H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE XALAPA- EQUEZ., VER

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H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL

DE XALAPA- EQUEZ., VER.

2011-2013

MANUAL ESPECÍFICO DE

PROCEDIMIENTOS DE LA

COORDINACIÓN DE FOMENTO A LA

EDUCACIÓN CÍVICA

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ÍNDICE

Presentación 1

Estructura Orgánica 2

Simbología 3

Descripción de Procedimientos 6

Audiencia con el Coordinador 7

Control de correspondencia 10

Convenio con Instituciones Educativas y Gubernamentales para el Fortalecimiento del Sistema Educativo

13

Organización de eventos educativos en pro de la niñez Xalapeña 17

Gestión ante centros educativos para el otorgamiento de becas escolares 22

Realización de campañas de reforestación 27

Glosario de Términos 30

Directorio 31

Firmas de Autorización 32

Aprobación 33

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1

PRESENTACIÓN

El presente Manual de Procedimientos es un instrumento de información en el que se señalan, en forma ordenada, las operaciones que deben seguirse para la ejecución de las funciones asignadas a la Coordinación de Fomento a la Educación Cívica.

Cumpliendo con el Plan de Desarrollo Municipal 2011-2013 y con base en el Reglamento de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Xalapa, la Dirección de Recursos Humanos, en acuerdo con la Coordinación de Fomento a la Educación Cívica, se dio a la tarea de elaborar este Manual de Procedimientos en el que se presenta una descripción lógica, metódica y detallada de los procedimientos a desarrollar en el área.

El objetivo de este documento es contar con una herramienta que contenga un orden y una estandarización para el cumplimiento de las actividades laborales, así como detectar las desviaciones y omisiones que se comentan al desarrollar las mismas.

Las modificaciones que surjan por causa de los cambios en la estructura orgánica o en las leyes competentes se deben incorporar al presente manual, con el fin de mantener una permanente actualización de este documento.

Este Manual de Procedimientos es de uso exclusivo del personal que labora en la Coordinación Fomento a la Educación Cívica. El titular del área es el responsable de verificar que lo señalado en este documento se aplique, con el objetivo de que las actividades laborales se realicen eficazmente.

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2

ESTRUCTURA ORGÁNICA

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

Francisco Rodrigo Altamirano

Acuña Lic. Eliseo Islas Chagoya

Lic. Elizabeth Morales García Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Fomento a la Educación Cívica Coordinador de Fomento

a la Educación Cívica Presidenta Municipal

Presidencia Municipal Instituto Municipal de la Juventud Coordinación de Fomento a la Educación Cívica

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3

SIMBOLOGÍA

Terminal:

Indica el inicio y el término del procedimiento.

Operación:

Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa:

Indica la respuesta a una pregunta (si o no).

Documento:

Representa cualquier tipo de documento que se genere, salga o entre durante el procedimiento.

Multidocumento:

Representa a los documentos que se generen, salgan o entren durante el procedimiento.

Archivo permanente:

Indica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporal:

Indica que el documento se guarda de manera provisional.

Sistema informático:

Indica el uso o procesamiento de la información, a través de un sistema o programa informático.

Disquete o Diskette:

Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a través de una unidad magnética.

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4

SIMBOLOGÍA

Disco compacto:

Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a través de un CD.

Pasa el tiempo:

Representa una interrupción en el proceso.

Aclaración:

Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Conector de actividad:

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector fuera de página:

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o líneas de unión:

Conecta los símbolos señalando el orden que deben realizarse las distintas operaciones.

Dirección de flujo de actividades simultáneas:

Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección del flujo.

Objeto:

Representa cualquier tipo de objeto que se mencione en la descripción narrativa y que se quiera representar gráficamente en el diagrama de flujo.

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5

SIMBOLOGÍA

Efectivo o cheque:

Representa el efectivo o el cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento.

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6

DESCRIPCIÓN DE

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7 PROCEDIMIENTO Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia: CFEC/P01/12

Coordinación de Fomento a la Educación Cívica Audiencia con el Coordinador

Atender las solicitudes de audiencia con el Coordinador. Diaria

NORMAS

 Toda audiencia con personas, organismos públicos y privados serán tratados directamente con el Coordinador.

 Las personas, organismos públicos o privados que soliciten audiencia con el Coordinador, deben presentar sus datos personales, teléfono y asunto a tratar.

Acuña Lic. Eliseo Islas Chagoya Lic. Eliseo Islas Chagoya

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Fomento a la Educación Cívica Coordinador de Fomento a la Educación Cívica Coordinador de Fomento a la Educación Cívica

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8

DESCRIPCIÓN NARRATIVA

Clave:

Nombre del procedimiento: Fecha de elaboración: Fecha de autorización:

CFEC/P01/12

Audiencia con el Coordinador Abril 2012

ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Coordinación de Fomento a la Educación Cívica 1 2 3 4 5 6

Recibe la solicitud de entrevista de personas u organismos públicos o privados.

