IDENTIFICACION. Manual de Procedimientos

(1)

IDENTIFICACION

Dirección de Control y Evaluación Gubernamental

DCEG

Manual de

Procedimientos

Responsable de su Elaboración:

Dirección de Servicios Administrativos

(2)

CONTENIDO

• Introducción.

• Objetivos.

• Lista de los Procedimientos.

• Dirección de Servicios Administrativos.

• Comisión Estatal de Avalúos.

• Dirección de Responsabilidades y Situación Patrimonial.

• Dirección de Auditoria Gubernamental

• Dirección de Fiscalización y Evaluación de la Inversión Pública.

• Dirección de Evaluación e Innovación de la Función Pública.

(3)

INTRODUCCION

Debido a la importancia que tiene la Comunicación,

Coordinación y Evaluación Administrativa la Dirección de

Control y Evaluación Gubernamental ha elaborado el Manual

de Procedimientos.

El presente documento es un Instrumento Administrativo que

se elaboró con el fin de mostrar en forma Metódica, Grafica y

Escrita, las operaciones que se realizan en las distintas áreas

de la Dependencia; y de esta manera conocer el

funcionamiento interno en lo que se refiere a la Descripción de

Tareas, Requerimientos y a los Puestos responsables de su

ejecución para facilitar la supervisión y el control de las

Actividades de las distintas Unidades que conforman la

Dirección de Control y Evaluación Gubernamental.

Sin duda la colaboración eficiente y oportuna en el

(4)

OBJETIVO

El Manual de Procedimientos tiene como objetivo uniformar y

Controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo evitando su

alteración arbitraria y simplificando la determinación de

Responsabilidades; así como elevar la eficiencia de los

Recursos Humanos al constituirse como un marco accesible

de referencia con indicadores de que deba hacerse y como

han de hacerse; y compendiar en forma ordenada, secuencial

y detallada las operaciones que se efectúan, los órganos que

intervienen y los formatos que se van a utilizar para la

(5)

LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

I. Procedimiento para altas de personal ………..……. 16

II. Procedimiento para bajas de personal ………..……. 20

III. Procedimiento para la solicitud de vacaciones, licencias,

incapacidades y reanudación de labores ……….. 24

IV. Procedimiento para la capacitación del personal ... 28

V. Procedimiento para la elaboración de contratos ... 32

VI. Procedimiento para la distribución de salarios vía

nomina ……….………. 36

VII. Procedimiento para la elaboración y ejercicio del

presupuesto anual ………...………. 40

VIII. Procedimiento para cotizaciones y tramite de

(6)

LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

X. Procedimiento para adquisiciones ………...……... 53

XI. Procedimiento para solicitud de viáticos ………...…………. 57

XII. Procedimiento para tramitar y comprobar gastos de

reembolsos, viáticos, hospedajes y peajes ……… 61

XIII. Procedimiento para la adjudicación de bienes de

resguardo ……….………...…….. 66

XIV. Procedimiento para la administración de

sistemas ………...……….... 70

XV. Procedimiento para el análisis, desarrollo e implementación

de sistema de información ………...…. 74

XVI. Procedimiento para el mantenimiento preventivo y

(7)

LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

XVI. Procedimiento para asesoría y análisis de problemas en el

manejo del software ……….……… 87

XVIII. Procedimiento para el mantenimiento de software ………... 91

XIX. Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa

anual de adquisiciones de la Dirección …………... 95

XX. Procedimiento para el control y distribución de la

dotación de combustible ………..……….. 99

XXI. Procedimiento para el apoyo y logística a giras y

programas de trabajo ….………...….. 103

XXI. Procedimiento para la mensajería ………..………….. 108

(8)

LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

COMISION ESTATAL DE AVALUOS.

I. Procedimiento para la coordinación de la adecuada

prestación de servicios a cargo de la comisión

estatal de avalúos ………...…... 117

II. Procedimiento para la coordinación y supervisión

de la realización de estudios y trabajos técnicos ………... 123

III. Procedimiento para la solicitud de avalúos ………... 128

IV. Procedimiento para orden de trabajo …………...… 134

DIRECCION DE RESPONSABILIDADES Y SITUACION

PATRIMONIAL

I. Procedimiento para la organización, control y evaluación

de los programas, acciones y asuntos turnados a la

dirección ………...………..… 141

II. Procedimiento para la solicitud de auditorias y

(9)

LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCION DE RESPONSABILIDADES Y SITUACION

PATRIMONIAL

III. Procedimiento para la coordinación y supervisión

al trámite de quejas y denuncias ……….….………. 156

IV. Procedimiento para la recepción de quejas …...… 165

V. Procedimiento para la recepción y análisis de las

declaraciones de situación patrimonial ……….…………. 172

VI. Procedimiento para el registro de las declaraciones de

situación patrimonial ………...…. 179

VII. Procedimiento para asesoría sobre llenado de

Declaraciones Patrimoniales ……….. 183

IV. Procedimiento de auditorias electrónicas ……….… 187

(10)

LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCION DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL.

