UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE SISTEMAS
TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN
SISTEMAS E INFORMÁTICA
TEMA:
“APLICACIÓN WEB PARA LA GESTIÓN CONTABLE DE LA
PROCESADORA DE LÁCTEOS QUESINOR-CARCHI DE LA
CIUDAD DE SAN GABRIEL”
AUTOR:
TEC. ROBERTO VINICIO PASPUEL BASTIDAS
ASESOR:
ING. MARCO CHECA
II
CERTIFICACIÓN
Yo Ing. Marco Checa catedrático asesor del proyecto de tesis cuyo tema dice “APLICACIÓN
WEB PARA LA GESTIÓN CONTABLE DE LA PROCESADORA DE LÁCTEOS
QUESINOR-CARCHI DE LA CIUDAD DE SAN GABRIEL”, manifiesto que la presente
investigación ha sido desarrollada por Roberto Paspuel y sometida a revisión, por lo tanto
autorizo la presentación para su defensa.
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo Roberto Vinicio Paspuel Bastidas, portador de la cédula de ciudadanía 040179297-3 ante las
autoridades educativas de la Universidad UNIANDES y del Pueblo Ecuatoriano, declaro que los
contenidos y posturas manifestadas en la presente Tesis, previo a la obtención del Título de
Ingeniero en Sistemas e Informática son de mi autoría y total responsabilidad, además no
comprometen las políticas de esta Institución Educativa.
IV
AGRADECIMIENTO
En primer lugar agradecer a Dios que siempre ha guiado mi camino, a mis padres y demás
familiares que con su apoyo me han permitido seguir adelante y que hacen suyos mis triunfos e
incertidumbres, logrando de esta manera poder terminar mi carrera profesional de una manera
exitosa.
Mi gratitud a la Procesadora QUESINOR por abrirme sus puertas y ofrecerme su ayuda
profesional y calidad humana en todo lo que fue necesario.
De igual manera al Ing. Marco Checa por su acertada dirección en el desarrollo de este tema de
tesis.
Gracias a todos los amigos y amigas que alegraron y ayudaron a lo largo del camino y que
V
DEDICATORIA
Los esfuerzos realizados para sacar adelante este proyecto están dedicados de una manera muy
especial a mi madre Narciza y a mi hermana Nelly, quienes a lo largo de este camino me
apoyaron incondicionalmente en mi vida profesional y personal, a todos mis profesores, quienes
compartieron sus conocimientos durante esta larga vida universitaria.
De igual manera dedicada a todos los que me rodearon durante mis estudios que con sus consejos
VI
ÍNDICE GENERAL
Portada I
Certificación del Asesor II
Declaración de Autoría III
Agradecimiento IV
Dedicatoria V
Índice General VI
Índice de Tablas VII
Índice de Gráficos VIII
Resumen Ejecutivo IX
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del problema 4
1.1.1. Formulación del problema 6
1.1.2. Delimitación del problema 6
1.1.3. Identificación de la línea de investigación 6
1.2. Objetivos 6
1.2.1. Objetivo General 6
1.2.2. Objetivos Específicos 7
VII
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1. Antecedentes investigativos 9
2.2. Fundamentación teórica 10
2.2.1. Contabilidad General 10
2.2.2. Sistemas de Información 23
2.2.3. Aplicaciones web 32
2.2.4. Seguridad Informática 47
2.3. Idea a defender 52
CAPÍTULO III
3. MARCO METODOLÓGICO
3.1. Modalidad de la investigación 53
3.1.1. Metodología RUP 53
3.2. Tipo de Investigación 55
3.2.1. Investigación bibliográfica 55
3.2.2. Investigación de campo 56
3.2.3. Aplicación de métodos de investigación 56
3.3. Población y Muestra 56
3.4. Métodos, Instrumentos y técnicas 57
3.5. Interpretación de resultados 57
VIII
CAPÍTULO IV
4. MARCO PROPOSITIVO
4.1. Inicio 68
4.1.1. Documento Visión 68
4.1.1.1. Introducción 68
4.1.1.1.1. Propósito 68
4.1.1.1.2. Visión 68
4.1.1.1.3. Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones 68
4.1.1.2. Posicionamiento 71
4.1.1.2.1. Oportunidad del Negocio 71
4.1.1.2.2. Sentencia que define el problema 71
4.1.1.2.3. Descripción de Stakeholders 72
4.1.2. Especificaciones de Casos de Uso 76
4.2. Elaboración 80
4.2.1. Modelo de Casos de Uso par QUESINOR 80
4.2.2. Modelo de Negocio 80
4.2.3. Modelo de Casos de uso 81
4.2.4. Diseño de la Base de Datos 96
4.2.5. Diseño de Entradas 99
4.2.6. Diseño de Salidas 108
4.3. Construcción 113
4.4. Transición 117
IX
4.4.2. Pruebas 118
4.4.2.1. Plan de Pruebas 118
4.4.2.2. Estrategias de Pruebas 118
4.4.2.3. Pruebas de Unidad 119
4.4.2.4. Pruebas de Integración 152
4.4.2.5. Pruebas de Seguridad 154
4.4.2.6. Pruebas de Compatibilidad 156
4.4.3. Capacitación 158
4.4.4. Ayuda en línea 158
CAPÍTULO V
5. ESTUDIO DE VIABILIDAD
5.1. Viabilidad Técnica 160
5.2. Viabilidad Operativa 160
5.3. Viabilidad Económica 161
CONCLUSIONES 162
RECOMENDACIONES 164
BIBLIOGRAFÍA 166
LINKOGRAFÍA 168
X
ÍNDICE DE TABLAS
Pag.
