Manual de Políticas y Procedimientos para la Organización de Archivos

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Procuraduría Federal del Consumidor

Coordinación de Asesores Coordinación de Archivos

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Manual de Políticas y Procedimientos para la Organización de Archivos

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

Fecha de Rev.: Abril / 2006 Página: 1 de 11

Coordinación de Asesores Coordinación de Archivos

MPP-OA-100.doc/Acervo

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO.

CONTROL DE LAS REVISIONES.

REVISIÓN _REVISIÓNFECHA CONSIDERACIÓN DEL CAMBIO EN EL DOCUMENTO

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MPP – OA – 100

Versión: 01

Fecha de Rev.: Abril / 2006 Página: 2 de 11 Coordinación de Asesores Coordinación de Archivos MPP-OA-100.doc/Acervo

C o n t e n i d o

Página Introducción ... 3

Objetivo del Manual ... 5

Normatividad Aplicable... 6 Glosario de Términos ... 8 Procedimientos: - Control de gestión - Integración de expedientes - Transferencia primaria

- Préstamo documental por el Archivo de concentración - Baja documental o transferencia secundaria

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MPP – OA – 100

Versión: 01

I n t r o d u c c i ó n

Los Manuales administrativos son instrumentos que apoyan y reflejan el funcionamiento de toda institución a través de la especificación de bases jurídicas, atribuciones, estructuras organizacionales, objetivos, definición de políticas, determinación de campos de competencia, responsabilidades, funciones y descripción de actividades. En general, en ellos se concentra información amplia y detallada acerca del quehacer de toda Institución. En particular, el Manual de Procedimientos es un soporte fundamental en la operación de cualquier Unidad Administrativa, ya que documenta las actividades que se deben llevar a cabo en el cumplimiento de las atribuciones y funciones que tienen encomendadas.

El presente manual se ha elaborado tomando como base a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, del 11 junio de 2002 y con el propósito de contribuir a la organización de los archivos de la Procuraduría Federal del Consumidor. Cabe señalar que los archivos, en tanto depositarios de la información que aquélla genera, pueden ser considerados como uno de los pilares de la transparencia ya que sin ellos no habría acceso alguno a la información.

De manera particular, se basa en lo estipulado por los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, del 20 febrero de 2004, los que establecen criterios generales para la organización y conservación de la documentación contenida en aquéllos. La organización archivística de la Profeco se deriva de su estructura orgánica, lo cual se refleja en el Cuadro general de clasificación archivística. Así, atendiendo a lo estipulado por los Lineamientos, se considera la creación de un archivo de trámite en cada sección y subsección del cuadro, así como de un archivo de concentración que da servicio a todas las Unidades Administrativas.

Asimismo, en cumplimiento del Lineamiento sexto de los Lineamientos, la Profeco cuenta con una Coordinación de archivos, responsable de coordinar las acciones relacionadas con la organización y funcionamiento de sus archivos a la que se encuentra adscrito el Archivo de concentración.

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Las Delegaciones y Subdelegaciones contarán con un archivo a cargo del servidor público que designe el C. Delegado (a) y Subdelegado (a) correspondiente, que dará servicio a todos y cada uno de los Departamentos que las integran y llevará a cabo las funciones de archivo de trámite y de archivo de concentración previstas por este manual, descritas en los procedimientos que lo integran.

Los procedimientos establecidos en el presente Manual son de aplicación general y obligatoria para las Unidades Administrativas y los responsables de los archivos de trámite y concentración; constituyéndose en un documento de consulta para el personal que ejecuta las actividades, documento de inducción para el personal de nuevo ingreso y documento base imprescindible en la revisión de actividades, por parte de los órganos fiscalizadores tanto internos como externos.

Este Manual deberá actualizarse cuando exista algún cambio jurídico, administrativo u orgánico funcional; su actualización es responsabilidad de la Coordinación de Archivos, que contará con el apoyo y asesoría de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP).

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

O b j e t i v o d e l M a n u a l

Establecer los procedimientos operativos necesarios para la recepción, integración, clasificación, organización, consulta, transferencia, conservación y baja de documentos, así como para la organización y funcionamiento de los archivos de las distintas Unidades Administrativas que conforman la Procuraduría Federal del Consumidor, de conformidad con la normatividad en la materia.

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

N o r m a t i v i d a d Ap l i c a b l e

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Leyes

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. D.O.F. del 11 de junio de 2002.

Ley Federal de Protección al Consumidor. D.O.F. del 6 de junio de 2006.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

D.O.F. del 31 de diciembre de 1982 y su última reforma 13 de junio de 2003. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores públicos D.O.F. del 13 de marzo de 2002 y su última reforma 26 de diciembre de 2005 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público

D.O.F. del 4 de enero de 2000 y su última reforma 07 de julio de 2005 Ley General de Bienes Nacionales

D.O.F. del 20 de mayo de 2004

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal

D.O.F. del 29 de diciembre de 1976 y su última reforma de 02 junio de 2006 Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos D.O.F. del 06 de mayo de 1972 y su última reforma del 13 de enero de 1986 Ley de Fiscalización Superior de la Federación

D.O.F. del 29 de diciembre de 2000 y su última reforma 04 de abril de 2005

Reglamentos

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

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MPP – OA – 100

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Reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor. D.O.F. del 16 de julio de 2004.

Lineamientos

Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias de la Administración Pública Federal.

D.O.F. del 20 de febrero de 2004.

Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

D.O.F. del 18 de agosto de 2003.

Acuerdos

Acuerdo por el cual se delegan facultades a favor de los servidores públicos de la Procuraduría Federal del Consumidor.

D.O.F. del 23 de diciembre de 2004.

Acuerdo que establece la circunscripción territorial de las delegaciones y subdelegaciones de la Profeco.

