UNIVERSIDA D REGIO NAL A UTÓNO M A DE LOS A NDES
“UNIANDES”
FACULTA D DE SISTEM AS M ERCANT ILES
CARRERA DE CONTABIL ID AD Y AU DITORIA
TESIS DE GRA DO PREVIO A LA OBTENCIÓ N
DEL TÍTULO DE
:
INGE NIERO E N CONT ABILIDA D SUPERIOR, AU DIT ORÍA Y
FIN ANZ AS CPA.
TEM A: SISTEM A DE CO NTROL IN TERNO PARA M EJORAR LO S
PROCESOS DE LA FU ND ACIÓ N ASILO DE ANCIAN OS SARA
ESPÍN DOL A DE BURBA NO DE L A CIUD AD DE TULCÁ N
AUTOR : Téc. Edwin W ladimir Revelo Puetate
ASESO R: Eco. Jairo Iván Jácome Zabala
I
CERTIFIC ACIÒ N DEL ASESO R
En calida d de asesor del presente Traba jo de Grado te ngo a bien CERTIFICAR, Que el
presente traba jo cuyo título e s “SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
M EJO RAR LO S PRO CESO S DE LA FUND ACIÓ N ASILO DE AN CIA NO S SARA ESPÍNDO LA DE BU RBANO DE LA CIUDAD DE TULCÁ N ”, realizado por el señor Técnico Edwin W ladim ir Revelo Pue tate, ha sido guiado, revisado periódicam ente en su
totalidad y cum ple con las exigencias m etodológic os y científicos que la universidad
UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su presentación pública y defensa ante el tribunal
que se designe.
II
DECLAR ACIÓN DE A UTORÍA
Declaro ante las autoridades de la “UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS
ANDES”, que el contenido del presente Trabajo de Grado cuyo tema es “SISTEMA DE CO NTRO L INTERNO P ARA M EJO RAR LO PRO CESO S DE LA F UNDA CIÓ N ASILO DE ANCIA NO S SARA ESPÍNDO LA DE BURB ANO DE LA CIU DAD DE TULCÁN”, ha sido de sarrolla do con base a una investigación exha ustiva, respetando derechos intelectuales de terceros, conform e lo dem uestran las c itas que constan en el
desarrollo de la m ism a, cuyas fuente s se incorporan en la bibli ografía, y lo presento com o
requisito para la obtención de l T ítulo de IN GENIERO EN CONTABILIDAD S UPERIOR,
AUDITORIA Y FINAN ZAS CPA. Adem ás declaro que e s origina l de m i autoría y
responsa bilidad y no com prom ete a las políticas de UNIAND ES.
.
Autor:
III
DEDIC ATORIA
Le dedico prim eram ente m i trabajo a Dios, fue el creador de todas las cosas, el que m e ha
dado fortaleza para continuar cuando a punto de caer he estado; por ello, con toda la
hum ildad que de m i corazón puede em anar.
De igual form a, a m i M adre, especialm ente a m i Esposa e Hijos, a quien le debo toda m i
vida, les agradezco el cariño y su com prensión, a ustedes quiene s han sa bido form arm e con
buenos sentim ientos, hábitos y valores, lo cua l m e ha ayudado a salir adelante buscando
siem pre el m ejor cam ino.
A m is m aestros, gracias por su tiem po, por su apoyo así com o por la sabiduría que m e
transm itieron en el desarrollo de m i form ación profesiona l, en especial al Econ. Jairo
IV
AGR ADECIM IENTO
Prim ero y antes que nada, dar gracias a D ios, por e star conm igo en cada pa so que doy, por
fortalecer m i corazón e ilum inar m i m ente y por haber puesto en m i ca m ino a aquellas
personas que han sido m i soporte y com pañía durante todo el período de estudio.
Agradecer hoy y siem pre a m i fam ilia por el esfuerzo realizado por ellos. E l apoyo en m is
estudios, de ser así no hubiese sido posible. A m i Esposa e H ijos y dem ás fam iliares ya que
m e brindan el apoyo, la alegría y m e dan la fortaleza necesaria para seguir adelante.
Un agradecim iento especial al Econ. Jairo Jácom e, por la colaboración, paciencia, apoyo y
sobre todo por esa gran am ista d que m e brindó y m e brinda, por escucharm e y aconsejarm e
V
ÍNDICE GENERAL
Portada… … … …… … …… … …… … …… … …… … …… … …… … …… … …… … ….I
CERTIFICACIÒN DEL ASESOR ... I
DECLARACIÓN DE A UTORÍA … … … …… … …… … …… … …… … …… … …..II
DEDICATORIA ... III
AGRADECIM IENT O ... IV
ÍNDICE GENERAL ... V
RESUM EN EJECUTIVO ... X
EXECUTIV E SUM M ARY ... XII
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPÍTULO I... 3
1.EL PROBLEM A ... 3
1.1.Planteam iento del Problem a ... 3
1.2.Form ulación de l problem a ... 4
1.3.Delim itac ión de l problem a ... 4
1.4.Identificación de la Línea de Investigación ... 4
1.5.Objetivos… … … . ... 4
1.5.1.Objetivo General… . ... 4
1.5.2.Objetivos Específicos ... 4
1.6.Justificación… … ... 5
CAPÍTULO II ... 7
2.M ARCO TEÓRICO ... 7
2.1.Antecedente s Investiga tivos ... 7
2.2.Fundam entación Teórica ... 9
2.2.1.Auditoría… … … … . ... 9
2.2.1.1.Introducción a la Auditoría ... 9
2.2.1.2.Definición de Auditoría ... 10
2.2.1.3.Concepto de Auditoría ... 10
2.3.Clases de Auditoría ... 11
2.3.1.Auditoria E xterna… ... 11
VI
2.3.3.Auditoría independiente ... 11
2.3.4.De Gestión u Operaciona l. ... 12
2.3.5.Financiera o de Estados Financ ieros. ... 12
2.3.6.Auditoría Interna… . ... 12
2.4.Control interno… . ... 13
2.4.1.Introducción al Control Interno ... 13
2.4.2.Definición de Control Interno ... 14
2.4.3.Im portancia del Control Interno ... 14
2.5.Tipos de Control Interno ... 15
2.5.1.Control interno adm inistrativo ... 15
2.5.2.Control interno financiero ... 15
2.5.3.Control interno previo ... 15
2.5.4.Control interno concom itante ... 16
2.5.5.Control interno posterior ... 16
2.5.6.Control posterior interno ... 16
2.5.7.Control posterior externo ... 16
2.5.8.Docum entación del control interno ... 16
2.6.Sistem a de control interno ... 17
2.7.Inform e COSO… ... 18
2.7.1.El Inform e COSO I y II ... 18
2.7.2.M étodos de E valuación del Sistem a de Control Interno. ... 20
2.7.2.1.Cuestionarios… … … .. ... 20
2.7.2.2.Cédulas Narrativa s… .. ... 22
2.7.2.3.Diagram a de Flujo… .. ... 22
2.8.Principios de Control Interno ... 24
2.8.1.Aplicables a la estructura orgánica ... 24
2.8.2.Responsa bilidad de lim itada ... 24
2.8.3.Separación de funcione s de carácter incom patible ... 25
2.8.4.Instrucciones por escrito ... 25
2.8.5.Aplicables a los procesos y sistem as ... 25
2.8.6.Aplicación de pruebas continuas de exactitud ... 25
2.8.7.Uso de num eración en los doc um entos ... 26
VII
2.8.9.Uso de cuentas de control... 26
2.8.10.Depósitos inm ediatos e intactos ... 27
2.8.11.Uso m ínim o de cuentas ba ncarias ... 27
2.8.12.Uso de dispositivos de seguridad ... 27
2.8.13.Uso de indicadores de gestión ... 28
2.9.Aplicables a la adm inistración de persona l ... 28
2.9.1.Selección de persona l hábil y capacitado ... 28
