Normativa técnica, creación y gestión de un archivo electrónico Cómo conviven el archivo en papel y el archivo electrónico?

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Normativa técnica, creación y gestión de un archivo electrónico

¿Cómo conviven el archivo en papel y el archivo electrónico?

Margarita Vázquez de Parga

Consultor Senior de Gestión documental y archivos

(2)

Producción de documentos electrónicos

1 1

Gestión de documentos Gestión de documentos

2 2

Típología de proyectos Típología de proyectos

3 3

Sistemas de gestión de documentos

4 4

Proyectos de digitalizaciónt Proyectos de digitalizaciónt

6 6

5 5

Normas TécnicasNormas Técnicas Índice

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Documento público administrativo:

Los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas:

•Que siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.

•Son válidos cuando cumplen una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa”. (Ley 30/92) Documento electrónico: Entidad identificada y estructurada que contiene texto, gráficos, sonidos, imágenes o cualquier otra clase de información que puede ser almacenada, editada, extraída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información o usuarios como una unidad diferenciada ( Ley 11/2007)

Documentos administrativos y soportes documentales:

Documentos administrativos Documentos administrativos

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Producción de documentos electrónicos

Producidos por las administraciones Por la automatización

De la gestión

Imágenes Digitales de

documentos analógicos:

Sustitución de originales:

Digitalización certificada Consulta y difusión,

conservando los originales

Sistemas de información y Archivos donde conviven documentos y expedientes físicos y electrónicos

La Ley 11/2007 permite al ciudadano elegir la forma de comunicarse con la administración y promueve la oficina sin papel

Documentos presentados por los ciudadanos en

los Registro de entrada Con firma electrónica

Documentos nativos electrónicos

Documentos nativos electrónicos Documentos digitalizadosDocumentos digitalizados

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 Bases de datos acumulativas: Registro de E/S

 Ficheros de carácter temporal cuyos datos se modifican

 Correos electrónicos

 Hojas de cálculo

 Gráficos

 Información de la web

 Fotografía digital

 Pergaminos

 Papeles

 Libros de Actas

 Mapas

 Fotografías

 Audiovisuales

Tipología de documentos electrónicos

Documentos nativos electrónicos Documentos nativos electrónicos

Documentos digitalizados Documentos digitalizados

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 Son documentos virtuales y dinámicos,

 Facilidad de modificación de su contenido

 Diversidad y obsolescencia de programas y hw

 Dependencia tecnológica para su lectura

 Diversidad de formatos

 Estándares poco asentados

 Expedientes mixtos con documentos en papel y electrónicos

 Hay que garantizar la conservación durante todo su ciclo vital de su:

 Autenticidad

 Integridad

 Originalidad

 Seguridad

 Disponibilidad

Problemas de la gestión de los documentos electrónicos

de archivo

Problemas tecnológicos Problemas tecnológicos

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Dispersión en su Creación y Producción:

Evolución de sistemas informáticos:

de centralizados a la Informática distribuida a informática

interconectada

Gestión de los documentos

electrónicos en fase de tramitación orientado a datos y no a expediente

Ordenador central

Sistema centralizado

Terminal Terminal

Terminal

PC

PC PC

Sistema distribuido

Sistema interconectado

Problemas organizativos Problemas organizativos

Problemas de la gestión de los documentos electrónicos

de archivo

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El equipo de trabajo, como en todo, clave del éxito Equipo multidisplinar y coordinado formado por:

 Técnicos de administración

 Gestores documentales

 Archiveros

 Juristas

 Informáticos

Problemas de la gestión de los documentos electrónicos de archivo

Resolución de los problemas Resolución de los problemas

(9)

Proyectos de archivo unificado Proyectos de archivo unificado

 Sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE)

 Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivo (SGDEA)

 Gestión unificada de documentos físicos y electrónicos

 Sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE)

 Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivo (SGDEA)

 Gestión unificada de documentos físicos y electrónicos

Tipología de proyectos en las administraciones públicas

Subtítulo de la diapositiva

Proyectos de digitalización

 Digitalización de documentos administrativos:

 Sustitución del documento original: Digitalización

certificada

 Digitalización para consulta de documentos de uso frecuente (se conserva el original)

 Digitalización de documentos históricos:

 Conservación

 Acceso

(10)

La gestión del ciclo de vida de los documentos se inicia en el diseño del sistema hasta su transferencia final a un archivo histórico,

independientemente de que sean documentos físicos o electrónicos, con el apoyo de una serie de aplicaciones informáticas

Gestión electrónica de documentos

Fase de archivo.

