UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCION DEL TITULO
DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA,
CONTADORA PUBLICA AUTORIZADA
“ ELABORACION DE UN MANUAL CONTABLE – TRIBUTARIO
PARA LA EMPRESA COMERCIAL MANA CIA. LTDA.”
Autora: LUZ MARIA MOREJON CARRERA
Directora de Tesis: MSC. ALEXANDRA GUTIERREZ
QUITO-ECUADOR
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
Hago público mi agradecimiento a Dios que es mi motor para seguir adelante, a mi hermana que con su paciencia y consejos siempre me impulsó a terminar mi carrera y a sentirme una persona útil y normal, a mi madre que estuvo a mi lado todo el tiempo con su perseverancia a pesar de sus temores, y a mi hijo que siempre me apoyo en todo.
1
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, el avance de la tecnología, así como la globalización nos presentan un esquema muy competitivo obligando a las empresas a mejorar en su organización y eficiencia.
Una empresa que está iniciando sus actividades formales como persona jurídica adquiere varias obligaciones nuevas en el área tributaria y una nueva estructuración en el sistema contable.
La necesidad de toda persona natural o jurídica que realiza actividades económicas, es saber el resultado de sus operaciones, sean estas utilidades o pérdidas, además de tener el control sobre sus pertenencias y sus obligaciones, para esto es importante llevar una correcta contabilidad.
La contabilidad es una herramienta necesaria para que las empresas organicen sus actividades, pero si está bien estructurada, controlando los procedimientos a cada paso, se podrá contar con los informes necesarios para la toma de decisiones.
Un manual es un documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse para la realización de las funciones en una organización.
Al aplicar un manual de procedimientos contables también se puede efectivizar la presentación y pago de impuestos, ahorrando tiempo y dinero, evitando errores y atrasos, convirtiéndose éste en un manual contable tributario.
2 Al iniciar una actividad unipersonal donde trabajaba un pequeño grupo familiar, no se tiene mucho interés en controlar las actividades que cada uno realiza, esto causa un desorden difícil de controlar si no se tiene parámetros definidos.
Al convertirse en una Compañía Limitada necesariamente se deben cumplir requisitos legales que muchas veces son desconocidos para las personas que forman parte de la organización.
3
CONTENIDO
CAPITULO I ... 6
1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ... 6
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 6
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 7
1.2.1. EL PROBLEMA ... 7
1.2.2. SUBPREGUNTAS ... 7
1.3. OBJETIVOS ... 8
1.3.1. OBJETIVO GENERAL ... 8
1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 8
1.4. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DEL TEMA ... 8
1.5. DELIMITACIÓN DEL TEMA ... 9
1.5.1. FACTOR TEMPORAL ... 9
1.5.2. FACTOR ESPACIAL ... 10
1.5.3. FACTOR CLASIFICACIÓN ... 10
1.5.4. FACTOR CUALIDAD ... 10
1.5.5. FACTOR CANTIDAD ... 10
1.6. IDEA A DEFENDER ... 10
1.7. VARIABLES ... 11
1.7.1. INDEPENDIENTE.- ... 11
1.7.2. DEPENDIENTE.- ... 11
CAPÍTULO I I ... 12
2. MARCO REFERENCIAL ... 12
2.1. MARCO TEÓRICO ... 12
2.1.1. EMPRESA ... 12
2.1.2. CONTABILIDAD ... 13
2.1.3. ECUACIÓN CONTABLE ... 14
2.1.4. CUENTA CONTABLE ... 15
4
2.1.6. ESTADOS FINANCIEROS ... 17
2.1.7. LIBROS CONTABLES.- ... 19
2.1.8. CICLO CONTABLE.- ... 21
2.1.9. OBLIGACIONES CON LOS EMPLEADOS: ... 22
2.1.10. LOS ORGANISMOS DE CONTROL ... 23
2.1.11. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS ... 23
2.2. MARCO LEGAL ... 24
2.2.1. LEY DE COMPAÑÍAS ... 24
2.2.2. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS ... 30
2.2.3. NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD NIC ... 31
2.2.4. LEY REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO ... 31
2.2.5. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO ... 35
2.2.6. TARIFA DEL IMPUESTO Y CRÉDITO TRIBUTARIO ... 38
2.2.7. REGISTRO OFICIAL 247 DE 30 DE JULIO DE 2010 (DECRETO EJECUTIVO 430) ... 40
2.2.8. NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD (NEC) ... 43
CAPÍTULO III ... 46
3. ASPECTOS METODOLÓGICOS DEL ESTUDIO ... 46
3.1. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ... 46
3.1.1. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ... 46
3.1.2. SELECCIÓN DE LA MUESTRA ... 46
3.1.3. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS ... 47
3.1.4. CONCLUSIONES ... 53
3.1.5. FODA DE LA EMPRESA ... 54
3.1.5.1. FORTALEZAS ... 54
3.1.5.2. OPORTUNIDADES ... 54
3.1.5.3. DEBILIDADES ... 55
3.1.5.4. AMENAZAS ... 55
3.2. SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA COMERCIAL MANA CIA.LTDA. ... 55
5
3.2.2. FUNCIONES ACTUALES DEL PERSONAL.- ... 56
CAPÍTULO IV ... 60
4. EL MANUAL CONTABLE – TRIBUTARIO PARA LA EMPRESA COMERCIAL MANÁ CIA. LTDA. ... 60
4.1. INTRODUCCIÓN.- ... 60
4.2. OBJETIVO ... 60
4.3. ALCANCE ... 61
4.4. PROPUESTA DE UN ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PARA LA EMPRESA COMERCIAL MANA CIA.LTDA. ... 61
4.5. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ... 62
4.6. PROCEDIMIENTO ... 67
4.6.1. PLAN DE CUENTAS ... 67
4.6.2. LAS CUENTAS CONTABLES PRINCIPALES DE LA EMPRESA COMERCIAL MANÁ CIA.LTDA. ... 73
4.6.2.1. CUENTAS DE ACTIVO ... 73
4.6.2.2. CUENTAS DE PASIVO ... 110
4.6.2.3. PATRIMONIO ... 118
4.6.2.4. CUENTAS DE INGRESO ... 119
4.6.2.5. CUENTAS DE GASTO ... 125
CAPÍTULO V ... 131
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 131
5.1. CONCLUSIONES ... 131
5.2. RECOMENDACIONES ... 132
6
CAPITULO I
1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En nuestro país no hay muchas empresas de producción, porque el traer artículos ya terminados de otros países es mucho más conveniente y hay distribuidoras que los traen en grandes cantidades por lo que sus precios son muy convenientes inclusive para las pequeñas comercializadoras.
La Empresa Comercial Maná es una de las muchas empresas que iniciaron con personas que por falta de empleo formaron un negocio informal de un grupo familiar, encabezado al inicio por una persona natural, dedicándose a la compra y venta de artículos variados. Al ir creciendo se vieron en la necesidad de regularizar su actividad formando una Compañía Limitada.
La Empresa Comercial Maná se encuentra en una situación muy compleja, la forma en que realizan el registro de los ingresos y gastos, sin un control riguroso, da lugar a equivocaciones que causan discordias al interior de la empresa, tanto entre los trabajadores como entre los directivos o socios.
No se han definido específicamente las funciones de las personas y no tienen claro las actividades que debe realizar cada una de las personas por lo cual no se toman medidas correctivas cuando no se ha realizado el trabajo o se lo ha hecho de manera incorrecta porque no se puede definir quien es el responsable.