D.O.F. del 23 de diciembre de 2004.

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental.

D.O.F. del 25 de agosto de 1998.

Otras disposiciones

Disposiciones aplicables al archivo contable gubernamental, Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

S.H.C.P., 25 de agosto de 1998, actualizado el 1 de enero de 2001.

Instructivo para el trámite y control de bajas de documentación del Gobierno Federal A.G.N. Acuerdo 1.1./O/24/06/04.

Código Penal Federal.

D.O.F. del 14 de agosto de 1931 y su última reforma del 19 de mayo de 2006 Estatuto Orgánico de la Procuraduría Federal del Consumidor.

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MPP – OA – 100

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G l o s a r i o d e T é r m i n o s

Acervo documental: conjunto de documentos contenidos por un archivo.

Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o

recibidos en el ejercicio de sus atribuciones y funciones por las dependencias y entidades

Archivo de concentración: unidad responsable de la administración de documentos cuya

consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de la Profeco, y que permanecen en él hasta su destino final.

Archivo de trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso

cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de una unidad administrativa.

Baja documental: eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores

administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.

Calendario de caducidades: registro de las transferencias primarias recibidas por el

Archivo de concentración, el que señala además los plazos de conservación de las distintas series documentales.

Catálogo de disposición documental: registro general y sistemático que establece los

valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

Catálogo de firmas: listado de aquellos servidores públicos de la Profeco que, debido a la

naturaleza de sus funciones, están autorizados para la consulta y préstamo de expedientes.

Clave topográfica: combinación alfanumérica que identifica la localización de todos los

espacios físicos (edificios, pisos y contenedores) destinados a la guarda de expedientes.

Contenedor: espacio físico para la guarda de expedientes como archivero, librero o

mobiliario específico para tal efecto; identificado mediante etiqueta numerada por gaveta o entrepaño y nombre de las series que contenga.

Control de gestión: conjunto de actividades relacionadas al registro, control y seguimiento

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MPP – OA – 100

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MPP-OA-100.doc/Acervo Cuadro general de clasificación archivística: instrumento técnico que refleja la estructura

de un archivo, con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.

Destino final: selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes

cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

Documentación activa: aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones y funciones

de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el Archivo de trámite.

Documentación histórica: aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de

la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente.

Documentación semiactiva: aquélla de uso esporádico que debe conservarse por razones

administrativas, legales, fiscales o contables en el Archivo de concentración.

Documento de archivo: aquél que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o

contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las atribuciones y funciones de las dependencias y entidades.

Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo,

ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad.

Expurgo: retiro de documentos repetidos o inútiles dentro de un expediente.

Fondo: conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad,

con cuyo nombre se identifica.

Guía simple de archivo: esquema general de descripción de las series documentales de

los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.

Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describe las series y expedientes

de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja (inventario de baja documental).

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MPP – OA – 100

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MPP-OA-100.doc/Acervo Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie

documental identifica a cada uno de sus expedientes; para la Profeco inicia con las siglas PFC.

Oficialía de partes: parte del Archivo de trámite, encargada de la recepción, registro y

control de la documentación de entrada y salida de una unidad administrativa.

Papeles de trabajo: documentos que sirven de apoyo a la realización de las funciones de

las unidades administrativas, tales como copias de trámites administrativos y contables e información impresa de índole diversa (informes, reportes, diario oficial, periódicos y revistas, etc.), salvo la generada en el ejercicio de las atribuciones y funciones de las áreas. No forman parte integral de los expedientes.

Plazo de conservación: periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite,

concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales.

Sección: cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones y funciones de

cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales.

Serie: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el

desarrollo de una misma atribución o función general y que versan sobre una materia o asunto específico

Subsección: cada una de las divisiones de la sección. Subserie: subconjunto que forma parte de una serie.

Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de

un Archivo de trámite al Archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del Archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).

Ubicación topográfica: espacio físico designado para la conservación de la documentación Unidad administrativa: unidad responsable de la generación de documentos, en el

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

MPP-OA-100.doc/Acervo Valor documental: condición de los documentos que les confiere características

administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).

Valoración: actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores

documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus

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MPP – OA – 100

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Fecha de Rev.: Abril / 2006 Página: 1 de 7 Coordinación de Asesores Coordinación de Archivos MPP-OA-100.doc/Acervo Clave: MPP – OA – 100 – 01

Control de Gestión

CONTROL DE LAS REVISIONES.

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

Fecha de Rev.: Abril / 2006 Página: 2 de 7 Coordinación de Asesores Coordinación de Archivos MPP-OA-100.doc/Acervo CONTENIDO: Propósito. . . 3 Alcance. . . 3 Formatos Requeridos. . . . . . 3 Responsabilidades. . . 3 Políticas de Operación. . . 3

Descripción del Procedimiento. . . 5

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

MPP-OA-100.doc/Acervo Propósito

Recibir, registrar, controlar y distribuir la correspondencia de entrada y/o salida de las unidades administrativas de la Profeco, mediante el sistema de control de gestión (SCG), para el cumplimiento eficaz y eficiente en el control de la documentación de las áreas.

Alcance

Responsable del control de gestión Titulares de las Unidades Administrativas

Formatos Requeridos

No Aplica

Responsabilidades

Responsable del control de gestión

- Recibir, registrar, distribuir y controlar la documentación de entrada y salida de las Unidades Administrativas.

Titulares de las Unidades Administrativas

- Entregar la documentación de entrada y salida al responsable de Control de Gestión, en tiempo y forma.

Dirección General de Informática

- Elaborar y aplicar el programa de capacitación del SCG.

Políticas de Operación

• Los Titulares de las Unidades Administrativas deberán designar un responsable a cargo de la unidad de control de gestión; esta formará parte de su archivo de trámite.