Fase de producción administrativa y vida activa de los expedientes Fase de implantación del

sistema de gestión

Fase de diseño y análisis del sistema de gestión

Principios de partida: 1 Principios de partida: 1

(11)

Gestión electrónica de documentos

El diseño del sistema de gestión documental es fundamental para garantizar la gestión correcta de los documentos lo largo de su ciclo de vida, garantizando su conservación y disponibilidad a largo plazo.

Definición de criterios, normas, arquitectura del sistema

Aplicaciones de registro y

tramitación Gestor de documentos

electrónicos

Gestor de documentos electrónicos de Archivo

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Los documentos electrónicos requieren distintas formas de gestión durante su ciclo de vida, en fase de tramitación (SGDE) y en fase de archivo definitivo (SGDEA)

Gestión de documentos electrónicos

C A P T U R A Aplicaciones de

registro y tramitación

Gestor de documentos electrónicos

Gestor de documentos electrónicos de Archivo

Producción Tramitación Archivo

SGDE SGDEA

Interoperabilidad

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Repositorio Documentos Electrónicos De Archivo

 Correos electrónicos y Ficheros adjuntos

 Expedientes electrónicos,

 Imágenes digitales

 Documentos

analógicos: Papel, fotografías, videos,

 microfilm etc.

Aplicación de Gestión de documentos de archivo Aplicación de Gestión de documentos de archivo

•El sistema de referencia y la valoración es la misma para documentos físicos y electrónicos

•Cambian los metadatos y la forma de presentación de los documentos

Gestión unificada de documentos físicos y

electrónicos

(14)

SGDE-SGDEA

 Integración de SGDE y SGDEA

 Unificación del cuadro de Clasificación

 Identificar los documentos en trámite y documentos de archivo

 Declarar documentos de archivo y borrar los de tramitación

 Transferencia de documentos mediante servicios web

PROPIEDAD SGDE- ISO 15489

SGDEA- MoReq2

Modificación de

Documentos Permitido Impedido

Borrado de

documentos Permitida Impedido

Normas de

conservación Opcionales Obligatorias

Estructura de clasificación y almacenamiento

Opcionales Obligatorias

Mantenimiento del

contexto Opcional Obligatorio

Orientación Documentos en trámite

Documentos de archivo

(15)

Sistemas de Gestión de documentos

Gestión de documentos electrónicos Gestión de documentos electrónicos

La gestión de documentos electrónicos

Normas Normas

El diseño del Sistema El diseño del Sistema

• ISO 15489 Diseño e implementación de Sistemas de Gestión documental

•ISO 30300-301:

Organización a alto nivel del Sistema de gestión Documental y

Certificación del Sistema de Gestión Documental

• ISO 15489 Diseño e implementación de Sistemas de Gestión documental

•ISO 30300-301:

Organización a alto nivel del Sistema de gestión Documental y

Certificación del Sistema de Gestión Documental

Requerimientos funcionales de las aplicaciones para la gestión de documentos electrónicos de archivo:

Clasificación,

Descripción y Metadatos Identificación, Valoración Eliminación

Acceso

Requerimientos funcionales de las aplicaciones para la gestión de documentos electrónicos de archivo:

Clasificación,

Descripción y Metadatos Identificación, Valoración Eliminación

Acceso ISO 16175:2010 Principles

and functional req. for RMS in electronic office

environments

•ISO 14721-Modelo OAIS:

Sistema de gestión de documentos

administrativos electrónicos :

ISO 16175:2010 Principles and functional req. for RMS in electronic office

environments

•ISO 14721-Modelo OAIS:

Sistema de gestión de documentos

administrativos electrónicos :

plataforma de gestión del archivo

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Sistemas de gestión documental: Norma ISO 15489

Fase 1 Análisis Situación

Fase 2 Análisis Actividad

Fase 4 Informe Sistemas existentes

Fase 6 Diseño del

Sistema Fase 5

Definición Estrategia Fase 3

Identificación Documentos

necesarios

Política

Normas Diseño

Implantación

Fase 7 Implementación Fase 1

Análisis Situación

Fase 1 Análisis Situación

Fase 2 Análisis Actividad Fase 1

Fase 5 Definición Estrategia Fase 3

necesarios Fase 2

Análisis Actividad Fase 1

necesarios Fase 3 Identificación Documentos

necesarios

Fase 7 Implementación

Fase 7 Implementación Fase 8

Seguimiento Y

Adaptaciones

Fase 7 Implementación

(17)

