UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
TESIS DE GRADO:
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TEMA:
“DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA LA EMPRESA LAND OF SUN INC COTACACHI 2013”
AUTORA:
BEATRIZ DE LAS MERCEDES DE LA CRUZ
DIRECTORA DE TESIS
DRA. LILIANA DEL CARMEN MORILLO ACOSTA
ii
CARTA DE CERTIFICACION DEL DIRECTOR
En mi calidad de Tutor del Trabajo de Grado presentado por la Señorita
Beatriz de las Mercedes de la Cruz, para optar el Grado de Licenciada en
Contabilidad y Auditoría cuyo tema es: Diseño de un Manual de
Procedimientos Administrativos y Contables para la Empresa Land Of Sun Inc Cotacachi 2013.
Considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes
para ser sometidos a la presentación pública y evaluación por parte del
Jurado Examinador que se designe.
En la ciudad de Quito D.M. a los 29 días del mes de abril de 2015.
Dra. Liliana Murillo Acosta
iii
DECLARACION DE AUTORIA
Yo, Beatriz de las Mercedes de la Cruz, declaro bajo juramento
que el trabajo aquí descrito es mi autoría, que no ha sido
previamente presentado para ningún grado o calificación
profesional; que he consultado las referencias bibliográficas
que se incluyen en este documento y que no he plagiado dicha
información.
iv
DEDICATORIA
A mi Madre María Encarnación De la Cruz Simba ejemplo de
lucha, trabajo, honradez y responsabilidad quien estuvo a mi
lado en los momentos mas difíciles en las tristezas y alegrías,
en los triunfos y fracasos, en los aciertos y desaciertos de mi
vida, siempre ha estado apoyándome y brindándome todo su
amor verdadero e incondicional que me ayudo a salir adelante,
a mi hijo Curi Inti Maigua De la Cruz quien es la razón de mi
vida y mi afán de superación, a mis hermanos José Pedro y
Alberto que siempre me apoyaron en todo momento.
v
AGRADECIMIENTO
Mi eterna gratitud a mi Universidad que nos permite una verdadera formación de profesionales.
A todos mis Profesores que me supieron impartir sus conocimientos.
A mis compañeras y compañeros de aula, en especial a Mariani Vallejo con quienes hemos convivido y compartimos experiencias.
A la Dra. Liliana Murillo Directora de Tesis, quien supo guiarme y orientarme con su experiencia y profesionalismo.
vi
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CARTA DE CERTIFICACION DEL DIRECTOR ... ii
DECLARACION DE AUTORIA ... iii
DEDICATORIA ... iv
AGRADECIMIENTO ... v
ÍNDICE DE CONTENIDOS ... vi
ÍNDICE DE CUADROS ... xii
ÍNDICE DE GRÁFICOS ... xiii
INTRODUCCION ... 1
CAPÍTULO I ... 3
1.1.EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION ... 3
1.1.1.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 3
1.1.2.FORMULACION DEL PROBLEMA ... 5
1.1.3.SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA ... 5
1.2.OBJETIVOS ... 6
1.2.1.GENERAL ... 6
1.2.2.ESPECÍFICOS ... 6
1.3.JUSTIFICACION Y DELIMITACION ... 7
1.3.1.JUSTIFICACION ... 7
1.3.2.DELIMITACION DE LA INVESTIGACION ... 8
1.4.ALCANCE DEL TRABAJO ... 8
1.5.IDEA A DEFENDER ... 9
CAPÍTULO II ... 10
2.MARCO TEORICO REFERENCIAL ... 10
2.1.CONTABILIDAD ... 10
vii
2.1.2.Plan de Cuentas ... 11
2.1.3.Ciclo Contable ... 12
2.2.NORMATIVA CONTABLE ... 14
2.2.1.Normas Internacionales de Contabilidad NICs. ... 14
2.2.2.Normas Internacionales de Información Financiera NIIFs. ... 14
2.2.2.1.NIIFs para Pymes... 15
2.2.2.2.Reconocimiento y medición de partidas contables según NIIF para las Pymes. ... 15
2.3.Sistemas Administrativos Contables ... 18
2.3.1.Manuales Administrativos ... 18
2.3.1.1.Políticas y Procedimientos Administrativos ... 19
2.3.2.Manuales Contables... 21
2.4.Control Interno ... 21
2.4.1.Concepto e Importancia ... 21
2.4.2.Métodos de evaluación de Control Interno ... 21
2.4.3.Sistemas de Control Interno ... 22
2.4.3.1.MICIL ... 25
2.4.3.2.CORRE ... 27
2.4.3.2.1.Elementos Básicos del Control ... 27
2.4.3.3.Committee of Sponsoring Organizations COSO I ... 28
2.4.3.4.Committee of Sponsoring Organizations COSO II ... 30
CAPITULO III ... 33
3.METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION ... 33
3.1.Métodos Científicos ... 33
3.1.1.Histórico – Lógico. ... 33
viii
3.1.3.Inductivo – Deductivo. ... 33
3.2.Técnicas e instrumentos para la recolección de la información ... 34
3.2.1.Observación ... 34
3.2.2.Encuesta ... 34
3.2.3.Entrevista ... 34
3.3.VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN ... 34
3.3.1.Independiente ... 34
3.3.2.Dependiente ... 35
3.4.Población y Muestra ... 35
3.5.Herramientas de la Investigación ... 36
3.5.1.Concepto de Entrevista ... 36
3.6.Tratamiento y análisis de datos ... 37
CAPÍTULO IV ... 38
4.SITUACION DIAGNOSTICA ... 38
4.1.LA EMPRESA ... 38
4.1.1.ANTECEDENTES ... 38
4.1.2.FODA ... 39
4.1.2.1.MATRIZ DE ESTRATEGIA FODA ... 39
4.2.Evaluación de sistema de control interno ... 40
4.2.1.Cuestionario control interno... 40
4.2.2.Determinación del nivel de confianza y riesgo de control ... 42
CAPÍTULO V... 43
5.PROPUESTA MODELO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES. ... 43
5.1.DATOS INFORMATIVOS: ... 43
ix
5.2.1.Introducción a la propuesta ... 44
5.3.Planteamiento de la propuesta ... 45
5.3.1.Misión ... 45
5.3.2.Visión ... 45
5.3.3.Organigrama estructural ... 45
5.3.4. Organigrama Funcional ... 47
5.3.5. Descripción y perfil de puestos ... 48
5.4.Manual de procedimientos de contabilidad... 61
5.4.1.Objetivos ... 61
5.4.1.1.Objetivo general ... 61
5.4.1.2.Objetivos específicos ... 61
5.4.2.Alcance ... 61
5.4.3.Participantes ... 62
5.4.4.Políticas y Principios ... 62
5.4.4.1.Principales políticas y procedimientos contables ... 62
5.5.Plan de Cuentas... 67
5.5.1. Plan de Cuentas ... 67
5.5.2. Dinámica de las principales cuentas ... 73
5.6. TESORERIA ... 76
5.6.1. Fondo de Caja Chica ... 76
5.6.1.1. Flujograma Caja Chica ... 78
5.6.2. Bancos 83 5.6.2.1. Diagrama de Flujo Conciliación Bancaria ... 85
5.7.Inventarios ... 89
5.7.1.Procedimientos ... 89
x
5.8.Propiedad Planta y Equipo ... 92
5.8.1.Procedimientos de Propiedad Planta y Equipo ... 92
5.8.1.1. Flujograma ... 93
5.9.Cuentas por cobrar ... 95
5.9.1.Procedimientos Cuentas por cobrar ... 95
5.9.1.1. Flujo grama de Cuentas por Cobrar ... 96
5.10.Cuentas por Pagar ... 99
5.10.1.Procedimientos Cuentas por Pagar ... 99
5.10.1.1. Flujograma de Cuentas por Pagar ... 100
5.11.Compras ... 103
5.11.1.Procedimientos de Compras ... 103
