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CAPACITACIÓN PARA LA ORGANIZACIÓN y
PARTICIPACIÓN COMUNITARIA
BLOQUE MODULAR
Planeación y Gestión del Desarrollo
FORMULACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS COMUNITARIOS by
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SENA, Dirección General Subdirección
de Política Social División PPPU
Contenido:Lucy Riveros de Concha
Profesional Asesora-División PPPU Jairo Luis Chaves Navia
Jefe División PPPU
Diseño y Diagramación: Mariana Ramírez Silva Ilustraciones: Elías Taffur Miranda
1a. Reimpresión: Agosto de 1990 Impresión: Sección de Publicaciones
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
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De qué se trata?
En las dos cartillas anteriores Qué es Organizarse? (9) Y Las Organizaciones de la Comunidad (10) hemos tenido oportunidad de analizar temas como:
La importancia de la organización Cómo organizarnos?
El carácter de las organizaciones comunitarias Ver los diferentes tipos de organización
Todos estos temas tienen como objetivo brindar a la comunidad la información y los conocimientos necesarios, para que ella pueda seleccionar los modelos de organización más apropiados para la ejecución de los diferentes proyectos del plan de desarrollo comunitario.
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Para tomar esta decisión, la comunidad antes de promover nuevas organizaciones debe consultar si existen dentro de ella, organizaciones que puedan llevar a cabo los proyectos seleccionados.
No es conveniente para ninguna comunidad estar promoviendo organizaciones, simplemente porque las que existen presentan algunas fallas.
Probablemente es más benéfico para la comunidad hacer un diagnóstico de las diferentes organizaciones existentes, para determinar si ellas están en condiciones de superar las deficiencias técnicas, administrativas u
organizativas que puedan presentar y consecuentemente asumir los
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Si existen organizaciones que atraviesan por algunas dificultades, pero su modelo se adapta a las condiciones de los proyectos, que se quieren emprender, es mejor apoyarse en ellas.
En este caso debemos analizar los problemas que se presentan, para determinar las causas de los mismos y con este conocimiento elaborar
planes de fortalecimiento
y
capacitación que permitan consolidar estasorganizaciones.
Es mejor para una comunidad tener pocas
organi-zaciones, fuertes e integradas en el trabajo
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Si, hecho un análisis concienzudo, no existen en la comunidad organizaciones cuyos modelos y expectativas de desarrollo se adecuan a las condiciones de los proyectos de la comunidad, debe promoverse la creación de organizaciones que garanticen la eficaz ejecución del plan de
desarrollo.
Esta cartilla tiene por objeto brindarle a los miembros de la comunidad los conocimientos necesarios para:
Evaluar el funcionamiento de sus organizaciones
Elaborar y ejecutar planes de fortalecimiento y capacitación Ypromover nuevas organizaciones
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TEMAS
1. Evaluación de las organizaciones de la comunidad. 9 2. Los planes de fortalecimiento y capacitación. 28
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Evaluación de las
organizaciones de
la comunidad
El objetivo del tema que vamos a tratar, es el de analizar y adoptar un método para evaluar y fortalecer las organizaciones existentes en la comunidad, que por sus características estén en mejores condiciones para asumir los proyectos de desarrollo.
Los siguientes son los pasos que podemos seguir para lograr ese objetivo:
A. Realizar el inventario de las organizaciones de la comunidad. B. Seleccionar las organizaciones cuyos modelos organizativos se
ajustan a las características de los proyectos de desarrollo. C. Realizar el diagnóstico de las organizaciones seleccionadas.
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1.
Inventario de las organizaciones de la comunidad
Si el grupo ha estudiado la cartilla 5, Analicemos Nuestra Realidad, donde tratamos el tema Inventario
y
Diagnóstico Socioeconómico, se lefacilitará este ejercicio, pues allí se dan las indicaciones para realizarlos. Si es necesario ampliar la información del inventario, se debe proceder en una forma ordenada, ejecutando los siguientes pasos:
• Seleccionar el tipo de información que necesitamos.
• Escoger las fuentes de información
y
los instrumentos que vamos a utilizar para recoger la información.• Organizar grupos o comités de trabajo para recoger la
información.
• Recopilar, clasificar
y
ordenar la información.11
• Seleccionar el tipo de información que necesitamos...