Tabla 1 Activos 10
Tabla 2 Pasivos 11
Tabla 3 Balance Final 12
Tabla 4 Libro diario 17
Tabla 5 Libro Mayor 18
Tabla 6. Cuentas de pérdida y ganancias 20
Tabla 7. Población 56
Tabla 8. Tabulación Pregunta Nº1 57
Tabla 9. Tabulación Pregunta Nº2 58
Tabla 10. Tabulación Pregunta N3 59
Tabla 11 Tabulación Pregunta Nº4 60
Tabla 12. Tabulación Pregunta Nº5 61
Tabla 13. Tabulación Pregunta Nº6 62
Tabla 14. Tabulación Pregunta Nº7 63
Tabla 15. Tabulación Pregunta Nº8 64
Tabla 16. Tabulación Pregunta Nº9 65
Tabla 17. Tabulación Pregunta Nº10 66
Tabla 18. Definición del problema 71
Tabla 19. Resumen de Stakeholders 72
Tabla 10. Resumen de usuarios 72
Tabla 21. Perfil del Stakeholder Desarrollador de la Aplicación web 73
XI
Tabla 22. Perfil del Stakeholder Gerente 73
Tabla 23. Perfil del Stakeholder Contadora 74
Tabla 24. Perfil del Stakeholder Administrador 74
Tabla 25. Resumen de característica del producto 75
Tabla 26. Caso de Prueba Autenticación 119
Tabla 27. Caso de Prueba Iniciar Sesión 120
Tabla 28. Caso de Prueba Cambiar Contraseña 121
Tabla 29. Caso de Uso Nuevo Rol 122
Tabla 20. Caso de Prueba Nuevo Usuario 123
Tabla 31. Caso de Prueba Cierre del Ciclo Contable 124
Tabla 32. Caso de Prueba Adquisición Nuevo Activo 125
Tabla 33. Caso de Prueba Imprimir Amortización 126
Tabla 34. Caso de Prueba Adquisición Nueva Cuenta 127
Tabla 35. Caso de Prueba Libro Diario 127
Tabla 36. Caso de Prueba Libro Mayor 128
Tabla 37. Caso de Prueba Nueva Nota de Contabilidad 129
Tabla 38.Caso de Prueba Nuevo Comprobante de Ingreso 130
Tabla 39.Caso de Prueba Nuevo Comprobante de Egreso 131
Tabla 40.Caso de Prueba Nuevo Comprobante de Egreso 132
Tabla 41. Caso de Prueba Estado de Resultados 133
Tabla 42. Caso de Prueba Balance de Comprobación 134
Tabla 43. Caso de Prueba Balance General 135
Tabla 44. Caso de Prueba Costo de Producción y Ventas 135
XII
Tabla 45. Caso de Prueba Ordenes de Producción 136
Tabla 46. Caso de Prueba Nuevo Empleado 137
Tabla 47. Caso de Prueba Rol de Pago 139
Tabla 48. Caso de Prueba Consultar Kardex 140
Tabla 49. Caso de Prueba Nuevo Proveedor 141
Tabla 50. Caso de Prueba Nuevo Cliente 142
Tabla 51. Caso de Prueba Venta de Producto 143
Tabla 52. Caso de Prueba Venta de Productos 144
Tabla 53. Caso de Prueba Pedido del Cliente 145
Tabla 54. Caso de Prueba Pedido del Cliente 146
Tabla 55. Caso de Prueba Cancelación en efectivo cheque 147
Tabla 56. Caso de Prueba Pedido del Cliente 148
Tabla 57. Caso de Prueba Pedido del Cliente 148
Tabla 58. Resultados Valoración Casos de Prueba 149
Tabla 59. Pruebas de Integración 152
Tabla 60. Funciones Pruebas de Integración 153
Tabla 61.Pruebas de Seguridad 154
Tabla 62. Pruebas de Seguridad Acciones 155
XIII
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Debe 13
Gráfico 2. Haber 13
Gráfico 3. Saldo de Una cuenta 14
Grafico 4. Cerrar una cuenta 15
Grafico 5. Método de partida doble 16
Gráfico 6. Proceso de Ventas 21
Gráfico 7. Balance General 21
Gráfico 8. Conciliación Bancaria 22
Gráfico 9. Rol de Pago 23
Gráfico 10. Ciclo de vida de un sistema de información 27
Gráfico 11. Componentes de un sistema de información de procesamiento de
transacciones
30
Gráfico 12. Subsistemas de información de mercadotecnia 31
Gráfico 13. Estructura física de un sitio web 37
Gráfico 14. Estructura secuencial 39
Gráfico15. Ejemplo de estructura secuencial 39
Gráfico 16. Estructura en rejilla 40
Gráfico 17. Estructura en árbol 40
Gráfico 18. Estructura en red 41
Gráfico 19. Estructura mixta de un sitio web 42
Gráfico20. Comparativa de estructuras de sitios web 42
XIV
Gráfico21. Esquema de PostgreSQL 46
Grafico 22. Representación gráfica pregunta Nº 1 57
Grafico 23. Representación gráfica pregunta Nº 2 58
Grafico 24. Representación gráfica pregunta Nº 3 59
Grafico 25. Representación gráfica pregunta Nº 4 60
Grafico 26. Representación gráfica pregunta Nº 5 61
Grafico 27. Representación gráfica pregunta Nº 6 62
Grafico 28. Representación gráfica pregunta Nº 7 63
Grafico 29. Representación gráfica pregunta Nº 8 64
Grafico 30. Representación gráfica pregunta Nº 9 65
Grafico 31. Representación gráfica pregunta Nº 10 66
Gráfico 32. Diagrama de Caso de Uso Contadora 76
Gráfico 33. Diagrama de Caso de Uso Gerente 77
Gráfico 34. Diagrama de Caso de Uso Vendedora 78
Gráfico 35. Diagrama de Caso de Uso Administrador 79
Gráfico 36. Modelo de Caso de Uso Contadora 81
Gráfico 37. Modelo de Caso de Uso Gerente 85
Gráfico 38. Modelo de Caso de Uso Vendedor 89
Gráfico 39. Diagrama de caso de Uso Administrador 92
Gráfico 40. Diagrama Diseño de Base de Datos 98
Gráfico 41. Formulario Principal 99
Gráfico 42. Formulario de Inicio de sesión 99
XV
Gráfico 44. Formulario de Sistema 101
Gráfico 45. Formulario de Seguridad 101
Gráfico 46. Formulario de Activos 102
Gráfico 47. Formulario de Contabilidad 102
Gráfico 48. Formulario de Movimientos 103
Gráfico 49. Formulario de Estados Financieros 103
Gráfico 50. Formulario de Nómina 104
Gráfico 51. Formulario de Roles de Pago 104
Gráfico 52. Formulario de Roles de Pago 105
Gráfico 53. Formulario de proveedores 105
Gráfico 54. Formulario de Ventas 105
Gráfico 55. Formulario de Clientes 106
Gráfico 56. Formulario de Cuentas por Cobrar 106
Gráfico 57. Formulario de Cuentas por Pagar 107
Gráfico 58. Formulario de Reportes 107
Gráfico 59. Estado de Resultados 108
Gráfico 60. Balance de Comprobación 160
Gráfico 61. Balance General 110
Gráfico 62. Libro Mayor 111
Gráfico 63. Roles de Pago 111
Gráfico 64. Balance de Comprobación 112
XVI
RESUMEN EJECUTIVO
El presente proyecto tiene como finalidad el desarrollo e implantación de una aplicación web
para la gestión contable de la Procesadora de Lácteos QUESINOR de la ciudad de San Gabriel,
Provincia del Carchi, con el fin de proporcionar una ayuda para la automatización de los procesos
contables que la empresa realiza diariamente por su actividad económica. La empresa
QUESINOR maneja diariamente mucha información manualmente, esto conlleva a ocasionar
inconvenientes durante su procesamiento, como pérdida o manipulación de la misma. El tiempo
que toma en realizar todos estos procesos es largo y la persona a cargo tiende a cansarse o
cometer errores en algún proceso que realiza. Los reportes no se entregan a tiempo ya que toma
tiempo su elaboración.
Es de esta manera que el objetivo del proyecto se enfoca en la implantación de la aplicación web
SIC-QUESINOR que será la encargada de automatizar todos los procesos de una manera rápida y
eficiente, y por ende a erradicar todos los problemas antes mencionados.
Con la ayuda de la metodología RUP, todo el proceso de desarrollo de la aplicación asegura su
óptimo rendimiento, ya que en la fase de inicio se centró en el modelamiento de los
requerimientos de la empresa, en la fase de elaboración se definieron la base de datos y casos de
uso, en la fase de construcción se llevó a cabo el desarrollo de la aplicación, redefiniéndose su
análisis y diseño para sus pruebas e implantación y finalmente en la fase de transición se
garantizó la calidad del producto para ser entregado al usuario final .
Con la implantación de la aplicación web los beneficiarios son todas las personas vinculadas
directamente o indirectamente a la empresa ya que permitirá brindar un mejor servicio y sobre
todo el ahorrado tiempo y recursos.
XVII
EXCECUTIVE SUMMARY
This project aims at the development and implementation of a web application for managing
accounting Dairy Processing QUESINOR the city of San Gabriel, Carchi Province, to provide
support for automation of accounting processesthe company makes daily economic activity.