5.11.1.1. Flujograma de Compras ... 105
5.11.Ventas y Facturación... 107
5.11.1.Procedimientos de Ventas y Facturación ... 107
5.12.1.1. Flujograma de Ventas y Facturación ... 109
5.13. Elaboración de los Estados Financieros ... 111
5.13.1. Estado de Situación Financiera ... 111
5.13.2. Estado de Resultados ... 113
5.13.3. Estado de Cambios en el Patrimonio ... 115
5.13.4. Estado de Flujo del Efectivo ... 117
5.14. Manual de procedimientos administrativos ... 119
5.14.1. Objetivos ... 119
5.14.1.1. Objetivo General ... 119
5.14.1.2. Objetivos Específicos ... 119
5.14.2.Participantes ... 119
xi
5.15.Reclutamiento Y Selección del Personal ... 120
5.15.1.Procedimientos para la selección del personal ... 120
5.15.1.1. Diagrama de Flujo Selección del Personal ... 121
5.16.Control de Asistencia ... 123
5.16.1.Procedimientos de Control de Asistencias ... 123
5.16.1.1. Diagrama de flujo del Control de Asistencias... 124
CAPÍTULO VI ... 127
6.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES... 127
6.1.CONCLUSIONES ... 127
6.2.RECOMENDACIONES ... 128
BIBLIOGRAFÍA ... 129
WEBGRAFÍA ... 130
xii
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO N.1 Grupo y Sub Grupo de Cuentas ... 12
CUADRO N.2 Personal de la Empresa Land Of Sun Inc ... 36
xiii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico N.1Proceso del ciclo contable. ... 13
Grafico N.2 Organigrama Estructural ... 46
Grafico N.3 Organigrama Funcional ... 47
Grafico N. 4 Solicitud Creación del Fondo de Caja chica ... 79
Grafico N.5 Formulario Arqueo de Caja Chica ... 80
Grafico N.6 Formulario Reposición de Caja Chica ... 81
Grafico N.7 Acta de Arquero de Caja Chica ... 82
Grafico N. 8 Formulario de Conciliación Bancaria ... 86
Grafico N. 9 Comprobante de Ingreso ... 87
Grafico N. 10 Comprobante de Egreso ... 88
Grafico N. 11 Formulario de Inventarios ... 91
Grafico N. 12 Tarjeta Control del Cliente Cuentas por Cobrar ... 98
Grafico N.13 Informe de Cuentas por Pagar ... 102
Grafico N.14 Solicitud de Compra ... 106
Grafico N. 15 Tarjeta Control del Cliente ... 106
Grafico N. 16 Factura ... 110
1
INTRODUCCION
Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración,
se destaca lo relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje
al personal de diferentes empresas, proporcionan la orientación precisa que requiere
la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito
operativo o de ejecución, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y
orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr el cumplimiento y la realización
de las tareas eficientes y eficaces que se le han encomendado. Los manuales son
probados en la práctica como puntos de referencia para la instrucción del nuevo
personal.
En la actualidad, el constante cambio y crecimiento comercial ha generado la
necesidad de organizar, controlar y registrar las operaciones de las empresas, la
persona encargada de la toma de decisiones debe asegurarse que la empresa
cuente con sistemas que le permita recibir la información de forma oportuna. La
administración de toda empresa, requiere de la ayuda de un manual respectivo
como fuente de información para poder llevar a cabo de manera ordenada las
funciones administrativas.
Razón por lo cual se hace necesario que la Empresa Land Of Sun Inc cuente con
un instrumento que sirva de apoyo para la comprensión e interpretación del proceso
administrativo que ayude a determinar el flujo de información de forma consistente y
perfectamente integrado para que no genere problemas al momento de fluir la
información contable administrativa. Por tal razón es importante que se implante un
sistema administrativo, constituido por un manual de normas y procedimientos que
permita documentar el trabajo realizado por el personal de cada área.
Con el presente trabajo de investigación se pretende diagnosticar la realidad actual
2
administrativos contables, el mismo que está estructurado en seis capítulos
relacionados con la Empresa, el primer Capítulo describe el problema,
contextualización, formulación, justificación, delimitación y alcance así como los
objetivos de la investigación; el segundo capítulo contiene el marco teórico y
referencial que sustenta el presente trabajo, el tercer capítulo expone las
metodología empleada en la realización del trabajo y se define el tipo de
investigación que se realizó y las técnicas de recolección de datos utilizados, las
variables de investigación; el cuarto capítulo describe la situación diagnostica de la
Empresa Land Of Sun Inc, Matriz de Estrategias FODA y Evaluación de Control
Interno, determinación del nivel de confianza y riesgo de control, el capítulo cinco
corresponde a la propuesta de elaboración de un manual con normas, políticas,
procedimientos administrativos, registros contables y funciones que debe aplicar el
personal que labora por áreas, como último capítulo contiene las conclusiones y
3
CAPÍTULO I
1.1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION
1.1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Cotacachi se caracteriza por ser una ciudad de atracción turística con
reconocimiento nacional e internacional, la multiplicidad de atractivos turísticos como
la laguna de Cuicocha y ascenso a la mama Cotacachi esto en las partes altas y
frías del Cantón, pero también se puede disfrutar del clima subtropical que se
encuentra en la zona de Intag, a más de ello la industria del cuero única en el norte
del país hace que las visitas sean frecuentes a esta ciudad.
Los servicios de hospedaje son un servicio que promueve que los turistas tengan
facilidades para visitar los atractivos turísticos de la zona, Land Of Sun Inc, es un
negocio que por traspaso de dueño adquirió este nombre, anteriormente fue el
tradicional Mesón de las Flores un hostal muy reconocido a nivel local, regional y
nacional.
La hostería es una sociedad de hecho, cuyos propietarios no vieron la necesidad de
buscar otra figura legal por su procedencia extranjera, las exigencias actuales
respecto a controles administrativos, contables y tributarios hacen que los negocios
adopten nuevas estrategias de gestión en cuanto a procedimientos operativos; en el
caso concreto de Land Of Sun Inc, los actuales propietarios son extranjeros, desean
incorporar nuevas formas de administración y lograr ventajas comparativas y
competitivas frente a sus competidores.
