Reglas para Empleados No-Exentos sobre el Sistema Time Clock
(Reloj para Marcar Hora de Entrada y Salida)I. INTRODUCCION
El Distrito Escolar Municipal de Stafford hizo la transición a un sistema electrónico conocido como el Reloj para Marcar Hora de Entrada y Salida de los Empleados. Este sistema le permitirá tener un récord más acertado de su tiempo. También le permitirá al distrito procesar más eficientemente el
tiempo trabajado y tomado para procesar la nómina de pago. Para que este sistema se use de la mejor manera posible, pedimos a todos los empleados no exentos que sigan los lineamientos que describiremos a continuación. Su cooperación y conformidad con estos lineamientos son muy apreciados.
II. ARCHIVO DE TIEMPO OFICIAL
El sistema electrónico para marcar la hora de entrada y salida de los empleados y los archivos o récords serán las bases oficiales de las horas trabajadas para los empleados no-exentos del Distrito Escolar Municipal de Stafford (SMSD). Este método reemplazará las hojas manuales y generará los reportes basados en la información de las horas marcadas de entrada y salida.
La información obtenida de este sistema será la información oficial, asi aseguraremos la misma consistencia en el trato a los empleados. Cualquier disputa sobre la horas de trabajo actual serán referidas a los récords de este sistema.
Para que este sistema trabaje como se intenta, todos los empleados no-exentos deben participar.
III. REPORTES DE HORAS DE ENTRADA Y SALIDA DE LOS EMPLEADOS La Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) requiere que los empleadores mantengan ciertos récords de los empleados. Esto incluye récords
detallados de horas de entrada y salida y los salarios recibidos. El sistema electrónico que marca las horas de entrada y salida es usado para reportar todas las horas trabajadas y las horas tomadas durante el período de nómina a reportar para los empleados no-exentos.
Este sistema automático debe reflejar todas las horas trabajadas, las de tiempo regular y las de horas extras por cada período (incluyendo días personales tomados, tiempo de compensación, días festivos, etc.) Los ajustes necesarios deben hacerse semanalmente por la persona encargada para evitar errores y omisiones que puedan ocurrir si estos ajustes se hacen casi al final del período a reportar.
IV. REQUISITOS PARA MARCAR LA ENTRADA Y LA SALIDA DIARIA
Se requiere que todos los empleados marquen la hora de entrada por la mañana y la salida al final de su día de trabajo en su lugar de trabajo. En ciertas condiciones (como entrenamientos fuera de su lugar de trabajo,
eventos extracurriculares, etc.) el empleado debe reportar el tiempo trabajado a su supervisor para que el tiempo trabajado sea añadido manualmente. Otros requisitos y lineamientos incluyen:
Se espera que los empleados marquen las horas de entrada y salida del horario asignado.
Si las horas trabajadas en la semana no son suficientes para completar las horas asignadas, deben usar el tiempo de compensación para completarlas.
Las horas de entrada y salida serán marcadas en cuartos de hora, según sea el más cercano.
Está prohibido abusar o tomar ventaja de estas marcas de cuartos de hora, por ejemplo marcar la hora de entrada a las 8:07 a.m. sabiendo que se marcará como las 8:00 a.m. o marcar salida a las 4:53 p.m. sabiendo que el reloj marcará las 5:00 p.m.
Algunas posiciones tendrán una deducción automática del tiempo de comida, sin embrago se espera que los empleados marquen la salida del tiempo de comida y luego marquen su regreso al trabajo.
V. FALSIFICACION, ALTERACION Y REVISION SIN AUTORIZACION Debido a lo severo de las infracciones que vamos a detallar, habrá una acción disciplinaria inmediata que hasta pueden terminar en despido.
Cualquier intento de alteración del sistema para marcar la hora de entrada y salida o su software.
Marcar hora de entrada o salida para un empleado que llegará tarde o que está ausente.
Cualquier persona que interfiera con el uso del sistema con otros empleados.
Ver sin autorización el tiempo de otros empleados en el sistema. El Supervisor y la Coordinadora de Servicios al Personal revisarán los detalles específicos de las infracciones, incluyendo, pero no son limitados a los especificados anteriormente y desarrollarán un plan de acción apropiado.
VI. PROBLEMAS DEL RELOJ
Si un empleado no puede marcar su hora de entrada o salida debido a mal funcionamiento del reloj o por descuido, es responsabilidad del empleado informar al supervisor de inmediato. En esta situación, el supervisor marcará manualmente la hora de entrada y salida. El supervisor debe notificar a la oficina de negocios y al departamento de tecnología de cualquier problema con el reloj.
VII. DIAS FESTIVOS
Todos los días, de lunes a viernes, que no sean días hábiles, se
considerarán como días festivos. Las horas de los días festivos no cuentan sobre los límites para tiempo extra.
