ESTUDIO PREVIO PARA LA COMPRAVENTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACCESO Y SEGURIDAD, ASI COMO LAS TARJETAS PARA EL SISTEMA DEL CONTROL DE ACCESO A LAS OFICINAS DEL FONDO
ADAPTACIÓN
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN
Mediante el Decreto 4819 del 29 de diciembre de 2010 se creó el Fondo Adaptación, cuyo objeto es la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de "La Niña", con personería jurídica, autonomía presupuestal y financiera, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Según el Decreto 4819 del 29 de diciembre de 2010, este Fondo tiene como finalidad la identificación, estructuración y gestión de proyectos, ejecución de procesos contractuales, disposición y transferencia de recursos para la recuperación, construcción y reconstrucción de la infraestructura de transporte, de telecomunicaciones, de ambiente, de agricultura, de servicios públicos, de vivienda, de educación, de salud, de acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundables estratégicas, rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados por la ola invernal y demás acciones que se requieran con ocasión del fenómeno de "La Niña", así como para impedir definitivamente la prolongación de sus efectos, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo, de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo.
Que para efectos de desarrollar las actividades relacionadas con su objeto, el Fondo Adaptación tomó en arrendamiento el inmueble ubicado en la Calle 75 # 5-88 pisos 3 y 4 del Edificio Difransa, a través del contrato 8 de 2011.
Que el edificio Difransa cuenta con un sistema de acceso a sus instalaciones a través de tarjetas electrónicas con puntos completos de control que incluyen lectura de entrada y de salida.
Que los pisos 3 y 4 en el cual funcionan las dependencias de la Entidad no cuentan con el servicio de vigilancia electrónica, esto es Cámaras, Grabadores digitales, que le permitan al Fondo Adaptación garantizar la seguridad, especialmente la de salvaguardar los bienes de la entidad.
Que el acceso a las dependencias en las cuales funciona el Fondo Adaptación carece de efectividad para la seguridad de los bienes del Fondo Adaptación.
De otro lado, existe la necesidad en el Fondo Adaptación relacionada con la asignación de carnés para la identificación de los funcionarios.
De acuerdo con lo anterior, el Fondo Adaptación requiere adquirir un sistema de acceso a las oficinas del Fondo en el Edificio Difransa compatible con el resto del Edificio, es decir a través de tarjetas electrónicas que brinden seguridad para el acceso y a la vez identificar a los funcionarios de Entidad, así como garantizar la seguridad de sus instalaciones
Para llevar a cabo la prestación de este servicio y el suministro de estos elementos al Fondo de Adaptación, se requiere contratar con una persona natural o jurídica que cumpla con las especificaciones que se describen más adelante.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES 2.1 Objeto
Contratar la compraventa e instalación de un sistema de control de acceso mediante tarjetas electrónicas, elaboración y suministro de carnets full color que incluya la imagen institucional del fondo adaptación y un sistema de seguridad electrónica a través de la instalación de cámaras, alarma y grabadores digitales en los pisos 3 y 4 (incluye la terraza del cuarto piso) y la asistencia y soporte de funcionamiento por un año.
3. ESPECIFICACIONES TECNICAS
La solución de acceso debe estar contemplada para dos puertas de acceso, de acuerdo con las siguientes condiciones:
1 Cumplir con la instalación de puntos completos de control de acceso que incluya lectoras de entrada y de salida proximidad R-10 en las puertas de los pisos 3 y 4 del Edificio Difransa. Esta instalación debe incluir panel de alarma, cuatro (4) sensores magnéticos y cuatro (4) sensores de movimiento, electroimán de 600 Libras con platinas y accesorios de soporte, cableados sin remanencia magnética, con licenciamiento básico y el respectivo hardware de soporte y operación.
2 El Botón de pánico para apertura de emergencia con indicador de estado al sistema y liberación automática del cierre electromagnético
3 Panel de Control: Tarjeta de control de acceso, Tarjeta controladora inteligente, que incluya tarjeta de red, gabinete con fuente y baterías, licenciamiento y software de administración y monitoreo.