La propuesta de este proyecto es diseñar un manual de procedimientos
4
de estudio. Hay la predisposición de los dueños para que se implemente nuevas
estrategias operativas internas y por parte de los empleados toda la predisposición y
colaboración para que los procesos de cambio se implementen.
Los negocios tradicionales existentes en la provincia y en todas las ciudades del
mundo algún momento requieren realizar una reingeniería a todos los procesos
operativos, administrativos y contables con la finalidad de mejorar los indicadores de
gestión y dar veracidad de la información financiera generada.
En este caso concreto de la Sociedad de Hecho Land Of Sun Inc hay debilidades
que hay que poner mayor atención con la finalidad de insertar mecanismos de
control interno más eficientes en cada una de las áreas que se encuentran
establecidas en el negocio. El implementar mediante esta propuesta de investigación
un manual administrativo y contable es comenzar a ser modernos, estructurando
procesos operativos a fin de estandarizar las funciones. Se pretende con esto volver
a la entidad más competitiva y al personal más dinámico y proactivo.
Cotacachi, es una ciudad que cuenta con atractivos turísticos que se encuentra en
expansión demográfica, y la afluencia turística va creciendo, consecuentemente las
empresas de servicios se modernizan cada vez más y con la diversificación de
paquetes y servicios que la competencia ofrece, esto da lugar que Land Of Sun Inc
mejore los servicios internos para ser más creativos en crear ventajas comparativas
y competitivas hacia los demás.
Se debe romper el manejo tradicional heredado por empleados de la ex Mesón de la
Flores, esto da lugar a insertar procesos de capacitación a los empleados en formas
modernas de atención al cliente y administración, o tomar estrategias más agresivas
5
Cotacachi, por tradición es el centro de atención turística de la provincia de
Imbabura, vista de esto la oferta de restaurantes y hospedaje es diversa, los hoteles
y hostales más representativos de la ciudad son: Rancho Santa Fe, La Mirage, La
Banda, La Cuadra Hostal, Hostal Bachita, Hostería San Isidro, hospedaje para
turismo comunitario que ofrece Runa Tupari NativeTravel Cía. Ltda. a través de
cabañas en cinco comunidades rurales de Cotacachi y por supuesto Land Of Sun
Inc.
El paquete hotelero de la ciudad de Cotacachi es variado, por lo tanto el centro de
atención es Land Of Sun Inc, y amerita la implementación de nuevas formas de
gestión innovadoras con el objetivo de enfrentar a la competencia en base a calidad
de servicio, capacitación al talento humano en destrezas y habilidades gerenciales,
introducir en los aspectos operativos gestión por resultados.
1.1.2. FORMULACION DEL PROBLEMA
¿A través de la elaboración e implementación de un manual de procedimientos
administrativo y contable, la empresa Land Of Sun Inc podrá definir los procesos
administrativos y contables que faciliten la operativización de las actividades y la
optimización de los recursos humanos, materiales y económicos?.
1.1.3. SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA
¿Con la realización de la propuesta se corregirán los problemas administrativos y
contables que mantiene la empresa en la actualidad?
¿Con la implementación de los manuales administrativos y contables se
6
¿Al diseñar un manual de procedimientos administrativo contable se obtendrá
información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable que permitirá la toma de
decisiones para el área gerencial de la empresa?
1.2. OBJETIVOS
1.2.1. GENERAL
Diseñar un manual de procedimientos administrativos y contables para la Empresa
Land Of Sun Inc, en la ciudad de Cotacachi, Provincia de Imbabura.
1.2.2. ESPECÍFICOS
Recopilar la bibliografía necesaria como fundamentación teórica del trabajo de
investigación.
Determinar la metodología y herramientas de investigación que se aplicará en la
presente propuesta.
Realizar un diagnóstico de los procesos administrativos y estructura contable, a
través de la evaluación de los controles internos vigentes.
Elaboración de políticas, procedimientos, flujogramas y formularios de los
principales procesos administrativos y financieros para la empresa Land Of Sun
7 1.3. JUSTIFICACION Y DELIMITACION
1.3.1. JUSTIFICACION
La mayoría de las empresas turísticas por lo general se maneja bajo una estructura
tradicional familiar en donde la iniciativa prevalece en cada uno de los aspectos
operativos de la Empresa, en el caso específico de Land Of Sun Inc pese a que es
una Sociedad de Hecho asumió el manejo tradicional del anterior propietario.
Los organismos de control como el Servicio de Rentas Internas SRI y el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social IESS, hacen que los aspectos administrativos y
contables se manejen en términos de eficiencia, calidad y confiabilidad de la
información, por lo tanto el planteamiento de esta propuesta de implementación del
manual de procedimientos administrativos y contables es comenzar a darle forma a
cada una de las aéreas que la empresa de servicios turísticos y hospedaje tiene en
los actuales momentos.
De los antecedentes expuestos la Sociedad de Hecho Land Of Sun Inc se ve
empeñada en fortalecer la parte operativa administrativa y técnica con manuales de
procedimientos escritos y extraídos de la experiencia de cada uno del personal que
labora en la mencionada empresa para que mediante estos tenga una es una
estructura lógica en el cumplimiento de sus funciones y sean instrumentos guías
para las futuras generaciones, el cual será actualizadas de acuerdo a las normas
vigentes y al crecimiento que tenga la entidad.
Los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, ya
que son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las
políticas del organismo, facilitando la capacitación de nuevos empleados,
8
El control interno de una Empresa, comprende el plan organizacional y el conjunto
de medios adoptados para salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y
veracidad de la información técnica y administrativa, promover la eficacia en las
operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el
cumplimiento de las metas y objetivos programados.
1.3.2. DELIMITACION DE LA INVESTIGACION
Todos los agravantes anotados en párrafos precedentes, hacen que la propuesta de
implementación del manual administrativo contable a la empresa sea prioridad. Por
lo tanto la estrategia para recabar información se centrará exclusivamente en las
unidades administrativas existentes como: Contabilidad, Cocina y Restaurante,
Hospedaje, atención al cliente y servicios generales.
Otra estrategia de investigación será mediante la consulta de material divulgativo de
experiencias de otras regiones y el mundo, esta metodología es pertinente cuando
se quiere acondicionar un negocio a las exigencias de mercado mundiales.
1.4. ALCANCE DEL TRABAJO
Con esta propuesta se pretende crear un manual administrativo y contable que
contenga políticas, procedimientos que permitan mejorar los procesos internos, que
guíen el funcionamiento administrativo y contable de la empresa, además servirá
como instrumento de consulta para los estudiantes de Administración y guía para los
operadores de Turismo en este tipo de negocios.
