CONSULTA DE INFORMACIÓN EN INTERNET PROVEEDORES

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MANUAL DE PROVEEDORES 1

CONSULTA DE INFORMACIÓN EN INTERNET

PROVEEDORES

Señor Proveedor:

Presentamos nuestra pagina Web, en la cual podrá realizar la consulta del estado de sus facturas y el manual de proveedores o maquiladores de acuerdo a su línea de producción (UEN Ropa, UEN Cuidado Personal, UEN Hogar y UEN Joyería).

UEN: Unidad estratégica de Negocio.

REQUERIMIENTOS PARA INGRESAR A NUESTRA PÁGINA:

 Computador con conexión a Internet

 Debe tener instalado Flash 9, en caso de no tener instalada esta aplicación puede descargarla gratuitamente en nuestra página Web: www.dupree.com.co.

A continuación se hace una descripción de los pasos que debe seguir para consultar nuestra página:

INFORMACION GENERAL

1. Ingrese a Internet Explorer (Navegador Recomendado). 2. Digite nuestra pagina de Internet www.dupree.com.co.

3. A continuación se mostrará nuestra presentación corporativa, en la cual encontrará nuestra historia, misión y visión, además de información adicional (ver Grafico I).

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4. En el anexo anterior encontrará resaltada en la parte superior izquierda la opción “Gerentes/Ingresar”, ubique el cursor en la opción señalada y clic para ingresar. (Ver grafico I).

5. Encontrará a continuación un menú con diferentes opciones. Seleccione y ubique el cursor en la opción “Proveedores” y de clic para continuar (ver Gráfico II).

GRAFICO II

6. Al ingresar a la opción proveedor encontrará la siguiente ventana (Ver grafico III):

GRAFICO III

Digite su NIT (Número de identificación tributaria) sin dígito de Verificación, continúe presionando la tecla de tabulación, con esta operación mostrará el nombre de la empresa y se ubicará el cursor en el espacio clave en el cual digitará su contraseña tal como fue entregada, a continuación seleccione la opción continuar o presione la tecla de tabulación (ver Grafico III).

Nota: Si usted aún no tiene su clave de acceso, comuníquese telefónicamente al 4464264 extensiones 123 – 135 o vía e-mail al correo paola.pardo@dupree.com.co ó ruth.amezquita@dupree.com.co quienes le asignaran la contraseña inicial.

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7. A continuación encontrará la siguiente ventana (ver Gráfico IV) en la cual encontrará las siguientes opciones:

A. Actualización datos generales.

B. Consulta facturas y pagos realizados.

C. Certificados (Retención por ICA, por IVA, en la Fuente).

D. Manual de Proveedores o Maquiladores (consultar de acuerdo a la línea de producción).

E. Opción salir ó atrás.

GRAFICO IV

8. Seleccione la opción de acuerdo a su necesidad. A continuación se hace la descripción de cada opción.

8.1 OPCION A – ACTUALIZACION DATOS GENERALES

Al ingresar por primera vez a nuestra aplicación, le aparecerá automáticamente el formulario de Actualización de proveedores el cual deberá diligenciar y Guardar , de lo contrario continuar con lo descrito en el siguiente párrafo.

Ubique el cursor en la opción A y de clic, lo llevará al formulario de Actualización de Proveedores donde deberá actualizar datos como: Razón social, nombre del proveedor, apellido del proveedor, dirección, teléfono, correo electrónico, persona contacto, código ciudad del proveedor y No. de fax. Para actualizar la información presione el botón que está

A B C

D E

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ubicado en la parte superior izquierda de su pantalla , esta operación actualizará la información.

En caso que la información contenida en formulario sea correcta, presione el botón ubicado en la parte superior derecha del formulario el cual le permitirá salir completamente de la aplicación (ver Gráfico V).

GRAFICO V

8.2 OPCION B – CONSULTA DE FACTURAS Y PAGOS REALIZADOS

Permite consultar las facturas que han sido radicadas en la compañía y los respectivos pagos realizados sobre ellas; para ello, ubique el cursor en la opción B. Existen dos formas de realizar su consulta:

 Si desea consultar las facturas correspondientes a una fecha en especial, digite la fecha de expedición de su factura (mm/dd/aaaa) (ver Gráfico VI).

GRAFICO VI

 Si desea consultar información de un periodo o rango de fechas específicas digite la fecha inicial, luego digite dos puntos seguidos (..) y finalice digitando la fecha final de consulta (ver Gráfico VII).

GRAFICO VII

En cualquiera de los dos casos mencionados anteriormente haga clic sobre el botón consultar para visualizar en pantalla los datos de su factura o clic en el botón exportar a Excel

Guardar Salir

Salir

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para ver los datos en una hoja de cálculo, a continuación podrá consultar el estado de su factura de acuerdo a la siguiente descripción:

Observara en el grafico VIII, dos colores en el ejemplo que se presenta, las facturas que se encuentran resaltadas con color azul (F), son las facturas que están pendientes por pago y las resaltadas en color rosado, son facturas que se encuentran ya canceladas (G), (pagas).

GRAFICO VIII

De igual forma encontrará información adicional que se describe a continuación de acuerdo a la opción:

H. Estado de las facturas: De acuerdo a la nomenclatura su factura puede presentar cuatro estados:

ANU - Anulado: Una factura puede ser anulada por error en el IVA y/o precio facturado, presentar tachones, resolución vencida, entre otros.

CTB - Contabilizado: Cuando su factura presenta este estado significa que ya ha pasado a nuestro Departamento de Contabilidad y ha sido procesada en nuestro sistema.

PAG -Pago: Factura ya ha sido pagada.