The company handles daily QUESINOR that carries much information manually, this leads to
cause problems during processing, such as loss or manipulation of it. Besides the time it takes to
perform all these processes is long and the person in charge tends to get tired or make mistakes in
a process that takes. The reports are not delivered on time as it takes time processing.
It is in this way that the objective of the project focuses on web application deployment
SIC-QUESINOR that will be responsible for automating all processes in a quick and efficient, and
therefore to eradicate all the problems mentioned above.
With help from the RUP, the entire development process application ensures optimal
performance of the same, as in the startup phase focused on modeling business requirements, in
the processing phase is defined database and use cases, then in the construction phase took place
application development, redefining their analysis and design to implementation and testing, and
finally in the transition phase was guaranteed product quality be delivered to the end user.
With the implantation web application deployment beneficiaries are all persons connected
directly or indirectly to the company as it will provide better service and especially the time and
1
INTRODUCCIÓN
La informática en los últimos tiempos ha sido una ciencia que ha ido evolucionando día tras día,
esta tecnología ha creado avances sumamente importantes en el mundo de la computación desde
poder crear documentos de texto, automatizar procesos de empresas, hasta llegar a crear una red
de comunicación mundial como es el internet.
El desarrollo e implantación de aplicaciones web en la actualidad han incrementado a grandes
escalas, permitiendo la automatización de procesos que se llevan manualmente en la actualidad.
El énfasis en las aplicaciones web significa que los variados componentes buscan un objetivo
común para apoyar las actividades de la organización, éstas incluyen las operaciones diarias de la
empresa, la comunicación de los datos e informes, la administración de las actividades y la toma
de decisiones.
La contabilidad de las empresas con la ayuda de las aplicaciones web facilitan el manejo de
todos los procesos que se realizan como el balance general, créditos, mayorización, notas de
crédito, entre otros facilitando la obtención de información financiera de la empresa de una
manera ágil, flexible y libre de errores en la obtención de reportes, y estados financieros que son
importantes para la empresa.
El presente proyecto consta de cinco capítulos que se describen a continuación:
El primer capítulo se hace una descripción de todos los problemas contables que la empresa tiene
actualmente,además sedefine los objetivos que el presente proyecto tiene que cumplir durante su
desarrollo y se describe todos los fundamentos que se tiene para justificar el desarrollo del
2
El segundo capítulo se enfatiza a una completa descripción sobre el uso de las aplicaciones web
en la actualidad, sus características, tipos e importancia para las empresas, posteriormente se
enfoca en la necesidad que la empresa tiene por la falta de automatización de sus procesos
contables y como benefició la presente investigación para la solución de los problemas. Además
se describe todos los contenidos relacionados con la contabilidad, su importancia, balances,
estados financieros, créditos, ventas que la empresa maneja.
El tercer capítulo se describe la metodología RUP (Proceso Unificado de Rational), su concepto,
importancia, modo de empleo ydesarrollo de cada una de sus fases ya que es la metodología
utilizada para el desarrollo de la aplicación web. El uso de los métodos de investigación,
inductivo, deductivo, experimental, cómo se emplearon y las diferentes técnicas de investigación
para la recolección de información necesaria para el desarrollo del proyecto, se define la
población y muestra de la empresa en la cual se está llevando a cabo la investigación.
El cuarto capítulo se enfoca en el diseño y elaboración de la propuesta que permitirá cumplir el
objetivo planteado, con la elaboración de la aplicación web dando la solución a los problemas
existentes.
El quinto capítulo tiene como énfasis el análisis de la viabilidad que tiene el proyecto en cuanto
se refiere a recurso técnicos, humanos y económicos concluyendo si es o no conveniente la
implantación de la aplicación web.
Al final se describen las respectivas conclusiones y recomendaciones sobre el desarrollo y uso de
la aplicación web, además posterior a esto se describe la bibliografía (libros) y linkografía
(páginas web) que se usó durante el desarrollo del proyecto, que son la fuentes de consultas en
3
El presente proyecto tiene como fundamento los sistemas de información, constituyéndolos una
de las herramientas más potentes para la automatización de procesos en cualquier área que se
requiera, teniendo un mejor control y organización.
Las bases de datos son una plataforma importante para el almacenamiento de todos los datos,
permitiendo la manipulación de la información de una manera rápida, ahorrando tiempo y
4
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1.Planteamiento del problema
Todos los procesos contables de la procesadora láctea QUESINOR-CARCHI son manejadosde
forma manual, cuando se realiza compras a los proveedores de la materia prima para la
fabricación de los productos lácteos, éstas se las elabora a mano que puede ser propenso a alterar
datos o posteriormente a su pérdida, además los cálculos que se realizan pueden ser fallidos por la
gran cantidad de datos que se manejan.
Los inventarios de bodega no se actualizan diariamente porque cuando se desea ingresar un
nuevo producto se realiza en hojas volantes, en ciertos ocasiones el deterioro de éstos provocan
la pérdida de la información. De la misma manera el Kardex se maneja en base a tarjetas donde
se registra la entrada y salida de mercancía, al mismo tiempo de forma desorganizada y no
eficiente para consultas posteriores o la obtención de reportes importantes para la empresa ya que
día a día crece la cantidad de información.
La persona encargada de llevar la contabilidad tiene que registrar las transacciones diarias
manualmente, revisando una por una cada una de éstas, al igual que la mayorización, el cierre de
ciclo contable debe realizarse en un libro, la mayoría de veces termina siendo un fracaso porque
las cuentas no cuadran o ciertos valores son alterados por la modificación o pérdida de las
diferentes transacciones. Cuando se realizanlas ventas de los productos a los diferentes
distribuidores, las facturas son elaboradas a mano con la probabilidad de cálculos erróneos en el
5
Los créditos que la empresa tiene con los diferentes proveedores por la compra de los productos,
son registradas en un libro, cuando se desea realizar el pago de una de éstas no se puede localizar
de forma rápida la información, porque no se registró, la información se extravió o también se
desconoce exactamente los montos, plazos o formas de pago que se debe cancelar a los diferentes
proveedores.
Cuando se desea obtener los estados de la conciliación bancaria mensualmente, no coinciden el
saldo del banco con el de los libros porque la gran información que se maneja pudo ser alterada o
registrada por equivocación, esto implica que se debe de hacer una revisión total del libro para
verificar y corregir el error.
El pago mensualmente a los empleados de la empresa se realiza manualmente, al igual que la
elaboración de los roles de pago no se realiza de forma puntual, clara, precisa o no se hace
constar el número de horas extras trabajadas por los empleados, las comisiones que ganan no se
hace computo con su sueldo ya que se pierden o son registradas incorrectamente generando un
descontento en los empleados.
Los clientes tienen créditos con la empresa, éstos son llevados manualmente, cuando se desea
realizar una búsqueda de estos créditos, no es eficiente ya que la cantidad de datos existentes
provocan una desorden total o se alteran los valores, en ciertas ocasiones existe pérdidas de la
información y por ende disminuye los ingresos económicas a la empresa por no poder cobrar sus
6
1.1.1. Formulación del problema
Deficiencia en la gestión de procesos contables en la Procesadora de Lácteos
QUESINOR-CARCHI de la ciudad de San Gabriel
1.1.2. Delimitación del problema
Objeto de estudio: Proceso informático para la gestión contable.