I. Procedimiento para la elaboración e implementación del

programa anual de auditorias ………. 193

II. Procedimiento para la coordinación y evaluación de las

auditorias que se practican a las dependencias ………... 199

III. Procedimiento para la promoción de recomendaciones

congruentes a las necesidades a las dependencias …... 205

IV. Procedimiento para la coordinación y evaluación de las

auditorias que se practican a las entidades

paraestatales ………...……….. 209

V. Procedimiento para la participación en las reuniones de los

órganos directivos y juntas de gobierno de las entidades

paraestatales ……….... 215

VI. Procedimiento para análisis financiero (trimestral) …….... 220

VII. Procedimiento para el seguimiento de publicaciones

(11)

LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCION DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL.

VIII. Procedimiento para dictamen de cuenta pública ……….... 230

IX. Procedimiento para la supervisión y coordinación de la

ejecución del programa de auditoria ………..……... 234

X. Procedimiento de auditorias ………...… 240

(12)

LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCION DE FISCALIZACION DE LA INVERSION

PUBLICA

.

I. Procedimiento para establecer y dirigir los programas de

fiscalización de obra Pública ………..… 247

II. Procedimiento para la elaboración y coordinación de la

ejecución del programa de supervisión de

obras públicas ……….……….…. 253

III. Procedimiento para la coordinación y evaluación del

proceso de fiscalización de la obra pública ………..……... 260

IV. Procedimiento para la planeación, programación y

seguimiento de solventación ……….…………. 267

IV. Procedimiento para la supervisión y fiscalización de la

obra pública ……….………..… 273

VI. Procedimiento para la asesoría y participación en los

comités y subcomités de compras de las dependencias

Y entidades en los procesos de contratación

en adquisiciones ………... 279

VII. Procedimiento para coordinación, promoción y fomento

(13)

LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCION DE FISCALIZACION DE LA INVERSION

PUBLICA

.

VIII. Procedimiento para el control del comportamiento de los

programas de inversión pública ………….……… 289

IX. Procedimiento para la evaluación de programas

sociales ……….. 293

X. Procedimiento para el apoyo a la federación en el

levantamiento de encuestas ……….. 298

XI. Procedimiento para la contratación en adquisiciones …… 302

XII. Procedimiento para la integración de la inversión

pública ………...…. 306

XIII. Procedimiento para la fiscalización de los recursos

federales ………..……….……. 310

XIV. Procedimiento para la atención al trámite de

(14)

LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCION DE EVALUACION E INNOVACION DE LA

FUNCION PUBLICA

I. Procedimiento para la validación del marco de actuación de

dependencias y entidades ……….………….… 333

II. Procedimiento para la capacitación del programa de

cultura y economía de la legalidad ………...…. 337

III. Procedimiento para la estrategia usuario simulado ……... 342

IV. Procedimiento para la elaboración de la revista

(15)

D I R E C C I O N D E S E R V I C I O S

A D M I N I S T R A T I V O S

(16)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Altas de Personal.

(17)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

I. Altas de Personal.

Objetivo :

Realizar con oportunidad y eficiencia los trámites para dar

de Alta a un Nuevo Empleado, cumpliendo los requisitos

establecidos para ello por las dependencias Normativas.

Partes que intervienen:

• Solicitante

• Coordinación de Recursos Humanos

• Titular de la Dirección de Servicios Administrativos

• Oficialía Mayor

(18)

Recibe la Documentación recabada para conformar el expediente del Empleado dado de Alta.

Oficialia Mayor 04

Una vez Solventados todos los requisitos, se capturan los datos en el Sistema Integral de Recursos Humanos, se procede a la firma electrónica e impresión del volante generado para su trámite respectivo ante Oficialía Mayor Coordinador de Recursos Humos

03

Elabora el contrato y recaba firmas. En caso de Personal de Base o Confianza se da seguimiento ante Oficialía Mayor para la alta respectiva. De no proceder, se le remiten sus Documentos al Solicitante.

Coordinador de Recursos Humanos 02

Recibe los Documentos requeridos por Oficialía Mayor para los Empleados de Nuevo Ingreso y tramita ante la Secretaría de Planeación y Finanzas (SPF) El Soporte Presupuestal.

INICIO

Descripción de la Actividad Puesto o Unidad Administrativa

No. De Actividad

Nombre del Procedimiento: Altas de personal

Departamento: Coordinación de Recursos Humanos

Dirección:

Servicios Administrativos

Fecha:29 de Enero de 2007 Hoja: 1 de 1

DCEG

Descripción de Procedimientos

Verifica la alta en nomina y genera el cheque de pago al Empleado.

Secretaria de Planeación y Finanzas

(19)

ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS.

I. Altas al Personal.

Solicitante

Coordinación

de Recursos

Humanos

Titular

Oficialía

Mayor

S.P.F*

* Secretaria de Planeación y Finanzas

Sí

No

Proporciona

documentos

solicitados

Firma

contrato y lo

remite a la

Coord.

Admva.

Recibe

documentos

Captura

información

en sistema y

Elabora

contrato y

recaba

firmas

Autoriza

Recibe

expediente

Otorga

soporte

presupuestal

Verifica alta

genera

cheque

Consulta

viabilidad

presupuestal

Procede

INICIO

(20)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Bajas de Personal.

(21)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

II. Bajas del Personal.

Objetivo :

Cumplir con la Normatividad establecida por las

Dependencias en la Materia sin menoscabo de lo s derechos

del Trabajador que concluye sus Funciones.

