SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Arq. Juan José Rodas Sánchez Lic. Luis Alfonso Rodas Guzmán Lic. Carlos Antonio Rodas Mejía
Puesto funcional que ocupa:
Subdirector
Dirección de Planificación Dirección de Planificación Director
Secretario de Bienestar Social Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República Fecha: Firma:
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
32 Calle 9-34 Zona 11 “Colonia Las Charcas”
Teléfono: 24143535 Ext. 3523/3615
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ÍNDICE
1. PRESENTACIÓN ... 2
2. OBJETIVOS DEL MANUAL ... 3
3. CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL ... 4
4. ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN ... 4
5. BASE LEGAL DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN ... 5
6. MISIÓN Y VISIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN ... 7
6.1 Misión ... 7
6.2 Visión ... 7
7. OBJETIVOS DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN ... 7
8. FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN ... 8
9. USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN ... 9
9.1 Internos ... 9
9.2 Externos ... 9
10. COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS ... 10
10.1 Procedimiento para la Elaboración de Planes Institucionales ... 10
10.2 Procedimiento de Programación y Ejecución de Metas Físicas Institucionales ... 12
10.3 Procedimiento de Formulación de Anteproyecto de Presupuesto ... 14
10.4 Procedimiento Administrativo para Gestión de Donaciones y Cooperación ... 16
10.5 Procedimiento de Formulación de Planes de Emergencias ... 22
10.6 Procedimiento de Monitoreo y Evaluación ... 25
10.7 Procedimiento de Diseño y Cuantificación de Infraestructura ... 27
10.8 Procedimiento de Supervisión de Trabajos de Infraestructura ... 30
10.9 Procedimiento de Solicitud de Información ... 33
11. ANEXOS ... 35
12. GLOSARIO DE SIGLAS ... 36
13. GLOSARIO DE TÉRMINOS ... 37
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1.
PRESENTACIÓN
La Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República –SBS-, es creada como un
órgano administrativo bajo las órdenes de la Presidencia de la República de Guatemala, tiene
como objetivo esencial coadyuvar en la protección integral y especial de la niñez y adolescencia
en su entorno familiar, mediante la restitución y el goce de sus derechos, asimismo contribuye en
la reinserción de los adolescentes en conflicto con la Ley Penal, a través de sus programas,
servicios y mediante el desarrollo de procesos de formulación, planificación, dirección y ejecución
de políticas y programas dirigidos a la niñez y adolescencia.
Para cumplir con el objetivo esencial es necesario contar dentro de la entidad para el adecuado
ejercicio de sus actividades, con herramientas técnicas que le permitan una gestión eficaz y
eficiente. Entre estas herramientas de carácter administrativo figuran los Manuales de Normas y
Procedimientos.
El Manual de Normas y Procedimientos, es un instrumento técnico normativo de gestión
institucional que tiene como objetivo optimizar procesos, fijar objetivos, facilitar la labor de
capacitación de personal, motivar a los servidores a través del conocimiento de sus funciones y
procesos, delimitar responsabilidades.
La Dirección de Planificación espera el efectivo y consciente cumplimiento de los procedimientos
detallados en el presente Manual para alcanzar los objetivos institucionales, remarcando que el
trabajo solidario y comprometido de todo el personal es fundamental en la tarea de mejorar la
calidad del servicio a nuestra población meta.
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2.
OBJETIVOS DEL MANUAL
GENERAL
Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada los procedimientos a cargo de la Dirección de
Planificación, a fin de evitar o reducir la aplicación de diversos criterios que provoquen confusión
en las personas que intervienen en los mismos.
ESPECÍFICOS
1.
Servir como orientación a los colaboradores de nuevo ingreso, para facilitar su
incorporación y aumentar su conocimiento para desarrollar las diferentes actividades de la
Dirección de Planificación.
2.
Permitir realizar las tareas principales de manera adecuada de la Dirección de
Planificación.
3.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria.
4.
Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia.
5.
Aumentar la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben de hacer y cómo
deben de hacerlo.
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4
3.
CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL
Dirigido a los servidores de las Subsecretarías y Direcciones de la Secretaría de Bienestar Social
de la Presidencia de la República y para los analistas de la Dirección de Planificación.
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5
5.
BASE LEGAL DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
La Constitución Política de la República de Guatemala
1, la Ley de los Consejos de Desarrollo
Urbano y Rural
2, la Ley Marco de los Acuerdos de Paz
3, el Código Municipal
4, la Ley General de
Descentralización, el marco de gestión es el conjunto de instrumentos que definen los
lineamientos y elementos para orientar la planificación en el país.
Adicionalmente el Decreto Número 114-97, del Congreso de la República, establece que la
Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-, es el órgano rector de
planificación del Estado
5y de apoyo a las atribuciones de la Presidencia de la República.
El Acuerdo Gubernativo 877-98 de SEGEPLAN, asigna a las direcciones técnicas la función de
elaborar el Programa de Inversiones Públicas y Multianual
6.
La Ley Orgánica del Presupuesto
7, regula el proceso de formulación, ejecución y liquidación del
presupuesto general de ingresos y egresos del Estado, así como lo relativo a la recaudación de
los ingresos públicos. Referente al sistema de cooperación norma la gestión y ejecución de la
cooperación Internacional No Renovable en lo referente al proceso presupuestario.
