Universidad Tecnológica Equinoccial Sistema de Educación Presencial Carrera de Finanzas, Auditoría y CPA Tesis de grado previa la obtención del título de
Ingeniera en Finanzas, Auditoría y C.P.A Tema:
“Estructuración de un sistema de Control Interno para minimizar las pérdidas existentes en la bodega de la Empresa CODEU”
Autora:
Carla Robles Romero. Director de Tesis: Ing. Harold Muñoz
Quito-Ecuador
Certificación de Tutoría
Por medio de la presente certifico, que la Srta. Carla Robles Romero. Ha realizado bajomi tutoría la Tesis “Estructuración de un sistema de Control Interno para minimizar las pérdidas existentes en la bodega de la Empresa
CODEU”
Cumpliendo los objetivos y lineamientos planteados para la ejecución de la misma, en base a los requisitos que expide la Universidad Tecnológica Equinoccial, para la obtención del título de Ingeniera en Finanzas, auditoría y
C.P.A. Atentamente:
Ing. Harold Muñoz
Declaración de Autenticidad
La responsabilidad del contenido de la presente tesis de grado, corresponde a su autora:
________________________ Carla Robles Romero
Dedico este proyecto de tesis a Dios, a mis padres y a mis hermanos.
A Dios porque ha estado conmigo a cada paso que doy, cuidándome y
dándome fortaleza para continuar, a mis padres, quienes a lo largo de
mi vida han velado por mi bienestar y educación siendo mi apoyo en
todo momento. A mis hermanos depositando su entera confianza en
cada reto que se me presentaba sin dudar ni un solo momento en mi
inteligencia y capacidad. Es por ellos que soy lo que soy ahora. Los
AGRADECIMIENTO
Mi más sincero agradecimiento a la Universidad Tecnológica
Equinoccial y a mis queridos profesores que me abrieron las puertas y
compartieron sus abundantes conocimientos para salir adelante en mi
vida personal y académica.
Un agradecimiento especial al Ingeniero Harold Muñoz quien me
guió en la realización de la presente tesis y me brindó su apoyo y
comprensión constante.
No puedo olvidar a mis amigos, aquellos con los que viví experiencias
inolvidables en mi vida y supieron brindarme una amistad sincera e
incondicional.
INDICE
CAPITULO 1
1.
GENERALIDADES
1.1 Antecedentes
1
1.2 Situación actual del Tema de Investigación
3
1.3 Objetivo General del Estudio
5
1.4 Objetivos Específicos del Estudio
5
1.5 Justificación del Estudio
6
1.6 Idea a Defender
6
1.7 Métodos de Investigación
7
CAPITULO 2
2. MARCO DE REFERENCIA
2.1 Las Empresas
40
2.1.2 Características de las Empresas
41
2.2 Elementos de la Empresa
42
2.3 Clasificación de las Empresas
43
CAPITULO 3
3.1 LA EMPRESA CODEU
3.1.1 Objetivos Organizacionales
48
3.1.2 Misión
49
3.1.4 Cobertura del Programa
50
3.1.5 Servicios que ofrece la Corporación
54
3.2 Estructura Orgánica
64
3.3 Organigrama Estructural de la Bodega
65
3.4 Actividades Propuestas para el Personal de la Bodega
66
CAPITULO 4
ESTRUCTURACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PARA MINIMIZAR LAS PÉRDIDAS EXISTENTES
EN LA BODEGA DE LA EMPRESA CODEU
4.1 Procedimiento para la realización de compras Locales
De Importación de Mercadería
76
4.1.1 Autorización
76
4.1.2 Compras Locales
77
4.1.3 Compras Urgentes
78
4.1.4 Importaciones
80
4.1.5
Controles
80
4.2
Procedimiento para el Ingreso y Egreso de Mercadería 85
4.2.1 Ingreso de Mercadería a Bodega
86
4.2.3
Entrega a Bodega la Mercadería Consignada a los Clientes88
4
.