Existe gran falta de flujo de información entre las diferentes áreas de la empresa y el departamento de contabilidad, no están establecidos procedimientos para la entrega oportuna de la información para su correcto registro.
7 Esta manera desordenada de ingresar la información no permite tener la seguridad de que todos los movimientos económicos de la empresa han sido registrados y no podemos obtener un resultado que refleje una utilidad o pérdida real del negocio que afecta directamente a la toma de decisiones.
El manejo del dinero es irregular, mezclando gastos que no pertenecen al propio movimiento de la empresa y que no son debidamente justificados con documentos legales y claros.
El dinero, por parte de los socios lo manejan como una caja chica, muchas veces con la mezcla de asuntos personales, esto no es fácil controlar aunque ya se tenga una cuenta bancaria propia de la Empresa.
En el campo tributario, no hay un conocimiento completo y actualizado de todas las obligaciones tributarias por lo que se han incumplido la presentación de algunos informes a los principales Organismos de Control como al SRI, la Superintendencia de Compañías y el Municipio Metropolitano de Quito.
Por estas razones se ha visto la necesidad de realizar este Manual.
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
1.2.1. EL PROBLEMA
¿Cómo podrá este manual contable tributario ayudar a efectivizar los procesos contables y tributarios haciendo de la Empresa Comercial Maná más eficiente?
1.2.2. SUBPREGUNTAS
¿Cómo podrá este manual contable tributario ayudar a la Empresa Comercial Maná a cumplir oportunamente sus obligaciones tributarias según las leyes vigentes?
8
1.3. OBJETIVOS
1.3.1. OBJETIVO GENERAL
Elaborar un Manual Contable Tributario para aplicar en la Empresa Comercial Maná Cía. Ltda.
1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diagnosticar la situación de la Empresa.
Establecer los parámetros y las normas con las que se elaborará la contabilidad, para que se emitan los balances de la manera más clara y real.
Conocer las leyes, normas y reglamentos que se relacionen con la actividad económica a la que se dedica una Empresa como la que hemos tomado como referencia para este trabajo.
Elaborar el Manual Contable Tributario.
1.4. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DEL TEMA
9 La transición de convertirse en una Persona Jurídica con nuevas responsabilidades societarias y tributarias, es difícil si no se tiene una guía práctica para cada área financiera de una Empresa.
En la actualidad el área tributaria es una parte importante de la contabilidad, inclusive se podría decir que es el eje a partir del cual se ejecuta la contabilidad.
El Estado Ecuatoriano, a través del SRI, ha implementado varias normas de control para revisar que se cumplan las obligaciones tributarias que tienen los diferentes contribuyentes. El elaborar un manual contable tributario será un apoyo no solo para las personas que ahora integran el grupo operativo de la Empresa Comercial Maná Cía.Ltda., sino para las que luego se integren, serán normas básicas a seguir para realizar cada uno de los registros contables y para el control y elaboración de las obligaciones tributarias vigentes a la fecha. Esta guía ayudará para que se tengan claros los puntos importantes a tomar en cuenta para realizar una contabilidad evitando errores que nos pudieran causar multas o sanciones innecesarias.
Elaborando un manual contable tributario para la Empresa Comercializadora Maná Cía. Ltda. se tendrá clara la manera como registrar cada uno de los eventos económicos y financieros de la empresa para que en cualquier momento que se requiera, se pueda obtener una información veraz mediante los balances e informes económicos periódicos.
1.5. DELIMITACIÓN DEL TEMA
1.5.1. FACTOR TEMPORAL
10 1.5.2. FACTOR ESPACIAL
Aquí nos referiremos no solo a la Empresa especificada sino que se podrá tomar como guía para cualquier Empresa de similares condiciones, dentro del país porque están bajo las mismas leyes y normas que deben cumplir.
1.5.3. FACTOR CLASIFICACIÓN
Esta guía servirá a Compañías Limitadas que se dedican a la actividad de Comercializar productos ya terminados, sin tener que tomar en cuenta el proceso de producción de esos productos.
1.5.4. FACTOR CUALIDAD
Una contabilidad debe ser orientada específicamente para cada tipo de actividad, aunque muchas veces se puede aplicar una misma manera de hacer las cosas para Empresas de similares características, simplemente con muy pequeñas variaciones y ese es el fin de este trabajo, dar una guía de los procesos a seguir para las Empresas que requieren de este mismo tipo de procesos para realizar una contabilidad de la mejor manera.
1.5.5. FACTOR CANTIDAD
En este país las Empresas dedicadas a la Comercialización de Productos terminados son muy numerosas, por eso he decidido realizar este trabajo enfocando a esa actividad, esperando que esta sea una gran ayuda para ese gran número de Personas que quieren que este país crezca, creciendo ellos primero.
1.6. IDEA A DEFENDER
11 reflejen la situación real en la que se encuentra para tomar las decisiones mas acertadas, sin dejar de cumplir las obligaciones tributarias que le corresponde.
1.7. VARIABLES
1.7.1. INDEPENDIENTE.-
Manual Contable Tributario.
1.7.2. DEPENDIENTE.-
12
CAPÍTULO I I
2. MARCO REFERENCIAL
2.1. MARCO TEÓRICO
2.1.1. EMPRESA
Concepto.- La empresa es un Sujeto jurídico. Entendida como actividad, intentamos
definirla como una organización de bienes y servicios destinada a la realización de un fin determinado.1
La empresa es una entidad conformada básicamente por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades técnicas y financieras: todo lo cual le permite dedicarse a la producción, transformación y/o prestación de bienes o servicios para satisfacer necesidades o deseos existentes en la sociedad, con la finalidad de obtener una utilidad o beneficio.2
Clasificación.- Para la clasificación de las empresas se han tomado varios criterios, para efectos contables solo tomaremos en cuenta las siguientes:
a. Por el patrimonio
1. Estatales o Públicas.- son aquellas cuyo capital pertenece al sector público o el estado.
2. Privadas.- son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado, sean personas naturales o jurídicas.
3. Mixtas.- son aquellas cuyo capital pertenece tanto al sector público como al privado, son personas jurídicas.
1 Alfredo Hanna Musse Revista Judicial Derecho Público Tomo 1
13 a. Por el dueño del capital
1. Unipersonales.- son aquellas cuyo capital pertenece a un solo dueño, persona natural.
2. Pluripersonales.- son aquellas cuyo capital pertenece a dos o mas personas naturales que legalmente constituidas obtienen personería jurídica o razón social, con capacidad de contraer obligaciones y ejercer derechos.
b. Por la función económica o su naturaleza
1. De servicios.- son aquellas que están dedicadas a la venta de servicios 2. Industriales.- son aquellas que se dedican a la transformación de materias
primas en nuevos productos para la venta
3. Comerciales.- son aquellas que se dedican a la compra y venta de productos, convirtiéndose en intermediarios entre productores y consumidores.
Dentro de este grupo se pueden encontrar cinco tipos de empresas comerciales: 3.1. Compañía en nombre colectivo
3.2. Compañía en comandita simple o dividida en acciones 3.3. Compañía de responsabilidad limitada
3.4. Compañía Anónima
3.5. Compañía de economía mixta
2.1.2. CONTABILIDAD
Concepto
- Es el arte de registrar, clasificar y resumir sistemática y ordenadamente las transacciones y operaciones comerciales, en términos monetarios, de una persona o empresa, de acuerdo con ciertos principios y leyes comerciales propios de cada país.3
- Se puede conceptualizar a la contabilidad como un campo especializado de las
14 ciencias administrativas, se sustenta en principios y procedimientos generalmente aceptados, destinados a cumplir con los objetivos de análisis, registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa o institución en funcionamiento, con la finalidad de informar e interpretar la situación económica financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada período o ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad.4
Importancia.-
La Contabilidad es una herramienta primordial que tienen las Empresas para saber el rendimiento y el movimiento de cada área de la misma.
