TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Texto completo

(1)

CONVENCIONES

1-2021

001 ACTAS

03 Actas Comisión de Personal X X 1 9 X X La serie documental se conserva en su totalidad

porque soporta decisiones administrativas

Convocatorias

Actas X

Anexos al Acta X

08 Actas Comité Convencional

X X 1 9 X X La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas

Citaciones a Comité X

Actas de comité Convencional X X

Anexos al Acta X X

Solicitudes para Estudio de Comité Convencional

X X

13 Actas Comité Nacional de evaluación del Sistema Salarial Evaluación por Meritos (SSEMI)

X X 1 9 X X

La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativa

Acta X X

Anexos al Acta X X

014 ASIGNACIÓN DE PRIMA TÉCNICAS X 5 0 X

Se elimina porque pierde vigencia administrativa. El original de la resolución de asignación queda en el consecutivo de Resoluciones y una copia de la misma se conserva en el expediente de la historia laboral

Solicitud del Funcionario X

Concepto Técnico X

Solicitud de Certificación de Estudios y Experiencia

X

Solicitud de Disponibilidad Presupuestal x

Certificado de Disponibilidad Presupuestal X

Resolución de Adjudicación X

(2)

03 Certificación laborales

X 5 0 X

Surtidos los tramites y cumplidos los tiempos de retención se pueden eliminar, no generan valor secundario

Solicitud de Expedición de bono X

Expedición de Bono X X

Remisión de Bono X X

061 ELECCIÓN DE REPRESENTANTES

01 Elección de Representantes Comisión de

Personal X 2 1 X

Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. No genera valores secundarios.

Convocatorias a Elección X

Inscripciones de Candidatos X

Formato Verificación de Candidatos inscritos X X

Instructivo Electoral X

Modelo de Voto X

Designación de Jurados X X

Avisos de Invitación a Comisiones Electorales X

Acta de Instalación de Mesa X X

Registro General de Jurados X

Actas de Comisión Escrutadora X X

Formato de Recibo y/o Devolución de documentos Electorales

X X

Registro de Sufragantes X X

Registro General de Votantes X X

Actas de Escrutinio General X X

Lista General de Votantes X X

Comunicación de Notificación de Elección X

Resolución de Conformación Oficial de la Comisión de Personal por Regional

(3)

CONVENCIONES

092 HISTORIAS LABORALES X 1 79 X X

Se conserva totalmente, como evidencia del proceso de talento humano, genera valores secundarios de carácter legal, fiscal e histórico. Fuente de consulta para garantizar derechos de los ex funcionarios

-Capítulo I. Trayectoria Laboral-

Solicitud empleo X

Formato Único de Hoja de Vida X

Copia Cédula de Ciudanía X

Constancias de Trabajo X

Antecedentes Disciplinarios X

Resultados Concurso X

Solicitud Examen Médico X

Resultado Examen Médico y Renuncias Médicas

X

Resolución de Elegibilidad X

Contrato o Resolución de Nombramiento X

Acta de Posesión de Nombramiento X

Adición a Contrato X

Inscripción en Carrera Administrativa X

Resolución Inscripción Carrera Administrativa X

Notificación de Resolución Inscripción X

Felicitaciones X

Resoluciones de Ascenso X

Resolución de Incorporación a Planta de Personal

X

Solicitudes de Traslado X

Resoluciones de Encargo X

Acta de Posesión de Encargo X

Resolución de Terminación de Encargo X

(4)

Resolución de Terminación de Nombramiento Provisional

X

Certificaciones laborales X

Declaración de Bienes y Rentas X

Resoluciones de Traslado X

Actualización Carrera Administrativa X

Autorizaciones Embargos X

Comunicación y Resolución de Sanciones X

Llamadas de Atención X

Orden Judicial de Embargo X

Levantamiento de Embargo X

Resolución Insubsistencia X

Notificación de Resolución de Insubsistencia X

Resolución de Aceptación Renuncia X

Notificación Insubsistencia X

Examen Médico de Egreso X

Paz y Salvo Administrativo X

-Capítulo II. Educación- Capacitación-Evaluación del Desempeño

Certificados de Estudio y Diplomas X

Solicitudes Inscripción Cursos de Capacitación X

Cartas de Compromiso de Cumplimiento Capacitación

X

Permisos de Capacitación X

Resoluciones de Apoyo de Capacitación Pregrado Postgrado

X

Resoluciones de Comisiones de Estudio X

Solicitudes de Beca de Estudios X

Evaluación del Desempeño X

(5)