En el artículo 3 y 4 del Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto
8, establece entre otros
aspectos, que la Dirección de Planificación es responsable de asesorar a la máxima autoridad, en
materia de políticas, planes, programas y proyectos en el contexto de la planificación y
presupuesto por resultados, y se le asignan funciones específicas.
El Acuerdo Gubernativo 101-2015. “Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría de Bienestar
Social de la Presidencia de la República” establece un funcionamiento articulado, racional y
eficiente, con asistencia de equipos multidisciplinarios, que optimizan estrategias y programas
para garantizar la administración de un servicio eficiente en los Centros Integrales que atienden a
la Niñez y Adolescencia amenazada y vulnerada en sus derechos.
1 De acuerdo con la Constitución Política de la República, en el Artículo 134, literal b) que se refiere a la “Obligatoriedad de los municipios y entidades descentralizadas y autónomas a mantener una estrecha coordinación con el órgano de planificación del Estado”, que es SEGEPLAN.
2 La Ley de Consejos de Desarrollo Urbano y Rural, asigna como objetivo del Sistema de Consejos de Desarrollo, el propósito de “Organizar y coordinar la administración pública, mediante la formulación de políticas de desarrollo, planes y programas presupuestarios, así como la coordinación interinstitucional pública y privada”.
3 Esta Ley se articula con el Sistema de Gestión Territorial y el de Planificación y Programación territorial a través del objeto de la Ley, que dice, entre otros, “Garantizar el desarrollo integral de la persona y cimentarse sobre el desarrollo participativo que promueva el bien común y, que responda a las necesidades de la población”.
4 El Código Municipal establece en el artículo 35, las atribuciones generales del Concejo Municipal, y en las literales d), e) y j) lo que se refiere al control, fiscalización, planificación, programación, reglamentación, control y evaluación de los servicios públicos, presupuestación y administración para la prestación de servicios.
5 De acuerdo con el Decreto 114-97 Ley del Organismo Ejecutivo Artículo 14, literal h) que se refieren a “Coordinar el proceso de planificación y programación de la inversión pública a nivel sectorial y público y territorial”, y m) “Realizar las funciones y atribuciones que la Constitución Política de la República atribuye al Órgano de Planificación del Estado…”.
6 Para más detalle es importante referirse al Marco Legal del Sistema Nacional de Inversión Pública y la Ley Orgánica de Presupuesto, en los que se detallan los aspectos relacionados con la inversión pública y el presupuesto.
7 Decreto 101-97, “Ley Orgánica del Presupuesto”, reformada por el Decreto Número 13-2013. 8 Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo No. 540-2013.
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En el marco de seguridad laboral y la seguridad de todos los centros y hogares pertenecientes a
la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República, se tienen acciones de
prevención en caso de la ocurrencia de algún daño físico o desastre, basado en la Ley de la
Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres y su Reglamento
9.
También, para regular internamente los procedimientos técnicos y administrativos en gestión de
donaciones y cooperación nacional e internacional, se toma como base el Manual de Registro de
Donaciones
10del Ministerio de Finanzas Públicas.
9 Decreto Legislativo 109-96, “Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado”, Acuerdo Gubernativo 49-2012, “Reglamento de la Ley de la Coordinadora para la Reducción de Desastres”.
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7
6.
MISIÓN Y VISIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
6.1
Misión
Somos una Dirección comprometida en brindar soporte a los programas y
proyectos en función del marco técnico conceptual conforme a los lineamientos
establecidos por la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República,
a través de la formulación, monitoreo y evaluación del plan estratégico
institucional, programas, proyectos y el plan operativo de la Secretaría.
6.2
Visión
Ser una Dirección confiable y eficiente en la formulación, monitoreo y evaluación
del plan estratégico institucional, programas, proyectos y el plan operativo de la
Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la República, que permita darle
seguimiento al cumplimiento de los objetivos y fines de la Secretaría en atención a
normas, políticas y leyes aplicables.
7.
OBJETIVOS DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
General
Formular, monitorear y evaluar los planes estratégicos, programas, proyectos y planes operativos
de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República, así como brindar soporte a
los programas y proyectos en función del marco técnico conceptual conforme a los lineamientos
proporcionados por la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia.
Específicos
1.
Coordinar la elaboración del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Estratégico de Direcciones
y Departamentos de la Institución, acorde con los lineamientos del Plan de Gobierno y lo
establecido por –SEGEPLAN-.
2.
Procesar y ordenar la información recopilada de los programas para generar estadísticas
útiles al Despacho Superior, Organismo Ejecutivo e Instituciones dedicadas al registro y
control estadístico de los procesos de protección social.
3.
Revisar y evaluar la estructura organizacional y administrativa de la Secretaría de
Bienestar Social de la Presidencia de la República, y proponer los cambios y las
estrategias que mejor se adapten al Plan de Gobierno.
4.
Establecer los mecanismos de control, monitoreo, y evaluación que permita darle
seguimiento al cumplimiento de los objetivos de los Departamentos a cargo de la
institución, enfocados a la optimización y al uso eficiente de los recursos.
5.
Promover la participación de convenios de cooperación con las diferentes instituciones y
organizaciones (nacionales e internacionales) asociaciones, comités y grupos organizados,
para que en forma conjunta se implementen y desarrollen planes y acciones dirigidos a la
niñez y adolescencia.
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8.
FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
1.
Orientar y capacitar al personal de las unidades técnicas y administrativas de la
institución, en la formulación de planes estratégicos, operativos, programas y proyectos,
medios de verificación, monitoreo y evaluación, así como generar capacidades en materia
de gestión de proyectos de desarrollo social, de gestión, administración y políticas
públicas.