La contabilidad registra en forma histórica, fiel y exacta todas las operaciones que realiza una empresa, clasificándolas correctamente y registrándolas en una manera metódica y cronológica, de acuerdo a normas generales, y a las leyes vigentes, obteniendo informes parciales o globales que reflejen la realidad económica financiera de la empresa.
El principal objetivo de la contabilidad es el dar a conocer la situación financiera de una empresa a una fecha o momento determinados.
Uno de los principios fundamentales de la contabilidad es el de PARTIDA DOBLE, el cual define que cada transacción realizada debe tener un acreedor y un deudor, esto permite llevar un control exacto de que las transacciones que se registran en el DEBE, son registradas por igual valor en el HABER, en el libro diario.
2.1.3. ECUACIÓN CONTABLE
Es la base de la Contabilidad y sus tres componentes son: ACTIVO = Lo que tiene
PASIVO = Lo que debe
PATRIMONIO = Los derechos de los propietarios
15 Y la igualdad sería:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
2.1.4. CUENTA CONTABLE
Concepto.-
La cuenta contable es un término utilizado en contabilidad para registrar, clasificar y resumir los incrementos y disminuciones originados en las transacciones comerciales.5
Las cuentas contables son “el registro de valores homogéneos relativos a una persona o cosa, bajo un título apropiado, que facilita la interpretación de las operaciones en los libros contables”.6
Clasificación
Por el Estado Financiero se clasifican en:
- Balance General
- Balance de Resultados Por el grupo al que pertenece:
- Activo
- Pasivo
- Patrimonio
- Ingresos
- Gastos
5 Cámara de Comercio de Guayaquil, 81999, Documento publicado el 15 de feb 2010.
16
- De orden Por el saldo:
- Deudoras
- Acreedoras
2.1.5. PLAN DE CUENTAS
Concepto
Para una adecuada organización de las cuentas contables, es necesario disponer de un plan de cuentas, que es una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de la Contabilidad de una empresa.
Requisitos del Plan de Cuentas
Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa. Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolución de la empresa. Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificación numérico de las cuentas, de manera que sea fácil su identificación por grupos.7
Sistemas de Codificación
Existen las cuentas de control o de orden y las de movimiento.
Cuando el Sistema Contable lo permite se usarán puntos para separar los niveles. Las cuentas de movimiento serán las que al final no tienen punto.
Ejemplo:
1. ACTIVO GRUPO
1.1. ACTIVO CORRIENTE SUBGRUPO
17
1.1.1. CAJA CUENTA
1.1.1.01 CAJA GENERAL SUBCUENTA
Como podemos observar en el ejemplo anterior, la estructura del plan de cuentas está dada en base a un grupo principal que puede ser:
Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos.
A cada grupo hemos asignado un número, que en Contabilidad se lo denomina “código”.
Existen planes de cuentas donde se hace constar “Cuentas de Orden” con el número 6 u otro número para diferenciarlo del resto de cuentas ya que estos rubros tienen otro tipo de tratamiento.8
2.1.6. ESTADOS FINANCIEROS
Concepto.-
Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un período.9
Importancia
La información presentada en los estados financieros interesa a:
- La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado.
8 Efraín Ortiz, Contabilidad y Finanzas, Microsoft Excel aplicado a la Contabilidad, 13/11/09
9
18
- Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes.
- Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de cumplimiento de sus obligaciones.
- El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta correctamente liquidado.10
Clasificación:
Los estados financieros básicos son:
- El balance general.- Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
- El estado de resultados.- Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.
- El estado de cambios en el patrimonio.- Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa.11
10 Giovanny E. Gómez, Auditoría y Control Interno, Estados Financieros, jul/2001
19
- El estado de flujos de efectivo.- Este provee información importante para los
administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también un análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales, administrativas y comerciales.12
2.1.7. LIBROS CONTABLES.-
Son los que se usan para registrar las operaciones o transacciones que realiza un comerciante o empresa, estos pueden ser:
LIBRO DIARIO.-
Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.
En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables. Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación.
Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período de tiempo se le llama Libro Diario.13
En todo asiento en el libro diario se debe distinguir:
a. Número del asiento.
b. Denominación de las cuentas deudoras y acreedores con sus respectivos importes.
12 Ana Magdalena Figueroa Figueroa, Flujos de Efectivo, Monografias.com, Trabajo29
20
c. Fecha de la operación.
d. Explicación de la operación registrada.14
LIBRO MAYOR.-
Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética.
Es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.
CLIENTES VENTAS
Debe Haber Debe Haber
XXXX XXXX
Los Balances se crean cuando hemos pasado las cantidades de las cuentas de los asientos a su libro mayor.15
LIBROS AUXILIARES.-
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales.16
14 Nicomedes Ramos, Contabilidad y documentación comercial, Perú, octubre 2003
15 Nicomedes Ramos, Contabilidad y documentación comercial, Perú, febrero 2009
21 Los Libros Auxiliares pueden ser:
- Caja Chica - Libro de Bancos - Cuentas por Cobrar - Cuentas por Pagar - Inventarios
DOCUMENTOS INTERNOS.-
Los Documentos Internos para una Empresa Comercial pueden ser:
o Comprobantes de Ingreso
o Comprobantes de Egreso
o Kardex
o Proformas
o Orden de Compra
o Guía de Remisión
2.1.8. CICLO CONTABLE.-
Es el proceso básico que debe seguir cualquier organización obligada a llevar contabilidad para tener un control y un registro correcto de sus transacciones.
22 Jornalización
Mayorización
Comprobación
Estructuración de Ajustes Contables
Informes
2.1.9. OBLIGACIONES CON LOS EMPLEADOS:
Sueldos
Pagos al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Pagos de sobresueldos
Fondos de Reserva
DOCUMENTOS FUENTE
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
BALANCES
23 2.1.10. LOS ORGANISMOS DE CONTROL
Son instituciones que requieren que las Empresas cumplan con ciertas obligaciones entre las cuales está presentar los informes económicos de las empresas, en el Ecuador las Instituciones de control son:
Superintendencia de Compañías
Superintendencia de Bancos
Servicio de Rentas Internas
2.1.11. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
Son los pagos que todo el que realiza una actividad comercial debe cumplir de acuerdo al movimiento o capital de la empresa
Impuestos Municipales son
PATENTE
1.5 X MIL
IMPUESTO PREDIAL
Impuestos según elServicio de Rentas Internas los Impuestos a pagar por una empresa comercial son:
- IVA (Formulario 104)
- Retenciones en la Fuente del IVA (Formulario 104)
- Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta (Formulario 103) - Impuesto a la Renta (Formulario 101)
24 - Anexos de RDEP
2.2. MARCO LEGAL
2.2.1. LEY DE COMPAÑÍAS
SECCION V
DE LA COMPAÑIA DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
DISPOSICIONES GENERALES
Art. 92.- La compañía de responsabilidad limitada es la que se contrae entre tres o más personas, que solamente responden por las obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales y hacen el comercio bajo una razón social o denominación objetiva, a la que se añadirá, en todo caso, las palabras "Compañía Limitada" o su correspondiente abreviatura. Si se utilizare una denominación objetiva será una que no pueda confundirse con la de una compañía preexistente. Los términos comunes y los que sirven para determinar una clase de empresa, como "comercial", "industrial", "agrícola", "constructora", etc., no serán de uso exclusive e irán acompañadas de una expresión peculiar.
