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UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLAS DE HIDALGO DIRECCION GENERAL DE BIBLIOTECAS
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
P-CD-UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLAS DE HIDALGO DIRECCION GENERAL DE BIBLIOTECAS
SISTEMA BIBLIOTECARIO
CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
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CONTROL DE CAMBIOS
No.
SECCIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
FECHA
1
TODO EL
DOCUMENTO
Esta es la primera versión para la integración de
los sistemas de gestión de calidad certificados
en el sistema bibliotecario
19/JUN/2013
2
Sección 6 y 7
Exclusión del puesto de GIC de la DGB
21 /MAYO/2014
REVISÓ
APROBÓ
Representante de la Dirección
de la calidad de la DGB
Comité de Calidad de la Dirección
General de Bibliotecas
FECHA Y EVIDENCIA DE
REVISIÓN
FECHA Y EVIDENCIA DE
APROBACIÓN
minuta
26 de mayo de 2014
minuta
26 de mayo de 2014
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
1.
PROPÓSITO
El presente procedimiento define, en forma general, los controles, responsabilidades y autoridades
para asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos establecidos, se identifica,
se controla y, se le da tratamiento, para prevenir su uso o entrega no intencionados.
2.
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a los productos no conformes, tanto a los procesos centrales de la
Dirección General de Bibliotecas como a los centros de información universitarios que se han integrado
al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001, del Sistema Bibliotecario Institucional, de la Universidad
Michoacana de San Nicolás de Hidalgo.
Los requisitos para la conformidad de los productos que se ofrecen en el sistema bibliotecario se
establecen en los denominados Catálogos de Productos y Servicios, mismos que se elaboran con base
en las políticas y documentos normativos, que aplican a cada proceso de la DGB o centro de
información respectivamente.
Conforme a lo establecido en la norma ISO 9000:2005 (3.4.2), los productos que se ofrecen en el
sistema bibliotecario pueden ser:
a)
Ofrecidos por los procesos de la DGB, por ejemplo: cursos de capacitación, tutorías, charlas para
usuarios, mantenimiento preventivo a equipos de cómputo, diseño y desarrollo de software,
catalogación y clasificación de acervos, encuadernación de libros, auditorías internas, reporte de
datos estadísticos, etcétera, establecidos en el Catálogo de Productos y Servicios de la DGB.
b)
Ofrecidos por los centros de información, por ejemplo: préstamo en sala, préstamo a domicilio,
colecciones de libros contemporáneos, colecciones de tesis impresas, uso de computadoras,
Internet, catálogo en línea, etcétera, establecidos en los Catálogos de Productos y Servicios de los
propios centros de información.
3.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
3.1 RESPONSABILIDAD
Los responsables de la aplicación del presente procedimiento son: los gestores internos de la calidad,
los representantes de la dirección, así como el personal de los procesos de la DGB y de los centros de
información que participan en el Sistema de Gestión de Calidad del Sistema Bibliotecario (SGC-SB), en
el ámbito de su competencia.
Las responsabilidades detalladas, se prescriben, pero no se limitan, a lo establecido en la siguiente
tabla:
PUESTO
RESPONSABILIDAD
Gestores Internos de la Calidad (GIC)
1. Lleva a cabo las actividades que, dentro de su biblioteca o proceso, se le han asignado, para contribuir a identificar, controlar, dar tratamiento, y prevenir el uso o entrega no intencionados del producto no conforme. Representantes de la
Dirección (RD) y Responsables de Procesos
Centrales (RPC)
1. Coordina y asegura que se lleven a cabo las actividades que, dentro de su biblioteca o proceso, se han determinado para identificar, controlar, dar tratamiento, y prevenir el uso o entrega no intencionados del producto no conforme.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
Personal de la DGB y Centros de Información
1. Llevar a cabo las actividades que, dentro de su biblioteca o proceso, se le han asignado, para contribuir a identificar, controlar, dar tratamiento, y prevenir el uso o entrega no intencionados del producto no conforme.
3.2
AUTORIDAD
Se advierte que, en todo caso, prevalecerá la autoridad que emana de la normatividad universitaria,
aprobada por los órganos colegiados respectivos. Por lo que en la siguiente tabla se asigna, de manera
enunciativa, no limitativa, las autoridades particulares para aplicar el presente procedimiento.
PERSONA
AUTORIDAD
Representantes de la Dirección y Responsables de Procesos Centrales
1. Supervisar las actividades particulares, del personal a su cargo, establecidas en el presente procedimiento, según les corresponda, para identificar, controlar, dar tratamiento, y prevenir el uso o entrega no intencionados del producto no conforme.