Campo de acción: Sistemas de Información
Lugar: Procesadora de Lácteos QUESINOR-CARCHI de la ciudad de San Gabriel
Tiempo: Seis meses
1.1.3. Identificación de la línea de investigación
El presente proyecto tiene como línea de investigación: Desarrollo de Software y Programación
de Sistemas en entornos libres y propietarios
1.2. Objetivos
1.2.1. Objetivo general
Implantar una aplicación web para la gestión contable de la Procesadora de Lácteos
7
1.2.2. Objetivos específicos
1.2.2.1.Fundamentar científicamente los procesos de gestión contable.
1.2.2.2. Diagnosticar los procesos de gestión contable y financieras en QUESINOR-CARCHI
para la determinación de problemas existentes.
1.2.2.3. Desarrollar la aplicación web para la gestión contable de la Procesadora de Lácteos
QUESINOR-CARCHI en la ciudad de San Gabriel
1.2.2.4. Validar la propuesta
1.3.Justificación
La tecnología en las empresas tiene más demanda, haciendo imprescindible que las empresas
automaticen con cada uno de sus procesos que manejan a diario y que permiten un adecuado
manejo de la información.
El crecimiento en el flujo transaccional de las empresas hoy en día hace necesarios que los
procesos sean más ágiles permitiendo a las empresas alcanzar una mayor efectividad y un
crecimiento sostenido en los mismos, los sistemas de información coadyuvan a mejorar en gran
medida estos procesos permitiendo a las empresas la consecución de sus objetivos.
Las necesidades imprescindibles de poseer un sistema de información que permita realizar un
seguimiento oportuno, ágil, preciso de proceso administrativo y contable de la empresa
QUESINOR-CARCHI, hacen necesario el desarrollo de una aplicación web para la gestión
contable de la empresa a fin de cumplir con los objetivos empresariales.
Además de todo el proceso investigativo desde el planteamiento, formulación del problema,
8
aportar un conjunto de conocimientos científicos y tecnológicos en el campo de la gestión
contable al desarrollo y crecimiento de la empresa QUESINOR-CARCHI.
No existen mayores inconvenientes para la obtención de la información necesaria para la presente
investigación, además los benéficos que se esperan de la investigación son muy superiores a los
económicos y con la satisfacción de que construye una novedad ya que no se han desarrollado
aplicaciones web que estén enfocadas a la gestión contable de una empresa procesadora de
9
CAPÍTULO II
2.
MARCO TEÓRICO
2.1. Antecedentes investigativos
Las aplicaciones web actualmenteconstituyen un campo muy amplio, cada día que pasa se
incrementa más su utilización permitiendo la agilización de procesos, eliminando cualquier tipo
de error en la obtención de la información y el ahorro de recursos de la empresa, manteniendo
una organización óptima para el buen funcionamiento y desarrollo de la empresa.
El surgimiento de nuevas tecnologías en las empresas hace más posible el desarrollo de
aplicaciones que sean más útiles en el desenvolvimiento de la gestión contable y administrativa, y
que dicha información sea efectiva, confiable y oportuna.
Si se hanelaborado investigaciones anteriores sobre este tipo de sistemas en nuestro país y han
llevado a que grandes empresas nacionales y locales desarrollen sistemas que permiten la gestión
contable, entre estos podemos mencionar FENIX, MÓNICA, QUICKBOOK, SBT, MAVERICK,
ANFIBIUS, todos estos desarrollados con el fin de gestionar la información contable de las
empresas, brindando a los clientes un servicio de calidad y eficiencia en el manejo de sus
procesos.
QUESINOR-CARCHI desde sus inicios no ha contado con una aplicación que permita la
automatización de sus procesos contables, durante todo el tiempo que se encuentra funcionando,
10
por parte de la empresa de implantar una aplicación web para el control de los procesos
contables, y que de esta manera pueda incrementar su agilidad, organización y servicio.
2.2.Fundamentación teórica
2.2.1. Contabilidad General
2.2.1.1. Concepto
“La contabilidad general implica el análisis desde distintos sectores de todas las variables que
inciden en este campo, para esto es necesario llevar a cabo un registro sistemático y cronológico
de las operaciones financieras.”1
La contabilidad general de una empresa, implica el control de todas sus operaciones diarias:
compra, venta, gastos, inversiones, entre otros, el contador debe registrar, analizar, clasificar y
resumir estas operaciones para volcarla en un estado o balance con información veraz
2.2.1.2. Activo y Pasivo
El activo de una empresa comprende todos aquellos elementos materiales, no materiales y las
deudas contraídas con la empresa por parte de terceros, ejemplo terrenos, dinero de caja, créditos
a clientes, anticipo de proveedores, entre otros. El activo en el balance se muestra de la siguiente
manera: ACTIVO
Terrenos……… 3.000 USD Edificios……… 12.987 USD Maquinaria……… 34.000 USD Caja………...25.987 USD
TOTAL ACTIVO 75.974 USD
Tabla1. Activos
Fuente: El Autor
11
El Pasivo “está formado por el capital o fondos propios y las deudas de la empresa, siendo el capital la diferencia entre lo que se tiene (activo) y lo que se debe, ejemplo cuentas por pagar, acreedores, entre otros”2. El pasivo en el balance se muestra de la siguiente manera:
PASIVO
Capital………... ¿?
Préstamos……….……… 8.768 USD Cuentas por pagar……….……… 11.377 USD Proveedores………..……… 3.200 USD
TOTAL PASIVO 23.345 USD
Tabla2. Pasivos
Fuente: El Autor
Se puede apreciar que el capital no tiene valor, para el cálculo del capital tenemos que restar lo
que tenemos menos lo que se debe, es decir el activo menos pasivo, en este caso el valor del
capital sería de 52.629 USD.
2.2.1.3.Balance final
El balance final está formado por las cuentas del activo y pasivo, tomando en cuenta que la suma
total del activo y la suma total del pasivo deben coincidir para que el balance esté cuadrado y,
por lo tanto bien realizado. Se toma en cuenta que toda cuenta de activo va al debe y toda cuenta
de pasivo va al haber.
Tomando en cuenta las cuentas de activos y pasivo anteriores se ejemplifica el balance final de
una empresa.
12
ACTIVO DEBE HABER
Terrenos……… 3.000 USD Edificios……… 12.987 USD Maquinaria……… 34.000 USD Caja………... 25.987 USD
TOTAL ACTIVO 75.974 USD
PASIVO DEBE HABER
Capital……… 52.629 USD Préstamos……….………..8.768 USD Cuentas por pagar……….………...11.377 USD Proveedores………..……… 3.200 USD
TOTAL PASIVO 75.974 USD
Tabla3. Balance Final
Fuente: El Autor
2.2.1.4. Kardex
La importancia de manejar un Kardex dentro de la empresa radica en la necesidad de poder llevar
un registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de
cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede
conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
2.2.1.5. Las cuentas
Las cuentas “constituyen el elemento básico de la contabilidad, podemos decir que una cuenta es
la ficha individual donde se anotan todos los movimientos contrastes de un determinado
concepto: Caja, Bancos, terrenos, entre otros”3.
La cuenta se divide normalmente en DEBE y HABER
3 AYUDADIGITAL.COM, (2011), “LAS CUENTAS CONTABLES”,
13 2.2.1.6. Debe
Las cuentas del debe es todo aquello que ingresa a la empresa, por ejemplo si tenemos un valor
de 60 USD que ingresa, iría a la cuenta Caja al haber, porque este dinero ingresa. Las cuentas del
debe se sitúan en la parte izquierda, mientras que las del haber se sitúan a la derecha, como se
muestra a continuación.
