El uso del estándar XBRL trae consigo múltiples ventajas. La clave del éxito
en su implantación es la adopción del mismo por parte de los reguladores y
la banca, ofreciendo ventajas a la pyme cuando ésta lo utilice. A las
compañías informáticas les compete adaptar las aplicaciones ERP para poder
hacer uso de esta tecnología de forma ágil y sencilla
Impacto de
XBRL
en aplicaciones ERP
para la pyme
E
n los últimos años ha aumentado mucho la inversión en tecnología en las peque-ñas y medianas empresas (pymes). En ocasiones ésta no resulta adecuada a la naturaleza del negocio, pues se adquie-re ignorando sus posibilidades, o aún peor, sin saber utilizarlas. Afortunadamente, existen in-novaciones como XBRL (eXtensible Markup Language), que debidamente utilizado supon-drá un gran beneficio para las pymes, cuando se popularice su empleo.Desde nuestra perspectiva como fabrican-tes de aplicaciones informáticas (ERPs - En-terprise Resource Planning - aplicaciones in-formáticas de gestión empresarial), recorda-mos siempre que el objetivo de las mismas es satisfacer las necesidades de las pymes. Creemos que XBRL es una tecnología que conseguirá una gran mejora de los flujos fis-cales y financieros.
El título de este artículo se compone de tres acrónimos, dos de ellos -ERP y XBRL- asociados indiscutiblemente a la tecnología y a su evolución. El objetivo de este trabajo es dar una visión de cómo se relacionan entre sí desde distintas ópticas.
Desde el punto de vista técnico, XBRL no es más que una especificación
tecnoló-gica, que permite presentar contenidos -in-formación- de una forma estructurada y fácil-mente identificables por sistemas informáti-cos. Una especificación es un conjunto de reglas y patrones que se deben seguir para construir un objeto, que en nuestro caso es un informe. Esto de por sí ya es interesante, puesto que va a permitir que dos sistemas que conozcan y cumplan dichas reglas se comuniquen.
El conjunto de reglas específicas para un determinado documento lo llamamos taxono-mía. Existen múltiples taxonomías construi-das sobre la especificación XBRL. La que ahora nos ineresa es la asociada al nuevo Plan General de Contabilidad de 2007 (PGC2007).
FICHA RESUMEN
Autores:Juan Andujar y Santiago Ortega
Título:Impacto de XBRL en aplicaciones ERP para la pyme
Fuente:Partida Doble, núm. 204, páginas 28 a 35, noviembre 2008
Localización:PD 08.11.04
Resumen:
El objetivo de este trabajo es dar una visión de cómo se relacionan entre sí las aplicaciones informáticas ERP, con el estándar XBRL y las pequeñas y medianas empresas. Haciendo hincapié en la taxonomía asociada al nuevo Plan General de Contabilidad de 2007 (PGC2007), como medio de comunicación de las pymes con terceros para presentar y recoger información financiera; así como en la integración de XBRL en las aplicaciones ERP.
Descriptores ICALI:XBRL. Tecnología. Sistemas integrados de gestión. Reforma contable.
nuevas tecnologías
nº 204
noviembre 2008
Los ERP’s tienen la capacidad de tratar automáticamente la información contenida en un informe XBRL, por lo que a medida que se popularice la taxonomía PGC2007, las pymes -y el resto de empresas- dispon-drán de un medio de comunicación con ter-ceros para presentar o recoger información financiera. Esto permitirá agilizar trámites y flujos financieros con reguladores y banca. Facilitará el intercambio de información entre compañías del mismo grupo. Será más sen-cillo crear procesos de comparación y análi-sis, tanto para las empresas proveedoras de informes financieros, como las de análisis de riesgos.
Una de las ventajas más importantes es la reducción en la manipulación de los datos, lo que minimiza el riesgo de errores, y posibilita procesos repetibles con gran fiabilidad. En definitiva, la facilidad de proceso y la objetivi-dad en la categorización de los contenidos abre un amplio abanico de escenarios de uso para esta tecnología.