CONVENCIONES

Recursos Contra Evaluación del Desempeño X

Resolución que Resuelve el recurso X X

Acta de Notificación X X

Solicitud de Impedimento X X

Resolución de Impedimento y Designación de Nuevo Evaluador

X

Comunicación Remisoria de la Resolución X X

-Capítulo III. Vacaciones-Licencias y

Resoluciones de Vacaciones X

Notificación Resoluciones X

Autorizaciones por Vacaciones Anticipadas X

Solicitudes Licencias X

Resoluciones de Licencias X

Autorizaciones Permisos X

-Capítulo IV. Pagos y Deducciones-

Liquidaciones de Cesantías X

Formularios Declaraciones de Renta X

Solicitudes Liquidación y Pago Cesantías X

Resolución y Pago Cesantías X

Afiliación Fondo de Vivienda X

Afiliación Fondo de Cesantías X

Afiliación Fondo de Pensión X

Afiliación Fondo Nacional del Ahorro de Vivienda

X Resolución Pago por Bonificación y Prima de

Antigüedad

X

Solicitud de cuota parte Pensional X

Respuesta a Solicitud de Cuota Parte Pensional

(6)

-Capítulo V. Bienestar Social e

Inscripción y Retiro Seguro Social o EPS X

Recomendaciones Médicas y Tratamientos Especiales

X

Informes Accidentes Laborales X

Incapacidades Laborales X

Registros Civiles Funcionarios, Matrimonio e Hijos

X

Resoluciones Auxilio Funerario X

Resoluciones Préstamos Calamidad Doméstica

X

143 NOVEDADES DE PERSONAL

01 Novedades de Personal de las Regionales X 1 0 X

Eliminar cumplido el tiempo de retención. La información es consolidada en la Planta de Personal de la Entidad y los actos

administrativos reposan en la Historia Laboral de los funcionario Solicitudes Regionales X Verificación de requisitos X Conceptos Técnicos X Autorizaciones X Actos Administrativos X Respuestas a Solicitudes X

Informe Consolidado de Novedades 02 Novedades de Personal de la Dirección

General

X 1 0 X

Eliminar cumplido el tiempo de retención. La información es consolidada en la Planta de Personal de la Entidad y los actos

administrativos reposan en la Historia Laboral de los funcionario

Solicitudes X

(7)

CONVENCIONES Conceptos Técnicos X Autorizaciones X Actos Administrativos X Respuestas a Solicitudes X Informe Consolidado

03 Sollicitudes Autorizaciones para Nombramiento

X 1 0 X

Eliminar cumplido el tiempo de retención. La información es consolidada en la Planta de Personal de la Entidad y los actos

administrativos reposan en la Historia Laboral de los funcionario

Postulación para Encargo X

Sollicitudes Permiso a la CN S C para Proveer Cargo

X

Autorización Comisión Nacional Servicio Civil X

Conceptos Técnicos X

Resolución es de Nombramiento o Encargo X X

167 PROCESO MERITOCRATICO

01 Proceso Meritocrático Directores de Área X X 1 4 X

Documentos de trámite. Se conserva la documentación que soporta el proceso en la historia laboral de la persona seleccionada y cumplido el tiempo de retención se eliminan los documentos restantes en soporte físico porque no soportan valores secundarios.

Resolución de Apertura del Proceso X X

Presentación de Candidatos X

Hoja de Vida de Candidatos X X

Acta de Evaluación de candidatos X X

Remisión de Acta a la Función Pública X X

Resultado de exámenes de la Función Publica X X

(8)

02 Proceso Meritocrático Directores Regionales X X 1 4 X X

Documentos de trámite. Se conserva la documentación que soporta el proceso en la historia laboral de la persona seleccionada y cumplido el tiempo de retención se eliminan los documentos restantes en soporte físico porque no soportan valores secundarios.