Si no se hubiere cumplido con las disposiciones de esta Ley para la constitución de la compañía, las personas naturales o jurídicas, no podrán usar en anuncios, membretes de cartas, circulantes, prospectos u otros documentos, un nombre, expresión o sigla que indiquen o sugieran que se trata de una compañía de responsabilidad limitada.
En esta compañía el capital estará representado por participaciones que podrán transferirse de acuerdo con lo que dispone el Art. No. 113.
25 Art. 94.- La compañía de responsabilidad limitada podrá tener como finalidad la realización de toda clase de actos civiles o de comercio y operaciones mercantiles permitidos por la Ley, excepción hecha de operaciones de banco, seguros, capitalización y ahorro.
Art. 95.- La compañía de responsabilidad limitada no podrá funcionar como tal si sus socios exceden del número de quince, si excediere de este máximo, deberá transformarse en otra clase de compañía o disolverse.
Art. 96.- El principio de existencia de esta especie de compañía es la fecha de inscripción del contrato social en el Registro Mercantil.
Art. 97.- Para los efectos fiscales y tributarios las compañías de responsabilidad limitada son sociedades de capital.
LAS PERSONAS QUE PUEDEN ASOCIARSE
Art. 98.- Para intervenir en la constitución de una compañía de responsabilidad limitada se requiere de capacidad civil para contratar. El menor emancipado, autorizado para comerciar, no necesitará autorización especial para participar en la formación de esta especie de compañías.
Art. 99.- No obstante las amplias facultades que esta Ley concede a las personas para constituir compañías de responsabilidad limitada, no podrán hacerlo entre padres e hijos no emancipados ni entre cónyuges.
26 Art. 101.- Las personas comprendidas en el Art. 7 del Código de Comercio no podrán asociarse en esta clase de compañías
DEL CAPITAL
Art. 102.- El capital de la compañía estará formado por las aportaciones de los socios y no será inferior al monto fijado por el Superintendente de Compañías. Estará dividido en participaciones expresadas en la forma que señale el Superintendente de Compañías. Al constituirse la compañía, el capital estará íntegramente suscrito, y pagado por lo menos en el cincuenta por ciento de cada participación. Las aportaciones pueden ser en numerario o en especie y, en este último caso, consistir en bienes muebles o inmuebles que correspondan a la actividad de la compañía. El saldo del capital deberá integrarse en un plazo no mayor de doce meses, a contarse desde la fecha de constitución de la compañía.
Art. 106.- Las participaciones que comprenden los aportes de capital de esta compañía serán iguales, acumulativas e indivisibles. No se admitirá la cláusula de interés fijo. La compañía entregará a cada socio un certificado de aportación en el que constará, necesariamente, su carácter de no negociable y el número de las participaciones que por su aporte le correspondan.
Art. 107.- La participación de cada socio es transmisible por herencia. Si los herederos fueren varios, estarán representados en la compañía por la persona que designaren. Igualmente, las partes sociales son indivisibles.
Art. 109.- La compañía formará un fondo de reserva hasta que éste alcance por lo menos al veinte por ciento del capital social. En cada anualidad la compañía segregará, de las utilidades líquidas y realizadas, un cinco por ciento para este objeto.
27
DERECHOS, OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS SOCIOS
Art. 114.- El contrato social establecerá los derechos de los socios en los actos de la compañía, especialmente en cuanto a la administración, como también a la forma de ejercerlos, siempre que no se opongan a las disposiciones legales. No obstante cualquier estipulación contractual, los socios tendrán los siguientes derechos:
a) A intervenir, a través de asambleas, en todas las decisiones y deliberaciones de la compañía, personalmente o por medio de representante o mandatario constituido en la forma que se determine en el contrato. Para efectos de la votación, cada participación dará al socio el derecho a un voto;
b) A percibir los beneficios que le correspondan, a prorrata de la participación social pagada, siempre que en el contrato social no se hubiere dispuesto otra cosa en cuanto a la distribución de las ganancias;
c) A que se limite su responsabilidad al monto de sus participaciones sociales, salvo las excepciones que en esta Ley se expresan;
d) A no devolver los importes que en concepto de ganancias hubieren percibido de buena fe, pero, si las cantidades percibidas en este concepto no correspondieren a beneficios realmente obtenidos, estarán obligados a reintegrarlas a la compañía;
28 f) A ser preferido para la adquisición de las participaciones correspondientes a otros socios, cuando el contrato social o la junta general prescriban este derecho, el cual se ejercitar a prorrata de las participaciones que tuviere;
g) A solicitar a la junta general la revocación de la designación de administradores o gerentes. Este derecho se ejercitará sólo cuando causas graves lo hagan indispensable. Se considerarán como tales el faltar gravemente a su deber, realizar a sabiendas actos ilegales, no cumplir las obligaciones establecidas por el Art. 124, o la incapacidad de administrar en debida forma;
h) A recurrir a la Corte Superior del distrito impugnando los acuerdos sociales, siempre que fueren contrarias a la Ley o a los estatutos. En este caso se estará a lo dispuesto en los Arts. 249 y 250, en lo que fueren aplicables
i) A pedir convocatoria a junta general en los casos determinados por la presente Ley. Este derecho lo ejercitarán cuando las aportaciones de los solicitantes representen no menos de la décima parte del capital social; y,
j) A ejercer en contra de gerentes o administradores la acción de reintegro del patrimonio social. Esta acción no podrá ejercitarla si la junta general aprobó las cuentas de los gerentes o administradores.
Art. 115.- Son obligaciones de los socios:
a) Pagar a la compañía la participación suscrita. Si no lo hicieren dentro del plazo estipulado en el contrato, o en su defecto del previsto en la Ley, la compañía podrá, según los cases y atendida la naturaleza de la aportación no efectuada, deducir las acciones establecidas en el Art. 219 de esta Ley;
29 c) Abstenerse de la realización de todo acto que implique injerencia en la administración;
d) Responder solidariamente de la exactitud de las declaraciones contenidas en el contrato de constitución de la compañía y, de modo especial, de las declaraciones relativas al pago de las aportaciones y al valor de los bienes aportados;
e) Cumplir las prestaciones accesorias y las aportaciones suplementarias previstas en el contrato social. Queda prohibido pactar prestaciones accesorias consistentes en trabajo o en servicio personal de los socios;
f) Responder solidaria e ilimitadamente ante terceros por la falta de publicación e inscripción del contrato social; y,
g) Responder ante la compañía y terceros, si fueren excluidos, por las pérdidas que sufrieren por la falta de capital suscrito y no pagado o por la suma de aportes reclamados con posterioridad, sobre la participación social. La responsabilidad de los socios se limitará al valor de sus participaciones sociales, al de las prestaciones accesorias y aportaciones suplementarias, en la proporción que se hubiere establecido en el contrato social. Las aportaciones suplementarias no afectan a la responsabilidad de los socios ante terceros, sino desde el momento en que la compañía, por resolución inscrita y publicada, haya recibido su pago. No cumplidos estos requisitos, ella no es exigible, ni aún en el caso de liquidación o quiebra de la compañía.