RAD - Radicado: Es el primer paso que usted debe realizar luego de entregar su pedido en nuestro centro de almacenamiento (CA), el proceso es muy fácil entregue su factura en nuestra recepción y ellos le proporcionaran una etiqueta de acuerdo al tipo de documento. Si su pedido ha sido entregado con orden de compra, la etiqueta de identificación que le suministraran está identificada de la siguiente manera DCO (Documento con orden de compra), numero consecutivo, razón social de Industrias

I J K L M N O P Q R S

F G

H

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Inca y nuestro NIT; si su pedido ha sido entregado sin orden de compra se identificara de la siguiente manera DSO (documento sin orden) y la información adicional que se presenta en la etiqueta anterior. Si usted no ha realizado la radicación de su factura de acuerdo al proceso anterior, no se realizara el pago de la misma.

REC - Rechazado: La factura puede ser rechazada por presentar la resolución vencida, presentar una fecha posterior, mayor a dos días del mes vencido, doble facturación, entre otros.

I. Comprobante No.: Corresponde al número del documento con el cual se realiza el pago de su factura, si observa en el Grafico VIII, encontrará dos tipos de números con diferente cantidad de dígitos, los números con menos de 6 dígitos corresponden a los pagos realizados por transacción interbancaria y los números identificados con 6 dígitos corresponde al pago realizado con comprobante de egreso.

J. Fecha de pago: mes, día y año en el cual se realizó el pago de la factura.

K. Fecha de factura: Fecha de emisión por el proveedor de la factura.

L. No. Factura: Numero de identificación de la factura. Al hacer clic sobre el número de factura obtendrá información de la causación contable de la factura (Notas debito, crédito, iva, entre otros). Ver Grafico IX.

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MANUAL DE PROVEEDORES 7 M. Valor cancelado: Corresponde al valor total pagado, realizando los correspondientes descuentos o cobros contables (iva, retefuente, reteica, de acuerdo al régimen tributario del proveedor).

N. Valor facturado: Corresponde al valor neto inicial facturado sin realizar ningún descuento o cobro contable.

O. Tipo de nota: Tipo de nota que se aplica a la factura de acuerdo al caso presentado.

Nota debito: Comprobante que se genera al proveedor, en la que se le notifica haber descontado o debitado en su cuenta una determinada suma, cantidad o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento disminuye el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, corregir errores por exceso en la facturación o cualquier otra circunstancia que signifique un menor valor a pagar al proveedor.

Nota crédito: Comprobante que se genera al proveedor, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por error en la facturación, menor cantidad cobrada, ajuste de moneda, entre otros que signifique un mayor valor a pagar al proveedor.

P. Nota No. : Número de identificación asignado a la nota debito o crédito (automático), Si se hace clic en el mismo obtendrá la nota realizada con su detalle (Ver grafico X).

GRAFICO X

Q. Fecha Nota: Fecha de elaboración de la nota debito o crédito.

R. Valor Nota: Valor causado a la nota debito o crédito.

S. Estado: Ver ítem H – Estado de la factura.

Para salir de la aplicación o ventanas abiertas seleccione el botón en la parte superior de la pantalla o haga clic sobre el título.

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8.3 OPCION C – CERTIFICADOS

Permite Descargar y/o Imprimir los certificados de Retenciones (Retención en la Fuente, ICA e IVA) practicadas durante un año y periodo específico, de la siguiente manera:

RETEICA

Clic en la opción Retención por ICA, si desea consultar un certificado en especial, digite el año a consultar, luego el No. de bimestre el cual debe ser entre 1 y 6 (Ver Gráfico XI).

GRAFICO XI

Si desea consultar información de un periodo definido de certificados digite el bimestre inicial, luego digite dos puntos seguidos (..) y finalice digitando el bimestre final.

GRAFICO XII

Clic en el botón Descargar, para procesar la información, si existen registros para los parámetros ingresados, el sistema de manera automática mostrara el icono visualizar, el cual al hacer clic sobre el mismo se abrirá la siguiente pantalla para realizar la descarga (Ver Gráfico XIII).

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GRAFICO XIII

Nota: Para visualizar el certificado debe tener instalado Acrobat Reader, si aún no lo tiene podrá descargarlo en la siguiente dirección: http://ardownload.adobe.com/pub/adobe/reader/win/7x/7.0.9/esp/AdbeRdr709_es_ES.exe.

A continuación puede seleccionar la opción Abrir (le permite solamente visualizar la información a descargar) o la opción guardar. Al seleccionar la opción abrir, le abrirá una pantalla que le permitirá ver los certificados descargados (ver grafico XIV).

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GRAFICO XIV

Para realizar una nueva consulta seleccione el botón limpiar o si desea salir de la aplicación se presione el botón salir (Ver grafico XI ó XII).

RETEIVA

Para descargar certificados de Iva, utilice la misma metodología aplicada para descargar certificados de Ica.

RETEFUENTE

Para descargar certificados de retención en la fuente, solamente diligencie la información relacionada con el año y continúe con la metodología descrita para los certificados de Ica.

8.4 OPCION D - CONSULTA MANUAL DE PROVEEDORES O MAQUILADORES

Con el fin de sincronizar nuestros procesos y así fortalecer nuestra relación, se presenta el Manual de Proveedores ó Maquiladores (opción dependiendo de la UEN de producción), el cual usted podrá consultar de la siguiente manera:

Dirigirá el cursor al icono “Manual de Proveedores “ o “Manual de Maquiladores” y clic para ingresar.

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A continuación podrá consultar información general de la empresa, nuestros procesos de negociación, compras, manejo de mercancía, aseguramiento de calidad, facturación, devolución de producto y evaluación y calificación de proveedores.

8.5 OPCION E. SALIR

Para salir o retornar a la ventana anterior de la aplicación no olvide ubicar el cursor en el botón salir.