunción de responsabilidades claras en cuanto a su custodia y gestión, desde la generación de los documentos por las unidades administrativas hasta su posible conversión en elementos culturales para el disfrute de los ciudadanos.

Incorporar

Por todo ello se considera imprescindible que en los distintos subsistemas que conforman el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid exista “personal responsable de la planificación, implantación y administración del programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en gestión y conservación documental y que participará en el diseño, implementación y actualización de los sistemas de gestión y conservación documental” tal como establece el reparto de roles y responsabilidades de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de documentos electrónicos (BOE nº 178, de 26 de julio de 2012).

Incorporar un nuevo punto

13. Una nueva formulación de las competencias de los archivos municipales. El cap. V de la vigente Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental define las funciones de los archivos municipales desde un enfoque tradicional, muy alejado de la realidad y necesidades actuales de las ayuntamientos de la Comunidad de Madrid, y muy restrictivo en cuanto a las competencias sobre fondos documentales vinculados a personas relacionadas con el municipio. Por otra parte, no aborda tampoco la grave problemática derivada de los documentos generados por organismos autónomos y de empresas públicas vinculadas con las administraciones locales.

Por todo ello, se hace necesario una nueva formulación de las funciones de los archivos municipales:

Los archivos municipales

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1. Los archivos municipales definen, implantan y mantienen el sistema de gestión de la documentación administrativa desde su origen y la gestionan y conservan en sus fases intermedia e histórica.

2. Los archivos municipales pueden acoger, si el ayuntamiento lo acuerda con el titular respectivo, documentación de interés histórico o cultural de otras personas físicas o jurídicas relacionadas con el municipio.

Acuerdo de GAMM en la sesión plenaria del 13/09/2017

Enviado por Gestor Documental el Sáb, 16/09/2017 - 21:03 Enlace permanente

Ámbito de aplicación de la ley

Me parece un acierto las dos novedades para la protección de los archivos y documentos: la creación del Inventario de Bienes y el establecimiento de la actividad inspectora del personal técnico archivero que actúe como autoridad competente para velar por su cumplimento (como puede ser la Agencia de Protección de Datos en el caso de la LOPD).

La ley de 1993 se ha quedado obsoleta, era difícil de aplicar y desconocida para los ciudadanos e Instituciones.

No obstante, sin conocer todavía la definición de documento y archivo público que se va a realizar en la nueva ley ni la reformulación del concepto de Patrimonio Documental, sí creo que sería necesario e indispensable que esta ley abarcara no sólo a los órganos más

relacionados con la “Administración General” de la Comunidad de Madrid, sino que incluyera, de una forma clara y meridiana a las entidades de derecho público y a las entidades de derecho privado o sociedades mercantiles, en las que participa

mayoritariamente la Comunidad de Madrid.

Esto se fundamenta en lo siguiente:

- Están participados por la Comunidad de Madrid y, por lo tanto, con dinero público - Realizan funciones de servicio público que son de interés general para toda la ciudadanía (tanto para garantizar sus derechos como para favorecer la consulta e

investigación histórica): transporte público (Metro S.A), abastecimiento de agua (Canal de Isabel II Gestión S.A), etc.

Algunos de estos organismos son, lamentablemente, conocidos en la actualidad por graves casos de corrupción, incluyendo el intento de destrucción de documentos (en algunos casos consumándose, como el incendio provocado en el archivo de Hispanagua en Colmenar Viejo en 2008: http://cadenaser.com/ser/2008/04/28/espana/1209340219_850215.html).

Si queremos luchar contra la corrupción no hay nada mejor que fomentar la transparencia de todas aquellas entidades participadas con dinero público y, sin Archivos, no hay

Transparencia

Por lo tanto, este tipo de organismos y sociedades deben estar incluidas dentro del ámbito de aplicación de la ley. De este modo se podría garantizar la conservación de la documentación,

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la transferencia periódica al Archivo (especialmente de los documentos electrónicos para evitar que queden obsoletos abandonados en cualquier servidor, impedir su destrucción no controlada y restringir los accesos no deseados) y el acceso a los ciudadanos que con sus impuestos financian este tipo de entidades. Además, la nueva labor de inspección que se abogan los archiveros técnicos de la Comunidad de Madrid como autoridad competente garantizará que todas estas sociedades y organismos no actúen de forma arbitraria.

Por todo lo dicho, a modo de resumen, creo que sería conveniente que la nueva Ley de Archivos y Documentos dejara claro desde el principio que también se aplica a las

Sociedades Mercantiles y a los demás organismos públicos de la Comunidad de Madrid, independientemente de si se rigen por derecho público o privado. El motivo no es otro que al estar participados por la Comunidad de Madrid, son entidades pagadas con los impuestos de todos los ciudadanos madrileños.

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