Análisis de la Actividad

Funciones y Procedimientos que se tramitan Formas y sistemas de tramitación

Tipos documentales producidos y formatos Documentos necesarios

Encuesta

Posibilidad de digitalización

Sistemas de gestión documenta Norma ISO 15489 l

Clasificación e identificación de los documentos

identificación de procedimientos y documentos

(18)

Cómo se comunican las U. Gestión con el Archivo Análisis

de la Situación

Cómo se envían los documentos al Archivo

Encuesta Cómo se tratan en el Archivo y con que herramienta

Cómo y cuánto se consultan y prestan documentos Política de conservación y eliminación existente

Cómo se controlan los préstamos

Informe de Situación

Sistemas de gestión documenta Norma ISO

15489 l

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Inventario de Series documentales

Criterios de organización y clasificación Catálogo de Procedimientos

Diseño de la solución

Normas de transferencia Productos

Criterios para su valoración y eliminación

Selección sw de aplicación de gestión y de archivo Piloto de aplicación informática

Sistemas de gestión documental Norma ISO 15489

Catálogo de procedimientos y normas de organización y gestión

(20)

Definición de Estrategia

Definición de Políticas de gestión documental Normas a desarrollar de gestión documental

Diseño del Sistema

Prototipo de aplicación de gestión y archivo Plan de implantación del Sistema

Productos Informe de criterios de digitalización

Sistemas de gestión documental Norma ISO

15489

(21)

Sistemas de gestión documental: Norma ISO 15489

Retroalimentación

Implantación de adaptaciones

Adaptaciones.

Sistema

Seguimiento y valance

Evaluación continua del sistema Evaluación continua del sistema

(22)

Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos OAIS/ISO 14721

ADMINISTRACIÓN PLAN DE PRESERVACIÓN

CAPTURA

B.D. Gestión de información

Sistema de Almacenamiento

PIA PIA

PIC Información

descriptiva

Información descriptiva

CONSULTA Y

ACCESO P

R O D U C T O R E S

PIT

U S U A R I O S PIC

E-firma Sello de

tiempo E-Índice

(23)

Modelo de Requerimientos del SGDEA

Modelo de referencia

Requerimientos funcionales opcionales

Introducción

Requerimientos funcionales obligatorios

Requerimientos esenciales Terminología

Requerimientos no funcionales Requerimientos

Gestión de metadatos Apéndices y

Modelo de Metadatos

MÓDULO DE TEST DE CUMPLIMIENTO Plataforma de gestión de archivo

Plataforma de gestión de archivo

(24)

Plataforma de gestión del SGDEA

Requerimientos funcionales obligatorios

Cuadro de Clasificación

Controles y Seguridad

Conservación Eliminación

Captura y Registro de Documentos

Descripción Búsquedas

Recuperación Presentación

Administración

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El Sistema de Gestión de la información

Fondos Documentales

Transferencias

Descripción

Servicios

Digitalización

Administración

Creación y organización del cuadro de clasificación.

Gestión de series. Búsquedas en el cuadro Creación y organización del cuadro de clasificación.

Gestión de series. Búsquedas en el cuadro

Previsiones y relaciones.

Calendario de transferencias Previsiones y relaciones.

Calendario de transferencias

Descripción archivística ( ISAD(G) e ISAAR ) Edición y consulta

Préstamos y consultas Informes de entrega y devolución

Incorporación de documentos imagen Incorporación de documentos imagen

Gestión de depósitos. Gestión de usuarios. Auditoría Descriptores y listas de valores

(26)

Cuadro de Clasificación

(27)

Pista de Auditoría

(28)

Pista de Auditoría

(29)

Valoración de Series documentales

(30)

Valoración de series

Tiene que permitir la creación de tablas de valoración, sin límite, Cada tabla tiene que tener un título y un código únicos

(31)

Formato para Transferencia de documentos

Esquema XML de transferencia de documentos MoReq2

Tiene que transferir la totalidad de los componentes manteniendo sus relaciones (PIT)

(32)

Requerimientos de metadatos



El esquema METS es un estándar para la codificación descriptiva, administrativa, estructural y metadatos relativos a los objetos dentro de una biblioteca digital, expresado mediante el lenguaje de esquema XML.