VIII. HORAS DE COMIDA
Todos los empleados no-exentos deben marcar en el reloj la hora de salida a la comida y la hora de regreso al trabajo. Esto incluye las horas de comida durante los entrenamientos y actualizaciones dentro o fuera del Distrito.
IX. DESCANSOS
El Departamento del Trabajo de los Estados Unidos no requiere que se den descansos para comida o para café y el Distrito Escolar Municipal de Stafford no ofrece estos descansos, sin importar el tiempo que se tomen. Todos los empleados no-exentos deben marcar en el reloj la hora de salida y de entrada cuando deseen tomar un descanso (corto o largo).
X. HORAS NO REPORTADAS
Trabajar fuera del reloj está prohibido, ya sea intencional o por descuido. Se requiere que los empleados marquen su hora de entrada antes de hacer cualquier trabajo. No deben marcar la hora de salida si no han terminado de trabajar. El olvidar de marcar la hora de entrada o salida no es una razón legítima para trabajar fuera del reloj.
Los empleados que no reportan todas las horas trabajadas se sujetarán a acción disciplinaria.
Ya que un empleado ha marcado la hora de entrada, es responsable por comenzar a trabajar. Asuntos personales, o simplemente no trabajar cuando ya marcó su entrada se considerará tomar acción disciplinaria.
XI. REPORTANDO EL TIEMPO ELECTRONICAMENTE
La Oficina de Negocios cerrará la semana de trabajo en el sistema de acuerdo al horario presente para asegurar que los ajustes de tiempo y de salidas sean reportados correctamente. Es imperativo que los supervisores corrijan todos los errores de entrada y salida que no se marcaron, tiempos tomados, días festivos, etc, dentro de 3 días hábiles de la semana anterior. Cada supervisor o designado debe imprimir todas las hojas de reporte de tiempo (del período identificado en la hoja de horarios de nómina) del sistema Time Clock Plus y debe pedirle al empleado que los revise y los firme. Si el supervisor o designado está satisfecho con las horas reportadas, entonces debe firmar el reporte electrónicamente y enviarla a la Especialista de Nómina para el día designado en el horario de nómina.
Los supervisores deben dar la oportunidad a los empleados no-exentos de revisar sus reportes de tiempo antes de la fecha límite.
XII. DISPUTAS SOBRE HORAS DE ENTRADA O SALIDA
Para cualquier pregunta sobre horas de entrada o salida, el Distrito ha puesto los relojes cerca de cámaras de seguridad.
Si hay una disputa sobre tiempos de entrada o salida (por el empleado, supervisor o cualquier otra persona), el video de la cámara de seguridad se usará para resolver la cuestión.
Cuando el video no está disponible, la disputa se documentará apropiadamente por el supervisor, se firmará por las dos partes y se entregará al Departamento de Servicios al Personal para archivarse en el archivo del trabajador. Si el empleado rehúsa firmar la documentación, el supervisor debe de anotarlo en el papeleo y entregarlo al Departamento de Servicios al Personal.
XIII. TIEMPO DE COMPENSACION
En noviembre de 1985, La Ley de normas Justas de Trabajo fue cambiado para permitir que se diera a los trabajadores del sector público la oportunidad de ganar tiempo de compensación en lugar de tiempo extra pagado (esto incluye los distritos escolares). El tiempo de compensación es permitido a los empleados no-exentos de acuerdo con las restricciones de salarios federales y estatales.
Todos los empleados no-exentos (con la excepción de choferes de autobús, de trabajadores del departamento de mantenimiento y conserjes, de
trabajadores de la cafetería y de las horas trabajadas por los empleados que toman las notas oficiales de todas la juntas de Concejo de SMSD) deben recibir tiempo de compensación en lugar de tiempo extra a discreción del Concejo de SMSD.
El empleado debe pedir aprobación del supervisor antes de trabajar para ganar tiempo de compensación.
El tiempo de compensación ganado se basa en horas trabajadas en exceso de las horas del contrato para la semana. Supongamos que debe trabajar 40 horas en la semana y que las horas que trabajó son más de 40, esas horas de más se acumularán como tiempo de compensación a tiempo y medio. Si
en la semana hay un día festivo, las horas de contrato para esa semana son 32, si el empleado trabajó más de 32 horas y menos de 40, entonces las horas se acumularás con el mismo tiempo.
El empleado debe hacer lo necesario para usar el tiempo de compensación para el fin del año de trabajo.
Los supervisores deben hacer un esfuerzo razonable para permitirle al empleado tomar el tiempo de compensación cuando el empleado lo desee. XIV. TIEMPO EXTRA
Siempre debe ser autorizado el tiempo extra por un supervisor antes de trabajarlo.