En este caso se trata de determinar cuales son las organizaciones que existen en la comunidad, recogiendo una serie de datos básicos que nos permitan seleccionar las que debemos conocer con mayor profundidad, porque probablemente pueden apoyar la ejecución de los proyectos de desarrollo.
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• Escoger las fuentes de información
y
los instrumentos que vamos a utilizar para recoger la información.A primera vista parece que es necesario recoger la información en fuentes
primarias encuestando a los directivos de las organizaciones. Sin
embargo, otras técnicas como la entrevista o la consulta de documentos, no deben descartarse. El grupo debe decidir en cada caso los medios e instrumentos más apropiados.
En la página siguiente se presenta un ejemplo de la ficha que puede utilizarse para realizar la encuesta
y
recoger los datos que se requieren.13
FICHA PARA REALIZAR
EL INVENTARIO DE LAS ORGANIZACIONES DE LA
COMUNIDAD
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• Organizar grupos o comités de trabajo para recoger la
información.
Es importante tener en cuenta que estos grupos deben concertar previamente las entrevistas con los representantes legales de las organizaciones, explicándoles los objetivos de la encuesta para facilitar el suministro de los datos.
• Para recopilar, clasificar
y
ordenar la información;y
presentar a la comunidad los resultados de la investigación, pueden emplearse las técnicas sugeridas en la cartilla No. 5.15
b.Seleccionar las organizaciones cuyo modelo de organización se ajusta a las características de los proyectos de desarrollo.
Para poder realizar este paso es necesario definir para cada uno de los proyectos, cuál es el modelo de organización más apropiado según sus objetivos, número de socios, requisitos técnicos y legales, aportes, normas de funcionamiento, etc.
Definidos los modelos organizativos, se confrontan con los tipos de organizaciones existentes, para determinar cuáles se ajustan a ellos y por lo tanto están en condiciones de emprender algunos de los proyectos.
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c. Realizar el diagnóstico de las organizaciones seleccionadas.
El objetivo del diagnóstico que debemos realizar a cada una de las organizaciones selecci9nadas, es determinar si éstas están en condiciones de asumir la ejecución de los proyectos de desarrollo, previa adecuación y superación de las dificultades que las organizaciones tengan en el presente. Este trabajo puede realizarse de acuerdo con los siguientes pasos:
• Concertación con los miembros de las organizaciones, para la realización del diagnóstico.
• Recolección de la información sobre el funcionamiento de todas las áreas administrativas de las organizaciones.
• Análisis de la información.
Definición por parte de la comunidad y los miembros de las organizaciones, sobre la conveniencia de que estas asuman la ejecución de algunos de los proyectos del plan de desarrollo.
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• Concertación con los miembros de las organizaciones para
la realización del diagnóstico
Una condición básica para lograr que una organización existente en la comunidad, asuma la ejecución de un proyecto de desarrollo, es la voluntad de los miembros de la comunidad y de la organización seleccionada" de trabajar concertadamente.
Lograda la
concertación,
el diagnóstico se facilita, porque todos o la mayoría de los participantes están dispuestos a brindar la información, analizarla y a superar las dificultades, para poder emprender el nuevo proyecto.18
• Recolección de la información sobre el funcionamiento de todas
la áreas administrativas de la organización
Con este objetivo es necesario elaborar, para cada caso en particular, una guía para la recolección de la información.
Existen varios textos editados por el SENA que contienen guías para algunos casos especiales.
• La Guía Metodológica para la Promoción, Establecimiento y Consolidación de Empresas Asociativas, editada por el SENA, presenta en las páginas 93 a 97, una guía para recoger la información en el caso de empresas asociativas.
• La cartilla 3 de la colección de Administración de Microempresas, presenta en el Anexo 1 una guía para el caso de una empresa de propiedad individual.
19 • Análisis de la información
Hacer el diagnóstico de una organización, es analizar el funcionamiento de cada una de sus áreas para emitir un juicio valorativo sobre su grado de adecuación a un modelo preestablecido y determinar las causas de las desviaciones.
Cuando hablamos de modelo hacemos referencia a una organización cuyas características y normas de funcionamiento garantizan, lograr los objetivos previstos.
