Fecha de Elaboración: 23/11/2017
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA
Índice
2. Objetivo del Manual: ... 4
3. Procedimientos: ... 5
4. Desarrollo de los procedimientos: ... 6
1. Introducción:
El presente Manual de Procedimientos servirá de instrumento y apoyo en el funcionamiento y mejora de la Dirección de Proyectos y Obras, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Dirección de Proyectos y Obras, cuidando que estas atiendan la responsabilidad de diseñar espacios para el óptimo desarrollo de las actividades y funciones de alumnos, así como del personal que conforma a la comunidad universitaria.
Contempla la red de procesos de la Dirección de Proyectos y Obras, así como los procedimientos de contratación que la normatividad en materia indica, la cual puede ser adjudicación directa, invitación a tres o licitación de obra, y finalmente en la etapa de edificación se supervisan los trabajos de construcción, para que estos se desarrollen conforme lo indica el proyecto, los cuales están orientados al cumplimiento de la normatividad de construcción vigente.
Cabe señalar que este documento será actualizado en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en su plan de calidad y creación de nuevos procesos.
2. Objetivo del Manual:
Determinar en este documento las actividades de la Dirección de Proyectos y Obras para establecer de forma clara y específicamente, las diferentes funciones que se realizan y sirva como un instrumento de consulta y apoyo para el personal que integra la dependencia, así como instrumento de capacitación para los nuevos integrantes.
3. Procedimientos:
1. Diseño y Desarrollo del Proyecto Ejecutivo de Construcción; 2. Contratación de Obra;
4. Desarrollo de los procedimientos:
Diseño y Desarrollo del Proyecto Ejecutivo de Construcción
Objetivo: Recabar toda la información posible y especificaciones del o los usuarios para
lograr diseñar un espacio funcional y adecuado a las necesidades específicas del área solicitante.
Alcance: Dirección, Área de Diseño y Desarrollo de Proyectos, Área de Costos, Áreas
Académicas.
Fecha de Elaboración: 11/06/2010 Fecha de Actualización: 27/02/2017 Versión: 4
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Rectoría, Secretaría General, Planeación, Patronato Universitario
1. Se aprueba o autoriza la construcción de un nuevo proyecto.
Dirección de Proyectos y Obras (Dirección)
2. La Dirección de Proyectos y Obras, recibe la instrucción para elaborar un nuevo proyecto.
Dirección de Proyectos y Obras (Coordinación de Proyectos)
3. La Coordinación de Proyectos recibe la instrucción de la Dirección de Proyectos y Obras para el inicio de un proyecto.
4. Se designa un líder de proyecto, responsable del desarrollo del proyecto ejecutivo. 5. Elaboración en la Coordinación de Proyectos de un programa general de trabajo por
medio de una tabla calendarizada y de conformidad a la carga de trabajo y personal a cargo de cada proyecto
6. Se realizan reuniones de trabajo calendarizadas con el usuario/cliente para recopilar las necesidades, actividades, espacios, mobiliario, especificaciones e información técnica del proyecto.
7. Programación de visita al terreno o sitio donde se realizará el proyecto. de ser necesario, se programan estudios preliminares: estudio de mecánica de suelos y levantamiento topográfico.
8. De ser necesario, se programan visitas a posibles espacios con proyectos análogos para conocer de cerca las características del proyecto requerido.
9. Se elabora propuesta de anteproyecto (Plantas arquitectónicas, alzados, cortes), y se presenta al usuario/cliente para aprobación y visto bueno. (estas reuniones son de acuerdo al programa de actividades y pueden ser hasta cuatro).
Áreas Académicas de la UAEH
10. Aprueban la propuesta de anteproyecto.
11. una vez aprobado el anteproyecto, se solicitan firmas de aprobación y visto bueno en los planos correspondientes.
Dirección de Proyectos y Obras (Coordinación de Proyectos)
12. Con las firmas de autorización y visto bueno, se procede a la elaboración del proyecto ejecutivo: Planta(s), Fachadas, Cortes, Planos de Acabados,
Instalaciones, Cimentación, Estructura, Imágenes en 3d.
