Lo invitamos a descubrir una forma más fácil,
rápida, segura y eficiente para gestionar su
información corporativa relevante.
Su experiencia
administrando documentos
nunca será la misma!!
www.valuetech.cl | ventas@valuetech.cl | +56 2 2390 5600
PROCESOS
INTELIGENTES
www.valuetech.cl | ventas@valuetech.cl | +56 2 2390 5600
Se denomina a una nueva categoría de soluciones de software, mejoras
operacionales y uso eficiente de los
recursos humanos orientadas a que las empresas puedan procesar y administrar de manera más rápida, efectiva y segura sus documentos relevantes, sean éstos electrónicos y/o impresos en papel. Estas mejoras operacionales se pueden implementar en todo tipo de procesos intensivos en el uso de documentos, independientemente si son parte del
core del negocio o bien si se trata de labores de apoyo que tengan relevancia en el adecuado funcionamiento de la empresa.
Cada día es más necesario contar con herramientas y técnicas que permitan administrar de mejor forma el creciente
volumen de información no estructurada que genera y recibe una empresa, ya sean
papeles, e-mails, formularios de todo tipo,
documentos MS Office, archivos PDF,
archivos de audio y video, por nombrar algunos.
Nuestra empresa ayuda desde el año 2001 a sus clientes a resolver esta problemática de negocio a través de la implementación de soluciones tecnológicas y servicios operacionales especializados en el manejo de documentos.
Nuestras soluciones están basadas en las mejores prácticas de la industria entre las que destacamos la implementación de un repositorio central de documentos, la captura de la información en el punto donde se origina la transacción, y
generando flujos automatizados y
controlados para administrar los documentos al interior de la empresa. Además, integramos los documentos a las plataformas transaccionales actualmente en uso en las empresas (por ejemplo sistemas ERP, CRM, de recursos humanos, sistemas logísticos, core bancario, etc). De esta forma se van “despapelizando” los procesos de negocios, consiguiéndose
procesos más rápidos, eficientes y
controlados.
Si el documento original es electrónico, lo manejamos en todo su ciclo de negocio en forma electrónica. Si el documento es un papel, lo digitalizamos y lo procesamos como una imagen.
ETAPAS DE UN PROCESO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
INTELIGENTE
Esta etapa corresponde a la recolección de la información contenida en los documentos de algún proceso de negocio relevante, entre los que destacan los procesos relacionados a documentación de
clientes, de recursos
humanos,financiera-contable, documentos
legales, documentos logísticos y de mantenimiento, por nombrar algunos. A través de herramientas tecnológicas y
redefiniciones simples de los procesos es
posible minimizar los tiempos de procesamiento y la intervención humana
necesarias para capturar, clasificar,
separar, indexar, validar y posteriormente entregar la información a los sistemas transaccionales donde será utilizada. Este proceso de captura debe realizarse idealmente en el lugar donde se produce la transacción o recepción de los documentos, por lo que las soluciones pueden involucrar la captura desde dispositivos físicos (Scannners) en sucursales, el uso de Aplicaciones de captura y reconocimiento de documentos electrónicos, la utilización de
dispositivos móviles (Smartphones o tablets) y el uso de técnicas de reconocimiento de códigos de barra o de OCR.
El 90% de la información relevante de una empresa no tiene estructura y está
dispersa al interior de la organización en múltiples formatos, tales como papeles
y archivos electrónicos de todo tipo.
GARTNER 2010
-CASO ÉXITO:
CAPTURA Y PROCESAMIENTO INTELIGENTE EN CUENTAS POR COBRAR
Las empresas de diversas industriasrequieren contar rápidamente con el respaldo físico de los documentos que acrediten la recepción conforme del despacho de sus productos a sus clientes
finales. Estos documentos son
típicamente facturas, Guías de despacho
o POD, los cuales son firmados y
timbrados por los clientes en señal de recepción conforme.
PROBLEMA DE NEGOCIO
OBJETIVO
Nuestros clientes requieren disminuir el tiempo de procesamiento de dicha
documentación para mejorar su flujo de
caja, resolver de mejor forma las discrepancias o diferencias entre lo despachado y lo efectivamente recibido y centralizar el control de la documentación tributaria recepcionada.
En Valuetech hemos implementado, a decenas de nuestros clientes de distintas industrias, soluciones de captura de documentos tributarios electrónicos y/o físicos, para que estos sean procesados inmediatamente en el camión, en la sucursal, planta o agencia más cercana, (ubicadas en Chile y en el extranjero) o en
su oficina central. Con nuestras soluciones, las áreas de finanzas y de
logísticas cuentan con información oportuna y de mejor calidad que además
permite que los documentos firmados
por el cliente sean consultados directamente desde el sistema ERP.