• Es responsabilidad de cada Unidad Administrativa la organización y funcionamiento de su control de gestión.

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

• Con el propósito de reducir la explosión documental, las unidades administrativas se sujetarán a lo siguiente:

Se evitará el envío indiscriminado de copias de conocimiento; únicamente deberá enviarse copia a aquellas unidades administrativas que tengan injerencia directa en el trámite del asunto correspondiente.

El seguimiento de asuntos deberá darse con el “turno” o “volante” emitido por el SCG, el cual servirá como “acuse de recibo” para el resto de las oficinas que deban dar trámite al asunto.

La comunicación interna entre las Unidades administrativas será a través del correo electrónico; sólo deberán imprimirse aquellos documentos que sean parte del expediente.

• Los “turnos” o “volantes” deberán ser firmados por el responsable del control de gestión y contener los siguientes elementos de identificación:

- Folio consecutivo de ingreso (dado por el sistema) - Fecha de recepción (dado por el sistema)

- Referencia (si existe antecedente del asunto)

- Número de documento (campo obligatorio, en amarillo) - Fecha de elaboración (campo obligatorio, en amarillo) - Remitente (campo obligatorio, en amarillo)

- Asunto (campo obligatorio, en amarillo) - Destinatario (nombre y cargo)

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

MPP-OA-100.doc/Acervo Descripción del procedimiento

1. Recibe documentación y sella el acuse correspondiente.

2. Registra la documentación en el “Sistema Control de Gestión” SCG.

3. Registra información adicional que se requiera, tal como la urgencia de documentación, la fecha de respuesta que se requiere o algún tipo de instrucción pertinente.

4. Imprime turno o volante del SCG, anexa los documentos recibidos y entrega al Titular de la Unidad Administrativa.

Titular de la Unidad Administrativa

5. Recibe el turno o volante con documentación y verifica si requiere respuesta. - Si requiere respuesta

6. Elabora respuesta y entrega al responsable del control de gestión con turno o volante y documentación, para enviarla al área correspondiente. Conecta con la actividad 9. - No requiere respuesta

7. Entrega al responsable del control de gestión, turno o volante con documentación.

8. Recibe la documentación y verifica si tiene respuesta. - Si tiene repuesta

9. Registra en el SCG la respuesta (descargo) y distribuye documentación de respuesta al área correspondiente.

10. Entrega el turno o volante con documentación correspondiente al Archivo de trámite. Conecta con el procedimiento Integración de expedientes (CA-IE)

- No tiene respuesta

11. Entrega el turno o volante con documentación al Archivo de trámite. Conecta con el procedimiento Integración de expedientes (CA-IE)

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MPP – OA – 100

Versión: 01

Fecha de Rev.: Abril / 2006 Página: 6 de 7 Coordinación de Asesores Coordinación de Archivos MPP-OA-100.doc/Acervo Diagrama de Flujo Documentación Turno o Volante Turno o Volante Turno o Volante

Responsable de Control de Gestión

Documentación INICIO 2 1 Recibe documentación y sella el acuse correspondiente. Registra la documentación en el "Sistema de Control de Gestión" (SCG).

Registra información adicional que se requiera. 3

4

Imprime turno o volante del SCG, anexa los documentos recibidos y

entrega.

5

Recibe turno o volante con documentación y verifica si requiere respuesta. ¿Requiere respuesta? SI NO 6 Elabora respuesta y entrega con turno o volante y documentación,

para enviarlo al área correspondiente.

7

Entrega turno o volante con documentación.

9

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

Fecha de Rev.: Abril / 2006 Página: 7 de 7 Coordinación de Asesores Coordinación de Archivos MPP-OA-100.doc/Acervo Documentación Turno o Volante

Responsable de Control de Gestión

FIN MPP- OA-100-02 8 Recibe la documentación y verifica si tiene respuesta.

¿Tiene repuesta? SI NO Registra en el SCG la respuesta y distribuye documentación al área correspondiente. 9

Entrega el acuse, turno o volante con documentación correspondiente al Área de Archivo de Trámite. 10 1

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

Integración de Expedientes

CONTROL DE LAS REVISIONES.

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

Fecha de Rev.: Abril / 2006 Página: 2 de 13 Coordinación de Asesores Coordinación de Archivos MPP-OA-100.doc/Acervo CONTENIDO: Propósito. . . .3 Alcance. . . .3 Formatos Requeridos. . . . . . 3 Responsabilidades. . . 3 Políticas de Operación. . . 3

Descripción del Procedimiento. . . .6

Diagrama de Flujo. . . 8

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

Organizar de manera adecuada los documentos relativos a un mismo asunto o trámite, generados por las Unidades Administrativas de la Profeco en ejercicio de sus atribuciones y funciones.

Alcance

Responsable de Archivo de trámite.

Inventario general de expedientes FI-01-MPP-OA-100-02

Relación de documentación obsoleta FI-02-MPP-OA-100-02

Responsable del Archivo de trámite

- Integrar los expedientes de archivo.

- Administrar los documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de la Unidad Administrativa.

El responsable del Archivo de trámite deberá integrar los expedientes de acuerdo a lo siguiente:

• Seguir un orden cronológico, empezando por el primer documento, que es el que da origen al asunto; los demás documentos que lo integran se colocarán debajo de éste, hasta su cierre.

• La fecha de apertura del expediente deberá coincidir con la del primer documento que lo integra.

• El expediente debe contener únicamente documentos de archivo originales; cuando éstos no existan por alguna razón podrán sustituirse por una copia; en este caso, deberá señalarse en el inventario general.

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

• Para su debida identificación, el expediente deberá tener en la portada o carátula los datos siguientes: Unidad administrativa. Fondo. Sección. Subsección. Serie. Subserie.