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Repitiendo el ejemplo del médico podemos decir que éste para hacer el
diagnóstico también analiza el funcionamiento de los diferentes sistemas
que conforman el organismo humano, para emitir un juicio valorativo sobre el grado de adecuación ·a un organismo sano y determinar las causas de las enfermedades.
Al hacer el diagnóstico debe tenerse presente que la organización es una unidad integrada cuyos componentes están estrechamente articulados y en consecuencia un problema que se presenta en un área repercute sobre toda la organización. Por eso deben analizarse todas las áreas y las conse-cuencias de los problemas sobre las otras áreas.
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Veamos un ejemplo, que en forma muy general, nos muestra cómo sería el
diagnóstico en el área de mercadeo de una organización:
Hay un proyecto de un plan de vivienda y se necesita para su ejecución una organización que se encargue de la compra y venta de los materiales de construcción.
En la comunidad encontramos una cooperativa de distribución de materiales de construcción y es necesario definir, si puede o no encargarse del proyecto.
Con el análisis de la información recogida se elaboró un diagnóstico que mostró los siguientes problemas en el área de mercadeo.
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El cuadro anterior permite presentar en una forma ordenada la información para su análisis; pero, tiene la desventaja de simplificar las causas y las soluciones de los problemas.
Podrían formularse otras preguntas adicionales con relación al ejemplo mencionado:
• Por qué no se reúne el Comité de Dirección?
• Cómo es posible mantener el control de inventarios si no se llevan los registros de entrada y salida de materiales?
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En el análisis del funcionamiento de una organización, debe tenerse en cuenta que las situaciones o hechos manifiestos que tomamos como causas de los problemas-síntomas pueden ser solo el reflejo de problemas más
profundos.
La falta de control en los inventarios es un problema serio que puede acarrear pérdidas' económicas considerables para la cooperativa.
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• Definición por parte de la comunidad y los miembros de las organizaciones, sobre la conveniencia de que estas asuman la ejecución de algunos proyectos del plan de desarrollo.
Como dijimos anteriormente, el diagnóstico que hemos realizado nos debe permitir llegar a cualquiera de las siguientes posiciones:
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Segundo caso:
• La organización tiene algunas fallas que es necesario corregir, para que esté en condiciones de responsabilizarse de la ejecución de al-gunos proyectos del plan de desarrollo.
Como el diagnóstico nos ha permitido determinar las causas de los problemas y dificultades por los que atraviesan las organizaciones, lo que
debemos hacer en cualquiera de estos dos casos, es elaborar
y
ejecutar un plan para su fortalecimiento desarrollo, como se indica en el tema 2 más adelante.
Tercer caso:
• La organización por sus deficiencias no está en condiciones de asumir la ejecución de los proyectos. En este caso es necesario promover la creación de una nueva organización.
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Actividad en grupo.
Analicen en grupo y escriban las conclusiones a las
siguientes preguntas:
1. Por qué es importante investigar qué organizaciones hay en la comunidad y cómo funcionan actualmente?
2. Cuáles son las actividades que debemos realizar para: a. Hacer el inventario de las organizaciones.
b. Elaborar el diagnóstico de las organizaciones.
3. Con base en la respuesta dada a la pregunta anterior, procedan a:
a. Hacer el inventario de las organizaciones de su comunidad.
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Los planes de
fortalecimiento
y capacitación
Si la comunidad ha tomado la decisión de realizar proyectos de desarrollo con el apoyo de algunas de las organizaciones existentes, es necesario elaborar el plan de fortalecimiento para adecuar cada organización a los requerimientos de cada uno de los proyectos que se van a ejecutar.
Como la causa de un gran número de problemas se debe a la falta de preparación de los socios de la organización, conjuntamente con el plan de
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El plan de fortalecimiento es el conjunto de actividades y acciones que es necesario emprender para resolver los problemas de la organización y proyectar su desarrollo futuro.
Como un ejemplo de cómo puede resumirse el plan de fortalecimiento, presentamos en la página siguiente el plan de acción inmediata para la situación de la cooperativa, que hemos mencionado anteriormente.
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El plan de capacitación es el conjunto de actividades pedagógicas que buscan resolver las deficiencias de conocimientos, de información técnica o de actitud manifestadas por los miembros de la organización.