Anota nombre completo, número de teléfono y asunto a tratar.

Establece fecha para la reunión con la persona, organismo público o privado.

Pasa el tiempo

Contacta al interesado para confirmar la fecha y hora de audiencia.

Pasa el tiempo

Recibe al interesado en el día y hora pactado.

Lleva a cabo la audiencia.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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9

Francisco Rodrigo Altamirano Acuña Lic. Eliseo Islas Chagoya Lic. Eliseo Islas Chagoya

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Fomento a la Educación Cívica

Coordinador de Fomento a la Educación Cívica

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Coordinación de Fomento a la Educación Cívica Control de Correspondencia

Llevar el control de la documentación para brindar atención a las solicitudes y peticiones de la ciudadanía, organismos públicos y privados.

Diaria

NORMAS

Los documentos recibidos deben cumplir con los siguientes requisitos:

Los escritos firmados por particulares:  Documentos en original.

 El nombre de unidad escrito correctamente.

 El asunto debe ser competencia del Ayuntamiento de Xalapa.

Los escritos firmados por autoridades externas:

 Documentación en formatos oficiales de la autoridad que lo emita, en

original y una copia.

 Firma de la persona titular que lo emite.

 Que sea competencia de la Coordinación de Fomento a la Educación Cívica.  Toda documentación recibida en la Coordinación de Fomento a la Educación

Cívica, será contestada en forma documental, anexando en su caso, la respuesta del área correspondiente.

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11

Clave:

CFEC/P02/12

Control de Correspondencia Abril 2012

Área Actividad Descripción

Coordinación de Fomento a la Educación Cívica 1 2 3 4 5

Recibe y sella la correspondencia proveniente de las diversas áreas del Ayuntamiento

Clasifica correspondencia en orden cronológico de acuerdo a las fechas de recepción.

Revisa correspondencia y turna a la unidad correspondiente para su seguimiento

Ingresa al formato de control de correspondencia.

Archiva en el expediente correspondiente de manera cronológica

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12

Francisco Rodrigo Altamirano Acuña Lic. Eliseo Islas Chagoya Lic. Eliseo Islas Chagoya

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Fomento a

la Educación Cívica

Coordinador de Fomento a la Educación

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Coordinación de Fomento a la Educación Cívica

Convenio con Instituciones Educativas y Gubernamentales para el Fortalecimiento del Sistema Educativo.

Promover y suscribir convenios con organizaciones e instituciones para el intercambio y cooperación en programas y proyectos en beneficio Institucional.

Variable

NORMAS

 Las reuniones para celebrar los convenios se llevan acabo al inicio del período estudiantil.

 Las fechas para acordar los convenios se sustituirán en cualquier momento mediante aviso por escrito a la otra parte.

 La Coordinación de Fomento a la Educación Cívica y la institución con quien realiza el convenio buscaran en forma conjunta o separada, otras instituciones y dependencias gubernamentales, la obtención de recursos necesarios para el desarrollo de programas relativos a este convenio en caso de que los recursos no puedan ser aportados total o parcialmente por la coordinación.

 Cada una de las instituciones es responsable de las obligaciones derivadas de las disposiciones legales del convenio.

Acuña Raúl Bautista Villegas Lic. Eliseo Islas Chagoya _{Abril 2012} Enlace de la Coordinación de

Encargado del Instituto Municipal de la Juventud

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14

Clave:

Nombre del procedimiento:

Fecha de elaboración: Fecha de autorización:

CFEC /P03/12

Convenio con Instituciones Educativas y Gubernamentales para el Fortalecimiento del Sistema Educativo.

Abril 2012

ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Coordinación de Fomento a la Educación Cívica 1 1A 2 3 4

Establece contacto con empresas públicas o privadas adheridas al programa para conocer la viabilidad de realizar los convenios.

¿La empresa adherida a los programas autoriza el convenio?

En caso de que la empresa no autoriza convenio

Busca otra institución pública o privada que esté adherida a los programas continúa con la actividad numero 3

¿La empresa adherida a los programas autoriza la petición?

En caso de que la empresa autorice la petición

Acuerda y firma el convenio con la empresa pública o privada prestadora del servicio.

Realiza una reunión con la organización o institución para confirmar

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15 5 6 7 8 Pasa tiempo

Verifica la empresa o institución, cuantas personas están inscritas en el programa

Pasa el tiempo.

Realiza seguimiento para confirmar que el convenio de difusión se está cumpliendo.