 Tipos de metadatos:

 Administrativos

 Técnicos

 Descriptivos

 Número ilimitado de metadatos

 Definición de distintos tipos de metadatos para distintos tipos de documentos

 Definición de metadatos obligatorios y opcionales

 Metadatos capturados de forma automática y manual

 Validación de metadatos desde fuentes externas

 Metadatos en distintos formatos (numéricos) como elemento de búsqueda

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 Sustitución de documentos originales (administrativos):Firma electrónica

 Consulta de documentos de uso frecuente, conservando los originales (administrativos)

 Conservación, mediante consulta de la imagen evitando la manipulación de los originales

 Difusión del Patrimonio documental en internet

 Edición de facsímiles

 Selección de documentos a digitalizar en función de:

 Integración en el expediente electrónico

 Documentos más consultados

 su importancia como memoria histórica,

 el estado de conservación

 el estado de descripción en que se encuentran

Digitalización de documentos:

Definición de objetivos Definición de objetivos

Definición del alcance Definición del alcance

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 Agilidad en la gestión

 Conservación de la memoria histórica

 Servicio a los usuarios y a la comunidad científica

 Disfrute del patrimonio documental

 Prestigio y Rédito político

 Coste de escáneres

 Coste del proceso de digitalización o captura de las imágenes

 Coste de almacenamiento de imágenes

 Coste de copia de seguridad

 Coste del sistema de gestión de la información: licencias, adaptaciones, actualizaciones…

 Coste de la descripción o adquisición de metadatos

Definición del alcance del proyecto

Beneficios esperados Beneficios esperados

Recursos disponibles Recursos disponibles

(35)

 Tipo de escaner

 formato de ficheros,

 parámetros de resolución,

 bitonal, niveles de gris, color

 Metadatos a recoger en la indexación de los documentos

 Forma de acometer el proyecto: con medios propios o mediante empresa especializada

La decisión debe tomarse en función de:

 los objetivos marcados,

 los recursos disponibles

 del plazo establecido para obtener resultados

Definición de aspectos técnicos del proyecto

Aspectos técnicos

(36)

 Adoptar soluciones realistas en función de los medios económicos y humanos disponibles:

 Máxima calidad de imágenes asumible en función:

 Tiempo de captura necesario

 Necesidad de capacidad del sistema de almacenamiento

 Coste del proceso de captura

 Criterio de calidad de la imagen recomendable en documentación histórica:

 Digitalización en 256 niveles de gris o en color verdadero

 Resolución de captura de 200 ppp, que asegura una correcta

visualización e impresión y una velocidad de transferencia aceptable.

 Criterio de calidad de imagen recomendable en documentos administrativos:

 Binario, 300ppp, TIFF GIV, para postproceso con OCR

Criterios técnicos

Parámetros de digitalización Parámetros de digitalización

(37)

JPG 1,88 MB 3220x2110 pixels

Digitalización en color

(38)

 Aplicación de los algoritmos desarrollados para el proyecto de informatización del sistema informático del Archivo General de Indias

 la restauración de las imágenes de documentos con problemas de

conservación se aplican durante la visualización de las imágenes, nunca sobre la copia máster almacenada

Técnicas de restauración electrónica de las imágenes

(39)

 Captura y almacenamiento de la imagen en su estado original

 Aplicación de los algoritmos de restauración en el sistema de visualización Técnicas de restauración electrónica de las imágenes

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 El Sistema informático del Archivo General de Indias (1986-1994):

 Sistema de gestión integral de las funciones de un Archivo

 11 millones de páginas de documentos digitalizadas en niveles de gris

 350.000 registros descripción

 Descripción y digitalización de series completas de documentos

 20 estaciones de trabajo de archiveros

 40 estaciones de consulta

 Alta aceptación del sistema, tanto por los archiveros como por los investigadores.

 Actualmente realizados proyectos en más de 100 instituciones y más de 100 millones de imágenes de documentos digitalizados en niveles de gris, y en color.

Nuestra experiencia: 25 años de tecnología en archivos

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 Sistema Informático de los documentos del Komintern (Moscú)

 Sistema informático del Archivo General de la Nación de Colombia

 Instalado en 1999

 Accesible por internet 2010

 Sistema informático del Archivo General de la Nación de México

 Instalado en 2010

 En los últimos 25 años realizados proyectos en más de 100 instituciones y más de 100 millones de imágenes de documentos digitalizados en niveles de gris, y en color.

Nuestra experiencia: 25 años de tecnología en archivos

(42)

Gracias al valor añadido de un buen sistema de gestión de documentos esto no podría ocurrir

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Muchas gracias por su atención

Margarita Vázquez de Parga

<margarita_vparga@ieci.es>