De la Administración
30 2.2.2. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados es un listado de normas de observancia que todo profesional debe tener en cuenta para una mejor aplicación de la ciencia contable
Ente.Contable
El Ente contable lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la actividad económica. El campo de acción de la contabilidad financiera, es la actividad económica de la empresa.
Equidad
La contabilidad y su información debe basarse en el principio de equidad, de tal manera que el registro de los hechos económicos y su información se basen en la igualdad para todos los sectores sin preferencia para ninguno en particular.
Es el principio fundamental que debe orientar la acción del profesional contable en todo momento y se anuncia así:
La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que los intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen, con equidad, los distintos intereses en juego en una empresa dada.
Partida Doble
31 2.2.3. NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD NIC
Los estados financieros según la NIC 1, constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de la entidad. El objetivo de los estados financieros con propósitos de información general es suministrar información acerca de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones económicas. Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que se les han confiado. Para cumplir este objetivo, los estados financieros suministrarán información acerca de los siguientes elementos de la entidad:
activos;
pasivos;
patrimonio neto;
gastos e ingresos, en los que se incluyen las pérdidas y ganancias;
otros cambios en el patrimonio neto; y
flujos de efectivo.
Esta información, junto con la contenida en las notas, ayudará a los usuarios a predecir los flujos de efectivo futuros y, en particular, la distribución temporal y el grado de certidumbre de los mismos.
2.2.4. LEY REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
Art. 2.- Concepto de renta. Para efectos de este impuesto se considera renta:
32 2. Los ingresos obtenidos en el exterior por personas naturales domiciliadas en el país o por sociedades nacionales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 98 de esta Ley.
Exenciones
Art. 9. Exenciones. Para fines de la determinación y liquidación del impuesto a la renta, están exonerados exclusivamente los siguientes ingresos:
- Los dividendos y utilidades, calculados después del pago del impuesto a la renta, distribuidos, pagados o acreditados por sociedades nacionales, a favor de otras sociedades nacionales o de personas naturales, nacionales o extranjeras, residentes,
- Los obtenidos por las instituciones del Estado. Sin embargo, estarán sujetos a impuesto a la renta las empresas del sector público, distintas de las que prestan servicios públicos, que compitiendo o no con el sector privado, exploten actividades comerciales, industriales, agrícolas, mineras, turísticas, transporte y de servicios en general;
- Aquellos exonerados en virtud de convenios internacionales.
- Bajo condición de reciprocidad, los de los estados extranjeros y organismos internacionales, generados por los bienes que posean en el país;
- Los de las instituciones de carácter privado sin fines de lucro legalmente constituidas, definidas como tales en el Reglamento; siempre que sus bienes e ingresos se destinen a sus fines específicos y solamente en la parte que se invierta directamente en ellos.
- Los intereses percibidos por personas naturales por sus depósitos de ahorro a la vista pagados por entidades del sistema financiero del país;
33 conforme el Código del Trabajo; y, los que perciban los miembros de la Fuerza Pública del ISSFA y del ISSPOL; y, los pensionistas del Estado;
- Los percibidos por los institutos de educación superior estatales, amparados por la Ley de Educación Superior;
- Nota: Numeral derogado por Art. 59 de Decreto Legislativo No. 000, publicado en Registro Oficial Suplemento 242 de 29 de Diciembre del 2007.
- Los provenientes de premios de loterías o sorteos auspiciados por la Junta de Beneficencia de Guayaquil y por Fe y Alegría;
- Los viáticos que se conceden a los funcionarios y empleados de las instituciones del Estado; el rancho que perciben los miembros de la Fuerza Pública; los gastos de viaje, hospedaje y alimentación, debidamente soportados con los documentos respectivos, que reciban los funcionarios, empleados y trabajadores del sector privado, por razones inherentes a su función y cargo, de acuerdo a las condiciones establecidas en el reglamento de aplicación del impuesto a la renta;
- Las Décima Tercera y Décima Cuarta Remuneraciones;
- Las asignaciones o estipendios que, por concepto de becas para el financiamiento de estudios, especialización o capacitación en Instituciones de Educación Superior y entidades gubernamentales nacionales o extranjeras y en organismos internacionales otorguen el Estado, los empleadores, organismos internacionales, gobiernos de países extranjeros y otros;
34 - Los obtenidos por discapacitados, debidamente calificados por el organismo competente, en un monto equivalente al triple de la fracción básica gravada con tarifa cero del pago de impuesto a la renta, según el artículo 36 de esta Ley; así como los percibidos por personas mayores de sesenta y cinco años, en un monto equivalente al doble de la fracción básica exenta del pago del impuesto a la renta, según el artículo 36 de esta Ley;
- Los provenientes de inversiones no monetarias efectuadas por sociedades que tengan suscritos con el Estado contratos de prestación de servicios para la exploración y explotación de hidrocarburos y que hayan sido canalizadas mediante cargos hechos a ellas por sus respectivas compañías relacionadas, por servicios prestados al costo para la ejecución de dichos contratos y que se registren en el Banco Central del Ecuador como inversiones no monetarias sujetas a reembolso, las que no serán deducibles de conformidad con las normas legales y reglamentarias pertinentes;
- Los generados por la enajenación ocasional de inmuebles, acciones o participaciones. Para los efectos de esta Ley se considera como enajenación ocasional aquella que no corresponda al giro ordinario del negocio o de las actividades habituales del contribuyente.
35 - Las indemnizaciones que se perciban por seguros, exceptuando los provenientes del lucro cesante.
Estas exoneraciones no son excluyentes entre sí
Art. 20. Principios generales. La contabilidad se llevará por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos de América, tomando en consideración los principios contables de general aceptación, para registrar el movimiento económico y determinar el estado de situación financiera y los resultados imputables al respectivo ejercicio impositivo.
Art. 21. Estados financieros. Los estados financieros servirán de base para la presentación de las declaraciones de impuestos, así como también para su presentación a la Superintendencia de Compañías y a la Superintendencia de Bancos y Seguros, según el caso. Las entidades financieras así como las entidades y organismos del sector público que, para cualquier trámite, requieran conocer sobre la situación financiera de las empresas, exigirán la presentación de los mismos estados financieros que sirvieron para fines tributarios.
2.2.5. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
Título Segundo
Capítulo I
Objeto del Impuesto
36 Art. 54. Transferencias que no son objeto del impuesto. No se causará el IVA en los
siguientes casos:
1. Aportes en especie a sociedades;
2. Adjudicaciones por herencia o por liquidación de sociedades, inclusive de la sociedad conyugal;
3. Ventas de negocios en las que se transfiera el activo y el pasivo; 4. Fusiones, escisiones y transformaciones de sociedades;
5. Donaciones a entidades del sector público y a instituciones y asociaciones de carácter privado de beneficencia, cultura, educación, investigación, salud o deportivas, legalmente constituidas; y,
6. Cesión de acciones, participaciones sociales y demás títulos valores.
7. Las cuotas o aportes que realicen los condóminos para el mantenimiento de los condominios dentro del régimen de propiedad horizontal, así como las cuotas para el financiamiento de gastos comunes en urbanizaciones.
