DIFERENTES MODELOS DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
Diferentes modelos de Auditoria Administrativa
Apuntes
En el desarrollo de la AA, varios estudiosos .del tema han propuesto formas de llevarla a cabo, en otras palabras, han propuesto una metodología. Algunos diseñaron una metodología con más particularidades, señalando algunos renglones específicos de actividades y conceptos (111(' deben manejarse en el transcurso de la misma, señalamientos que por ser particulares se constituyen en modelos.
A continuación daremos a conocer los modelos de algunos autores reconocidos en el medio, iniciando, siempre que se pueda, con la finalidad o propósito que cada autor le ha dado a la AA.
MODELO DE W. P. LEONARD
Indudablemente, uno de los precursores más importantes de la AA fue William P. Leonard, quien publicó su trabajo por primera vez en Systems and Procedures: A Handbookfor Business and huiustry, en 1959.1
Como punto de partida y para efecto de una mejor comprensión del modelo de Leonard, transcribiremos lo que él considera como propósito de la AA: "El objetivo primordial de la AA consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en cualquiera de los elementos examinados, y señalar las posibles mejoras. Su fin es ayudar a los dirigentes a lograr la más eficiente administración de las operaciones."
El panorama que presenta Leonard es amplio y variado. En su obra todo esto lo resume en un modelo de cuatro etapas; a) examen, b) evaluación, c) presentación, d) seguimiento. Además de la identificación de los factores precisos que él considera deberán ser evaluados en la AA.
En la primera etapa de examen, identifica las posibles áreas que deben revisarse, a saber: • Una o más funciones específicas.
• Un departamento o grupo de departamentos. • Una división o grupo de divisiones. • La empresa en su totalidad.
En esta etapa también identifica los factores" precisos que deberán ser estudiados, a saber: a) Planes y objetivos. Deberán revisarse y discutirse con la gerencia las condiciones actuales de los planes y objetivos.
b) Estructura organizacional. Deberá estudiarse la estructura organizacional del área evaluada, comparándola con el organigrama (si es que existe) y asegurándose de que cumpla con los principios de la buena organización, funcionalidad y adecuada departamentalización.
c) Políticas y prácticas. Hacer un estudio para averiguar qué acción debe emprenderse, si es necesario, para mejorar la efectividad de las políticas y las prácticas.
d) Reglamentos. Determinar si la empresa cumple cabalmente con las leyes locales, estatales y federales.
e) Sistemas y procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos en busca de posibles defectos o irregularidades en sus elementos, e identificar métodos para su mejoramiento.
J) Métodos de control. Determinar si los métodos de control son adecuados y efectivos.
g) Mechas de operación. Evaluar las operaciones, para precisar qué se necesita para contar con controles más precisos, una mejor comunicación y coordinación, y resultados más satisfactorios. h) Recurso humano. Estudiar las demandas generales del personal, y su aplicación en el trabajo del área estudiada.
i) Instalaciones y equipo. Determinar si pueden hacerse mejoras en las instalaciones y un mayor o mejor uso de equipo moderno.
En la segunda etapa, de evaluación... Leonard dice que para poder hacer un buen análisis se necesita contar con un buen nivel de conocimientos y experiencia, y mientras mayor sea la capacidad del auditor, mayor será el valor de sus resultados. En esta etapa identifica el proceso y los factores de evaluación, a saber:
• Panorama económico.
• Adecuación de la estructura organizacional, • Cumplimiento de las políticas y procedimientos. • Exactitud y confiabilidad de los controles. • Adecuación de los métodos de seguridad. • Causas de las variaciones.
• Uso adecuado del recurso humano y del equipo. • Lo satisfactorio de los métodos de operación.
Asimismo, señala el método con carácter científico, de análisis, interpretación y síntesis, a saber: l. Estudio de los elementos.
2. Diagnóstico detallado.
3. Determinación de las relaciones y el propósito. 4. Búsqueda de deficiencias. 5. Balance analítico. 5. Pruebas de efectividad. 7. Búsqueda de problemas. 8. Identificación de soluciones. 9. Determinación de alternativas.
10. Búsqueda de métodos de mejoramiento.
En la tercera etapa, la de presentación, Leonard afirma que la preparación cuidadosa del informe, con todos los aspectos y recomendaciones, corona el trabajo del auditor. Los descubrimientos se presentarán siempre en orden de importancia, siempre se tendrá presente a quién se enviará el informe y cómo se presentará el mismo, sin olvidar que parte de la información se presentará oralmente, pero que la mayor parte será por escrito. Para esta etapa propone tres fases:
• Discusión oral sobre aspectos importantes.
• Redacción del informe COn los descubrimientos y recomendaciones. • Presentación del informe final.
En la cuarta etapa, de seguimiento, Leonard nos dice que su objetivo principal es completar cualquier asunto pendiente, que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya hecho nada. Considera importante que exista una persona encargada y con la autoridad suficiente para hacer que se implementen las recomendaciones.