En vista de esto los accionistas de la Empresa Land Of Sun Inc contarán con un
instrumento que facilite el buen funcionamiento de cada una de las unidades
administrativas para satisfacción del cliente interno y externamente a los usuarios
9 1.5. IDEA A DEFENDER
El diseñar un Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para la
Empresa Land Of Sun Inc, nos permitirá un manejo eficiente, secuencial en los
10
CAPÍTULO II
2. MARCO TEORICO REFERENCIAL 2.1. CONTABILIDAD
2.1.1. Definición
Según algunos autores la Contabilidad le conceptualizan:
“Como un sistema de información, cuya finalidad es ofrecer a los interesados información económica sobre una entidad. En el proceso de comunicación participan los que preparan la información y los que la utilizan” 1
Según el libro “TEMAS DE CONTABILIDAD BASICA E INTERMEDIA” del Autor
Terán Gandarillas Gonzalo J., precisa al Concepto de Contabilidad, de la siguiente
manera:
“La contabilidad es un instrumento de comunicación de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa, sujeto a medición, registración e interpretación para la toma de decisiones empresariales” 2
La Contabilidad es una herramienta clave con la que cuenta hoy en día, permite
tomar decisiones internas en materia de inversión, en todo tiempo y lugar, la
humanidad ha tenido y tiene la necesidad del orden en materia económica.
1DAVISON, Sidney, L. WEIL, Román, colección “La Biblioteca Mc Graw-Hill De Contabilidad, 3ra Edición, Año 1992, Pág. 1-3.
2
11
Por lo tanto se reconoce que todo ente con o sin fines de lucro necesita encaminar
su actividad con un orden de transacciones o eventos.
2.1.2. Plan de Cuentas
Es la numeración de cuentas ordenadas sistemáticamente, aplicables a un negocio
concreto, que proporciona los nombres y el código de cada una de las cuentas.
Es una lista de cuentas, acompañada de una descripción del uso y operación
general de cada cuenta en los libros de contabilidad, da lugar a una clasificación o
manual de cuentas.
“El Plan de Cuentas facilita la aplicación de los registros contables y depende de las características de la empresa: comercial, de servicios, industrial, etc. El Plan de Cuentas constituye un listado lógico y ordenado de las cuentas de Mayor General y de las subcuentas aplicables a una entidad especifica con su denominación y código correspondiente”3
.
Se entiende por plan de cuentas al listado detallado en forma ordenada y sistemática
de las cuentas que el Contador adoptó para realizar el registro contable de la entidad,
estas se van aumentando de acuerdo al requerimiento o a la necesidad que tenga la
entidad.
En el plan de cuentas, las cuentas se encuentran diferenciadas por grupo,
subgrupos, cuenta y subcuenta y a la naturaleza que corresponda, así por ejemplo
se tiene:
3
12 CUADRO N.1Grupo y Sub Grupo de Cuentas
Grupo Pasivo
Subgrupo Pasivo Corriente
Cuenta Cuentas por pagar
Subcuenta Cuenta por pagar Sr. Martínez
Elaborado por: Beatriz de las Mercedes de la Cruz
2.1.3. Ciclo Contable
Los documentos son la fuente u origen de los registros contables, respaldan todas y
cada una de las transacciones que se realizan en una empresa. Los documentos
más utilizados son4:
Comprobantes de Ingreso
Comprobantes de Egreso
Contratos
Cheques
Facturas
Letras de cambio
Notas de Debito
Notas de Crédito
Pagarés
Papeletas de deposito
Planilla de Aportes
Recibos
4
13
Roles de Pago
Vales, entre otros.
Es decir la contabilidad es una herramienta empresarial que permite tomar las
mejores decisiones, por lo tanto el ciclo contable tiene un punto de partida con los
documentos fuentes hasta la preparación de los Estados Financieros como
instrumentos de informe5.
Gráfico N.1Proceso del ciclo contable.
5
BRAVO Valdivieso, Mercedes Contabilidad General, 4ta. Edición, Año 2001, Pág. 26.
Documento Fuente.
Estado de Situación
Inicial
Libro Diario
Libro Mayor
Auxiliares
Balance de
Comprobación
Ajustes
Estados Financieros
Estado de Situación Patrimonial.
Estado de Resultados.
Estado de Evolución del Patrimonio
Neto.
14 2.2. NORMATIVA CONTABLE
2.2.1. Normas Internacionales de Contabilidad NICs.
Las Normas Internaciones de Contabilidad NIC o IRFS (Internacional Financial
Reporting Standards), son un conjunto de estándares creados en Londres, por el
IASB que establecen la información que deben presentarse en los estados
financieros y la forma en que esa información debe aparecer en dichos estados.
Las NIC no son leyes físicas o naturales que esperaban su descubrimiento, son más
bien normas que el hombre, de acuerdo con sus experiencias comerciales, sigue
creyendo que esto es verdad ha considerado de importancia en la presencia de la
información financiera.
Son normas contables de alta calidad, orientadas al inversionista, cuyo objetivo es
reflejar la esencia económica de las operaciones del negocio, y presentar una
imagen fiel de la situación financiera de una empresa6.
2.2.2. Normas Internacionales de Información Financiera NIIFs.
En el Ecuador la Superintendencia de Compañías según Resolución Nro. 08.
G.DSC.010, resuelve según el Art. Primero, numeral 3 que todas las empresas
adoptarán las NIIFs a partir del 1 de enero del 2012. Según el párrafo primero del
6
http://es.wikipedia.org/wiki/Normas_Internacionales_de_Contabilidad.
15
numeral tres del mismo artículo, “se establece el año 2011 como periodo de
transición; para tal efecto este grupo de compañías deberán elaborar y presentar sus
estados financieros comparativos con observancia de las Normas Internacionales de
Información Financiera NIIFs, a partir del año 2011” 7
.
2.2.2.1. NIIFs para Pymes
Las NIIFs para las Pymes, es una norma simplificada, reducen temas de
revelaciones, esta norma aplica para entidades que no tienen obligación de publicar
sus Estados Financieros; no existen secciones para tratar, utilidades por acción,
segmentos de negocio, información intermedia, seguros, activos mantenidos para la
venta8.
Para que una Pymes aplique las NIIFs deben tener las siguientes consideraciones:
Las compañías que en base a su estado de situación financiera al 31 de diciembre
del ejercicio económico anterior, cumplan las siguientes condiciones.
Activos totales, inferiores a USD 4.000.000,00
Registren un valor bruto de ventas anuales hasta USD 5.000.000,00
Tengan menos de 200 trabajadores (personal ocupado).
2.2.2.2. Reconocimiento y medición de partidas contables según NIIF para las Pymes.
Activo: Efectivo y Equivalentes al efectivo
7
Superintendencia de Compañías, Resolución Nº 08 G.DSC.010 , Art. Primero, Numeral 3. 8
16
Provisión por deterioro de los instrumentos financieros. Una entidad evaluará un
activo financiero medido al costo amortizado, cuando exista evidencia objetiva de
una pérdida por deterioro del valor.
El importe de la pérdida por deterior se reconocerá en el resultado del periodo.
Inventarios: Son activos adquiridos para ser vendidos. Están en proceso de producción para la venta.
Son materiales o suministros.
Métodos de valoración de Inventarios.
Primera entrada, primera salida (FIFO)
Costo Promedio Ponderado
Identificación específica
El método última entrada, primera salida (LIFO), no está permitido por las NIIFs.
Propiedades, Planta y Equipo.