2.9.2.Capacitación continua ... 28
2.9.3.Vacaciones y rotación de personal ... 29
2.9.4.Cauciones (pólizas de seguro) ... 29
2.10.Procesos internos ... 29
2.10.1.Introducción de los Procesos Internos ... 29
2.10.2.Definic ión de Procesos Internos ... 30
2.10.3.Im portancia de los Procesos ... 30
2.11.Clasificación de los Procesos ... 31
2.11.1.Estra tégicos… … … ... 31
2.11.2.Operativos… … … . ... 31
2.11.3.De apoyo… … … … ... 31
2.12.Fundaciones de benefic io soc ial ... 31
2.12.1.Definic ión de Fundaciones de beneficio social. ... 31
2.13.Obje tivos e Im portancia de las Fundacione s de beneficio soc ial. ... 32
2.13.1.Obje tivos… … … … ... 32
2.13.1.1.Obje tivo General… … .. ... 32
2.13.1.2.Obje tivos específicos… ... 32
2.14.Im portancia… … ... 33
2.15.Evolución de las Fundación de beneficio soc ial. ... 33
2.15.1.Pre-Historia M oderna ... 34
2.15.2.La historia m oderna ... 34
2.16.Idea a defender… ... 36
CAPÍTULO III ... 37
3.M ARCO M ETODOLÓGICO ... 37
3.1.M odalida d de la Investigación ... 37
VIII
3.2.1.Por el lugar… … … .. ... 37
3.2.2.Por la Naturaleza… . ... 37
3.2.3.Por el Alcance… … . ... 37
3.3.Población y M uestra ... 38
3.4.M étodos, técnicas e instrum entos ... 39
3.4.1.M étodos Teóricos… ... 39
3.4.2.M étodos Em píricos.. ... 39
3.4.3.Técnicas… … … … .. ... 40
3.4.4.Instrum entos… … … ... 40
3.5.Interpretación de Resultados ... 42
3.6.Conclusión teórico – m etodológic o de la investigac ión de cam po. ... 58
CAPÍTULO IV ... 59
4.M ARCO PROPOSITIVO ... 59
4.1.Título… … … … .. ... 59
4.1.1.Desarrollo de la Propuesta ... 59
4.1.2.Propuesta de Control Interno Adm inistrativo ... 61
4.1.3.M isión de la Departam ento Financ iero ... 62
4.1.4.Organigram a Estruc tural ... 63
4.1.5.Control Interno para la contra tación del personal para el Departam ento Financiero . 65 4.1.6.Capacitación al Persona l del Departam ento Financ iero ... 66
4.1.7.Rotación y evaluac ión de l personal del Departam ento Financiero. ... 67
4.1.8.Establecim iento de Procedim ie ntos para la ejecución de la s actividades. ... 68
4.1.9.Propuesta de Control Interno C ontable ... 73
4.1.10.Aplicación de las N orm as de Control Interno y Principios de Contabilidad General para el Departam ento Financiero... 74
4.1.11.Organización del sistem a de contabilidad. ... 75
4.1.12.Integración de las operaciones financ ieras. ... 76
4.1.13.Registro de las transacc iones contable s en el Departam ento Financiero... 77
4.1.14.Docum entac ión de respaldo y su archivo. ... 78
4.1.15.Conciliación de los saldos. ... 79
4.2.Control Interno para el Presupuesto. ... 80
4.2.1.Control Interno para Recaudaciones. ... 81
IX
4.3.1.Control In terno en los va lores en efectivo ... 83
4.3.2.Pagos que realiza el Departam ento Fina nciero. ... 84
4.3.3.Control In terno para la custodia de garantía s ... 85
4.3.4.Control Interno para existencias y bienes de larga duración. ... 86
CONCLUSIONES Y RECOM END ACIONES ... 99
5.1. Conclusiones… … … . ... 99
5.2. Recom endaciones… . ... 100
X
RESUM E N EJECUTIVO
El propósito de l presente traba jo de investigación se refiere a la propuesta de diseñar un sistema de control interno para mejorar los procesos internos de la Fundación Asilo de Ancianos Sara Espíndola de Burbano de la Ciudad de Tulcán; utilizando una m oderna m etodología de control; bajo e ste contexto se diseña n los indicadores que
evalúan la eficiencia, efectivida d y econom ía en la Fundación, ayudando a la instituc ión a
m ejorar el uso de sus recursos.
Para el desarrollo com pleto de este trabajo de gra do fue necesario llevar a cabo la
elaboración de IV capítulos, tales com o:
En el capítulo I, se identifica el problema “Como mejorar los procesos internos para la
Fundación Asilo de Ancianos Sara Espíndola de Burbano”, para lo cual he planteado la
siguiente solución “Ela borar un S istem a de control interno para el m ejoram iento de los
procesos internos de la Fundac ión Asilo de A ncianos Sara Espíndola de Burbano de la
ciudad de Tulcán”, también se desarrolló los objetivos específicos tales como
“Fundamentar científicamente sobre los sistemas de control interno y los procesos
internos em presariales; Determ inar la incidenc ia de los procesos internos en la Fundación
Asilo de Ancianos Sara Espíndola de Burbano; Diseñar el Sistem a de control interno para
la Fundació n Asilo de Anc ianos Sara Espíndola de Burbano de la ciudad de T ulcán”; cuya
línea de investigación es el “Control Interno”.
Seguidam ente en el capítulo II, se de term inó la base teórica cuya variable dependiente e s
“Los procesos internos de la Fundación As ilo de Ancianos Sara Espíndola de Burbano” y
la variable independiente es el “Control Interno” cuyo contenido mantiene un
posic ionam ie nto teóric o y una bibliografía; y ayudó a la recolección de inform ación
necesaria para poder determ inar los aspectos m ás im portantes que deberá m anejar un
XI
M ientras en el capítulo III, se describe el m arco m etodológico que abarcó el tipo y diseño
de investigación, así c om o se lección de la población y m ue stra, las técnic as y m étodos
utilizados dentro de la investigación, tales como, “Método Investigativo, Método
Analítico – Sintétic o, M étodo Deductivo – Inductivo, M étodo H istórico Lógico, M étodo
Dialéctic o, Encuesta, Entrevista, Observación y Cuestionario.
Luego el capítu lo IV, se ha propuesto “D iseñar un Sistem a de control interno para m ejorar
los procesos internos de la Fundación A silo de Anc ianos Sara Espíndola de Burbano de la
ciudad de T ulcán; el cual va dirigido al Prof. Eduardo Espíndola quien es e l Representante
Legal y Presidente de la Fundación; m ism o que ayudará a m ejorar los procesos de la
Fundación; por últim o se ha desarrolla do las conclusiones y recom endaciones que se
XII
EXECUTIVE SUM M AR Y
The purpose of this re search concerns the proposal to design a system of interna l control
to im prove internal processe s of Sarah N ursing H om e Foundation E spíndola Burbano
Tulcán City, using a m odern control m ethodology, within this fram ework indicators ar e
designed to e valuate the efficiency, effectiveness and econom y in the Foundation, helping
the institution to im prove the use of its resources.