2.
Proponer mecanismos para llevar a cabo el análisis estratégico institucional, con miras al
fortalecimiento institucional.
3.
Formular y dar seguimiento al Plan Operativo Anual -POA- de la Secretaría.
4.
Evaluar la organización interna de la Secretaría y proponer la estructura funcional que
responda a las necesidades de la misma.
5.
Asesorar al Despacho Superior y Direcciones en materia de planificación estratégica y
operativa, así como en el monitoreo y evaluación de programas y proyectos.
6.
Programar, supervisar, monitorear y evaluar los programas, planes y proyectos de la
Secretaría.
7.
Proponer e implementar mecanismos confiables de recolección, manejo, registro, tutela y
disposición de información estadística.
8.
Generar formatos de salida de información estadística para su sistematización y
generación de informes.
9.
Coordinar con la Dirección de Recursos Humanos la capacitación del personal técnico y
administrativo de la institución, en el manejo de información estadística.
10.
Verificar el estado físico de las instalaciones de la institución y proponer medidas
preventivas para garantizar su óptimo funcionamiento con enfoque de gestión de riesgo,
emitiendo los dictámenes técnicos correspondientes.
11.
Elaborar dictámenes técnicos sobre las instalaciones de los Centros de Cuidado Infantil
Diario.
12.
Elaborar diseños de infraestructura, remodelaciones, instalaciones, etcétera, requeridos
por el Despacho Superior, incluyendo presupuestos de costo ajustados a condiciones de
mercado.
13.
Gestionar proyectos institucionales en función del marco estratégico y mandato legal de la
Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República.
14.
Proponer y gestionar convenios de cooperación con instituciones gubernamentales y no
gubernamentales, nacionales e internacionales.
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15.
Dar seguimiento y evaluar cuantitativa y cualitativamente el logro y cumplimiento de
políticas, convenios, programas, procesos y acciones en relación a las metas y objetivos
trazados.
16.
Velar por el cumplimiento de la normativa establecida para la gestión de riesgo y cambio
climático aplicable a la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República, en
los centros de atención y servicio de la institución a nivel nacional.
17.
Coordinar la estrategia de análisis de riesgo y sentar las bases para la construcción de
escenarios de riesgo en área de su competencia, y documentar sus características.
18.
Diseñar planes de emergencia y/o contingencia, rutas de evacuación, simulacros, difundir
y capacitar sobre procedimientos para su ejecución en casos de desastre.
19.
Todas aquellas funciones de su competencia que le sean asignadas por el Secretario de
Bienestar Social.
9.
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS DE LA DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN
9.1
Internos
Todo el personal que conforma la Dirección de Planificación, Direcciones Técnicas,
Administrativas y Subsecretarías de la Secretaría de Bienestar Social de la
Presidencia de la República.
9.2
Externos
Ministerio de Educación, Ministerio de Salud, CONRED y cualquier otra institución
pública o privada que requiera coordinación con la Secretaría de Bienestar Social
de la Presidencia de la República en beneficio de la misma.
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10.
COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS
10.1
Procedimiento para la Elaboración de Planes Institucionales
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No. 1
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE PLANES
INSTITUCIONALES
Objetivo: Cumplir con la normativa del Decreto Número 101-97, “Ley Orgánica del Presupuesto” y lineamientos de formulación propuestos por la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-.
Normas específicas: Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, lineamientos de formulación propuesto por -SEGEPLAN- y Artículo 76, Acuerdo Gubernativo 101-2015.
Responsable: Director(a) Dirección de Planificación
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Paso No. Puesto
funcional Descripción
INICIO
1
Dirección de
Director(a)
Planificación
Diseña el proceso de formulación de Planes Institucionales en
base a lineamientos provistos por MINFIN en relación a temas
financieros y SEGEPLAN en función de temas estratégicos.
2
Encargado de
Estadística
Formula método y herramientas de recopilación de información
basada en lineamientos de planificación y la requiere Direcciones
y Departamentos Sustantivos de la SBS.
3
Directores y
Jefes de
Departamentos
Ingresa información a los instrumentos elaborados por el
Encargado de Estadística, definiendo los resultados, productos,
subproductos y metas.
4
Encargado de
Estadística
Consolida la información: recopilando y validando la información
de cada Subsecretaría a través de las Direcciones y
Departamentos.
5
Presenta planes institucionales por Direcciones y Departamentos
sustantivos de la SBS.
6
Director(a)
Dirección de
Planificación
Consolida planes (POM, PEI, POA) de la Secretaría.
7
Presenta Planes y proyecto de resolución aprobatoria al
Secretario de Bienestar Social para su aprobación.
8
Secretario de
Bienestar Social
Emite resolución aprobatoria de los planes.
9
Remite planificación basada en lineamientos a SEGEPLAN
MINFIN
12y CGC
13.
11,
10
SEGEPLAN
Admite la planificación institucional y propone mejoras.
FIN
11 Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia. 12 Ministerio de Finanzas Públicas
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12
10.2
Procedimiento de Programación y Ejecución de Metas Físicas
Institucionales
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No. 2
PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN,
REPROGRAMACION Y EJECUCIÓN DE METAS FÍSICAS
INSTITUCIONALES
Objetivo: Cumplir con la normativa de la Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio fiscal correspondiente a cada año.