Número de expediente o clasificador. Fecha de apertura y en su caso, de cierre.

Asunto (breve resumen o descripción de su contenido). Valores documentales.

Vigencia, y

Número de hojas útiles a la fecha de cierre.

• La ceja de la portada deberá llevar el número de expediente o clasificador correspondiente.

• En el caso de expedientes clasificados como reservados y/o confidenciales, la portada deberá contener asimismo la leyenda de clasificación correspondiente, en los términos señalado por los Lineamientos para la organización de archivos.

• Todos los documentos del expediente deberán ser foliados, ya sea al momento de su integración o al cierre del mismo.

• Previo a la transferencia primaria hacia el Archivo de concentración, los archivos de trámite llevarán a cabo el expurgo de los expedientes a transferir.

• Los documentos resultado del expurgo serán relacionados en la Relación de documentación obsoleta (FI-01-MPP-OA-100-02), la que deberá ser firmada por el Titular de la Unidad Administrativa y el responsable del Archivo de trámite. La documentación registrada en este formato será concentrada en las instalaciones del Archivo de concentración, ubicado en Calle 10, en tanto el Comité de Enajenación de Bienes de la Procuraduría determina su destino.

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

Delegaciones y Subdelegaciones

• La enajenación de su documentación obsoleta será llevada a cabo localmente, mediante el levantamiento del acta administrativa correspondiente, copia de la cual será enviada a la Coordinación de Archivos.

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

MPP-OA-100.doc/Acervo Descripción del Procedimiento

1. Recibe documentación, turno o volante del responsable del control de gestión.

2. Identifica documentación conforme al asunto y verifica si existe expediente en el Inventario general de expedientes (FI-01-MPP-OA-100-02).

- No existe expediente

3. Abre el expediente con el primer documento y le asigna número de expediente o clasificador.

4. Anota en la portada del expediente todos los datos de identificación.

5. Anota en la ceja del fólder o lomo de la carpeta el número de expediente o clasificador.

6. Asigna clave topográfica y ubicación física (contenedor). 7. Integra el documento y folia.

8. Registra el expediente en el inventario general de expedientes.

(FI-01-MPP-OA-100-02)

9. Coloca el expediente en la ubicación física que le corresponda. Conecta con la actividad 15.

- Si existe expediente

10. Consulta el inventario general de expedientes para localizar el expediente al que debe integrarse el nuevo documento recibido.

11. Localiza el expediente e integra el documento debajo del último que contiene. 12. Folia documento recién integrado.

13. Verifica si el asunto ha concluido. - No se da por concluído

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

- Si se da por concluído

15. Anota en la portada la fecha de cierre del expediente y el número de hojas útiles. 16. Reintegra el expediente a su ubicación física.

Fin de Procedimiento

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

MPP-OA-100.doc/Acervo Diagrama de Flujo

Responsable de Archivo de Trámite

Documentación RECIBE DOCUMENTACIÓN,

TURNO O VOLANTE DEL RESPONSABLE DEL CONTROL

DE GESTIÓN.

IDENTIFICA DOCUMENTACIÓN Y VERIFICA SI EXISTE

EXPEDIENTE

ABRE EL EXPEDIENTE CON EL PRIMER DOCUMENTO Y LE

ASIGNA NÚMERO DE EXPEDIENTE O CLASIFICADOR

ANOTA EN LA PORTADA TODOS LOS DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE. 1 4 2 3 INICIO EXISTEN EXPEDIENTE ? NO SI

ANOTA EN LA CEJA DEL FÓLDER O CARPETA EL NÚMERO DE EXPEDIENTE.

5

ASIGNA CLAVE TOPOGRÁFICA Y UBICACIÓN FÍSICA. 6 10 INTEGRA EL DOCUMENTO Y FOLIA. 7 COLOCA EL EXPEDIENTE EN LA UBICACIÓN FÍSICA QUE LE

CORRESPONDA 9 CONSULTA EL INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES PARA LOCALIZAR EL EXPEDIENTE. 10 LOCALIZA EL EXPEDIENTE E INTEGRA EL DOCUMENTO. 11

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

MPP-OA-100.doc/Acervo Anexos

Inventario general de expedientes FI-01-MPP-OA-100-02

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Formato FI-01-MPP-OA-100-02 Procuraduría Federal del Consumidor

Inventario general de expedientes

Unidad administrativa (1)

Fondo:

Sección: (2) Subsección:

Serie

Fechas Clasificación

# N° de expediente Descripción del expediente (asunto) _Apertura _Cierre Original Copia Acuse _R _C Ubicación

(3) (4) (5) (6) (7) (10)

(8) (9 )

Datos de la hoja de cierre del inventario

El presente inventario consta de (11) expediente

Formuló

(12) (13)

Nombre Firma

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO

NOMBRE DEL FORMATO Inventario general de expedientes

OBJETIVO: Contar con un instrumento de consulta documental que considere y ubique todos los expedientes

generados por la unidad administrativa.

ELABORACIÓN: Responsable del Archivo de Trámite

PRESENTACIÓN: Computadora (software Excel)

CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: FI-01-MPP-OA-100-02

No. DE

IDEN-TIFICACIÓN DICE DEBE ANOTARSE

1 Unidad Administrativa Anotar el nombre de la unidad administrativa a la que da _{servicio el Archivo de trámite.} 2 Fondo/ Sección/ Serie/ Subsección Anotar los datos, según en cuadro general de _{clasificación archivística.}

3 # Asignar un número consecutivo.

