Wporución Secretarial

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(1)

Iti sLICA Dat t,40

Wporución Secretarial

No 015-2010-MTC/24

Lima, 30 de diciembre de 2010.

VISTOS:

Los Informes N o 1745-2010-MTC//4 de la Coordinadora Administrativa y

el Informe N o 1854-2010-MTC/24 del Area de Asesoría Legal, del Fondo de

Inversión en Telecomunicaciones - FITEL;

CONSIDERANDO:

Que, el artículo 37 0 de la Directiva de Tesorería

001-2007-EF/77.15

aprobada por Resolución Directoral

002-2007-EF/77.15, establece que la

administración del Fondo Fijo para la Caja Chica se sujeta las Normas Generales

de Tesorería 06 y 07 aprobadas por Resolución Directoral

026-80-EF/77.15 y

a las disposiciones que regulan el Fondo para Pagos en Efectivo en dicha

Directiva;

Que, los numerales 24 y 26 del artículo

del Reglamento de

Administración y Funciones del Fondo de Inversión en Telecomunicaciones

-FITEL, aprobado mediante Decreto Supremo N o 036-2008-MTC/24, establecen

como funciones de la Secretaría Técnica del FITEL: i) expedir resolutivos que

materialicen los actos administrativos y los actos de administración que resulten

necesarios en el ejercicio de las facultades asignadas mediante el propio

reglamento; y, ii) aprobar los procedimientos de gestión interna;

Que, es necesario determinar el procedimiento para la correcta

administración y control del Fondo Fijo para Caja Chica de la Unidad Ejecutora

011 Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL;

Que, mediante Resolución Secretarial N o 001-2010-MTC/24 se ratificó la

designación al señor Jorge Luis Arévalo Sánchez como encargado de la

administración del Fondo Fijo para Caja Chica de la Unidad Ejecutora 011

-Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL. Asimismo, es necesario se

designa como suplente encargada a la señora María Isabel Gutiérrez Caballero;

Que, de conformidad con lo dispuesto por el Reglamento de

'P

Administración y Funciones del Fondo de Inversión en Telecomunicaciones,

aprobado mediante Decreto Supremo

036-2008-MTC, la Directiva de

Tesorería N o 001-2007-EF/77.15 aprobada por Resolución Directoral

002-2007-EF/77.15 y las Normas Generales de Tesorería N o 06 y 07, aprobadas por

(2)

SE RESUELVE:

Artículo 1. 0 . -

Aprobar la Constitución del Fondo Fijo para Caja Chica de la Unidad Ejecutora 011 - Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL, por un monto total ascendiente a S/.5,000.00 (Cinco mil y 00/100 nuevos soles), destinados a atender gastos urgentes, de menor cuantía y de rápida cancelación.

Artículo 2 °.-

Aprobar la Directiva N o 001-2011-MTC/24, "Normas y Procedimientos para la Administración del Fondo Fijo para Caja Chica de la Unidad Ejecutora 011 Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL".

Artículo 3 °.-

Ratificar la designación del señor Jorge Luis Arévalo Sánchez como encargado de la Administración del Fondo Fijo para Caja Chica de la Unidad Ejecutora N o 011 Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL.

Artículo 40 . -

Designar a la señora María Isabel Gutiérrez Caballero como suplente en el cargo de la administración del Fondo para Caja Chica de la Unidad Ejecutora N o 11 Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL, al señor Jorge Luis Arévalo Sánchez.

Artículo 5 0 . -

Remitir copia de la presente Resolución Secretarial a la Coordinadora Administrativa del Fondo de Inversión en Telecomunicaciones -FITEL, al responsable de la administración del Fondo Fijo para Caja Chica y a su suplente en dicho encargo, para su conocimiento y fines pertinentes.

Regístrese y comuníquese,

Eco. Nora G' 'da!

Secretaria Técnica

(3)

ANEXO N° 01

DISTRIBUCION DEL FONDO FI30 PARA CAJA CHICA POR ESPECIFICA DE

GASTO

CLASIFICADOR DESCRIPCION NUEVOS

SOLES

232621

/

Cargos Bancarios

1,500.00

231531

7 Aseo, limpieza

y

tocador

200.00

232612

/

Gastos Notariales

500.00

232122

/

Viáticos

y

asignaciones por comisiones de servicio

500.00

2321299

/otros gastos

1,500.00

2324199

,Mantenimiento de otros bienes

y

activos

300.00

23271199

( Servicios Diversos

500.00

(4)

4W:

PERU

i(1

y CorraitucaLlum

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Unión Nacional Frente a la Crisis Externa"

DIRECTIVA N° 001-2011-MTC/24

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DE LA UNIDAD EJECUTORA 011: FONDO DE INVERSIÓN EN TELECOMUNICACIONES - FITEL

OBJETIVO

Establecer normas para la correcta administración y control del Fondo Fijo para Caja Chica de la Unidad Ejecutora 011: Fondo de Inversión en Telecomunicaciones — FITEL.