Normas específicas:Art. 5 y 27 del Decreto 101-97, Art. 5 Distribución Analítica Anual. Literal g), Artículo 76, Acuerdo Gubernativo 101-2015
Responsable: Encargado de Estadística
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Paso No. Puesto funcional Descripción
INICIO 1 Encargado de Estadística
Propone técnicamente las reprogramaciones, programación y/o reprogramación de metas físicas de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República, acorde a cronograma de formulación.
2 Dirección de Director Planificación
Redacta propuesta de “Resolución aprobatoria de reprogramación de metas físicas” y traslada a Secretario de Bienestar Social conjuntamente con lo modificado CO2F14.
3 Secretario de Bienestar Social
Aprueba resolución para autorizar la reprogramación de metas físicas.
4
Encargado de Estadística
Crea la cabecera de reprogramación de metas a nivel cuatrimestral por CC15.
5 Determina las metas mensuales que serán programadas para su ejecución en el cuatrimestre. 6 Ingresa mensualmente los datos de las actividades que tiene ejecución de metas en su producción por CC 7 Solicita y aprueba las metas reprogramadas por producto y subproducto por CC. 8
Encargado de Estadística
Crea cabecera en CC para programación cuatrimestral.
9 Ingresa los datos programados mensualmente para ejecutarse de forma cuatrimestral. 10 Solicita y aprueba las metas programadas por producto y subproducto por CC. 11 Crea cabecera por CC para ejecución mensual de metas físicas. 12 Ingresa datos de ejecución mensual de los productos y subproductos del CC. 13 Encargado de Estadística Solicita y aprueba las metas que tuvieron ejecución en el CC.
FIN
14 Comprobante de Modificación Física. 15
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14
10.3
Procedimiento de Formulación de Anteproyecto de Presupuesto
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No. 3
PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN DE ANTEPROYECTO
DE PRESUPUESTO
Objetivo: Cumplir con la normativa de la ley Orgánica del Presupuesto
Normas Específicas: Art. 24 Reglamento Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013, Art. 76 Acuerdo Gubernativo 101-2015.
Responsable: Encargado de Estadística
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Paso No. Puesto funcional Descripción
INICIO
1 Dirección Financiera Solicita a la Dirección de Planificación usuarios que participarán en la formulación del anteproyecto de presupuesto. 2 MINFIN16 Autoriza y crea usuarios.
3
Encargado de Estadística
Ingresa la información del Marco Estratégico Institucional (Formulario DTP 1-4) en plataforma –SICOIN-.
4 Ingreso o Actualización de resultados institucionales en plataforma -SIGES-. 5 Actualiza o crea centros de costo en plataforma –SIGES-.
6 Actualiza o crea productos y subproductos para los CC, en plataforma -SIGES-.
7 Vincula productos y subproductos a cada CC, en plataforma –SIGES-. 8 Ingresa metas físicas por producto y subproducto en cada CC a nivel multianual, en plataforma –SIGES-. 9
Dirección Financiera
Ingresa insumos, precios, activación de CC y distribución presupuestaria.
10 Envía anteproyecto de presupuesto en forma electrónica a migración de información de –SIGES- a plataforma –SICOIN-. 11 Encargado de Estadística Creación de Indicadores en –SICOIN- por Ingreso de datos de los Indicadores en –SICOIN-. 12 Dirección Financiera Concluye proceso en plataforma –SICOIN-.
FIN
16
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10.4
Procedimiento Administrativo para Gestión de Donaciones y
Cooperación
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No. 4
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA GESTIÓN DE
DONACIONES Y COOPERACIÓN
Objetivo: Gestionar y asesorar el proceso de adquisición de bienes, productos y servicios en calidad de donaciones que cumplan con los estándares de calidad para cubrir las diferentes necesidades de las actividades de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República, con el fin de mejorar los niveles de atención a la niñez y adolescencia guatemalteca.
Normas específicas: Todas las contenidas en el Acuerdo Ministerial Número 523-2014, “Manual de Registro de Donaciones”, de MINFIN.
Responsable: Encargado(a) de Donaciones y Cooperación Externa
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Paso No. Puesto funcional Descripción
INICIO 1
Parte Solicitante
Identifica necesidad(es) de apoyo de la cooperación nacional e Internacional.
Presenta la necesidad a su inmediato superior para que autorice la gestión de cooperación.
2 Procede a contactar posibles donantes para solicitar cooperación, según el tipo de necesidad identificada y se hará una solicitud específica o un proyecto(s).
3
Encargado(a) de Donaciones y Cooperación Externa
Asigna según se ajuste a la gestión de la donación;
a) Si es un requerimiento de apoyo único o eventual aplica a carta de intención de donar. Y debe estar acompañada del “Documento de Recepción de la Donación” (formulario Anexo 1) del manual de registro MINFIN.
b) Si es un apoyo continuo y programado, debe contar con un proyecto de cooperación y puede aplicar a carta de entendimiento o convenio de donación. Las donaciones con carta de entendimiento deben respaldarse con un Proyecto de Cooperación y formulario Anexo 1.
Nota: El convenio aplica cuando es Cooperación Internacional o se obligan fondos propios de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia.
4 Donante
Si corresponde “Carta de Intención de Donar” ésta;
Debe ser dirigida al Secretario de Bienestar Social, haciendo constar en la carta, el destino, uso, el tipo de bien, producto o servicio que se otorgará en donación así como el monto equivalente a la donación.
