Manual de Procedimientos para el programa de Becas de la sección de Trabajo Social, del Departamento del DEVESA del Tecnológico de Costa Rica, Sede Regional San Carlos

311  Descargar (0)

Texto completo

(1)

Sede Regional San Carlos

Escuela de Administración de Empresas

Práctica Profesional para optar por el Grado de Bachiller en Administración de Empresas

Manual de Procedimientos para el programa de Becas de la sección de Trabajo Social, del Departamento del DEVESA del Tecnológico de Costa Rica,

Sede Regional San Carlos

Tomo I

Trabajo Elaborado por Ana Sofía Chacón Corrales

Profesora asesora MBA. Mildred Zúñiga Carvajal

(2)

i Dedicatoria

Primeramente quiero dedicarles este logro a Dios y a la Virgen de Los Ángeles, porque ellos me dieron la sabiduría para alcanzar esta meta. A mi madre y a mi padre por el apoyo incondicional durante toda mi vida, por educarme

(3)

ii Agradecimientos

A Dios y a la Virgen de Los Ángeles por darme la oportunidad de vivir esta experiencia y fortaleza para poder cumplir con este sueño.

A mis padres Roque Chacón Acuña y Margarita Corrales Arrieta, y mis hermanos Juan José Chacón Corrales y Roque Chacón Corrales por su amor y confianza en mí, gracias a ellos he logrado concluir con esta meta.

A Sergio Rodríguez Segura por su apoyo incondicional con mi persona.

A la generación de Administración de Empresas 2012, por enseñarme el verdadero trabajo en equipo, por su compañía en los buenos y malos momentos durante esta experiencia académica y sobre todo convertirse en mí segunda familia.

(4)

iii Resumen

En el presente proyecto se plantea como principal objetivo elaborar un Manual de Procedimientos que facilite el funcionamiento adecuado y veraz en la Sección de Trabajo Social del DEVESA del Tecnológico de Costa Rica, Sede Regional San Carlos. Asimismo, se propone analizar los procedimientos actuales mediante el levantamiento de los procedimientos, realizando la ejecución de la documentación de cada uno para realizar una propuesta de implementación.

Para la recolección de información, con el fin de cumplir con los objetivos propuestos se empleó una encuesta y la observación para el levantamiento de los procedimientos. La encuesta se basa en una entrevista no estructurada y un cuestionario para el análisis de los procesos.

Se documentaron los procedimientos de la sección de Trabajo Social correspondiente a becas debido a que no se contaba con un Manual de procedimientos que facilitara la función del profesional en asesoría estudiantil nombrado en el puesto. Es importante que se aplique presente manual de procedimiento y que en todos los procedimientos se realice al menos una publicación de resultados.

(5)

iv Abstract

This project shows as main objective to develop a manual of procedures to facilitate the proper and accurate operation Section of Social Work DEVESA Tecnologico of Costa Rica, San Carlos Regional. It also objectives to analyze the current procedures by lifting procedures, making the performance of the documentation of each to make a proposal for implementation. To collect information, in order to achieve the objectives a poll and observation for lifting procedures are used. The survey is based on an unstructured interview and a questionnaire for the analysis of processes. Procedures were documented, corresponding section Social Work scholarships because not had a manual of procedures that facilitate the function of the professional counseling. It is important that this manual process is implemented and that all procedures are performed at least one publication of results.

(6)

v Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN ... 10

CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES ... 12

1.1. ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN... 12

1.1.1. Estructura organizacional ... 13

1.1.2. Actividad productiva ... 13

1.1.3. Misión, Visión, Valores y Simbología de la Institución ... 15

1.2. ANTECEDENTES DEL DEPARTAMENTO DE VIDA ESTUDIANTIL Y SERVICIOS ACADEMICOS. ... 17

1.2.1. Antecedentes del DEVESA ... 17

1.2.2. Misión, Visión y logo del DEVESA. ... 19

1.2.3. Organigrama del Departamento de vida estudiantil y servicios académicos. ... 20

1.3. JUSTIFICACIÓN ... 21

1.4. PROBLEMA ... 21

1.5. OBJETIVO GENERAL ... 21

1.5.1. Objetivos específicos ... 21

1.6. ALCANCE ... 22

CAPÍTULO II. REVISIÓN DE LITERATURA ... 28

2.1. ADMINISTRACIÓN ... 28

2.1.1. Definición ... 28

2.1.2. Proceso Administrativo ... 28

2.2. EFICIENCIA Y EFICACIA ... 29

2.2.1. Eficiencia ... 29

2.2.2. Eficacia ... 29

2.3. ANÁLISIS ADMINISTRATIVO ... 29

2.3.1. Definición ... 30

2.3.2. Objetivos ... 30

2.3.3. Estudios ... 30

2.3.4. Premisas ... 31

2.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ... 32

2.4.1. Definición ... 32

2.4.2. Definición de organigrama ... 32

2.4.3. Importancia de organigrama ... 32

2.5. MANUAL ADMINISTRATIVO ... 33

2.5.1. Definición ... 33

2.5.2. Objetivos ... 33

2.5.3. Clasificación ... 34

2.5.4. Importancia... 38

2.5.5. Contenido ... 39

2.6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ... 40

2.6.1. Definición ... 40

2.6.2. Objetivos ... 40

(7)

vi

2.6.4. Contenido ... 42

2.6.5. Beneficios ... 44

2.7. PROCEDIMIENTOS... 45

2.7.1. Definición ... 45

2.7.2. Objetivos ... 45

2.7.3. Importancia... 46

2.8. DIAGRAMA DE FLUJO ... 46

2.8.1. Definición ... 46

2.8.2. Objetivos ... 46

2.8.3. Ventajas ... 46

2.8.4. Simbología utilizada ... 47

2.9. FORMULARIOS ... 48

2.9.1. Definición ... 48

2.9.2. Tipos ... 48

2.9.3. Importancia... 49

2.9.4. Diseño ... 50

2.9.5. Análisis ... 50

2.10. POLÍTICAS ... 51

2.10.1. Definición ... 51

2.11. INVESTIGACIÓN ... 51

2.11.1. Definición ... 51

2.11.2. Importancia de la investigación ... 52

2.12. TIPOS DE INVESTIGACIÓN ... 52

2.12.1. Tipos de enfoques de la investigación... 52

2.12.2. Tipos de investigación ... 52

2.13. FUENTES DE INVESTIGACIÓN. ... 53

2.13.1. Definición ... 53

2.13.2. Tipos ... 53

2.14. SUJETOS DE INVESTIGACIÓN ... 54

2.14.1. Definición ... 54

2.15. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN. ... 54

2.15.1. Definición ... 55

2.15.2. Tipos de técnicas ... 55

2.16. VARIABLES DE ESTUDIO. ... 55

2.17. HEXÁMETRO QUINTILIANO. (5W` IH) ... 57

CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO ... 60

3.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN... 60

3.2. ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN ... 60

3.3. FUENTES DE INFORMACIÓN ... 60

3.3.1. Fuentes primarias ... 61

3.3.2. Fuentes secundarias... 61

3.4. SUJETOS DE INFORMACIÓN ... 61

3.5. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN ... 61

3.5.1. Encuesta ... 61

(8)

vii

3.6. VARIABLES DE ESTUDIO ... 62

3.7. CODIFICACIÓN ... 63

3.8. ANÁLISIS DE LOS DATOS ... 64

CAPÍTULO IV. SITUACION ACTUAL ... 66

4.1. PROCESOS EN PROGRAMAS DE BECAS SOCIOECONOMICAS ... 67

4.1.1. Recepción y Resolución de Solicitudes de Beca Socioeconómica, Población Primer Ingreso y Población Regular. ... 67