Elabora y archiva el reporte de cumplimiento del convenio

Archiva el reporte en el expediente que le corresponde.

Acuña Raúl Bautista Villegas Lic. Eliseo Islas Chagoya

Abril 2012 Enlace de la Coordinación

de Fomento a la Educación Cívica

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16

FLUJOGRAMA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Convenio con Instituciones Educativas y Gubernamentales para el Fortalecimiento del Sistema Educativo.

C. Francisco Rodrigo Altamirano Acuña Raúl Bautista Villegas Lic. Eliseo Islas Chagoya

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Fomento a

la Educación Cívica

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17 PROCEDIMIENTO Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia: CFEC/UAJX/P01/12

Organización de eventos educativos en pro a la niñez xalapeña. Promover la participación de la niñez en proyectos educativos para una solida formación en valores cívicos y éticos.

continúa

NORMAS

 Documentación en formatos oficiales de la institución que lo emita, en original y una copia.

 Firma de la persona titular que lo emite.

 Que sea competencia de la Coordinación de Fomento la Educación Cívica  Toda documentación recibida en la Coordinación de Fomento a la Educación

Cívica será contestada en forma documental, anexando en su caso, la respuesta del área correspondiente.

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Activación Cívica Coordinador de Fomento a la Educación Cívica Coordinador de Fomento a la Educación Cívica

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18

Clave:

CFEC /UAJX/P01/12

Organización de eventos educativos en pro a la niñez Xalapeña

Abril 2012

Unidad de Asuntos de la Juventud 1 2 3 4 5 5A 5 B

Planea de evento dirigido a la juventud Xalapeña.

Realiza cronograma de evento.

Difunde evento entre las instituciones y señala las fechas para registro de aspirantes y

recepción de documentación requerida.

Recibe autorización de las instituciones educativas para llevar acabo el programa.

Pasa el tiempo

Realiza la recepción y revisión de documentos de aspirantes.

¿La documentación cuente con todos los requisitos?

En caso de que la documentación no cuente con todos los requisitos

Regresa documentación y da un límite de fecha para entregar la completa

Pasa el tiempo

Entrega la documentación correctamente continua paso (8)

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19 6 7 8 9 10 11

En caso de que se cuente con la documentación completa

Llena formato para solicitud.

Selecciona aspirantes

Realiza evento en pro de la niñez y juventud Xalapeña.

Selecciona ganadores del evento.

Clausura el evento y realiza la premiación.

Elabora el reporte de actividades.

Archiva el reporte de actividades en el expediente que le corresponde.

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(23)

21 1 Reporte Elabora Reporte Archiva Fin

C. Francisco Rodrigo Altamirano Acuña Lic. Eliseo Islas Chagoya Lic. Eliseo Islas Chagoya

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Fomento a la

Educación Cívica

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Gestión ante Centros Educativos para el Otorgamiento de Becas Escolares.

Gestionar becas escolares para personas con escasos recursos y con ello asegurar los estudios de niños y jóvenes Xalapeños.

NORMAS

El solicitante debe entregar en original y dos copias de la siguiente documentación:

 Acta de nacimiento

 Constancia emitida por la escuela donde avala que no eres becado por algún otro programa gubernamental.

 Constancia de estudios.

 Boleta de calificaciones con promedio mínimo de 9.  Curp.

 Comprobante de domicilio

 Identificación oficial del padre o tutor en caso de ser menor de edad

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZO FECHA

Francisco Rodrigo Altamirano Acuña Raúl Bautista Villegas Lic. Eliseo Islas Chagoya

Fomento a la Educación Cívica Municipal de la Juventud Encargado del Instituto

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23

Clave:

CFEC /UAJX/P02/12

Gestión Ante Centros Educativos para el Otorgamiento de Becas Escolares.

Abril 2012

Unidad de Asuntos de la Juventud Xalapa 1 2 3 3A 4 5 6

Recibe al usuario e informa de los requisitos necesarios para la realización del trámite.

Pasa el tiempo

Recibe la documentación correspondiente para la solicitud de beca.

Revisa que la documentación este completa y correcta.

¿La documentación está completa y correcta?

En caso que la documentación no esté completa y correcta

Informa al solicitante de la documentación faltante o correcta.

Continua con la actividad numero 3

En caso de que la documentación si este correcta y completa.

Entrega al solicitante el formato correspondiente de solicitud de beca para que la requisite.

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24 7 8 9 10 11 12 13

Recibe el formato con los datos del solicitante e informa qué se comunicaran con el en cuanto tenga respuesta a su petición.

Turna la documentación a la regiduría 5ª quien decidirá si se otorga o no la beca.

Pasa el tiempo.

Recibe de la regiduría 5ª la relación de las personas beneficiadas con este apoyo.

