i
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO:
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL
INTERNO PARA LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA
COMPAÑÍA ENERGY TRAVEL CIA. LTDA.”
AUTORA:
ROSA LUCÍA GARCÍA ESPINOSA
DIRECTOR DE TESIS:
ING. GUSTAVO BEJARANO GALLARDO
ii
Agradecimiento
Mi agradecimiento en primer lugar a Dios, por permitirme
despertar y ver la luz.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial, UTE -MED y a
la Escuela de Contabilidad y Auditoría, Modalidad Estudio a
Distancia y a su Planta Docente por compartir sus
conocimientos y haberme permitido culminar mis estudios con
éxito.
Mi gratitud especial al Ing. Gustavo Bejarano, quien me
brindo su tiempo y apoyo con su acertada dirección y
orientación en la realización de la presente investigación.
A la Compañía Energy Travel Cía. Ltda. por haberme
proporcionado las facilidades para la realización de este
trabajo.
iii
Dedicatoria
Este trabajo está dedicado a mi papi Eduardo que desde el
cielo guía mis pasos, a mi mami Lucia que es mi luz y ejemplo
a seguir, a mis hermanos Juan Carlos y María Dolores que
son mi vida, a mis sobrinitos Mariángel y Juan Eduardo que
son la dulzura de mi corazón.
A mis dos bellos hijos Luis David y Ángel Eduardo, por
quienes lucho todos los días y quienes me llenan de orgullo y
satisfacción, y a mi esposo Ángel Oswaldo a quien amo con
todas las lágrimas y risas de mi vida.
A mis ángeles de la guarda, mis amigas Zoraima y Marcia.
iv
Carta de Certificación
En calidad de Director del Trabajo de Grado titulado,
“Elaboración de un manual de control interno para las cuentas
por cobrar de la compañía Energy Travel Cía. Ltda.”
perteneciente a la estudiante: Rosa Lucia García Espinosa,
quien opta por el título de Licenciada en Contabilidad y
Auditoría – Contador Público. Considero que dicho trabajo
reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometidos a
la presentación pública y evaluación por parte del Jurado
examinador que se designe.
Quito, 17 de octubre de 2014
Ing. Gustavo Iván Bejarano Gallardo DIRECTOR DE TESIS
v
Declaratoria
Las responsabilidades por las ideas, investigaciones, resultados, conclusiones y recomendaciones presentadas en el
presente trabajo, pertenecen exclusivamente a la Autora.
vi
INDICE
Introducción………...1
CAPITULO I ... 2
1. Problematización ... 2
1.1. Planteamiento del Problema ... 2
1.2. Preguntas de Investigación ... 4
1.3. Justificación ... 4
1.4. Objetivos del Proyecto ... 5
1.4.1 Objetivo General ... 5
1.4.2 Objetivos Específicos ... 5
CAPITULO II ... 7
Marco Referencial ...7
2. Fundamentación Teórica ... 7
2.1 Manual de Control Interno ... 7
2.1.1 Control Interno ... 7
2.1.2 Cuentas por cobrar ... 8
2.1.3 Determinación del Nivel de las Cuentas por Cobrar ... 8
2.1.4 Políticas de Crédito ... 9
2.1.5 Control de Otorgamiento de Crédito ... 10
2.1.6 Análisis de la Situación Crediticia ... 10
2.1.7 Obtener información de crédito ... 12
2.1.8 Políticas De Cobro ... 12
2.1.9 Administración de Cuentas por Cobrar ... 12
2.1.10 Estándares de créditos ... 13
2.1.11 Estimación de cuentas incobrables ... 13
2.1.12 Clasificación de los clientes en base al análisis crediticio: ... 13
2.1.13 Razones financieras o Ratios ... 14
2.2 Estado referencial del arte / de la técnica: ... 17
2.3 Análisis del entorno legal: ... 20
2.3.1 Base Legal ... 24
2.3.1.1 Ley de Régimen Tributario Interno ... 28
2.3.1.2 Introducción a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF’s) ... 28
2.3.1.3 Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES) ... 28
CAPITULO III... 30
1Investigación ... 30
3.1 METODOLOGÍA ... 30
3.1.1 Métodos ... 30
3.2 Tipo de Investigación ... 30
vii
3.3.1 La Observación Directa ... 31
3.3.2 Entrevista no Estructurada ... 32
3.3.3 Universo ... 32
3.3.4 Procesamiento de Datos ... 33
3.3.5 Lista de verificación de procesos a trabajadores ... 33
3.3.6 DESARROLLO DE LA INVESTIGACION ... 33
3.3.7 Recopilación de datos ... 33
3.3.7.1 Encuesta ... 34
3.3.8 Tabulación de datos ... 34
3.3.8.1 Lista de verificación de procesos a trabajadores ... 34
3.3.9 Diseño de tablas y gráficos estadísticos ... 35
3.3.10 Análisis e interpretación de resultados ... 42
CAPITULO IV ... 45
4. Diagnóstico de la Compañía Energy Travel Cía. Ltda. ... 45
4.1 Antecedentes ... 45
4.1.1 Base Legal de creación ... 45
4.1.2 Objeto Social ... 45
4.1.3 Composición Societaria ... 47
4.1.4 Organización Interna ... 47
4.2 Diagnóstico de la Situación Actual ... 49
4.2.1 Diagnostico General ... 50
4.2.2 Diagnostico Especifico ... 51
4.3 Análisis FODA ... 52
4.4 Evaluación del Control interno ... 53
4.4.1 Cuestionario de Control Interno para las Cuentas por Cobrar ... 54
4.4.2 Calculo del nivel de confianza y riesgos del control ... 55
CAPITULO V ... 57
5. Marco Propositivo ... 57
5.1 Generalidades ... 57
5.2 Introducción del diseño ... 57
5.3 Objetivo ... 58
5.4 Organigrama Estructural ... 59
5.5 Políticas Contables ... 60
5.5.1 Políticas Generales ... 60
5.5.2 Políticas Especificas ... 63
5.5.2.1 Política de Tiempo de cobranza. ... 63
5.5.2.2 Política de monto maximo que la compañía entregara a los clientes. ... 67
5.5.2.3 Política de apertura de credito ... 67
5.5.2.4 Política de Recaudacion ... 70
5.5.2.5 Política para el manejo de las cuentas incobrables ... 72
5.5.2.6 Política de Conciliacion ... 73
5.5.3 Diagrama de Flujo del Procedimiento del Manual de Control Interno para las Cuentas por Cobrar. ... 74
viii
CAPITULO VI ... 78
6. Conclusiones y Recomendaciones ... 78
6.1 Conclusiones ... 78
6.2 Recomendaciones ... 79
6.3 Bibliografía ... 81
6.4 Leyes y Normas ... 82
6.5 Linkografias ... 82
ix
ÍNDICE DE GRÁFICOS
OTORGAMIENTO DE CREDITO ... 35
Grafico 1. Existen Políticas y normas para la concesión de un crédito ... 35
Grafico 2. Existe un Formato para solicitudes de Crédito a ser llenado por el cliente ... 36
Grafico 3. Se establecen garantías suficientes para otorgar un crédito ... 37
Grafico 4. Se realiza un análisis sobre los documentos requeridos para la otorgación de un crédito 37 Grafico 5. Se mantiene una base de datos de los clientes clasificada por su índice crediticio ... 38
RECUPERACION DE CREDITO ... 38
Grafico 6. Existen políticas y normas para la recuperación de créditos ... 38
Grafico 7. Se efectúan modalidades de cobro para los clientes con cartera vencida ... 39
Grafico 8. Se mantiene un registro de cuentas por cobrar en función de la antigüedad de saldos .... 39
Grafico 9. Se cuenta con información detallada y conciliada de la cartera ... 40
Grafico 10. Se utiliza formatos pre-numerados como soporte de pagos realizados ... 40
PERSONAL QUE LABORA EN LA COMPAÑÍA ... 41