2.3.1 Abastecimiento a la Liberia
91
4.2.3.2 Entrega de Mercadería al por Mayor.
93
4.3 Determinación de Existencias y Control de Inventarios.
96
4.7 Procedimiento para Ventas
110
4.7.1 Procedimiento para ventas al por mayor y al Detal
113
4.7.2
Procedimientos para consignación de mercadería
Al por mayor. 114
4.7.3
Venta de la mercadería entregada en consignación
117
4.7.5
Transito de Mercadería
119
4.7.6
Entrega de pedidos a Nivel Nacional
119
4.7.8 Modificaciones de un pedido
121
4.7.9
Controles
121
4.8 Procedimiento para evaluar el desempeño del personal
De la bodega
4.8.1Evaluacion periódica Formal 130
4.8.2 Trabajadores en periodo de prueba 131
4.8.3 Diagrama Flujo de Procedimiento 133
4.10 Procedimiento para el Control de Activos Fijos 136
4.10.1 Incorporación de un Bien
139
4.10.2 Traspaso Interno de Activos Fijos 141
4.10.4
Procedimiento para el mantenimiento de Activos Fijos 142
4.10.05 Procedimiento para bajas de activos fijos 142
4.10.Controles 143
4.11 Procedimiento para control de cuentas y documentos por 145
4
.11.1 Cuentas por cobrar provenientes de la venta de mercadería 146
4.12 Procedimiento para la toma física de inventario de mercaderí151
CAPITULO 5
5.1Conclusiones 155
5.2 Recomendaciones
156
5.3 Anexos
5.3.1Orden de Compra de mercadería 157
5.3.2Ingreso de Bodega 158
5.3.3Reporte De Mercadería Consignada 159
53.4Estado de Cuenta de Clientes 160
5.3.5Egreso de Bodega 161
5.3.6Orden de Requisición 162
5.3.7Ingreso de Inventarios 163
5.3.8Guía de Remisión 164
5.3.9Factura 165
CAPÍTULO 1
1.1 ANTECEDENTES.
Desde su creación, la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) se ha convertido en el principal medio de canalización de recursos del gobierno americano para impulsar el crecimiento económico, la democracia, la educación, salud en países de menor desarrollo.
En febrero de 1942, Ecuador fue uno de los primeros países latinoamericanos en celebrar un convenio bilateral de asistencia que permitió canalizar recursos para mejorar las condiciones de salud, educación, y producción agrícola. Desde entonces, la asistencia de los Estados Unidos ha contribuido significativamente a viabilizar el crecimiento económico, social y cultural del Ecuador.
La colaboración técnica y financiera de los Estados Unidos en el sector educativo se inició en 1945, por medio del Servicio Cooperativo Interamericano de Educación. Su objetivo consistió en desarrollar nuevas normas de educación urbana y rural; mejorar la capacitación de los profesores; la educación vocacional; y el desarrollo de la educación a nivel escolar y universitario.
A fin de comprobar el tipo de educación que se impartía en el Ecuador un grupo de técnicos norteamericanos convivieron en varios lugares del Ecuador y por otra parte un grupo de técnicos ecuatorianos convivieron en Estados Unidos a fin de adquirir nuevos conocimientos y ambas partes debían establecer diferencias entre el modelo educacional del Ecuador con el de Estados Unidos.
Los técnicos norteamericanos presentaron un informe en el que solicitaron a la USAID establecer un programa de ayuda en el campo de la educación más efectivo, puesto que detectaron deficiencias en el área educativa durante su investigación.
técnicos norteamericanos manifestaron que la educación universitaria se realizaba a través del docente, quien era el centro de atención de la clase en razón de que el alumno no disponía de textos que le permitan desarrollar por iniciativa y con criterio propio lo que expresaba el profesor, a diferencia de lo que se desarrollaba en universidades de Europa y Estados Unidos, donde las clases son dinámicas y participativas debido al uso del texto en el aula, ya que se trabaja conjuntamente con el profesor , la educación es flexible, participativa, democrática, dirigida hacia el aprendizaje; con el uso de texto se elimina el dictado en clases y el estudiante puede seguir revisando la materia por si mismo sin necesidad de esperar la próxima clase.
Con el uso del libro se pretende dar un aporte al mejoramiento de calidad de la educación superior, que refleje significativos cambios en el proceso de enseñanza-aprendizaje; de una enseñanza rígida y memorística, a un sistema educativo participativo y democrático.
Esta técnica del uso de el texto en clases no era practicada en el Ecuador, pero a partir del interés mostrado por Organismos Internacionales específicamente la USAID, cuyo fin es el de proporcionar ayuda a países pobres y necesitados en convenio con el Ministerio de Finanzas del Ecuador decide dar ayuda a nuestro país basados en la convicción de que los jóvenes son el futuro del Ecuador y no hay nada mejor que invertir en la educación, ellos manifestaron que no era lo mismo dar al Ecuador “un pescado listo para comer que enseñarles a pescar”.
A partir de estos antecedentes la USAID crea un proyecto denominado RTAC II
(Centro Regional de Ayuda Técnica). El propósito del proyecto en el Ecuador es el de brindar una parte del financiamiento necesario para la adquisición de textos universitarios, los mismos que servirán para satisfacer la demanda bibliográfica de 200.000 estudiantes universitarios y 15.000 profesores de 25 Universidades.
utilizada por todas las universidades en el Ecuador ya que los estudiantes tendrán un mejor acceso a ellos debido a sus bajos costos.
1.2 SITUACIÓN ACTUAL DEL TEMA DE INVESTIGACIÓN
CODEU en el desarrollo de sus actividades busca la excelencia académica de la educación universitaria en el Ecuador, tanto en el sector Público como en el privado, así como servir al profesor y al alumno universitario, poniendo a su alcance textos actualizados en más de 40 áreas del conocimiento, con más de 25.000 títulos, en modernas ediciones y a precios al alcance de la comunidad universitaria ecuatoriana, además busca apoyar a los profesores universitarios permitiéndoles consolidar los hábitos de lectura entre los estudiantes y ayudar en la transferencia de tecnología.
CODEU mantiene estrecha relación con las mejores editoriales de textos didácticos, pedagógicos, y tecnológicos.
CODEU da un importante apoyo a la educación universitaria a distancia, mediante la adopción de textos del fondo bibliográfico RTAC-II, lo que ha contribuido al fortalecimiento y ampliación de las áreas académicas, incrementando considerablemente el número de estudiantes en esta modalidad.