Informa, vía telefónica a los usuarios beneficiados, del día, la fecha y la hora en que podrá recoger su apoyo.

Recibe al beneficiario y entrega el apoyo solicitando.

Recaba firma del beneficiario, en la relación de beneficiarios.

Archiva en el expediente que le corresponde.

Acuña Raúl Bautista Villegas Lic. Eliseo Islas Chagoya

Abril 2012 Enlace de la Coordinación

Coordinador de Fomento a la Educación Civil

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(28)

26

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Fomento

a la Educación Cívica

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Coordinación de Fomento a la Educación Cívica Realización de Campañas de Reforestación.

Organizar eventos educativos para niños y jóvenes xalapeños donde se concientice al cuidado de la naturaleza.

NORMAS

 Al realizar el evento debe tener pleno conocimiento del área a reforestar así como contar con los permisos correspondientes.

 Precisar el número de árboles a plantar así como el espacio.  Contar con implementos adecuados para su operación.

 Vinculación con los organismos e instancias correspondientes.

Acuña Raúl Bautista Villegas Lic. Eliseo Islas Chagoya _{Abril 2012} Enlace de la Coordinación

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28

Clave:

CFEC /IAJX/P03/12

Realización de Campañas de Reforestación. Abril 2012

Instituto de Asuntos de la Juventud Xalapa 1 2 3 4 5 6 7

Planea de evento dirigido a la ciudadanía.

Realiza cronograma de evento.

Difunde evento entre la ciudadanía, señala las fechas y el lugar donde se llevará a acabo el evento.

Pasa el tiempo.

Recibe a la ciudadanía y entrega árboles e instrumentos para la reforestación.

Realiza evento.

Clausura del evento.

Elabora y archiva el reporte de actividades en el expediente que le corresponde de manera permanente.

Fomento a la Educación Cívica Coordinador de Fomento a la Educación Cívica

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29

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento: Realización de Campañas de Reforestación.

árboles

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Fomento

a la Educación Cívica

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30

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Audiencia: Acto en el que una autoridad recibe a las personas, generalmente para reclamar o solicitar alguna cosa.

Adheridos: Unirse o afiliarse a un grupo o asociación.

Viabilidad: Posibilidad de llevar a cabo un plan o proyecto.

Gestión: conjunto de acciones o trámites que se realizan para conseguir o resolver una cosa.

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31

DIRECTORIO

Nombre: Lic. Eliseo Islas Chagoya

Puesto: Coordinador de Fomento a la Educación Cívica Teléfono: 8 18 16 75

E. mail.:

Nombre: Raúl Bautista Villegas

Puesto: Encargado del Instituto Municipal de la Juventud Teléfono: 8 18 16 75

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32

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Elaboró

__________________________________ LAE. Maribel Durán Figueroa

Jefa de la Unidad de Cursos de Capacitación y Desarrollo Administrativo

Revisó

___________________________________ Lic. Ángel Lara Platas

Director de Recursos Humanos

Vo. Bo.

____________________________________ Lic. Eliseo Islas Chagoya

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33

APROBACIÓN

Lic. Elizabeth Morales García

Presidenta Municipal de Xalapa

Rosa Luna Hernández

Síndica

Jaime Cisneros González

Regidor Primero

Aníbal Pacheco López

Regidor Segundo

Miguel Ángel Cabrera Gordillo

Regidor Tercero

Xavier Enrique Chávez Rosales

Regidor Cuarto

Corintia Cruz Oregón

Regidora Quinta

Alberta Hernández Vilchis

Regidora Sexta

Francisco Morales Sarmiento

Regidor Séptimo

Omar Guillermo Miranda Romero

Regidor Octavo

José Alfredo Corona Lizárraga

Regidor Noveno

Mayra Teresita Cortés Rodríguez

Regidora Décima

María Teresa Bernal Velázquez

Regidora Décima Primera

Moisés Vázquez Cuevas

Regidor Décimo Segundo

Bolívar Mundo Arias Olguín

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CRÉDITOS

Lic. Elizabeth Morales García Presidenta Municipal

Lic. Eliseo Islas Chagoya

LAE Ángel Lara Platas Director de Recursos Humanos

LAE Maribel Durán Figuera

Jefe de la Unidad de Cursos de Capacitación y Desarrollo Administrativo

Francisco Rodrigo Altamirano Acuña

Enlace de la Coordinación de Fomento a la Educación Cívica

Colaboradores:

LAE. Alma Jenny Jiménez Abad LAE. Haydee Ramírez Hernández TSC. Luis Enrique Aguirre Ochoa LP. Karla Edith Velasco Vázquez

LAE. Susana Ortiz Vidal LAE. Violeta López González

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