Grafico 11. Se lleva un control cronológico de la documentación debidamente legalizada ... 41
Grafico 12. Se revisa periódicamente la cartera vencida y por vencer ... 41
x
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Relacion de razones financieras relacionads con el calculo de las cuentas por cobrar ... 15
Cuadro 2. Factores Fundamentales en la Gestion de las Cuentas por Cobrar ... 22
Cuadro 3. Efectos economicos - financieros que se producen en la politica de credito ... 24
Cuadro 4. Designaciones ... 32
Cuadro 5. Politica de tiempo de cobranza ... 63
xi
INDICE DE
ANEXOS
Anexo 1. Registro Único del Contribuyente, RUC Energy Travel Cía. Ltda. ... 84
1
Introducción
Desde el punto de vista contable, las cuentas por cobrar son parte del activo circulante originada por las ventas a crédito. Las cuentas por cobrar constituyen tal vez uno de los activos más importantes de una empresa. Su misma naturaleza de representar las decisiones de concesión de crédito y la gran importancia que para la administración tiene su buen manejo y control en las decisiones financieras, como instrumento que contribuye a elevar el volumen de ventas y a la generación de fondos para el financiamiento de las operaciones corrientes de la empresa.
Un manual de control interno se establece con la finalidad de regular toda la actividad contable referente a los registros, tratamiento y presentación resumida de las transacciones financieras. Las políticas contables se encuentran establecidas en manuales operativos que ayudaran a tomar decisiones por la alta gerencia.
2
CAPITULO I
1.
Problematización
1.1.
Planteamiento del Problema
La compañía Energy Travel Cía. Ltda. tiene su domicilio principal en la ciudad de Quito, la misma se constituyó mediante escritura pública otorgada ante la Notaria Suplente Vigésima Cuarta del cantón Quito, el 26 de noviembre de 2003 e inscrita en el Registro Mercantil del cantón Quito el 2 de diciembre de 2003. Su actividad económica es el servicio de transporte aéreo de pasajeros con itinerarios y horarios establecidos. Agencia de Viajes.
En el mundo actual, el rápido crecimiento del turismo a nivel nacional e internacional ha traído consigo el desarrollo de este sector, abriendo así el camino hacia la diversidad de los diferentes mercados que vertiginosamente han exigido a la industria turística en cuanto a la creación, imaginación, calidad, y variedad en todas sus ofertas, dependiendo todos estos elementos del nivel de gestión para garantizar la máxima satisfacción de los turistas.
3 los impagos y los retrasos en el cobro. Muchas de estas todavía no tienen una visión clara de sus objetivos, puesto que sólo dan prioridad absoluta a la función de vender y aunque vender es importante, lo que realmente hay que conseguir es vender con beneficio y cobrar lo antes posible los productos que se han vendido a los clientes. Si una empresa no sigue este principio no sobrevivirá mucho tiempo en el mercado actual.
Puesto que la cartera vencida continúa siendo un problema para el sistema empresarial. La indisciplina financiera sigue sumando eslabones a una cadena que nadie sabe dónde comienza ni donde termina. Además la demora excesiva de un cobro, afecta la liquidez de la empresa y puede afectar su capacidad de pago. Toda actividad productiva o de servicio requiere de capital para funcionar. En la actualidad las dificultades con la liquidez financiera de las empresas conducen al análisis de las cuentas por cobrar, como problema trascendental de la gestión empresarial. La aplicación de las herramientas de análisis financiero, imprescindibles para una buena toma de decisiones, debe ser un objetivo de primer orden en el contexto económico.
4
1.2.
Preguntas de Investigación
¿Qué se puede lograr con el control interno?
¿Qué inconvenientes se presenta en el proceso de la información contable?
¿Hay un correcto control de los procesos y procedimientos para el manejo de las cuentas
por cobrar?
¿Existe un adecuado análisis de las cuentas por cobrar?
1.3.
Justificación
Con el objetivo de disminuir la pérdida de tiempo, el retraso en la entrega de la información y mejorar el uso del recurso humano y financiero para garantizar una información eficaz y eficiente, se diseñara un manual de control interno para el correcto manejo de las cuentas por cobrar, previo al análisis de las mismas, ya que la ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para la administración exitosa de las cuentas por cobrar y su gestión eficiente puede representar ahorros considerables.
5 Además, el éxito o fracaso de una compañía se consigue estableciendo sus objetivos operativos funcionales y organizacionales como eje principal, que si bien es cierto trabajan independientemente en las funciones asignadas se necesita de buenos canales de información y sobre todo que la base de sus planes y acciones estén orientadas en el control interno adoptando esto como parte de su cultura organizacional.
Por lo tanto, este manual de control interno beneficiara a la Compañía, ya que brindara una mayor facilidad para acceder a la información de las cuentas por cobrar, y así poder tomar decisiones correctas y acertadas, enfocadas a la recuperación de cartera vencida.
1.4.
Objetivos del Proyecto
1.4.1
Objetivo General
Diseñar y proponer un manual de administración de cuentas por cobrar, de tal manera que le permita a la Compañía Energy Travel Cía. Ltda. el manejo óptimo de las políticas de crédito y de cobro concedido a clientes, para reducirel riesgo de liquidez.
1.4.2
Objetivos Específicos
Analizar la documentación pertinente para el diseño de la política contable.
Definir los aspectos necesarios que permitan controlar y supervisar el manejo correcto de
6
Proporcionar a la compañía una herramienta que contribuya a fortalecer el manual de
7
CAPITULO II
Marco Referencial
2.
Fundamentación Teórica
2.1
Manual de Control Interno
El manual de control interno es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento detallado e integral que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos, etc.
Requiere identificar y señalar Quién?, cuando?, cómo?, donde?, para qué? , por qué? de cada uno de las fases del procedimiento a seguir.
2.1.1
Control Interno
El término de “Sistema de Control Interno” significa todas las políticas y procedimientos
8 El Control Interno ayuda a que los procedimientos establecidos dentro de un conjunto de políticas y principios sean ejecutados de manera eficiente por los responsables de cada área de trabajo o nivel de una organización. El Control Interno proporciona una seguridad razonable más no absoluta del cómo se está ejecutando los procedimientos de cada empresa con el fin de suministrar información de interés a la administración.