4.1.2. Publicación de resultados. ... 93

4.1.3. Recepción y resolución de apelaciones en resultados de beca ... 97

4.1.4. Recepción de solicitudes para aumentos de monto de becas ... 106

4.1.5. Revisión semestral de carga académica ... 116

4.1.6. Revisión semestral de rendimiento académico. ... 125

4.1.7. Recepción de solicitudes para traslado de programa. ... 134

4.1.8. Recepción de solicitudes para reintegro a programa. ... 142

4.1.9. Recepción de solicitudes de traslado de sede ... 150

4.1.10. Recepción de solicitudes tercera concesión ... 158

4.1.11. Recepción de solicitudes de apoyo económico durante la práctica profesional. ... 164

4.1.12. Control semestral de horas colaboración ... 172

4.1.13. Elaboración y envío mensual de la planilla Mauricio Campos. ... 181

4.1.14. Elaboración y envió mensual de la Planilla Beca Préstamo. ... 188

4.1.15. Elaboración y envió mensual de la planilla beca exoneración porcentual de derechos de estudio. ... 196

4.1.16. Tramitar solicitudes de casos ante comité de becas. ... 203

4.1.17. Tramitar solicitudes de casos ante Fondo Solidario Desarrollo Estudiantil. ... 225

4.1.18. Tramitar solicitudes de casos ante la comisión de viajes al exterior. ... 233

4.1.19. Elaboración y desarrollo de talleres de inducción y capacitación. ... 239

4.1.20. Atención individual casos especiales ... 245

4.1.21. Visitas Domiciliares ... 255

4.1.22. Contratación de servicios profesionales para apoyo de solicitudes de beca socioeconómica. .. 268

4.2. PROCESOS EN PROGRAMAS DE BECAS DE ESTÍMULO ... 277

4.2.1. Asignación de becas por participación destacada. ... 277

4.2.2. Asignación de becas dependientes. ... 285

4.2.3. Publicación de becas de estimulo ... 291

CAPÍTULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 297

CONCLUSIONES ... 297

RECOMENDACIONES ... 298

REFERENCIAS ... 300

(9)

viii Índice de Ilustraciones

ILUSTRACIÓN 1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL TEC ... 13

(10)

ix Índice de Tablas

TABLA 1: SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN LA ELABORACIÓN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO. ... 47

(11)

En el presente trabajo se elabora un Manual de procedimientos realizado en el programa de becas de la sección de Trabajo Social del Tecnológico de Costa Rica sede San Carlos. El Tecnológico de Costa Rica es una de las tres universidades estatales del país, y por tanto, le brinda beneficios económicos a los(as) estudiantes que se encuentran en desigualdad económica con el resto de la población estudiantil.

Cada uno de los procedimientos contiene su respectiva descripción, el cuadro con la secuencia de los pasos a ejecutar y además, se le realiza el hexámetro de Quintiliano para un mayor análisis.

El Manual de procedimientos es una herramienta muy importante para el desarrollo de las labores al programa de becas de la sección de Trabajo Social, por lo que es recomendable su debida documentación.

En las generalidades de la investigación se presentan los antecedentes de la empresa y del departamento en los cuales se hace una descripción de la reseña histórica, misión, visión, valores, el logo de la organización y el organigrama.

Para mejor comprensión del proyecto, en el marco teórico se presentan las definiciones de los conceptos teóricos.

En el marco metodológico se detallan las actividades necesarias para la obtención de información para lograr los objetivos propuestos.

En el apartado de análisis de la situación actual de la sección de Trabajo Social correspondiente a becas, se describe cada procedimiento y se realiza el respectivo análisis.

Además se realiza un apartado de las conclusiones respectivas durante la elaboración del proyecto y sus recomendaciones. De los capítulos descritos se muestran los anexos,

(12)

Capítulo I

(13)

12

CAPÍTULO I.ASPECTOS GENERALES

A continuación se muestra la información general de la empresa y del departamento en estudio donde se mencionan los antecedentes, la estructura organizacional, la actividad productiva, su misión y visión, de igual manera se mencionan la justificación de la investigación, el problema, objetivos y el alcance del estudio.

1.1.ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN

El Tecnológico de Costa Rica según (Tecnologico de Costa Rica, 2015) es una universidad estatal, la cual fue fundada bajo la administración de José Figueres Ferrer en el año 1971, mediante la ley No. 4777. Está dedicada a la educación superior universitaria, a la docencia, investigación y la extensión de la tecnología y ciencias conexas para el desarrollo de Costa Rica.

(14)

1.1.1.Estructura organizacional

Ilustración 1. Estructura Organizacional TEC

Fuente: Tecnológico de Costa Rica. 1.1.2.Actividad productiva

(15)

14 A continuación se describirán según (Tecnologico de Costa Rica, 2015) las cuatro Vicerrectorías en las que está distribuido el TEC:

A.Vicerrectoría de Administración

La Vicerrectoría de Administración es un órgano ejecutivo, asesor y coadyuvante de la Rectoría, de la cual depende organizacionalmente. Su misión principal es ejecutar las políticas de administración dictadas por el Consejo Institucional, con el propósito de contribuir con el logro de fines y objetivos institucionales, para la cual debe servir a las actividades sustantivas de la entidad, como lo son la docencia, la investigación y la extensión. (www.tec.ac.cr/sitios/Vicerrectoria/vie/Paginas/default.aspx)

B.Vicerrectoría de docencia

La Vicerrectoría de Docencia es una de las cuatro vicerrectorías del Tecnológico de Costa Rica, y tenemos como propósito fundamental coordinar las actividades académicas relacionadas con la docencia. Al estar integrada por las Escuelas, unidades en las que se desarrollan las actividades de investigación, extensión y docencia, propiciamos la acción integrada del quehacer académico.

Como parte integrante del Tecnológico de Costa Rica trabajamos con la firme intención de formar los recursos humanos altamente calificados en las áreas de la ciencia y la tecnología que requiere el desarrollo de Costa Rica, desde una perspectiva de universidad estatal pública que procura contribuir al mejoramiento de la calidad de vida del pueblo costarricense.