Al hacer el diagnóstico y elaborar el plan de capacitación es importante recordar este principio:
“Detrás de cada problema técnico siempre hay un problema humano que es posible solucionar si se trata correctamente"
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Es importante tener en cuenta este principio porque muchas veces las raíces de los problemas, se deben a la actitud de las personas frente a su trabajo, o a las relaciones interpersonales, o a la carencia de los conocimientos y habilidades para el desempeño de las funciones.
Estos son problemas que podemos enfrentar con un apropiado programa
de capacitación.
Tanto para la elaboración como para la ejecución del plan de capacitación es conveniente que la comunidad solicite asesoría y apoyo de instituciones o personas especializadas en la materia..
En la página siguiente se presenta un esquema sencillo y útil para la programación de las acciones de formación.
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Actividad en grupo
1. Teniendo en cuenta los resultados de la actividad de grupo del tema anterior, analicen la problemática de la organización seleccionada y elaboren:
A. El cuadro resumen del plan de acción inmediata B. El cuadro resumen de las acciones de formación 2. Analicen propuestas diferentes sobre la forma de:
a. Clasificar y ordenar la información para el diagnóstico
b. Presentar la programación de los planes de fortalecimiento y capacitación
3. Diseñen, programen y realicen actividades para dar a conocer a todos los socios de las organizaciones, los resultados del diagnóstico y la programación de los planes de fortalecimiento y capacitación.
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Cómo
crear Empresas
Asociativas?
Al terminar el tema 1 dijimos que, después de haber realizado el
diagnóstico de las organizaciones, una conclusión de este trabajo, podría ser que debido a sus características ninguna de las organizaciones existentes, está en condiciones de asumir la ejecución de algunos de los proyectos de la comunidad.
En este caso es necesario promover la formación de nuevas organizaciones, que cumplan los requisitos para poder ejecutar eficientemente los proyectos seleccionados.
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En general cuando hablamos de crear nuevas organizaciones para ejecutar proyectos comunitarios casi siempre nos referimos a empresas de economía solidaria o empresas asociativas manejadas por un grupo de personas de la comunidad, que buscan resolver una necesidad social mediante la producción de un bien o la prestación de un servicio.
Por eso nos limitaremos en este tema al estudio del proceso de creación de empresas asociativas, promovidas por la misma comunidad, con el propósito de ejecutar algún proyecto del plan de desarrollo comunitario.
El proceso que vamos a describir aquí en forma general se presenta detalladamente en la "Guía Metodológica para Promoción, Establecimiento
y
Consolidación de Empresas Asociativas", recientemente publicada por el SENA.37
Puede decirse que la conformación de una
empresa asociativa
pasa por tres momentos:La promoción
El establecimiento
La consolidación
1. La etapa de promoción
• Comprende las siguientes actividades:
• Detección de la oportunidad económica y social. • El estudio de Prefactibilidad.
• El Plan de Cooperación. • El estudio de Factibilidad.
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a. Detección de la oportunidad económica y social:
El inventario socioeconómico nos ha permitido definir cuáles son las necesidades insatisfechas de la comunidad que pueden ser atendidas, con el apoyo de las entidades públicas o privadas mediante el trabajo comunitario.
Igualmente el inventario socioeconómico nos debe permitir detectar
posibilidades económicas que ofrece la zona geográfica donde está ubicada la comunidad, por su cercanía a mercados de bienes y servicios susceptibles de ser producidos en la región.
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Además, probablemente podemos detectar las oportunidades sociales,
buscando en la comunidad las personas que por sus conocimientos, experiencias y destrezas, estarían en condiciones de desarrollar la producción del bien o la prestación del servicio que se nos ofrece como una
oportunidad económica.
En conclusión, con base en la información del inventario socio-económico, o ampliándola si es necesario, es posible determinar oportunidades económicas ysociales, para la ejecución de proyectos rentables que busquen solucionar problemas de empleo e ingresos.
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b. El estudio de Prefactibilidad
Detectada una oportunidad económica y social se debe proceder a realizar el estudio de Prefactibilidad mediante la ejecución de las siguientes actividades:
• La investigación sobre la oferta
y
demanda del producto o servicio para determinar el acceso que la nueva empresa pueda tener al mercado.• El diseño del perfil técnico que permite estimar la inversión inicial
y
definir los conocimientosy
habilidades necesarios para producir el bien o prestar el servicio seleccionado.41
El estudio de Prefactibilidad, como su nombre lo indica, es un sondeo preliminar que permite hacer una primera evaluación de la viabilidad de la empresa y definir la continuación del proyecto.