Son activos que se mantienen para su uso en la producción o suministro de
bienes y servicios.
Propósitos Administrativos.
Se esperan usar durante más de un periodo.
Se reconocerá, cuando sea probable que la entidad obtenga beneficios
económicos futuros, ejerza control, y el costo del bien pueda medirse con
fiabilidad.
17 Propiedades de Inversión
Son terrenos, edificios o partes de un edificio para obtener rentas, plusvalías o
ambas. Además, propiedades mantenidas por un arrendatario dentro de un acuerdo
de arrendamiento operativo. Solo las propiedades de inversión que se puedan medir
con facilidad y sin costo de esfuerzo desproporcionado, y en un contexto de negocio
en marcha, se contabilizarán por su valor razonable con cambios en resultados.
Activos Biológicos
Un activo de esta naturaleza se medirá, tanto en el momento de su reconocimiento
inicial como al final del periodo sobre el que se informa, a su valor razonable menos
los costos de venta. Los cambios en el valor razonable menos los costos de venta,
se reconocerán en el resultado.
Los productos agrícolas cosechados o recolectados que proceden de activos
biológicos de una entidad, se medirán a su valor razonable menos los costos de
venta en el punto de cosecha o recolección.
Pasivos
Cuentas y Documentos por pagar, se reconocerá un pasivo financiero en un su
estado de situación financiera, cando se convierta en parte obligada con terceros.
Beneficios a Empleados
Beneficios a corto plazo, atendidos en el término de los doce meses siguientes al
cierre del ejercicio (sueldos, salarios, aportaciones a la seguridad social, utilidades,
ausencias remuneradas anuales, ausencias remuneradas por enfermedad,
18 Patrimonio Neto.
Se registran los ajustes provenientes de la adopción por primera vez de las NIIF
completas y de las NIIFs para las Pymes.
2.3. Sistemas Administrativos Contables
2.3.1. Manuales Administrativos
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información de una organización, cuyos objetivos son:
Presentar una visión de conjunto de la organización.
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerárquicos.
Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de
servicios, usuarios y clientes9.
9
19 2.3.1.1. Políticas y Procedimientos Administrativos
Políticas Administrativas10.
Son procesos, acciones que guían a los miembros de una organización en la
conducta de su operación. Tomando en cuenta que una organización empresarial
opera con personas, estas a su vez, piensan y actúan diferente, por lo tanto es
menester establecer políticas que orienten el trabajo empresarial hacia el
cumplimiento de objetivos comunes.
Al no existir ciertas guías generales de acción, cada persona tendría a resolver
problemas o a tomar decisiones de acuerdo con su propio criterio, de trabajar bajo
estos criterios desde el punto de vista organizacional la situación sería caótica y no
es aventurado predecir que una empresa con esos problemas estaría condenada al
fracaso.
Tomando en cuenta estos criterios es necesario disponer de ciertas políticas
generales que regulen la conducta de los individuos y los encasillen dentro de
ciertas reglas generales de acción.
Cuando existen políticas definidas, estas facilitan la conducta dentro de la
organización, el personal a cualquier nivel, puede operar y saber cuándo actúa bien
o cuándo mal, ya que conoce las reglas del juego. Otro aspecto importante es que
las políticas aseguran una cierta uniformidad en la conducta.
10
20 Procedimientos administrativos
Procedimientos Administrativos, son la forma o manera en la cual se basan las
empresas para la administración de los negocios y para desarrollar sus tareas. La
elaboración de formularios le es de gran utilidad, pues, estos guían y controlan el
trabajo.
El formulario es un instrumento que sirve para recolectar información precisa sobre
personas, actividad o evento. Las técnicas y los formularios son de gran importancia
en la empresa, a través de ellos se puede tener precisión y garantía de la
información necesaria.
Los procedimientos administrativos son normas, reunidas en un cuerpo orgánico que
explican el desarrollo de los procesos administrativos. Cuando los procedimientos
son elaborados en consenso, estos determinan con precisión:
Cómo se ejecutan los procesos y sus controles.
Quienes son los encargados de ejecutarlos.
Cuándo deben ser realizados.
Los soportes de información que intervienen en el proceso.
Cómo deben ser completados y utilizados.
Qué tipo de información, cómo y dónde se conserva para ser utilizada
oportunamente por los miembros de la empresa.
Se puede correr el riesgo de que los procedimientos queden escritos y archivados,
esto sucede cuando no se usan las palabras y términos adecuados, todo el talento
humano tiene que entender11.
11
21 2.3.2. Manuales Contables
2.4. Control Interno
2.4.1. Concepto e Importancia
“El control interno se define como un proceso, ejecutado por personas de la entidad, diseñado para cumplir objetivos específicos. La definición es amplia, abarca todos los aspectos del control de un negocio, permitiendo así que un directivo se centre en objetivos específicos. El control interno consta de componentes interrelacionados, los cuales son inherentes a la forma como la administración maneja la empresa. Los componentes están ligados, y sirven como criterio para determinar cuando el sistema es objetivo.”12
Se entiende por Control Interno al plan, métodos y mediadas organizacionales que
empleadas y ejecuta la administración y el personal de la entidad, con el propósito
de salvaguardar los activos, verificara que la información contable sea confiable,
eficiencia de las operaciones, y verificar el cumplimiento de leyes y normativas.
2.4.2. Métodos de evaluación de Control Interno
La evaluación de control interno, así como el relevamiento de la información para la
planificación de la auditoría, se podrán hacer a través de diagramas de flujo,
descripciones narrativas y cuestionarios especiales, según las circunstancias, o se
aplicará una combinación de los mismos, como una forma de documentar y
evidenciar la evaluación.
En ciertas oportunidades la realización de un diagrama puede llegar a ser más útil
que la descripción narrativa de determinada operación, en otras y según sea el
componente, la existencia de cuestionarios especiales puede ayudar de manera más
efectiva que el análisis a través de alguna otra fuente de documentación.
22
Al analizar la documentación de sistemas, se debe verificar si existen manuales en la organización que puedan llegar a suplir la descripción de los sistemas realizados por el auditor. Dependerá de cada una de las situaciones que se presenten el elegir uno u otro método de documentación y especialmente identificar aquellas oportunidades en donde, utilizando el material que facilite el ente, se pueda llegar a obtener la documentación necesaria para evidenciar la evaluación del sistema de información, contabilidad y control. 13
“El Control Interno lo podemos clasificar de acuerdo al momento en que se ejecuta o de acuerdo al enfoque con que se aplica, a continuación se expone estas clasificaciones”14
De acuerdo al momento puede ser:
Control Interno previo.- Es aquel control que se aplica antes de que las operaciones se lleven a cabo.
Control Interno concurrente.- Es aquel control que está inmerso en el proceso de las operaciones.
Control Interno posterior.- Este control se lleva a cabo mediante la auditoría interna o externa, y está sujeta a normas de aceptación general que mide la
efectividad de los demás controles internos y contribuye al desarrollo de la gestión
empresarial.