En el presente artículo vamos a dar un breve repaso a los tres elementos en juego, luego veremos el contenido de la taxonomía PGC2007 y, por último, cómo va a integrarse XBRL en las aplicaciones ERP.
¿QUÉ ES …?
Pyme
Según recomendación de la Comisión de la Unión Europea, es la unidad económica con personalidad física o jurídica que reúne los siguientes requisitos:
• Emplear menos de 250 trabajadores • Tener un volumen de negocio inferior a 50
millones de euros o un balance general in-ferior a 43 millones de euros y
• No estar participada en un 25% o más por una empresa que no cumpla estos requisitos. En este artículo nos referimos a las pymes porque en esta categoría se engloba el grue-so del tejido empresarial en España, y porque será el cliente objetivo al adecuar las aplica-ciones informáticas a la generación de infor-mes XBRL.
Una característica importante de la pyme es su capacidad de adopción de tecnología siempre que esta sea fácil de utilizar y le re-porte beneficios tangibles. De lo contrario el rechazo es evidente, y es prácticamente posible involucrarla. Nuestra experiencia im-plementando soluciones informáticas para py-mes nos ha demostrado que es fundamental que el usuario final no perciba la complejidad de la tecnología subyacente. Por lo tanto, una clave de éxito será simplificar la ejecución presentándola como una opción más dentro del proceso ya existente.
Por otro lado, los organismos reguladores y la banca deben proporcionar ventajas com-petitivas cuando se utilice esta tecnología por parte de las empresas. Esto impulsará defini-tivamente este estándar.
ERP
Sistema de información integrado que sir-ve para gestionar de forma eficaz e integrada las partes más importantes del negocio. Pre-senta una arquitectura modular generalmente con los siguientes módulos principales: Finan-zas, Producción, Logística, Ventas y Marke-ting y Recursos Humanos.
Este acrónimo engloba a la mayoría de soluciones informáticas y cuando nos referi-mos a él incluireferi-mos tanto a las soluciones inte-gradas modulares, como a las aplicaciones específicas del área de gestión financiera co-mo programas de Contabilidad, Analítica, etc.
XBRL
Las aplicaciones informáticas prefieren trabajar con información estructurada, en la que queda perfectamente identificado cada contenido y su relación con el conjunto de la información. Este principio es básico para po-der gestionar información de forma automáti-ca. Los procesos informáticos utilizan múlti-ples estrategias para almacenar información, TA B L A 1
CATEgoRíA DE EMPRESA SEgúN SUS CARACTERíSTICAS
Categoría de
empresa Trabajadores Volumen de negocio Balance general
Mediana <250 <= 50 m e <= 43 m e Pequeña <50 <= 10 m e <= 10 m e Micro <10 <= 2 m e <= 2 m e
usuales en los últimos tiempos es la utiliza-ción de lenguajes de marcautiliza-ción.
XML (eXtensible Markup Language) es un metalenguaje extensible de etiquetas que permite definir cualquier estructura de infor-mación de una forma fácil, legible por perso-nas, y sobre todo fácilmente procesable por un ordenador.
A continuación presentamos un ejemplo de cómo se puede representar un conjunto de datos relacionados con un artículo.
Artículo: TORNRO10
Descripción: Tornillo Rosca 10 Precio: 0.02
Stock: 10000 Tipos: Allen y Estrella
Se podría representar en XML como: <?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"
?> <articulo>
<idarticulo>TORNRO10</idarticulo> <descripcion>Tornillo Rosca 10</descrip-cion> <precio>0.02</precio> <stock>10000</stock> <tipos> <tipo>Allen</tipo> <tipo>Estrella</tipo> </tipos> </articulo> a l m a c e n a r i n f o r m a c i ó n d e e s t r u c t u r a s complejas, y poder intercambiarla entre sistemas heterogéneos, haciéndola fácil-mente tratable, ya que aporta el conoci-miento necesario para reconocer los con-tenidos.