Partes que intervienen:

• Coordinación de Recursos Humanos

• Titular de la Dirección de Servicios Administrativos

• Oficialía Mayor

(22)

Recibe volante de baja sellado por la Oficialía Mayor.

Documenta el movimiento ante Oficialía Mayor para la Baja respectiva.

Captura los datos en el Sistema Integral de Recursos Humanos, procede a la firma electrónica del movimiento de Baja e imprime el volante correspondiente.

Recibe la Renuncia de la Persona, o

comunicación del Titular sobre la procedencia de un cese de Funciones.

INICIO

Nombre del Procedimiento: Baja del Personal

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

Descripción de Procedimientos

Archiva. Coordinador de Recursos Humanos

(23)

II Bajas de Personal.

Coordinación de

Recursos Humanos

Titular

Oficialía Mayor

INICIO

Recibe la renuncia

Captura los datos En el SIHR* Elabora y envía Volante de baja Recibe volante Sellado Archiva Realiza la baja Electrónica del SIHR* Recibe y sella la documentación De la baja

(24)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos.

Procedimiento:

Solicitud de Vacaciones, Licencias, Incapacidades y

Reanudación de Labores

(25)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

III. Solicitud de Vacaciones, Licencias, Incapacidades.

Objetivo :

Realizar con oportunidad y eficacia los movimientos a que

tiene derecho el Trabajador cumpliendo con la Normatividad

establecida en la Materia

.

Partes que intervienen:

• Solicitante

• Coordinación de Recursos Humanos

• Jefe Inmediato

(26)

Recibe Documento con sellos de recibido de Oficialía Mayor y le remite su copia al Interesado.

Sella de recibido. Oficialía Mayor

03

Captura el movimiento en el Sistema Integral de Recursos Humanos y procede a la firma electrónica del trámite.

Entrega petición de:

Vacaciones, Licencias o Formato de Incapacidad Medica, con firma de su Jefe Inmediato y visto bueno del Titular Solicitante

01

INICIO

Nombre del Procedimiento: Solicitud de Vacaciones, Licencias, Incapacidades.

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

(27)

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

III. Solicitud de Vacaciones, Licencias, Incapacidades.

Solicitante

Coordinación de

Recursos Humanos

Jefe

Inmediato

Oficialía

Mayor

INICIO

Envía

Solicitud

Recibe copia

de solicitud

autorizada

Recibe solicitud

autorizada

Captura en

sistema

documenta

cambios

Recibe

solicitud

visto bueno

Recibe

documentos,

sella de

recibido

(28)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Capacitación del Personal.

(29)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

IV. Capacitación al Personal.

Objetivo :

Contribuir en la mejora del Capital Humano,

facilitando al Trabajador mejores herramientas en su

formación humana y profesional, para el mejor

desempeño de sus funciones y desarrollo personal.

Partes que intervienen:

• Solicitante

• Coordinación de Recursos Humanos

• Oficialía Mayor

(30)

Recibe del Trabajador Constancia de Estudios y Capacitación realizados para ser archivada en su expediente.

Dirección de Servicios Administrativos 04

Acude a recibir los estudios o la

capacitación acordada, de donde recibe una Constancia, Diploma o Documento similar. Trabajador

03

Acuerda con el Trabajador, por la solicitud de éste o a propuesta de la Dirección la

modalidad de estudio o capacitación que ambos convenga.

Proporciona al Trabajador Información sobre diversas modalidades de estudio y

capacitación que promueven tanto Oficialía Mayor como algunas Instituciones de Educación.

INICIO

Nombre del Procedimiento: Capacitación del Personal

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

(31)

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

IV. Capacitación al Personal.

Solicitante

Coordinación de

Recursos

Humanos

Oficialía Mayor

Instituciones

Educativas

Recibe

oferta,

envía

solicitud

Acude a

capacitación,

recibe

constancia,

remite copia

Promueve

opciones de

capacitación

Autoriza con

anuencia del

inmediato

superior

comunica

Archiva

constancia

expediente

Oferta

estudios y

capacitación

Oferta

estudios y

capacitación

Capacita

extiende

constancia

Capacita

extiende

constancia

INICIO

(32)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Elaboración de contrato.

(33)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

V. Elaboración del Contrato.

Objetivo :

Capturar y dar trámite a los Contratos requeridos por el

Director.

Partes que intervienen:

• Director de Servicios Administrativos

• Coordinación de Recursos Humanos

(34)

Recibe la Documentación

recabada para conformar el expediente del Empleado dado de Alta.

Oficialía Mayor 04

Una vez Solventados todos los requisitos, se capturan los datos en el Sistema Integral de Recursos Humanos, se procede a la firma electrónica e impresión del volante generado para su trámite respectivo ante Oficialía Mayor.

Elabora el Contrato y recaba firmas. En caso de Personal de Base o Confianza se da seguimiento ante Oficialía Mayor para la Alta respectiva. De no proceder, se le remiten sus Documentos al Solicitante.