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5 Encargado(a) de Donaciones y Cooperación Externa
Si corresponde “Carta de Entendimiento o Convenio de Donación” Dará a conocer a la Dirección de Asesoría Jurídica del Despacho Superior el apoyo oportuno a la parte Solicitante para su formulación. Define formatos o guías de formulación de éstas herramientas legales.
6 Dirección de Asesoría Jurídica.
Solicita Opinión Técnica a la Dirección de Planificación con respecto a la redacción final de la carta de entendimiento o convenio de Donación.
La opinión técnica debe emitirse previamente a la firma del Convenio por el Secretario de Bienestar Social.
7 Dirección de Planificación
Revisa Carta de Entendimiento o Convenio de Donación y emite su “Opinión Técnica”.
a) La opinión técnica se emite en función de los objetivos institucionales y Proyecto de Cooperación.
b) Cuando es Cooperación Internacional, el Proyecto debe cumplir además, con especificaciones del Sistema de Gestión y Análisis de Cooperación Internacional
8 Dirección de Asesoría Jurídica
Presenta la Carta de Entendimiento o Convenio, acompañado de la opinión técnica al Secretario de Bienestar Social para suscripción o firma. De ser aprobado, remite copia a la parte solicitante y a la Dirección de Planificación para dar inicio a la “Ejecución del Proyecto de Cooperación”, su seguimiento y evaluación.
9 Encargado(a) de Donaciones y Cooperación Externa
Indica al Donante el lugar establecido por el Departamento de Almacén para la recepción de la Donación, e indica los mecanismos, medios, formas y fechas de entrega de productos, bienes o servicios.
Remite a la Dirección Administrativa la Documentación de Respaldo Completa de la Donación.
10 Administrativa Dirección Da instrucciones al Departamento de Almacén para la Recepción del producto y posterior elaboración del Acta de Recepción de los productos o bienes donados.
11 Departamento de Almacén
Verifica que la Documentación de la Donación se encuentre completa para la recepción de la misma.
Coordina la logística necesaria para la recepción de los bienes o productos donados, de igual manera se verifica la calidad y que coincida lo descrito en los documentos con lo físico.
Suscribe las actas correspondientes a la recepción de los bienes o productos donados.
Traslada copia certificada del acta y documentación de respaldo al Encargado(a) de Donaciones y Cooperación Externa de la Dirección de Planificación y al Departamento de Inventarios para registros en SICOIN.
12 Encargado(a) de Donaciones y Cooperación Externa
Solicita a la Dirección de Asesoría Jurídica, se emita Resolución de Aceptación de la Donación.
13 Dirección de Asesoría Jurídica Elabora resolución, una vez firmada por el Secretario de Bienestar Social, traslada copia certificada al Encargado(a) de Donaciones y Cooperación Externa.
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14 Encargado(a) de Donaciones y Cooperación Externa
Envía oficio a la Dirección de Crédito Público del MINFIN solicitando el Código de Fuente específica de la Donación. Adjunta formulario de solicitud y documentos de respaldo debidamente foliados, incluyendo la Resolución de aceptación de la donación.
15
Encargado(a) de Donaciones y Cooperación Externa
Al recibir respuesta de la Dirección de Crédito Público indicando el código asignado a cada donación procede a subir la información a SIGES.
a) Registra los bienes o productos que consten en el acta que certifica el Departamento de Almacén.
b) En el caso de bienes inventariables, debe identificar el número de gestión que genera SIGES y lo comunica al Departamento de Inventarios para operar el SICOIN. 16
Notifica a la Subdirección Financiera la complementación del proceso de registro en SIGES para su aprobación final, trasladando por medio de oficio el expediente físico foliado a la Subdirección Financiera.
17
Subdirección Financiera
Aprueba / autoriza la operación de registro en el SIGES. Si se recibieron bienes, traslada el expediente al Departamento de Inventarios instruyendo proceder al registro en el SICOIN.
18
Aprueba el registro de bienes en SICOIN así como; la generación de códigos y etiquetas.
a) Autoriza al Departamento de Inventarios a imprimir y etiquetar los bienes puestos en el Departamento de Almacén.
b) Remite el expediente de Donación y CUR de ingreso firmados a la Unidad de Donaciones y Cooperación Externa.
19 Departamento de Inventarios
Con el Número de Gestión recibido del Encargado(a) de Donaciones y Cooperación Externa e instrucción de Subdirección Financiera, registra los bienes inventariables en el SICOIN. Para generar códigos y etiquetas.
a) Traslada el expediente a la Subdirección Financiera.
b) Aprobado el registro por el Departamento de Inventarios, notifica al Departamento de Almacén la disponibilidad de los bienes.
c) La Subdirección Financiera notifica a la Unidad de Donaciones y Cooperación Externa la disponibilidad de los bienes.
20 Encargado(a) de Donaciones y Cooperación Externa
Notifica a la parte Beneficiaria la disponibilidad de los bienes y/o productos según el caso para su retiro.
Define mecanismos de seguimiento para hacer efectivo el retiro de bienes en el Departamento de Almacén hacia los beneficiarios.
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19
21 Beneficiarios
En todos los casos presenta al Departamento Almacén una Requisición debidamente autorizada por el Jefe Inmediato y VoBo. del Secretario de Bienestar Social, para el retiro de bienes o productos.
a) Si recibe Productos se retirarán únicamente con la Requisición.
b) Si recibe Bienes, además de la Requisición, gestionar ante el Departamento de Inventarios que éstos sean cargados en tarjetas de responsabilidad e indicar a quien serán cargados.