2.1.2
Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son la parte del activo circulante originada por las ventas a crédito; es decir, son los derechos exigibles que tiene una empresa por:
Mercancías vendidas a crédito
Servicios prestados
Comisión de préstamos
Cualquier otro concepto análogo
Las cuentas por cobrar representan derechos a reclamar en efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de algunas operaciones a crédito que recogen las variaciones que experimentan los bienes y derechos que conforman parte del activo de una entidad (Cardozo H.; 2006, p. 164).
2.1.3
Determinación del Nivel de las Cuentas por Cobrar
9 a ofrecer descuentos por pronto pago, pero es conveniente comparar el monto de dicho descuento con el costo de administración es decir el costo – beneficio de la inversión y así poder ofrecer la alternativa más conveniente a sus clientes sin que esto afecte en la parte financiera de la empresa.
2.1.4
Políticas de Crédito
El nivel de las cuentas por cobrar de una empresa está determinado por el volumen de sus ventas y por el periodo promedio entre el momento en el que se hace una venta y el momento en que se cobra el efectivo de dicha venta, o el periodo promedio de cobranza. El periodo promedio de cobranza, depende de las condiciones económicas y de un conjunto de factores internos y externos que son controlables por la empresa.
Las políticas de crédito son una forma de transacción comercial basada en la confianza que se les otorga a los clientes en fechas determinadas; son normas de actuación dictadas por la dirección de la empresa y derivan directamente de la estrategia de riesgos establecida. No obstante las políticas de crédito también tienen en cuenta otros factores que matizan las grandes líneas marcadas por la estrategia de riesgos. Un punto determinante es que la política de créditos irá siempre estrechamente ligada a la política de marketing de la empresa.
10 directivos de la entidad quienes periódicamente evalúan la política aplicada y si fuera necesario se modifica la misma. (Demestre A., Castells C., González A.; 2006).
2.1.5
Control de Otorgamiento de Crédito
El otorgar créditos sin una debida organización, es causa de serios problemas financieros y la decisión de conceder crédito lógicamente va a estar basada en la información que se obtenga del cliente para tales efectos.
Considerando que la inversión en cuentas por cobrar se hace en términos de riesgo, en el proceso de concesión de créditos existen cuatro pasos básicos:
1. Desarrollo de una idea sobre la calidad del crédito. 2. Investigación del solicitante del crédito.
3. Análisis del valor del crédito del solicitante. 4. Aceptación o rechazo de solicitud de créditos.
2.1.6
Análisis de la Situación Crediticia
“La palabra crédito se suele utilizar para aquellos prestamos cuya disponibilidad no se
hace íntegramente en el momento de su otorgamiento, sino que el beneficiario del mismo dispone del crédito según sus necesidades, hasta el límite estipulado en el contrato…” (Omeaca,
2008, p. 169).
11 cambió al análisis de los estados de resultados, o sea, lo que más importaba eran las utilidades de la empresa. Desde 1952 hasta nuestros tiempos, el criterio utilizado se ha basado en el flujo de caja, esto es, se otorga un crédito si un cliente genera suficiente caja para pagarlo, ya que los créditos no se pagan con utilidad, ni con inventarios ni menos con buenas intenciones, se pagan con efectivo.
Se debe recopilar y evaluar la información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa. Para analizar eficientemente el otorgamiento de un crédito debe tenerse en cuenta que:
Todo crédito debe pasar por una etapa de evaluación previa, por simple y rápida que esta
sea.
Todo crédito por fácil o bueno y bien garantizado que parezca, tiene riesgo.
El análisis de crédito no pretende acabar con el 100% de la incertidumbre del futuro, sino
que disminuya, por eso en materia de crédito no hay que pretender ser infalible, incluso quien lleva muchos años de créditos y nunca se ha equivocado, podría no ser un analista por su excesivo conservatismo.
Es necesario e importante contar con buen criterio y sentido común.
12
2.1.7
Obtener información de crédito
Cuando un cliente que desee obtener crédito se acerca a una empresa, normalmente el departamento de crédito da inicio a un proceso de evaluación del crédito pidiéndole al solicitante que llene diferentes formularios en los cuales se solicita información financiera y crediticia junto con referencias de crédito. Trabajando con base en la solicitud de crédito, la empresa obtiene entonces información adicional del crédito de otras fuentes.
2.1.8
Políticas De Cobro
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar su cartera a su vencimiento. La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación.
2.1.9
Administración de Cuentas por Cobrar
13
2.1.10
Estándares de créditos
Definen el criterio mínimo para conceder crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito, referencias, períodos promedio de pago y ciertos índices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estándares de crédito.
2.1.11
Estimación de cuentas incobrables
Señala que para cuantificar el importe de las partidas que habrán de considerarse irrecuperables o de difícil cobro debe efectuarse un estudio que sirva de base para determinar el valor de aquellas que serán deducidas o canceladas, y estar en posibilidad de establecer o incrementar las estimaciones necesarias mostrando de esa manera, el valor de recuperación estimado de las cuentas incobrables. Es decir, para efectos financieros las cuentas incobrables se determinarán con base en un estudio que se debe realizar tomando en cuenta los antecedentes de cada deudor y su expectativa de cobro.
2.1.12
Clasificación de los clientes en base al análisis
crediticio:
Cliente Bueno: Aquel que en forma habitual paga en la fecha convenida, también se les conoce
como clientes cumplidos.
14 Cliente Malo: Aquel que en forma frecuente se atrasa en sus pagos, no avisa los motivos de su
atraso y, generalmente no cumple con lo que promete, también se les conoce como clientes morosos.
Cliente Dudoso: Aquel que por sus antecedentes, no podemos clasificarlo como bueno, regular
o malo.
Cliente Nuevo: Aquel que no ha efectuado operaciones con la empresa.
2.1.13
Razones financieras o Ratios
(Proviene del inglés el término ratio, y significa razón o cociente) resulta de mucha utilidad en el análisis financiero especialmente los llamados ratios representan generalmente el cociente entre magnitudes diferentes que dan como resultado una nueva magnitud. También pueden constituir relaciones absolutas de diferencia entre dos magnitudes.
15 Cuadro 1.: Relación de razones financieras relacionadas con el cálculo de las cuentas por cobrar
16 Fuente: en aproximación a: Demestre A.et al. (2002) y Weston F.y Brigham E. (1994) incluyen
17
2.2
Estado referencial del arte / de la técnica:
Cómo ya lo he señalado, la administración del capital de trabajo es clave en las organizaciones por cuanto tiene impacto en sus medidas de rentabilidad, liquidez y riesgo. La administración de cuentas por cobrar es una de las herramientas más importantes para optimizar el capital de trabajo y en consecuencia maximizar el valor de la empresa.
En la Compañía Energy Travel Cía. Ltda. Se debe hacer un profundo análisis sobre el impacto que tiene un cambio en las políticas de crédito y cobranza, sobre la rentabilidad, liquidez y riesgo de la empresa.