Da instrucciones para la elaboración de Contrato Director de Servicios Administrativos 01

INICIO

Nombre del Procedimiento: Elaboración de Contrato

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

Descripción de Procedimientos

La Secretaría de Planeación y Finanzas (SPF) verifica la Alta en nomina y genera el cheque de pago al Empleado correspondiente. Coordinador de Recursos Humanos

(35)

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

V. Elaboración de Contrato.

Director de Servicios

Administrativos

Coordinación de

Recursos Humanos

S.P.F. / Oficialía

Mayor

INICIO

Emite instrucciones para

la elaboración de

contrato al Área de

Recursos Humanos

Captura los datos en el

Sistema Integral de

Recursos Humanos,

procede a la firma

electrónica y emite

volante

Elabora el contrato

y recaba firmas

Oficialía forma el

expediente y S.P.F.

verifica el alta en

nomina y emite cheque

(36)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Distribución de salario vía nomina.

(37)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

VI. Distribución de Salarios Vía Nomina.

Objetivo :

Realizar la Distribución de los Salarios de Nomina de los

Empleados de la Dirección recabando las firmas para la

comprobación correspondiente.

Partes que intervienen:

• Dirección de Servicios Administrativos

• Coordinación de Recursos Humanos

(38)

Elabora oficio y regresa la nomina firmada a la Secretaría de Planeación Finanzas (SPF) Coordinador de Recursos Humanos

04

Recaba las firmas correspondientes en la nomina.

Entrega el pago a los empleados de la oficina. Coordinador de Recursos Humanos

02

Recoge la nomina catorcenal y de

compensación en la Secretaría de Planeación y Finanzas (SPF) e instruye al Coordinador del Área de Recursos Humanos para su distribución. Dirección de Servicios Administrativos 01

INICIO

Nombre del Procedimiento: Distribución de salarios vía nomina

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

(39)

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

VI. Distribución de Salarios Vía Nomina.

Dirección de Servicios

Administrativos

Coordinación de Recursos

Humanos

INICIO

Recoge la nomina catorcenal y de

compensación e instruye al

Coordinador del Área de Recursos

Humanos para su distribución

Entrega el pago a los empleados de

oficina y al momento recaba las

firmas en la nomina

Elabora oficio y entrega la nomina

firmada a S.P.F.

(40)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Elaboración y Ejercicio Presupuestal Anual.

(41)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

VII. Elaboración y Ejercicio del Presupuesto Anual.

Objetivo :

Establecer los Programas que aseguren el cumplimiento de

los objetivos contenidos en el Plan Estatal de Desarrollo y

los compromisos Institucionales encomendados por el Sr.

Gobernador a la Dirección de Control y Evaluación

Gubernamental, determinando el Monto Presupuestal

requerido y cumpliendo con la Normatividad que las

Dependencias Normativas en la Materia (Secretaría de

Planeación y Finanzas y Oficialía Mayor) establecen para su

gasto y comprobación.

Partes que intervienen:

• Coordinación de Recursos Financieros

• Responsable de área

(42)

Se llevan a cabo los trámites administrativos ante las Dependencias Normativas, (Oficialía Mayor y la Secretaría de Planeación y Finanzas) estas autorizan gastos. Coordinador de Recursos

Financieros 04

Se trabaja con la Secretaría de Planeación y Finanzas (SPF) sustentando con los

Programas y sus respectivos objetivos el Presupuesto. Esta vez presenta ante el Congreso el Presupuesto integrado por el Ejecutivo Estatal. Una vez autorizado y aprobado por el Congreso del Estado: Coordinador de Recursos

Financieros 03

Somete a consideración del Titular el Proyecto. Una vez autorizado.

Coordinador de Recursos Financieros

02

Elabora con base en los Programas de las Áreas y Proyectos Estratégicos del Titular, el Proyecto de Presupuesto Anual de la

Dependencia. Coordinador de Recursos Financieros 01

INICIO

Nombre del Procedimiento: Elaboración y Ejercicio Presupuestal

Departamento: Coordinación de Recursos Financieros

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

Descripción de Procedimientos

Se cumplen Programas, Proyectos Estratégicos y sus objetivos se cumplen. Coordinador de Recursos

Financieros 05

(43)

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS.

VII. Elaboración y Ejercicio del Presupuesto Anual.

Responsable

Área

Titular

Coordinación

de Recursos

Humanos

Oficialía

Mayor

S. P.F*

*Secretaria de Planeación y Finanzas

Sustenta

programas

de trabajo

Se realizan

programas,

se cumplen

objetivos

Registra

proyectos

estratégicos

autoriza

ppto.

Se realizan

proyectos

estratégicos,

se cumplen

Elabora ppto.

basado en

programas

Somete a

consideración

Se trabaja

ppto. para su

aprobación

Se ejerce, se

comprueba,

se informa

_Autoriza

trámites

realiza

Registra

avances

suministra

Integra

ppto.

Presenta a

Congreso,

se aprueba

INICIO

(44)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Cotización y Tramite de Adquisiciones.

(45)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

VIII. Cotización y Tramite de Adquisiciones.

Objetivo :

Cotizar las Adquisiciones para adquirir la mejor oferta de

bienes o servicios y realizar el trámite de adquisición para la

Dirección.

Partes que intervienen:

• Dirección de Servicios Administrativos

• Coordinación de Recursos Financieros

(46)

Autoriza. Oficialía Mayor

04

Recibe autorización de una cotización, verifica código programático y elabora solicitud. Coordinador de Recursos

Financieros 03

Recaba cotizaciones de distintos Proveedores y las presenta a la Dirección de Servicios Administrativos.