C.Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos

(16)

15 coordinación de acciones, programas, servicios y beneficios, establecidos en los principios de cooperación, solidaridad, compromiso, creatividad e igualdad de oportunidades, con el objetivo de proveer condiciones que favorecen y optimizan el aprovechamiento de su experiencia universitaria y aseguran su permanencia y graduación. D.Vicerrectora de Investigación y Extensión

La Vicerrectoría de Investigación y Extensión (VIE) del Tecnológico de Costa Rica (TEC), se ocupa de crear las condiciones para que los profesores generen, adapten y validen conocimientos científicos, propongan desarrollos tecnológicos e intervengan en los diferentes sistemas económicos, sociales y productivos mediante la transferencia de la ciencia y la tecnología con un claro entendimiento y compromiso con el desarrollo sostenible.

Para ello, esta Vicerrectoría se apoya en su Dirección de Proyectos de Investigación y Extensión, Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales, Centro de Vinculación Universidad-Empresa y la Editorial Tecnológica.

1.1.3.Misión, Visión, Valores y Simbología de la Institución A.Misión

"Contribuir al desarrollo integral del país, mediante formación del recurso humano, la investigación y la extensión; manteniendo el liderazgo científico, tecnológico y técnico, la excelencia académica y el estricto apego a las normas éticas, humanísticas y ambientales, desde una perspectiva universitaria estatal de calidad y competitividad a nivel nacional e internacional" (Tecnologico de Costa Rica, 2015).

B.Visión

(17)

16 tecnológica, la iniciativa emprendedora y la estrecha vinculación con los sectores sociales y productivos” (Tecnologico de Costa Rica, 2015).

C.Valores

Según (Tecnologico de Costa Rica, 2015), el III Congreso Institucional aprobó, como parte del modelo académico institucional, que el Instituto Tecnológico de Costa Rica considera como valores institucionales e individuales todos aquellos que surgen de la identidad institucional, del compromiso social y de las personas que la conforman. Se definieron los siguientes:

(i)Ámbito Institucional

 Compromiso con la democracia  Libertad de expresión

 Igualdad de oportunidades  Autonomía institucional  Libertad de cátedra  Búsqueda de la excelencia  Planificación participativa  Cultura de trabajo en equipo  Comunicación efectiva  Evaluación permanente

 Vinculación permanente con la sociedad

 Compromiso con la protección del ambiente y la seguridad de las personas  Compromiso con el desarrollo humano

 Rendición de cuentas

(ii)Ámbito Individual

(18)

17  Ética

 Solidaridad  Responsabilidad  Honestidad  Sinceridad  Transparencia

 Respeto por todas las personas  Cooperación

 Integridad  Excelencia

D.Simbología de la Institución

Ilustración 2. Logo del Tecnológico de Costa Rica

1.2.ANTECEDENTES DEL DEPARTAMENTO DE VIDA ESTUDIANTIL Y SERVICIOS ACADEMICOS.

1.2.1.Antecedentes del DEVESA

Los antecedentes del DEVESA mencionados por (Li, 2014) en su trabajo final de graduación describe a este departamento de la siguiente manera:

(19)

18 con la Conferencia Episcopal con el cual se estableció un convenio para poder usar estas instalaciones durante un periodo determinado.

Todo esto mientras se comenzaron a construir las instalaciones donde actualmente está localizado el ITCR, desde el año 1980 comenzó la construcción y ya para el año 1982, se movió la sede a sus actuales instalaciones.

En un principio, el Departamento de Vida Estudiantil y Servicios Académicos (DEVESA) como se le conoce actualmente, era más conocido como el Departamento de Servicios Estudiantiles y Académicos (DESEA), cuyo fin primordial al igual que ahora, era favorecer la instancia en general de los estudiantes de ITCR mediante los servicios que este departamento ofrece, para mantener una mejor calidad de vida y un mejor rendimiento académico.

El DESEA como se le conocía anteriormente, cambio su nombre a el Departamento de Vida Estudiantil y Servicios Académicos (DEVESA), cuando se realizó el cambio en el Estatuto Orgánico en el año 1980.

Desde un principio existían los servicios de Admisión y Registro, Trabajo Social, Cultura y Deporte, Biblioteca, Salud, Programa de Financiamiento y Psicología, adicional a esto se contaba con el Área de Audiovisuales, en los cuales laboraba solo una persona por Área, ha acepción de Biblioteca y, Cultura y Deporte, para los cuales laboraban 2 personas en cada uno de estas áreas, para un total de nueve personas.

Cabe mencionar que en un principio el sistema de Financiamiento funcionaba en coordinación con CONAPE, pero separado a esto, existía un programa de becas por parte de la institución en la cual se podía dar financiamiento o becas para estudiantes de escasos recursos.

(20)

19 Bachillerato y el diplomado de la Carrera de Ingeniería en Computación lo que produjo un aumento en las labores del DEVESA.

Actualmente la Sede cuenta con 5 carreras, las cuales son Ingeniería en Agronomía, Ingeniería en Computación, Turismo, Administración de Empresas y las más recientes las cuales son Producción Industrial e Ingeniería en Electrónica cuyas aperturas fueron en el 2012 y 2013 respectivamente, y con la ampliación de las carreras también se debió ampliar la cantidad de funcionarios del DEVESA para un total de 24 funcionarios.

Alrededor de ello el DEVESA cumple con la función de guiar a los estudiantes en todo el proceso de la educación universitaria, desde atraer a nuevos alumnos e integrarlos al ambiente universitario del ITCR, hasta procurar que los mismos se encuentren beneficiados desde el punto psicológico, económico, académico y en cuanto a salud. Desde su creación este departamento ha contribuido a facilitar y mejorar continuamente la vivencia de cada universitario que ingresa al ITCR y con ello mejora las oportunidades de estudio de muchos jóvenes.

1.2.2.Misión, Visión y logo del DEVESA. A.Misión

(21)

20 B.Visión

“Departamento de Vida Estudiantil y Servicios Académicos será reconocida institucional, nacional e internacionalmente por sus contribuciones a la formación y desarrollo de la persona con un enfoque humanista, por medio del diseño e implementación de servicios y programas académicos y de apoyo a la academia, que generen aprovechamiento

académico, bienestar estudiantil, proyección y vinculación universitaria, mediante la innovación tecnológica, la excelencia, la equidad, la accesibilidad, la sensibilidad y responsabilidad social, el conocimiento del entorno, la actitud emprendedora y la investigación como base para la toma de decisiones” (Tecnologico de Costa Rica, 2015). C.Logo del DEVESA

Ilustración 3. Logo del DEVESA

Fuente: Departamento de Vida Estudiantil y Servicios Académicos del Tecnológico de Costa Rica.

1.2.3. Organigrama del Departamento de vida estudiantil y servicios académicos.

Ilustración 4. Estructura Organizacional DEVESA

Estructura organizacional

(22)

21 Fuente: Elaboración propia.

1.3.JUSTIFICACIÓN

El Departamento de Vida Estudiantil y Servicios Académicos de la Sede Regional San Carlos del Tecnológico de Costa Rica, considera que es importante documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables para la ejecución de las tareas en el programa de becas, con el fin de construir una base para el análisis del trabajo, el mejoramiento de los sistemas y agilidad en los procesos.