FINALIDAD

Racionalizar el uso del dinero en efectivo para atender en forma oportuna pagos urgentes, agilizando el funcionamiento de la Unidad Ejecutora 011: Fondo de Inversión en Telecomunicaciones — FITEL.

ALCANCE

A todos los integrantes de la Unidad Ejecutora 011: Fondo de Inversión en Telecomunicaciones — FITEL.

BASE LEGAL

Ley N° 28900, Ley que otorga al Fondo de Inversión en telecomunicaciones - FITEL la calidad de persona jurídica de derecho público, adscrita al Sector Transportes y Comunicaciones.

Decreto Supremo N° 010-2007-MTC, Reglamento de la Ley N° 28900, Ley que otorga al Fondo de Inversión en Telecomunicaciones — FITEL, la calidad de persona jurídica de derecho público.

Decreto Supremo N° 036-2008-MTC, Reglamento de Administración y Funciones del Fondo de Inversión en Telecomunicaciones.

Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.

Ley N° 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

---11L---LeYSIC16, Ley de Presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2011.

Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno.

Decreto Ley N° 25632, que establecen la obligación de emitir comprobantes de pago en las transferencias de bienes, en propiedad o en uso, o en prestaciones de servicios de cualquier naturaleza.

Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago.

Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15 que aprueba las normas Generales del Sistema de Tesorería, y demás normativas que regule el Sistema Nacional de Tesorería. Las normas legales antes referidas incluyen sus respectivas disposiciones modificatorias, ampliatorias y conexas, y de ser el caso, las normas que las deroguen y/o reemplacen.

. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Página 1 de 10 IJirón Zorritos 1203 www.mtc.aob.oe Urna, Uma 01 Perú

(5)

PERU

Ministerio de Transportes

y Comunicaciones

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Unión Nacional Frente a la Crisis Externa"

5.1

Comprobante de Pago:

Documento que acredita la transferencia de un bien, la

entrega en uso o la prestación de un servicio. Se consideran comprobantes de pago, siempre que cumplan con todas las características y requisitos mínimos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago, los siguientes: facturas, recibos por honorarios, boletas de venta, liquidaciones de compra, ticket o cintas emitidas por máquinas registradoras, los documentos autorizados en el numeral 6 del Artículo 4° del Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado mediante Resolución de Superintendencia N° 007-99-SUNAT, y otros documentos que por su contenido y sistema de emisión permitan un adecuado control tributario y que expresamente se encuentren autorizados, de manera previa por la SUNAT.

5.2

Documentación sustentator/a:

Elemento de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de una operación o transacción. La documentación sustentatoria, cuando se trata de rendiciones de cuenta, está constituida por comprobantes de pago que deben cumplir con las normas establecidas en el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la SUNAT, las declaraciones juradas y los recibos de movilidad local (anexo N° 3 y N° 1 según corresponda). Incluye además documentos internos y externos que requieren y autorizan el pago por caja chica.

5.3

Declaración Jurada:

Es un documento sustentatorio de gastos únicamente cuando se trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT.

5.4

Fondo Fijo para Caja Chica:

Es un monto de recursos financieros constituido con Recursos Directamente Recaudados que se mantiene en efectivo, rodeado de cierta condición de seguridad, que impida su sustracción y deterioro. Es aplicable únicamente para efectuar gastos menores y urgentes que demanden su cancelación inmediata o que por su finalidad y características no pueden ser debidamente programados para efecto de su pago.

5.5

Recibo Provisional (Anexo N° 4)

Es un documento que consigna el monto con carácter provisional sujeto a una Rendición de Cuenta, debiendo realizarse ésta última a través de Comprobantes de Pago autorizados por SUNAT, declaración jurada (Anexo N° 3) hasta por el monto de 10% de la UIT y los recibos de movilidad local (Anexo N°1) según corresponda.

5.6

Rendición de Cuentas:

Es la presentación ante el encargado de la administración del Fondo Fijo para Caja Chica, de la documentación sustentatoria del gasto por parte del usuario a quien se le otorgó el dinero en efectivo (mediante el Recibo Provisional), para el cumplimiento de una función y/o comisión de servicio.