For the full developm ent of this graduate work wa s necessary to carry out the
developm ent of chapters IV, such as:
In Chapter I, you identify the problem "How to im prove interna l processes for Nursing
Hom e Foundation Sara Espíndola of Burbano," to whic h I have proposed the following
solution "De velop an internal control system to im prove internal processes N ursing Hom e
Foundation Sara Espíndola Burbank T ulsan City ", is also deve loping specific objective s
such as" scie ntifically Basing on the internal control system s and internal business
processes, determ ine the incidence of interna l processes in the Have n Foundati on Senior
Sara Espíndola of Burbank, Designing the Internal C ontrol S ystem for N ursing Hom e
Foundation Sara Espíndola Burba nk Tulsan City ", whose line of research is the" Interna l
Control ".
Then in Chapter II, we investigated the the oretical basis depend ent variable is' interna l
processes of the N ursing Hom e Foundation Espíndola Burbank Sara "and the inde pendent
variable is the" Interna l Control "keeps the conte nts of which theoretical position and a
bibliography; and a ssisted in ga thering inform ation nec essary to determ ine the m ost
im portant aspects that m ust handle a system of interna l control.
W hile Chapter III describes the m ethodologica l fram ework that inc luded the type and
design research and selec tion of the population and sam ple, techniques and m ethods use d
in research, such as, "M ethod Investiga tive, A nalytical M ethod - Synthetic, M ethod
Deductive-Induc tive, Logic Historical M ethod, Dialectica l M ethod, Survey, Interview,
XIII
After Chapter IV, has proposed "Design a sy stem of internal control to im prove interna l
processes of Sarah Nursing Hom e Foundation E spíndola Burbano Tulcán city, which is
addressed to Prof. Edward E spíndola who is the Lega l Representative and Cha irm an of
the Foundation, it w ill help im prove the pro cesses of the Foundation, has finally
develope d the conclusions and recom m endations were generated total developm ent of the
1
INTROD UC CIÓ N
La im portanc ia de tener un buen sistem a de control interno en las entidades con o sin fine s
de lucro, se ha de sarrolla do en los últim os años, esto debido a lo práctico que resulta a l
com probar la eficiencia y la productividad al m om ento de establecerlos. E s bueno resaltar,
que la entidad privada que aplique controle s internos en sus operaciones, conducirá a tener
un sistem a m ás ágil, es por eso, la im portanc ia de tener una planificación que sea capaz de
verificar que los controles se cum plan para darle una m ejor visión sobre su ge stión.
La evaluación de l sistem a de control interno por m edio de los m anuale s de procedim ie ntos
afianza las fortalezas de la entidad privada frente a la gestión. En razón de esta
im portanc ia que adquiere el sistem a de control inte rno para la Fundación Asilo de
Ancianos Sara Espíndola de Burba no, se hace necesario hacer el levantam iento de
procedim ientos actuale s, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para
llevar a cabo los cam bios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la
eficiencia, efectividad, eficacia y econom ía en todos los procesos.
Las instituc iones priva das en todo el proceso de dise ñar e im plem entar el sistem a de
control interno, tiene que preparar los procedim ientos inte grales, l os cuale s son los que
form an el pilar para poder desarrollar adecuadam ente sus actividades, estableciendo
responsa bilidade s a los e ncargados de toda s las áreas, generando inform ación útil y
necesaria, establecie ndo m edida s de seguridad, control y autoc ontr ol y objetivos que
participe n en el cum plim iento con la función de la entidad.
En la perspectiva que aquí adoptam os, podem os afirm ar que un departam ento que no
aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus
operaciones, y por supuesto las dec isiones tom adas no serán las m ás adecuadas para su
gestión e incluso podría llevar al m ism o a una crisis operativa, por lo que, se debe asum ir
una serie de consecuencia s que perjudican los resultados de sus activida des.
Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cam bios se pueden lograr im plem entando y
adecuando controle s internos, los cua les sean capaces de sa lvaguardar y preservar los
2
El propósito de l presente traba jo de investigación se refiere a la propuesta de un sistem a
de control interno; para el control de todos los recursos, por ello, m i objetivo está centrado
en agilizar los procesos de entrada, salida y control de recursos que posee la Fundación, el
cual va a perm itir agilizar el proceso de control que se lle va actualm ente ; y la presente
3
CAPÍTULO I
1. EL PRO BLEM A
1.1. Planteamiento del Problem a
En la Legislación Ecuatoriana, existe una creciente activida d que deben cum plir la s
Fundaciones de ayuda social a nivel Nacional, por lo que se puede determ inar una gran
variedad de actividades y fines que persiguen un interés general, m ism os que se
determ inan en la necesidad de recursos que gestionan el de senvolvim ie nto en la prestación
de servic ios de interés soc ial, sin ningún fin lucrativo. Es por e sto que estas Fundacione s
tienen una gran varie dad de problem as tale s com o: la m ala utilización de los recursos, la
falta de un sistem a de control para un bu en m anejo y utilización de los m ism os, es por
esto que la garantía del funcionam iento interno afecta a la c om pleta satisfacción de la s
principales necesidades de cada una de las Fundaciones, a fin de que estas Fundacione s
cum plan la consecuc ión de sus fines en beneficio de la socie dad.
Es por esto que en la Provincia de l Carchi estas Fundac iones para su desarrollo y
cum plim iento de sus objetivos depende n de varios factores, tales com o: la m ala
distribución de recursos, por lo que en definitiva el problem a que radica en la s
Fundaciones de ayuda social, por este m otivo estas fundacione s han perdido el apoyo de
otras entidades para reforzar los recursos, por lo que existe la posibilidad de que esta s
Fundaciones desaparezcan; si no se obtie ne apoyo socia l de otras instituc ione s sean esta s
públicas o privadas, desa parición com o ya ha sucedido con algunas Fundaciones tanto a
nivel Nacional com o Provincial.
En la Ciuda d de Tulcán existe la Fundación A silo de Ancia nos Sara Espíndola de
Burbano, que e s una entidad de ayuda social a persona s de la tercera edad o adulto m ayor,
por lo que tie nde a quebra ntar por no disponer de un sistem a de control interno que ayude
a optim izar y utilizar de una buena m anera los recursos, ya que por esta m ala utilización
de recursos la Fundación tiene que afrontar una serie de crisis tales com o el de no
disponer de un fondo lucrativo, el no pago de salarios laborales, el no pago a proveedores
a tiem po, el no tener un control de las com pras de los productos en lo referente a la
calidad, y a precios; por lo que este problem a afecta a la Fundación por no disponer de
facilidade s para obtener recursos de otras instituciones y el no contar con un sistem a de
4
Fundación no ha tenido recursos propios por el hecho de ser sin fines de lucro, afectando
así al buen de senvolvim iento de la fundac ión, y, por este m otivo no puede cum plir con sus
fines de Beneficio Social ante la sociedad.
1.2. Formulación del problema
¿Cóm o m ejorar los procesos internos para la Fundación Asilo de A ncianos Sara Espíndola
de Burbano?
1.3. Delimitac ión del problema O bjeto de estudio.- Auditoría
Campo de acción.- Control interno
Lugar.- Se realizará en la Fundación A silo de A ncianos Sara Espíndola de Burbano, de la Ciudad de Tulcán, ubicada en la Av. Holanda y Av. Tulcanaza.
Tiempo.- La presente investigac ión se la realizará en un tiem po de seis m eses.
1.4. Identificación de la Línea de Investigación
El presente traba jo se encuentra dentro de la línea de investigación del Control Interno.
1.5. O bjetivos
1.5.1. O bjetivo G eneral
Elaborar un Sistem a de control interno para el m ejoram iento de los procesos internos de la
Fundación Asilo de Ancia nos Sara Espíndola de Burbano de la Ciuda d de Tulcán.