El Instituto Tecnológico de Costa Rica, Sede Regional San Carlos, cuenta con el Departamento de Vida Estudiantil y Servicios Académicos (DEVESA), el cual es el encargado a grandes rasgos de brindar soporte a los estudiantes de esta sede en las secciones de Admisión y Registro, Orientación y Psicología, Salud, Trabajo Social, Docencia (Cultural-Deportiva) y la unidad de la biblioteca.

1.4.PROBLEMA

Carencia de un Manual de Procedimientos que facilite el funcionamiento adecuado y veraz al programa de becas de la sección de Trabajo Social del Departamento de Vida Estudiantil y Servicios Académicos (DEVESA) en el Tecnológico de Costa Rica, Sede Regional San Carlos

1.5.OBJETIVO GENERAL

Elaborar un Manual de Procedimientos que facilite el funcionamiento adecuado y veraz al programa de becas de la sección de Trabajo Social del DEVESA del Tecnológico de Costa Rica, Sede Regional San Carlos.

1.5.1.Objetivos específicos

(23)

22  Analizar los procedimientos actuales al programa de becas de la Sección de Trabajo

Social del DEVESA del Tecnológico de Costa Rica, Sede Regional San Calos.

 Desarrollar el levantamiento de los procedimientos actuales al programa de becas de la Sección de Trabajo Social del DEVESA del Tecnológico de Costa Rica, Sede Regional San Calos.

 Ejecutar la documentación de los procedimientos actuales del programa de becas de la Sección de Trabajo Social del DEVESA del Tecnológico de Costa Rica, Sede Regional San Calos.

 Establecer una propuesta de implementación para los procedimientos al programa de becas de la Sección de Trabajo Social del DEVESA del Tecnológico de Costa Rica, Sede Regional San Carlos.

1.6.ALCANCE

Análisis y documentación de 25 procesos del programa de becas de la Sección de Trabajo Social del DEVESA del Tecnológico de Costa Rica, Sede Regional San Carlos.

Área Procedimiento Modalidad de programas de becas

socioeconómicas.

Recepción y resolución de solicitudes de Beca Socioeconómica población Primer Ingreso y población Regular.

Creación MP-RRSBS N/A

Publicación de resultados.

(24)

23 Recepción y

resolución de apelaciones en resultados de beca.

Creación MP-RSARB N/A

Recepción de solicitudes para aumentos de monto de beca.

Creación MP-RSA N/A

Revisión semestral de CARGA ACADÉMICA.

Creación MP-RSCA N/A

Revisión semestral de RENDIMIENTO ACADÉMICO.

Creación MP-RSRA N/A

Recepción de solicitudes para traslado de programa.

Creación MP-RSTP N/A

Recepción de solicitudes para reintegro a programa.

(25)

24 Recepción de

solicitudes para traslado de sede.

Creación MP-RSTS N/A

Recepción de solicitudes por Tercera Concesión.

Creación MP-RSTC N/A

Recepción de solicitudes de apoyo económico durante la práctica profesional.

Creación MP-RSAEPP N/A

Control Semestral de Horas Colaboración.

Creación MP-CSHC N/A

Elaboración y envió mensual de la Planilla Beca Mauricio Campos.

Creación MP-EEMPBMC

N/A

Elaboración y envió mensual de la Planilla Beca Préstamo.

Creación MP-EEMPBP

(26)

25 Elaboración y envió

de la Planilla Beca Exoneración

Porcentual de Derechos de Estudio

Creación MP-EEPBEPDE

N/A

Tramitar solicitudes de casos ante Comité de Becas.

Creación MP-TSCCB MP- S-PMPREAP

MP- S-PLR MP- S-MPPP Tramitar solicitudes

de casos ante FSDE.

Creación MP-TSFSDE N/A

Tramitar solicitudes de casos ante Comisión de Viajes al Exterior.

Creación MP-TSCCVE N/A

Elaboración y Desarrollo de Talleres de Inducción a los programas de Beca.

Creación MP-EDTIC N/A

Atención Individual Casos Especiales.

(27)

26 Visitas Domiciliares. Creación MP-VD N/A

Contratación de servicios

profesionales para

apoyo de

solicitudes de beca socioeconómica.

Creación MP-CSP N/A

Procesos en programas de becas

de estímulo.

Asignación de

becas por

participación destacada.

Creación MP-ABPD N/A

Asignación de becas

dependientes.

Creación MP-ABD N/A

Publicación de becas de estímulo.

(28)

27

Capítulo II

(29)

28

CAPÍTULO II.REVISIÓN DE LITERATURA

Este apartado orienta al lector con las definiciones más relevantes, con el fin de que los lectores comprendan la finalidad del manual de procedimientos. A continuación se detallan los términos utilizados en el trabajo.

2.1.ADMINISTRACIÓN

La administración es una serie de actividades que desempeñan los gerentes de manera eficiente mediante la planeación, organización, dirección y control con el fin de que la empresa cumpla con sus metas y objetivos.

2.1.1.Definición

“Proceso para diseñar y mantener un ambiente donde individuos, que trabajan juntos en grupos, cumplen metas específicas de manera eficiente” (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2008, p. 4).

2.1.2.Proceso Administrativo

Según (Robbins, Decenzo, & Coulter, 2013, p. 8)describió a este proceso administrativo como las funciones de la administración. Para las cuales da una definición de cada uno de estos procesos.

Planear: Abarca la definicion de metas, el establecimientode una estrategia, y el desarrollo de planes para coordinar actividades.

Organizar: Abarca determinar que tareas deben llevarse a cabo por quien, como se agruparan esas tareas, quien estara subordinado a quien, y quien tomara decisiones. Dirigir: Comprende motivar a los empleados, dirigir las actividades de los demas, elegir el canal de comunicación mas eficaz, y resolver conflictos.

(30)

29 Este proceso administrativo es lo más esencial de la administración es por ello que en la organización se debe realizar toda actividad con eficiencia y eficacia ya que permite a la empresa cumplir sus objetivos de la mejor manera.

2.2.EFICIENCIA Y EFICACIA

La eficiencia es la mejor utilización de los recursos en la organización en el desempeño de una actividad, en tanto la eficacia es la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque no se haya realizado un buen uso de los recursos.

2.2.1.Eficiencia

“Hacer las cosas bien y producir lo máximo a partir de una cantidad mínima de insumos” (Robbins, Decenzo, & Coulter, 2013, p. 6).

2.2.2.Eficacia

“Hacer las cosas de manera correcta, o completar las actividades que ayudaran a la organización a alcanzar sus metas” (Robbins, Decenzo, & Coulter, 2013, p. 6).

Una gerencia que tiene metas y objetivos realiza actividades con eficiencia y eficacia para así obtener los mejores resultados en la organización, para esto también es importante realizar un análisis para conocer las situaciones de la empresa.