4 Instalación, configuración y puesta en marcha, la cual debe incluir cableado, tubería, gato hidráulico para el cierre de las puertas de vidrio.
5 Estar enmarcada dentro de los estándares de infraestructura tecnológica y de software que posee el Fondo Adaptación.
6 Cuatro (4) cámaras digitales tipo domo, de alta resolución que cumplan con las siguientes especificaciones:
Tipo de sensor de imagen CCD Sony Super Had de 1/3’’
Pixeles: NTSC: 976 (H) x 582 (V)
Distancia de iluminación IR hasta 20 metros
Número de LEDs 24
Balance de blancos automático
Sistema de sincronización interno
Corrección Gamma: 0,45
Salida de video 75Ω
7 Grabadores digitales que permitan la vigilancia continua de 7 x 24 en los pisos 3 y 4 del Edificio Difransa. 4. PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo de la ejecución será a partir de la suscripción del acta de inicio del contrato, por el término de 10 días calendario.
5. LUGAR DE EJECUCIÓN:
Los servicios y entrega se realizarán en la Sede del Fondo, en Bogotá D.C., ubicado en la calle 75 # 5-88 Edificio Difransa.
6. VALOR Y FORMA DE PAGO
El valor del presupuesto oficial según las actividades requeridas será hasta por la suma de VEINTITRÉS MILLONES SEISCIENTOS VEINTITRÉS MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y CUATRO PESOS M/CTE ($ 23’623.244).
El valor del presente contrato se pagará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de la factura, previo visto bueno del supervisor del contrato.
Si la factura o cuenta de cobro no ha sido correctamente elaborada o no se acompaña de los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten en debida forma o se haya aportado el último de los documentos. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del contratista y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. El pago que el FONDO ADAPTACIÓN deba realizar al contratista, estará subordinado a las apropiaciones que con tal fin se ordenan con cargo a su presupuesto, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal que expida la Secretaría General.
7. SUPERVISIÓN
La Supervisión del contrato estará a cargo de la Secretaria General del Fondo Adaptación, quien ejercerá la vigilancia sobre la ejecución del contrato, con sujeción a lo establecido en la Constitución y en la Ley.
Prestar los servicios objeto del contrato, con observancia de las características y especificaciones técnicas y funcionales exigidas en el presente documento y ofrecidas en la propuesta, la cual hará parte integral del contrato.
Cumplir con todos los requerimientos exigidos en la propuesta presentada.
Informar oportunamente al FONDO ADAPTACIÓN sobre cualquier irregularidad que ocurra en la ejecución del contrato.
De conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, deberá cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA e ICBF), tanto para la celebración del presente contrato como para cada uno de los pagos que el FONDO ADAPTACIÓN efectúe al contratista, así como para la liquidación del presente contrato.
Obrar con buena fe, evitando dilaciones y entrabamientos que puedan presentarse durante la ejecución del contrato.
No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho.
Cumplir con las demás obligaciones que contribuyan a garantizar el cabal cumplimiento y ejecución del presente contrato, ofrecidos en su propuesta.
Deberá cumplir el soporte y garantía que consisten en mantener en perfecto estado de funcionamiento los bienes y servicios objeto a contratar por el término de dos años.
9. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
En consideración a que son varias las empresas en el mercado que pueden prestar el servicio a contratar, para la selección del contratista se adelantará una Convocatoria Abierta con fundamento en lo establecido en el artículo 4º del Decreto 2962 de 2011 modificado por el artículo 1º del Decreto 4808 de 2011, el cual dispone:
“Artículo 4°. Procedimientos de selección. El Fondo Adaptación adelantará la contratación necesaria para el cumplimiento eficiente y eficaz de su objeto, con observancia de los principios consagrados en el artículo 1° del presente decreto y haciendo uso de los siguientes procedimientos de selección:(…)
Convocatoria Abierta. Procedimiento en que se reciben ofertas de cualquier proponente que cumpla con las condiciones de la respectiva necesidad que se pretende satisfacer y se selecciona entre ellas con base en factores objetivos definidos previamente por el Fondo Adaptación. (…)”
El presupuesto estimado para esta contratación asciende a la suma de VEINTITRÉS MILLONES SEISCIENTOS VEINTITRÉS MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y CUATRO PESOS M/CTE amparados por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal # ___________
Para cuantificar el valor del presupuesto se tomaron como base las cotizaciones recibidas de diferentes empresas cuyo resultado se puede apreciar en el siguiente cuadro:
COTIZANTES PRECIO INCLUIDO IVA
SES DE COLOMBIA $ 18’283.000
CIBERSOFTWARE $ 28’963.487
MEDIANA $ 23’623.244
11. FACTORES DE SELECCIÓN
La oferta más favorable será aquella que cumpla con los requisitos mínimos habilitantes y que presente el menor precio, de acuerdo con los siguientes parámetros:
11.1. Capacidad Jurídica
-Certificado de existencia y representación legal personas jurídicas. -Personas naturales: Certificado de matrícula mercantil.
