VIII Encuentro Relación Mandante Contratista
«Gestión Contractual para prevenir Claims en Contratos»
7 de noviembre de 2018
“Experiencia de Codelco en la gestión contractual de
Contratos”
www.cdt.cl
Gerhard Von Borries
Vicepresidente de Proyectos Codelco
Experiencia de Codelco en la gestión de
contratos de construcción
La productividad como un antídoto a las controversias
Santiago, 07 Noviembre 2018
Vicepresidencia de Proyectos - Codelco
Como Vicepresidencia de Proyectos de Codelco
nos podemos sentir exitosos si logramos…
Seleccionar el Proyecto Correcto
Ejecutar el Proyecto
Correctamente
Contribuir y asegurar que el proyecto correcto es
seleccionado para cumplir los requerimientos del
caso de negocio.
Entrega de valor, en forma segura, en costo, en
plazo, en la calidad requerida por el cliente y el
negocio, y tan productivo como sea posible.
Elegir el “proyecto correcto”
tiene que ver con…
• Seguir rigurosamente el proceso de “stage gate” FEL1, FEL2, FEL3 definido en la compañía.
• Asegurar que el proyecto responda a los “drivers” de negocio del dueño y a la estrategia de la compañía
- Selección tecnológica
- Plazo (acelerado vs el tiempo justo) - Lean vs convencional
- Tamaño de proyecto (gran proyecto vs uno de menor tamaño o crecedor) - Aversión/afinidad al riesgo remanente
• Disponer de la información básica de entrada completa en calidad y oportunidad.
• Asegurar que se posee la capacidad experta en torno a las disciplinas clave.
• Asegurar que el proyecto sea sustentable y que pueda responder a las tendencias manifiestas de la sociedad.
• Hacer en cada etapa un análisis de riesgo real y valorizado.
• Efectuar revisiones externas por parte de especialistas y con la frecuencia necesaria.
• En toda estimación, evitar el sesgo hacia lo más favorable.
• No tener miedo de desechar o posponer el proyecto que no cumple con lo anterior.
• Planificar, planificar, planificar:
- PES: Estrategia de ejecución
- PEP: Planes de ejecución en detalle (contratos, permisos, organización, PEM, etc.)
- Pull planning: Asegurar todas las condiciones necesarias y comprometidas para la ejecución de los contratos
• Contar con un Plan de Ejecución siempre vigente y anclado en las capacidades del mercado y de la compañía. Si la empresa dispone de un portafolio de proyectos, tener ese mismo plan de ejecución para la cartera.
• Tener y hacer cumplir un conjunto mínimo de procedimientos de proyectos.
• Tener un sistema de control con diferentes niveles de profundidad, robusto, trazable y con sistemas de apoyo que lo lleven a la cercanía de la invulnerabilidad.
• Ejecutar el proyecto de acuerdo al plan…. Y en caso contrario, gestionar los cambios.
• Resistir la tentación de los cambios – aunque sean supuestamente para mejor.
• Disponer de un equipo del dueño experto, acorde al tamaño/complejidad del proyecto y empoderado.
• Ejecutarlo tan productivo como sea posible: cumplir el mandato de todo ejecutor que es hacer uso eficiente de los recursos materiales, humanos y financieros otorgados.
Por otra parte, ejecutar el proyecto correctamente
tiene que ver con…
Controversias en contratos
Algunas de las brechas más relevantes son:
i. Insuficiente o inoportuna ingeniería.
ii. Incumplimiento por parte del mandante de sus aportes anunciados en las bases, en plazo y/o calidad.
iii. Condiciones del entorno – en su mayoría previsibles – que dificultan la ejecución
del contrato y lo hacen menos eficiente.
iv. El mandante desvirtúa el contrato aumentando significativamente obras en cantidad y/o de otra naturaleza.
v. Inadecuada selección del tipo o formato de contrato a la vista de la certeza de la ingeniería y el riesgo que ello implica y de las capacidades del contratista.
vi. Condiciones de terreno que nadie (ninguna de las partes) pudo razonablemente
prever.
La causa más común de las controversias es una brecha entre
las condiciones cotizadas y propuestas del contrato y las
reales…
llevando muchas veces al contratista más allá de sus
capacidades técnicas o financieras
La Productividad como antídoto a las
controversias…
Factores que no están bajo control
Causas de controversias y crecimientos en contratos
Planes de contingencia y mitigación
Factores que sí están bajo control
Eficiencia Planificación
Productividad
SAO
Productividad VP de Proyectos 8
En 2017 en la VP definimos un modelo de Gestión de
Productividad con foco en…
Mejorar la productividad en los contratos
más importantes gestionados por la
Vicepresidencia de Proyectos
1
Asegurar la adopción de la Metodología Lean
Full Potential de manera de hacer las mejoras
sostenibles y replicables
2
8
El Full Potential en un contrato es el nivel de actividad que se puede alcanzar en el más breve plazo posible alineando en forma perfecta todos los recursos humanos y materiales, sin pérdidas de ninguna especie.