Otros beneficios generados en las universidades del Ecuador gracias a la labor de Codeu son:
Mejoramiento de la educación superior porque con la información que tienen los estudiantes a través del uso del texto, contribuyen a generar el conocimiento en el aula, conjuntamente con el profesor.
Cambio del método de enseñanza hacia un sistema participativo y democrático en clases.
Mejoramiento de la calidad de la educación de los programas de Educación a Distancia a través de textos idóneos para esta modalidad de estudios.
Creación y fortalecimiento de las librerías y bibliotecas universitarias.
A pesar del gran desarrollo que ha tenido en los últimos años CODEU se han venido presentando situaciones que afectan directamente a la empresa como es el no poseer un Sistema de Control Interno que permita optimizar los procedimientos bajar los costos y posesionarse de una mejor manera en el Mercado.
Al observar que por no poseer un Sistema De Control Interno en la bodega en los últimos años se han venido presentando perdidas muy significativas de libros situación que preocupa al personal Administrativo Financiero y Operativo.
1.3 OBJETIVO GENERAL DEL ESTUDIO
Diseño de un sistema de Control Interno para minimizar las pérdidas existentes en la Bodega de la Empresa Codeu con lo que lograremos reducir costos administrativos, operacionales y los costos directos de la mercadería almacenada.
1.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ESTUDIO
1.4.1 Realizar un diagnóstico con el fin de establecer la situación actual de la empresa.
1.4.2 Identificar los factores que han obstaculizado la implementación de un Manual de procedimientos y un sistema de control Interno en la empresa.
1.4.3 Definir procedimientos necesarios para lograr la optimización y salvaguarda de los recursos económicos, materiales en la bodega.
1.4.4 Implementar la Propuesta del Diseño de un sistema de Control Interno.
1.4.5 Minimizar el riesgo de control y el riesgo inherente del manejo de los libros en la Bodega.
1.4.7 Cuantificar en dólares el margen de error que puede existir al momento de realizar un inventario físico.
1.5 JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO
El presente trabajo se realiza con la finalidad de que la Empresa Codeu tenga una base Financiera y Administrativa sólida y Confiable la cual desarrolla sus actividades en forma eficiente y eficaz, las mismas que permitan mejorar la situación actual ser mas competitivos en el mercado, al mejorar la calidad del servicio interno en la empresa, optimizar los recursos así como la gestión administrativa y financiera, proporcionar informaron oportuna para la toma de decisiones y lograr el cumplimiento de los objetivos empresariales.
Con un Sistema de Control Interno ayudara a mejorar la distribución a nivel Nacional ya que al cumplir con procesos establecidos en tiempo y calidad no existirán retrasos ni incumplimiento en la entrega de los Libros a los Clientes.
Este estudio permitirá cumplir con obligaciones tributarias y fiscales las cuales están estipuladas la legislación del Ecuador este cumplimiento es indispensable.
1.6 IDEA A DEFENDER
La estructuración de un sistema de Control Interno en la Bodega de Codeu impulsara a un mejoramiento en sus procesos ya que estos se los realiza de una manera Empírica sin conocer que se puede ahorrar tiempo y recursos al contar con un Sistema de Control Interno.
Por este motivo es indispensable esta estructuración ya que permitirá una distribución de funciones de acuerdo al perfil del personal, motivando a la actualización y preparación de los trabajadores ya que al encontrarse ante nuevos retos y exigencias se sentirán motivados para crecer profesionalmente.
soluciones y practicas inadecuadas que representan para la empresa costos y pérdida de tiempo.
1.7 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
1.7.1 INVENTARIOS
“Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.
Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.”1
1
CONCEPTO DE INVENTARIOS
“El termino de Inventarios comprende todos los bienes que una empresa posee y que están destinados para la venta o para la producción de bienes, tales como mercancías, materias primas, productos en proceso, productos terminados y otros elementos que se emplean en el giro normal de las operaciones de una empresa, como envases, empaques repuestos y suministros”2
Inventario es el stock de mercaderías que posee la empresa que se encuentran destinados a la venta o para la producción de artículos siendo esta la actividad principal del Negocio.
CONTROL DE INVENTARIOS
“Los inventarios además ,originan en los negocios comerciales la mayor cantidad de transacciones; por tanto las medidas de control interno del inventario deberán estar encaminadas a separar las funciones relacionadas con compras, recibo, almacenamiento y entrega de inventarios; a diseñar controles contables que permitan determinar las cantidades recibidas , en existencia y las vendidas”3
El control interno es fundamental en toda organización, como los inventarios son la cuenta de activo corriente que mas inversión comprende se deben aplicar estrictas medidas de control Interno para garantizar un correcto funcionamiento.
1.7.2 CONTROL DE INVENTARIOS.-
“La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio
2
El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes”4
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancías en tránsito
Mercancías en consignación
Inventario (final)
EL INVENTARIO INICIAL
Representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener
4
movimiento hasta finalizar el período contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.
COMPRAS
Se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas.
DEVOLUCIONES EN COMPRAS
Se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.
LOS GASTOS OCASIONADOS POR LAS COMPRAS
Deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.
1.7.3 VENTAS
“Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con éste fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.
compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.
MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN
No es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
EL INVENTARIO FINAL
Se realiza al finalizar el período contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras”5
1.7.4 FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o de ésta, al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente
5
de la línea de producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción.
Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, este bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.
El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artículos en proceso y artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica. Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de compras, producción y ventas a distintos niveles.
MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS
“Los métodos más utilizados para la valoración del inventario de mercadería son los siguientes”
1. P.E.P.S 2. U.E.P.S
3. PROMEDIO PONDERADO
4. ULTIMA COMPRA (COSTO ACTUAL)
PEPS Primeros en entrar, primeros en salir, Significa que las mercaderías que ingresan primero son las primeras que tienen que salir proviene del término “first in first out”(FIFO)
UEPS Ultimas en a entrar primeras en salir, Significa que las mercaderías que ingresaron al último son las primeras que tienen que salir .Proviene del término Ingles “last in, first out” (LIFO)
ÚLTIMA COMPRA Consiste en valuar las mercaderías al costo actual de mercado mediante ajustes contables.”6
1.7.5 PLANIFICACIONES DE POLITICAS DE INVENTARIOS.-
En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente:
VENTAS.-
Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.
PRODUCCIÓN.-
Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.
COMPRAS.-
Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.
FINANCIACION.-
Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).
6
PROPÓSITOS DE LAS POLÍTICAS DE INVENTARIOS
1.- Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.
2.- A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción.
1.7.6 FUNCIONES QUE EFECTUA EL INVENTARIO:
En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a máquina y que estas se preparen para producir una sola parte.
FUNCIONES:
Eliminación de irregularidades en la oferta
Compra o producción en lotes o tandas
Permitir a la organización manejar materiales perecederos
Almacenamiento de mano de obra
1.7.7 DECISIONES SOBRE INVENTARIOS:
1.- Que cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a reabastecer.
2.- Cuando reabastecer el inventario de ese artículo.
1.7.8 TIPOS DE INVENTARIO.-
Inventario Perpetuo:
“Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física.
Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados.
Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario”7
7
1.7.8.1 INVENTARIO INTERMITENTE:
“Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.
1.7.8.2 INVENTARIO FINAL:
Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
1.7.8.3 INVENTARIO INICIAL:
Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
1.7.8.4 INVENTARIO FÍSICO
Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos.
Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:
Manejo de inventarios (preparativos)
Identificación
1.7.8.5 INVENTARIO MIXTO:
Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.
1.7.8.6 INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS
Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.
1.7.8.7 INVENTARIO EN TRANSITO:
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.
1.7.8.8 INVENTARIO DE MATERIA PRIMA:
Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.
1.7.8.9 INVENTARIO EN PROCESO:
Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.
1.7.8.10 INVENTARIO EN CONSIGNACION:
Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.
1.7.8.11 INVENTARIO MÁXIMO:
establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente.
1.7.8.12 INVENTARIO MÍNIMO:
Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.
1.7.8.13 INVENTARIO DISPONIBLE:
Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.
1.7.8.14 INVENTARIO EN LINEA:
Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
1.7.8.15 INVENTARIO AGREGADO:
Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.
1.7.8.16 INVENTARIO EN CUARENTENA:
Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.
1.7.8.17 INVENTARIO DE PREVISIÓN:
1.7.8.18 INVENTARIO DE SEGURIDAD:
Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
1.7.8.19 INVENTARIO DE MERCADERÍAS:
Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado.
1.7.8.20 INVENTARIO DE FLUCTUACIÓN:
Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.
1.7.8.21 INVENTARIO DE ANTICIPACIÓN:
Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o a un periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.
1.7.8.22 INVENTARIO DE LOTE O DE TAMAÑO DE LOTE:
puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.
1.7.8.23 INVENTARIO ESTACIONALES:
Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente”8
1.7.9 MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general.
Entre las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios, la de principal importancia es la consistencia: La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el periodo contable.
Y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes periodos y conocer la evolución de la entidad económica; así como también comparar con Estados Financieros de otras entidades económicas.
Las Principales bases de valuación para los inventarios son las
siguientes:
Costo
Costo o Mercado, al más bajo
Precio de Venta
8
1.7.10 BASE DE COSTO PARA LA VALUACIÓN DE LOS
INVENTARIOS:
El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artículos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importación, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artículos y/o materias primas son transportados o están en almacén, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de añejamiento.
1.7.10.1 BASE DE COSTO O MERCADO, EL MÁS BAJO:
El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, según sea el tipo de inventario de que se trate:
1.7.10.2 BASE DE COMPRA O REPOSICIÓN:
Esta base se aplica a las mercancías o materiales comprados.
1.7.10.3 BASE DE COSTO DE REPOSICIÓN:
Se aplica a los artículos en proceso, se determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricación corrientes.
1.7.10.4 BASE DE REALIZACIÓN:
Para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancías o materias primas desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de compra o reposición en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancías o materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable.
Costo Identificado
Costo Promedio
Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS"
Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS"
Método Detallista.
1.7.11 MÉTODO COSTO IDENTIFICADO:
Este método puede arrojar los importes más exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones.
1.7.12 COSTO PROMEDIO:
Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de artículos adquiridos o producidos.