2.4.3. Sistemas de Control Interno
Para la evaluación del Sistema de Control Interno, de cualquier empresa o Entidad,
tanto del sector público como privado, a fin de evaluar su situación actual y de
acuerdo con sus resultados proceder a tomar los reconocimientos, alternativas y
producir las recomendaciones que lleven al mejoramiento continuo del Sistema, que
se está aplicando en la fecha de la evaluación en la empresa, utilizando
herramientas como la teoría de la calidad total, que indiscutiblemente beneficiarán
23
en general a los funcionarios, su jefes de áreas así como de toda la Entidad y sus
usuarios externos, en el futuro inmediato.
Metodología Aplicable a las Evaluaciones
Esta Metodología se basará técnicamente mediante la utilización de planillas, con sus principios, reglas, normas, procedimientos, sistemas, manuales, cuestionarios y calificaciones, con las cuales se puede evaluar la empresa en su conjunto, sus unidades, sus actividades, en una fecha o período determinado, según diseño que se describe en el presente documento, para lo cual se utilizará los siguientes herramientas15
:
El Muestreo Estadístico como técnica de control
Método de Cuestionario o Preguntas
Método Narrativo o de Prosa
Método Grafico
El Muestreo Estadístico Como Técnica de Control
En el proceso de la evaluación del sistema de Control Interno, así como en
aplicaciones de las distintas auditorias, interventoras y monitorias, etc. el evaluador o
el auditor debe revisar altos volúmenes de documentos, por esto se hace necesario
y es de obligatorio cumplimiento la utilización del método selectivo, usando técnica y
científicamente las estadísticas, según el caso, para lo cual se deberá preparar
previamente los programas y pruebas respectivas, mediante el sistema propiciado
por la ciencia Estadística, logrando que los resultados de la evaluación sea confiable
y oportuna con unas que conclusiones lógicas y reales, dentro de la determinadas
operaciones de control, con criterio analítico y profesional.
24
Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su
representatividad el evaluador o auditor tiene el recurso del muestreo estadístico,
para lo cual debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
La muestra seleccionada o grupo de elementos o documentos debe ser
representativa frente al total del conjunto.
El tamaño de la muestra varía de manera proporcional e inversa respecto a la
calidad del Sistema de Control Interno y sus elementos.
El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo, detallado y profundo
para poder hacer que las conclusiones sean adecuadas y confiables.
Siempre habrá un riesgo latente y más cuando la muestra no sea representativa y
por lo tanto dependerá del buen criterio profesional del evaluador.
Método de Cuestionario o Preguntas para Evaluar el Sistema de Control Interno.
Consiste en la evaluación con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas
por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen.
Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá una evidencia que deberá
constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los
controles operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios ayuda a
determinar las áreas críticas de una manera uniforme.
Método Narrativo o de Prosa para Evaluar el Sistema de Control Interno
Consiste en la descripción hecha por los funcionarios, como producto de entrevistas,
encuestas, tanto escritas como verbales, detallada los procedimientos más
importantes y las características del sistema de control interno y sus elementos, para
las distintas áreas de la Entidad, mencionando los registros y formularios que
25 Método Grafico para Evaluar el Sistema de Control Interno
Consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas y de los
procedimientos utilizando gráficas, símbolos convencionales, Flujograma. Con sus
explicaciones que den una idea completa y correcta de los procedimientos de la
empresa, con las siguientes ventajas:
Identifica la ausencia de controles financieros, operativos y de gestión.
Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.
Identifica desviaciones de procedimientos y de las normas.
Identifica procedimientos que sobran o que faltan o partes dentro de los mismos y
sus normas.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones del evaluador y su aplicabilidad
sobre asuntos contables o financieros, operativos, normativos y técnicos.
2.4.3.1. MICIL
“El marco integrado de control interno latinoamericano (MICIL) incluye cinco
componentes de control interno que constituyen la base para construir la pirámide
con similares contenidos en los cuatro costados, en una demostración de solidez del
control interno institucional para el funcionamiento participativo, organizado,
sistematizado, disciplinado y sensibilizado (llamado empoderamiento) del recurso
humano para el logro de los objetivos de la organización. Los componentes del
Control Interno son los requisitos básicos para el diseño y funcionamiento del MICIL
de una organización o de una organización importante y son16.
• Ambiente de Control y trabajo.
• Evaluación de Riesgos.
• Actividades de Control.
• Información
16
26
• Comunicación, y
• Supervisión.
Los cinco componentes incorporados en la pirámide de Control Interno permiten
observar de manera objetiva la relación existente entre cada uno de ellos, cuando el
segmento asignado a cada uno de junta con otro u otros componentes y la manera
como la debilidad o la ausencia de uno de ellos, promueve el desarrollo o facilita el
deterioro del conjunto. El componente información y comunicación es el más
dinámico y permite su relación desde la base de la pirámide (ambiente de control)
hasta la cúspide (supervisión). Mediante los reportes procesados para los diferentes
niveles y en varias instancias, regresan a la base de la pirámide a través de la
comunicación que se procesa desde la supervisión hacia los tres componentes y así
completar el proceso al llegar a la base de pirámide”17
Es importante destacar que el MICIL para que se efectivo y permita lograr un
sistema de control interno eficiente requiere el involucramiento del personal tanto
institucional como de la sociedad en general, no se logran los resultados esperados
si el encargado o responsable del desarrollo fuese un grupo de personas.
El MICIL fue concebido para controlar grandes empresas, en la actualidad puede ser
adaptado a las pequeñas y medianas empresas, tomando en cuenta los factores del
sistemas y los criterios bajo los cuales serán evaluadas.
En las pequeñas y mediana empresas se no se cuenta con un manual o códigos por
escrito, generalmente esto es conocido por el gerente o dueño del negocio, este a su
vez se encarga de hacer conocer al resto de personal para su oportuna aplicación. “Cuando se trata de este tipo de empresas, el control interno está orientado a vigilar
17
27
su patrimonio, proteger y tomar decisiones que afecten positivamente a sus operaciones”.
Para el diseño e implementación de control interno se debe tomar en cuenta los
recursos a comprometer y las actividades operativas desarrolladas por la entidad.
2.4.3.2. CORRE
Control interno según el Control de los Recursos y los Riesgos-Ecuador CORRE, se
define de manera amplia como un proceso llevado a cabo por los directivos, la
Gerencia y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos en una o más de las categorías siguientes18:
Honestidad y responsabilidad
Eficacia y eficiencia en las operaciones
Confiabilidad de la información financiera
Salvaguarda de los recursos
Cumplimiento con las leyes, reglamentos, normas y políticas.
2.4.3.2.1. Elementos Básicos del Control
Los elementos básicos del Control Interno están constituidos por: Normas,
Comparación y Acción Correctiva19.
La Norma es un conjunto de requisitos, reglas y procedimientos que se emiten y observan en un determinado campo del saber humano o de la actividad económica o
18
www.iaiecuador.org/downloads/corre.pdf. 19
28
administrativa, a fin de obtener un ordenamiento adecuado que permita unificar
medidas, diseños, especificaciones o calidades para la solución de problemas de
iguales o muy similares condiciones y características, que la ciencia, la experiencia o
la tecnología ha desarrollado y definido hasta lograr una aceptación y aplicación
generales. Ejemplo: La norma de tránsito indica que el límite de velocidad es de
90km/hora.
