1.- CONVENIO SIMPLE
2.- FIRMA DE CONVENIOS MÚLTIPLES 3.- PROTOCOLO DE LAS COMITIVAS
FIRMA DE CONVENIOS
La firma de convenios constituye otro de los actos clásicos en el protocolo actual. Se entiende como tal, el acto en el que dos o más partes suscriben y hacen suyo un documento mediante firma privada o pública, es decir, con presencia de otros invitados o sin ella.
Generalmente, se hace pública la firma para contribuir a su difusión general y dar cuenta del resultado final de las negociaciones. Por ello, estos actos suelen ser de tono positivo, amable y afable, distendidos y, por lo general, muy diseñados para los medios de comunicación o para un sector de público reducido. La firma de convenios puede llevarse a cabo mediante varias fórmulas, pero las más habituales son dos:
- Convenio simple: firma pública de tantos ejemplares como firmantes, con intercambio de las mismas.
- Convenio múltiple: firma pública de un único ejemplar, sin intercambio de carpetas.
El programa protocolario básico de una firma de convenio responde a las siguientes características:
- Lectura del texto a firmar por un técnico o alto directivo de la institución anfitriona o persona designada al efecto por las partes.
- Firma de los documentos con o sin intercambio de carpetas.
- Palabras de los firmantes, por el orden establecido (el mismo que se ha seguido para su colocación en la mesa).
- Posible rueda de prensa.
- Vino español o lunch.
En líneas básicas éste podría ser el esquema, que se completaría con otros elementos, tales como una primera intervención para explicar los pormenores de la negociación y las necesidades que han llevado al establecimiento de este convenio y uso de multimedias para apoyar los contenidos de la firma. En algunas ocasiones, a la firma puede asistir una alta autoridad o invitado de honor cuya presencia refuerza la filosofía y difusión del acto y que, aunque no firma, preside simbólicamente la reunión y cierra con una intervención el acto correspondiente.
CONVENIO SIMPLE
El acto denominado convenio simple es aquél en el que las partes firman ante los invitados tantos ejemplares como partes, a los efectos de que cada una pueda llevarse suscrito por todos un ejemplar. Tras la firma es habitual el intercambio de carpetas y el apretón de manos como símbolo del éxito alcanzado y de la satisfacción conseguida. Este tipo de acto es el indicado hasta un máximo de cuatro firmantes; más no, dado que el sistema se complicaría mucho.
De acuerdo al programa antes mencionado, el proceso de la firma sigue los siguientes criterios:
Al sentarse a la mesa los firmantes (generalmente mirando todos ellos hacia el público, en una mesa rectangular de presidencia clásica, sin ningún adorno en la misma), tienen dispuestas las carpetas que contienen los documentos que inicialmente han de suscribir. Dichas carpetas, de buena presentación (en piel o similar, de color oscuro) y en la medida de lo posible con los anagramas o escudos de las instituciones firmantes, permanecen cerradas. Junto a ellas, las plumas de tinta negra dispuestas sobre la mesa. Antiguamente, se añadía a la decoración general de la mesa el secante para pasar por encima de la firma con el fin de evitar borrones.
Los firmantes permanecen escuchando la lectura del texto (completo si fuera breve o resumido si fuera largo, citando al acabar los nombres de los firmantes).
La persona que lee el texto, se colocará de pie, al lado de la presidencia, pero mirando hacia el público y los firmantes, con la ayuda de un atril y un micrófono. Tras la lectura se retirará. En ese momento, los ayudantes de cada uno de los firmantes se aproximarán desde atrás a la mesa y abrirán al mismo tiempo las carpetas. Irán pasando folio a folio, indicando en cada momento dónde se ha de firmar, por regla general en el margen izquierdo en todas las hojas, a excepción de la última que se hará en el espacio reservado a tal fin (firma auténtica). La misión de los ayudantes es conseguir que los firmantes vayan al mismo ritmo y terminen a la vez. Los ayudantes habrán de rubricar con discreción y por la parte más próxima al extremo de la mesa, dejando el espacio central libre (muy indicado para uso de imagen corporativa), de acuerdo al siguiente gráfico:
Tras la firma del primer ejemplar, los ayudantes cerrarán la carpeta que contiene el documento. Se la tomará y por detrás se la intercambiará con el otro ayudante.
De nuevo pondrán las carpetas sobre la mesa y repetirán la operación. Tras la
Ayudantes Firmantes
Público Prensa
firma el ayudante cerrará la carpeta y la dejará frente al firmante, retirándose a continuación. Seguidamente, los firmantes se pondrán de pie con la carpeta en la mano izquierda. Se intercambiarán la carpeta y posteriormente se saludarán con la mano derecha. Tras ello se sentarán y comenzarán los discursos por el orden correspondiente.
Si hubiera tres firmantes la operación de los ayudantes para la circulación de carpetas será el siguiente: Cada ayudante pasará al de su derecha la carpeta y tomará del de la izquierda la nueva. El último entregará al primero su carpeta.
Así durante tres operaciones. Es necesario seguir este esquema, pues de lo contrario se crean confusiones.
Si hubiera cuatro firmantes, el esquema operativo sería el siguiente: primer paso, los dos de cada lado se intercambian entre sí las carpetas; segundo paso, los dos ayudantes situados en el centro toman del ayudante más próximo de su extremo la carpeta, y junto con la suya se intercambian ambas, dando una de ellas al ayudante del extremo; tercer paso, los dos ayudantes de cada lado se intercambian las carpetas.