4 N° de expediente Anotar el número del expediente o clasificador; el _{señalado en la carátula.} 5 Descripción del expediente (asunto) Anotar el asunto de que trata; el señalado en la carátula. 6 Apertura Anotar la fecha del primer documento que integra el _expediente. 7 Cierre Anotar la fecha del último documento que integra el _expediente. 8 Origina/ Copia/ Acuse Señalar con X cuando los documentos sean originales o _copias. 9 R / C Señalar con X la clasificación de la información del _{expediente; R: reserva, C: confidencial.}

10 Ubicación

Asignar la clave topográfica correspondiente, para ubicación y localización del expediente; formato II/PP/FF/CCC, donde:

II es el inmueble que contiene el Archivo de trámite, PP es el piso correspondiente,

FF es la oficina

CCC es el contenedor en dónde se conserva el expediente.

11 consta de Anotar el número total de expedientes que contiene el _inventario.

12 Nombre Nombre del responsable del Archivo de trámite.

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Formato FI-02-MPP-OA-100-02

Procuraduría Federal del Consumidor

Relación de documentación obsoleta

Unidad administrativa ₍₁₎ Fecha de elaboración ₍₂₎

día mes año

años contenida en:

Tipo de documentación

de a original copia cajas legajos carpetas aprox peso

(3) (7)

(6)

Elabora AUTORIZA

Responsable del Archivo de trámite

(8) Titular de la Unidad Administrativa (9)

Nombre Nombre

Cargo Cargo

(32)

NOMBRE DEL FORMATO:Relación de documentación obsoleta

OBJETIVO: Eliminar de los archivos de trámite toda aquella documentación que ha dejado de tener utilidad, tal como

copias, duplicados, etc.

ELABORACIÓN: Responsable del Archivo de trámite

No. DE

1 Unidad Administrativa Anotar el nombre de la unidad administrativa que _{relaciona documentos obsoletos.} 2 día/mes/año Anotar la fecha de elaboración de elaboración de la _relación. 3 Tipo de documentación Anotar el tipo de documento que se considera obsoleto, por ejemplo: turnos, volantes, solicitudes diversas, faxes,

papeles de trabajo, etc.

4 Años de a Anotar los años que cubre la documentación obsoleta.

5 origina /copia Señalar con X en la columna correspondiente si se trata _{de originales (duplicados) o copias:} 6 Contenidas en: Anotar el número de cajas, legajos o carpetas que _{contienen la documentación obsoleta.}

7 Peso Anotar el peso aproximado en kilogramos.

8 Nombre / Cargo Nombre, cargo y firma del responsable del Archivo de _trámite. 9 Nombre / Cargo Nombre y firma del Titular de la Unidad Administrativa a _{la que pertenece el Archivo de trámite.}

Nota: por documentación obsoleta se entiende aquella que ha perdido su valor, así como documentos

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Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

Transferencia Primaria

CONTROL DE LAS REVISIONES.

(34)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

(35)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

Transferir, de forma controlada y sistemática al Archivo de concentración, aquellos expedientes que hayan cumplido con su plazo de conservación en el Archivo de trámite, conforme a lo señalado en el Catalogo de Disposición Documental, con la finalidad de llevar a cabo su conservación precautoria.

Alcance

Responsable del Archivo de concentración

Inventario de transferencia primaria FI-01-MPP-OA-100-03

Calendario de caducidades FI-02-MPP-OA-100-03

Etiqueta de identificación FI-03-MPP-OA-100-03

Elaborar el inventario de transferencia primaria correspondiente.

Responsable del Archivo de concentración

Verificar que los datos del inventario coincidan con el contenido de las cajas que conforman la transferencia.

Asignar número de transferencia.

Recibir la transferencia, en tiempo y forma.

• La documentación que haya cumplido con su tiempo de conservación en el Archivo de trámite, de acuerdo con los tiempos de conservación establecidos en el Catálogo de disposición documental, deberá ser transferida al Archivo de concentración.

(36)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

• El responsable del Archivo de concentración deberá elaborar su calendario de recepción de transferencias primarias durante noviembre de cada año, debiendo presentarlo a consideración de la Coordinación de Archivos para su aprobación.

• Una vez aprobado el calendario, la Coordinación de Archivos lo notificará vía correo electrónico al responsable del Archivo de concentración, quien a su vez notificará a los responsables de los Archivos de trámite, para su conocimiento y aplicación.

• Los responsables de los Archivos de trámite podrán transferir documentación al Archivo de concentración utilizando las cajas que para tal efecto les proporcione el Archivo de concentración, y de acuerdo con el calendario aprobado.

• Previo a la recepción de la transferencia, el Archivo de concentración le asignará un número consecutivo haciendo referencia al año en que se concentra, por ejemplo: 20 / 05; es decir, la transferencia identificada con el número “20”, recibida por el Archivo de concentración en el año 2005.

• El responsable del Archivo de concentración registrará las transferencias recibidas en su Calendario de caducidades.

• Las cajas objeto de la transferencia deberán ser debidamente identificadas mediante una etiqueta elaborada y colocada por el responsable de Archivo de concentración, según los datos del inventario de transferencia primaria correspondiente.

• El número que se asigne a la caja deberá ser consecutivo por cada transferencia, sin que existan 1/, 1 bis, o 1a, o 1 de.

• Las cajas no deberán cerrarse con cinta canela.

• Para su debida localización, el responsable del archivo de concentración asignará a las cajas objeto de la transferencia la ubicación topográfica que corresponda.

Delegaciones y Subdelegaciones

• La elaboración del inventario de transferencia primaria en Delegaciones y Subdelegaciones es responsabilidad de los Departamentos correspondientes, en coordinación con el encargado del archivo.

(37)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

1. Verifica en el inventario general de expedientes los expedientes cuya vigencia en el Archivo de trámite haya concluido.