El usuario debe presentar la documentación sustentatoria ciñendose al instructivo para la elaboración y presentación de las rendiciones de cuenta por comisión de servicios del FITEL.

5.7

Reposición del Fondo Fijo para Caja Chica:

Constituye la restitución de recursos del Fondo Fijo para Caja Chica, mediante el giro de cheques a favor del encargado titular de su administración.

. DISPOSICIONES GENERALES

Página 2 de 10 1Jirón gorritos 1203

(6)

PERU

Ministerio dt‘ Transportes.

y Comunicaciones

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Unión Nacional Frente a la Crisis Externa"

6.1 La apertura del Fondo Fijo para Caja Chica se efectúa mediante el giro de un cheque a nombre del encargado titular para su manejo.

6.2 Se designara un personal suplente quien se haga cargo del fondo para situaciones de inasistencia por caso fortuito, impedimento físico por enfermedad, accidente, o uso del descanso físico por vacaciones del Titular del fondo.

6.3 Las personas facultadas para autorizar desembolsos con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica son el Secretario Técnico del FITEL o el Coordinador Administrativo. 6.4 Los gastos que se realicen estarán sujetos a las normas presupuestales y de

austeridad vigentes, teniendo en cuenta la correcta utilización del Clasificador del Gasto Público.

6.5 De acuerdo a la naturaleza del Fondo Fijo para Caja Chica está prohibido efectuar compras que constituyan bienes de activo fijo.

6.6 El monto máximo de cada pago a través del Fondo Fijo para Caja Chica es del 20% de la UIT vigente; sin embargo el Secretario Técnico del FITEL o el Coordinador Administrativo podrán autorizar pagos por montos mayores en gastos de carácter urgente y excepcional, en actividades prioritarias (urgentes y no postergables) de la Secretaría Técnica del FITEL hasta por una (1) UIT.

6.7 Los gastos que podrán ser atendidos con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, corresponden a las específicas de gasto siguientes:

2315111 Repuesto y Accesorios

232731 Realizado por personas jurídicas

232732 Realizado por personas naturales

2327112 Transporte y traslado de carga, bienes y materiales 232513 Alquiler de mobiliario y similares

232621 Cargos Bancarios

2326299 Otros Servicios Financieros

231531 Aseo, limpieza y tocador

232244 Servicio de impresiones, encuadernación y empastado

232612 Gastos Notariales

231512 Papelería en general, útiles y materiales de oficina 232231 Correos y servicios de mensajería

231541 Electricidad, iluminación y electrónica 232121 Pasajes y gastos de transporte

232122 Viáticos y asignaciones por comisiones de servicio

2321299 Otros gastos

2324199 Mantenimiento de otros bienes y activos 23271199 Servicios Diversos

6.8 Los gastos efectuados se sustentarán con los Comprobantes de Pago que cumplan con los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago y/o con la Declaración Jurada cuyo formato se adjunta como Anexo 3. Se aceptarán Declaraciones Juradas, hasta por un monto máximo total equivalente al 10% de la UIT, únicamente cuando sustenten gastos por movilidad, alimentación y/u hospedaje efectuados en pequeños poblados ubicados en lugares alejados, donde no es posible obtener comprobantes de pago.

Sólo los gastos por movilidad local (Lima), podrán ser declarados utilizando el formato que figura en el Anexo N° 1 y en función a lo señalado en el Anexo

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PERU

Ministerio de Transportes y Comunicaciones

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Unión Nacional Frente a la Crisis Externa"

N° 2 — Escala de Movilidad Local. Los importes señalados en el Anexo N° 2 son montos máximos.

6.9 Los gastos por comisiones de servicio con carácter de urgente y no programables serán atendidos con cargo al Fondo Fijo, debiendo previamente al realizar el desembolso por la comisión de servicio en el interior del país, presentar la autorización respectiva (Anexo N° 5), suscrita por el Secretario (a) Técnica (o) del Fitel.

6.10 Los Comprobantes de Pago deben ser emitidos a nombre del Fondo de Inversión en Telecomunicaciones — FITEL, consignando el número de RUC 20514935590.

7. PROCEDIMIENTO

7.1 Las personas a las que se hayan asignado recursos mediante el Recibo Provisional del Fondo Fijo para Caja Chica (Anexo 4), deberán rendir cuenta dentro de las cuarenta y ocho (48) horas computadas desde su entrega, ante el encargado de dicho Fondo de los gastos efectuados, bajo responsabilidad.