La Comparación.- entre lo que hace una persona con lo que dice la norma, da como resultado su cumplimiento o incumplimiento. Ejemplo: El agente de tránsito
mira en el radar la velocidad que imprime el conductor.
La Acción Correctiva.- se impone cuando hay una desviación o incumplimiento de la norma. Ejemplo: El agente retira la licencia al conductor, cuando éste maneja a
más de 90km/h.
En el sector público y privado, la auditoria comunica las novedades a las instancias
superiores para que éstas adopten las acciones legales o internas que el caso
amerite.
2.4.3.3. Committee of Sponsoring Organizations COSO I
El informe COSO es un documento que contiene las principales directivas para la
implantación, gestión y control de un sistema de control. Es un medio para un fin, no
un fin en sí mismo, efectuado por la Junta Directiva, Gerencia u otro personal20.
.
Está diseñado para identificar los eventos que potencialmente puedan afectar a la
entidad y para administrar los riesgos, proveer seguridad razonable para la
20
29
administración y la junta directiva de la organización, orientada al logro de los
objetivos del negocio, organización o empresa.
Existen dos versiones del informe COSO, la versión del año 1992 y la versión del
2004 que es el COSO II, en la actualidad hay una nueva versión del 2013.
El COSO I, orienta su control en los siguientes componentes: Ambiente de control,
evaluación de riesgo, actividad de control, información comunicacional y monitoreo.
• Ambiente de Control.
Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno,
proporcionando disciplina y estructura.
• Valoración de Riesgos.
Identifica y analiza los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos,
constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar los riesgos.
• Actividades de Control.
Establece políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas
administrativas se lleven a cabo.
• Información Comunicacional.
Se encarga de la identificación, obtención y comunicación de información que
pertinente en una forma y en un tiempo que les permita a los empleados cumplir con
sus responsabilidades.
30
Proceso que valora el desempeño de sistema en el tiempo.
Hay que tomar en cuenta que todas las organizaciones independientemente de su
tamaño, naturaleza o estructura tienen que enfrentar riesgos.
El objetivo de la gestión de riesgo es identificar, controlar y eliminar las fuentes de
riesgos.
2.4.3.4. Committee of Sponsoring Organizations COSO II
Los objetivos principales del COSO es establecer una definición común de control
interno que responda a las necesidades de las distintas partes21.
Además facilitar un modelo en base al cual las empresas y otras entidades,
cualquier sea su tamaño y forma organizativa, puedan avaluar sus sistemas de
control interno. El objetivo es la administración de riesgo de la empresa.
El COSO II comprende ocho componentes que se interrelacionan entre sí:
• Ambiente de Control
• Establecimiento de Objetivos
• Identificación de eventos
• Evaluación de riesgos
• Respuesta al riesgo
• Actividades de control
21
31
• Información y comunicación
• Monitoreo.
Estos procesos son de responsabilidad y efectuados por el director, gerencia y
demás miembros que conforman el talento humano.
Ambiente Interno.- Sirve como la base fundamental para los otros componentes dela
administración de riesgos de la Empresa, dándole disciplina y estructura, además
dentro de la empresa sirve para que los empleados creen conciencia de los riesgos
que pueden presentar en la empresa.
Establecimiento de Objetivos.- Es importante para que la empresa prevenga los
riesgos, tenga una identificación de los eventos, una evaluación del riesgo y una
clara respuesta a los riesgos en la empresa.
La empresa debe tener una meta clara que se alineen y sustenten con su visión y
misión, pero siempre teniendo en cuenta que cada decisión conlleva un riesgo que
debe ser previsto por la empresa.
Identificación de Eventos.- Hay que identificar los eventos que afectan los objetivos
de la organización aunque estos sean positivos, negativos o la combinación de dos,
para que la empresa los pueda enfrentar y proveer de la mejor forma posible. La
empresa debe identificar los eventos y debe diagnosticarlos como oportunidades o
riesgos, para a su vez pueda hacer frente a los riesgos y aprovechar las
oportunidades.
Actividades de Control.- Son las políticas y procedimientos para asegurar que las
32
cuenta el tipo de actividades de control, como: preventiva, detectivas, manuales,
computarizadas o controles gerenciales.
Respuesta al Riesgo.- Una evaluado el riesgo, la gerencia identifica y evalúa las
posibles respuestas al riesgo en relación a las necesidades de la empresa. Las
respuestas al riesgo pueden ser: evitarlo, reducirlo, compartirlo y aceptarlo.
Información y Comunicación.- La información es necesaria en todos los niveles de la
organización para hacer frente a los riesgos identificando, evaluando y dando
respuesta a los riesgos. La comunicación se debe realizar en sentido amplio y fluir
por toda la organización en todos los sentidos.
Además debe existir una buena comunicación con los clientes, proveedores,
reguladores y accionistas.
Monitoreo.- Este componente sirve para monitorear que el proceso de
administración de los riesgos sea efectivo a los largo del tiempo y que todos los
componentes del marco de la administración de riesgos de la empresa funcionen
adecuadamente. El monitoreo se puede realizar a través de actividades de
monitoreo continuo, evaluaciones puntuales o combinando las dos22:.
22
33
CAPITULO III
3. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION 3.1. Métodos Científicos
3.1.1. Histórico – Lógico.
Es por medio de este método que se realizó la revisión de procesos
anteriores que se encuentran en los archivos de la empresa que
anteriormente se llamaba Mesón de la Flores, permitiendo realizar una
comparación entre el trabajo operativo anterior con los procesos actuales, y
plantear correctivos y soluciones para una gestión moderna.
3.1.2. Analítico – Sintético.
La desagregación de las funciones entre unidades administrativas que
conforma Land Of Sun Inc, en los aspectos:
administrativo-contable-financiero, permitió un análisis más cuidadoso, para en lo posterior ordenar
procesos de manera cronológica y adecuada.
3.1.3. Inductivo – Deductivo.
Este es un método de doble vía, es decir permite examinar desde los
hechos específicos a los hechos generales de la empresa y viceversa.
Además se puede evidenciar como estos hechos están enlazados a las
34 3.2. Técnicas e instrumentos para la recolección de la información
3.2.1. Observación
Para recabar la información general de la Empresa Land Of Sun Inc, se observa
directamente el funcionamiento del negocio actual, por medio de la indagación de
documentos legales, balances, reportes e informes existentes, se podrá conocer al
detalle sobre los controles administrativos y financieros, además de otros temas
concernientes sobre la gestión operativa de la empresa. En este proceso se
requerirá a todos los empleados y responsables de cada proceso.
3.2.2. Encuesta
Esta propuesta también se sustenta en la opinión de los empleados de la Empresa
Land Of Sun Inc, que son 7, los cuales constituyen el universo de esta investigación.