-Garantía de seriedad de la oferta
-Certificado del cumplimiento de pago de obligaciones con el sistema de seguridad social integral y parafiscales.
-Paz y salvo de responsabilidad fiscal de la contraloría general de la república y consulta en el sistema de información de registro de sanciones y causas de inhabilidad –SIRI-.
-Registro Único Tributario.
-Inscripción en el registro de proveedores del Fondo Adaptación 11.2 Capacidad Técnica (EXPERIENCIA)
Con el fin de acreditar experiencia, mediante certificaciones expedidas por el contratante, en la ejecución de contratos similares al que se pretende celebrar con esta convocatoria, el proponente debe acreditar la ejecución de dos (2) contratos cuya sumatoria sea igual o superior a dos veces el presupuesto oficial.
11.3 Propuesta económica
EL FONDO ADAPTACIÓN adjudicará el proceso de contratación, a la oferta con el menor valor que cumpla con los requisitos habilitantes señalados anteriormente. Para efectos de establecer cuál es la oferta más favorable desde el punto de vista económico.
11.4 Análisis de Riesgos
Con el fin de establecer la distribución definitiva de los riesgos conforme a lo estipulado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007y lo establecido en el artículo 1º del Decreto 2962 de 2011, a continuación se establece la estimación, tipificación, y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la presente contratación.
Estimación del riesgo Tipificación Asignación
del riesgo ocurrencia/impacProbabilidad de to
Valoración Cambios de normatividad o temas legales que
impidan contratar los servicios aquí descritos. Adaptación Fondo Baja/Bajo 1% No disponibilidad del sistema de seguridad y
acceso al edificio, así como los carnets para los
funcionarios. Contratista Baja/Altísimo 4%
Falta de pago o retrasos en los pagos del valor
del contrato Adaptación Fondo Baja/Bajo 1%
Ausencia de disponibilidad presupuestal Adaptación Fondo Baja/Bajo 1% Efectos derivados de la existencia del daño
emergente del contratista, por la ocurrencia de hechos de fuerza mayor o caso fortuito en los términos del contrato y de la legislación
existente Adaptación Fondo Baja/Bajo 1%
Los efectos originados por nuevas normas durante la ejecución del contrato y que sean
aplicables al proceso. Adaptación Fondo Medio/Bajo 2%
Estimación inadecuada de los costos Contratista Baja/Bajo 1% Financiamiento del contrato por parte del
contratista para el pago de salarios, prestaciones sociales, aportes al sistema
integral de salud y parafiscales Contratista Baja/Bajo 1%
Indisponibilidad del servicio por terminación
unilateral del contrato. Contratista Baja/Alto 3%
Incumplimiento o retardo en la presentación de requisitos legales para celebrar o ejecutar el contrato Contratista, salvo que el evento se presente por hechos u omisiones del Fondo Adaptación Medio/Medio 2% Violación de la confidencialidad y mal manejo de
la información a la que tenga acceso el contratista, debiendo asumir en su totalidad las consecuencias patrimoniales y penales que se deriven del manejo indebido de la información que obtenga por causa y con ocasión de la
ejecución del contrato. Contratista Medio/Alto 4%
Incremento de los precios o tarifas de los servicios prestados por el contratista, decretados oficialmente por el Gobierno
Nacional Adaptación Fondo Bajo/Medio 2%
Incrementos de impuestos que afectan a todos
los contribuyentes y a todas las actividades Contratista Baja/Bajo 1% Variaciones en la tasa de cambio Contratista Media/Bajo 2% Variaciones en la legislación tributaria Contratista Baja/Bajo 1% Insuficiencia de profesionales especializados
para la ejecución del contrato Contratista Baja/Alto 3%
Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales
Contratista, quien debe cubrir el riesgo conforme a las normas que