2. Elabora el inventario de transferencia primaria (FI-01-MPP-OA-100-03)

3. Envía el inventario de transferencia primaria al Archivo de concentración, vía correo electrónico, para revisión.

4. Recibe y revisa el inventario de transferencia primaria, verificando que los datos sean correctos y coincidan con los del Catálogo de disposición documental.

- No son correctos

5. Solicita al Archivo de trámite, mediante correo electrónico, llevar a cabo las correcciones pertinentes.

6. Recibe correo electrónico señalando correcciones, analiza y corrige observaciones. Conecta con la actividad 3.

- Si son correctos

7. Notifica al Archivo de trámite, mediante correo electrónico, que el inventario de transferencia primaria es correcto.

(38)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

MPP-OA-100.doc/Acervo Responsable del Archivo de concentración

9. Recibe correo y envía las cajas solicitadas al Archivo de trámite.

10. Acuerda con el responsable del Archivo de trámite la fecha para revisión de las cajas contra el inventario de transferencia primaria.

11. Recibe las cajas y coloca los expedientes en su interior, por serie documental.

12. En la fecha acordada revisa, en las instalaciones del Archivo de trámite y de forma conjunta con su responsable, que el contenido de las cajas coincida con los datos del inventario de transferencia primaria.

- No coinciden los datos

13. Solicita al responsable del Archivo de trámite realizar las correcciones pertinentes.

14. Acuerda con el Archivo de concentración nueva fecha para revisión. Conecta con la actividad 12.

- Si coinciden los datos

15. Asigna número y fecha de transferencia, de acuerdo con su Calendario de recepción de transferencias.

16. Recibe el inventario de transferencia primaria en original debidamente firmado por el Titular de la Unidad Administrativa y por el responsable del Archivo de trámite, acompañado de respaldo electrónico.

17. Registra la nueva transferencia primaria en el Calendario de caducidades

(39)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

18. Recibe transferencia primaria y asigna ubicación topográfica.

19. Elabora y pega en las cajas las Etiquetas de identificación (FI-03-MPP-OA-100-03), en base a los datos del inventario de transferencia primaria

20. Coloca las cajas en la ubicación topográfica asignada.

Conecta con el procedimiento: Baja de Documentación y/o Transferencia Secundaria

(40)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

Fecha de Rev.: Abril / 2006 Página: 8 de 17 Coordinación de Asesores Coordinación de Archivos MPP-OA-100.doc/Acervo Diagrama de Flujo FI-01-MPP-OA-100-03

Archivo de Trámite Archivo de Concentración

FI-01-MPP-OA-100-03 VERIFICA EN EL INVENTARIO

GENERAL DE EXPEDIENTES LOS EXPEDIENTES CUYA VIGENCIA HAYA CONCLUIDO.

ELABORA EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA ENVÍA EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA PARA REVISIÓN. RECIBE Y REVISA INVENTARIO. 1 4 2 3 INICIO ES CORRECTO EL INVENTARIO ? NO SI

SOLICITA LAS CORRECCIONES PERTINENTES.

5

ANALIZA Y CORRIGE OBSERVACIONES.

6

NOTIFICA QUE EL INVENTARIO ES CORRECTO.

7

RECIBE CORREO SEÑALANDO QUE EL INVENTARIO ES CORRECTO Y SOLICITA AL RESPONSABLE DEL ARCHIVO

DE CONCENTRACIÓN, MEDIANTE CORREO FECHA PARA LA TRANSFERENCIA Y ENVÍO DE LAS CAJAS.

8

RECIBE CORREO Y ENVÍA LAS CAJAS SOLICITADAS AL ARCHIVO DE TRÁMITE 9 2 3 ACUERDA CON EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE LA FECHA PARA REVISIÓN DE LAS CAJAS CONTRA EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.

(41)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

FI-02-MPP-OA-100-03

EN LA FECHA ACORDADA REVISA, QUE EL CONTENIDO DE LAS CAJAS COINCIDA CON LOS DATOS DEL INVENTARIO

DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.

SOLICITA REALIZAR LAS CORRECCIONES PERTINENTES. REGISTRA LA NUEVA TRANSFERENCIA PRIMARIA EN EL CALENDARIO DE CADUCIDADES ACUERDA CON EL ARCHIVO

DE CONCENTRACIÓN NUEVA FECHA PARA REVISIÓN

12 14 13 17 COINCIDEN LOS DATOS ? NO SI

ASIGNA NÚMERO Y FECHA DE TRANSFERENCIA, DE ACUERDO CON SU CALENDARIO. 15 RECIBE EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA FIRMADO POR EL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y POR EL RESPONSABLE DEL

ARCHIVO DE TRÁMITE, ACOMPAÑADO DE RESPALDO ELECTRÓNICO. 16 1 3

RECIBE LAS CAJAS Y COLOCA LOS EXPEDIENTES.

11

(42)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

COLOCA LAS CAJAS EN LA UBICACIÓN TOPOGRÁFICA ASIGNADA. 20 2 FIN FI-03-MPP-OA-100-03 RECIBE TRANSFERENCIA PRIMARIA Y ASIGNA UBICACIÓN TOPOGRÁFICA. 18

ELABORA Y PEGA EN LAS CAJAS LAS ETIQUETAS DE

IDENTIFICACIÓN

19

(43)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

MPP-OA-100.doc/Acervo Anexos

Inventario de transferencia primaria FI-01-MPP-OA-100-03

Calendario de caducidades FI-02-MPP-OA-100-03

(44)

FONDO DÍA MES AÑO

SECCIÓN

SUBSECCIÓN DESTINO: BAJA HIST

SERIE DOCUMENTAL AÑOS

CAJA EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No

1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 2 cajas FORMULÓ:

EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

NOTA: INSERTAR LAS FILAS QUE SEAN NESARIAS EN CASO DE UN NÚMERO MAYOR DE CAJAS; CADA CAJA CONTIENE UN PROMEDIO DE 150 EXPEDIENTES