Art. 55. Transferencias e importaciones con tarifa cero. Tendrán tarifa cero las transferencias e importaciones de los siguientes bienes:
- Productos alimenticios de origen agrícola, avícola, pecuario, apícola, cunícola, bioacuáticos, forestales, carnes en estado natural; y de la pesca que se mantengan en estado natural, es decir, aquellos que no hayan sido objeto de elaboración, proceso o tratamiento que implique modificación de su naturaleza. La sola refrigeración, enfriamiento o congelamiento para conservarlos, el pilado, el desmote, la trituración, la extracción por medios mecánicos o químicos para la elaboración del aceite comestible, el faena miento, el cortado y el empaque no se considerarán procesamiento;
- Leches en estado natural, pasteurizada, homogeneizada o en polvo de producción nacional. Leches maternizadas, proteicos infantiles;
37 humano, enlatados nacionales de atún, macarela, sardina y trucha, aceites comestibles, excepto el de oliva;
- Semillas certificadas, bulbos, plantas, esquejes y raíces vivas. Harina de pescado y los alimentos balanceados, preparados forrajeros con adición de melaza o azúcar, y otros preparados que se utilizan como comida de animales que se críen para alimentación humana. Fertilizantes, insecticidas, pesticidas, fungicidas, herbicidas, aceite agrícola utilizado contra la sigatoka negra, antiparasitarios y productos veterinarios así como la materia prima e insumos, importados o adquiridos en el mercado interno, para producirlas, de acuerdo con las listas que mediante Decreto establezca el Presidente de la República;
- Tractores de llantas de hasta 200 hp incluyendo los tipo canguro y los que se utiliza en el cultivo del arroz; arados, rastras, surcadores y vertedores; cosechadoras, sembradoras, cortadoras de pasto, bombas de fumigación portables, aspersores y rociadores para equipos de riego y demás elementos de uso agrícola, partes y piezas que se establezca por parte del Presidente de la República mediante Decreto;
- Medicamentos y drogas de uso humano, de acuerdo con las listas que mediante Decreto establecerá anualmente el Presidente de la República, así como la materia prima e insumos importados o adquiridos en el mercado interno para producirlas. En el caso de que por cualquier motivo no se realice las publicaciones antes establecidas, regirán las listas anteriores;
Los envases y etiquetas importados o adquiridos en el mercado local que son utilizados exclusivamente en la fabricación de medicamentos de uso humano o veterinario.
- Papel bond, papel periódico, periódicos, revistas, libros y material complementario que se comercializa conjuntamente con los libros;
- Los que se exporten; y,
38 a) Los diplomáticos extranjeros y funcionarios de organismos internacionales, regionales y subregionales, en los casos que se encuentren liberados de derechos e impuestos;
b) Los pasajeros que ingresen al país, hasta el valor de la franquicia reconocida por la Ley Orgánica de Aduanas y su reglamento;
c) En los casos de donaciones provenientes del exterior que se efectúen en favor de las instituciones del Estado y las de cooperación institucional con instituciones del Estado;
d) Los bienes que, con el carácter de admisión temporal o en tránsito, se introduzcan al país, mientras no sean objeto de nacionalización;
- Los que adquieran las instituciones del Estado y empresas públicas que perciban ingresos exentos del impuesto a la renta.
- Energía Eléctrica; y,
- Lámparas fluorescentes
En las adquisiciones locales e importaciones no serán aplicables las exenciones previstas en el Código Tributario, ni las previstas en otras leyes orgánicas, generales o especiales.
2.2.6. TARIFA DEL IMPUESTO Y CRÉDITO TRIBUTARIO
Capítulo III
Art. 65. Tarifa. La tarifa del impuesto al valor agregado es del 12%.
39 - Los sujetos pasivos del impuesto al valor agregado IVA, que se dediquen a: la producción o comercialización de bienes para el mercado interno gravados con tarifa doce por ciento (12%), a la prestación de servicios gravados con tarifa doce por ciento (12%), a la transferencia de bienes y prestación de servicios a las instituciones del Estado y empresas públicas que perciben ingresos exentos del impuesto a la renta o a la exportación de bienes y servicios, tendrán derecho al crédito tributario por la totalidad del IVA, pagado en las adquisiciones locales o importaciones de los bienes que pasen a formar parte de su activo fijo; o de los bienes, de las materias primas o insumos y de los servicios necesarios para la producción y comercialización de dichos bienes y servicios;
- Los sujetos pasivos del IVA que se dediquen a la producción, comercialización de bienes o a la prestación de servicios que en parte estén gravados con tarifa cero por ciento (0%) y en parte con tarifa doce por ciento (12%) tendrán derecho a un crédito tributario, cuyo uso se sujetará a las siguientes disposiciones:
a) Por la parte proporcional del IVA pagado en la adquisición local o importación de bienes que pasen a formar parte del activo fijo;
b) Por la parte proporcional del IVA pagado en la adquisición de bienes, de materias primas, insumos y por la utilización de servicios;
c) La proporción del IVA pagado en compras de bienes o servicios susceptibles de ser utilizado mensualmente como crédito tributario se establecerá relacionando las ventas gravadas con tarifa 12%, más las Exportaciones, más las ventas a las instituciones del Estado y empresas públicas, con el total de las ventas.
40 gravados con tarifa cero por ciento (0%), podrán, para el primer caso, utilizar la totalidad del IVA pagado para la determinación del impuesto a pagar.
No tienen derecho a crédito tributario por el IVA pagado, salvo en la parte en la que sean proveedores de bienes o servicios con tarifa cero a las instituciones del Estado y empresas públicas, en las adquisiciones locales e importaciones de bienes o utilización de servicios realizados por los sujetos pasivos que produzcan o vendan bienes o presten servicios gravados en su totalidad con tarifa cero, ni en las adquisiciones o importaciones de activos fijos de los sujetos que produzcan o vendan bienes o presten servicios gravados en su totalidad con tarifa cero.
En general, para tener derecho al crédito tributario el valor del impuesto deberá constar por separado en los respectivos comprobantes de venta por adquisiciones directas o que se hayan reembolsado, documentos de importación y comprobantes de retención.
Como regla de aplicación general y obligatoria, se tendrá derecho a crédito tributario por el IVA pagado en la utilización de bienes y servicios gravados con este impuesto, siempre que tales bienes y servicios se destinen a la producción y comercialización de otros bienes y servicios gravados.
En el caso de que el sujeto pasivo tenga crédito tributario originado por las ventas a instituciones del Estado y empresas públicas, que no pueda ser recuperado hasta seis meses posteriores a la declaración, podrá solicitar la devolución a la Administración Tributaria; siendo aplicable a esta devolución lo establecido en esta ley para la devolución del IVA a exportadores.
2.2.7. REGISTRO OFICIAL 247 DE 30 DE JULIO DE 2010 (DECRETO
EJECUTIVO 430)
De los Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios
41 a) Facturas;
b) Notas de venta - RISE;
c) Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios; d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras;
e) Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,
f) Otros documentos autorizados en el presente reglamento.
Art. 2.- Documentos complementarios.- Son documentos complementarios a los comprobantes de venta, los siguientes:
a) Notas de crédito; b) Notas de débito; y, c) Guías de remisión.
Art. 3.- Comprobantes de retención.- Son comprobantes de retención los documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno, este reglamento y las resoluciones que para el efecto emita el Director General del Servicio de Rentas Internas.
42 - Los documentos emitidos por instituciones del sistema financiero nacional y las instituciones de servicios financieros emisoras o administradoras de tarjetas de crédito que se encuentren bajo el control de la Superintendencia de Bancos, siempre que cumplan los requisitos que se establezcan en la resolución que para el efecto emita el Director General del Servicio de Rentas Internas.