Nombre de la cuenta
Debe
Gráfico 1. Debe Fuente: El Autor
2.2.1.7. Haber
Las cuentas del haber “son todas aquellas que salen de la empresa, en otras palabras son cuentas
que se pagan, estas se registran en la parte derecha”4, como se muestra a continuación.
Nombre de la cuenta
Haber
Gráfico 2. Haber Fuente: El Autor
2.2.1.8.Saldo de una cuenta
Para saber el saldo de una cuenta, es necesario introducir algunos conceptos:
Débito: Suma de todas las cantidades situadas en el debe de una cuenta.
Crédito: Suma de todas las cantidades situadas en el haber de una cuenta.
4MADRID.COM, (2011), “LAS CUENTAS Y SU CLASIFICACIÓN”,
14
Luego se puede definir el saldo de una cuenta como la obtenida de comparar su débito con su
crédito, entonces el saldo de una cuenta se obtiene mediante la siguiente operación:
SALDO = TOTAL DEBE – TOTAL HABER
Una vez que se ha calculado el saldo de la cuenta, el resultado se lo puede definir de acuerdo a
tres formas:
Saldo Deudor: Cuando el total de debe es mayor al total del haber
Saldo Acreedor: Cuando el total del debe es menor al total del haber
Saldo Nulo: también se dice cuenta saldada cuando la docencia entre el debe y haber es cero.
El siguiente ejemplo resume los dicho anteriormente:
Roberto Paspuel
1.345 USD 2.345 USD
4.455 USD
Total debe: 5.798 USD 2.345 USD Total haber
Gráfico 3. Saldo de una cuenta Fuente: El Autor
Entonces para saber el saldo de la cuenta restamos el total del debe menos el total de haber, en
este caso 5798 – 2345 = 3453, el saldo es 3453, en este caso como el debe es mayor al haber el
15 2.2.1.9. Cerrar una cuenta
Cerrar una cuenta es anotar en el debe o en el haber de la cuenta la cantidad necesaria para que su
saldo sea cero, es decir si la cuenta presenta un saldo deudor anotaremos esta cantidad en el haber
de la cuenta y si tiene un saldo acreedor en el debede la cuenta.
El cierre de cuentas se realiza normalmente durante la regularización del ejerciciopara obtener los
resultados de la explotación (beneficios o pérdidas).
Para ejemplificar lo dicho, si queremos cerrar la cuenta anterior, lo que tendríamos que hacer
sería sumar el saldo deudor en el haber, de este modo el saldo sería nulo.
Roberto Paspuel
1.345 USD 2.345 USD
4.455 USD 3.453 USD
Total debe: 5.798 USD 5.798 USD Total haber
Gráfico 4. Cerrar una cuenta Fuente: El Autor
2.2.1.10. Hechos y Asientos Contables
Los hechos contables son aquellos sucesos que hacen variar el balance o las cuentas de
resultados, debiendo ser registrados para su posterior cómputo, el asiento contable es donde se
refleja el hecho contable, por ejemplo de hecho contable sería:
Se venden 1terreno por un total de 45.000 USD a un cliente.
En este ejemplo el número 5, que se refiere al número de terrenos vendidos, no nos interesa a
16
la cantidad de 45.000, que sí corresponde a unidades monetarias y, por lo tanto, se puede
contabilizar.
2.2.1.11. Método de la partida doble
“El método de la partida doble afecta por lo menos a dos cuentas, representando un movimiento
deudor o un acreedor” 5. En el ejemplo anterior:
Se venden 1 terreno por un total de 45.000 USD a un cliente.
El hecho contable afecta a dos cuentas: por una parte, a la cuenta de CLIENTES, pues éstos nos
adeudarán ahora 45.000 y, por otra parte, también afecta a la cuenta de VENTAS, pues hemos
realizado una venta, entonces las cuentas que darían de la siguiente manera.
CLIENTES VENTAS
Debe Haber Debe Haber
45.000 USD 45.000 USD
Gráfico 5.Método de la partida doble Fuente: El Autor
2.2.1.12. Ciclo Contable
E1 ciclo contable abarca todos los pasos necesarios que se han de realizar para llegar a establecer
el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.
5 DOCSTOC.COM, (2011), “CONTABILIDAD COMPUTARIZADA”,
17
Para llegar a determinar esto, es necesario realizar una serie de pasos. Estos pasos vienen
determinados por los libros de contabilidad.
Básicamente hay tres clases de libros contables:
- LIBRO DIARIO - LIBRO MAYOR
- LIBRO DE BALANCES
2.2.1.13. Libro diario
En el libro diario “se registran todas las operaciones o hechos contables que han tenidolugar
durante un determinado período de tiempo,ésta contabilización se hace mediante los asientos
contables, llevando cada asiento un número correlativo”6. Los asientos se contabilizan por orden de fechas en el libro diario, el cual es obligatorio para todas las empresas.Para poder entender
más lo expuesto anteriormente veamos el siguiente ejemplo:
Supongamos que el 10/01/12 se cobra mediante transferencia bancaria la factura número 25 de un
cliente, cuyo importe asciende a 2.989 dólares, entonces el diario quedaría de la siguiente
manera:
---
N° Fecha Cuentas Descripción Debe Haber
01 10/01/12 Bancos Cobro Fac. N°25 2.989
Clientes Pago Fac. N° 25 2.989
--- Tala4. Libro diario
Fuente: El Autor
18
Las sumas del debe y del haber del diario deben coincidir pues de lo contrario existiría un
descuadre o, mejor dicho, un error, que debería subsanarse para que las sumas de debe y haber
fueran iguales.
2.2.1.14. El libro mayor
En el libro mayor lo que se hace es pasar todas las cantidades de los asientos a sus respectivas
cuentas, en las cuentas que se encuentren a la izquierda en el asiento se anotará suimporte
correspondiente en él debe y en las que se encuentren a la derecha se anotará su importeen el
haber. Ejemplo de un libro mayor de la cuenta Clientes.
Nombre de la Cuenta: Clientes Número de Cuenta: 4323 Pag.01
---
N° Asiento Fecha Concepto Debe Haber Saldo
01 14/01/12 Saldo Inicial 12.000 12.000 02 16/01/12 Factura 018 4.580,25 16.580,25 03 19/01/12 Pago Fac. 005 12.000 4.580,25 ---
Tala5. Libro mayor Fuente: El Autor
En toda empresa deben guardarse los documentos que generan un asiento, para su posterior
comprobación o inspección además se les asigna un número de entrada, será más fácil, su
localización.
2.2.1.15. Resultado de pérdidas y ganancias
La cuenta anual de pérdidas y ganancias es la que recoge el beneficio o la pérdida total de la
empresa, sean o no de la actividad a la que se dedica. Se obtendrá al final del ejercicio contable;
19 RESULTADOS DE EXPLOTACIÓN
+ RESULTADOS FINANCIEROS
+ RESULTADOS EXTRAORDINARIOS
= BENEFICIOS ANTES DE IMPUESTOS
- IMPUESTO SOBRE SOCIEDADES
- OTROS IMPUESTOS
= RESULTADOS DEL EJERCICIO
Resultados de explotación: es aquella que recoge todos los gastos e ingresos corrientes y
necesarios para la actividad normal de la empresa.