La flexibilización de las políticas de crédito (normas crediticias para aceptación de cuentas, términos de crédito: plazo, límites de crédito, descuentos otorgados, términos especiales) puede estimular la demanda, pero genera un costo por llevar cuentas por cobrar adicionales, y un mayor riesgo de pérdidas por cuentas incobrables.
La posibilidad de flexibilizar las políticas de crédito encuentra sus límites fundamentalmente en tres variables:
1. El mercado. Dado que las organizaciones juegan en el mercado, las acciones de los competidores no pueden ser ignoradas ya que van a tener influencia en el impacto que tienen los cambios en la política de crédito sobre las ventas.
2. La capacidad de producción. En la medida que la flexibilización estimula la demanda, esa demanda incremental tiene que poder ser satisfecha.
18 Con estos elementos básicos vamos a sensibilizar una extensión de los términos de crédito y evaluar entonces la conveniencia o no de realizar dichos cambios en función de la mayor o menor rentabilidad que estos generen a la compañía Energy Travel Cía. Ltda.
Para ello debemos conocer:
- La rentabilidad de las ventas adicionales
- La demanda añadida de producto que surge del relajamiento de las normas de crédito.
- La mayor lentitud del período promedio de cobranza
- El rendimiento requerido sobre la inversión.
Pero aún nos falta incorporar otro elemento al análisis, y es el costo que tiene para la compañía Energy Travel Cía. Ltda. un incumplimiento de pago como consecuencia del otorgamiento de una extensión en el plazo.
Es importante también incluir en el análisis los costos que se generan por administrar estas cuentas por cobrar adicionales. Esto es, se requiere de esfuerzo para realizar el seguimiento de las cobranzas (personal, llamadas telefónicas, visitas a clientes, acciones legales, etc.) Dentro de ciertos límites, cuanto mayor sea el seguimiento en las cuentas por cobrar, menores las pérdidas por incobrables y más corto el período promedio de cobranza.
19 Desde una perspectiva contable, cuando se realiza una venta a crédito se origina una cuenta por cobrar considerándose como una de las partidas más grandes del activo circulante y la segunda forma de entrada de mayor liquidez dentro de las operaciones financieras que realiza una empresa; su administración es muy importante para la política financiera a corto plazo, por lo que se debe prestar muchísima atención a su gestión eficiente.
Según Charles T. Hongreen y Gary L. Sundem (1987) plantean que las cuentas por cobrar incluyen el importe de la venta de mercancía o servicios a cambio de una promesa verbal o implícita de recibir efectivo en el futuro, es decir derecho en cuenta abierta contra el efectivo de un cliente.
Las cuentas por cobrar reflejan lo que los clientes aún no han pagado a la empresa, a pesar de haber recibido sus mercancías o servicios. Estas cuentas pendientes de cobro no están amparadas o respaldadas por instrumentos formales de pago, sino a través de facturas, recibos, entre otros. (Demestre A.; Castell C. & González A., 2003)
A partir de lo anterior, las cuentas por cobrar representan derechos del negocio contra deudores, que normalmente surge de la venta de mercancías o por la prestación de servicios de las operaciones normales de la empresa. (Ravelo A., 2005).
20 A pesar de esta afirmación de Bolten (1996) no siempre resulta conveniente el incremento de las ventas y es necesario analizar otros factores que se afectan con esta forma de actuar. Por ello, apunta más adelante, "aunque fundamentalmente es un elemento de mercadotecnia para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversión, que no abuse de procedimientos hasta el grado en que el otorgamiento del crédito deja de ser rentable y atractivo en términos de rendimiento sobre la inversión".
Las cuentas por cobrar, a veces ignoradas, otras veces descuidadas, son hoy en día un problema para muchos empresarios. El hecho está en el alargamiento de los ciclos de cobros que trae consigo dificultades temporales en las finanzas de la empresa, por lo que la incapacidad para cobrar cuentas pendientes se convierte en una de las principales causas de quiebra. Por tanto, el manejo inteligente del crédito de una forma ágil y oportuna es determinante en el mundo de los negocios, e indispensable para la competitividad y el crecimiento.
2.3
Análisis del entorno legal:
En la gestión financiera a corto plazo en particular se toman decisiones sobre los activos y pasivos circulantes, buscando niveles óptimos en el efectivo disponible, en los términos de crédito a ofrecer a los clientes y en los niveles adecuados de los inventarios. Cada uno de estos activos debe administrarse en forma eficiente para mantener la liquidez de la empresa, sin conservar al mismo tiempo un nivel demasiado alto de cualquiera de ellos (Gitman L., 1986).
21 ventas constituyen la variable causal esencial para pronosticar los ingresos de la empresa y poder tomar las mejores decisiones financieras, así mismo nos ayudara a realizar un presupuesto de venta a largo plazo.
La venta es un proceso de negociación y es reconocida como el principal ingreso de un negocio es un rubro que se refleja en el estado de resultados de una entidad, y el gasto principal es el costo de la mercancía vendida. El área de ventas puede tener un equipo importante de conocimientos teóricos pero la práctica es la que mide su efectividad. La finalidad es vender un volumen adecuado de manera tal que produzca una ganancia suficiente para la empresa.
Dentro del Estado de Resultado, las ventas netas menos el costo de los servicios vendidos se conoce como el margen bruto o utilidad bruta. Este importe mide el éxito o fracaso del negocio y nos da la noción si vender los servicios a un precio más alto del que pagó por ellos. Diversos autores, entre los que se destacan Gitman L. (1986); Weston F. y Brigham E. (1994); Westerfield R. & Jordan B.D (1996); Brealey R. (1998); Ross S.A; y Demestre A., Castells C. & Gonzáles A. (2006) han planteado que la mayor parte de las ventas que realizan los empresarios se hacen a crédito para proporcionar mayor agilidad al negocio, construir una amplia y creciente base de ventas rentables, además de propiciar estimular e incrementar las ventas.
Toda venta a crédito supone un riesgo hasta que no se ha conseguido cobrar íntegramente al cliente el importe de la factura adeudada. Por ello en cualquier venta a crédito existe la incertidumbre de cobro hasta el final, por lo que las empresas deben tener como principio fundamental de filosofía comercial que una operación de venta a crédito no finaliza hasta que no se cobra.
22 porqué se vende a crédito viene de la etimología de la propia palabra "crédito", que tiene su origen en el latín "creditum", lo que significa creencia, confianza. Por lo tanto las empresas venden a crédito con la confianza en la promesa de pago del cliente que permite al proveedor entregar una mercancía sin reclamar el cobro inmediato, aunque también con la certeza de que existan posibilidades de perder algunas cuentas (Demestre A., Castells C. & González A., 2003).