Con las respectivas firmas y sellos del
D
epartamento de Inventarios para poder ser retirados delDepartamento de almacén. 22 Departamento de Almacén
Notifica al encargado (a) de Donaciones y Cooperación Externa el retiro de bienes o productos, así como movimiento de la existencia de los mismos. Para que gestione mediante requisición el retiro de lo donado. (Para productos y bienes Presenta copia de Requisición).
23 Encargado(a) de Donaciones y Cooperación Externa
Registra el egreso de los Productos en el sistema –SIGES- en base a la copia de la Requisición entregada por el Departamento de Almacén.
Al momento del registro, se genera el número de “gestión del gasto” con el cual se retornará el expediente nuevamente a la Subdirección Financiera, lo que se hace hasta el retiro de la totalidad de los bienes otorgados para aprobación final.
24 Subdirección Financiera
Aprobado el gasto, genera los “Comprobantes Únicos de Registro” (CUR).
Envía CUR firmados y expediente de trámite al Encargado(a) de Donaciones y Cooperación Externa de la Dirección de Planificación. 25 Encargado(a) de Donaciones y
Cooperación Externa
Remite a la Dirección de Crédito Público copia de los Comprobantes Únicos de Registro –CUR-.
Registra en Formato de Ingreso de Donaciones en Especie a la SBS. FIN
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22
10.5
Procedimiento de Formulación de Planes de Emergencias
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PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
No. 5
PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN DE PLANES DE
EMERGENCIAS
Objetivo: Proteger la vida de las personas, bienes y recursos de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República a través del cumplimiento e implementación de los Planes de Emergencias en caso que suceda un evento físico peligroso en base a la Política Nacional para la Reducción de Riesgo a Desastres.
Normas específicas: Artículo 4 Ley de la CONRED17, literal j), p), q) y r) del Artículo 76 del Reglamento
Orgánico Interno de la Secretaría18
Responsable: Encargado de Gestión de Riesgo
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Paso No. Puesto funcional Descripción
INICIO
1 CONRED Presenta lineamientos y transfiere información en materia de gestión de riesgo a nivel nacional y establece alertas.
2 Encargado de Gestión de Riesgo
Solicita al Secretario(a) Ejecutivo de la CONRED19 a través de un
oficio, se asigne a un asesor, que le dé seguimiento a la formulación del Plan Institucional de Respuesta –PIR- y Plan de Evacuación. 3 Secretario(a) Ejecutivo
CONRED
Asigna asesor para la formulación del Plan Institucional de Respuesta –PIR- Y Plan de Evacuación.
4 Encargado de Gestión de Riesgo
Formula Plan Institucional de Respuesta –PIR-, Plan de Evacuación y conforma brigadas de apoyo o comisiones de emergencias para su implementación.
5
Encargado de Infraestrutura
Identifica áreas críticas de la Secretaría que conlleven un riesgo para el personal administrativo de la institución.
6 Apoya en la creación o actualización de planos para identificar las rutas de evacuación.
7 Asesor CONRED Da seguimiento a la formulación y finalización del Plan Institucional de Respuesta –PIR- y Plan de Evacuación.
8 Encargado de Gestión de Riesgo
Solicita a la CONRED se dé la aprobación del Plan Institucional de Respuesta –PIR- y Plan de Evacuación
9 CONRED
Aprueba o Desaprueba el Plan Institucional de Respuesta –PIR- y el Plan de Evacuación.
En caso de Aprobar, continua en el paso No. 10
En caso de desaprobar, regresa al paso No. 4 siguiendo las
17
Decreto 109-96, “Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado”.
18 Acuerdo Gubernativo 101-2015, “Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría de Bienestar Social de la
Presidencia de la República”.
19
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recomendaciones dadas por la CONRED. 10 Encargado de Gestión
de Riesgo
Asigna funciones a las comisiones de emergencias, y coordina a nivel institucional los procesos de atención a las posibles emergencias o desastres y durante los simulacros.
11
Encargado de Gestión de Riesgo
Transfiere información a los centros de atención de la SBS, para implementar medidas de gestión de riesgo.
12
Da seguimiento para la correcta formulación y finalización de los Planes de Evacuación para los diferentes centros de atención de la SBS.
13 Previene a las autoridades a través de informes acerca de las amenazas presentes a nivel de la SBS.
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10.6
Procedimiento de Monitoreo y Evaluación
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No. 6
PROCEDIMIENTO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN
Objetivo: Cumplir con la normativa de la ley Orgánica del Presupuesto, decreto 101-97 y lineamientos de monitoreo y evaluación de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- a través de la medición de los resultados de programas y proyectos de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República conforme a la planificación estratégica y operativa vigente.
Normas específicas: Literal f), Artículo 76, Acuerdo Gubernativo 101-2015
Responsable: Encargado de Monitoreo y Evaluación
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Paso No. Puesto funcional Descripción
INICIO
1 Despacho Superior Definir los resultados estratégicos institucionales con apoyo de la Dirección de Planificación. 2 Dirección de Director
Planificación
Establece indicadores de resultado y producto, según lineamientos técnicos provistos por SEGEPLAN.
3
Encargado de Monitoreo y Evaluación
Formula método y herramientas de recopilación de información (metas y volúmenes).
4 Requiere información a Direcciones y Departamentos Sustantivos en momento oportuno.
5 Direcciones y
Departamentos Presentan información mensual, bimestral o semestral para monitoreo y evaluación según compromisos de planificación. 6
Encargado de Monitoreo y Evaluación
Recopila, valida, interpreta y consolida información de resultados por Subsecretaría, Dirección y Departamento sustantivo.