Esta misma información podría repre-sentarse en XML de múltiples distintas for-mas. Esto que es una ventaja en términos de flexibilidad, puede representar una difi-cultad si pensamos en la comunicación en-tre dos sistemas.
Según el modelo de comunicación de Jakobson entre un emisor y un receptor, precisamos de un mensaje y un canal –por donde transmitiremos el mensaje–. Pero aparece un tercer elemento que es el códi-go lingüístico que consiste en "un conjunto organizado de unidades y reglas” que de-berán conocer a la perfección emisor y re-ceptor, y que debe cumplir el mensaje.
Nuestro escenario precisa que sistemas heterogéneos, como pueden ser el módulo financiero de una aplicación ERP y un apli-cativo específico de banca, se comuniquen compartiendo información financiera. Los mensajes se describirán en lenguaje XML, pero necesitamos una sintaxis específica para representar los conceptos de negocio y sus relaciones.
Esta sintaxis específica se llama Taxo-nomía, y se expresa mediante un metalen-guaje que llamamos XBRL. XBRL es un buen ejemplo de un lenguaje estándar abierto que está basado en XML.
F I g U R A 1
ELEMENToS DE DISEño EN LoS INFoRMES XBRL
Especificación XML
Especificación XBRL
Taxonomía
nuevas tecnologías
nº 204
noviembre 2008
XBRL aporta básicamente dos tipos de información:
• Definición de los Contenidos de Negocio (Taxonomía)
• Representación de los Contenidos de Ne-gocio (Informe)
Por lo tanto podemos ver en la figura 1 los elementos que intervienen en el diseño y creación de los Informes XBRL.
XBRL identifica mediante etiquetas los dis-tintos elementos que componen la información financiera. Estas etiquetas proporcionan ade-más atributos de dichos conceptos, como pue-de ser el tipo -monetario, fracción, porcentaje, …-, o referencias a otras informaciones como puede ser el identificador en distintos idiomas, o incluso la relación entre distintos elementos de la misma taxonomía. Permite agrupar infor-mación y relacionarla para realizar cálculos.
Una de las características más relevantes de XBRL es su capacidad de ser extensible. Es-to permite realizar adaptaciones concretas a es-tructuras particulares. Permite diseñar tos complejos partiendo de grupos de concep-tos básicos, y permite la reutilización de taxono-mías existentes, o parte de ellas. XBRL usa tec-nologías relacionadas con el estándar XML, co-mo XML Schema, XLink, XPath y Namespaces, que hace posible definir una semántica rica y extensible para los informes financieros.
Como hemos comentado, XBRL consiste en un informe que contendrá los datos de ne-gocio –hechos- que deben reportarse, y un DTS -Discoverable Taxonomy Set- que agru-pa las definiciones necesarias agru-para identifica los datos, sus características y la relación en-tre ellos.
Un informe XBRL contendrá los Estados de las Cuentas Anuales para una compañía, representado mediante:
• Hechos: Valores simples asociados a un elemento, o valores múltiples representa-do mediantes tuplas y dimensiones. • Contextos: Como la compañía, el periodo
de validez de los hechos, y los posibles escenarios contextuales como real, pre-visto, presupuestado, etc.
• Unidades: usadas para los valores numé-ricos como euro u otras.
La taxonomía contendrá esquemas con etiquetas que identifican conceptos de nego-cio, y las linkbases que nos permiten relacio-nar etiquetas con documentos externos que pueden contener información como:
• Esquema: El conjunto de elementos que pueden aparecer en los informes y la es-tructura de los mismos. Este conjunto lo denominaremos el diccionario de términos definido.
• Etiquetas de idiomas: Permite establecer la etiqueta que se mostrará para cada uno de los elementos de la taxonomía, en ca-da uno de los idiomas en los que sea ne-cesario definirla.
• Referencias: Relaciona un concepto XBRL con documentación específica, generalmente de carácter legal, donde se define, explica o aclara el concepto referido. Se indica el lugar exacto me-diante una estructura definible -por ejemplo: Documento, Número, Página, Párrafo-.