Con vistas a lograr el establecimiento de una gestión de cuentas por cobrar consecuente que responda a los objetivos de la organización es necesario la definición de diferentes variables. Diversos autores como Gitman L. (1986), Weston F.y Brigham E. (1994); Stephen A. Ross (1995); Westerfield R. & Jordan B.D (1996); Brealey R. (1998); Ross S.A.; y Demestre A., Castells C. & Gonzáles A. (2005) refieren que la gestión de cuentas por cobrar depende de tres factores fundamentales, los cuales se resumen en: Política de Crédito, Condiciones del crédito y Política de Cobro. Gráficamente se muestran cada uno de los aspectos que tratan estos factores (Cuadro 2.).
Cuadro 2.: Factores Fundamentales en la Gestión de las Cuentas por Cobrar.
Fuente: Demestre A.; Castell C. & González A., Decisiones Financieras: una necesidad
23 Las políticas referentes a la gestión de cuentas por cobrar implican encontrar un equilibrio entre el riesgo y el rendimiento. En el grado en que se amplíen los plazos y se conceda crédito a los clientes con índice crediticio bajo, se estará inmovilizando fondos en cuentas por cobrar y peligrará la capacidad para liquidar los pasivos; sin embargo se tiene la ventaja de facilitar la venta de los productos y mejorar las utilidades.
La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste, así como debe establecer procedimientos para su concesión y para el cobro. La empresa no debe solo ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecución inadecuada y una mala política de crédito no producen resultado óptimo.
24 Cuadro 3.: Efectos económicos – financieros que se producen en la política de crédito.
Fuente: Demestre A.; Castell C. & González Antonio, Decisiones Financieras: una necesidad empresarial, pág. 88 – 89; 2006
2.3.1
Base Legal
2.3.1.1
Ley de Régimen Tributario Interno
Titulo Primero
IMPUESTO A LA RENTA
Capítulo I
NORMAS GENERALES
25 Art. 4.- Sujetos Pasivos.- Son sujetos pasivos del impuesto a la renta las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas o no en el país, que obtengan ingresos gravados de conformidad con las disposiciones de esta Ley.
Capítulo V
BASE IMPONIBLE
Art. 16.- Base Imponible.- En general, la base imponible está constituida por la totalidad
de los ingresos ordinarios y extraordinarios gravados con el impuesto, menos las devoluciones, descuentos, costos, gastos y deducciones imputables a tales ingresos.
Capítulo VI
CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS
Art. 19.- Obligación de llevar contabilidad.- Están obligadas a llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades. También lo estarán las personas naturales y sucesiones indivisas que al primero de enero operen con un capital o cuyos ingresos brutos o gastos anuales del ejercicio inmediato anterior, sean superiores a los límites que en cada caso se establezcan en el Reglamento, incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades agrícolas, pecuarias, forestales o similares.
Capítulo VI
26 Art. 22.- Sistema de determinación.- La determinación del impuesto a la renta se efectuará por declaración del sujeto pasivo, por actuación del sujeto activo, o de modo mixto.
Capítulo X
RETENCIONES EN LA FUENTE
Art. 43.- Retenciones en la fuente de ingresos del trabajo en relación de
dependencia.- Los pagos que hagan los empleadores, personas naturales o sociedades, a los contribuyentes que trabajan con relación de dependencia, originados en dicha relación, se sujetan a retención en la fuente con base en las tarifas establecidas en el artículo 36 de esta Ley de conformidad con el procedimiento que se indique en el reglamento.
Titulo Segundo
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
Capítulo I
OBJETO DEL IMPUESTO
27 Art. 56.- Impuesto al valor agregado sobre los servicios.- El impuesto al valor agregado IVA, grava a todos los servicios, entendiéndose como tales a los prestados por el Estado, entes públicos, sociedades, o personas naturales sin relación laboral, a favor de un tercero, sin importar que en la misma predomine el factor material o intelectual, a cambio de una tasa, un precio pagadero en dinero, especie, otros servicios o cualquier otra contraprestación.
Capítulo IV
DECLARACIÓN Y PAGO DEL IVA
Art. 67.- Declaración del impuesto.- Los sujetos pasivos del IVA declararán el impuesto
de las operaciones que realicen mensualmente dentro del mes siguiente de realizadas, salvo de aquellas por las que hayan concedido plazo de un mes o más para el pago en cuyo caso podrán presentar la declaración en el mes subsiguiente de realizadas, en la forma y plazos que se establezcan en el reglamento.
Art. 68.- Liquidación del impuesto.- Los sujetos pasivos del IVA obligados a presentar
declaración efectuarán la correspondiente liquidación del impuesto sobre el valor total de las operaciones gravadas. Del impuesto liquidado se deducirá el valor del crédito tributario de que trata el artículo 66 de esta Ley.
28
2.3.1.2 Introducción a las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF’s)
Las necesidades de diseñar y adoptar un solo grupo de normas para la elaboración de Estados Financieros están dentro de la globalización de la economía mundial. La presentación de las NIIF’s busca mejorar la transparencia y comparación de la información emitida por las
distintas empresas.
La implementación de las NIIF’s contribuye para que Ecuador este bajo normativas
internacionales lo cual dará lugar a una apertura de negociaciones internacionales y hasta posiblemente en un futuro cercano nuestro país entre en negociaciones con bolsa de valores.
El IASB también desarrolla y publica una norma separada que pretende que se aplique a los Estados Financieros con propósitos de información general y otros tipos de información financiera de entidades que en muchos países son conocidas por diferentes nombres como pequeñas y medianas entidades (PYMES), entidades privadas y entidades sin obligación pública de rendir cuentas. Esa norma es la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES)
2.3.1.3
Norma Internacional de Información Financiera para
Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las
29
Sección 3 Presentación de Estados Financieros: Presentación
Razonable
3.2 Los estados financieros presentarán razonablemente la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de una entidad. La presentación razonable y fidedigna de los efectos de las transacciones, otros sucesos y condiciones, de acuerdo con las definiciones y los criterios de reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos establecidos en la Sección 2
Conceptos y Principios Generales.
(a) Se supone que la aplicación de la NIIF para las PYMES, con información a revelar adicional cuando sea necesario, dará lugar a estados financieros que logren una presentación razonable de la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de las PYMES.
(b) Como se explica en el párrafo 1.5, la aplicación de esta NIIF por parte de una entidad con obligación pública de rendir cuentas no da como resultado una presentación razonable de acuerdo con esta NIIF.
30
CAPITULO III
Investigación
3.1
METODOLOGÍA
3.1.1 Métodos
Los métodos utilizados en la presente investigación son: Inductivo, Deductivo y Bibliográfico.
Método Inductivo: En el presente trabajo se utilizó este método en el momento de dar
explicación sobre las características de la contabilidad, basándonos en conceptos, definiciones, principios, leyes y normas que rigen actualmente para las empresas, de esta manera llegamos a lo particular de la investigación siendo este el Manual de Control Interno para las Cuentas por Cobrar de la compañía Energy Travel Cía. Ltda.
Método Deductivo: Tomando como base lo particular de la contabilidad aplicada en la compañía Energy Travel Cía. Ltda. se empleó el método deductivo para concluir con la aplicación de los conceptos, definiciones, principios, leyes y normas de la contabilidad, relacionando así lo particular con lo general.