Más de cuatro no es muy recomendable, sugiriéndose el sistema múltiple.
El protocolo de la mesa viene determinado por la ordenación de la mesa. Si son dos, el de la derecha ocupa el puesto uno y el de la izquierda el dos. Si son tres, el del centro el uno, el de su derecha el dos y el de su izquierda el tres. Si son cuatro, de los dos del centro, el de la derecha entre sí es el primero y el de la izquierda el segundo; el tercero será el situado a la derecha del uno y el cuarto el situado a la izquierda del dos.
Entre iguales (desde el punto de vista protocolario), y siempre que se celebre en la sede de uno de los firmantes, es habitual ceder el puesto uno al firmante que viene de afuera, ocupando el dos el anfitrión del acto. Si son tres, el anfitrión se queda en el centro, situando a los otros dos a sus lados de acuerdo a la antigüedad de cada uno en el ejercicio de su cargo o de acuerdo a los criterios en su momento establecidos. Si son cuatro, el anfitrión tampoco cederá,
salvo que uno de los firmantes sea un personaje excepcional, cuya presidencia del acto sea bien vista por todos. En este caso, el anfitrión pasará al puesto dos.
Si a la firma de este tipo de convenios acudiera una alta autoridad, ésta ocuparía el asiento central o en cualquier caso el primero, situándose a su izquierda el anfitrión. Si no se desea que esta autoridad ocupe lugar en la mesa durante el momento de la firma, podrá habilitarse un lugar especial para la autoridad. En este caso, la mesa de firmas se ladeará un poco, de forma que mire para el público y para la autoridad. Los firmantes sólo acudirán a la mesa en el momento de la firma, regresando junto a la autoridad. Obviamente, el acto se celebra de pie, por lo que tiene que ser breve.
Si el acto de la firma se celebra en territorio neutral, los firmantes se ordenarán de acuerdo a los criterios previstos con anterioridad (antigüedad, edad, sorteo...), no teniendo nadie el carácter de anfitrión. Todos ellos lo son al mismo tiempo.
Las plumas de los firmantes, con una inscripción en la caja que recuerde la efeméride, suele ser el mejor regalo que haga inolvidable el acontecimiento. Será tarea del anfitrión el ofrecimiento. Lo normal es que los firmantes estampen su firma con la pluma que se les ofrece, no con la que puedan llevar consigo (podría entenderse como descortesía). La pluma, tras la firma, se deposita sobre la mesa (no debe guardarse si no es de uno). En estos actos, quizá por la antelación con que se disponen o el calor de los focos o del público, las plumas suelen descargarse con facilidad, por lo que un buen consejo es revisar las mismas minutos antes de comenzar.
FIRMA DE CONVENIOS MÚLTIPLES
Cuando los firmantes son más de cuatro, lo más recomendable es pasar al sistema múltiple. Todos los representantes firman privadamente las distintas copias, salvo una que se deja para la firma en público. De acuerdo con este sistema, en el acto todos firman un mismo documento (no olvidemos que se trata de un acto simbólico; las formalidades se pueden resolver privadamente).
La actuación protocolaria a seguir es similar a la descrita en el caso anterior, si bien a la hora de firmar se sigue un esquema distinto. La persona que lee el texto completo o el resumen del mismo, va llamando uno a uno a los firmantes, que pasan por una mesa pequeña, donde se encuentra el documento en una carpeta abierta y una pluma. De pie o sentados, firmarán cada una de las hojas y la última completa (la firma de cada una de las hojas, puede suprimirse igualmente). Los firmantes permanecerán de pie en la presidencia (sin mesa) y se acercarán cada vez que se les llame. El orden protocolario es de menos a más (el de menor rango el primero y así sucesivamente).
Otro sistema para estos casos es que los firmantes se sienten en un mesa y que el único documento que contiene la carpeta sea pasada de unos a otros por un ayudante. En este caso, se empieza por el de la derecha del que preside y en sentido circular se seguirá hasta acabar por el de la izquierda del que preside. Finalmente, lo hará éste. Tras la rúbrica, todos se pondrán de pie y se saludarán entre sí. La carpeta firmada será retirada por el ayudante. Cuando el acto termine, todos tendrán su copia firmada en una carpeta de iguales características que la utilizada en la firma.
Cuando los firmantes son muchos, a la hora de las intervenciones finales, lo recomendable es que uno de ellos actúe de portavoz de todos. Suele ser el anfitrión o, en su defecto, la persona designada por todos.
PROTOCOLO DE LAS COMITIVAS
Las comitivas que acompañan a los firmantes es bueno y conveniente reservarles un lugar especial en el acto. Si son dos las partes, los que encabezan la delegación ocuparán la mesa presidencial, y las comitivas se situarán a ambos lados de la mesa, ubicándose cada una de ellas en el lado más próximo a su jefe. Si son más los firmantes, lo lógico es habilitar en las primera filas, y de forma mixta, sitios para ellos. Si son dos, pueden acompañarlos en la mesa, sus segundos, situados inmediatamente a su lado, en la parte del extremo de la mesa. Esta solución es buena cuando la firma de convenios es suscrita, por ejemplo, por el Presidente nacional, y afecta sólo a una comunidad autónoma. El responsable en la comunidad de cada una de las partes firmantes ocupará este lugar de privilegio, aunque no firmará. Sólo asiste desde un sitial especial.