13. Cuando el proyecto lo requiere, se mandan elaborar Cálculos y Planos de Instalación Eléctrica (Iluminación, Contactos, Salidas Especiales) y Cálculo Estructural.
14. Se elaboran Generadores de Obra.
Dirección de Proyectos y Obras (Área de Costos)
15. Se envían generadores y proyecto ejecutivo al área de Costos para la elaboración del presupuesto de obra correspondiente.
16. Se entregan información del proyecto ejecutivo correspondiente (únicamente planos), al usuario/cliente.
Contratación de Obra
Objetivo: Verificar que la contratación se realice con apego a la normatividad y se
desarrolle de manera transparente
Alcance: Comité de Obras, Área de Licitaciones y Concursos, Secretaría de Contraloría y
Transparencia Gubernamental, Periódico Oficial del estado, Página de Transparencia de la UAEH.
Fecha de Elaboración: 1/06/2010 Fecha de Actualización: 23/11/2017 Versión: 5
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Dirección de Proyectos y Obras (en calidad de Secretario del Comité de Obras)
1. Se elabora Convocatoria para sesión del Comité de Obras.
Comité de Obras
2. Se genera acta de acuerdos correspondiente, anexando Programa General de Obras (PGO), donde se indica la modalidad de contratación autorizada.
Dirección de Proyectos y Obras (Área de Licitaciones y concursos)
3. Elaboración de Bases.
Secretaría de Contraloría y Transparencia Gubernamental
4. Revisión y Autorización de Bases.
Periódico Oficial del Estado
5. Recepción y Publicación de Licitación
Página de Transparencia de la UAEH
6. Recepción y Publicación de Licitación
Secretaría de Contraloría y Transparencia Gubernamental
7. Publicación de convocatoria en Sistema COMPRANET (solo en el caso de que el recurso autorizado sea de carácter Federal).
Dirección de Proyectos y Obras (Área de Licitaciones y concursos)
8. Entrega de Bases de Licitación a los interesados, previa acreditación de pago, en formato digital.
9. Según programa de Bases de Licitación, visita al sitio de los trabajos. 10. Generación de Acta correspondiente.
11. Publicación de “acta de visita al sitio” en el portal de Transparencia de la Institución; únicamente en los casos en los que el procedimiento sea de carácter federal se publicará de la misma manera en el sistema COMPRANET.
Comité de Obras
12. Según programa de Bases de Licitación, se realiza Junta de Aclaraciones. 13. Generación de Acta correspondiente.
14. Publicación de “acta de junta de aclaraciones” en el portal de Transparencia de la Institución; únicamente en los casos en los que el procedimiento sea de carácter federal se publicará de la misma manera en el sistema COMPRANET.
15. Presentación y Apertura de Propuestas Técnicas y Económicas (revisión cuantitativa para la selección de las que cumplan con los requisitos establecidos en las bases). 16. Generación de Acta correspondiente.
17. Publicación de “acta de presentación y apertura de propuestas técnica y económica” en el portal de Transparencia de la Institución; únicamente en los casos en los que el procedimiento sea de carácter federal se publicará de la misma manera en el sistema COMPRANET.
Dirección de Proyectos y Obras (Área de Licitaciones y concursos)
18. Revisión cualitativa de las propuestas aceptadas y elaboración del dictamen correspondiente.
Director de Proyectos y Obras (en calidad de Secretario del Comité de Obras)
19. Se elabora Convocatoria para sesión del Comité de Obras para solicitar aprobación de propuesta de adjudicación con base en el dictamen de evaluación de las propuestas.
Comité de Obras
20. Desarrollo de la sesión y elaboración de Acta de Acuerdos correspondiente.
21. Aprobado el fallo, se convoca a reunión con los interesados, para comunicación de fallo.
22. Generación de Acta correspondiente
23. Publicación de “acta de fallo” en el portal de Transparencia de la Institución; únicamente en los casos en los que el procedimiento sea de carácter federal se publicará de la misma manera en el sistema COMPRANET.