SOLUCIÓN
PROCESOS
INTELIGENTES
Agregando Valor a sus Documentos
Conozca las 4 formas
eficientes de digitalizar
sus documentos
Desde Dispositivos Móviles En el Punto de Origen En Back-Office Híbrida
Para conocer más Escanea el código QR
Una vez que los documentos, físicos o electrónicos, son capturados deben ser almacenados en un repositorio único, central y seguro denominado Biblioteca Documental. Con esta plataforma, los usuarios autorizados podrán desde cualquier parte e incluso desde dispositivos móviles, buscar, visualizar y gestionar los documentos que necesitan para tomar sus decisiones, evitándose así
la dependencia de los documentos físicos o recurrir a distintas fuentes de información en el caso de los documentos electrónicos. Las buenas prácticas aconsejan crear, en la Biblioteca Documental, carpetas virtuales donde se almacenan tanto los documentos electrónicos nativos como los documentos en papel digitalizados, los cuales son organizados de acuerdo a una
lógica de clasificación propia de cada tipo
de proceso. Estas soluciones tecnológicas son la piedra angular de toda gestión moderna de documentos.
El 80% de los empleados pierden al menos 30 Minutos al día
buscando información.
AIIM 2011
-CASO ÉXITO:
SOLUCIÓN INTELIGENTE DE GESTION DOCUMENTAL
Una importante clínica chilena requería contar con un repositorio central para administrar los contratos y documentación de sus pacientes, sus documentos legales y documentos
financieros, entre otros documentos.
PROBLEMA DE NEGOCIO
OBJETIVO
Aumentar la velocidad de acceso a los documentos a los distintos usuarios y evitar la dependencia en el uso de documentos originales en la toma de decisiones con las
consiguientes mejoras en confidencialidad e integridad de la información.
Nuestra empresa implementó en servidores del cliente una Biblioteca Documental Corporativa de clase Mundial, donde se crearon carpetas virtuales para los distintos procesos intensivos en documentos (físicos y
SOLUCIÓN
electrónicos) y se asignaron los privilegios de acceso a los distintos usuarios. Esta solución, implementada por nuestra empresa, se integró además al CRM que ya utilizaba el cliente, lográndose que los documentos sean
accesados directamente desde esta plataforma, agregando así un enorme valor a sus usuarios del call center pues pueden dar inmediata respuesta a las consultas de sus clientes internos y pacientes.
Para conocer más Escanea el código QR
GESTIONA
Una vez que un documento ha sido
capturado eficiente y rápidamente y es
almacenado en la Biblioteca Documental, se ha dado un gran paso. No obstante, en muchos procesos se debe agregar aún más valor, implementando soluciones de
Workflow/BPM, las que permiten
controlar el flujo de los documentos
(electrónicos o papeles digitalizados) al interior de la organización. Con las soluciones de BPM es posible convertir
un flujo de proceso dependiente de los
documentos físicos y de personas
especializadas en un flujo electrónico
totalmente “despapelizado”. De esta forma se logra mayor control sobre el proceso, pues se puede visualizar en todo momento, en qué etapa se encuentra, por ejemplo, una solicitud de crédito o un reclamo. Además, con nuestras herramientas de BPM es posible generar alertas en caso de incumplimiento de plazos o costos, se puede escalar o redirigir el proceso en caso de
incumplimientos y se pueden manejar indicadores de gestión (KPI) para medirlos y generar mejoras en ellos.
Sólo el 16% de las empresas ha implementado soluciones de gestión
documental y/o de captura automática de contenido
KOFAX 2010
-CASO ÉXITO:
SOLUCIÓN INTELIGENTE DE WORKFLOW (BPM)
Una importante empresa internacionaldel rubro de transporte y distribución requería contar con una herramienta tecnológica que le permitiera controlar
de manera más eficiente una serie de flujos de proceso estratégicos de
distintas áreas de la organización, los que son muy intensivos en documentos y que en la actualidad se controlaban manualmente o a través del correo electrónico. Asimismo, se requería que la herramienta fuera de fácil parametrización y que idealmente no requiriera de programación, para así de
manera rápida agregar nuevos flujos o bien modificar flujos ya implementados
de manera rápida y transparente.
PROBLEMA DE NEGOCIO
OBJETIVO
Mejorar en una primera etapa la
visibilidad y el control de flujos de
reclamos de clientes, de control de contratos de clientes, de recursos humanos y de su área legal, evitando el
flujo de documentos físicos al interior de
la organización, haciendo de paso que el personal especializado de las distintas áreas involucradas estén más enfocados en su participación en las decisiones y en ser capaces de atender “más casos”, en lugar de perder gran parte de su tiempo
en coordinar el flujo de los documentos.
Asimismo, nuestro cliente requería tener
mayor visibilidad del status de cada flujo
de proceso, de manera de mejorar sus indicadores de gestión.