1.5.2. O bjetivos Específicos
Fundam entar teóricam ente sobre los sistem as de c ontrol interno y los procesos internos
em presariales.
Determ inar la incidencia de los procesos internos en la Fundación Asilo de A ncianos Sara
Espíndola de Burbano.
Diseñar el S istem a de control interno para m ejorar los procesos de la Fundación Asilo de
5
1.6. JustificaciónEl diseño de un sistem a de control interno para m ejorar los procesos c ontables de la
Fundación A silo de Ancianos Sara E spíndola de B urbano, es im portante ya que toda
entida d debe contar con un Control Interno Financ iero que le perm ita n, seguir con la
ejecución, m antenim ie nto y reparación; las m ism as que se realizan basándose en un
presupue sto; adem ás del conocim iento de los niveles de autoridad y de la s relacione s
existe ntes e ntre los m iem bros de la Institución con el fin de lograr m axim izar la eficie ncia
en la realización de los objetivos y plane s señalados dentro de la m ism a Fundación.
El Sistem a de Control Interno del Departam ento Fina nciero se encuentra en un nive l ba jo,
la im porta ncia de te ner un buen control interno se hace necesario, ya que ayudaría a m edir
la eficiencia y la productividad a l m om ento de im pla ntarlo, es de gran utili dad recalcar
que en esta Institución no cuenta con un control apropiado para sus necesidades, com o son
las de pago oportuno, así com o tam bié n se debe tener en c uenta que este Departam ento e s
el elem ento fundam ental para el logro de los objetivos y m etas de todas las entidades, así
com o tam bién, debe n desenvolverse en un e ntorno de com unicación y m otivación, es a
través de estos pilares que puede n dem ostrar sus destrezas y el conocim iento en sus tareas;
trabajando y rindie ndo efic ientem ente, para que se pued a lograr los obje tivos, es necesario
la existencia de lineam ientos generales de la organización con su debida estructura y
reglam entación; adem ás de una apropiada supervisión y capacitación adecuada; los
adecuados instrum entos que facilitarán la tom a de de cisiones acertadas sobre las
actividades que se llevarán a cabo para la consecución de los objetivos institucionale s
propuestos.
Esta investigación contem plará un orden Técnico y Norm ativo en cuanto a los
com ponentes de Control Interno: e l entorno de co ntrol, la eva luación del riesgo, el
sistem a de inform ación (contable) y de com unicación, actividades de control y m onitoreo
del sistem a; e stará encam inada a eva luar las operaciones y procedim ientos de l
Departam ento Financ iera, convirtié ndose en una herram ienta útil y de fácil m anejo e
interpretación.
El Jefe del De partam ento F inanciero com o parte fundam ental de sus responsabilidades,
deberá desarrollar y m antener un program a continuo que ase gure el control interno y
6
con un S istem a de Control Interno para m ejorar los procesos, he creído que e s
fundam ental su e laboración, por la razón básica de que e ste Departam ento desem peña un
rol prim ordial dentro de la Fundación, el cual ayuda a m ejorar la distribución de los
recursos que posee la Institución; para realizar actividades que son parte de esta
institución de Beneficio Social.
Igualm ente, es indispensable la e laboración de un sistem a de control interno, ya que, en
esta Fundación se presenta la inefic iencia en la gestión adm inistrativa por la excesiva
existe ncia de puestos de trabajo, funciones innecesarias o m al entendidas, duplicidad de
tareas, que en lugar de lograr rapidez en los servicios que dicha Instituc ión prest a; por e l
contrario los hacen m ás lentos e ineficientes.
Por estas razones es necesario, que la Fundación c uente con un Sistem a de Control
Interno, que perm ita aclarar las relaciones de dependenc ia existe ntes entre cada una de
sus departam entos y áreas, para lograr que todos quienes conform an esta Fundación,
aporten todos sus esfuerzos para cum plir de la m anera m ás eficaz con sus objetivos y
7
CAPÍTULO II
2. M ARCO TEÓ RICO
2.1. Antecedentes Investigativos
Fundación Asilo de Ancianos Sara Espíndola de Burbano
En la Fundación Asilo de Anc ianos Sara Espíndola de B urbano, de la Ciudad de T ulcán,
se ha observado que históricam ente no se ha realizado una investigación sobre las
falencias que existe por la falta de un sistem a de control interno, ya que este e s de gran
relevancia para un adecua do m anejo de los proc esos y recursos que posee la Fundac ión;
por lo que esta Fundación tiene com o m isión de sarrollar planes, program as y proyectos
de atención de calidad a la población vulnerable y en riesgo, para lo cua l desde m ucho
tiem po a trás ha venido im plem entando un m odelo de inclusión económ ico y socia l a
favor de las personas vulnerables y desprotegidas de la tercera edad; y de dar un nuevo
sentido de perte nencia, m ism o que pretende facilitar el derecho a esta población, de m odo
que no sufran privaciones que afecta n negativam ente sus vidas, por lo que la presente
investigac ión e s de gran im portancia para la im plem en tación de un sistem a de control
interno que ayudará a m ejorar la distribución de los recursos de la Fundación Sara
Espíndola de Burbano.
Fundación M ariana de Jesús, Q uito - Ecuador
Su principa l fundadora Doña M aría Urrutia, quien habie ndo sido form ada en un am biente
fam iliar, profundam ente religioso y con la necesidad de construir el Reino de Dios en la
tierra quien c on sus esfuerzos por m ejorar la calid ad de vida de toda la socie dad, poniendo
especial atención en el apoyo a los sectores económ icam ente m enos favorecidos.
Para Doña M aría A ugusta Urrutia, la educación, e spiritua lida d y el tener una vivienda,
eran los factores de m ayor im portancia, para lle v ar una vida digna. Por tal m otivo, en
1932 crea el “Comedor Infantil”, donde niños de escasos recursos económ icos recibían su
almuerzo diariamente; en 1939 crea la Fundación Mariana de Jesús”, con lo cual hace
realidad su deseo de dotar de vivienda los m á s necesitados; en 1942 con el afán de
impulsar la educación pone en funcionamiento el “Hogar Javier”, donde jóvenes de la
8
En 1944 junto con el Padre Eduardo Vásquez Dodero, em pieza su a cción espiritual a
través de la creación de la “Casa de Ejercicios Espirituales de San Ignacio” en la Hacienda
San Agustín en M achachi; m ientras que su casa se convierte en M useo, conservando la
arquitectura típica de la cuidad de principios del siglo, gua rdando el criterio y carácter en
cada rincón; habla de su fino gusto al m antener colecciones de arte ecuatoriano, desde la
época de la Colonia hasta nuestros días; adem ás, en su casa se puede apreciar diversos
objetos de la vida cotidiana.
Fundación Dorcas, G uayaquil - Ecuador
La fundación Dorcas, es una organización sin fines de lucro con 12 años de experie ncia en
el cuidado y atenc ión de adultos m ayores, Josefina López Directora de la Institución.
Existen fam iliares que por m otivos la borales o por falta de recursos económ ic os no pueden
continuar con el cuida do y atención de sus fam iliares adultos m ayores, por lo que requieren
de asistenc ia especializa da para poder soste nerlos, para lo cual los fam iliares acude n a
Fundación Dorcas para que cuiden y atiendan a sus fam iliares los adultos m ayores y
puedan brindarles el desarrollo de actividades para m ejorar su calidad de vida.
La fundación trabaja especialm ente con adultos m ayores que superan los 70 años de edad,
grupo al que denom ina n com o cuarta edad, brind ándoles cuidados prioritarios, ya que el
adulto m ayor está conscie nte de que tie ne una expectativa de vida y sabe que ya no existe
esperanza en la regresión a la juventud.