2.3.ANÁLISIS ADMINISTRATIVO

(31)

30 2.3.1.Definición

En su práctica de graduación (Rojas Hurtado, 2011) hace referencia al análisis administrativo como al área de la administración que permite identificar claramente los factores estudiados e investigar en forma racional, ordenada, sistemática y consecuente sus componentes, mediante técnicas más adecuadas.

2.3.2.Objetivos

Según Fallas citado por (Aguilar, 2012). Los objetivos del análisis administrativo son:  Reducir los costos en el empleo de los materiales de trabajo.

 Reducir tiempos ociosos o demoras injustificadas.

 Reducir deficiencias de supervisión en ámbitos de control.

 Reducir deficiencias que surgen por desconocimiento de las relaciones de dependencia y responsabilidad.

 Reducir las deficiencias debido a asignaciones erróneas de equipo y/o disposiciones de espacio físico.

 Reducir deficiencias debido al desconocimiento operacional de los puestos de trabajo.

 Reducir deficiencias debidas a una inadecuada distribución de las labores entre el personal.

2.3.3.Estudios

Las tareas propias del análisis administrativo se citan a continuación:

(32)

31 trabajo, métodos y procedimientos, así como el análisis de la relación de los recursos humanos respecto de las funciones asignadas.

 El estudio de un área de trabajo en especial con la finalidad de promover mejores métodos y procedimientos.

 El estudio para la creación de nuevas unidades administrativas.  Control y diseño de formularios.

 Organización física de oficinas.

 Determinación de equipo y máquinas de oficina necesarios para la gestión administrativa.

 Promoción de métodos modernos de administración(Martínez Gutiérrez, 1999).

2.3.4.Premisas

Las premisas según Fallas, citado por (Aguilar, 2012) son los siguientes:

 La organización y todos sus componentes (sistemas, recursos humanos, procesos, equipos, maquinarias, entre otros) con características dinámicas (se modifican según las necesidades).

 La obsolescencia que una empresa puede manifestar en sus diversas actividades, sino se presenta la existencia de una conducta de actualización y revisión.

 Mantener en la empresa una cultura de investigación y de mejora del desempeño para que las diferentes labores se realicen de la mejor manera.

(33)

32 En el análisis administrativo se tiene que prestar atención la estructura organizacional de la empresa, debido a que este permite usar todos los recursos de una manera racional para cada función.

2.4.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional es de gran importancia en las empresas porque permite establecer las funciones con un mayor orden y control para alcanzar de manera eficiente y eficaz las metas y objetivos propuestos. Además define muchas características de las funciones principales para cada área, departamento o unidad.

2.4.1.Definición

Según (Gibson, Ivancevich, Donnelly, & Konopaske, 2006, p. 394) es el patrón de puestos y grupos en una organización. Una causa importante del comportamiento individual y de grupo.

2.4.2.Definición de organigrama

Según (Benjamin & Fincowsky, 2014) es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

2.4.3.Importancia de organigrama

Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva como está compuesta una organización(Benjamin & Fincowsky, 2014).

(34)

33 2.5.MANUAL ADMINISTRATIVO

Los manuales administrativos es una forma sencilla de comunicación de la empresa con los colaboradores que permite conocer las actividades y la forma en que deberán ser realizadas para lograr lo que se desea alcanzar, es por ello que se debe estar actualizando periódicamente.

2.5.1.Definición

Según (Benjamin & Fincowsky, 2014, p. 193) menciona que los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización como las instrucciones y lineamientos necesarios que desempeñe mejor sus tareas.

2.5.2.Objetivos

 Presentar una visión de conjunto de la organización.

 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

 Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen.

 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones evitando la repetición de instrucciones y criterios de actuación.

 Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio.  Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas a

todo personal.

(35)

34  Fortalecer la cadena de valor en la organización.

 Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y desarrollo del personal.

 Servir como una fuente de información para conocer la organización.

 Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.  Constituir un vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes,

prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización (Benjamin & Fincowsky, 2009).

2.5.3.Clasificación

El manual administrativo es clasificado por (Benjamin & Fincowsky, 2009) de la siguiente manera:

A.Por su naturaleza o área de aplicación

(i)Microadministrativo: Son manuales que corresponden a una sola organización, que se refieren a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus áreas en forma específica.

(ii)Macro administrativos:

Son los documentos que contienen información de más de una organización. (iii)Mesoadministrativos

Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.

(36)

35 (i)De organización:

Estos manuales contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un área específica comprenden la descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio de la organización.

(ii)De procedimientos:

Constituyen un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específicas en una organización.

(iii)De gestión de calidad:

Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de gestión de la calidad, el cual incluye información sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad (objetivos y políticas de calidad); responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de la calidad; mapas de procesos; sistemas de gestión de calidad; responsabilidades de la alta dirección; gestión de recursos; realización del servicio o producto; medición, análisis y mejora, y referencias normativas.

(iv)De historia de la organización:

(37)

36 (v)De políticas:

También conocidos como normas, estos manuales incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para la realizar acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias en una organización.

(vi)De contenido múltiple:

Estos manuales concentran información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una organización. El objetivo de agruparla en un solo documento puede obedecer básicamente a las razones siguientes:

 Que se considere más accesible para su consulta.

 Que resulte más viable económicamente.

 Que técnicamente se estime necesario integrar más de un tipo de información.

 Que sea una instrucción a nivel directivo.

(vii)De puestos:

Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de la organización.

(viii)De técnicas:

Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones.

(ix)De ventas:

Es un componente de información específica para apoyar la función de ventas; puede incluir:

 Definición de estrategias de comercialización

(38)

37

 Mecanismos de negociación

 Políticas de funcionamiento

 Estructura de la fuerza de ventas

 Análisis de la competencia

 División territorial por responsable, cliente, producto y/o servicio.

(x)De producción:

Elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de producción en todas sus fases. Constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar líneas de trabajo en áreas de fabricación.

(xi)De finanzas:

Manuales que respalden el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización en todos sus niveles, en particular en las áreas responsables de su captación, aplicación, resguardo y control.

(xii)De personal:

Identificados también como de relaciones industriales, de reglas del empleado o de empleo, estos manuales básicamente incluyen información sobre:

 Condiciones de trabajo

 Organizaciones y control de personal

 Lineamiento para: o El análisis y valuación de puestos o Reclutamiento, selección, contratación, inducción y socialización de personal.

 Capacitación y desarrollo

 Normatividad

 Higiene y Seguridad

(39)

38 (xiii)De operación:

Manuales utilizados para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.

(xiv)De sistemas:

Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento óptimo de sistemas de información, administrativos, informáticos, etcétera, de una organización.

C.Por su ámbito.

(i)Generales:

Son documentos que contienen información general de una organización, según su naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y ámbito de operación y tipo de personal.

(ii)Específicos:

Estos manuales concentran información de un área o unidad administrativa de una organización; por convención, incluye la descripción de puestos.

(iii)Enfoque:

Este documento contiene información detallada del contenido de los manuales de organización, procedimientos y del sistema de gestión de la calidad, que son los que más se utilizan en las organizaciones.