Método Bibliográfico: Mediante este método se realizó las investigaciones necesarias en: libros, folletos e internet, para conocer los conceptos y fundamentos de la contabilidad y de esta manera acumular, seleccionar e incorporar las referencias al desarrollo de esta investigación.
31 En la presente investigación los tipos de diseño usados son:
Investigación Aplicada: Partiendo de los conocimientos obtenidos en la investigación, se podrá dar soluciones prácticas con la propuesta del diseño de un manual de control interno para las cuentas por cobrar.
Investigación Descriptiva: Permite llegar a conocer las situaciones a través de la
descripción exacta de las actividades y procesos de la compañía Energy Travel Cía. Ltda., identificando y relacionando las variables expuestas.
Investigación de Campo: Claro conocimiento de los elementos importantes de la investigación, desde el sitio que estos se generan, propiamente en la compañía Energy Travel Cía. Ltda., para obtener esta información se aplica lista de verificación de procesos al personal de Energy Travel con lo cual se llega a determinar los problemas contables, y administrativos y consecuentemente dar posibles soluciones a los mismos.
3.3
Técnicas y Herramientas de Investigación
Las técnicas y herramientas aplicadas en esta investigación fueron:
3.3.1
La Observación Directa
32
3.3.2
Entrevista no Estructurada
Una de las técnicas utilizadas en el Proceso de Recolección de Datos fue la entrevista no estructurada, en donde, se formalizó la conversación lógica sobre la problemática de la no existencia del Manual y su necesidad para mejorar la liquidez y solvencia de la compañía Energy Travel Cía. Ltda.
3.3.3
Universo
El universo de la compañía Energy Travel Cía. Ltda.; está conformada por 6 personas que laboran en las distintas áreas con las siguientes designaciones:
CUADRO No. 4
DESIGNACIONES NUMERO
Presidente 1
Gerente General 1
Gerente Administrativo 1 Gerente Comercial 1
Asistente Comercial 1
Mensajero 1
TOTAL 6
Elaborado por: Rosa Lucia García
33 Cabe aclarar que dado al universo reducido de la compañía Energy Travel Cía. Ltda., lo que se realizará para la obtención de información con las listas de verificación de procesos se convierte prácticamente en un censo.
3.3.4
Procesamiento de Datos
Luego de aplicar las entrevistas y encuestas a los integrantes de la compañía Energy Travel Cía. Ltda. se realizará el siguiente proceso:
Recopilación de Datos.
Tabulación de Datos.
Diseño de Tablas y Gráficos estadísticos.
Análisis e interpretación de Resultados.
3.3.5
Lista de verificación de procesos a trabajadores
Lista de verificación de procesos (Anexo N°4) se realizará a las 6 personas que laboran en las distintas áreas de la compañía Energy Travel Cía. Ltda.
3.3.6
DESARROLLO DE LA INVESTIGACION
34
3.3.7.1 Encuesta
Una encuesta es un estudio observacional en el que el investigador busca recopilar datos por medio de un cuestionario previamente diseñado, sin modificar el entorno ni controlar el proceso que está en observación, “Un cuestionario es un conjunto articulado y coherente de preguntas para obtener la información necesaria para poder realizar la investigación que la requiere…” (Ildefonso y Abascal, 2009, p. 189).
Mediante esta entrevista se pretende identificar los principales problemas que afronta la compañía Energy Travel con respecto al manejo de las cuentas por cobrar, para así poder plantear alternativas de solución y minimizar el porcentaje de cartera vencida para un mejor desarrollo.
3.3.8
Tabulación de datos
3.3.8.1 Lista de verificación de procesos a trabajadores
La lista de verificación de procesos se realizará a las 6 personas que laboran en las distintas áreas de la compañía Energy Travel.
OTORGAMIENTO DE CRÉDITO
No. Preguntas No.
Trabaj
Frecuencia Alternativa Si No Si No
1. Existen políticas y normas para la concesión de un crédito? 6 1 5 16.67% 83.33%
2. Existe un formato para solicitud de crédito a ser llenado por el cliente?
6 0 6 0.00% 100%
3. Se establecen garantías suficientes para otorgar un crédito? 6 1 5 16.67% 83.33%
4. Se realiza un análisis sobre los documentos requeridos para la otorgación de un crédito?
6 0 6 0.00% 100%
5. Se mantiene una base de datos de los clientes clasificada por
su índice crediticio?
35
RECUPERACIÓN DE CRÉDITO
No. Preguntas No.
Trabaj
Frecuencia Alternativa Si No Si No
6. Existen políticas y normas para la recuperación de créditos? 6 2 4 33.33% 66.67%
7. Se efectúan modalidades de cobro para los clientes con
cartera vencida?
6 4 2 66.67% 33.33%
8. Se mantiene un registro de cuentas por cobrar en función de
la antigüedad de saldos?
6 0 6 0.00% 100%
9. Se cuenta con información detallada y conciliada de la
cartera?
6 0 6 0.00% 100%
10. Se utilizan formatos pre-numerados como soporte de Pagos
realizados?
6 0 6 0.00% 100%
PERSONAL QUE LABORA EN LA COMPAÑÍA
No. Preguntas No.
Trabaj
Frecuencia Alternativa Si No Si No
11. Se lleva un control cronológico de la documentación
debidamente legalizada?
6 1 5 16.67% 83.33%
12. Existe una persona encargada de notificar a los clientes en
caso de cartera vencida?
6 4 2 66.67% 33.33%
13. Se revisa periódicamente la cartera vencida y por vencer? 6 4 2 66.67% 33.33%
3.3.9
Diseño de tablas y gráficos estadísticos
OTORGAMIENTO DE CRÉDITO
36 Grafico 2. Existe un Formato para solicitudes de Crédito a ser llenado por el cliente
Elaborado: Rosa Lucia García
16,67%
83,33%
Existen políticas y normas para la
concesión de un crédito?
Si No
Elaborado: Rosa Lucia García
0,00%
100%
Existe un formato para solicitud de
crédito a ser llenado por el cliente?
37 Grafico 3. Se establecen garantías suficientes para otorgar un crédito
Grafico 4. Se realiza un análisis sobre los documentos requeridos para la otorgación de un
crédito Elaborado: Rosa Lucia García
16,67%
83,33%
Se establecen garantías suficientes
para otorgar un crédito?
Si No
Elaborado: Rosa Lucia García
0,00%
100%
Se realiza un análisis sobre los
documentos requeridos para la
otorgación de un crédito?
38 Grafico 5. Se mantiene una base de datos de los clientes clasificada por su índice crediticio
RECUPERACIÓN DE CRÉDITO
Grafico 6. Existen políticas y normas para la recuperación de créditos Elaborado: Rosa Lucia García
16,67%
83,33%
Se mantiene una base de datos de
los clientes clasificada por su índice
crediticio?
Si No
Elaborado: Rosa Lucia García
33%
67%
Existen políticas y normas para la
recuperación de créditos?