La instituc ión está conform ada por 10 personas, a quienes se sum an persona s am igas q ue
realizan voluntaria do, m ientras que la instituc ión financia sus actividades a través de la
autogestión para poder m antener el cuidado de las personas albergada s; ya que la
Fundación Dorcas es un lugar donde el adulto m ayor puede sentirse cuida do y recib ir
afecto con el apoyo de sus fam iliares.
O bjetivos:
Brindar un am biente digno donde el adulto m ayor pueda tener convivenc ia adecuada
con otros adultos m ayores para que pue dan ocupar arm ónicam ente su tiem po libre y
9
Generar un espacio de calidez y buen tra to que se pue da replicar hacia su fam ilia y
com unida d.
Solucionar necesidade s básicas com o alim entación digna y equilibrada.
Garantizar el acceso a Salud Integral acorde a requerim ientos propios de personas de su
edad.
2.2. Fundamentación Teórica 2.2.1. Auditoría
2.2.1.1. Introducción a la Auditoría
Según Pirela Espina W illiam Alberto (2009), plantea que la Auditoría juega un pape l
fundam ental en e l m ante nim iento de estas em presa s que se necesitan, por cuanto im plica
el control de los recursos de los c uales e lla dispone, a su vez la calidad de las A uditoría s
es uno de los tem as m ás im portantes a perfeccionar en esta ram a, pues de esto depende la
confiabilidad de los estados de control de nuestra s em presas.
La Supervisión de las A uditorias constituye un aspecto de vital im portancia según la s
tendencia s actuales, por cuanto significa la com probación y seguridad de que éstas se
hayan realizado cum pliendo con los principios y norm as establecidos para el e jercicio de
la Auditoria y perm ite n evaluar la correspondencia del dictam en em itido por el grupo de
auditores con la situación real de la entidad auditada. Este tem a ha constituido una
necesidad identificada a nive l internacional y en el contexto nacional se ha pronunc iado e l
M inisterio de Auditoria y Control por diseñar un procedim iento que perm ita determ inar la
confiabilidad y calidad de l trabajo realizado por entidades fiscalizadoras.
Concluyó que, a nivel m undial se han presenta do situaciones que han puesto e n crisis, e l
criterio y el trabajo realizado por auditores que generan un deterioro del prestigio del
auditor y su indepe ndencia causados por la corrupción y otros tipos de fraudes de los
10
2.2.1.2.Definición de AuditoríaSegún Sotom ayor Alfonso Am ador (2008); m anifiesta que la auditoría es e l em pleo, e l
tribunal o el despacho del auditor. Por lo general, el térm ino se refiere a la auditoría
contable, que es la revisión de la contabilidad de una em presa o de una sociedad.
El concepto proviene del latín audire (“oír”), que hace referencia a la form a en que los
prim eros auditores cum plían con su func ión (esc uchaban y juzgaban la verdad o falseda d
de lo que era som etido a su verificación).
Se concluye que la auditoría e s, en definitiva, e l exam en crítico y sistem ático que realiza
una persona o grupo de personas independiente s de l sistem a auditado. A sí, la auditoría
externa de estados financieros es una auditoría de los libros y registros contables de una
entida d, realizada por un profesional e xperto en contabilidad, para opinar sobre lo
razonable que resulta la inform ación contenida en e llos y sobre el cum plim ie nto de la s
norm as contables.
2.2.1.3.Concepto de Auditoría
Según Torres Pablo Alonso (2008), pla ntea que es la inve stigación, consulta, revisión,
verificación, com probación y evidencia aplicada a la Em presa. Es el e xam en realizado por
el personal cua lificado e inde pendie nte de acuerdo con Norm as de Cont a bilidad; con el fin
de esperar una opinión que m uestre lo acontecido en e l negocio; requisito fundam enta l es
la independencia.
De acuerdo a lo expuesto anteriorm ente se puede concluir que la Auditoría es un proceso
sistem ático, que consiste en obtener y eva luar objetivam ente evidencias sobre la s
afirm aciones relativas a los actos o eventos de carácter financiero, con el fin de de term inar
el grado de corresponde ncia entre esas afirm aciones y los criterios establecidos, para
luego c om unicar los resultados a las personas interesadas. Se realiza por profesionale s
11
2.3. Clases de Auditoría2.3.1. Auditoria Externa
Com prende la auditoría estata l y la auditoría independiente.
Según Xavier Valls (2009), pla ntea que es un exam en o verificación de las transacciones,
cuentas, inform aciones, o estados financ ieros, correspondientes a un período, evaluando la
conform idad o cum plim ie nto de la s disposic ione s lega les o internas vigentes en el sistem a
de control interno conta ble. Se practica por profesiona les facultados, que no son
em pleados de la organización cuya s afirm aciones o declaraciones auditan.
Adem ás, exam ina y evalúa la pla nificación, organización, dirección y control interno
adm inistrativo, la econom ía y eficiencia con que se han em pleado los recursos hum anos,
m ateriales y financieros, así c om o el resulta do de las operacione s prevista s a fin de
determ inar si se han alcanzado la s m etas propue stas.
2.3.2. Fiscal
Según M oreno M ontaña Eliana (2009), plantea que se denom ina fiscal a la Auditoría
externa que se efectúa por el M inisterio de Fina nzas y Precios, sus depe ndencia s u otras
entida des expre sam ente facultadas por éste, con el objetivo de determ inar si los tributos a l
fisco, se efectúan en la cuantía debida y dentro de los plazos y form as, establecidos.
2.3.3. Auditoría independiente
Según M oreno M ontaña Eliana (2009), m anifiesta que se denom ina Auditoría
independiente a la Auditoría externa que realiza una socie dad civil de servicios u ot ras
organizaciones a entidades privadas, m ixtas, otras form as de asoc iacione s económ icas,
sector estatal y cooperativo, organizacione s y asoc iacione s, personas natura les y jurídicas,
que contrate n el servic io de la .Auditoría Interna. Se denom ina A uditoría interna al control
que se de sarrolla c om o instrum ento de la propia a dm inistración y consiste en una
valoración independiente de sus actividades; que com prende el exam en de los sistem as de
control interno, de las operaciones c onta bles y financ ieras y de la aplicación de la s
disposiciones adm inistrativas y legales que corresponda; con la finalidad de m ejorar el
control y grado de econom ía, eficie ncia y eficacia en la utilización de los recursos;
prevenir el uso indebido de éstos y ayudar al fortalecim iento de la disciplina en general.
12
2.3.4. De G estión u O peracional.Según M antilla B, Sam uel A. (2008), considera que es el exam en y evaluación que se
realiza a una entidad para establecer el grado de econom ía, eficiencia y eficacia en la
planificación, c ontrol y uso de los recursos y com probar la observancia de la s
disposiciones pertinentes, con el obje tivo de verificar la utilización m ás raciona l de los
recursos y m ejorar las activ idades y m aterias exam inadas.
2.3.5. Financiera o de Estados Financ ieros.
Según M antilla B, Sam uel A. (2008), plantea que consiste en el exam en y evaluación de
los docum entos, operacione s, registros y esta dos financieros de la entidad, para determ inar
si éstos reflejan, razonablem ente, su situación financiera y los resultados de sus
operaciones, a sí com o el cum plim ie nto de la s disposic ione s económ ico -fina ncieras, con e l
objetivo de m ejorar los procedim ientos rela tivos a la gestión económ ico -financiera y e l
control interno.
2.3.6. Auditoría Interna
Según Aliaga Riquelm e M arlene Analía (2009), pla ntea que la Auditoría Interna es
aquella que se práctica com o instrum ento de la propia adm inistración e ncargada de la
valoración indepe ndie nte de sus actividades.