- Boletos aéreos o tiquetes electrónicos y documentos de pago por sobrecargas por el servicio de transporte aéreo de personas
- Guías aéreas o cartas de porte aéreo, físicas o electrónicas y los conocimientos de embarque, cuando cumplan los requisitos que se establezcan en la resolución que para el efecto emita el Director General del Servicio de Rentas Internas.
- Documentos emitidos por instituciones del Estado en la prestación de servicios administrativos, en los términos establecidos en la Ley de Régimen Tributario Interno.
- La declaración aduanera y demás documentos recibidos en las operaciones de comercio exterior.
- En el caso de los contratos para la exploración y explotación de hidrocarburos, las liquidaciones que PETROECUADOR o las partes del contrato efectúen por el pago de la tasa de servicios, el costo de operación o cualquier otra remuneración, constituyen el comprobante de venta para los efectos legales pertinentes.
43 - En todos los casos, los nombres de emisor y adquirente deben coincidir con el Registro Único de Contribuyentes o con su documento de identidad de ser el caso.
Si cualquiera de los documentos referidos en el presente artículo, no cumplen con los requisitos señalados en el presente reglamento, el emisor está en la obligación de emitir el correspondiente comprobante de venta.
2.2.8. NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD (NEC)
2.2.8.1. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
OBJETIVO
El objetivode esta norma es prescribir las bases de presentación de Estados Financieros de propósito general, para asegurar la comparabilidad con los Estados Financieros de períodos anteriores
COMPONENTES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
1. Balance General
2. Estado de Resultados
3. Un estado que presente todos los cambios del patrimonio
4. Estado de flujos de Efectivo; y
5. Políticas contables y notas explicativas.
PRESENTACIÓN RAZONABLE Y CUMPLIMIENTO CON LAS NORMAS
44
o La presentación de los Estados debe ser razonable con relación a la posición financiera, esto se dará cuando las NEC son aplicadas apropiadamente.
o Los Estados que cumplen con las NEC reflejan su aplicación y estos no deben ser descritos como si cumplieran con las NEC, a menos que cumplan con todos sus requerimientos.
o Los tratamientos contables inapropiados no se ratifica, no se justifica por las políticas contables.
o En diversas circunstancias especiales la gerencia específica que el cumplimiento con su requerimiento en una norma podrá llevar a conducciones erróneas para lograr una presentación razonable, una empresa debe revelar: .
o Gerencia a cumplido que los estados presentan razonablemente la posición financiera.
o Cumplimiento de aspectos importantes de la NEC.
o La naturaleza de la desviación incluyendo la razón por la que ese tratamiento podría llevar a conclusiones erróneas.
o El impacto financiero de las desviaciones en la utilidad o pérdidas netas activos, pasivos, patrimonio, y flujos de efectivo de la empresa.
o En los Estados Financieros se describe como: "En base a" o "En cumplimiento con requerimientos importantes de " o "En cumplimiento con los requerimientos contables" de las NEC. A menudo no existe información adicional aunque está claro que requerimientos de revelación importantes, y aún requerimientos contables, no son cumplidos.
o Una presentación razonable sé lograr con el cumplimiento de todas las NEC, esto requiere:
a.- Seleccionar y aplicar las políticas contables de acuerdo con el párrafo 19.
b.- Presentar información confiable, comparable y comprensible incluyendo políticas contables.
45
o Cuando existen circunstancias, la aplicación de una NEC puede dar resultados erróneos. Cuando es inapropiado se puede evitar esta norma por otro tratamiento y proporcionar una presentación razonable.
o Si se determina que es necesario la desviación de una NEC se debe considerar a:
a) El objetivo del requisito por qué ese objetivo no se logró o no es relevante en las circunstancias particulares; y
b) La forma en que la empresa cambia el requisito que sigue otras empresas de acuerdo a las circunstancias.
o Debido a que las NEC serán desviadas después de un largo análisis y por circunstancias raras es importante que los usuarios tengan conocimientos de esto para que tomen decisiones importantes para realizar ajustes necesarios para cumplir con la norma.
o El Comité de Pronunciamientos del Instituto de Investigaciones Contables del Ecuador está en la facultad de supervisar y pedir aclaraciones a cerca de la desviación para que se justifique dicha desviación. Esta norma será aceptada solo en circunstancias extremadamente raras.
46
CAPÍTULO III
3. ASPECTOS METODOLÓGICOS DEL ESTUDIO
3.1. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
Esta investigación tuvo un enfoque cualitativo ya que la situación contable y tributaria de la Empresa Mana Cía. Ltda. no se la puede medir con cifras, además se respaldó los procedimientos para que queden registrados en el manual contable tributario que estamos realizando.
También se realizó una investigación descriptiva porque se revisaron los libros, archivos y registros contables para localizar los problemas de la empresa
La investigación documental y bibliográfica permitió el respaldo científico y técnico para el proyecto.
3.1.1. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
- Específico.- Permitió acceder al conocimiento para esta investigación, buscando lo esencial por medio de la Experimentación y la Observación.
- Lógico.- también se utilizó el método de la Inducción y la Deducción, directamente en la Empresa.
- Analítico – sintético por el que se recopiló información por técnicas de campo y documentales
47 Dadas las características de la Empresa se realizó un censo, que incluye a todo el personal que labora en la Empresa Comercial Maná, con la finalidad de descubrir la incidencia de los procesos contables tributarios en las diferentes áreas de la compañía.
3.1.3. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Para recolectar datos hay que seleccionar un instrumento que al aplicarlo podamos obtener resultados que podamos analizarlos para que posteriormente se generen conclusiones, recomendaciones y una propuesta para la mejora. Como instrumento principal se realizó una entrevista con la cual se obtuvo importante información para determinar los puntos más críticos.
A continuación expongo algunas de las entrevistas efectuadas con las respectivas respuestas para su análisis
CUESTIONARIO PARA LA ENTREVISTA Cargo: CAJERA
1. ¿Se define con claridad las funciones de su cargo?
Sé que tengo que hacer las facturas y cobrar a los clientes, me traen las facturas de
todos los clientes y si es a crédito les llamo para saber cuando me van a pagar, y hago
los depósitos de lo que pagan ese día, a veces si se demoran en pagar los clientes y
hago el depósito sin ver la factura, a veces han hecho mal la retención o me han dicho
mal el número de factura que cancelan, pero la contadora me ayuda a revisar eso.
2. ¿Conoce si existe un manual de procedimientos dentro de la empresa?
No
3. ¿Sería necesario que se diseñe un manual de procedimientos para realizar mejor las funciones dentro de la empresa?
48 4. ¿Se le ha dado a conocer por escrito normas, reglamentos y responsabilidades que tiene en su cargo?
Por escrito no me han dado pero si me dijeron cuando ingresé lo que tenía que hacer.
5. ¿Se prepara mensualmente reportes detallados, para revelar las variaciones importantes que han tenido en su departamento?
Si se hace reportes, no solo mensualmente sino cuando me piden para revisar o para
contabilidad.
6. ¿Existe siempre la documentación soporte de los movimientos de mercaderías o dinero?
Sí, me dan los pedidos para hacer la factura, solo a veces me dicen directamente
cuando tengo que hacer una factura sin el pedido.
7. ¿Ha recibido capacitación sobre las nuevas disposiciones tributarias?
Lo que me indican las contadoras, que revise que no haya tachones en las facturas,
cuando me pagan revisar la retención si me han dado, cosas así.
8. ¿Se cumple con las recomendaciones del departamento de Contabilidad?
Sí, todo lo que me dicen hago.