3.2.3. Entrevista
Técnica que permitió recabar información de primera mano y a detalle de las
personas involucradas directamente en la gestión de la Empresa Land Of Sun Inc,
como son el Gerente, Administrador, Contador/a y demás personal operativo.
3.3. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN 3.3.1. Independiente
Manual de procedimientos administrativos contables de la Sociedad de Hecho Land
35
3.3.2. Dependiente
Delimitación de funciones
Información financiera oportuna y confiable
Análisis financiero para toma de decisiones
Procesos administrativos y contables definidos
3.4. Población y Muestra
La población es un conjunto de personas que tienen características comunes, que
los distinguen entre sí a nivel individual y a nivel grupal de los demás grupos
humanos; es este conjunto de individuos sobre quienes se desea aplicar un
instrumento para analizar las respuestas que proporcionen mediante la aplicación de
un instrumento de investigación previamente elaborado.
Por lo expuesto, para el presente trabajo de titulación, la población estará constituida
por el total de personas que laboran en la Empresa Land Of Sun Inc, son las
36 CUADRO N.2 Personal de la Empresa Land Of Sun Inc
NOMBRE CARGO
1. Franklin Sandoval Proaño Administrador
2.Cristian Simba Maldonado Recepcionista
3.Eduardo Guerrero Aragón Cocinero
4.Rosa de la Torre Camarera
5.Rosa Elena Maldonado Camarera
6. Beatriz de la Cruz Contadora
Elaborado por: Beatriz de las Mercedes de la Cruz
Por tratarse de una población finita menor a 100 personas, la muestra será la
totalidad del personal que labora en la empresa.
3.5. Herramientas de la Investigación
3.5.1. Concepto de Entrevista
“Es la técnica o instrumento que se utiliza para obtener información de hechos,
opiniones, o aptitudes. Es un dialogo entre dos o más personas: el entrevistador o
entrevistadores que interrogan o los entrevistados que contestan”23
.
Guía de Entrevista: permitió organizar las diferentes temáticas a tratar con el
Administrador de Land Of Sun Inc, el señor Franklin Sandoval Proaño, quien
reemplaza al Sr. Garri Scott Propietario, priorizando en aquellos temas de mayor
relevancia para el desarrollo de la presente propuesta.
23
37 3.6. Tratamiento y análisis de datos
El método de investigación que se utilizó para el desarrollo del presente documento
es el inductivo es decirse partió de la observación de situaciones o hechos
particulares que permitieron llegar a conclusiones generales, como son:
“Fuentes primarias son todas aquellas de las cuales se obtiene información directa, es decir, de donde se origina la información. Es también conocida como información de primera mano o desde el lugar de los hechos; estas fuentes son las personas, las organizaciones, los acontecimientos, el ambiente general, entre otras”24
Las fuentes primarias permitirá conocer hechos concretos y reales del
contexto en el cual se realizará la tesis, para ello se utilizará técnicas como la
observación directa, entrevistas y encuestas a los usuarios y personal de la
Empresa.
Las fuentes secundarias ayudará a describir y explicar la realidad, para ello se
revisará primero la información existente como textos, registros, documentos
legales de la Empresa, trabajos similares de otras Empresas, diccionarios y
otros.
38
CAPÍTULO IV
4. SITUACION DIAGNOSTICA
4.1. LA EMPRESA DATOS INFORMATIVOS:
Nombre de la Empresa: Land Of Sun Inc
Tipo de Empresa: Sociedad de hecho
Fecha de Constitución: 05 de Abril de 2006.
Lugar de Constitución: Ciudad de Panamá, República de Panamá.
Tipo de Servicio que brinda: Hospedaje y Alimentación
Lugar de Ubicación: Cotacachi-Imbabura- Ecuador
4.1.1. ANTECEDENTES
La Provincia de Imbabura por su ubicación geográfica, se puede disfrutar de variada
gastronomía, sitios turísticos diversos de acuerdo a cada piso Altitudinal; a pocas
horas se puede experimentar del intenso frío como el extremo calor. De los cinco
cantones que conforman la provincia, entre ellos se encuentra Cotacachi con la
cabecera cantonal del mismo nombre, esta ciudad es muy visitada por turistas
internos y externos especialmente los fines de semana, quienes lo hacen es para
gozar de la tranquilidad, clima templado, visitar los sitios turísticos, variada
gastronomía y sitios de alojamiento con las mejores comodidades posibles.
La Sociedad de Hecho Land Of Sun Inc que anteriormente fue la tradicional Hostería
El Mesón de la Flores, el sitio más emblemático de Cotacachi por su ubicación y
39
el estilo en cuanto a atención y diseño, la idea fue conservar la misma forma de
atención y lo atractivo de este local.
La modernización en cuanto a la administración hace que internamente se rompan
paradigmas tradicionales y se introduzcan formas de administración más eficientes
sin perder de vista la calidad y calidez de atención hacia los turistas que son la razón
de ser las empresas de servicios.
4.1.2. FODA
4.1.2.1. MATRIZ DE ESTRATEGIA FODA
CUADRO N. 3 Matriz de Estrategias FODA INTERNO
FORTALEZAS DEBILIDADES
Paquetes del servicio accesibles para todo tipo de familias
Sistema de control interno débil
Trabajo en Equipo Falta de capacitación al personal
Espacio e infraestructura adecuada para ejercer turismo
No hay oferta de servicios con valor agregado
Sistema contable deficiente
Inexistencia de manual de funciones Falta de análisis financiero
Personal administrativo sin
experiencia
No existen procesos administrativos y operativos
EXTERNO
OPORTUNIDADES AMENZAS
Alianzas con empresas turísticas extranjeras y nacionales
Políticas fiscales inesperadas
Acceso publicitario en revistas internacionales
Competencia con más recursos para invertir
Incremento de nuevos productos turísticos
Competencia desleal de la zona
40 4.2. Evaluación de sistema de control interno
4.2.1. Cuestionario control interno
LAND OF SUN INC
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AREA CONTABLE- FINANCIERA
DEL 01 DE ENRO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 Funcionario: Beatriz de la Cruz
Fecha: 01 de abril de 2014 Hora inicio: 10h00
Cargo: Administrador Financiero Hora fin: 11h00
N PREGUNTA SI NO PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE
OPTIMO OBSERVACIÓN
1
TESORERÍA
Existe un instructivo del manejo de
Caja? X 0 10
2 Se realiza arqueos de caja de forma
sorpresiva y sistemática? X 0 10
3
El efectivo recibido en caja se deposita íntegramente al día siguiente hábil en al Banco?
X 0 10
4 Existe fondo de caja chica para realizar
pagos menores en efectivo? X 0 10
5
Existe un reglamento de caja chica donde se establezca los límites máximos a desembolsar a través del fondo, debidamente aprobado por la autoridad competente?.
X 0 10
6
La apertura de cuentas corrientes o de ahorros son autorizados por el Gerente General de la Compañía o por la autoridad competente a quien se delegue?
X 6 10
7
Existen firmas autorizadas en cuentas corrientes para girar cheques para pagos?
X 7 10
8
Los pagos se realizan a través de la emisión de un cheque a nombre del beneficiario correspondiente?