Gestores Internos de la Calidad
1. Coordinar las actividades particulares, del personal, establecidas en el presente procedimiento según les corresponda, para identificar, controlar, dar tratamiento, y prevenir el uso o entrega no intencionados del producto no conforme.
4.
DESCRIPCÍÓN GENERAL DE ACTIVIDADES
No.
ACTIVIDAD
(NOMBRE)
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
1 Identificación
Siempre que el personal de los procesos de la DGB o de los centros de información, detecta un producto no conforme, procede a identificarlo, para distinguirlo de los productos conformes, considerando lo establecido en los catálogos de productos y servicios. (Ver registros de área 8.3 de la norma, en la Plataforma de Control de Documentos) 2 Prevención de uso
El personal, tanto de los procesos de la DGB como de los centros de información, toma medidas para prevenir el uso o entrega de los productos no conformes identificados, conforme a lo establecido en los planes de calidad o procedimientos de cada área. (Ver registros de área 8.3 de la norma, en la Plataforma de Control de Documentos) 3 Liberación
Los Representantes de la Dirección, tanto de los procesos de la DGB como de los centros de información, pueden liberar un producto no conforme, cuando se haga imposible darle tratamiento en el momento, y el usuario final esté de acuerdo en usarlo en su estado no conforme, a partir de lo establecido en los planes de calidad o procedimientos de cada área.
(Ver registros de área 8.3 de la norma, en la Plataforma de Control de Documentos) 4 Tratamiento
Los Gestores Internos de la Calidad, tanto de los procesos de la DGB como de los centros de información, coordinan las actividades particulares, establecidas en sus propios procedimientos, para darle tratamiento a los productos no conformes.
(Ver registros de área 8.3 de la norma, en la Plataforma de Control de Documentos)
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
NOTAS:
1)
La tabla anterior establece actividades generales para el control del producto no conforme.
Sin embargo, tanto los procesos de la DGB como los centros de información, podrán
establecer actividades, más detallados, para cumplir con el presente procedimiento, lo cual
deberá quedar reflejado en sus procedimientos, planes de calidad o instrucciones de
trabajo, según el caso.
2)
Tanto los centros de información como la DGB deberán contar con un documento
denominado “Catálogo de Productos y Servicios” como la principal vía para establecer las
características y requisitos de los productos o servicios que ofrecen.
5.
DIAGRAMA DE FLUJO
6.
TERMINOS Y DEFINICIONES
Para el presente procedimiento aplican los términos y definiciones de la Norma ISO 9000: 2005,
además de los siguientes:
TÉRMINO
DEFINICIÓN
Órganos Colegiados H. Consejo Universitario, Consejo del Sistema Bibliotecario, Comité de Calidad de la DGB, Comités de los Centros de Información.
Centros de Información Centro de Información, Biblioteca, Hemeroteca o Archivo, según el caso. Representante de la
Dirección de la DGB Subdirector Técnico de la DGB. Responsable de Proceso
Central de la DGB Encargado, responsable o jefe de un proceso central de la DGB Representante de la
Dirección en los Centros de Información
Encargado, responsable o jefe del centro de información. Gestor Interno de la
Calidad en los centros de información
Persona responsable de coordinar las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad en el centro de información.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
Personal del Sistema Bibliotecario
Personas que laboran dentro de las áreas de la Dirección General de Bibliotecas o en los Centros de Información.
Plataforma de Control de Documentos
Software en línea instalado en la página de la Dirección General de Bibliotecas que sirve para registrar y dar acceso a todo tipo de archivos correspondientes a la documentación del sistema de gestión de calidad.
Plataforma Tecnológica
Software en línea vinculado a la página de la Dirección General de Bibliotecas que sirve para registrar actividades diversas, por ejemplo: Plataforma para el Control y Seguimiento de Hallazgos de Auditoría, Foro Virtual, Sistema de Información Bibliotecaria (SIBIB), Sistema de Administración de Recursos Humanos (SARH), etcétera.
Reglamento General de
Bibliotecas Reglamento General de Bibliotecas. Aprobado el 28 de marzo de 2000.
Ley Orgánica Ley Orgánica de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo Última reforma publicada en el Periódico Oficial: 18 de septiembre de 1986.
Documento externo
Documento adoptado de una instancia externa a la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo, con aplicación en el SGC, en un ámbito de aplicación determinado.
Catálogo de productos y Servicios
Registro, en el cual, los procesos o centros de información del sistema bibliotecario comunican al cliente, al menos, la denominación de los servicios que ofrecen, las características de éstos y los requisitos para su uso. La denominación de éste registro puede variar de acuerdo a las necesidades particulares.