02

Da instrucción para la cotización y trámite una adquisición.

Director de Servicios Administrativos 01

INICIO

Nombre del Procedimiento: Cotización y Tramite de Adquisiciones

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

(47)

Autorización y Presupuesta. Secretaria de Planeación y

Finanzas 06

Proporcione el bien o servicio. Proveedor

05

INICIO

Nombre del Procedimiento: Cotización y Tramite de Adquisiciones.

Departamento: Coordinación de Recursos Financieros

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

(48)

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS.

VIII. Cotización y Trámite de Adquisiciones.

Director de Servicios

Administrativos

Coordinación de

Recursos Financieros

S.P.F. / Oficialía

Mayor

INICIO

Emite

instrucciones para

cotizar o tramitar

una adquisición

Busca

cotizaciones y las

presenta a la

Dirección

Autoriza

Verifica código

programatico,

elabora solicitud

Oficialía autoriza y

S.P.F. emite el

recurso

Entrega

memorándum

autorizado al

proveedor

FIN

(49)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Solicitud de Adquisición.

.

(50)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

IX. Solicitud de Adquisiciones

Objetivo :

Cumplir con la Normatividad establecida en la Materia,

realizando los trámites con oportunidad para el

cumplimiento de los objetivos Institucionales de los

Programas.

Partes que intervienen:

• Coordinación de Recursos Financieros

• Oficialía Mayor

(51)

Entrega memorándum autorizado al Proveedor para que proporcione el servicio. Coordinación de Recursos

Financieros 04

Presenta el trámite ya autorizado a Oficialía Mayor en el Departamento de Compras con el memorándum respectivo. Coordinación de Recursos Financieros 03 Autorización y Presupuesta. Secretaria de Planeación y Finanzas 02

Elabora solicitud para la compra de activos, boletos de avión, hospedajes y eventos, indicando Proveedor y Presupuesto, asigna un código programático al trámite.

Coordinación de Recursos Financieros

01

INICIO

Nombre del Procedimiento: Solicitud de Adquisiciones

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

(52)

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS.

IX. Solicitud de Adquisición.

Coordinación de

Recursos Financieros

Oficialía Mayor

Secretaria de

Planeación y Finanzas

Elabora solicitud,

asigna código

programático

Elabora

memorandum

para prestación de

servicio

Gestiona con

proveedores el

cumplimiento del

servicio contratado

Realiza y/o contrata

servicio solicitado y

autorizado

Autoriza trámite

presupuestado

INICIO

FIN

(53)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Adquisiciones.

(54)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

X. Adquisiciones.

Objetivo :

Realizar con oportunidad los trámites establecidos, que

cumplan con la Normatividad en la Materia y contribuyan

para el cumplimiento de los objetivos Institucionales de los

Programas Establecidos por la Dependencia.

Partes que intervienen:

• Coordinación de Recursos Financieros

• Almacenes del estado

(55)

Firma el resguardo y envía su copia a Almacenes del Estado, quedándose con una copia.

04

Envía el bien inventariado y con resguardo a cargo de la Dirección de Servicios

Administrativos. Almacenes del Estado

03

Surte el pedido a Almacenes del

Estado y avisa a la Dirección de Servicios Administrativos.

Proveedor 02

Entrega pedido al Proveedor. Coordinador de Recursos

Financieros 01

INICIO

Nombre del Procedimiento: Adquisiciones

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

(56)

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS.

X. Adquisiciones.

Coordinación de

Recursos Humanos

Proveedor

Almacenes del Estado

Entrega pedido

al proveedor

Recibe bien

remite copia de

resguardo

Recibe solicitud

surte el pedido

Recibe el bien

inventariado

elabora

resguardo

envía

Archiva

resguardo

INICIO

FIN

(57)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Solicitud de Viáticos

.

(58)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

XI. Solicitud de Viáticos.

Objetivo :

Realizar con oportunidad los trámites establecidos

por la Dependencia Normativa en la Materia

(Secretaría de Planeación y Finanzas) que

contribuyan con el buen cumplimiento de los

objetivos Institucionales de la Dependencia.

Partes que intervienen:

• Coordinación de Recursos Financieros

• Secretaria de Planeación y Finanzas

(59)

Presenta ante la Secretaría de Planeación y Finanzas para su autorización y elaboración de cheque.

03

Elabora la solicitud de vi áticos y asigna código programático.

02

Recibe el oficio de comisión. Coordinador de Recursos

Financieros 01

INICIO

Nombre del Procedimiento: Solicitud de viáticos.

Dirección:

Servicios Administrativos

Fecha: 29 de Enero de 2007 Hoja: 1 de 1

DCEG

(60)

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS.

XI. Solicitud de Viáticos.

Coordinación de Recursos

Humanos

Secretaría de Planeación y

Finanzas

Recibe oficio

de

comisión

Elabora solicitud

de viáticos,

tramita

Autoriza y

elabora

el cheque

Recibe

cheque

INICIO

FIN

(61)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Tramite y Comprobación de Gastos de Reembolsos,

Viáticos, Hospedaje, Peajes.