Resultados financieros:incluye los beneficios y pérdidas originados por los dividendos e
intereses que la empresa obtenga en participaciones de capital
Resultados extraordinarios:son aquellos obtenidos por métodos diferentes a la actividad
normal de la empresa. Por ejemplo, los beneficios o pérdidas que se obtengan en la venta de
un edificio cuando la actividad de la empresa no sea es
2.2.1.16. Cuentas de pérdidas y ganancias
La cuenta anual de pérdidas y ganancias ofrece una síntesis de los grupos anteriores, síesta cuenta
presenta saldo deudor, significa que ha habido pérdidas, si por el contrario presenta saldo
acreedor significaque se han obtenido beneficios.
Para aclarar la elaboración de la cuenta del plan general contable, cada grupo tiene un subtotal
20
CUENTAS DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
DEBE
HABER
GASTOS INGRESOS
BENEFICIO DE EXPLOTACIÓN PÉRDIDAS DE EXPLOTACIÓN
GASTOS FINANCIEROS INGRESOS FINANCIEROS
RESULTADOS POSITIVOS FINANCIEROS
RESULTADOS NEGATIVOS FINANCIEROS
BENEFICIOS DE LA ACTIVIDADD ORDINARIA
PÉRDIDA DE LA ACTIVIDAD ORDINARIA
GASTOS EXTRAORDINARIOS INGRESOS EXTRAORDINARIOS
RESULTADOS EXTRAORDINARIOS POSITIVOS
RESULTADOS EXTRAORDINARIOS NEGATIVOS
IMPUESTOS IMPUESTOS
BENEFICIO DEL EJERCICIO BENEFICIO DEL EJERCICIO
Tabla 6. Cuentas de pérdidas y ganancias. Fuente: El autor
2.2.1.17. Ventas
Las ventas dentro de una empresa constituyen el ser de la misma, suponiendo que los
consumidores no comprarán normalmente lo suficiente de los productos de la compañía a menos
que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promoción de ventas.
El proceso de ventas constituye un conjunto de fases que prepara el producto, para luego
comercializarlo y obtener las utilidades que se necesitan para el bien de la misma, un esquema
21
Gráfico6. Proceso Ventas Fuente: El Autor
2.2.1.18. Balance general
Dentro de una empresa, organización o institución, el balance general muestra la situación
financiera en que se encuentra la empresa en una fecha determinada, mediante la descripción de
los conceptos de activo, pasivo y de capital contable, identificados y valuados.
El siguiente gráfico muestra un balance general de una empresa. Prospección y calificación
Contactos y principios de venta
Presentación Manejo de objeciones
Venta
Posventa
Fin
Gráfico 7. Balance General
22
2.2.1.19. Conciliaciones Bancarias
La conciliación bancaria es un estado financiero de una empresa, la cual se presenta
mensualmente, permitiendo conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta
de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
El siguiente gráfico muestra un ejemplo de conciliación bancaria.
Gráfico 8. Conciliación Bancaria
Fuente: www.ciam.ucol.ec/posgrado/Bach1/ContaIV/Unidad7/UM9j.html
2.2.1.20. Roles de pago
Un rol de pago es un documento que se emite cada fin de mes por lo general, donde se detalla los
ingresos y descuentos que un empleado tiene derecho por prestar sus servicios a la empresa,
además también se hace constar horas extras trabajadas, a continuación se indica el modelo de un
23
2.2.2. Sistemas de información
2.2.2.1.Historia de los sistemas de información
La gran necesidad de las empresas en poder tener sistemas que les permita tener una mayor
organización de sus flujos, ha hecho de los primeros sistemas de información uno de las
herramientas más potentes que las organizaciones tienen para el manejo de toda su información.
A medida que pasan los años los sistemas de información han ido evolucionando poco a poco,
capaces de acoplarse a las necesidades de la empresa que día a día crece más. Gráfico 9. Rol de Pago
24 2.2.2.2. Concepto de sistemas de información
Un sistema de información “es una combinación organizada de personas, hardware, software,
redes de comunicaciones y recursos de datos que reúne, transforma y desimana información en una organización”7
Este concepto no es el único de los tantos que existe pues también se dice que un sistema de información “es un conjunto de procedimientos ordenados que, al ser ejecutados, proporcionan
información para apoyar la toma de decisiones y el control en la organización”8
.
En si un sistema de información, permite el apoyo a las diferentes empresas para tener un manejo
oportuno de la información, y que permite la toma decisiones en caso de que estas fueran
necesarias.
2.2.2.3.Importancia de los sistemas de información
Los grandes cambios empresariales en la actualidad, han visto la necesidad de implementar
nuevas tecnologías con el fin de mejorar su organización, rendimiento, productividad y de esta
manera dar paso al desarrollo de sistemas que brinden eficiencia y eficacia de la gestión de la
información relevante.
La importancia de la implantación de sistemas de información en una empresa, institución u
organización, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de
organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad.
7O’ Brien,(2001), “SISTEMAS DE INFORMACIÓN”,Editorial McGraw-Hill Interamericana , Pag.9 8ANÓNIMO, (2010), “INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN”,
25 2.2.2.4. Ventajas de los sistemas de información
Las empresas que hacen uso de los sistemas de información, aprovechan al máximo su uso para
obtener las varias ventajas que este le ofrece así como un control más efectivo de las actividades
de la organización, además también permiten la integración de las diferentes áreas que
conforman las empresas, dentro de la contabilidad le ayuda a incrementar la efectividad en la
operación de procesos que realiza a diario la empresa.
A más de esto los sistemas de información permiten la disponibilidad de mayor y mejor
información para los usuarios en tiempo real, la eliminación de pérdida de tiempo, el ahorro de
recurso tanto humanos como económicos, hacen de los sistemas de información una de las
herramientas más potentes para una empresa
2.2.2.5.Desventajas de los sistemas de información
Aunque bien es cierto el hecho de que los sistemas de información nos proporcionan muchas
ventajas, que ayudan al desarrollo de una empresa, también hay que tomar en cuenta que existen
aspectos negativos que también dan los sistemas de información, como una de sus principales
desventajas tenemos el tiempo de duración que tarda su implantación, la resistencia al cambio de
usuarios y los problemas técnicos como fallas en el hardware o el software, debido a funciones
implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la empresa.
Es por eso que antes de implementar un sistema de información se debe analizar el entorno, en el
cual se va impenetrar, analizando sus herramientas y recursos disponibles para ser de estos tipos
26 2.2.2.6. Elementos de los sistemas de información
Los sistemas de información están formados por: personas, datos, software hardware y redes.
Además todos estos elementos que conforman los sistemas de información vienen llevados de la
mano para que estos estén estructurados de una mejor manera y puedan brindar el mejor servicio
a los usuarios.
Un sistema de información que está fundamentado o apoyado por computadoras, tiene
componentes esenciales como: entrada, validación actualización de archivo actual y nuevo
archivo y salida, es decir que dentro de un sistema de información los archivos de datos son el
componente principal e indispensable, ya que depende de ellos la salida del sistema.
Todos los archivos de datos que se manejan pueden ser libros en donde se registra si es de forma
manual o una base de datos si es un sistema computarizado.
Los elementos de un sistema de información están dados por sus “tres actividades principales:
reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de
los datos, actualizan cuentas, entre otros y proporcionan información como salida.”9 2.2.2.7. Ciclo de vida de un sistema de información
Los sistemas de información así como todo tienen un clico de vida, durante este ciclo, los
sistemas pueden funcionar por mucho tiempo, así se le dé poco mantenimiento, como resultado
de los errores detectados por una fase que se le denomina auditoría posterior, que al detectarlas,
toma acciones que modifican al sistema y de esta manera poder obtener un mejor rendimiento.