El supervisor es responsable por verificar que hay fondos para pagar el tiempo extra antes de autorizarlo.
El tiempo extra será calculado basado en las horas de entrada y de salida grabadas en el sistema (ya sea tiempo igual o tiempo y medio, según las horas de trabajo de la semana)
XV. DINERO DESCONTADO DEL SUELDO
Si un empleado no-exento está ausente y ya usó todos los días personales, locales y estatales y también el tiempo de compensación, su salario será descontado por las horas que faltó, de acuerdo a su salario por hora. Si tiene tiempo de compensación, el Distrito debe deducir las horas necesarias para completar las horas de esa semana.
XVI. ADMINISTRADORES DEL SISTEMA TIME CLOCK
Los administradores son designados por los supervisores como los responsables por hacer los cambios necesarios, con la autorización del supervisor. Los mensajes de correo electrónico o notas son suficiente autorización.
XVII. SUPERVISORES DEL SISTEMA TIME CLOCK
Los supervisores del sistema Time Clock (generalmente directores o designados) deben revisar la información aprobada por cada empleado y luego firmar el reporte de horas.
XVIII. VOLUNTARIOS DE BUENA FE
Los voluntarios de buena fe son individuos que hacen horas de servicio (para una agencia pública por razones cívicas, de caridad o humanitaria) sin
promesa de compensación por los servicios rendidos. Si se cumplen estas condiciones, las personas no deben someterse a la Ley de Normas Justas de Trabajo.
XIX. TARJETA DE IDENTIFICACION PERDIDA
Los relojes para marcar las horas de entrada y salida localizados en el Distrito se usan deslizando la tarjeta de identificación. Si usted perdió su tarjeta de identificación, le pedimos que entre manualmente su número de identificación para marcar la hora de entrada y salida.
XX. ENTRENAMIENTO
Los entrenamientos para procesar los reportes de nómina están disponibles cada verano según sea necesario. Las solicitudes de entrenamiento deben ser entregadas a la Oficina de Negocios directamente.
XXI. REPORTES CON CAMBIOS Y CORRECCIONES
La Oficina de Negocios va a revisar los reportes regularmente y verificará si hay irregularidades o patrones. Cualquier irregularidad o patrón se discutirá con el supervisor y se someterá a una investigación.
XXII. AUSENCIAS
El sistema graba las horas de entrada y salida, pero no quita la
responsabilidad del empleado de someter sus ausencias en el sistema AESOP. Todas las ausencias registradas en AESOP deben ser
el reporte con los reportes de nómina para asegurar que la información sea asignada al empleado correctamente.
XXIII. AÑADIR Y REMOVER EMPLEADOS DEL SISTEMA
El Departamento de Servicios al Personal entregará información de los empleados a la Oficina de Negocios cuando un empleado ha sido
recomendado para su contratación, ha tenido un cambio en su empleo (de no-exento a exento), renunció, fue despedido, etc.). Si un empleado no puede marcar la hora de entrada en su primer día de trabajo, por favor comuníquese con la Oficina de Negocios de Inmediato y se tomarán las medidas necesarias para su resolución.
XXIV. DEFINICIONES
Los empleados no-exentos se determinan por la Ley de Normas Justas de trabajo y deben incluir posiciones como secretarias, ayudantes, choferes de autobuses, trabajadores de HVAC, trabajadores y supervisores de
mantenimiento y trabajadores y supervisores de la cafetería, etc. (Si tiene preguntas específicas, por favor comuníquese con la Oficina de Negocios.) XXV. PREGUNTAS
Por favor dirija sus preguntas a su supervisor antes de contactar la Oficina de Negocios.
Recibo del Reglamento para Empleados No-Exentos sobre el
Sistema Time Clock
Nombre del Empleado: Escuela o Departamento:
Número de Identificación del Empleado: Número de Extensión:
Por este medio verifico haber recibido una copia del Reglamento para empleados No-Exentos sobre el Sistema Time Clock, reloj para marcar la hora de entrada y salida. Estoy de acuerdo en leer y someterme a las normas, las reglas, los lineamientos y los procedimientos definidos en este documento.
La información en este manual puede ser cambiada. Entiendo que los cambios en las normas del distrito pueden reemplazar, modificar o eliminar la información que está en este manual. Al actualizar el Distrito las Normas y Reglas, acepto responsabilidad de leer y someterme a los cambios.
Entiendo que este manual no tiene la intención de modificar o alterar contratos o posiciones.
Entiendo que tengo la obligación de informar a mi supervisor o jefe de departamento de disputas con el tiempo o correcciones hechas a mi reporte electrónico.
Acepto la responsabilidad de comunicarme con mi supervisor o con la Oficina de Negocios si tengo preguntas, preocupaciones o necesito más información.
Firma del empleado