Procuraduría Federal del Consumidor Inventario de transferencia primaria

NUMERO DE TRANSFERENCIA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

FECHA DE TRANSFERENCIA

GUARDA POR EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN:

El presente inventario consta de expedientes del año contenidos en

(45)

NOMBRE DEL FORMATO:Inventario de transferencia primaria

OBJETIVO: relacionar aquellos expedientes objeto de la transferencia y consignar su fecha. ELABORACIÓN: responsable del Archivo de trámite

No. DE

1 UNIDAD ADMINISTRATIVA Anotar el nombre de la unidad administrativa a la que da _{servicio el archivo de trámite.}

2 FONDO/ SECCIÓN/ SUBSECCIÓN

Anotar los datos de identificación de la sección documental, de acuerdo con el cuadro de clasificación archivística.

3 NÚMERO DE TRANSFERENCIA Anotar el número de transferencia, asignado por el _{archivo de concentración.} 4 DÍA/MES/AÑO Anotar la fecha de la transferencia primaria, asignada por _{el archivo de concentración; formato DD/MM/AA.}

5 CAJA Anotar el número de caja que contiene al expediente.

6 EXP. NO. Anotar el número del expediente contenido por la caja.

7 GUARDA POR EL ARCHIVO DE _{CONCENTRACIÓN:}

Anotar el plazo de guarda (años) por el archivo de concentración, de acuerdo con el catálogo de disposición documental.

8 DESTINO: Señalar con X si el destino del expediente es baja o _histórico. 9 consta de Anotar la cantidad total de expedientes que se _transfieren.

10 expedientes del año Anotar el año de generación de los expedientes.

11 contenidos en Anotar el número de cajas de la transferencia.

(46)

Formato FI-02-MPP-OA-100-03 Procuraduría Federal del Consumidor

Calendario de Caducidades B = Batería B = Baja S = Sección H = Histórico N = Nivel Destino Ubicación No. de

transferencia recepción Fecha de Número de caja expedientes Número de Serie documental

Período de guarda en Arch.

Concentración B H Fecha de Baja B S N

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (8) (9)

(47)

NOMBRE DEL FORMATO:Calendario de caducidades

OBJETIVO: Registrar las transferencias primarias que recibe de los archivos de trámite, para controlar su destino final. ELABORACIÓN: responsable del Archivo de concentración

a

No. DE

1 No. de transferencia Anotar el número de transferencia, asignado por Archivo _{de concentración.} 2 Fecha de recepción Anotar la fecha de recepción de la transferencia primaria, _{formato DD/MM/AA}

3 Número

de caja

Anotar el número de caja que contiene al expediente, de acuerdo con los datos del inventario de transferencia.

4 Número de

expedientes

Anotar el número total de expedientes que contiene la caja.

5

Serie documental Anotar el nombre de la serie documental a que pertenece

el expediente.

Nota: Los datos anteriores deberán tomarse del inventario de transferencia primaria

6 Período de guarda en Arch. Concentración

Anotar el periodo de guarda por el Archivo de concentración, en años, de acuerdo con el catálogo de disposición documental.

7 Destino Señalar con X si el destino del expediente es baja o _histórico.

8 Fecha de Baja Anotar la fecha prevista para baja, formato DD/MM/AA.

(48)

Procuraduría Federal del Consumidor

Etiqueta de Identificación de la Caja

Transferencia: Caja: Total de Cajas de transferencia

(1) (2) (3) Fondo: Subsección: Sección: Serie: Subserie: Mes (6) Año Número total de

expedientes: (5) Fechas Extremas Mes Año

Para ser llenado por el Archivo de concentración

Ubicación Topográfica

Sección Estante Nivel Caja

(49)

NOMBRE DEL FORMATO:Etiqueta de identificación de la caja

OBJETIVO: Identificar debidamente cada una de las cajas que conforman la transferencia primaria, así como su

contenido.

ELABORACIÓN: Responsable del Archivo de concentración

No. DE

1 Transferencia: Anotar el número de transferencia, asignado por Archivo _{de concentración.}

2 Caja: Anotar el número de caja correspondiente (x).

(50)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

Clave: MPP – OA – 100 – 04

Préstamo documental por el Archivo de concentración

CONTROL DE LAS REVISIONES.

(51)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

(52)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

Brindar apoyo eficiente y eficaz en el préstamo de documentación a las unidades administrativas para el cumplimiento de solicitudes de información o el desahogo de requerimientos legales, judiciales o administrativos.

Alcance

Responsable del Archivo de concentración

Catálogo de firmas FI-01-MPP-OA-100-04

Vale de préstamo documental FI-02-MPP-OA-100-04

Hoja de autorización FI-03-MPP-OA-100-04

Control de préstamos FI-04-MPP-OA-100-04

- Atender las solicitudes de préstamo documental que requiera la unidad administrativa correspondiente.

- Solicitar en préstamo la documentación transferida previamente al Archivo de concentración

- Solicitar al titular de la Unidad Administrativa correspondiente la actualización del Catálogo de firmas

- Atender en tiempo y forma las solicitudes de préstamo de expedientes que le sean solicitadas.

(53)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

MPP-OA-100.doc/Acervo Políticas de Operación

• El Responsable de Archivo de concentración solicitará anualmente a los Titulares de las Unidades Administrativas, vía oficio, la actualización del Catálogo de firmas

(FI-01-MPP-OA-100-04) autorizadas de los servidores públicos autorizados para el préstamo y

consulta de expedientes.

• Para recibir el servicio de préstamo y consulta, el servidor público deberá proporcionar los siguientes datos: área a la que pertenece, número de transferencia, número de caja y número asignado al expediente.