39 Grafico 7. Se efectúan modalidades de cobro para los clientes con cartera vencida
Grafico 8. Se mantiene un registro de cuentas por cobrar en función de la antigüedad de
saldos Elaborado: Rosa Lucia García
67% 33%
Se efectúan modalidades de cobro
para los clientes con cartera vencida?
Si No
Elaborado: Rosa Lucia García
0%
100%
Se mantiene un registro de cuentas
por cobrar en función de la
antigüedad de saldos?
Si
40 Grafico 9. Se cuenta con información detallada y conciliada de la cartera
Grafico 10. Se utiliza formatos pre-numerados como soporte de pagos realizados
Elaborado: Rosa Lucia García
0%
100%
Se cuenta con información detallada
y conciliada de la cartera?
Si No
Elaborado: Rosa Lucia García
0%
100%
Se utilizan formatos pre-numerados
como soporte de Pagos realizados?
41 PERSONAL QUE LABORA EN LA COMPAÑÍA
Grafico 11. Se lleva un control cronológico de la documentación debidamente legalizada
Grafico 12. Se revisa periódicamente la cartera vencida y por vencer
Elaborado: Rosa Lucia García
16,67%
83,33%
Se lleva un control cronológico de la
documentación debidamente
legalizada?
Si No
Elaborado: Rosa Lucia García
66,67% 33,33%
Se revisa periódicamente la cartera
vencida y por vencer?
42 Grafico 13. Existe una persona encargada de notificar a los clientes en caso de cartera
vencida
3.3.10
Análisis e interpretación de resultados
El personal encuestado ha sido bastante claro con sus respuestas, las cuales indican en un alto porcentaje las siguientes interpretaciones:
Sobre el Otorgamiento de crédito, en lo referente a las políticas y normas para la concesión de créditos el 83.33% de los encuestados indica que no existen estas políticas, a los clientes no se los identifica para ver si son sujetos de crédito o no, mientras que un 16.67% responde que si se cuenta con políticas y normas para el otorgamiento de créditos.
En relación a las solicitudes de crédito, la negativa de los encuestados está reflejada en el 100%, al argumentar que la empresa no cuenta con un formato a ser llenado por los clientes para
Elaborado: Rosa Lucia García
66,67% 33,33%
Existe una persona encargada de
notificar a los clientes en caso de
cartera vencida?
43 solicitar un crédito, lo cual complica tener un control sobre los sujetos de crédito, ya que no se cuenta con los datos suficientes para poder realizar los cobros.
Sobre si se establecen garantías suficientes para otorgar un crédito, el 83.33% dijo que no, mientras que el $16.67% dijo que sí.
En lo referente a lo que si se realiza un análisis sobre los documentos requeridos para la otorgación de un crédito, la negativa de los encuestados refleja el 100%.
Respecto a que si se mantiene una base de datos de los clientes clasificada por su índice crediticio el 83.33% dijo que no, mientras que el $16.67% dijo que sí.
Sobre la recuperación de Crédito, en lo referente a si existen políticas y normas para la recuperación de créditos el 66.67% se ha ubicado en el no, mientras que el 33.33% se ubica en el si.
Con respecto a que si se efectúan modalidades de cobro para los clientes con cartera vencida, al contrario de la pregunta anterior, el 33.33% dijo que no y el 66.67% dijo que si.
En lo que respecta a que si se mantiene un registro de cuentas por cobrar en función de la antigüedad de saldos, si se cuenta con información detallada y conciliada de la cartera, y, si se utilizan formatos pre-numerados como soporte de pagos realizados, la negativa de los encuestados está reflejada en el 100%, lo cual complica a la compañía.
45
CAPITULO IV
4.
Diagnóstico de la Compañía Energy Travel Cía. Ltda.
4.1
Antecedentes
4.1.1
Base Legal de creación
La Compañía Energy Travel Cía. Ltda. fue constituida mediante escritura pública en el Distrito Metropolitano de la ciudad de San Francisco de Quito, el día 26 de noviembre de 2003, ante la Doctora Marianela Ávila Navarrete, Notaria Vigésima Cuarta Suplente del Cantón Quito. Siendo una compañía de responsabilidad limitada, que se somete a las disposiciones de la Ley de Compañías, del Código de Comercio, a los convenios de las partes y a las normas del Código Civil. Inscrita en el Registro Mercantil con el No. 3573 Tomo 134 con fecha 02 de diciembre de 2003. El gobierno de la compañía corresponde a la Junta General de Socios, y su administración al Gerente General y al Presidente.
4.1.2
Objeto Social
47 celebrar contratos civiles, mercantiles, comerciales o de servicios y asesoría no prohibidos por la ley y relacionados con el objeto social principal.
El plazo de duración de la compañía es de cincuenta años, contados desde la fecha de inscripción de la escritura. La compañía se puede disolver antes del vencimiento del plazo indicado, o puede prorrogarlo, sujetándose a las disposiciones legales aplicables.
4.1.3
Composición Societaria
El capital social de la compañía es de Cuatrocientos dólares americanos ($400.00), divididos en cuatrocientas participaciones sociales de un dólar de valor nominal cada una. La compañía inicio sus actividades con tres socias fundadoras, las mismas que en el año 2005 realizaron la Cesión de participaciones. En la actualidad el cuadro del capital suscrito de la compañía, según la Superintendencia de Compañías, está estructurado de la siguiente forma:
CAPITAL SUSCRITO DE LA COMPAÑÍA(USD$): 400.00 No. IDENTIFICACION NOMBRE NACIONALIDAD TIPO
INVERSION
CAPITAL INCAUTADO
1 1102748520 CARRION INTRIAGO ANGEL OSWALDO
ECUADOR NACIONAL 300.00
2 1103304687 CARRION INTRIAGO FREDDY VINICIO
ECUADOR NACIONAL 100.00
TOTAL (USD$): 400.00
4.1.4
Organización Interna
Dentro de Energy Travel Cía. Ltda., los siguientes departamentos son responsables por la creación y el adecuado funcionamiento de la empresa:
48 Le corresponde presidir las reuniones de la Junta General de Socios y suscribir las actas, subrogar al Gerente General en el ejercicio de sus funciones en caso de que faltare.
Gerente General:
Debe convocar a las reuniones de Junta General, actuar de secretario de las reuniones de Junta General a las que asista, y firmar con el Presidente las actas respectivas. Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial de la compañía. Ejercer las atribuciones previstas para los administradores en la ley de compañías.
Gerente Administrativo:
Supervisa la revisión de caja chica, pago y entrega de cheques, compras, gastos, cobros y pago de nómina. De igual forma interviene en las cotizaciones que realiza la empresa, verificando que la rentabilidad sea la adecuada.
Gerente Comercial:
Este se encarga de conseguir nuevos negocios y verifica que la atención al cliente sea la más adecuada en el momento que se implementa un paquete turístico.
49 Se dedica específicamente a la atención al cliente, emisión de tickets y entrega de paquetes turísticos.
Mensajería:
Realiza todas las actividades inherentes a la mensajería y también la limpieza de la agencia.