La Auditoría Interna de be func ionar c om o una activida d concebida para agregar va lor y
m ejorar las operacione s de una organización, así com o c ontribuir al cum plim iento de sus
objetivos y m etas; aportando un enfoque sistem ático y disciplina do para evaluar y m ejorar
la eficacia de los procesos de ge stión de riesgos, control y dirección.
Los servicios de A uditoría com prenden la evaluac ión obje tiva de las evidenc ias, efectuada
por los auditores internos, para proporcionar una conclusión indepe ndie nte que perm ita
calificar el cum plim iento de las políticas, re glam entaciones, norm as, disposic ione s
jurídicas u otros requerim ientos legales; respecto a un sistem a, proceso, actividad, tarea u
otro asunto de la organización a la cual pertenecen.
De acuerdo a lo anteriorm ente expue sto concluyo que dentro de las clase s de auditoria que
existe n se puede de term inar que la A uditoría Interna es la m ás im portante de ntro de una
13
aplicación de los sistem as de control interno, vela ndo por la preservación de la integrida d
del patrim onio de una entidad y la eficiencia de su gestión económ ica, proponiendo a la
dirección la s acciones correctiva s pertinentes.
2.4. Control interno
2.4.1. Introducción al Control Interno
Según Zu lm a Guerra (2009), plantea que, el control interno com prende el pla n de
organización, los m étodos y procedim ientos que tiene im plantados una organización,
estructurados en un todo para la obte nción de tres objetivos fundam entale s: a) la
obtenc ión de inform ación financ iera correcta y segura, b) la salvaguarda de los activos y
c) la eficiencia de las operaciones.
El control interno ha carecido dura nte m uchos años de un m arco referencial com ún,
generando e xpectativas diferente s entre em presarios y profesional es. El control interno
debe garantizar la obtenc ión de inform ación fina nciera correcta y segura ya que ésta e s un
elem ento fundam ental en la m archa de l ne gocio, pue s con base en e lla se tom an la s
decisiones y form ulan program as de acciones futuras en las a ctividade s del m ism o. Debe
perm itir tam bién el m ane jo adecua do de los biene s, funciones e inform ación de una
em presa determ inada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus
operaciones en el m ercado.
Es im portante ide ntificar los riesgos de control interno, y la form a en que afectan a l
m ism o. El riesgo de auditoría puede ser considerado com o una com binación entre la
posibilida d de la e xistencia de errores significativos o irregularidades en los estados
financieros y el hecho de que los m ism os no sean descubiertos por m edio de
procedim ientos de control de l cliente o del trabajo de auditoría.
De acuerdo a lo anteriorm ente expue sto concluyo que el control interno consiste en hacer
una operación objetiva de l m ism o; ya que dicha evaluación se hace a través de la
interpretación de los resultados de alguna s pruebas efectuadas, las cuale s tienen por
finalidad establecer si se están realizando cor rectam ente y aplicando los m étodos, políticas
14
2.4.2. Definición de Control InternoSegún W hittington O. Ray y Kurt Panny (2009), plantea lo siguiente : e s el proceso
realizado por el consejo de a dm inistración, los ejecutivos u otro personal, diseñado para
ofrecer una seguridad razona ble respecto al logro de los objetivos en la s categoría s de
eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilida d de los inform es financ ieros y
cum plim iento de las le yes y regulaciones aplicable s.
2.4.3. Importancia del Control Interno
Según W hittington O. Ray y Kurt Panny (2009), plantea que e l control interno e n
cualquier organización, reviste m ucha im porta ncia, tanto e n la conducción de la
organización, com o en el c ontrol e inform ación de las operaciones, puesto que perm ite e l
m anejo adecuado de los bienes, func ione s e inform ación de una em presa determ inada, con
el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operacione s en el m ercado;
ayuda a que los recursos (hum anos, m ateriales y financ ieros) disponibles, sean utilizados
en form a eficiente, bajo criterios técnicos que perm itan asegurar su integridad, su custodia
y registro oportuno, en los sistem as respectivos.
15
2.5. Tipos de Control Interno2.5.1. Control interno administrativo
Según La dino E nrique (2009), plantea que son los m ecanism os, procedim ientos y
registros que conc iernen a los procesos de decisión que llevan a la autorización de
transaccione s o actividade s por la adm inistración, de m anera que fom enta la eficie ncia de
las operacione s, la observanc ia de la política prescrita y el cum plim ie nto de los objetivos y
m etas program ados. E ste tipo de control sienta las ba ses para evaluar el g rado de
efectividad, eficienc ia y econom ía de los procesos de decisión.
2.5.2. Control interno financiero
Según Ladino Enrique (2009), m anifiesta que son los m ecanism os, procedim ientos y
registros que conc iernen a la salvaguarda de los recursos y la verificación de la exactitud,
veracidad y confiabilidad de los registros contables, y de los estados e inform es
financieros que se produzcan, sobre los activos, pasivos, patrim onio y dem ás derechos y
obligaciones de la organización.
Este tipo de control sie nta las bases para evaluar e l gra do de efectividad, efic iencia y
econom ía con que se han m anejado y utilizado los recursos financ ieros a través de los
presupue stos respectivos.
2.5.3. Control interno previo
Según M artínez Calderin Leidisara (2009), plantea que son los proce dim ie ntos que se
aplican antes de la e jecución de las operacione s o de que sus actos causen efectos; verifica
el cum plim iento de la s norm as que lo regulan y los hechos que la s respaldan, y a segura su
convenie ncia y oportunidad en func ión de los fines y pro gram as de la organización.
Es m uy im portante que se definan y se desarrollen los procedim ientos de los distintos
m om entos del control previo ya sea dentro de la s operaciones o de la inform ación a
producir.
Los distintos m om entos que de ben identificarse par a de sarrollar los procedim ientos e n
todos los nivele s que sean necesarios, se refieren al control previo, control conc urrente y
control posterior interno. No existen unidade s adm inistrativas que se encargue n por
16
sigue n las operaciones; los controles previos se refieren a actividades sim ples, quizá com o
preguntarse ante s de autorizar la c om pra de a lgo, si no existe en los a lm acenes, o si e xiste
partida presupuestaria para proceder a com prom eter los recursos, etc.
2.5.4. Control interno concomitante
Son los procedim ie ntos que perm ite n verificar y evaluar la s acciones en el m ism o
m om ento de su ejecución, lo cual está relacionado básicam ente con el control de calida d.
2.5.5. Control interno posterior
Es el exam en posterior de las operaciones financieras y adm inistrativas y se practica por
m edio de la Auditoría G ubernam ental.
2.5.6. Control posterior interno
Es el exam en posterior de las operaciones financieras y adm inistrativas y se practica por
m edio de la Auditoría Interna de cada organización.
2.5.7. Control posterior externo
Es el e xam en posterior de las operaciones fina ncieras y adm inistra tiva s y e s
responsa bilidad e xclusiva del Orga nism o Superior de Control, a travé s de la Auditoría
Gubernam ental.
2.5.8. Documentación del control interno
Según M artínez Calderin Leidisara (2009), m anifiesta que e l control interno se encue ntra
en todos los niveles y e n todas las acciones y funciones, por ta nto, debe estar respaldado
por toda la legislación, sistem as, docum en tación de soporte, inform ación y dem ás criterios
utilizados en las operacione s, creando los archivos que las necesidades am eriten, de
acuerdo a la tecnología existente.