• El préstamo de expedientes tendrá una vigencia de 15 quince días hábiles, teniendo derecho a dos prórrogas de 10 días hábiles cada una.

• El responsable del Archivo de concentración deberá registrar la salida del documento y/o expediente en el “control de préstamos”.

• En caso que la documentación se requiera para un proceso judicial, legal o administrativo, el préstamo documental tendrá vigencia indefinida.

• En el caso de documentación faltante el responsable del Archivo de trámite contará con un plazo de 2 (dos) días hábiles para devolver la documentación faltante, o bien para enviar mediante oficio dirigido al responsable del Archivo de concentración las aclaraciones pertinentes.

(54)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

1. Solicita al Archivo de concentración, mediante correo electrónico, la documentación requerida proporcionando número de transferencia, número de caja y número de expediente.

2. Recibe correo electrónico, localiza la documentación solicitada en el calendario de caducidades y notifica por el mismo medio que la documentación está disponible, fijando fecha para su entrega.

3. Recibe notificación y se presenta en la fecha prevista en el Archivo de concentración para la recepción de la documentación solicitada.

4. Requiere al solicitante el llenado del Vale de préstamo documental

(FI-02-MPP-OA-100-04).

5. Requisita el vale de préstamo documental y entrega al responsable del Archivo de concentración.

6. Recibe el vale de préstamo documental y verifica en el Catálogo de firmas

(FI-01-MPP-OA-100-04), que el solicitante sea un servidor público autorizado para consulta

de expedientes.

- No Es Servidor Público Autorizado

(55)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

MPP-OA-100.doc/Acervo Responsable del Archivo de trámite

8. Recibe correo electrónico, requisita la hoja de autorización y la envía por correo electrónico al responsable del Archivo de concentración.

9. Recibe por correo electrónico con hoja de autorización. Conecta con la actividad 10. - Si es servidor público autorizado

10. Extrae la documentación solicitada de su ubicación topográfica. 11. Verifica, en presencia del solicitante, la integridad del expediente

- No está integro

12. Registra en el Control de préstamos (FI-04-MPP-OA-100-04) las observaciones relativas al estado del expediente, así como su salida. Conecta con la actividad 14. - Si está integro

13. Registra la salida de la documentación en el control de préstamos

(FI-04-MPP-OA-100-04).

14. Entrega documentación al solicitante y conserva el vale de préstamo documental y hoja de autorización, según sea el caso.

Al término del uso de la documentación Responsable del Archivo de trámite

15. Devuelve documentación al Archivo de concentración.

16. Recibe y verifica que la integridad de la documentación devuelta sea correcta. - No es correcta

(56)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

MPP-OA-100.doc/Acervo Responsable del Archivo de trámite

18. Recibe correo electrónico, elabora escrito de aclaraciones y lo envía por correo electrónico.

- Si es correcta

19. Recibe documentación, anota fecha de devolución en el vale de préstamo documental y sella de “devuelto”.

20. Registra en el control de préstamos la fecha de devolución de la documentación. 21. Reintegra la documentación a su ubicación topográfica.

(57)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

Fecha de Rev.: Abril / 2006 Página: 8 de 19 Coordinación de Asesores Coordinación de Archivos MPP-OA-100.doc/Acervo Diagrama de Flujo FI-03-MPP-OA-100-04 FI-03-MPP-OA-100-04 FI-01-MPP-OA-100-04 FI-02-MPP-OA-100-04

SOLICITA MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA. RECIBE CORREO ELECTRÓNICO, LOCALIZA LA DOCUMENTACIÓN SOLICITADA Y NOTIFICA QUE LA DOCUMENTACIÓN ESTÁ DISPONIBLE, FIJANDO FECHA

PARA ENTREGA. RECIBE NOTIFICACIÓN Y SE PRESENTA EN LA FECHA PREVISTA EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN PARA LA RECEPCIÓN. REQUIERE AL SOLICITANTE EL LLENADO DEL VALE DE PRÉSTAMO DOCUMENTAL 1 4 2 3 INICIO REQUISITA EL VALE DE PRÉSTAMO DOCUMENTAL Y ENTREGA. 5 RECIBE EL VALE DE PRÉSTAMO DOCUMENTAL Y VERIFICA EN EL CATÁLOGO DE FIRMAS QUE SEA UN

SERVIDOR PÚBLICO AUTORIZADO. 6 SOLICITA LA HOJA DE AUTORIZACIÓN AL SERVIDOR PÚBLICO, DE NO TENERLA, SOLICITA AL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE,

MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO, CORREGIR LA ANOMALÍA. 7 RECIBE CORREO ELECTRÓNICO, REQUISITA LA HOJA DE AUTORIZACIÓN Y LA

(58)

Codificación

MPP – OA – 100

Versión: 01

Fecha de Rev.: Abril / 2006 Página: 9 de 19 Coordinación de Asesores Coordinación de Archivos MPP-OA-100.doc/Acervo FI-04-MPP-OA-100-04 FI-04-MPP-OA-100-04 FI-03-MPP-OA-100-04

REGISTRA LA SALIDA DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL CONTROL DE PRÉSTAMOS. 13 REGISTRA EN EL CONTROL DE PRÉSTAMOS LAS OBSERVACIONES RELATIVAS AL ESTADO DEL EXPEDIENTE,

ASÍ COMO SU SALIDA

12

EXTRAE LA DOCUMENTACIÓN SOLICITADA DE SU UBICACIÓN

TOPOGRÁFICA.

10

VERIFICA, EN PRESENCIA DEL SOLICITANTE, LA INTEGRIDAD DEL EXPEDIENTE 11 ESTÁ INTEGRO ? NO SI

RECIBE POR CORREO ELECTRÓNICO CON HOJA DE

AUTORIZACIÓN

9

1

14