2.5.4.Importancia

(40)

39 luego son archivadas y, por lo general, se olvidan por falta de consulta, desconocimiento por parte de nuevas personas, o bien, desactualización(Brenes, 2009).

2.5.5.Contenido

Según Pintos, citado por (Salas, 2013) los manuales administrativos se componen de la siguiente manera:

A.Índice o tabla de contenido

Brinda una versión esquemática del contenido del manual, con referencia a la página donde se ubica la información. En manuales muy extensos, antes de cada sección, es conveniente incluir una tabla de contenido de esa sección, que reproduce el índice general.

Los manuales en formato informático presentan ventajas en este sentido, ya que generalmente permiten el acceso a cada tema de acuerdo a múltiples criterios: alfabético, por tema, mediante el uso de hipervínculos.

B.Introducción o Antecedentes

Es un breve enunciado del objetivo o propósito del manual, su alcance, aplicabilidad y uso. C.Glosario

Incluye el detalle de las siglas y abreviaturas utilizadas y las definiciones de términos importantes usados en el manual, especialmente en los casos que en lenguaje común pudieran tener otra acepción.

D.Cuerpo principal

(41)

40 E.Anexos

Se suele incluir como anexo documentos cuya inclusión en el cuerpo principal del manual dificultaría la lectura. Por ejemplo, puede incluirse como anexo el marco normativo de la organización. No es recomendable incluir material de consulta que no esté específicamente relacionado con el manual.

2.6.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos permite conocer el funcionamiento interno de la organización en los que respecta la descripción de tareas, debido a que en su contenido se describe las actividades detalladamente, así facilita las labores de la auditoria.

2.6.1.Definición

Según (Ortega Vindas, 2009), citado por (Salas, 2013) el manual de procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada de actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué se realizan estas actividades. Este tipo de manual se orienta a especificar detalles de ejecución de actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institución sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar información de la forma más adecuada de desempeñar las tareas se logra asegurar su calidad, así como agilizar la circulación de la información para que este llegue oportunamente a las unidades organizativas que requieran.

2.6.2.Objetivos

Según Gómez (1994), citado por (Salas, 2013) los objetivos de los manuales de procedimientos son:

(42)

41 participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.

 Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

 Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.  Facilitar las labores de auditoría, la evaluación control interno y su vigilancia.  Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo

deben hacerlo.

 Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones.

 Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

2.6.3.Funciones

Según Aguilar (2012), citado por (Salas, 2013)las funciones de un manual de procedimientos son las siguientes:

 Describir los procedimientos de un determinado proceso, para la mejor comprensión de las diferentes actividades que se realizan en este, y promover un desarrollo óptimo por parte de los colaboradores.

 Señalar las normativas que rigen los procedimientos que se realizan.

 Determinar los formularios que facilitan el desarrollo de los procedimientos.  Indicar los responsables de cada procedimiento.

(43)

42  Mejorar la productividad dentro de la organización.

2.6.4.Contenido

Según Franklin (2009), citado por (Salas, 2013) el manual de procedimientos debe contar con la siguiente información:

A.Identificación

Logotipo de la organización Nombre de la organización

Denominación o extensión del manual (general o específico). Si corresponde a una unidad en particular, debe anotarse el nombre de esta.

Lugar y fecha de elaboración Numeración de páginas

Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

Clave del formulario; en primer término se deben escribir las siglas de la organización; en segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar la forma; en tercero el numero consecutivo del formulario y, en cuarto, el año. Para leerla con facilidad entre las siglas y los números debe colocarse un punto, un guion o una diagonal.

B.Prologo o introducción

(44)

43 C.Índice

Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento. D.Contenido

Lista de los procedimientos que integran el contenido manual. En el caso de un manual general debe incluir todos los procedimientos de la organización; en el caso de un manual específico, solo los procedimientos de un área o unidad administrativa.

Objetivo: Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.

Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos: Esfera de acción que cubre el procedimiento.

Responsables: Área, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparación, aplicación o ambas cosas del procedimiento.

Políticas o normas de operación: Criterios o líneas de acción que se formulan de manera explícita para orientar y facilitar el desahogo de las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que participan en el procedimiento.

Concepto: Palabras, términos de carácter técnico o formatos que se emplean en el procedimiento cuyo significado o referencia, por su grado de especialización, debe anotarse para hacer más accesible la consulta del manual.

Procedimiento: Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, para lo cual se anota el número de operación, el nombre de las áreas responsables de llevarlas a cabo y, en la descripción, explicar en qué consiste, cómo, dónde y con qué se lleva a cabo.

(45)

44 procedimiento, el recorrido de formas o materiales. En ellos se muestran las áreas o unidades administrativas y los puestos que intervienen en cada operación descrita.

Formularios o impresos: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan después de los diagramas de flujo, que a su vez se mencionan, por lo regular, en el apartado de concepto.

Instructivo: Cuando las formas no incluyen instrucciones de llenado es conveniente elaborar un instructivo que incluya el número de referencia, que corresponde al número consecutivo encerrado en un círculo en las formas.

Glosario de términos: Es la lista y explicación de los conceptos de carácter técnico relacionado con el contenido.

2.6.5.Beneficios

Según Gómez (1994), citado por (Salas, 2013) señala que los manuales de procedimientos tiene beneficios como:

 Reducción de gastos generales.  Control de actividades.

 Mejoramiento de la eficiencia de operación y reducción de costos.  Sistematización de actividades.

 Información de actividades.  Adiestramiento.

 Guía de trabajo a ejecutar.

(46)

45  Auditoria administrativa de políticas, procedimientos y controles.

2.7.PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos son un conjunto de acciones consecutivas, el cual consiste en seguir estas acciones predeterminadas para obtener siempre el mismo resultado.

2.7.1.Definición

Según (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2008, p. 111)menciona que son planes que establecen un método de manejo necesario para actividades futuras. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas; son guías para la acción, más que para pensar, y detallan la manera precisa de cómo deben realizarse ciertas actividades.

2.7.2.Objetivos

El objetivo primordial de todo estudio de procedimientos, es simplificar los métodos de trabajo, eliminar las operaciones y la papelería innecesaria. Sin embargo existen otros objetivos secundarios o accesorios que se persiguen, como los siguientes;

 Eliminar operaciones, combinándolas entre sí o suprimiéndolas.  Cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficacia.

 Eliminar transportes innecesarios o reducirlos al mínimo para ahorrar tiempo.  Eliminar las demoras con el mismo fin de tiempo.

 Centralizar las inspecciones conservando el control interno.  Situar las inspecciones conservando en los puntos clave.

(47)

46 2.7.3.Importancia

Los procedimientos se podrían concebir con los hábitos o costumbres de un organismo social. Estableciendo una antología directa con una persona, se pude ver la importancia que tiene en su vida. Si una persona tiene hábitos o costumbres negativas, su vida estará llena de obstáculos y nunca se podrá realizar plena ni satisfactoriamente (Brenes, 2009). Con base a los procedimientos planteados se realiza un diagrama de flujo que ofrezca la información de una forma más sencilla.