El costo de los artículos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta. El promedio resultante se emplea entonces para valorizar el inventario final.
Los costos determinados por el método de promedio ponderados son afectados por las compras, al principio del periodo; así como al final del mismo; por lo tanto, en un mercado que tiende al alza, el costo unitario será menor que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario excederá al costo corriente.
1.7.13 MÉTODO PRIMERO EN ENTRAR, PRIMERO EN SALIR”PEPS”:
“Este método identificado también como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de él.
el inventario está integrado por las compras más recientes y esta valorizado a los costos también más recientes, la valorización sigue entonces la tendencia del mercado.”9
PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS)
INVENTARIO FINAL
COSTO DE VENTAS
UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL
510 35.00 17850 400 20 8000
750 38.00 28500 500 30000 15000
840 40.00 33600 980 35 34300
2100 38.07 79950 1880 30.48 57300
Ejemplo Metodológico (1) Autor Carla Robles
Fuente Carla Robles
1.7.14 MÉTODO ÚLTIMO EN ENTRAR, PRIMERO EN SALIR “UEPS”
Este método parte de la suposición de que las últimas entradas en el almacén o al proceso de producción, son los primeros artículos o materias primas en salir.
El método U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las mercancías que se adquieren de último son las primeras en utilizarse o venderse, por lo tanto el costo de la mercadería vendida quedara valuado a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada artículo en el momento que se dio la misma.
Entre los benéficos que ofrece este método para efectos fiscales podemos citar los siguientes.
El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos. Estos implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida se aplicarán los
9
últimos precios de compra, y en economías como la nuestra, se ha demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el Costo de Mercadería Vendida sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta será menor.
La valuación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultaría de aplicar cualquier otro método de valuación, pues se utilizan los precios más viejos de compra según el extracto a que se refiere.
Dificultades de la metodología del U.E.P.S a la hora de su aplicación:
Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada línea de producto.
La reducción de significativa en cantidad de algunas partida del inventario mientras que otras similares aumentan no compensan su valoración sino por el contrario tienden a desaparecer la base U.E.P.S
El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidación parcial o total de su base U.E.P.S y su reposición al costo actual, pero se pasa por alto el efecto desusadamente grande en la cantidad de una partida similar.
Cabe señalar que para en la aplicación de NIIFS este método no aplica
ULTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (UEPS)
INVENTARIO FINAL
COSTO DE VENTAS
UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL
1200 35.00 42000 8400 40 33600
500 30.00 15000 750 38 28500
400 20.00 8000 290 35 10150
2100 30.95 65000 1880 38.43 72250
Ejemplo Metodológico (2) Autor Carla Robles
1.7.15 MÉTODO PROMEDIO PONDERADO
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto más el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación.
En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación
MÉTODO PROMEDIO PONDERADO
INVENTARIO FINAL
COSTO DE VENTAS
UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL
1200 34.48 41382 840 34.48 28967
500 34.48 17242 750 34.48 25864
400 34.48 13794 290 34.48 10001
2100 34.48 72418 1880 34.48 64832
Ejemplo Metodológico (3)
Autor Carla Robles
1.7.16 SELECCIÓN DEL SISTEMA DE VALUACIÓN.-
Cada empresa debe seleccionar el sistema de valuación más adecuado a sus características, y aplicarlos en forma consistente, a no ser que se presenten cambios en las condiciones originales, en cuyo caso deben hacerse la revelación de las reglas particulares.
Para la modificación del sistema de valuación hay que tomar en cuenta que los inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artículos que forman parte del mismo, es indispensable, para cumplir con el principio de realización.
Costo o Valor de mercado, el que sea menor, excepto que:
El costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realización y
El valor de mercado no debe ser menor que el valor de realización.
El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, pueden calcularse utilizando el método PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS (últimas en entrar, últimas en salir), el de identificación específica o el promedio ponderado. Así mismo, se podrán emplear sistemas de inventario permanente o periódico, con las restricciones que, en éste último caso, se encuentran en la legislación fiscal del país y, puesto que los inventarios son partidas no monetarias del balance, deben ser ajustadas por inflación de tal manera que el inventario final y el costo de ventas reflejen adecuadamente los ajustes por inflación correspondientes.
Existen, para tal propósito, dos sistemas de valuación de inventarios:
a) sistema permanente o perpetuo y
b) sistema periódico o juego de inventarios
1.7.16 SISTEMA PERMANENTE O PERPETUO:
Con este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre al día, pero requiere llevar un juego completo de kárdex para el registro de entradas, salidas y saldos de inventarios. Aunque, bajo éste parámetro, no se necesitaría practicar inventarios físicos, normalmente ellos se realizan para verificar y conciliar los saldos contenidos en las tarjetas de kárdex.
El ajuste por inflación de los inventarios llevados por el sistema perpetuo o permanente se aplica a los saldos iniciales de cada mes, si se emplea el método mensual de ajustes y al inventario inicial del año y a las compras si se utiliza el método anual. Parte de estos ajustes se traslada al costo de ventas, en la medida en que dichos inventarios se consuman o se vendan, teniendo en cuenta los procedimientos explicados en el capítulo tercero.