SAO
Productividad VP de Proyectos 9
ANTES - DURANTE
COMIENZO DEL CONTRATO GESTIÓN MENSUAL GESTIÓN SEMANAL GESTIÓN DIARIA • Pull Planning
• Full Potential del contrato y principales
brechas (vs oferta/real) • Toma de decisiones
gerenciales en Steering
Committee
• Reunión de Obeya
• Programación del turno maximizando uso de recursos
• Reunión de Plan of Day (POD)
• Verificación del programa en terreno
Ac ti vid ad es y rutin as
El modelo de Gestión de Productividad se basa en una serie de
herramientas y actividades con fuerte énfasis en el seguimiento
Retroalimentación He rr am ie n tas e in fo rm es
Análisis de causas raíces y Herramientas Lean de resolución de problemas
(RdPs, eventos Kaizen)
• Workshops de Full Potential y principales
brechas
• Informe semanal y Dashboard ejecutivo • Informe diario (con
KPIs de uso de recursos) • Planes mensuales/ trisemanales conjuntos
apuntando al Full Potential
Liderazgo visible – Formación de Líderes de Cambio
Modelo actualmente implementado en PMCHS
9 9
SAO
Productividad VP de Proyectos 10
Full Potential: 1.800-2.200m/mes
El Proyecto de productividad de la VP apoyó PMCHS a más
que duplicar el rendimiento de su contrato más crítico
Avance realizado de desarrollo del CC10
(desarrollo de nivel de producción y hundimiento) (metros horizontales)
Nota: *Metros de Julio proyectados con base al 31 Agosto; **Numero promedio de Jumbos en el mes, no considera la 6ª UPB que todavía está en marcha blanca; a partir de Julio se consideran los metros de la reformulación por la reducción de alcance. Julio estimado, esperando cierre oficial. Fuente: Reportes diarios CC10; Reporte de metros Sierra & Plaza; Plan de 31 de Mayo de la reformulación para Julio Benchmarks externos consideran promedio anual mensualizado
Inicio de la implementación
Partida del contrato (6 meses)
…
10 10
SAO
Productividad VP de Proyectos 11
Metodología de productividad aplicada a principales contratos ayudó
PMCHS a aumentar en +60% la productividad de +6.000 personas
Q4 2017
PF del proyecto
(HH Gastadas / HH Ganadas)
2018 2017
Fuente: PyC PMCHS al 23/Marzo/2018 (PPR Construcción 23/03/2018)
11 11
SAO
Productividad VP de Proyectos 12
En el Proyecto Talabre el throughput del transporte de lastre aumentó
60% desde julio 2017 a febrero 2018
12
Este contrato se proyecta terminar con 6 meses de anticipación!
SAO
Productividad VP de Proyectos 13
Fuente: Reporte semanal y UCO. Considera ponderación de rutas para cálculo de tiempo de ciclo.
Gracias a la mejora de Productividad en Talabre se incrementó
el throughput del transporte de lastre y esta obra se proyecta
terminar 6 meses antes de lo planificado
Lastre transportado volúmen equivalente compactado
(miles de m3)
Leyenda
Programado CC-001 Muros
Rampas Pretiles
Proyección Muros
Proyección Pretiles Otros
PMChS 14 Promedio de HH ganadas semanales contrato montaje
correa
(real versus programa rev 1F)
Fuente: Informes semanales contratista; Programa de construcción contractual
Montaje correa PMChS: Habiendo firmado el contrato el 20/12/17 ya en
Febrero casi triplicábamos las HHs ganadas versus el contractual
Real Programa Leyenda
Programa contractual
Meta: 70K HHs/semana
PF del contrato ha sido consistentemente menor a 1 durante todo el contrato – mucho más productivo que lo programado!
PMChS 15
Modelo de gestión de productividad de la VP y planificación fina
permitieron que inicio de actividades del contrato fuese muy rápido
…Y SE OBTUVIERON AVANCES MAYORES AL CONTRACTUAL CON ~10 DÍAS DE OBRA ACTIVACIÓN Y ACREDITACIÓN DEL CONTRATISTA OCURRIÓ EN TIEMPO RECORD...
• Se acreditaron ~300 trabajadores contratados en el primer mes, antes del inicio de la construcción
• Se realizaron eventos kaizens para mejorar proceso de acreditación de equipos y una gestión
conjunta del contratista con un equipo multi-funcional de la VP
• Comienzo de montaje ocurrió según lo planificado, en ~30 días posterior a la firma del contrato
31/01/2018 31/01/2018 31/01/2018
La Productividad como antídoto a las
controversias…
Desde que se inició el trabajo en productividad, las controversias en
número y monto, han disminuido significativamente (~ 70%)…
Número de controversias Montos asociados
Años previos 2012-2016 8 prom./ año 132 MUSD prom./año
Actualmente 2017-2018 2,5 prom./ año 31 MUSD prom./año
Las causas de las controversias y crecimientos en los contratos están en gran parte bajo nuestro control y tienen que ver con planificar correctamente y ser eficientes, entonces se hace evidente que la Productividad debe ser uno de los focos principales de la gestión del Gerente de Proyecto y su organización.
La Productividad como antídoto a las
controversias…
• La organización adquiere un foco definido: la Productividad.
• Los administradores de contratos empiezan a entender su rol: asegurar que el Contratista tenga todas las condiciones para desarrollar su obra.
• Los miembros de la organización tienen mayor accountability.
• Otras actividades como ingeniería, adquisiciones, logística comienzan a tener un cliente: el contrato.
• Los problemas que habitualmente aquejan a la construcción se resuelven en breve plazo.
• Disminuye la burocracia innecesaria.
• Volvemos a practicar el “mejoramiento continuo”.
• Los Contratistas aumentan sus utilidades.
• Los contratos terminan antes……y sin controversias relevantes.
• Los proyectos terminan en plazo y cumplen sus hitos.
• Mayor Productividad, al ir de la mano con más y mejor planificación y un orden de la faena impecable, lleva a mejores indicadores de seguridad.
Experiencia de Codelco en la gestión de
contratos de construcción
La productividad como un antídoto a las controversias
Santiago, 07 Noviembre 2018
Vicepresidencia de Proyectos - Codelco