7.2 En caso contrario, deberán devolver el dinero no utilizado en el mismo plazo, bajo responsabilidad de quien autorizó el Recibo Provisional.

7.3 Las personas que soliciten un Recibo Provisional no deberán tener pendiente la rendición de Recibos Provisionales anteriores.

7.4 En el reverso de cada Comprobante de Pago deberá indicarse la conformidad de la recepción del bien y/o servicio, consignando el nombre del usuario y número de su documento de identidad, con el visto bueno del jefe de área.

7.5 La rendición de cuentas de los Recibos Provisionales se dará como aceptada cuando se entreguen los documentos que sustenten los gastos autorizados.

7.6 El encargado del Fondo Fijo para Caja Chica deberá elaborar y presentar por escrito las solicitudes de reposición para dicho Fondo, empleando el formato que genera el Sistema Gestor-MTC "Rendición de Cuenta", sustentadas con los documentos de ejecución de gastos, los que deberán coincidir con los registros del Libro Auxiliar del Fondo Fijo para Caja Chica.

7.7 El encargado solicitará la reposición del Fondo Fijo para Caja Chica, cuando sea necesario y es obligatorio el requerimiento del reembolso cuando el saldo del mismo alcance el nivel del 50% del monto total autorizado.

7.8 Las Rendiciones de Cuenta son revisadas por el Contador de la Secretaría Técnica del FITEL, para luego ser visadas por el Secretario Técnico del FITEL o el Coordinador Administrativo.

7.9 La reposición del Fondo Fijo para Caja Chica se debe realizar de acuerdo a la disponibilidad del Calendario de Compromisos aprobado.

7.10 El Contador de la Secretaría Técnica del FITEL debe efectuar arqueos sorpresivos inopinados sobre el Fondo Fijo para Caja Chica con una frecuencia no menor de uno al mes.

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PERU

Ministerio de Transportes

y Comunicaciones

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Unión Nacional Frente a la Crisis Externa"

7.11 El Coordinador Administrativo podrá disponer la realización de arqueos cuando lo considere conveniente.

7.12 El resultado del arqueo deberá ser informado al Secretario Técnico del FITEL. 7.13 El Fondo Fijo para Caja Chica deberá liquidarse al cierre de cada ejercicio fiscal.

8. RESPONSABILIDAD

8.1 El encargado del Fondo Fijo para Caja Chica deberá mantener archivadas las actas de los arqueos practicados, así como la elaboración, archivo y custodia del Libro del Fondo Fijo para Caja Chica, impreso mensualmente.

8.2 En caso alguna persona no rindiera cuenta documentada del Recibo Provisional otorgado dentro del plazo de cuarenta y ocho (48) horas, el encargado del Fondo Fijo para Caja Chica comunicará por escrito al Coordinador Administrativo para que se le aplique el descuento del monto entregado, y no rendido, de los honorarios mensuales.

8.3 El encargado del Fondo Fijo para Caja Chica es responsable de la custodia del efectivo, así como de los documentos y archivos relacionados al mismo, debiendo conservarlos en instalaciones físicas y muebles especiales que cuenten con la protección y cerraduras adecuadas.

1Jirón Zorritos 1203

www.mtc.eob.De Urna, Urna 01 Perú (511) 615-7800

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PERU

Ministerio de Transportes y Comunicaciones

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Unión Nacional Frente a la Crisis Externa"

ANEXO N° 1

RECIBO POR MOVILIDAD LOCAL

Yo, , identificado con

DNI N° y prestando servicios para la Unidad Ejecutora 011: Fondo

de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL, en el Área de , he

recibido de dicha Unidad Ejecutora, la suma de

NUEVOS SOLES, por

concepto de movilidad local, de acuerdo al siguiente detalle:

FECHA ITINERARIO COMISIÓN IMPORTE S/.