1.7.16.1 SISTEMA PERIÓDICO O JUEGO DE INVENTARIOS:
A diferencia del sistema permanente, para poder valuar los inventarios llevados por el sistema periódico se debe realizar un conteo físico y valorizar su resultado, por uno cualquiera de los modelos explicados más adelante. Por éste método, también conocido como juego de inventarios, el costo de ventas se determina como el cambio neto entre el inventario inicial y el final.
Este sistema de inventario sólo puede ser utilizado por aquellas empresas que, por ley, no estén obligadas a tener revisor fiscal; es decir sólo para pequeñas y medianas empresas.
Norma Internacional de Contabilidad Nº 2
INVENTARIOS
OBJETIVO
1. El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios.
Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que
Debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos Correspondientes sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir costos a los inventarios.
ALCANCE
2. Esta Norma es de aplicación a todos los inventarios, excepto a:
(a) las obras en curso, resultantes de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicios directamente relacionados (véase la NIC 11, Contratos de Construcción);
(b) los instrumentos financieros; y
3. Esta Norma no es de aplicación en la medición de los inventarios mantenidos
Por:
(a) Productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha o recolección, de minerales y de productos minerales, siempre que sean medidos por su valor neto realizable, de acuerdo con prácticas bien consolidadas en esos sectores. En el caso de que esos inventarios se midan al valor neto realizable, los cambios en este valor se reconocerán en el resultado del periodo en que se produzcan dichos cambios.
(b) Intermediarios que comercian con materias primas cotizadas, siempre que midan sus inventarios al valor razonable menos costos de venta. En el caso de que esos inventarios se lleven al valor razonable menos costos de venta, los cambios en el importe del valor razonable menos costos de venta se reconocerán en el resultado del periodo en que se produzcan dichos cambios.
4. Los inventarios a que se ha hecho referencia en el apartado (a) del párrafo 3 se miden por su valor neto realizable en ciertas fases de la producción. Ello ocurre, por ejemplo, cuando se han recogido las cosechas agrícolas o se han extraído los minerales, siempre que su venta esté asegurada por un contrato a plazo sea cual fuere su tipo o garantizada por el gobierno, o bien cuando existe un mercado activo y el riesgo de fracasar en la venta sea mínimo. Esos inventarios se excluyen únicamente de los requerimientos de medición establecidos en esta Norma.
NIIF 4
INVENTARIOS.
OBJETIVO
Prescribir el tratamiento contable de los inventarios Cantidad de costos que debe reconocerse como un activo (sustancia económica, valuación, valor de entrada, registro inicial costo de adquisición).Diferimiento hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos (valuación, valor de salida, registro posterior, asociación de costos y gastos con ingresos generados.)
ALCANCE DE LA NIIF 4
Referencia a la NIF A3 Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros para las entidades que en ella se consideran. Empresas comerciales e industriales. Consideraciones en otros boletines tales como: Contratos de construcción, Agricultura.
TIPOS DE INVENTARIO
Producto terminado
Producción en proceso
Materia prima
Material de empaque y envase
Mercancía en tránsito
Productos obsoletos
Productos de lento movimiento
Productos dañados
Modelos de ingeniería
Productos en consignación
VALUACIÓN DE INVENTARIOS
Métodos de valuación
Costo promedio
Detallistas
PEPS
REGLAS DE VALUACIÓN
Los inventarios se valúan a su costo de adquisición o el de producción.
Las materias primas se valúan a su costo de adquisición más gastos incurridos en colocarlos en el sitio para ser procesados. La mercancía en tránsito debe registrarse conjuntamente Con todos los gastos que a la fecha de su valuación se han erogado. Los anticipos a proveedores representan desembolsos realizados a cuenta de pedidos futuros de inventarios. La producción en proceso debe evaluarse en proporción a los diferentes grados de avance que tengan los elementos de su costo. Los artículos terminados se valúan a su costo de adquisición o producción si son comercios o industrias. Los inventarios en consignación se valúan al costo que les corresponda y forman parte de los artículos terminados.
COSTOS EXCLUÍDOS DEL INVENTARIO
Desperdicios en cualquiera de los tres elementos del costo.
Almacenamiento que no represente materia prima.
Administración y ventas de inventarios.
Costo de ventas.
Intereses de activos no calificables.
REGLAS DE PRESENTACIÓN
1. Los inventarios se presentan en el activo circulante. 2. Se deben detallar los tipos de inventarios.
3. Se debe revelar el sistema y método de valuación utilizados. 4. Existencia de gravámenes o garantías.
6. Si la Compañía utilizó el sistema de costeo.
7. directo es necesario revelar el importe de gastos. fijos, variables y utilidad marginal.
1.7.17 CONTROL DE INVENTARIOS DE MERCANCÍAS.-
Muchos de los problemas de cumplimiento de fechas pactadas que existen en los sistemas industriales, comerciales y de servicios tienen su causa en pobres decisiones de administración de materiales.
Es el conjunto de actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de artículos (materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud significativa.
Esta sección resume el movimiento de entradas y salidas que conforman el inventario de mercancía de la empresa. Para registrar la sección de control de inventario de mercancías, todas las facturas de ventas deben contener la información del costo de cada artículo vendido. Este dato se anotará mediante códigos para proteger la información confidencial.