Esta etapa se lleva a cabo con actividades tales como: • Revisión de las instalaciones.
• Apoyo en el diseño de formas y procedimientos. • Terminación de cualquier asunto pendiente. • Verificación del informe con la alta gerencia.
MODELO DE T. G. ROSE
Históricamente hablando, el gran mérito de Rose es que muy probablemente fue el primero que escribió sobre la AA como tal, en su obra The Maruiqement Audit, publicada en 1932.
El punto de partida y preocupación de Rose fue la tremenda responsabilidad que tienen los directivos de empresas cuando tornan decisiones trascendentes sin contar con la suficiente y confiable información necesaria. Ya pesar de que reconoció que una AA nunca podría llevarse a cabo en la misma forma como se hace la auditoría contable, propuso que, basados en lo que se reconoce como principios de la administración, podía sustentarse una AA que proporcionase la información suficiente y veraz para la toma de decisiones.
El modelo de Rose parte de una premisa importante para él: "La AA deberá abarcar todo el campo de actividades de la empresa, desde h cúspide hasta las bases; empezando siempre por la 'cúspide, ya que la primera preocupación es saber si la gerencia general fundona satisfactoriamente."
Para Rose, la AA consiste en el análisis de la organización y de la efectividad con que se trabajan cada una de las funciones que a continuación se mencionan.
81 marco teórico del que parte Rose para plantear su AA es el propuesto en 1944 por el Institute 01 Industrial Administration de Londres, referido 2 las siete funciones de la gerencia: producción, distribución, desarrollo, contabilidad y finanzas, asuntos legales y secretariales, personal y relaciones industriales, y administración general."
En la función de administración general -la cual él considera como la más importante, puesto que coordina a todas las demás-, deberán revisarse aspectos como:
• La manera como los directivos utilizan el tiempo.
• El tipo de información que manejan, tanto interna como externa. • El liderazgo que ejercen.
En la función ríe producción, deberán analizarse las subfunciones de: • Compras. • Planeación. • Procedimientos de trabajo. • Almacenaje. • Inspección.
• Transportación interna y externa. • Construcciones e instalaciones.
En la función de distribución, deberán estudiarse los siguientes aspectos: • Registro de las ventas.
• Políticas de venta. • Servicios al cliente.
'T. G. Rose, The Management Audit, Gee & Co., Londres, 1961, p. 6.
"Actualrnente estas funciones se conocen como funciones básicas de la empresa, mientras que las funciones de la gerencia corresponden a las del proceso administrativo.
PARTE 1. INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE LA AA • Publicidad.
• Control de ventas.
En la función de desarrollo, habrá que verificar que en la empresa haya alguien que sea responsable de esta función, la cual debe ejercerse en todas y cada una de las siete funciones mencionadas. En sentido estricto, el desarrollo deberá hacerse por lo menos en los productos y mercados, a través de su investigación.
En la función de contabilidad y finanzas, el auditor sólo debe plantear una investigación de carácter general y administrativo, ya que los aspectos técnicos deberán ser cubiertos por un especialista en auditoría contable.
El renglón de asuntos legales y secretariales está relacionado con la organización y coordinación del trabajo de oficina.
En la función de personal y relaciones industriales, deberán revisarse los procedimientos de: • Contratación de personal.
• Capacitación de los empleados. • Terminación de la relación laboral. • Prestaciones legales y de empresa. • Ambiente de trabajo.
MODELO DE JOHN w BUCKLEY
Buckloy, autor y maestro de la Universidad de California en Los Ángeles, nos presenta su propuesta en un trabajo titulado "Cómo enfrentarse a la auditoría administrativa".';
Según Buckley, "el objetivo de la AA es apreciar la organización, las técnicas y los resultados administrativos con miras a mejorarlos".
Su modelo distingue dos formas o sistemas para llevar a cabo la AA: el ad hoc y el ex natura rerum.
El primero se propone para un propósito especial, donde el problema ha sido previamente identificado, y el equipo de auditoría propone un programa especial para resolverlo. El segundo se usa para llevar a cabo la AA como una práctica natural y regular de la administración de la empresa. Es decir, sin existir problema previamente definido, la auditoría se lleva a cabo periódicamente.
Las fases del modelo son las siguientes:
l. Identificación del criterio de la gerencia. Permite que el auditor parta de los objetivos y planes de la gerencia, relacionados con la calidad de la administración, la calidad de los empleados, las políticas y los procedimientos adecuados, etcétera.
2. Preparación para la AA. Esta fase se subdivide en:
a) Introducción al medio. En esta etapa el auditor estudia físicamente la situación y conoce al personal de la empresa que se verá involucrado en la auditoría.
b) Relación de los criterios establecidos para la AA con la situación particular de que se trate. ¿Son válidos los criterios de la administración estandarizada para evaluar las circunstancias particulares de esta empresa?'
c) Confirmación del alcance del compromiso. La AA es un acto de cooperación, por tanto hay que dejar en claro cuál es el papel que cada quien juega para el éxito de la misma.
