PROVEEDOR (PROCESO)
ENTRADA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN/
DOCUMENTOS DE SOPORTE
RESPONSABLE SALIDA CLIENTE
(PROCESO)
Director de Mercadeo y comunicaciones
(MERCADEO Y COMUNICACIONES)
Información sobre actividades promocionales de los programas académicos Estudios de mercados (Realizados) Secretaria General (GESTION DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA) Proyecto Educativo Institucional "PEI" y su Plan de
Desarrollo/ Presupuesto general (asignación por c. de costos e Información de metas
de ingreso de estudiantes por programa) Director de Mercadeo y comunicaciones Plan de mercadeo y comunicaciones institucional Director de Mercadeo y comunicaciones/ Coordinador de promoción e investigación de mercados/ Coordinador de comunicaciones y prensa (MERCADEO Y COMUNICACIONES) Anualmente, se elabora el "Plan de mercadeo y comunicaciones institucional", con base en la
información sobre las actividades promocionales de
los programas academicos y los resultados de estudios de mercados realizados en los
últimos dos años. Nota: La información relativa a
los datos personales que se van recolectando, se maneja según lo establecido en el "Procedimiento para el manejo de información personal de estudiantes y graduados" 1. ELABORAR EL PLAN DE MERCADEO Y COMUNICACIONES INSTITUCIONAL
OBJETIVO: Gestionar el manejo efectivo de las comunicaciones internas y externas, y la consecución de estudiantes, para el crecimiento en participación de mercado y posicionamiento de la Institución (IES) en los clientes.
RESPONSABLE: Director de Mercadeo y comunicaciones
SEGUIMIENTO Y/ O MEDICIÓN: % de estudiantes gestionados por mercadeo, % de incremento de visitas web institucional
PROCESOS QUE INTERACTÚAN: GESTIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA, ADMISIONES Y REGISTRO, GESTION DE BIENES Y SERVICIOS, GESTIÓN DE LA CALIDAD.
REQUISITOS ISO 9001: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.5.3, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 8.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 RECURSOS: Humano, hardware, softwares, teléfono, internet, fax, impresora, oficinas.
Plan de mercadeo y comunicaciones institucional Comunidad Universitaria Comunidad en general Listado de aspirantes Potenciales Invitaciones de Instituciones Educativas y eventos Información sobre necesidades de formación (De
Redes externas e institucionales) Comunidad en general Necesidades de divulgación a través de canales de comunicación internos y externos Director de Mercadeo y comunicaciones/ Coordinador de promoción e investigación de mercados/ Coordinador de comunicaciones y prensa/ Diseñador Grafico Se identifican los segmentos
de mercado apropiados para la captación de nuevos estudiantes. Se ejecuta el
"Plan de mercadeo y comunicaciones institucional"
(Telemercadeo, envío de correos electrónicos, etc.): - Se divulgan los programas por
medios de comunicación masivos y digitales - Se visitan las "Instituciones de Educación Media" (I.E.M), Institutos de Formación para el
Trabajo y el Desarrollo Humano,para aplicar las
"Encuestas de preferencia académica".
- Se revisa la información de las redes educativas externas e
institucionales - Se hace presencia en las "Instituciones de Educación Media" (I.E.M), empresas, en eventos y ferias (instiucional y
externas) según las invitaciones recibidas Nota: La información relativa a
los datos personales que se van recolectando, se maneja según lo establecido en el "Procedimiento para el manejo
de información personal de estudiantes y graduados" 2. EJECUTAR EL PLAN DE MERCADEO Y COMUNICACIONES INSTITUCIONAL
Información histórica del comportamiento de ingresos de estudiantes Director de Mercadeo y comunicaciones (MERCADEO Y COMUNICACIONES) Director de Mercadeo y comunicaciones (MERCADEO Y COMUNICACIONES) Plan de mercadeo y comunicaciones institucional (En ejecución) Encuesta de preferencias academicas (Diligenciadas) Programas académicos promocionados/ Registros fotográficos
Acta de apoyo a eventos ( con necesidades para el evento) Coordinador de Comunicaciones y Prensa (MERCADEO Y COMUNICACIONES)
Información del Presupuesto del evento
Director de Mercadeo y comunicaciones (MERCADEO Y COMUNICACIONES)
Todos los procecos del SGC (MERCADEO Y COMUNICACIONES) Secretaria general (GESTION DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA) Necesidades de Publicación de información institucional Comité de calidad
(GESTIÓN DE LA Acta de revisión por la dirección con sus soportes
Comunidad universitaria/ Comunidad en general Necesidades de publicación a través de canales de comunicación internos y externos 4. MANTENER ACTUALIZADA LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE CANALES DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
Se reciben las necesidades de publicación de información, se
redactan los textos, se actualizan los contenidos o se
elaboran las imágenes, y se publican en los diferentes medios comunicación internos
o externos; según aplique, de acuerdo al "Plan de
comunicaciones del SGC".