7 Realiza análisis estadísticos y mide el logro y resultados a partir de indicadores comprometidos.
8 Canaliza y presenta informes técnicos, retroalimenta procesos y verifica el cumplimiento de metas por departamentos.
9 Director Dirección de Planificación
Verifica logros, presenta informes bimensuales a Secretario de Bienestar Social y requerimientos de información inter-institucional. 10 Interpreta información estadística para generar resultados de
carácter institucional. 11
Secretario de Bienestar Social
Orienta y decide en base a resultado de evaluación y monitoreo 12 Presenta resultados e indicadores en gabinetes y entidades de
gobierno. FIN
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10.7
Procedimiento de Diseño y Cuantificación de Infraestructura
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No. 7
PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y CUANTIFICACION DE
INFRAESTRUCTURA
Objetivo: Planear el estado físico actual de los edificios con que cuenta la Secretaría, la cual incluya su distribución de espacios internos y externos, aspectos estructurales, instalaciones de servicios visibles y equipo complementario.
Normas específicas: Artículo 76, Acuerdo Gubernativo 101-2015.
Responsable: Encargado de Infraestructura.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Paso No. Puesto funcional Descripción
INICIO
1 Solicitante Envía Oficio, en el cual detalla los requerimientos según las necesidades del proyecto a atender. 2
Director(a) Dirección de Planificación
El requerimiento es ampliamente discutido con el Subdirector, tomando todas las variantes de carácter administrativo, técnicas y operativas para la atención en todas sus etapas.
3
Subdirector(a) Dirección de Planificación
Traslada solicitud a Encargado de Infraestructura para la atención del proyecto físico.
4
Encargado de Infraestructura
Recibe Oficio de solicitud y Oficio de nombramiento por parte del Subdirector.
5 De acuerdo a la magnitud y tipo de proyecto a realizar se realiza el trabajo de gabinete: búsqueda de planos físicos y digitales, estudios previos e información de evaluaciones físicas.
6 Programar visita de campo, entrevistar a autoridades de las dependencias solicitantes, evaluar las áreas objeto de intervención. 7 Procede a la realización del levantamiento físico del área a intervenir o de la totalidad del proyecto para su registro dentro del archivo de
planos –planoteca- de la Dirección de Planificación.
8 Elaboración planos arquitectónicos, estructurales, servicios y de registro, para mayor comprensión del inmueble. 9
Hacer propuesta acompañada de planificación, la cual debe incluir cuantificación de materiales y mano de obra y especificaciones. Dicha solución debe apegarse a aspectos de sistemas y métodos constructivos que prevalecen en el inmueble.
10 Presenta informe describiendo la problemática y fotografías, como su factibilidad de ejecución. 11 Subdirector(a) Dirección de
Planificación
Revisión y retroalimentación de los trabajos para su aprobación. Presenta a solicitante la propuesta para su aprobación o cambios. 12 Solicitante Aprueba o propone modificaciones al diseño y presupuesto.
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14 Dirección de Director(a)
Planificación Traslada propuesta final de solución al solicitante. FIN
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10.8
Procedimiento de Supervisión de Trabajos de Infraestructura
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PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
No. 8
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DE TRABAJOS DE
INFRESTRUCTURA
Objetivo: Verificar el cumplimiento de las Especificaciones Técnicas en el desarrollo del proceso constructivo.
Normas específicas:
Las aplicables según el tipo de proyecto a atender, especificaciones generales de los materiales, sistemas y métodos constructivos, normas arquitectónicas y estructurales.
Estudios de: Impacto Ambiental, Normas Gestión de Riesgo CONRED, Normas Sanitarias del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
Reglamento Municipal: Plan de Ordenamiento Territorial –POT-
Normas CONADI: Consejo Nacional de Discapacitados (para personas con movilidad reducida)
Y otras: la aplicación de estas dependerán del tipo de construcción y ubicación, como cumplimiento de Normas del Ministerio de Comunicaciones –MICIVI-, para el cumplimiento de retiros.
Responsable: Encargado de Infraestructura.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Paso No. Puesto
funcional Descripción
INICIO
1 Solicitante Remite oficio de solicitud indicando tipo de proyecto apoyado con la información técnica, a la Dirección de Planificación.
2
Director(a) Dirección de Planificación
El requerimiento es ampliamente discutido con el Subdirector, tomando todas las variantes de carácter administrativo internas y externas, técnicas y operativas para su supervisión.
3
Subdirector(a) Dirección de Planificación
Traslada solicitud a Encargado de Infraestructura para la atención del proyecto físico.
4
Encargado de Infraestructura
Recibe Oficio de solicitud y Oficio de nombramiento por parte del Subdirector.
5 Programar visitas de campo, entrevistar a autoridades de las dependencias solicitantes y personas que ejecutaran el proyecto, evaluar las áreas objeto de intervención.
6 Evalúa las instalaciones físicas a intervenir en función del uso o propósito que se destinaran.
7 Estudia las normas y procedimientos propuestos, sugiere cambios de ser necesarios.
8 Discute y reporta los hallazgos encontrados por incumplimiento a las especificaciones y mala calidad de los materiales.
9 Encargado de Infraestructura
Aplica criterios de higiene y seguridad en el trabajo como evaluación de riesgo.