Nuestra empresa implementó para este cliente la plataforma de BPM Kofax Total Agility (KTA), con la cual ha sido posible
diseñar y controlar los flujos definidos
por las áreas de negocio y de procesos de nuestro cliente utilizando funcionalidades nativas del software, lo que ha implicado CERO CÓDIGO, transformándose así en una herramienta de mejora de su productividad. Con KTA, nuestro cliente puede ahora controlar en tiempo real el estado de cada proceso, dimensionar las variables críticas o cuellos de botella y enfocar de mejor manera a sus colaboradores clave. Nuestra solución fue implementada en modalidad de nube privada, siendo delegada la labor de implementación y administración en nuestro personal especializado.
SOLUCIÓN
PROCESOS
INTELIGENTES
Agregando Valor a sus Documentos
Para conocer más Escanea el código QR
INTEGRA
Las buenas prácticas en gestión documental enseñan que debe haber una estrecha integración entre los sistemas transaccionales o empresariales que utilizan las empresas normalmente para hacer sus negocios (Por ejemplo: Plataformas ERP, CRM, Sistemas de manejo de inventarios, Sistemas de administración de Recursos Humanos, Portales de Sistemas transaccionales propios del negocio, etc.), con los sistemas de Gestión Documental
y BPM con los que administran sus documentos físicos y/o electrónicos. La idea es que los usuarios sigan interactuando en su día a día con sus sistemas tradicionales, pero que desde esas interfaces puedan acceder inmediatamente a los documentos relacionados a sus transacciones y que son parte indispensable de la toma de decisiones. Esta integración disminuye los tiempos y costos de adopción de los
usuarios de las tecnologías de mejoramiento de los procesos, lo cual garantiza el éxito de cada proyecto.
Un 22% anual crece el uso del papel en los negocios.
Un documento se fotocopia entre 9 y 11 veces.
ARMA 2010
-CASO ÉXITO:
SOLUCIÓN INTELIGENTE DE WORKFLOW (BPM)
Una importante empresa chilena, requería contar con una plataforma de gestión documental que le permitiera consultar directamente desde su sistema ERP las facturas de sus proveedores, de manera que sus analistas de cuentas por
PROBLEMA DE NEGOCIO
OBJETIVO
Nuestro cliente requería optimizar el tiempo de sus especializados analistas contables de manera de enfocarlos en los procesos de análisis y no en los relacionados al control de los documentos.
En Valuetech implementamos para este cliente una plataforma de captura de facturas recibidas físicamente o bien electrónicas, junto con una solución de gestión documental para almacenar dichos documentos. Esta solución se integró a su ERP, permitiendo que los
SOLUCIÓN
analistas de cuentas por pagar consulten directamente desde su ERP los documentos que respaldan cada transacción de compra. La integración de una solución de gestión documental a otras plataformas es una funcionalidad clave para facilitar las labores diarias de
los usuarios, disminuyendo los plazos de implementación debido a los menores tiempos de capacitación, por lo tanto, mejorando la rentabilidad del proyecto. pagar no tuvieran que recurrir al
documento físico cuando tuvieran alguna duda en la contabilización de dichas decenas de miles de facturas que reciben mensualmente.
Para conocer más Escanea el código QR
PARTNERS
Para conocer más Escanea el código QR
PROCESOS
INTELIGENTES
Agregando Valor a sus Documentos
Esta empresa norteamericana es el líder mundial en soluciones de captura automática de documentos, asegurando máxima
eficiencia y control del proceso de escaneo, indexación, reconocimiento, clasificación y
entrega de imágenes y archivos de índices con metadata a los sistemas de destino. En Valuetech hemos implementado decenas de importantes proyectos utilizando la tecnología de clase mundial de Kofax, destacando:
Docuware AG fue fundada en Alemania, con el objetivo de desarrollar un software de clase mundial especializado en Gestión Documental. Hoy está presente en más de 70 países con unas 10.000 instalaciones y más de 100.000 usuarios. Dentro de las principales acciones que se pueden realizar están el almacenamiento
central, eficiente y seguro, la búsqueda,
visualización, importación, almacenamiento y
modificación de documentos.
Fujitsu es la tercera empresa global en tecnologías de la información y el principal fabricante mundial de scanners de documentos de alto rendimiento. En Valuetech hemos instalado desde el año 2001 miles de scanners Fujitsu tanto en empresas privadas como en instituciones públicas. Entre las principales familias de scanners podemos destacar:
•Scanners portátiles •Scanners de escritorio •Scanners departamentales •Scanners de producción •Scanners de red www.valuetech.cl | ventas@valuetech.cl | +56 2 2390 5600
En Valuetech podemos implementar las mejores soluciones de Gestión Documental, Captura Automática de Datos y Scanners de Alto
Rendimiento, pues contamos con socios de negocios de clase mundial y un equipo humano altamente calificado.
•Captura de Imágenes y Contenidos •Captura Móvil
•BPM
•Gestión Dinámica de casos
•Biblioteca Documental •Fácil Integración
•Acceso desde móviles •Alta Seguridad
Para conocer más Escanea el código QR