El término de vida de un sistema de información está determinado por una característica
importante, que es la parte en la cual el sistema deja de funcionar en su totalidad, lo que da inicio
de un nuevo sistema.
27
Diseño Todo el ciclo de vida de un sistema está formado por:
Investigación preliminar
Fase de análisis
Fase de diseño
Implantación
Auditoria posterior
Las cuatro primeras fases componen la fase de investigación de sistemas, porque es donde se está
en si dando vida al sistema, para su posterior funcionamiento y la última fase se la considera
como madurez y, mantenimiento del sistema.
A continuación se muestra un gráfico en el que se representa la vida de un sistema de
información.
La primera fase de investigación preliminar en un sistema de información existente, comprende
la identificación de un problema o en algunos casos una nueva idea que permita el desarrollo de
nuevos sistemas, permitiendo garantizar este sistema.
Gráfico 10. Ciclo de vida de un sistema de información
Fuente: SCOTT Anderson, (1988), “LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN”, 2da Edición Pág. 474
Madurez y mantenimient
o del sistema
Fases de investigación
del sistema
Investigación preliminar
Análisis
28
Dentro de la fase de análisis es una descripción de las ventajas y desventajas del sistema de
información antiguo, y se describe la funcionalidad del nuevo sistema.
En la fase de diseño, se establece el diseño del nuevo sistema, con la capacidad de que pueda
sorprender al usuario, y que dé solución a todas y cada una de sus necesidades.
En la fase de implantación esta inmiscuida la programación del sistema, la instalación del equipo
a utilizar y todo lo correspondiente del sistema diseñado.
En la última fase, están contempladas las operaciones que el sistema esperaba, además se evalúa
los resultados esperados.
2.2.2.8. Clasificación y tipos de los sistemas de información
Es de suma importancia saber la clasificación de los sistemas de información, ya que esto nos
permitirá delimitar el sistema de información que se necesite.
Los sistemas de información para la gerencia pueden clasificarse en “conceptual, hechos por el
hombre, social y de hombre y máquina, abierto y cerrado, temporal o estacionario, y subsistema y supersistema”10
Según O´Brien en el 2001 se clasifican en dos: sistemas de apoyo a las operaciones y sistemas de
apoyo gerencial.
10Murdik y Ross, (1982), “EL MUNDO DE LOS SITEMAS DE INFORMACIÓN”, 2da
29
2.2.2.8.1. Sistemas de información operacional
Los sistemas de información operacional “son aquellos que de alguna manera procesan
eficientemente transacciones de tipo comercial, el control de los procesos de la empresa,
respaldando la comunicación y colaboración dentro de cualquier empresa, además de que sus aplicaciones nos permite actualizar las diferentes bases de datos corporativa” 11
2.2.2.8.2. Tipos de sistemas operacionales
Dentro de los sistemas operacionales, existen otro tipo de sistemas que son:
Sistemas de procesamiento de transacciones
Sistemas de control de procesos
Sistemas de colaboración empresarial
2.2.2.8.3. Sistemas de procesamiento de transacciones
Son aquellos que procesan datos, además sirven para el manejo de las transacciones en niveles
operativos, pero cabe recalcar que no son considerados SIG (Sistemas de Información Gerencial),
ya que las entradas provienen de dos fuentes: las transacciones generadas en el exterior por los
clientes, vendedores y otros grupos y cualquier dato generado por la empresa, siempre y cuando
sea registrado por el sistema.
La salida de este tipo de sistemas pueden ser por mencionar algunas: archivos revisados,
corregidos, actualizados, archivos maestros, así como informes resumidos para la administración.
11
30
En el siguiente gráfico se indica cómo está estructurado un sistema de información de
procesamiento de transacciones.
2.2.2.8.4. Sistemas de información de contabilidad con módulo de ventas
Este tipo de sistemas se dan origen con los sistemas de información de mercadotecnia, éstos
sistemas de mercadotecnia consiste en la relación de diferentes subsistemas, su finalidad es
alcanzar una ventaja competitiva para dar un mejor servicio a los clientes y proporcionar
información adecuada para penetrar en los mercados meta. Sus objetivos son:
Identificar y evaluar oportunidades de ventas potenciales buenas
Reaccionar rápidamente a cambios en las organizaciones del mercado
Establecer precios de productos que maximicen las utilidades
Emplear al personal de ventas en forma más efectiva
Gráfico 11. Componentes de un sistema de información de procesamiento de transacciones
31
En el siguiente gráfico se muestra los subsistemas de información en mercadotecnia
2.2.2.8.5. Componentes y elementos del sistema de información de ventas
Las ventas son la parte principal de una empresa, con la información que procesa se puede tomar
decisiones que incrementen las éstas, los subsistemas que conforman estos sistemas son:
Subsistema de soporte de ventas: provee información al personal de ventas acerca de los
precios en el mercado de los productos, descuentos, promociones, entre otros.
Subsistema de análisis de venta: proporciona información para el análisis de tendencias de
ventas de los productos
PRINCIPALES SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN DE MERCADOTECNIA
1. Sistemas de información de ventas Soporte de ventas
Análisis de ventas Análisis de clientes
2. Sistemas de información de investigación de mercado e inteligencia Investigación de clientes
Investigación de mercado Investigación de competidores
3. Sistemas de información de promoción y publicidad 4. Sistemas de información de desarrollo de nuevos productos 5. Sistemas de información de pronóstico de ventas
6. Sistemas de información de planeación de producción 7. Sistemas de información de precios de productos 8. Sistemas de información de control de gastos
Gráfico 12. Subsistemas de información de mercadotecnia
32
Subsistema de análisis de clientes: establecelos perfiles de hábitos de compra y también
determina la utilidad por cliente sobre la base contribución marginal.
2.2.2.9. Aplicación de los sistemas de información
Como se ha fundamentado, los sistemas de información aportan grandes oportunidades a las
empresas, como la era de la información ha cambiado a grandes escalas, sus aplicaciones se han
dado más a nivel empresarial, ya que los activos constituyen el mayor de los activos de una
empresa permitiendo su organización, agilidad, permitiendo de esta manera que los sistemas de
información se centren en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta
todo el flujo transaccional dentro de la organización o empresa.
2.2.3. Aplicaciones web
2.2.3.1. Historia de las aplicaciones web
Al inicio de los tiempos y cuando la tecnología web quería dar sus primeros pasos, era
sencillamente una colección de páginas estáticas, documentos, entre otros, para su consulta o
descarga, luego de un análisis exhaustivo, el paso inmediatamente posterior en su evolución fue
la introducción de un método para elaborar páginas dinámicas que permitieran que lo mostrado
tuviese carácter dinámico, es decir petición y procesamiento de datos, éste método fue conocido
como CGI (Interfaz de Entrada Común) y definía un mecanismo mediante el que se podía pasar
33
Los CGIs siguen utilizándose ampliamente; la mayoría de los servidores web permiten su uso
debido a su sencillez, al mismo tiempo se desarrollaron nuevos lenguajes de programación
orientados a la web, que permiten el desarrollo de aplicaciones web, dinámicas, potentes y que
brindan servicios ágiles a la empresa.
La tendencia evolutiva de la Web continúa con el advenimiento de la “Web 2.0”, un término que
indica una segunda versión de la Web, presentando un incremento notable en la interacción con
el usuario a través de las llamadas interfaces ricas de usuario.
Ejemplos
Intranets empresariales.