(62)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

XII. Tramite y Comprobación de Gastos de Reembolsos, Viáticos,

Hospedajes, Peajes.

Objetivo :

Realizar trámites de Gastos como Reembolsos, Viáticos,

Hospedajes y Peajes requeridos para las actividades

propias de la Dirección y Solventar su comprobación.

Partes que intervienen:

• Dirección de Servicios Administrativos

• Coordinación de Recursos Financieros

(63)

Entrega los recursos a quien corresponda. Coordinación de Recursos

04

Autoriza y emite cheque. Secretaria de Planeación y

Finanzas 03

Elabora la solicitud de vi áticos y verifica código programático.

Coordinación de Recursos Financieros

02

Da la instrucción de tramitar Viáticos, Reembolsos, Hospedajes y / o Peajes. Dirección de Servicios

Administrativos 01

INICIO

Nombre del Procedimiento: Tramite y Comprobación de Gastos de Reembolsos, Viáticos, hospedajes, Peaje.

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

(64)

Una vez realizada la comisión recaba nota, facturas para la debida comprobación del Gasto. Coordinación de Recursos Financieros 05

INICIO

Nombre del Procedimiento: Tramite y Comprobación de Gastos de Reembolsos, Viáticos, hospedajes, Peaje.

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

(65)

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS.

XII. Trámite y Comprobación de Gastos de Reembolsos, Viáticos,

Hospedajes, Peajes.

Director de Servicios

Administrativos

Coordinación de

Recursos Financieros

S.P.F. / Oficialía

Mayor

INICIO

Emite instrucciones para

la elaboración de

trámites de viáticos,

reembolsos, hospedajes

Elabora solicitud

Verifica código

programático

S.P.F. autoriza y

emite el recurso

Entrega viáticos,

reembolsos a quien

corresponda

Realizada la

comisión recaba las

(66)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Adjudicación de Bienes de Resguardo.

(67)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

XIII. Adjudicación de Bienes de Resguardo.

Objetivo :

Nombrar a un Responsable por cada Área de Trabajo, los

bienes propiedad del Gobierno del Estado, para su correcta

administración y mantenimiento.

Partes que intervienen:

• Responsable de área

(68)

Recibe resguardo, captura y archiva. Coordinador de Recursos

Financieros 03

Recibe los bienes,

firma la relación de los mismos para su resguardo y remite la relación a la Dirección de Servicios Administrativos.

Responsable de Área 02

Elabora relación de bienes que le son Adjudicados en resguardo a cada Responsable de Área para su correcta administración y mantenimiento Coordinador de Recursos Financieros 01

INICIO

Nombre del Procedimiento: Adjudicación de Bienes de Resguardo.

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

(69)

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES.

XIII. Adjudicación de Bienes de Resguardo.

Responsables de Área

Dirección de Servicios

Administrativos

Elabora relación de

bienes, delega el

resguardo

Recibe bienes firma

resguardo remite

relación

Recibe, captura

y archiva

resguardo de

bienes por área

(70)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Administración de Sistemas.

(71)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

XIV. Administración de Sistemas.

Objetivo :

Planear, Coordinar y Dirigir las actividades para

desempeñar una buena Administración de los Sistemas.

Partes que intervienen:

• Coordinación de Soporte Técnico

(72)

Hace un Programa de Respaldo y se sigue con la Normatividad.

Coordinador de Soporte Técnico 04

Realiza la instalación de los Sistemas y se recibe la capacitación para hacer las actualizaciones y respaldos.

Realicen lo necesario para cumplir con las necesidades básicas del Sistema y se da holgura para que el Sistema no sature a los Servidores.

Usuario 02

Analiza las características del Sistema que se requiere instalar.

INICIO

Nombre del Procedimiento: Administración de Sistemas.

Departamento: Coordinación de Soporte Técnico

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

Descripción de Procedimientos

Realiza la actualización cada vez que se requiera.

Coordinación de Soporte Técnico 05

(73)

Usuarios

Coordinación de Soporte Técnico

XIV. Administración de Sistemas.

COORDINACION DE SOPORTE T ÉCNICO.

INICIO

Analiza las caracteristicas del Sistema que se

requiera instalar

Establece comunicación con los Usuarios para que

realicen lo necesario para cumplir con las

necesidades basicas

Dan holgura para que el

Sistema no sature a

los Servidores

Realiza instalación del Sistema y recibe la capacitación

para hacer las actualizaciones y respaldos

Hace un Programa de Respaldo y se sigue con

la Normatividad

(74)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

Participación en el Análisis, Desarrollo e

Implementación de Sistemas de Información.

Responsable:

Coordinación de Soporte T écnico.

(75)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

XV. Participación en el Análisis, Desarrollo e Implementación de

Sistemas de Información.

Objetivo :

Llevar acabo el Análisis, Diseño y Desarrollo de nuevos

Sistemas de Información.

Partes que intervienen:

• Coordinación de Soporte Técnico

• Área de Desarrollo

• Dirección General de Informática

• Área con necesidad

(76)

En caso de requerir el apoyo y dependiendo del tipo del mismo, ya sea el Área de Desarrollo o el Coordinador de Soporte Técnico solicitara apoyo al Área

correspondiente en la Dirección General de Coordinación de Soporte Técnico

04

En los casos donde se requiera, informa a la Coordinación de Soporte Técnico para la realización de un Análisis de Factibilidad y Requerimientos Técnicos y los costos que generaría el Desarrollo del Sistema en cuestión.