Dirección de Proyectos y Obras (Área de Licitaciones y concursos)
24. Se solicita a la Dirección General Jurídica, elabore el contrato correspondiente. 25. Recibido el contrato por parte de la Dirección General Jurídica, se solicitan y se
reciben por parte del contratista las Fianzas establecidas en el Contrato para su integración en el Expediente de Obra.
26. Se envían copias de las Fianzas a la Dirección General Jurídica
NOTA: En el caso de que la Contratación se Autorice bajo la modalidad de “Adjudicación
Supervisión de Obra
Objetivo: Verificar que la obra se realice de forma eficaz y eficiente, con apego al contrato
y los recursos asignados.
Alcance: Dirección General Jurídica, Dirección de Proyectos y Obras, DPyO (Área de
Supervisión), DPyO (Área de Gestión, control y seguimiento), Contraloría General, Contratista, Dependencias que avalan.
Fecha de Elaboración: 11/06/2010 Fecha de Actualización: 23/11/2017 Versión: 5
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Dirección General Jurídica
1. Elabora y Envía a la DPyO el contrato de obra de la UAEH con la constructora ganadora para ejecución de la obra.
Dirección de Proyectos y Obras (Área de gestión , control y seguimiento)
2. Integra, archiva y actualiza el expediente de obra.
Dirección de Proyectos y Obras (Dirección)
3. Designa por oficio al supervisor de la Universidad, encargado de la obra.
Dirección de Proyectos y Obras (Área de Supervisión)
4. Solicita a la Constructora, designe a un representante de obra que se denomina “Residente de Obra”.
5. Convoca a la Contraloría General y al contratista para llevar a cabo en sitio la firma del Acta de Inicio de Obra (AIO).
6. En el acto de elaboración del AIO se apertura la Bitácora de Obra, donde la primera nota se asientan los datos generales, modalidad de ejecución y el personal responsable y autorizado para la firma de la misma.
7. Se determinan los canales de comunicación y relación de trabajo entre ambas partes. 8. Recaba información concerniente a los detalles previos a la ejecución de los trabajos, como acordonamiento del área de los trabajos, ubicación de bodega y oficinas de la residencia de obra, bancos de material, bancos de desechos de demolición y excavación, así como de la vigilancia, seguridad e higiene del personal.
9. Dar seguimiento a la ejecución de los trabajos, con base a la normativa legal vigente. 10. Conjuntamente con el Área de gestión, control y seguimiento se solicitará a la Dirección General Jurídica la elaboración de Convenios de diferimiento, ampliación de tiempo y ampliación de monto según corresponda con el debido dictamen que avale dicho documento.
11. Determinar conjuntamente con el residente las referencias de trazo y bancos de nivel. 12. Durante la ejecución de los trabajos, se asentará en bitácora el inicio de las actividades representativas del proyecto, pormenores de la obra, cambios, modificaciones y decisiones, en relación a los materiales y especificaciones técnicas
13. Se anotarán las fechas en que se ingresen estimaciones para cobro.
14. Asentar en bitácora las instrucciones propias de la DPyO y de la contratista, en forma adecuada y oportuna, de manera que se puedan tomar medidas preventivas y no correctivas.
15. Y dar solución a los problemas constructivos de orden técnico, siempre y cuando no signifiquen un cambio radical en el proyecto o incidan negativamente en el presupuesto, el programa de ejecución o afecte la seguridad.
16. En cuyo caso la contratista presentará un informe del problema específico, proponiendo alternativas de solución y su evaluación en costo y tiempo para su aprobación.
17. En el caso de existir trabajos no considerados en el catálogo contratado, el contratista deberá presentar solicitud de autorización a la DPyO oportunamente, el análisis de precio extraordinario con el debido soporte de cotización; el cual será analizado y autorizado por el área de costos de la DPyO.
18. Se asentará en la bitácora la resolución correspondiente: autorización, ajuste o rechazo del mismo indicando las razones que lo fundamentan.