regulan el
sistema ARP Baja/Bajo 1% Falta de calidad en el servicio prestado y de
calidad y correcto funcionamiento de los bienes
y equipos suministrados. Contratista Bajo/Alto 3%
Falta de disponibilidad de los bienes, equipos e insumos necesarios para llevar a cabo el objeto
del contrato Contratista Medio/Alto 4%
Prestación del servicio con equipos defectuosos Contratista Baja/Alto 3% Daños o pérdidas de los bienes de propiedad
del contratista, causados en el lugar de
ejecución del contrato Contratista Baja/Bajo 1%
No presentación del personal que prestará los
Presentación del personal en condiciones no
aptas en el sitio de trabajo Contratista Baja/Medio 2%
Incumplimiento de las obligaciones por parte del
personal a cargo del contratista Contratista Baja/Medio 2% Accidente laboral sufrido en el sitio de ejecución
del contrato por el personal que presta el
servicio y riesgos profesionales Contratista Baja/Bajo 1%
Causación de daños materiales o deterioros
durante la prestación del servicio a terceros. Contratista Baja/Medio 2% Requerimientos no contemplados en el alcance
inicial.
Contratista y Fondo
Adaptación Media/Alto 4%
Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. En otras palabras consiste en señalar los hechos de la humanidad o de la naturaleza que en un futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato.
Asignación del riesgo: Una vez descrito y valorado el riesgo, se debe proceder a señalar a la parte contractual que debe afrontar, superar y financiar los efectos de la ocurrencia del riesgo. Es decir, es la distribución que se hace del riesgo y la manera en que se debe asumir el costo, por parte del contratista y la entidad contratante.
Calificación del Riesgo: Es un análisis que se realiza del riesgo frente a la probabilidad de que ocurra o no y el impacto que este puede generar
Cuantificación del Riesgo: La cuantificación es la valoración que se hace por la asunción misma de los riegos por las partes.
Para calificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla:
Altisima 4% 5% 5% 5%
Alto 3% 4% 4% 5%
Medio 2% 2% 4% 5%
Bajo 1% 2% 3% 4%
Bajo Medio Alto Altisima
FRECUENCIA O PROBABILIDAD DE OCURRENCIA IM P A C T O
Para cuantificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla:
PROBABILIDAD IMPACTO
BAJO MEDIO ALTO ALTISIMO
ALTISIMA Se espera que ocurra en la mayoria de las Pequeñas perdidas financieras Medianas pérdidas financieras Alta pérdida financiera Enorme pérdida financiera
PROBABILIDAD IMPACTO
BAJO MEDIO ALTO ALTISIMO
circunstancias
ALTA Probablemente
ocurra en la mayoria de las
circuntancias MEDIA Es posible que
ocurra algunas veces BAJA Podria ocurrir
algunas veces
11.5 Análisis que sustenta la exigencia de mecanismos de cobertura que garantice las obligaciones de los procesos de selección del contrato.
Para efectos de iniciar la ejecución del contrato, el contratista deberá, dentro del término establecido para la legalización del mismo, constituir a favor de EL FONDO ADAPTACIÓN y a satisfacción del mismo, de conformidad con el artículo 7º de la ley 1150 de 2007 y el Decreto 4828 de 2008, una Garantía Única cuyo objeto será respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan del contrato, en las cuantías y términos que se determinan a continuación:
a) Cumplimiento: El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado. Su cuantía será equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y por un plazo de seis (6) meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato.
b) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo. Deberá constituirse por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia de dos (2) años contado a partir de la terminación del contrato.
FRANCIA MARÍA JIMENEZ FRANCO Asesor III