Registro General de Vacantes X X

Avisos Públicos de Convocatorias X X

Inscripciones a Concurso X

Soportes de Inscripción X

Hoja de Vida de Aspirantes X X

Listado de Admitidos y no Admitidos X X

Reclamos X X

Respuestas a Reclamos X X

Registro de Citación a Pruebas X X

Informe de Resultados de Pruebas X X

Consolidado de Resultados de Pruebas X

Conformación de lista de Elegibles X X

Reclamos X X

Contestación de reclamos X X

Notificación de Elegibilidad y Conformación de Terna

X X

Remisión de Terna a Gobernadores X X

Selección de Candidato y Remisión a Dirección General

X X

03 Proceso Meritocrático Subdirectores de

Centro X X 1 4 X X

Documentos de trámite. Se conserva la documentación que soporta el proceso en la historia laboral de la persona seleccionada y cumplido el tiempo de retención se eliminan los documentos restantes en soporte físico porque no soportan valores secundarios.

(9)

CONVENCIONES

Avisos Públicos de Convocatorias X

Inscripciones a Concurso X X

Soportes de Inscripción X

Informe de Admitidos y no Admitidos X

Reclamos X X

Respuestas a Reclamos X X

Registro de Citación a Pruebas X X

Informe de Resultados de Pruebas X X

Consolidado de Resultados de Pruebas X X

Conformación de lista de Elegibles X

Reclamos X X

Contestación de reclamos X X

Notificación de Elegibilidad X X

Remisión de Terna la directora General X

Resolución de Nombramiento X X

40 CONTRATOS

03 Contratos de Trabajadores Oficiales X 1 79 X X

Cumplido el tiempo de retención se hace una selección cualitativa, de aquellos contratos cuya cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de la misión de la entidad y generan valor secundario como fuente histórica de consulta

Aviso de Traslado Horizontal X X

Listado de elegibles X X

Acta de Inscripciones X X

Hojas de Vida de Aspirantes Inscritos X X X

Listado de Admitidos X X

Reclamaciones X X

(10)

Prueba Psicotécnica X X Registro de Resultados de aplicación de

Pruebas Psicotécnica

X X

Prueba de Conocimiento Técnico teórico y Practico X X Lista de Resultados X X Reclamaciones X X Respuesta a Reclamaciones X X Citaciones a Entrevista X X

Formato de Resultados de Entrevista X X

Formato de Calificación de Hoja de Vida X X

Lista de Resultado de la Calificación X X

Informe de Resultados X X

Acta Final del Concurso X X

Lista de Elegibles X X

Modificación del Contrato X X

Contrato a termino Indefinido X X

Ascensos

Solicitudes de Ascenso X

Planillas de Evaluación de T.O. X

Modificaciones al Contrato X X

191 RELACIONAMIENTO CON

ORGANIZACIONES SINDICALES

02 Permisos Sindicales X 1 0 X

Surtido el trámite, se elimina porque pierde sus valores administrativos y no genera ningún valor secundario.

Solicitudes de Permiso X X

Resoluciones de autorización X X

(11)

CONVENCIONES 01 Dotación de Ropa de Trabajo y Elementos de

Protección X 2 0 X

Documentos de tramite y gestión administrativa , cumplidos los tiempos de retención se pueden eliminar,

Solicitudes de dotación X

Solicitud de conceptos Técnicos X

Conceptos Técnicos X

Certificación de Cumplimiento de Requisitos X

Consolidado de solicitudes aprobadas X

Remisión a Dirección Administrativa y Financiera

X

066 EVALUACIONES

11 Evaluaciones De Gerentes Públicos X X 1 0 X

Documentos de trámite, cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. Evidencia datos estadísticos que están soportados en informes anuales de gestión.

Acuerdos de Gestión de Gerentes Públicos Instrumentos de Formalización de Acuerdos

de Gestión para la Evaluación

X Instrumento de Concertación y Evaluación de

Acuerdos de Gestión

X Solicitudes de Evaluación

Notificación de Resultados de la Evaluación X

Recurso de Reposición X

Respuesta a Recursos X

104 INFORMES

08 Informes de Gestión X 1 4 X

Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención.

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