4.2
Diagnóstico de la Situación Actual
50 al no saber identificar correctamente a los clientes que pueden ser sujetos de crédito, es decir, se entregan los créditos sin los requisitos completos; lo cual a ocasionado que se esté inmovilizando los fondos en las cuentas por cobrar y peligre la capacidad para liquidar los pasivos. La demora excesiva de un cobro afecta la liquidez de la compañía y puede afectar su capacidad de pago.
4.2.1
Diagnostico General
Sistema de Información “Contabilidad”
El sistema contiene una base de datos que provee información necesaria para obtener reportes e informes que ayuden en la toma de decisiones a la Administración General de la empresa.
Los módulos dentro del sistema de información de contabilidad son:
Cuentas por Pagar
Cuentas por Cobrar
Activos Fijos
Contabilidad General
Inventarios
Reporte de Anexos ATS
51 operaciones de registro de los aspectos contables que se ejecutan en la compañía Energy Travel Cía. Ltda., originando las siguientes falencias de control a los Manuales de Procedimientos y Políticas Contables:
La falta de manuales de procedimientos y políticas contables, provoca la
interpretación errónea y sobre todo no guarda consistencia con las transacciones diarias, crear actividades no funcionales que consecuentemente no dan confiabilidad a los saldos de las cuentas de balance y por consiguiente a los resultados de las operaciones de la empresa.
Al no haber un buen funcionamiento en el sistema de cobranza no puede haber
buenos resultados, lo cual afecta a la organización ya que no existe una liquidez que asegure la estabilidad y solidez de la compañía Energy Travel Cía. Ltda., dando como resultado el no cancelar al día las facturas que se tienen vencidas a los proveedores, lo que imposibilita las inversiones y operaciones que esta requiere para subsistir.
La forma de realizar determinadas tareas origina que el personal se vuelva mecánico
y repetitivo en lugar de razonar y tratar de ser eficiente en su trabajo y con el resultado de los mismos.
4.2.2
Diagnostico Específico
A Cuentas por Cobrar
No existen normas y procedimientos para las cobranzas de clientes.
Se otorgan los créditos sin requisitos completos.
52
No se realiza acciones legales para la recuperación de la cartera.
La compañía carece de una política de crédito, lo que da lugar que los clientes se tomen
más tiempo para el pago, creando una baja e ineficiente recuperación de cartera.
4.3
Análisis FODA
Se realiza un análisis más concreto utilizando la herramienta FODA, que permite conformar un cuadro de la situación actual de la compañía Energy Travel, accediendo de esta manera a la obtención de un diagnóstico preciso para en función de ello tomar decisiones estratégicas con el objetivo de mejorar la situación actual y que se vea reflejada en el futuro, en lo que concierne al manejo de las cuentas por cobrar.
Oportunidades
Tendencia al crecimiento empresarial rápido.
Demanda de nuevos servicios para pequeñas y grandes empresas.
Mejora y promocionar los servicios existentes
Captación de clientes por buenas referencias.
Mejoramiento de inversión de capitales.
Amenazas
Competencia con empresas bien estructuradas.
Poco estudio del mercado competitivo.
53
Pagos excesivos en impuestos fiscales.
Puntos Fuertes
Buen ambiente laboral.
Conocimiento pleno sobre sus actividades por experiencia.
Buena calidad de los servicios ofrecidos.
Rapidez en la atención al cliente.
Adaptabilidad a los cambios por sus funcionarios.
Puntos Débiles
No existe planeación de actividades.
Falta de motivación a los empleados.
Ausencia de información contable-administrativo.
No existe un registro diario de las cuentas por cobrar.
4.4
Evaluación del Control interno
Para proceder con esta evaluación es necesaria la aplicación de un cuestionario de control interno de las cuentas por cobrar, esta evaluación será aplicada al personal que está directamente involucrado con el manejo de estas cuentas, consecuentemente se realizará el análisis correspondiente al cálculo de nivel de confianza y riesgo de control.
54 realización de los cobros evitando que no se genere antigüedad de cartera y por ende disminuyan las cuentas incobrables.
4.4.1
Cuestionario de Control Interno para las Cuentas por
Cobrar
COMPAÑÍA ENERGY TRAVEL CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
No. Preguntas Respuestas Evaluación Observaciones Si No Na P.OP P.OBT
COMPONENTE: AMBIENTE INTERNO
1. Se cuenta con algún control interno para el manejo de las cuentas por cobrar?
X 1 No existen
controles internos 2. Existen políticas de selección de clientes para la
concesión de créditos?
X 1
3. Se realiza un análisis sobre la documentación requerida para el otorgamiento de créditos?
X 1
4. Se ha responsabilizado a una sola persona para el manejo de las cuentas por cobrar?
X 1 No formalmente
COMPONENTE: ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
5. Las políticas y procedimientos aportan para el cumplimiento de los objetivos?
X 1 No existen políticas
ni procedimientos documentados
COMPONENTE: IDENTIFICACION DE EVENTOS
6. Existen registros y anexo de desembolsos de la cartera?
X 1 No tienen
comprobantes de ingresos
7. Se mantiene un registro de las cuentas por cobrar de acuerdo a su antigüedad?
X 1
8. Se cuenta con información del nivel de deuda confiable y actualizada y debidamente conciliada?
X 1
9. Se informa periódicamente a una persona responsable acerca de la cartera vencida y por vencer?
X 1
COMPONENTE: EVALUACION DE RIESGOS
10. Se ha establecido algún sistema de administración de riesgos en el manejo de las cuentas por cobrar?
X 1
11. Las cuentas atrasadas y las incobrables son revisadas por el gerente?
55
COMPONENTE: RESPUESTA AL RIESGO
12. Se realizan capacitaciones periódicas al personal sobre nuevas estrategias para la cobranza?
X 1 No se realiza
ningún tipo de capacitación 13. Cuándo se identifica un riesgo para la empresa
se toma acciones para mejoramiento?
X 1
14. Identificado un riesgo se evalúa las posibles respuestas como: reducirlo, evitarlo o aceptarlo?
X 1
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
15. Efectúan las labores de contabilidad y la de cobranza empleados independientes uno del otro?
X 1
16. Se lleva un control cronológico de la
documentación debidamente legalizada?
X 1
17. Existe una persona encargada de notificar a los clientes por su cartera vencida?
X 1
18. Se efectúa modalidades de cobro para los clientes que tienen cartera vencida?
X 1
COMPONENTE: INFORMACION Y COMUNICACIÓN
19. Se generan reportes periódicos sobre las actividades desarrolladas?
X 1
20. Considera que los sistemas de información que dispone son seguros, agiles y oportunos para la toma de decisiones?
X 1 Información
emitida por el personal
COMPONENTE: MONITOREO
21. Existe un monitoreo continuo por parte de la administración?
X 1
22. Se utilizan indicadores para detectar Ineficiencias y abusos?
X 1
TOTAL: 15 7
Elaborado por: Rosa Lucia García
4.4.2
Calculo del nivel de confianza y riesgos del control
NIVEL DE CONFIANZA RIESGOS DE CONTROL
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Moderado
76% - 95% Alta Bajo