9. ¿Existe algún tipo de control en la entrega de los documentos al departamento de contabilidad?
Todos los días entrego las facturas que se han hecho ese día, en contabilidad revisan
que no falte ninguna factura pero yo siempre tengo una carpeta con las copias
consecutivas de las facturas que hacemos.
49 1. ¿Se define con claridad las funciones de su cargo?
A veces nos toca hacer de todo, hasta de mensajero cuando necesitan, pero si
cumplimos con lo que necesitan para contabilidad.
2. ¿Conoce si existe un manual de procedimientos dentro de la empresa?
No que yo sepa.
3. ¿Sería necesario que se diseñe un manual de procedimientos para realizar mejor las funciones dentro de la empresa?
Sí, sería bueno para saber exactamente como hacer las cosas, a veces se hace lo que
deciden los dueños nada más.
4. ¿Se le ha dado a conocer por escrito normas, reglamentos y responsabilidades que tiene en su cargo?
Tengo una agenda donde anoto lo que se debe hacer, en la tarde revisamos con la
contadora lo que es urgente para el día siguiente.
5. ¿Se prepara mensualmente reportes detallados, para revelar las variaciones importantes que han tenido en su departamento?
No, solo los balances mensuales, o los estados de cuenta de clientes y proveedores.
6. ¿Se usan controles para garantizar la veracidad de los reportes?
Si, se hacen listados con los documentos en la mano y se revisa con los reportes que
salen del sistema contable
7. ¿Existe siempre la documentación soporte de los movimientos de mercaderías o dinero?
Hay veces que las facturas de compra han sido canceladas en efectivo y no han hecho
retenciones, o cuando no han revisado bien y las facturas no cumplen con todo lo legal
y ya no se pueden cambiar por alguna razón.
50
No por parte de la empresa pero si he ido a cursos del SRI
9. ¿Existe algún tipo de control en la entrega de los documentos al departamento de contabilidad?
En casi todo controlamos que los documentos estén en orden consecutivo y lo que se
puede tener con doble copia para archivar siempre la una copia donde la persona
responsable.
CUESTIONARIO PARA LA ENTREVISTA Cargo: CONTADORA
1. ¿Existe un organigrama de la estructura actual de la empresa?
No existe un organigrama porque los dueños siempre quieren participar en todo
2. ¿Conoce si existe un manual de procedimientos dentro de la empresa?
No existe o por lo menos yo no lo he conocido.
3. ¿Sería necesario que se diseñe un manual de procedimientos para realizar mejor las funciones dentro de la empresa?
Sería muy conveniente, así las cosas tendrían su proceso y habría mejor control, a
veces llenan mal los documentos o reciben las facturas mal hechas o con tachones,
hacen los pagos sin respaldos, en especial cuando los dueños son los que hacen algunos
gastos, o cuando le mandan al vendedor o mensajero, les toca ir nuevamente a pedir la
factura correcta.
4. ¿Se le ha dado a conocer por escrito normas, reglamentos y responsabilidades que tiene en su cargo?
Por escrito no, mas bien me toca a veces hacer de todo, porque tengo que resolver
problemas que se presentan en el almacén, en la bodega y con los vendedores también.
51 5. ¿Se prepara mensualmente reportes claros y con suficiente detalle, para revelar las variaciones importantes que han tenido en su departamento?
El programa contable emite reportes claros, pero no siempre esta al día el ingreso de
todos los datos, pero al ingresar todo lo que nos han entregado sacamos los listados
que se necesitan para controlar las cuentas por cobrar y por pagar.
6. ¿Se usan controles para garantizar la veracidad de los reportes?
Realmente no, se confía en los datos ingresados en contabilidad, eso es un problema
que tenemos porque a veces no entregan todos los documentos porque siempre hay
desorden en las personas que manejan los papeles que se necesitan en contabilidad
para ingresar en el sistema contable y nos entregan tarde, aunque vamos todos los
días a pedirles pero a veces entregan después de algunos días, en especial los
vendedores y el chofer, desgraciadamente no son todos datos reales, se ingresan gastos
no propios de la empresa para pagar menos impuestos, porque eso es muy importante
para los dueños.
7. ¿Ha recibido capacitación sobre las nuevas disposiciones tributarias?
Yo he seguido cursos por mi cuenta pero mis jefes si me han dado permiso para asistir
si han sido en horario de oficina, pero cursos rápidos.
8. ¿Existe algún tipo de control en la entrega de los documentos al departamento de contabilidad?
Al final de cada día la auxiliar contable pasa recogiendo todos los documentos del día
para que no falte nada por entregar, pero siempre asoman documentos que nos
entregan después de algunos días porque se han olvidado dicen.
9. ¿Usted cree que debería existir procedimientos para realizar las ventas y los cobros?
52 CUESTIONARIO PARA LA ENTREVISTA
Cargo: VENDEDOR
1. ¿Se define con claridad las funciones de su cargo?
Se supone que fui contratado para conseguir clientes fuera del almacén, pero a veces
se necesita hacer alguna entrega de mercaderías de otros clientes o cobrar algún
cheque, no les digo que no, si se puede lo hago.
Yo lo que hago es hacer proformas, traer pedidos, cobrar esas facturas, y a veces
ayudar aquí en el almacén.
2. ¿Conoce si existe un manual de procedimientos dentro de la empresa?
No
3. ¿Sería necesario que se diseñe un manual de procedimientos para realizar mejor las funciones dentro de la empresa?
Sí, yo creo que si es necesario.
4. ¿Se prepara mensualmente reportes claros y con suficiente detalle, para revelar los eventos importantes que han tenido en su departamento?
Eso si, cada día entrego un informe de lo que he hecho en el día, y las novedades que
ha habido, el jefe muchas veces me indica lo que debo hacer para arreglar algunos
asuntos que están pendientes, si se hace estos reportes.
5. ¿Ha recibido capacitación sobre las nuevas disposiciones tributarias?
Solo lo que me ha enseñado la contadora, me indicó que tengo que ver de las
retenciones cuando voy a cobrar, ver que no haya tachones en las facturas que
entrego, como se calcula el IVA, esas cosas nomás.
53
Sí, siempre estoy revisando lo que me han indicado, y no he tenido problemas, mas
bien en la entrega de la mercadería a veces tengo problemas y ha habido devoluciones,
del resto nada.
7. ¿Existe algún tipo de control en la entrega de los documentos al departamento de contabilidad?
Todos los días tengo que acercarme a la oficina a entregar los papeles y mi reporte
diario, sacan copia y me entregan a mí para que yo guarde.
8. ¿Usted cree que debería existir procedimientos para realizar las ventas y los cobros?
Sí, porque muchas veces toca regresar a hablar con el jefe para que permita hacer
algún cambio o para autorizar algún pago, otras veces los clientes no pagan pronto y
no hay forma de multarles o algo porque hacen perder el tiempo en ir y venir a cada
rato, cosas así.
9. Ha tenido algún problema en la emisión de las facturas de clientes?
A veces se equivocan pero como reviso antes de llevar a entregar ya se cambia aquí
mismo y aunque se demore no tengo problemas con los clientes.
3.1.4. CONCLUSIONES
Hay un desconocimiento de las normas y disposiciones tributarias con las que se deben llevar los diferentes documentos que respaldan la información.
Se realizan las retenciones al apuro o se paga a los proveedores sin haber realizado la retención, esto ocasiona que se asuman las retenciones y es un gasto no deducible e innecesario para la empresa.