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10 Elabora informes de supervisión según lo requiera el proyecto por su magnitud como por su temporalidad, elabora informe fotográfico. 11 Director(a)
Dirección de Planificación
Conoce y avala el informe final de supervisión.
12 Remite informe final al solicitante para la recepción del proyecto. FIN
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10.9
Procedimiento de Solicitud de Información
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PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
No. 9
PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Objetivo: Proporcionar de manera eficiente la información solicitada por el Despacho Superior, Direcciones, Departamentos, Centros o Instituciones.
Normas específicas: Artículo 76, Acuerdo Gubernativo 101-2015.
Responsable: Asistente Dirección de Planificación
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Paso No. Puesto
funcional Descripción
INICIO
1 Solicitante
Solicita información a través del Despacho Superior y por Directores de la SBS, por escrito debidamente firmada y sellada.
En caso que la información es solicitada externamente, deberá presentarse una solicitud por escrito debidamente firmada y sellada con membrete de la entidad.
Traslada al Director de la Dirección de Planificación. 2
Asistente Dirección de Planificación
Recibe solicitud
Verifica que la solicitud esté debidamente firmada y sellada. De no estar bien, se devuelve al solicitante para su corrección.
De estar bien, traslada la solicitud al Director de la Dirección de Planificación.
3 Dirección de Director(a) Planificación
Verifica solicitud y asigna responsable de proporcionar o trabajar la información.
4 Analista Recopila, organiza y prepara la información. 5 Entrega informe al Director.
6
Director(a) Dirección de
Planificación Aprueba Informe y entrega a Asistente para su distribución. 7 Asistente
Dirección de Planificación
Prepara Oficio para entrega de la información al Solicitante. 8 Archiva las solicitudes y entregas de información.
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12.
GLOSARIO DE SIGLAS
NO TÉRMINO SIGNIFICADO
1 NNA Niñas, Niños y Adolescentes 2 CUR Comprobante Único de Registro 3 CO2F Comprobante de Modificación Física 4 CC Centro de Costo
5 POM Plan Operativo Multianual 6 PEI Plan Estratégico Institucional 7 POA Plan Operativo Anual
8 PIR Plan Institucional de Respuesta 9 SIGES Sistema de Gestión
10 SICOIN Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental 11 Ley PINA Ley de Protección Integral a Niñez y Adolescencia 12 MINFIN Ministerio de Finanzas Públicas
13 SEGEPLAN Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia 14 CONRED Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres
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13.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
No.
TÉRMINO
SIGNIFICADO
1
Análisis de Riesgo
Es el estudio de las causas de las posibles amenazas y
probables eventos no deseados y los daños y
consecuencias que éstas puedan producir.
2
Infraestructura
Conjunto de elementos o servicios que se consideran
necesarios para el funcionamiento de una organización o
para el desarrollo de una actividad.
3
Metas
Es la definición concreta de qué queremos alcanzar en
un período determinado. Es la especificación de los
objetivos. Son los resultados que se pretende alcanzar en
un futuro inmediato.
4
Plan Estratégico Institucional
(PEI)
un esfuerzo disciplinado para producir decisiones y
acciones fundamentales que dan forma y guían aquello
que una organización es, qué hace, y porqué lo hace.
5
Plan Operativo Anual (POA)
El programa operativo es un programa concreto de
acción de corto plazo, que emerge del plan de largo
plazo, y contiene los elementos (objetivo, estrategia,
meta y acción) que permiten la asignación de recursos
humanos y materiales a las acciones que harán posible el
cumplimiento de las metas y objetivos de un proyecto
específico.
6
Plan Operativo Multianual
(POM)
Programa concreto de acción a un plazo de 3 años.
7
Planificación del Proyecto
(En Arquitectura):
Trazar los planos para la ejecución de una obra; es
expresar en un plano, ya sea en papel o en forma digital
cómo se va a realizar esa obra.
8
Presupuesto
Son planes que especifican los recursos financieros que
generan y consumen las actividades a desarrollar en un
período específico.
9
Procedimiento
Un procedimiento es un conjunto de acciones u
operaciones que tienen que realizarse de la misma
forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las
mismas circunstancias.
10
Cuatrimestre
Un cuatrimestre es una serie de cuatro meses
consecutivos. Que se da en la estadística.
11
Plan de Contingencias
es un instrumento de gestión para el buen gobierno de
las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
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12
Plan Institucional de
Respuesta –PIR-
Es una herramienta base para el que hacer de la
Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la
República ante situaciones de emergencia o desastre, el
cual permitirá fortalecer las acciones del Sistema en el
Manejo de Emergencias o Desastres, que incluye
Monitoreo, Verificación, Consolidación y Divulgación de la
información relacionada a eventos adversos y la toma de
decisiones.
13
Supervisión
La supervisión implica la acción de inspeccionar,
controlar, ya sea un trabajo o un tipo de actividad y
siempre es ejercida por parte de un profesional superior
ampliamente capacitado para tal efecto.
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14.
VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN Y VERIFICACIÓN
Manual de Normas y Procedimientos
Dirección de Planificación
Por este medio, en calidad de Director de la Dirección de Planificación, manifiesto que he
revisado la información contenida en el Manual de Normas y Procedimientos, por lo que
CERTIFICO
que efectivamente, los Procedimientos descritos en este Manual corresponden a la
Dirección de Planificación, por lo que se traslada al Secretario de Bienestar Social, para los
efectos correspondientes.
(f) ______________________________________________