COSTOS DE INVENTARIOS.-
La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos
1. Costos asociados a los flujos
2. Costos asociados a los stocks
3. Costos asociados a los procesos
Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clásica estructura de Costos por naturaleza, según se clasifican en los dos siguientes grandes grupos.
Costos de Operación.
Los primeros, son los necesarios para la operación normal en la consecución del Fin. Mientras que los asociados a la Inversión son aquellos financieros relacionados con depreciaciones y amortizaciones.
Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los Costos de los flujos de aprovisionamiento (transportes), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor (en el caso de contratos tipo CFR, CIF, CPT o CIP, entre otros) y en otros casos estarán incluidos en el propio precio de la mercancía adquirida. Será necesario tener en cuenta tanto los Costos de operación como los asociados a la inversión.
Costos asociados a los stocks, en este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con Inventarios. Estos serian entre otros Costos de almacenamiento, deterioros, perdidas y degradación de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de Stock, en este caso cuentan con una componente fundamental los Costos financieros de las existencias, todo esto ya serán explicados más adelante.
Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios habrá que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo, para decidir tamaño optimo del pedido) solamente habrá que tener en cuenta los costos evitables (que podrán variar en cada caso considerado), ya que los costos no evitables, por propia definición permanecerán a fuera sea cual fuera la decisión tomada.
cuando el transporte está gestionado directamente por el comprador se mantiene esta práctica, aunque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de mercancías adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte también en parte del costo de lanzamiento del pedido.
La clasificación puramente logística de Costos que se ha citado hasta ahora no es la más frecuentemente utilizada en "la profesión". Ya hemos citado en el párrafo anterior conceptos como "costo de lanzamiento del pedido" o "costo de adquisición", que no aparecían entre los conceptos inicialmente expuestos. Pues bien, la clasificación habitual de costos que utilizan los gestores de los inventarios es la siguiente:
Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión de stocks
Costos de lanzamiento del pedido
Costos de adquisición
Costos de ruptura de stocks.
1.7.18 COSTOS DE ALMACENAMIENTO.-
“Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como:
Costos Financieros de las existencias
Gastos del Almacén
Seguros
Deterioros, pérdidas y degradación de mercancía.
Para dejar constancia de esta complejidad, se incluye seguidamente una relación pormenorizado de los Costos de almacenamiento, mantenimiento o posesión de los stocks en el caso más general posible. No obstante, más adelante se expondrá un método simplificado para calcular estos costos (la tasa anual "ad valorem") que se utiliza con mucha frecuencia.
La clasificación de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los clasifica por actividad (almacenaje y manutención), por imputabilidades (fijas y variables) y por orígenes directos e indirectos.
1.7.19 COSTOS DIRECTOS DE ALMACENAJE.-
Costos fijos
Personal
Vigilancia y Seguridad Cargas Fiscales
Mantenimiento del Almacén Reparaciones del Almacén Alquileres
Amortización del Almacén
Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje Gastos financieros de inmovilización
Costos variables
Energía Agua
Mantenimiento de Estanterías Materiales de reposición
1.7.20 COSTOS DIRECTOS DE MANTENCIÓN.-
Costos fijos
Personal Seguros
Amortización de equipos de manutención Amortización de equipos informáticos Gastos financieros del inmovilizado
Costos variables
Energía
Mantenimiento de equipo de manutención Mantenimiento de equipo informático Reparaciones de equipos de manutención Comunicaciones.
1.7.21 COSTOS INDIRECTOS DE ALMACENAJE.-
De administración y estructura
De formación y entrenamiento del personal
1.7.22 COSTOS DE LANZAMIENTO DEL PEDIDO.-
Los Costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos los Costos en que se incurre cuando se lanza una orden de compra. Los Costos que se agrupan bajo esta rúbrica deben ser independientes de la cantidad que se compra y exclusivamente relacionados con el hecho de lanzar la orden. Sus componentes serían los siguientes:
ejemplo), costos de transporte exclusivamente vinculados al pedido (la factura de un "courier" en el caso de una reposición urgente, por ejemplo), costos de supervisión y seguimiento de la necesidad de lanzar un pedido, etc.
Costos Administrativos vinculados al circuito del pedido.
Costos de recepción e inspección.
1.7.23 COSTOS DE ADQUISICIÓN.-
Es la cantidad total Invertida en la compra de la mercancía, o el valor contable del producto cuando se trata de material en curso o productos terminados.
En el primer caso (materias primas o componentes), el costo de adquisición incorporará los conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (por ejemplo, el transporte, si es por cuenta del proveedor, pero no el IVA). Se debe tener en cuenta que muchos proveedores aplican descuentos por volumen, por lo que unas veces el costo de adquisición de un pedido tendrá una componente de costo evitable y otras veces será en su totalidad un costo no evitable.