CRM (CustomerRelationship Management): administración de la relación comercial con
los clientes de una empresa.
ERP (Enterprise ResourcePlanning): sistemas de gestión de información que integra y
automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o
productivos de una empresa.
SCM (Supply Chain Management): sistemas que se encargan de la planificación,
implantación y control de las operaciones relacionadas al proceso productivo.
Editores de texto: Writely, Thinkfree.
Planillas de datos: Google Spreadsheet.
34 2.2.3.2. Definición de aplicación web
“Las aplicaciones web son programas que utilizan un navegador de internet para visualizar su
interfaz, siendo soluciones informáticas que los usuarios utilizan accediendo a un servidor a
través de Internet o su red interna (intranet).”12
2.2.3.3. Tecnologías web
Inicialmente, era difícil la construcción de aplicaciones sofisticadas, la primera generación de
aplicaciones Web era primitiva, en general basada en formularios con información y aplicaciones
de búsqueda e incluso estas aplicaciones básicas requerían de un alto diseño para su construcción.
A través del tiempo, el conocimiento necesario para construir aplicaciones ha sido reducido. Hoy
en día, es relativamente sencillo construir aplicaciones sofisticadas utilizando las modernas
plataformas y lenguajes, como ser PHP, .NET o Java.
2.2.3.4. Ventajas de las aplicaciones web
Con el aparecimiento de las aplicaciones web son muchos los problemas que este tipo de
aplicaciones han podido resolver, de tal manera que proveen muchas ventajas que son
importantes para el ser humano, como para la empresa en la cual se están utilizando, entre las
ventajas más importantes que una aplicación web ofrece están:
Usabilidad: La creación de aplicaciones web permiten soluciones ágiles y sencillas donde la
facilidad de uso es la principal característica.
Seguridad de aplicaciones: Proporciona a los usuarios aplicaciones seguras en entornos
seguros, mediante la utilización de protocolos seguros.
12ARTÍCULOS.COM (2011), “
35
Rendimiento: Crea aplicaciones capaces de tratar millones de registros en tiempo real
ofreciendo soluciones de alto rendimiento.
Aplicaciones multiplataforma y multidispositivo: pueden explotarse desde cualquier
plataforma con un simple navegador web, incluyendo dispositivos móviles y Smartphone con
navegador web incorporado (iPhone, PDA's).
2.2.3.5. Desventajas de las aplicaciones web
De igual manera como las aplicaciones web tienen ventajas, tiene desventajas que hacen de estas
su limitación de uso, entre algunas desventajas tenemos:
Conexión a internet: siempre una aplicación web necesita de este servicio, caso contrario no
podrás acceder a la aplicación
Dependencia de plugins: tienes que tener instalado plugins como flash, y a veces sin tener
estos no puedes hacer uso de la aplicación
Muchas no son de código abierto, perdiendo flexibilidad.
Problemas de privacidad
2.2.3.6. Estructura de las aplicaciones web
2.2.3.6.1. Estructura Física de un sitio web
La estructura física de un sitio web es la forma en que se almacenan los distintos recursos
(ficheros) que forman un sitio web en el sistema de archivos del servidor web, una estructura
física eficiente reduce los costes de mantenimiento, cada vez que se tenga que actualizar el sitio
36
Se debe planificar antes de iniciar el desarrollo del sitio web, si el sitio web contiene un número
pequeño de ficheros (5 o 10 ficheros), quizás no suponga ningún problema tenerlos todos juntos
en el mismo directorio, pero conforme aumente el número de ficheros, si se ordenan en
subcategorías se simplificará su localización y su cambio.
Existen diferentes alternativas de organización de un sitio web en directorios. Algunas de las más
usuales son:
Por el tipo de fichero, por ejemplo, ficheros HTML, ficheros gráficos, ficheros de vídeos,
entre otros.
Por el nivel de acceso (visibilidad), por ejemplo, parte pública, parte privada de los clientes,
parte privada de los administradores, entre otros.
Por el contenido, por ejemplo, una empresa que vende productos puede organizar los ficheros
según la información que contienen: los ficheros de la familia de productos A en un directorio,
los ficheros de la familia de productos B en otro directorio.
Por la fecha, por ejemplo, el sitio web de una revista puede organizar los ficheros según la
fecha de publicación.
Por su propietario, por ejemplo, una empresa puede organizar los ficheros según el
departamento al que pertenecen: departamento A, departamento B, etc.
Por su estructura lógica o de navegación, la estructura física puede ser una copia de la
estructura lógica.
37
Gráfico 13. Estructura física de un sitio web
Fuente: LUJAN, Sergio, “PROGRAMACIÓN DE APLICACIONES WEB”, Pág. 99
2.2.3.6.2. Enlaces
Los enlaces son un elemento clave en la web, ya que son los que permiten crear el hipertexto, los
enlaces se pueden clasificar de distintas forma:
Atendiendo al ámbito de referencia, se pueden dividir en enlaces que hacen referencia a recursos
del propio sitio web y enlaces que hacen referencia a recursos de otro sitio web.
Además, los primeros también se pueden clasificar en enlaces dentro del propio documento
(intradocumentales) y enlaces a otro documento (extradocumentales).
Por otro lado, los enlaces también se pueden clasificar en absolutos y relativos.
Cuando se crea un enlace desde un sitio web a otro sitio web, siempre se emplea un enlace
absoluto de la forma: http://www.otrositio.es/dir/recurso.xxx
Sin embargo, cuando se crea un enlace a un recurso en el mismo sitio web, se puede hacer
38
Absoluto 1: similar al enlace a otro sitio web, se indica el nombre del sitio actual y la ruta
completa al recurso, todos los enlaces de este tipo comienzan por http://. Por ejemplo:
http://www.sitioactual.es/dir/recurso.xxx
Absoluto 2: se indica la ruta completa al recurso, como no se indica el nombre del sitio web, se
emplea el actual. Todos los enlaces de este tipo comienzan por ejemplo:
/dir/recurso.xxx
Relativo: no se indica la ruta completa, sino la posición relativa del recurso respecto al fichero
que contiene el enlace, por ejemplo, si un enlace en la página a.html del directorio dir queremos
que apunte a la página b.html del mismo directorio, simplemente escribiremos: b.html
2.2.3.6.3. Estructura lógica de un sitio web
La estructura lógica o de navegación define como un visitante se va a mover de una zona a otra
de un sitio web.
La estructura lógica y la física son totalmente independientes, aunque se pueden definir de forma
que una sea una proyección de la otra, según el tipo de navegación que se permita en un sitio
web, los usuarios tendrán una sensación de poco libertad (navegación controlada) o mucha
libertad (navegación libre)
Dentro de la estructura lógica de un sitio web, existen diferentes formas de estructuras lógicas
39 Inicio
2.2.3.6.4. Estructura secuencial de un sitio web
Este tipo de estructura es la más fácil de las existentes, se basa en que el usuario solo puede
navegar en una sola dirección sea hacia adelante o hacia atrás.
La estructura secuencial se suele usar en los siguientes casos:
Un curso o tutorial
Una visita guiada (tour)
Un asistente que explica cómo realizar algo
Un proceso determinado que consta de un conjunto de pasos, por ejemplo el registro en
Hotmail
Gráfico14. Estructura secuencial
Fuente:www.geneura.ugr.es/~amorag/cursos/publicando_web/
A continuación se muestra el ejemplo de la estructura secuencial de un sitio web
Gráfico15. Ejemplo de estructura secuencial