PROCEDIMIENTO PARA DIGITALIZAR LOS DOCUMENTOS, QUE CONFORMARÁN EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

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Dirección General de Estadística y Planeación Judicial

PROCEDIMIENTO PARA DIGITALIZAR LOS DOCUMENTOS,

QUE CONFORMARÁN EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

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1.- En el alimentador automático de documentos del Scanner se deben colocar las hojas relativas a la copia de traslado de la demanda, con el lado de la hoja impreso viendo hacia arriba (en caso de ser hojas impresas de los dos lados, se colocan las páginas nones viendo hacia arriba).

2.- En el Scanner, existen cuatro botones (ubicados del lado derecho del botón de encendido), los cuales se identifican con los números 1, 2, 3 y 4; estos botones tienen configurados de forma automática, los parámetros de digitalización comúnmente utilizados en el proceso de escaneo de estos documentos.

Dependiendo el tipo de documentos a digitalizar, se debe presionar uno de los cuatro botones mencionados.

Para ejemplificar el siguiente procedimiento, presionaremos el botón número 2, ya que se trata de unas copias de traslado tamaño legal e impresas de ambos lados de la hoja.

QUE CONFORMARÁN EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

ESCANNER: HP Scanjet 8350

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Procedimiento para digitalizar los documentos, que conformarán el expediente electrónico

Genera archivos PDF, blanco y negro, tamaño legal, con una resolución de

150 puntos; se utiliza el alimentador automático de documentos, con hojas

impresas por un solo lado.

Genera archivos PDF, blanco y negro, tamaño legal, con una resolución de

150 puntos; se utiliza el alimentador automático de documentos, con hojas

impresas por ambos lados.

Genera archivos PDF, blanco y negro, tamaño carta, con una resolución de

150 puntos; se utiliza el alimentador automático de documentos, con hojas

impresas por un solo lado.

Genera archivos PDF, blanco y negro, tamaño carta, con una resolución de

150 puntos; se utiliza el alimentador automático de documentos, con hojas

impresas por ambos lados.

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3.- Una vez que se presionó el botón número 2, el programa comienza a ejecutarse, y el alimentador de documentos comienza a pasar las hojas para su digitalización.

4.- Una vez que se terminó de escanear el documento, aparecen en pantalla las páginas digitalizadas; deberá dar clic ESCANEO LISTO.

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5.- El programa desplegará una pantalla en el cual se debe indicar el nombre del archivo, el tipo y su ubicación; una vez indicados los datos, dar clic en GUARDAR.

Es importante mencionar que en la carpeta Mis documentos, es donde se crea un directorio cuyo nombre inicia con el prefijo scan seguido de la fecha en que se digitaliza (ejemplo, scan03jul07) y los archivos se guardan en la carpeta correspondiente.

6.- Una vez que se guarda, se abre automáticamente el archivo PDF, que se generó con la digitalización.

NOTA: Es importante mencionar que la resolución que se este utilizando con este scanner es de 150 ppp, salvo aquellas excepciones donde los documentos no son claros y se tiene que aumentar. El valor máximo utilizado ha sido de 250 ppp, resolución que genera archivos de gran tamaño, el máximo debe ser de 3 Mb).

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Procedimiento para digitalizar los documentos, que conformarán el expediente electrónico

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Para el caso de que se requiera aumentar la resolución para digitalizar determinado documento, por ejemplo a 250 ppp, en el escritorio del equipo existe un ícono llamado Centro de Soluciones HP, al cual se le dará clic.

Se ejecuta el programa Centro de Soluciones HP, mostrando una pantalla en la cual se indica que tipo de digitalización se desea realizar; para este procedimiento se debe hacer clic en el botón ESCANEAR DOCUMENTO.

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En esta pantalla se deben especificar los requerimientos de digitalización deseada; se deberá indicar que se trata de un Documento, en Blanco y negro, para este ejemplo se deben Escanear ambas caras del documento y que se desea Guardar en archivo de tipo PDF.

Posteriormente, debe dar clic en el botón AJUSTE DE ESCANEO DE DOCUMENTOS, para definir la resolución deseada, para este ejemplo 250 ppp; dar clic en ACEPTAR.

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El programa muestra nuevamente la pantalla de configuración, en la cual se deberá dar clic en EXPLORAR.

El programa despliega la pantalla Opciones de almacenamiento de Guardar en archivo para Botón Escanear, en el cual se señala el tipo de archivo PDF, un nombre de archivo base (ejemplo, escanear), y la ubicación en la cual se guardará el archivo, para este caso seleccionaremos el directorio scan 03jul07, ubicado en Mis documentos, dando clic en EXAMINAR. Finalmente se dará clic en ACEPTAR.

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Se ejecutará el programa ESCANEO HP.

Una vez que se termina de escanear el documento, el programa pregunta si se desean agregar más páginas o no.

Al hacer clic en FINALIZADO, el programa c o m e n z a r á a p r o c e s a r l a s i m á g e n e s digitalizadas.

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Una vez que termina, se abre el Explorador de Windows mostrando el archivo digitalizado (para este caso, escanear0001); el archivo siempre deberá renombrarse con el número del expediente (por ejemplo, 96001-2007).

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Al hacer doble clic en el archivo 96001-2007, se ejecuta el programa Adobe Reader, mostrando el documento digitalizado.

Se podrá desplazar a través del documento, mediante los íconos de navegación ubicados en la barra inferior de la pantalla de Adobe Reader.

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