En el segundo caso (material en curso o productos terminados), la determinación del costo de adquisición es más compleja, dependiendo de las prácticas contables de la empresa. En principio debe incorporar los siguientes conceptos”10
10
CAPÍTULO 2
2.1MARCO DE REFERENCIA
2.1.1 LAS EMPRESAS
“Una empresa es una organización o institución dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales. Se ha notado que, en la práctica, se pueden encontrar una variedad de definiciones del término. Eso parece ser debido por lo menos en parte a que a pesar de su aparente simplicidad el concepto es complejo. Así, se puede considerar que esas diferencias enfatizan diversos aspectos. A continuación se ofrecerán algunas:
Una empresa es un sistema que interacciona con su entorno materializando una idea, de forma planificada, dando satisfacción a unas demandas y deseos de clientes, a través de una actividad económica. Requiere de una razón de ser, una misión, una estrategia, unos objetivos, unas tácticas y unas políticas de actuación. Se necesita de una visión previa y de una formulación y desarrollo estratégico de la empresa. Se debe partir de una buena definición de la misión. La planificación posterior está condicionada por dicha definición.
La Comisión de la Unión Europea sugiere: Se considerará empresa toda entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerza una actividad económica. En particular, se considerarán empresas las entidades que ejerzan una actividad artesanal u otras actividades a título individual o familiar, las sociedades de personas y las asociaciones que ejerzan una actividad económica de forma regular.
De acuerdo al Derecho internacional, la empresa es el conjunto de capital, administración y trabajo dedicados a satisfacer una necesidad en el mercado”11
11
2.1.2 CARACTERÍSTICAS DE LAS EMPRESAS
2.1.2.1 PEQUEÑA EMPRESA:
“El administrador supremo dedica solo parte de su tiempo en cuestiones administrativas, pues lo absorbe una gran cantidad de problemas técnicos de producción, finanzas, ventas personal, etc.
No se requiere grandes previsiones o planeaciones
Son más frecuentes para solucionar los problemas los procedimientos de carácter informal, ya que la escasa complejidad de dichos problemas suple con ventaja la pobre tecnificación de los procedimientos y trámites administrativos.
Es mucho más factible una gran centralización y en cierto sentido puede ser más conveniente por la rapidez y unidad que imprime todos los trámites.
2.1.2.2 MEDIANA EMPRESA:
Suele ser una empresa de ritmo en crecimiento.
Presenta problemas de la pequeña y grande empresa y más bien carece de los beneficios que son sus características en ellos.
Como consecuencia de su crecimiento se ven en la necesidad de ir realizando una mayor descentralización y consiguientemente delegar.
La alta gerencia comienza a sentir la necesidad de obtener conocimientos técnicos-administrativos.
La gerencia de este tipo de empresa va sintiendo gradualmente como sus decisiones se van vinculando cada vez más a problemas de planeación y control, que a cuestiones de realización inmediata.
2.1.2.3 GRANDE EMPRESA:
El administrador o los administradores, chocados en la más alta jerarquía no solo se dedican la mayor parte de su tiempo a as funciones típicamente administrativas sino que requieren un staff más o menos grande de personas que lo ayuden a administrar.
Se requiere un grupo muy grande de especialistas por que es imposible que los altos ejecutivos conozcan con profundidad toda la inmensa cantidad de técnicas e instrumentos concretos, detallados y cambiantes que cada día surgen sobre producción, finanzas, ventas, etc.
Se impone un mayor grado de descentralización, delegando muchas funciones a jefes y aun a empleados que serán los únicos capacitados dentro de políticas y normas que se les fijan.
Son indispensables una previsión y planeación realizadas a más largo plazo, y por lo mismo más técnicas detalladas y formales.
Se convierte en problema vital el desarrollo de ejecutivos que no solo tengan conocimientos indispensables para ir ocupando los puestos que quedan en la empresa por ascensos, vacantes o expansiones, sino que reciban un adiestramiento práctico en estos difíciles problemas y desarrollen en ellos mismos las cualidades necesarias”12
2.2ELEMENTOS DE LA EMPRESA
La empresa está compuesta por un conjunto de elementos relacionados entre sí que persiguen unos objetivos comunes. Por esta razón, resulta conveniente hacer una clasificación y análisis de los mismos.
12
En principio y dependiendo del papel que estos elementos desempeñan en el proceso de transformación de valor que lleva a cabo la empresa para el logro de sus metas, el profesor Bueno Campos distingue entre factores pasivos o bienes económicos, y factores activos o personas.
2.3 CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS
“Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, según en qué aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. Dichas empresas, además cuentan con funciones, funcionarios y aspectos disímiles, a continuación se presentan los tipos de empresas según sus ámbitos y su producción.
SEGÚN LA CTIVIDAD O GIRO
Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen, en:
Empresas del sector primario.
Empresas del sector secundario
Empresas del sector terciario.
Una clasificación alternativa es:
2.3.1 INDUSTRIALES
La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:
2.3.2 EXTRACTIVAS.
2.3.3 MANUFACTURERAS:
Son empresas que transforman la materia prima en productos terminados, y pueden ser:
2.3.4 DE CONSUMO FINAL.
Producen bienes que satisfacen de manera directa las necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, muebles, alimentos, aparatos eléctricos, etc.
2.3.5 DE PRODUCCION.
Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria ligera, productos químicos, etc.
2.3.6 COMERCIALES.-
Son intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse en:
Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.
Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.
Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación
2.3.7 SERVICIO.-
Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se clasifican en:
Transporte
Turismo
Instituciones financieras
Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones)
Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad, contable, administrativo)
Educación