Área de Desarrollo 03

Recibe del Área con Necesidad la solicitud de elaboración de un Sistema Informático. Área de Desarrollo

02

Detecta la necesidad de automatizar algún proceso.

Coordinación de Soporte Técnico 01

INICIO

Nombre del Procedimiento: Participación en el Análisis, Desarrollo e Implementación de Sistemas de Información.

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

(77)

Participaran en las reuniones de seguimiento del Sistema.

Coordinación de Soporte Técnico Dirección general de Informática

Área de Desarrollo 05

INICIO

Nombre del Procedimiento: Participación en el Análisis, Desarrollo e Implementación de Sistemas de Información.

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

(78)

DGI

Dirección General de Informatica

Área de Desarrollo

Coordinación de

Soporte Técnico

Área con

Necesidad

XV. Participación en el Análisis, Desarrollo e Implementación de Sistemas

de Información.

COORDINACION DE SOPORTE T ÉCNICO.

INICIO

Detecta la

necesidad

a automatizar

algún proceso

Recibe solicitud de

Elaboración de un

Sistema Informatico

Informa para que se

realice un análisis

de Factibilidad y

Requerimientos

Técnicos

Efectua análisis de

Factibilidad y los

Requerimientos

Técnicos; asi

como los costos

para Desarrollar

el Sistema

Solicita apoyo en

caso de requerirlo

Proporciona

apoyo

dependiendo

del tipo

mismo al

Área que lo

solicita

Participa en las

reuniones de

seguimiento del

Sistema

FIN

(79)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Equipo de

Computo

(80)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRTIVOS

Procedimiento:

XVI. Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Equipo de

Computo.

Objetivo :

Planear, Dirigir y llevar a cabo los Mantenimientos

Preventivos al Equipo de Computo de las difere ntes

Direcciones y Delegaciones.

Partes que intervienen:

• Coordinación de Soporte Técnico

• Usuario

(81)

En caso que no se pueda reparar con la asesoría, se genera la Orden de Servicio, y se define si el problema es una falla de Sistemas Coordinador de Soporte Técnico

03

Recibe reporte de alguna falla en el

funcionamiento del equipo; y define el tipo de falla y se asesora al Usuario para que el mismo resuelva el problema.

Hace las gestiones necesarias para la Contratación del Servicio de una Póliza de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de acuerdo a los lineamientos de la Dirección General de Informática (DGI) y Oficialía Mayor.

INICIO

Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Equipo de Computo

Dirección:

Servicios Administrativos

Hoja: 1 de 3

(82)

Si la falla es del Software se intenta arreglar. Coordinador de Soporte Técnico

08

Se evalúa el equipo y se define el tiempo en que se debe dar la solución. En caso de tener garantía el tiempo de respuesta no debe exceder los tres días, en caso de no contar con la Póliza, dependerá de la falla que presente y la viabilidad de la reparación. Coordinador de Soporte Técnico

07

En caso de que no cuente con la Póliza, se agenda la revisión al equipo, dependiendo de la prioridad que se tenga el trabajo que se este realizando el equipo.

Si la falla es de Hardware, se revisa si el equipo que presenta la falla esta incluido en alguna Póliza y en caso positivo se remite al Proveedor del servicio.

INICIO

Dirección:

Servicios Administrativos

Hoja: 2 de 3

(83)

Se reinstala Software si es necesario; previo respaldo de la información que tenga el equipo.

INICIO

Dirección:

Servicios Administrativos

Hoja: 3 de 3

(84)

Si

No

Coordinador Soporte Técnico

Usuarios

XVI. Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Equipo de Computo.

COORDINACION DE SOPORTE T ÉCNICO.

INICIO

Reporta falla en el

funcionamiento del equipo

Asesora al Usuario para

que el mismo resulva el problema

Procede

Asesoria

Es algo sencillo el

Usuario resuelve el mismo

FIN

Se define si el problema es una falla

de Sistema o del Hardware el nivel

de dificultad de ella.

A

(85)

Proveedor del Servicio

Si

No

Coordinador Soporte Técnico

XVI. Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Equipo de Computo.

COORDINACION DE SOPORTE T ÉCNICO.

B

Procede

Poliza

Se remite al Proveedor de

Servicio

Si la falla es de Hardware se

revisa que el equipo este

incluido en alguna poliza

Se agenda para revisión de equipo

Resuelve dependiendo la falla que

presente y la viabilidad de la reparación

Evalua y define el tiempo en

que debe de dar solución

(86)

Coordinador Soporte Técnico

XVI. Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Equipo de Computo.

COORDINACION DE SOPORTE T ÉCNICO.

En los casos de falla de Software,

se intentara arreglar.

Si es necesario se reinstalara el

Software, previo respaldo de la

Información que tenga el equipo

INICIO

(87)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Asesoría y Análisis de Problemas en el Manejo de

Software

(88)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

XVII. Asesoría y Análisis de problemas en el Manejo de Software.

Objetivo :

Asesorar y Analizar los problemas que se le presenten a los

Usuarios en el Manejo de Software para su pronta solución

y así poder optimizar el tiempo y resultados.