Canales de comunicación
Internos: Página WEB, carteleras institucionales, ICQ,
correo electrónico, circuito
interno de audio. Canales de comunicación
externos: Radio, televisión, prensa Coordinador de comunicaciones y prensa / Diseñador gráfico/ Auxiliar Web Master Información publicitaria actualizada en los canales de comunicación internos y/o externos Solicitud de apoyo logístico a eventos/ Solicitud de pedido/Solicitud de Refrigeriosy/o almuerzos Coordinador de Comunicaciones y Prensa/ Jefe de Compras/ Jefe de Logística y Mantenimiento (MERCADEO Y COMUNICACIONES) Directores, Jefes de Dependencias
Solicitud de Apoyo a eventos
3. APOYAR LA REALIZACIÓN DE
EVENTOS INSTITUCIONALES
Se reciben las solicitudes de apoyo a eventos, verificando
que cuenten con el presupuesto debidamente
aprobado. Se realiza una reunión con el solicitante, el
Jefe de Logística y Mantenimiento, el Jefe de
Compras y demás involucrados, según aplique, para identificar las necesidades
para el evento, siguiendo lo establecido en el "Procedimiento de Apoyo a Eventos" Coordinador de Comunicaciones y Prensa/ Diseñador gráfico/ Jefe de Compras/ Jefe de Logística y Mantenimiento
Directores, Jefes de Dependencias Información sobre necesidades de Diseño Gráfico 5. ATENDER LAS NECESIDADES DE DISEÑO GRAFICO
Se elabora el arte de la pieza publicitaria y se envía al solicitante para su aprobación, en cuanto al contenido, textos y
diseño. Una vez aprobado el arte, el solicitante dilgencia una
"Solicitud de pedido" a la que anexa el arte impreso; y la entrega al proceso de Gestión de Bienes y servicios para que
inicie el proceso de compras. . Diseñador gráfico Arte aprobada por el solicitante Diseñador gráfico/ Solicitante/ Jefe de Compras (GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS) Personal de la
institución Información sobre los no conformes detectados Se maneja según el "Procedimiento para el tratamiento de producto o servicio no conforme" Director de Mercadeo y Comunicaciones/ Coordinador de Gestión de calidad Reporte y Tratamiento de Producto o Servicio no conforme (PSNC)/ Estado de Productos o Servicios no conforme (PSNC) Director de mercadeo y comunicaciones (MERCADEO Y COMUNICACIONES)/ Coordinador de gestión de calidad (GESTIÓN DE LA CALIDAD) Director de Mercadeo y Comunicaciones (MERCADEO Y COMUNICACIONES)
Resgistros del proceso/ Estado de Productos o Servicios no conforme (PSNC) 7. REALIZAR SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DEL PROCESO
Periódicamente se analizan los datos de entrada y se toma acción según lo establecido en
el "Procedimiento para el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora" Director de Mercadeo y Comunicaciones Informe de gestión del proceso/ Tablero de indicadores gestión/ Estado de Productos o Servicios no conforme (PSNC)/ Solicitud de acción correctiva, preventiva o de mejora Director de mercadeo y comunicaciones (MERCADEO Y COMUNICACIONES)/ Coordinador de gestión de calidad (GESTIÓN DE LA CALIDAD)/ Comité de calidad (GESTIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN) NO 6. ¿SE DETECTA PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME? SI
Nombres Cargo Firma
Elaborado por Aprobado por
Yidio Álvarez Humanez Piedad Martinez Carazo Director de Mercadeo y Comunicaciones Rectora