19. En caso de que posterior a la revisión la DPyO apruebe la propuesta del contratista y esta sobrepase el presupuesto contratado, la DPyO turnará la solicitud validada a la dependencia institucional a la cual corresponda su autorización.
20. Programar con la contratista las inspecciones y reuniones para no interferir con los tiempos del calendario de obra y procesos constructivos, a menos que sea necesario por incumplimiento de los requisitos del contrato.
21. Brindar a la contratista la asistencia necesaria para realizar la tramitación de pago de sus estimaciones.
22. Revisar y cotejar las estimaciones presentadas por la contratista para su validación y aprobación.
23. Enviar la estimación, debidamente validada, a la Coordinación de Administración y Finanzas para su autorización de pago.
24. Elaborar actas de suspensión temporal o definitiva, con el soporte que valide la elaboración de la misma, e integrarla en el expediente de la obra.
25. Llevar un estado de cuenta financiero.
26. Vigilar periódicamente el cumplimiento de los trabajos de acuerdo al catálogo de conceptos y a los planos del proyecto, en caso de incumplimiento, se deberá asentar en bitácora.
27. El supervisor debe de solicitar que se hagan las pruebas de laboratorio pertinentes, y vigilar que estas cumplan con las especificaciones del proyecto. Así mismo deberá solicitar a la constructora copia de registro de la empresa contratada para dichas pruebas, con la finalidad de verificar que estos estén validados y regulados legalmente.
28. De lo contrario deberá regístralo en bitácora y tomar las acciones necesarias, informar a la DPyO y a la contratista explicando los motivos de sus decisiones con el debido respaldo técnico.
29. Conjuntamente con el contratista, hacer levantamiento de los detalles de obra, así como los de fabricación, dando el debido seguimiento para que sean corregidos. 30. Verificar que la contratista realice las pruebas de los equipos instalados, siguiendo
los manuales de operación.
31. Verificar que se lleven a cabo los trabajos de limpieza de la obra.
32. Es trabajo de la supervisión, conciliar cuando haya diferencias entre la contratista y el área académica receptora, determinar si hay viabilidad en las solicitudes, siempre y cuando no afecte el presupuesto de la obra y no afecte la imagen del proyecto. 33. Verificar que los trabajos contratados estén terminados al 100%, de acuerdo al
contrato, presupuesto y catálogo de conceptos.
34. Revisar que su estado financiero este al 100%, y de lo contrario revisar saldos a favor o en contra.
35. Autorizar y tramitar la liquidación o finiquito de los trabajos ejecutados. 36. Cerrar la bitácora de obra y entregarla a la DPyO para su resguardo.
Dirección de Proyectos y Obras (Dirección)
37. En el caso de que no se realice acta de entrega recepción por causas imputables a la UAEH, se deberá elaborar Acta de Obra Terminada a solicitud del contratista, en la cual se solicitará la presencia del contratista, el director de DPyO y el supervisor, para su firma.
38. Elaborar Acta de Obra Terminada, conservando el original en el expediente de la obra y con copia para los involucrados.
39. En el caso de que se requiera la realización de Acta de Entrega-Recepción, la DPyO convocará a la Contraloría General (quien deberá fijar la fecha en que se deberá hacer el recorrido y elaboración del Acta entrega-recepción, cuyo contenido se alineará a la documentación presentada en el acto y que haya sido solicitada por la Contraloría y entregada por la DPyO o en su caso el contratista), a la contratista, a Secretaria General, y otras dependencias involucradas como son Protección Civil, Servicios Generales, etc.
Contraloría General
40. Elaborar Acta entrega-recepción, conservando el original en la DPyO, contratista y dependencia responsable de su operación.
41. Integrar y Actualizar para su custodia, la documentación que respalde su actuación: Bitácora de Obra, Informes de terminación de Obra, Reportes de pruebas de Laboratorio y dictámenes de los mismos, cancelaciones de permisos de construcción y/o licencias de construcción, finiquitos, Planos con actualizaciones de adecuaciones, modificaciones, manuales operativos en su caso, integrar la memoria fotográfica de obra y Acta de Entrega-Recepción.