Partes que intervienen:

(89)

Asesora y Analiza los problemas que se le presenten los Usuarios en el Manejo de Software.

Analista Técnico 03

Realiza la Instalación del Software, asi como los accesos para el mejor aprovechamiento y utilización de los mismos.

Desarrolla Planes Estratégicos sobre mejoras en la utilización de Software para los

Usuarios. Analista Técnico

01

INICIO

Nombre del Procedimiento: Asesoría y Análisis de Problemas en el Manejo de Software

Dirección:

Servicios Administrativos

Hoja: 1 de 1

(90)

Si

No

Analista Técnico

XVII. Asesoría y Análisis de Problemas en el Manejo de Software.

COORDIANCION DE SOPORTE TECNICO

INICIO

Desarrolla Plan Estrategico

sobre mejoras en la

utilización de Software

Realiza la Instalación

Del Software

Proporciona asesoría

del Software instalado

Se presenta

un problema

FIN

Asesora los problemas

de los Usuarios en el

Manejo de Software

Analiza

y

resuelve

FIN

(91)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Mantenimiento de Software

(92)

DIRECCION SE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

XVIII. Mantenimiento de Software.

Objetivo :

Efectuar el Mantenimiento Preventivo y Correctivo del

Software para su óptimo funcionamiento.

Partes que intervienen:

• Analista Técnico

• Coordinador de Soporte Técnico

(93)

Realiza las operaciones programadas para el Mantenimiento Correctivo del Software para su óptimo funcionamiento.

En caso que no se pueda reparar con la asesoría, se genera orden de servicio y se define en la falla del Software y el nivel de dificultad.

Recibe del Usuario reporte de alguna falla en el funcionamiento del Software; define el tipo de falla y se asesora al Usuario para que el mismo resuelva el problema.

INICIO

Nombre del Procedimiento: Mantenimiento de Software

Dirección:

Servicios Administrativos

Hoja: 1 de 1

(94)

Coordinador de

Soporte Técnico

Si

No

Analista Técnico

Usuario

XVIII. Mantenimiento del Software.

COORDINCION DE SOPORTE TECNICO

INICIO

Reporta falla

Es algo sencillo el

Usuario resuelve el mismo

Proporciona asesoría al

Usuario para que el mismo

resuelva el problema

Recibe reporte

y lo turna

Procede

asesoría

Elabora Orden de Servicio

Define la falla y realiza el

Mantenimiento del equipo

Si es necesario reinstala el

Software, previo respaldo de

la infomación del equipo

(95)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Elaboración y Seguimiento del Programa Anual de

Adquisiciones de la Dirección.

(96)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

XIX. Elaboración y Seguimiento del Programa Anual de

Adquisiciones.

Objetivo :

Proveer con oportunidad los Recursos Materiales

necesarios para el correcto desempeño de las funciones y

cumplimiento de los objetivos trazados.

Partes que intervienen:

• Responsable de área

• Auxiliar Administrativo

• Oficialía Mayor

(97)

Captura en el Sistema de Inventarios los bienes adjudicados.

Auxiliar Administrativo 04

Realiza las Adquisiciones

correspondientes cumpliendo con la

Normatividad en la Materia, asigna número de inventario a los bienes y los adjudica a la Dependencia solicitante de la cual se obtuvieron los Recursos Presupuestados. Oficialía Mayor

03

Integra el Costo de las Adquisiciones al Presupuesto Anual de la Dependencia que es aprobado por la Secretaría de Planeación y Finanzas (SPF).

Elabora con base en las necesidades

formuladas por cada Área el Programa Anual de Adquisiciones de Bienes Muebles e Inmuebles.

INICIO

Nombre del Procedimiento: Elaboración y Seguimiento del Programa Anual de Adquisiciones

Departamento: Administrativo

Dirección:

Servicios Administrativos

DCEG

(98)

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

XIX. Elaboración y Seguimiento del Programa Anual de

Adquisiciones de la Dirección.

Responsables

de Área

Auxiliar

Administrativo

Oficialía Mayor

S.P.F*

*

Secretaria de Planeación y Finanzas

Elaboran

solicitud de

necesidades

Firma

resguardo de

bienes bajo su

responsabilidad

Elabora

programa anual

de

adquisiciones

Captura en

sistema de

inventarios

Realiza

adquisiciones

adjudica bienes

a la

Dependencia

Autoriza

presupuesto

de la

Dirección

Elabora

resguardo

INICIO

FIN

(99)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Dirección:

Servicios Administrativos

Procedimiento:

Control y Distribución de la Dotación de Combustible.

(100)

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento:

XX. Control y Distribución de la Dotación de Combustible.

Objetivo :

Distribuir y Controlar la Dotación de Combustible para las

actividades que así lo requieran.

Partes que intervienen:

• Titular de la Dirección de Servicios Administrativos

• Auxiliar Administrativo

(101)

Anota en el registro de Control de Combustible.

Una vez autorizado entrega la cantidad de vales autorizados a quien corresponda. Auxiliar Administrativo 03 Autoriza.. Director de Servicios Administrativos 02

Recibe la Solicitud de Combustible para realizar alguna Comisión.

INICIO

Nombre del Procedimiento: Control y Distribución de la Dotación de Combustible.