Las funciones de los em pleados y todos los procedim ie ntos operativos, deben constar en
docum entos que sirva de partida para evaluar y docum entar la s acciones llevada s a cabo
17
2.6. Sistema de control internoEl sistem a de control interno es e l conjunto de todos los elem entos en donde lo principa l
son las personas, los sistem as de inform ación, la supervisión y los procedim ientos. Este e s
de vital im porta ncia, ya que prom ueve la eficie ncia, asegura la efectividad, previene que
se violen las norm as y los princ ipios contable s de general aceptación. Los directivos de la s
organizaciones deben crear un am bie nte de control, un c onjunto de procedim ientos de
control directo y la s lim itacione s del control interno.
De acuerdo a lo anteriorm ente expuesto concluyo que los controles previos son los que
m ás deben c uidarse porque son fuente s de riesgo, ya que si uno de e llos no se cum pla n
pueden incurrir en com pras innecesarias, decisiones inconve nientes, com prom isos no
autorizados, m ala utilización de recursos, etc. por lo que aquí tam bién juega la concie ncia
de los em pleados ya que si cada uno de e llos se convierte en e l control previo del paso
anterior, las posibilidades de desperdicio y corrupción, son m enores.
18
2.7. Informe CO SOSegún Gonzáles, Eloy Acosta; M aylié , Alm eida G onzáles, (2011), plantean que el 29 se
septiem bre del 2004 se lanzó el M arco de Control de nom ina do COSO II que según su
propio texto no contradice al COSO I, siendo am bos m arcos conceptualm ente com patibles.
Sin em bargo, este m arco se enfoca a la gestión de los riesgos (m ás allá de la intención de
reducir riesgos que se plantea en COSO I) m ediante técnicas com o la adm inistración de un
portafolio de riesgos.
2.7.1. El Informe CO SO I y II
Con el inform e COSO (COM M ITTEE OF SPONSORING ORGA NIZATIO NS), de 1992 ,
se m odificaron los princ ipale s conceptos del Control Interno dándole a e ste una m ayor
am plitud.
El Control Interno se define entonces com o un proceso integrado a los procesos, y no un
conjunto de pesados m ecanism os adm inistra tivos añadidos a los m ism os, efectuado por el
consejo de la adm inistración, la dirección y el resto del personal de una entida d, dise ñado
con el objeto de proporc ionar una garantía razonable para el logro de objetivos.
La seguridad a la que aspira solo es razonable, en tanto siem pre existirá el lim itante
del costo en que se inc urre por el control, que debe estar en conc ordancia con el benefic io
que aporta; y, adem ás, siem pre se corre el riesgo de que las personas se asocien para
com eter fraudes; se m odifica n, tam bié n, las categorías de los objetivos a los que está
orientado este proceso.
De una orientación m eram ente contable, el Control Interno pretende ahora garantizar:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilida d de la inform ación financiera.
Cum plim iento de las leye s y norm as que sean aplicables.
Salvaguardia de los recursos.
A través de la im plantación de 5 com ponente s que son:
Ambiente de control.- M arca el com portam iento en una organización, tie ne influencia directa en el nivel de conc ientización del personal respecto al control.
19
Actividades de control.- Acciones, Norm as y Procedim ientos que tiende a asegurar que se cum plan la s directrices y políticas de la Dirección para afrontar los riesgos
identificados.
Información y c omunicación.- Sistem as que perm ite n que el personal de la entidad capte e intercam bie la inform ación requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus
operaciones.
Supervisión.- Evalúa la calidad de l control interno en el tiem po, es im porta nte para determ inar si éste está operando en la form a esperada y si es necesario hacer
m odificaciones.
El inform e COSO plantea una estructura de control de la siguiente form a:
Las em presas trazaran objetivos anua les encam inados a la eficiencia y eficacia de las
operaciones, la confiabilida d de la inform ación financ iera, el cum plim iento de las leyes y
la salva guarda de los recursos que m antiene, identificarán y evaluarán los riesgos que
ponga n en peligro la consecución de e stos objetivos; trazarán actividade s de c ontrol para
20
calidad de este proceso. Todo lo anterior, con el sostén de un am biente de control eficaz, y
retroalim enta do con un sistem a de inform ación y com unicación efectivo.
El M arco de Control denom inada COSO II, establece nuevos conceptos que com o se
explic ó anteriorm ente no entran en contradicción con los conceptos establecidos en COSO
I, el nuevo m arco am plia la visión del riesgo a eventos negativos o positivos, o sea, a
am enazas u oportunidade s; a la loca lización de un nivel de tolerancia al riesgo; así c om o al
m anejo de estos eventos m ediante portafolios de riesgos.
2.7.2. M étodos de Evaluación del Sistem a de Control Interno.
La evaluación del c ontrol interno, así com o e l relevam iento de la inform ación para la
planificación de la auditoría, se podrán hacer a través de dia gram as de flujo, descripciones
narrativas y cuestionarios especiales, según las circunstancia s, o se aplicará una
com binación de los m ism os, com o una form a de docum entar y evidenc iar la evaluación.
En ciertas oportunidade s la realización de un diagram a puede llegar a ser m ás útil que la
descripción narrativa determ ina operación, en otras y según sea el c om pone nte, la
existe ncia de cuestionarios especia les puede ayudar de m anera m ás efectiva que el análisis
a través de alguna otra fuente de doc um entación.
Al analizar la docum entación de sistem as, se debe verificar si existen m anua les en la
organización que pue dan lle gar a suplir la de scripción de los sistem as realizados por el
auditor; dependerá de cada una de las situaciones que se presenten al elegir uno otro
m étodo de docum entación y especialm ente identificar aquellas oportunida des en donde,
utilizando el m aterial que facilite la entidad, se pue de llegar a obte ner la docum entación
necesaria para evidenciar la evaluación del sistem a de inform ación, contabilida d y control.
2.7.2.1.Cuestionarios
El obje tivo de form ular estos program as guías de procedim ientos básic os de auditoría
financiera, gestión, etc., deben ser realizados de acuerdo a condiciones particulares de cada
em presa y según las circunstanc ias, es el de indicar los pasos de las pruebas de
cum plim iento, cuya exte nsión y alance depende de la confianza en el sistem a de Control
21
Estos cuestionarios perm ite n realizar el trabajo de acuerdo c on las N orm as de Auditoría
Generalm ente Aceptadas, para evaluar el Control Interno y para:
Establecer un plan a seguir con el m ínim o de dificultades.
Facilitar a los asistentes su labor y prom over su eficiencia y desarrollo profesional.
Determ inar la extensión de los procedim ientos aplicables en las circ unstancias.
Indicar a los supervisore s y encargados, las pruebas realizada s y las no aplicables o
pendientes de efectuar.
Servir de guía para la planeación de futuras auditoría s.
Ayudar a controlar el trabajo efectuado por los asiste ntes.
En conclusión un cuestionario consiste en una serie de instrucciones que debe seguir o
responder el auditor, cuando se finaliza una instrucción, deben escribirse las iniciales en el
espacio al lado de la m ism a; si se trata de una pregunta, la respue sta (que suele ser
norm alm ente “si” o “no” o “no aplica”) se anota al lado de la pregunta.
El cuestionario hace preguntas específicas y norm alm ente una respuesta ne gativa señala la
existe ncia de una deficiencia en el sistem a; e ste m ism o cue stionario puede utilizarse el año
al que corresponden, e sto perm itirá al auditor detectar cualquier cam bio en el sistem a de
control interno de la em presa.
VENTA JAS DESVENT AJAS
Guía para evaluar y determ inar áreas
críticas.
Dism inución de costos.
Facilita adm inistración del trabajo
sistem atizando los exám enes.
Pronta detección de defic iencias.
Siem pre busca una respuesta.