2.8.DIAGRAMA DE FLUJO

En un diagrama de flujo cada acción es representada por un símbolo diferente con su respectivo significado y una breve explicación de la etapa en el proceso. Facilita la obtención de la información de una manera visual y ágil.

2.8.1.Definición

Los diagramas, que también son conocidos como fluxogramas, representan de manera gráfica la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas o materiales o ambas cosas (Benjamin & Fincowsky, 2014, p. 206).

2.8.2.Objetivos

El objetivo de los diagramas de flujo según (Salas, 2013) es representar gráficamente los pasos y actividades de un procedimiento, lo cual permite una mayor comprensión y análisis de la secuencia de la acción.

2.8.3.Ventajas

Según (Franklin, 2009), citado por (Salas, 2013)las ventajas que ofrecen los diagramas de flujo son las siguientes:

(48)

47  Permite al personal que interviene en los procedimientos identificar y realizar

correctamente sus actividades.

 Por la sencillez de su representación hace accesible la puesta en práctica de las operaciones.

 Puede comprenderla todo el personal de la organización o de otras organizaciones.  Permite el acercamiento y mayor coordinación entre diferentes áreas u

organizaciones.

 Disminuye la complejidad gráfica por lo que los mismos empleados pueden proponer ajustes o simplificación de procedimientos, utilizando los símbolos correspondientes.

 Se elabora en el menor tiempo posible y no se requieren técnicas ni plantillas o recursos especiales de dibujo.

2.8.4.Simbología utilizada

Tabla 1: Simbología utilizada en la elaboración de los diagramas de flujo.

Inicio o termino. Indica el principio o el fin del flujo. Puede ser acción o lugar; además, se usa para indicar una oportunidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.

(49)

48 Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.

Archivo. Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente.

Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del l diagrama de flujo con otra parte del mismo.

Fuente: Elaboración propia a partir de (Benjamin & Fincowsky, 2014) 2.9.FORMULARIOS

2.9.1.Definición

Son una herramienta o medio de comunicación escrito, normalmente impreso que regularmente contiene información “fija” sobre un determinado aspecto, para ser complementada con espacios para incluir información “variable”, según cada aplicación y para satisfacer las necesidades de cada usuario (Brenes, 2009).

2.9.2.Tipos A.De línea

(50)

49 B.De columnas

Contiene columnas y reglones para su llenado y se utiliza cuando los datos que se anotan son afectados por varios datos fijos que regularmente se ponen en la parte superior del formulario o, en casos especiales, al pie.

C.De casillas

Esta clase se utiliza para formularios cuya información es excesiva. Consiste en encerrar un dato fijo dentro de un cuadro o rectángulo llamado casilla, preferentemente en el ángulo superior izquierdo y con letra pequeña pero legible; de esta forma, el dato variable se distingue fácilmente del fijo. (Benjamin & Fincowsky, 2009)

2.9.3.Importancia

Regularmente las operaciones administrativas que se realizan en la organización requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando esas operaciones son numerosas y repetitivas utilizan formulas impresas, cuyo uso determina de forma directa en la simplificación del trabajo, así como de su calidad en la información recopilada, por eso es importante.

 Su contenido

 La cantidad de ellas que se utilice (original y copias)  El costo que representan

 El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones  Su función como vehículo para generar y transmitir información.

(51)

50  Ahorrar tiempo en labores muy rutinarias.

 Favorece el control y de esta forma disminuyen el error. (Brenes, 2009)

2.9.4.Diseño

La estructura clásica de un formulario debe contener:

 Identificación organizacional (logotipo, titulo, fecha, número de hoja)

 Localización de la organización (direcciones, teléfonos, e-mail, fax, apartado)  Objetivo del formulario (igual al nombre o título del formulario)

 Identificación del usuario  Localización del usuario

 Cuerpo del formulario (conjunto de variables de interés, ubicadas de mayor a menor prioridad en la información)

 Respaldos  Controles

 Otros aspectos a considerar dentro del diseño del Formulario. (Brenes, 2009)

2.9.5.Análisis

Cuando se revisan las condiciones materiales del contenido de un formulario; tamaño, papel, tinta, clase de impresión, encuadernación y frecuencia de uso y consideraciones funcionales; identificación, objetivo, información, estructura, tipo y secuencia de datos; se deben considerar los siguientes aspectos:

(52)

51  Duplicación de formas para un mismo fin.

 Exceso de formularios de poco uso.

 Formularios con un número de copias innecesario.

 Formularios cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creados  Formularios para trámites en los que son necesarios, o sin la forma y contenido

requeridos. (Benjamin & Fincowsky, 2009) 2.10.POLÍTICAS

Es una actividad que se orienta de ideologías en la toma de decisiones para alcanzar los objetivos y metas.

2.10.1.Definición

Norma general conformada por declaraciones e interpretaciones que guían o encauzan la conducta y el pensamiento para la toma de decisiones (Benjamin & Fincowsky, 2014). La política forma ideologías para las cuales los seres humanos se ven inclinados por un conjunto de procesos de investigación. Es por esto que es importante hacer mención sobre la investigación y los pasos que se deben llevar acabo para una buena recolección de información.

2.11.INVESTIGACIÓN

Es una actividad que se ejecuta debido a la necesidad de la humanidad de adquirir nuevos conocimientos o conocer una explicación sobre el porqué de las cosas.

2.11.1.Definición

(53)

52 2.11.2.Importancia de la investigación

Los conceptos son básicos para toda idea y comunicación; sin embargo, todavía se presta poca atención a lo que son, como resultan y los problemas que surgen con su uso. Esas condiciones no podrían justificarse solas, considerando el sujeto aquí, si no fuera porque son problemas especiales en investigación que surgieron de la necesidad de precisarlos conceptual e imaginativamente (Namakforoosh, 2005).

2.12.TIPOS DE INVESTIGACIÓN

La investigación tiene dos tipos de enfoques los cuales son; con y sin medición numérica. De igual manera se hace mención a los tipos de investigación dependiendo el tipo de panorama que se presente en la investigación.

2.12.1.Tipos de enfoques de la investigación

A.Enfoque cuantitativo

Usa la recolección de datos para probar hipótesis, con base en la medición numérica y el análisis estadístico, para establecer patrones de comportamiento y probar teorías. (Hernandez, Fernandez, & Baptista, 2007, p. 4)

B.Enfoque cualitativo:

Utiliza la recolección de datos sin medición numérica para descubrir o afinar preguntas de investigación en el proceso de interpretación. (Hernandez, Fernandez, & Baptista, 2007, p. 7)

2.12.2.Tipos de investigación

A.Estudios exploratorios

(54)

53 B.Investigación descriptiva

Busca especificar propiedades, características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se analice. Describe tendencias de un grupo o población.

C.Investigación correlacional

Asocia variables mediante un patrón predecible para un grupo o población. D.Investigación explicativa

Pretende establecer las causas de los eventos, sucesos o fenómenos que se estudian (Hernandez, Fernandez, & Baptista, Metodologia de la Investigacion, 2007).