Nombre y apellidos: Firma

DNI N°

Autorización Jefe inmediato Coordinador

Administrativo

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(10)

PE

Ministerio dr, Tr,rnsporte

y Comuniiduonus

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Unión Nacional Frente a la Crisis Externa"

ANEXO N° 2

ESCALA DE MOVILIDAD LOCAL EN NUEVOS SOLES

ZONA 1:DEL LOCAL DEL FITEL A: ZONA 2: DEL LOCAL DEL FITEL A: ZONA 3: DEL LOCAL DEL FITEL A:

Lugar Taxi (*) Urbano (*) Lugar Taxi (*) Urbano (*) Lugar Taxi (*) Urbano (*) Lima

Cercado 8.00 1,50 Callao 14,00 2,00 Ancón 30,00 2,50

Barranco 15,00 1,50 Carabaillo 25,00 2,00 Ate 25,00 2,50

Breña 6,00 1,50 Comas 20,00 2,00 Chaclacayo 25,00 2,50

Jesús

María 8,00 1,50 Chorrillos 20,00 2,00 Chosica 30,00 2,50

La Victoria 8,00 1,50 El Agustino 11,00 2,00 Cieneguilla 30,00 2,50

Lince 8,00 1,50 La Molina 18,00 2,00 Lurín 30,00 2,50

Magdalena 8,00 1,50 Independencia 10,00 2,00 Pachacamac 30,00 2,50

Miraflores 12,00 1,50 San Juan de Miraflores 16,00 2,00 Pucusana 30,00 2,50 Pueblo Libre 6,00 1,50 San Martín de

Porres 10,00 2,00 Puente Piedra 30,00 2,50

Rímac 8,00 1,50

Villa María del

Triunfo 30,00 2,00 Punta Negra 30,00 2,50

San isidro 11,00 1,50

San Juan de

Lurigancho 25,00 2,00 Punta Hermosa 30,00 2,50

Surco 13,00 1,50 Los Olivos 15,00 2,00 San Bartolo 30,00 2,50

San Miguel 7,00 1,50 Santa Anita 16.00 2,00 Santa María 30,00 2,-50

Surquillo 12,00 1,50 Aeropuerto 15,00 2,00 Santa Rosa 25,00 2-,50

San Borja 12,00 1,50

La Punta

-Callao 14,00 2,00 Villa El Salvador 20,00 2750-.)

San Luis 12,00 1,50 Santa Clara 30.00 2.00 Ventanilla 25.00 2.50

* Montos máximos

NOTA:

Por razones de distancia, se consideran tres zonas. Sólo en el caso de comisión de servicios con carácter de urgente debidamente autorizado, se tomará taxi, o cuando sean altas horas de la noche.

Página 7 de 10

I

(11)

IMPORTE S/. N°

ORDEN FECHA CONCEPTO

TOTAL 11

Ministerio

PERU

de Transportes

y Comunicaciones

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Unión Nacional Frente a la Crisis Externa"

ANEXO N° 3

DECLARACIÓN JURADA Yo,

identificado con DNI N° y prestando servicios para la Unidad

Ejecutora 011: Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL, en el Área de

, en aplicación de las normas que regulan el Sistema Nacional de

Tesorería, DECLARO BAJO JURAMENTO haber efectuado gastos por los conceptos e importes siguientes:

NOTA: Sólo para sustentar gastos efectuados en pequeños poblados ubicados en lugares alejados, donde no es posible obtener comprobantes de pago, hasta por un monto máximo total equivalente al 10% de la UIT vigente.

Firma DNI N°

Autorización Jefe inmediato Coordinador Administrativo

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(12)

PERU

Ministerio

de hdr-,[11)

V COMUill(3clone,,

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Unión Nacional Frente a la Crisis Externa"

ANEXO N° 4

RECIBO PROVISIONAL N°

PARA EL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA

S/.

Recibí del encargado del Fondo Fijo para Caja Chica, la cantidad de

por

concepto de

Asimismo, declaro tener conocimiento de que resulta obligatorio rendir cuenta dentro del plazo de cuarenta y ocho (48) horas de recibido el desembolso. Si no se utiliza o se utiliza el mismo parcialmente procederé, dentro de dicho plazo, a realizar la devolución correspondiente. De no cumplir con la Rendición de Cuenta autorizo mediante el presente a que se proceda al respectivo descuento de mis honorarios.

Lima, de de

Nombre y apellidos: DNI:

Domicilio:

Secretario Técnico del FITEL/Coordinador Administrativo Recibí conforme

(13)

Ministerio

PERÚ

de Transporte,. y Comunicaciones

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Unión Nacional Frente a la Crisis Externa"

ANEXO N° 5

AUTORIZACION DE COMISION DE SERVICIO

Motivo de la comisión de servicio:

Lugar de la comisión de servicio

Duración de la comisión de servicio

Fecha de salida de la comisión de servicio

Fecha de retorno de la comisión de servicio

Nombre de la(s) persona(s) que viaja(n) en comisión de servrcio

Nombre del funcionario que autoriza la comisión de servicio

Firma y sello del funcionario que autoriza

Lima,

Página 10 de 10 1Jirón Zorritos 1203

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