Perm ite pre-elaborar y estandarizar su
utilización.
No prevé naturaleza de las
operaciones.
Lim ita inclusión de otras preguntas.
No perm ite una visión de conjunto.
Las preguntas no siem pre abordan
todas la s deficiencia s.
Que lo tom e com o fin y no c om o
m edio.
Iniciativa puede lim itarse.
Podría su aplicación originar m alestar
22
2.7.2.2. Cédulas NarrativasEs la de scripción de tallada de los procedim ientos m ás im porta ntes y las características del
sistem a de control interno para las distintas áreas clasificada s por actividades,
departam entos, funcionarios y em pleados, m enciona ndo los registros y form ularios que
intervienen en el sistem a.
Norm alm ente, este m étodo es utilizado conjuntam ente con e l de gráficos, con el propósito
de entender este últim o en m ejor form a, ya que los solos gráfic os m ucha s veces no se
entienden, haciendo indispensable su interpre tación de m anera descriptiva.
En la prim era auditoría que real iza el auditor, dentro de los papeles de traba jo
“permanentes” o de carácter histórico para resumir y entender el control interno existente
utiliza prim ariam ente estos dos m étodos y ya cua ndo requiere eva luar de m anera m ás
extensa utiliza el m étodo de cuestionarios.
VENTA JAS DESVENT AJAS
Aplicaciones en pequeñas entidades.
Facilidad en el uso.
Deja abierta la inic iativa del auditor.
Descripción en función de
observación directa.
No toda s las personas expresan sus
ideas por escrito en form a clara,
concisa y sintética.
Auditor con experie ncia evalúa.
Lim itado a em presas grandes.
No perm ite visión en conjunto.
Difícil detectar áreas críticas por
com paración.
Eventual uso de palabras incorrecta s
origina resulta dos inadecuados.
2.7.2.3. Diagram a de Flujo
Los diagram as de flujo son la Representación Gráfica de la secuencia de la s operaciones de
un determ ina do sistem a, esa secuencia gráfica en el orde n cronológico que se produce en
23
En la elaboración de diagram as de flujos, es im portante estable cer los códigos de las
distintas figuras que form an parte de la narración gráfica de las operaciones.
Para la elaboración de los flujogram as se deben observar los siguiente s aspectos:
Los procedim ientos deben de scribirse secuencialm ente a través del siste m a.
Describir los doc um entos que tenga n incidencia conta ble.
Dem ostrar cóm o se llevan los archivos y com o se preparan los inform es con incidencia
contable.
Dem ostrar el flujo de docum entos entre las distintas unidades de la organización.
Identificar el puesto y quién efectúa el procedim iento.
Para identificar los controles princ ipales, el auditor recogerá toda la inform ación
pertinente relacionada con la s transacciones, com o la docum entación y form atos.
Los flujogram as perm ite n al auditor:
Sim plificar la tarea de identificar el proceso.
Orientar la secuenc ia de las activida des con criterio lógic o, siguiendo el curso norm al
de las operacione s.
Unificar la exposición con la utilización de sím bolos conve nciona les con las
consiguie ntes ventajas para el usuario.
Visua lizar la ausencia o duplicación de controles, autorizaciones, registros y archivos.
Facilitar la supervisión a ba se de las características de claridad, sim plicidad,
ordenam iento lógico de la secuencia.
Com probar el funcionam iento de l sistem a en aque llos pasos que no estén debidam ente
aclarados, con el objeto de que el diagram a esté de acuerdo con el funcionam iento real.
Verificar el flujogram a leva ntado con la norm atividad pertinente para determ inar el
grado de concordanc ia con las disposiciones le gales y reglam entaria s.
Dem ostrar a las autoridades las razones que fundam entan nuestra s observacione s y
24
VENTA JAS DESVENT AJAS
Evalúa siguiendo una secuencia
lógica orde nada.
Observación del circuito en conjunto.
Identifica existenc ia o ausencia de
controles.
Localiza desviaciones de
procedim ientos o rutina s de trabajo.
Perm ite detectar hechos, controles y
debilidades.
Facilita form ulación de
recom endaciones a la gerencia
Necesita de conocim ientos sólidos de
control interno.
Requiere entrenam iento en la
utilización y sim bología de los
diagram a de flujo.
Lim itado el uso a personal ine xperto.
Por su diseño específic o, resulta un
m étodo m ás costoso.
2.8.Principios de Control Interno
Según M uñiz L uis (2004), pla ntea que los principios de control interno son indicadores
fundam entale s que sirve n de base para el desarrollo de la estruc tura y procedim ientos de
control interno en cada área de func ionam iento institucional; estos se dividen en tres
grandes grupos, por su aplicación:
2.8.1. Aplicable s a la estructura orgánica
La estructura orgánica necesita ser definida con base s firm es, partiendo de una adecuada
separación de func iones de carácter incom patible, así com o la asignación de
responsa bilidade s y a utoridad a cada puesto o persona, para lo cual son aplicables los
siguiente s Principios de Control Interno:
2.8.2. Responsabilidad delimitada
Perm ite fijar con claridad la s funciones por las cuales adquiere responsabilidad una unida d
adm inistrativa o una persona en particular; es decir, a nivel de unidad adm inistrativa y
dentro de e sta, el cam po de acción de cada em pleado o servidor público; definiéndole
adem ás, el nivel de autoridad correspondiente, para que se desenvuelva y cum pla con su
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2.8.3. Separación de funciones de carácter incompatible
Evita que un m ism o em pleado, ejecutivo o servidor público, ejecute todas las eta pas de
una operación dentro de un m ism o proceso, por lo que se debe separar la autorización, el
registro y la custodia dentro de las operaciones adm inistrativa s y financieras, según sea el
caso, para evitar que se m anipulen los datos y se generen riesgos y actos de corrupción. La
separación de func ione s sustenta incluso la organización física de la em presa, ya que las
actividades afine s se concentran y se asignan a una unidad adm inistrativa, llám ese
Gerencia, Dirección, Departam ento, Sección, etc. que en el futuro será la única
responsa ble de ejecutar esas operaciones asignadas, controlar e inform ar de sus resu ltados.
2.8.4. Instrucciones por escrito
Las instrucc iones por e scrito dic tadas por los distintos niveles jerárquic os de la
organización que se reflejan e n la s políticas generales y e specíficas, a sí c om o en los
procedim ientos para ponerlos en func ionam iento, gara ntizan que sean e ntendidas y
cum plida s esas instrucciones, por todo em pleado, ejecutivo o servidor público, conform e
fueron dise ñados.
2.8.5. Aplicable s a los procesos y sistemas
Todos los sistem as integrados o no, deben ser diseñados tom ando en cuenta que el con trol
es para salvaguardar los recursos que dispone la organización, destinados a la ejecución de
sus operaciones; por tanto son aplicables los siguientes Principios de Control Interno:
2.8.6. Aplicación de pruebas continuas de exactitud
La aplicación de pruebas continuas de exactitud, independientem ente de que esté n
incorpora das a los sistem as integrados o no, perm ite que los errores com etidos por otros
funcionarios sean detectados oportunam ente, y se tom en m edidas para corregirlos y
evitarlos.
Existen m uchos ejem plos de prueba s de exactitud que e l auditor debe estar en condic ione s
de evaluar, para verificar si las m ism as son beneficiosas para el proceso o si c ontribuyen a
com plicar el m ism o; un ejem plo de ellas es que el sistem a arroje la sum a de un lote de
transaccione s ingresadas, que los valores ingresados cuadren con un doc um ento de
autorización o solic itud de proceso, dependiendo, por supuesto, de c óm o está estructurado