Estos tipos de investigación están ligados a los objetivos de la investigación y es importante que se tome en cuenta la naturaleza del trabajo para su debido enfoque y las fuentes de información que se tomaran en cuenta para el desarrollo del trabajo.

2.13.FUENTES DE INVESTIGACIÓN.

Las fuentes de investigación son datos importantes que se toman de documentos que sirven para el trabajo que se está realizando.

2.13.1.Definición

Según Benjamín & Fincowsky, citado por (Soto, 2014) las fuentes de investigación hace referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde pueden obtenerse datos para la investigación.

2.13.2.Tipos

A.Fuentes primarias.

(55)

54 B.Fuentes secundarias.

Son compilaciones, resúmenes y listados de regencias publicadas en un área de conocimiento en particular. Es decir, reprocesan la información de primera mano.

C.Fuentes terciarias.

Se trata de documentos que compendian nombres y títulos de revistas y otras publicaciones periódicas, así los nombres de boletines, conferencias y simposios, sitios Web, empresas, asociaciones industriales y de diversos servicios (Hernandez, Fernandez, & Baptista, 2007).

Es importante la recolección de información de documentos pero de igual manera es importante contar con personas que conozcan sobre el tema en investigación para que nos brinde información ya sea por experiencias o conocimientos adquiridos.

2.14.SUJETOS DE INVESTIGACIÓN

Los sujetos de investigación son personas que conocen sobre el tema en investigación y son escogidos para que brinden la información.

2.14.1.Definición

En este apartado deben especificarse “quienes” son las personas objeto de estudio. Su escogencia depende del problema por resolver, los objetivos o hipótesis planteadas y las variables por estudiar. Debe recurrir a quienes mejor puedan ofrecer la información (Barrantes, 1999).

2.15.TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.

(56)

55 2.15.1.Definición

La recolección de datos se fundamenta en la medición. Esta recolección se lleva acabo para utilizar procedimientos estandarizados y aceptados por una comunidad científica (Hernandez, Fernandez, & Baptista, 2010, p. 5).

2.15.2.Tipos de técnicas

Instrumentos para recolectar información en el enfoque cualitativo A.Observación

Permite obtener información sobre los fenómenos o acontecimientos tal y como se producen.

B.Entrevista

Permite obtener información sobre un determinado problema de investigación cualitativa. C.Cuestionario

Está íntimamente ligado al enfoque cuantitativo, pero puede ser una técnica de recolección de datos que preste un importante servicio en la investigación cualitativa. D.Historias de vida

Contienen una descripción de los acontecimientos y experiencias de la vida de una persona, o parte de ella, contando en sus propias palabras.

E.Técnicas grupales

Conjunto de procedimientos que se utilizan para lograr con eficiencia las metas propuestas (Barrantes, 1999).

2.16.VARIABLES DE ESTUDIO.

(57)

56 Tabla 2: Variables del estudio del marco teórico.

Nombre del

procedimiento:

Identificación del procedimiento.

Objetivo del

procedimiento:

Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.

Unidad administrativa a la

que pertenece:

Esfera de acción que cubre el procedimiento.

Responsable: Área, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la

preparación, aplicación o ambas cosas del procedimiento.

Política o normativa: Criterios o líneas de acción que se formulan de manera

explícita para orientar y facilitar el deshago de las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que participan en el procedimiento.

Alcance: Se hizo referencia a lo que se alcanza con la realización de dicho procedimiento.

Formulario: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las

cuales se intercalan después de los diagramas de flujo, que a su vez se mencionan, por lo regular, en el apartado de “concepto”.

Aplicaciones

computacionales:

Son los programas o software utilizados en el desarrollo del trabajo.

Concepto clave: Es la lista y explicación de los conceptos de carácter técnico

(58)

57 Elaboración propia a partir de (Benjamin & Fincowsky, 2009)

2.17.HEXÁMETRO QUINTILIANO. (5W` IH) A.Definición

Según Gildardo Campero, citado por (Soto, 2014), define lo siguiente:

El Hexámetro Quintiliano es una técnica de análisis que se basa en que, sea cual fuere la índole del problema de investigación, se debería realizar de manera sistemática, y siempre en el mismo orden.

Adaptado a la administración, constituye una herramienta muy útil para ser implementada por el analista de la organización y de los métodos administrativos.

La sucesión de preguntas que se emplean para el análisis, y la finalidad que determinan son las siguientes: ¿Qué?, ¿Por qué?, ¿Dónde?, ¿Quién? y ¿Cómo?

B.Análisis y examen crítico de los hechos

Según Rojas, citado por (Soto, 2014), también establece lo siguiente:

a) Propósito

¿Qué se hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Qué otra cosa podría hacerse? Y ¿Qué debería hacerse?

b) Lugar

¿Dónde se hace?, ¿Por qué se hace allí?, ¿En qué otro lugar podría hacerse? y ¿Dónde debería de hacerse?

c) Sucesión

(59)

58 d) Persona

¿Quién lo hace?, ¿Por qué lo hace esa persona?, ¿Qué otra persona podría hacerlo? Y ¿Quién debería de hacerlo?

e) Medios

¿Cómo se hace?, ¿Por qué se hace de ese modo?, ¿De qué otro modo podría hacerse? Y ¿Cómo debería hacerse?

C.Etapas

Rojas (2011, pág. 55) define las etapas de síntesis, las cuales tienen los propósitos siguientes:

 Crear un nuevo sistema de organización o establecer nuevos procedimientos para realizar un nuevo plan.

 Desarrollar nuevos procedimientos u organizaciones necesarios para completar un sistema ya existente.

(60)

Capítulo III

(61)

60

CAPÍTULO III.MARCO METODOLÓGICO

En el presente capítulo se desglosa la metodología empleada para el desarrollo del trabajo, la cual hace referencia a las actividades necesarias para la obtención de información para lograr los objetivos propuestos. Los aspectos que contiene este apartado son: Tipo de investigación, enfoque de la investigación, fuentes de información, sujetos de información, técnicas de investigación, las variables del estudio y el análisis de los datos.

A continuación se establece la metodología empleada para la elaboración del manual de procedimientos.

3.1.TIPO DE INVESTIGACIÓN

El tipo de investigación del siguiente trabajo es de tipo descriptiva, se realizó la recolección de la información acerca de las diferentes labores que se realizan en el programa de becas de la Sección de Trabajo Social y con esto se creó el manual de procedimientos, esto en base a la información recolectada por medio de los cuestionarios aplicados.

3.2.ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN

El tipo de enfoque corresponde al cualitativo, debido a que se utilizó instrumentos para recolectar información como las entrevistas, observaciones para proceder a su debida interpretación. Este enfoque permitió conocer el por qué y el cómo se realizan los procesos en dicha unidad en estudio.

3.3.FUENTES DE INFORMACIÓN

Figure

Actualización...

Referencias

Actualización...

Outline : Anexos