• Definición: Representa las relaciones es-tructurales entre los elementos de una taxonomía, tales como relaciones padre-hijo, general-específico, etc. También per-mite mediante XDT, declarar la informa-ción bajo un enfoque dimensional, utilizan-do relaciones de tipo utilizan-domain-member, has-hypercube, etc.
• Presentación: Establece el orden y la es-tructura en la que se mostrarán los ele-mentos en un informe XBRL. Este linkba-se facilita la compresión a un usuario en la lectura del documento.
El empleo de la taxonomía
PGC2007
agilizará trámites y flujos
financieros con reguladores y banca,
además de facilitar
el intercambio
de información entre compañías
«
serie de comprobaciones o validaciones bási-cas sobre los elementos de una taxonomía. Sólo permite sumas y la ponderación median-te la asignación de pesos a los elementos.
TAXoNoMíA PgC2007
Existen distintas implementaciones de taxonomías como la DGI del Colegio de Re-gistradores, la ES-BE-FS del Banco de Espa-ña, la PGC90 del ICAC, la US-GAAP (Gene-rally Accepted Accounting Principles), o la XBRL-GL (General Ledger). Relacionada con el Nuevo Plan General Contable se ha desa-rrollado la taxonomía PGC2007 publicada por el ICAC.
¿Qué incluye...?
La taxonomía PGC2007 está dividida en dos partes: Cuentas anuales y Memoria. Cada una de ellas está caracterizada para cada tipo existente de las mismas: Normal, Abreviado y de Pymes.
Modelo Normal: • Balance de Situación
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias • Estado de Flujos de Efectivo
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto • Memoria normal
Modelo Abreviado: • Balance de Situación
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto • Memoria abreviada
Modelo Pymes: • Balance de Situación
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto • Memoria pymes
Según se comenta en la descripción de la taxonomía en el portal www.pgc2007.info:
“Esta taxonomía se utiliza en el forma-to electrónico que las empresas obligadas a depositar sus cuentas anuales indivi-duales en el Registro Mercantil, realicen con el tratamiento contable de la informa-ción que han de incorporar relativa a los modelos de cuentas atendiendo al Nuevo Plan General de Contabilidad de 2007, con entrada en vigor a partir del 1 de ene-ro de 2008”
El primer objetivo será permitir a las empresas que depositan cuentas anuales, la posibilidad de realizarlo a través de in-formes XBRL. Para esto podrán utilizar la aplicación “D2” que pondrá a disposición el Registro Mercantil, o utilizar las aplicacio-nes informáticas que utilizan habitualmen-te, a medida que éstas se adapten a la nueva tecnología.
ERP Y LA TAXoNoMíA PgC2007
Los usuarios de las aplicaciones informáti-cas financieras no tienen porqué conocer los aspectos técnicos que hemos ido repasando a lo largo de este artículo. Si las aplicacio-nes están bien diseñadas, la creación, va-lidación o importación de informes XBRL deberá ser tan sencillo como elegir un formato de salida cuando se vaya a realizar un informe -im-presora, pdf, XBRL, …-. Se-rán las empresas de informá-tica, los reguladores, banca, etc. quienes deberán tener en cuenta la arquitectura de las taxonomías y las estructu-ras de los informes que se ge-neran. Existirán varios escena-rios de uso en donde encajará la implementación de la taxonomía PGC2007 en particular, y de informes XBRL en general.
Como se comentaba en la introducción, es-ta implemenes-tación permitirá agilizar trámites y flujos financieros con reguladores y banca co-mo un primer objetivo. Pero también permitirá el intercambio de información entre compañías del mismo grupo, y simplificará la creación de procesos de comparación y análisis, tanto para
nuevas tecnologías
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las empresas proveedoras de informes finan-cieros, como las de análisis de riesgos.