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c. El Plan de Cooperación
Simultáneamente con la elaboración del estudio de Prefactibilidad, los socios emprenden la tarea de formular el Plan de Cooperación. Este recoge las reglas básicas de la organización interna, las características del funcionamiento de la empresa
y
la manera como ésta opera hacia el exterior. Debe reglamentar en forma claray
precisa todas las actividades de la empresa en concordancia con el carácter asociativo de la misma.Los componentes del Plan de Cooperación son: • Los estatutos de la empresa
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Estatutos de la Empresa 1. Definición de la empresa asociativa
2. Objetivos de la misma 3. Estructura organizativa
• Asamblea General • Junta Directiva
• Responsables técnicos
• Encargados de compras, ventas, contabilidad, etc.
• Comité de compras, ventas, vigilancia, educación, arbitraje, etc. • Derechos y deberes de los socios
4. Definición del patrimonio social • Aportes, capitalización y donaciones
• Fondos de capitalización, seguridad social, etc. 5. Distribución de excedentes económicos.
• Anticipas de consumo • Seguridad social • Solidaridad externa • Capitalización
• Excedentes repartibles
• Condiciones para Ingreso y retiro de socios
7. Condiciones para la disolución y liquidación de la empresa 8. Condiciones para la mano de obra asalariada
Reglamentos de Trabajo
Procesos de planeación, evaluación y control de las actividades productivas.
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d. El estudio de Factibilidad
Para tener un mayor conocimiento de cómo elaborar el estudio de factibilidad, recomendamos al grupo consultar los siguientes textos:
• Guía Metodológica para la Promoción, Establecimiento y Consolidación de Empresas Asociativas, editada por el SENA.
• La cartilla FAD Cómo hacer una buena inversión, Colección Microempresas, Unidad 12C.
• La cartilla 8 Formulación y Gestión de Proyectos Comunitarios, de esta misma serie, tema 1.
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2. Etapa de Establecimiento
Las actividades durante esta etapa están encaminadas a
iniciar
ydesarrollar
el proyecto hasta lograr el funcionamiento armónico de la empresa en sus diferentes áreas de gestión a través del trabajo colectivo. En esta etapa de establecimiento pueden diferenciarse tres momentos:A. La instalación B. El arranque C. El fortalecimiento
a. La instalación
que incluye la consecución de los medios de producción (tierra, local, maquinaria, equipos y herramientas) y su organización y adecuación.46
b.
El arranque
que comprende la puesta en marcha de la empresa y de todo el sistema administrativo.c.
El fortalecimiento que comprende las actividades encaminadas a lograr que los socios desempeñen a cabalidad las funciones empresariales en forma autónoma, sin intervención de asesores externos; y lograr el funcionamiento coordinado de las áreas de la empresa.47
3. La etapa de Consolidación
El objetivo de las actividades de la etapa de consolidación es garantizar el desarrollo de la empresa a mediano plazo.
Durante esta etapa los socios deben estar en condiciones de evaluar periódicamente el funcionamiento de la empresa y de formular
y
ejecutarlos planes de fortalecimiento
y
capacitación.Los procedimientos para realizarlos son los descritos en el tema 2 de esta cartilla.
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Actividad en grupo
En este último tema de esta cartilla se ha mencionado reiteradamente la necesidad de consultar otros materiales editados por el SENA que presentan en forma más detallada los procedimientos para la creación de empresas asociativas, que se han formulado aquí en forma muy general. Es muy importante que el grupo conozca estas publicaciones, con el propósito de poder utilizarlos cuando se esté en el proceso de promoción de nuevas organizaciones.
Solicítenle al instructor del SENA, que les facilite estos materiales con el fin de consultarlos y analizar las respuestas a las siguientes preguntas:
1. Cuáles son las actividades que debemos realizar para:
a.
Elaborar el estudio de Prefactibilidadb.
Formular el Plan de Cooperaciónc.
Elaborar el estudio Factibilidad2. Cuáles son las actividades que debemos realizar en la etapa de Establecimiento?
3. Cuáles son las actividades que debemos realizar en la etapa de Consolidación?