En definitiva el primer objetivo de las apli-caciones será abstraer al usuario de la com-plejidad de XBRL, permitiendo crear los infor-mes de forma automática.
Si factorizamos entre los distintos escena-rios observamos funcionalidades básicas que se deberán implementar:
• Creación de Informes XBRL a partir de los datos Financieros almacenados en las aplicaciones ERP.
• Transmisión, almacenamiento y gestión de los informes generados.
• Recepción e interpretación de informes recibidos.
• Validación de los informes. • Visualización de los informes
Los módulos financieros de las ERP’s ac-tuales procesan la información necesaria para crear los informes previstos en la taxonomía. La estructura interna de los datos no tiene
por-qué estar alineada con el diseño propuesto por ésta. Por lo tanto existirán dos estrategias: • Adaptar la estructura de datos a la
especi-ficación de la taxonomía.
• Realizar un módulo conversor que permita generar los informes partiendo de las es-tructuras propias de la aplicación.
La primera aproximación será más efecti-va a la larga, al no tener que realizar proce-sos intermedios. A medida que se avance en la adopción de la taxonomía será la solución que aplicarán la mayoría de las ERP’s.
Inicialmente se crearán módulos converso-res que permitirán realizar la transición entre in-formación interna y estructura de la taxonomía. Este proceso no tiene porqué ser evidente para el usuario de la aplicación, por lo que no debe complicar el proceso de la generación.
La figura 2 muestra una pantalla de prepa-ración previa a la geneprepa-ración de las Cuentas Anuales de un ERP de Sage. En la implemen-tación de informes XBRL esta pantalla no de-berá variar prácticamente, por lo que el usua-rio final tendrá la misma experiencia que con la funcionalidad actual.
gENERACIóN DE CUENTAS ANUALES EN UNA ERP DE SAgE f I G u R A 2
Los primeros requisitos de implementa-ción serán los de crear informes, validarlos y visualizarlos. Con éstas funcionalidades las aplicaciones tendrán la capacidad de emitir las Cuentas Anuales al Registro Mercantil.
El escenario de uso para el que se preci-sa la recepción e interpretación quedará ini-cialmente fuera del ámbito de las ERP’s tándares, y se dirigirá a las aplicaciones es-pecializadas en análisis financieros, regula-doras y banca.
5. CoNCLUSIoNES
En este artículo hemos realizado un repa-so a los conceptos básicos que aparecen asociados a los informes XBRL, y más con-cretamente a la taxonomía PGC2007. Hemos visto su relación con las aplicaciones ERP y como las empresas van a poder utilizar esta tecnología sin tener que conocer los detalles técnicos en los que se basa.
Como resumen de las ventajas identifica-das mencionaremos:
• Reducción en la manipulación de los da-tos, lo que disminuye el riesgo de errores, y posibilita procesos repetibles con gran fiabilidad.
• Las ERP’s implementarán esta funcionalidad de forma transparente para el usuario final. • Al categorizar la información e identificar
de forma homogénea los datos, permite procesar multitud de informes, pudiendo realizar procesos de comparación y análi-sis de forma objetiva.
• Su empleo agilizará trámites y flujos finan-cieros con reguladores y banca. Facilitará el intercambio de información entre com-pañías del mismo grupo.
La clave del éxito residirá en la adopción de XBRL por parte de los reguladores y la banca, ofreciendo ventajas a la pyme cuan-do ésta lo utilice. De esta forma las compa-ñías informáticas adaptarán sus aplicacio-nes ERP para satisfacer la demanda de sus clientes.
✽
www.fundetec.es/ de Fundetec.
www.xbrl.es y www.pgcinfo.es de XBRL España. www.icac.meh.es del ICAC.
www.registradores.org/mercantil/jsp/home.jsp?idioma=es&pais=ES del Colegio de Registradores.
www.sage.es/nic de Sage España.
REFERENCIAS PÁGINAS WEB
CoMPoNENTES NECESARIoS PARA EL TRATAMIENTo DE INFoRMES XBRL EN LA ERP