3. Efectuar el estudio administración, Esta fase la divide en dos:
a) Seleccionar la técnica para el estudio, la cual puede ser en forma de cuestionario o en forma de memorándum.
b) Evaluar el estudio administrativo. El propósito será medir la efectividad general de la unidad auditada y descubrir probables áreas con problemas.
4. Efectuar la AA afondo. Los problemas importantes que se observaron durante el estudio administrativo son investigados a detalle y resueltos en esta fase.
a) Informe sobre el estudio administrativo. Esto se hace con base en informes preforma, donde el auditor se concreta a señalar las categorías que corresponden más a la realidad percibida.
PARTE 1. INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE LA AA
b) Informe sobre los resultados de la AA. Estos generalmente son muy descriptivos, e intentan dar una impresión general de la situación, tal y como la ve el auditor, refiriendo aspectos positivos y negativos.
6. Revisión posterior. Esta fase la apoya en dos conceptos:
a) Los periodos subsiguientes. Una característica importante que la AA debe tener es su periodicidad.
b) Las áreas específicas con problemas. La AA se aplicará sólo en aquellas áreas donde se encontraron problemas y se aplicaron soluciones.
MODELO DE JOHN NOLAN
Según Nolan, "el objetivo de la AA es evaluar la eficiencia y eficacia de la organización (empresa):" y aunque considera que no puede haber un solo programa tipo para asarse en todos los casos, debido a que las distintas funciones de la empresa tienen sus características propias, sí considera que la AA debe desarrollarse a través de una serie de pasos generales. Estos pasos son los siguientes:
1. Definición del alcance del proyecto (de auditoría). Esta definición debe darse entre la alta gerencia y los auditores: ¿Qué abarcará la auditoría?
2. Planeación, preparación y organización, Deberá elaborarse un programa de trabajo donde se definan las actividades y los tiempos que se van a emplear en ellas.
3. Recolección de hechos y actualización de la documentación. Consiste en obtener toda la información pertinente sobre el área que se va a estudiar.
5. Informe. En él se presenta un resumen del trabajo realizado, su alcance, los descubrimientos y las recomendaciones para resolver los problemas.
Una vez planteados estos pasos, Nolan propone que la AA inicie con una evaluación de la efectividad y eficiencia de la administración de la empresa () de la unidad que se va a auditar. Los criterios qUE' deberán usarse para esta evaluación son los siguientes:
a) Establecimiento de los objetivos formales. El primer paso será evaluar la existencia y cumplimiento de los objetivos de la empresa, en un periodo de tres años.
c) Reoisioti del proceso de planeación. El proceso de planeación incluye políticas, procedimientos, programas y prioridades establecidos para lograr los objetivos.
c) Evaluar el proceso de organización. Los auditores evaluarán si la estructura organizacional de la empresa es la adecuada para facilitar el logro de los objetivos,
d) Análisis del proceso de control. Habrá que revisar si las actividades que deben hacerse están realizándose correctamente.
Una vez realizada esta evaluación general de la administración de la empresa, Nolan propone que se diseñe un programa especial para auditar cada una de las diferentes funciones de la empresa, entre las cuales propone: finanzas, compras, producción, mercadotecnia, administración de recursos humanos e informática.
MODELO DE ROBERT J. THIERAUF
Según Thierauf, el objetivo de la AA. es evaluar la capacidad de los administradores para administrar, partiendo del cumplimiento de los objetivos organizacionales, de su planeación, organización, dirección y control."
El modelo tiene una marcada influencia de la auditoría contable, lo cual se percibe en la certificación, que Thierauf propone que se haga al final del informe, tal y como lo acostumbran los auditores contables.
1. Obtención de datos por medio de entrevistas. Esta fase sirve como planeación de la auditoría, debe escogerse bien a los gerentes que habrán de entrevistarse, se determina el propósito de la AA, pero no se hacen recomendaciones en este momento.
2. Medición del desempeña del trabajo mediante el cuestionario de auditoría administrativa: Si todas las respuestas al cuestionario son afirmativas, entonces las operaciones son tal y corno se desean, pero si hay respuestas negativas, entonces es señal de que hay dificultades y éstas deberán ser aclaradas por escrito.
3. Presentación de las recomendaciones en pro del mejoramiento. Esta presentación se hace ante los miembros del equipo del gerente general. Primero se discuten las recomendaciones que son soluciones factibles y que serán aceptadas fácilmente; habrá que tener soluciones opcionales, especialmente para aquellas recomendaciones que se esperan difíciles de aceptar.
4. Preparación del informe ele auditoría administrativa La extensión del informe puede variar, pero de cualquier forma deberá contener aspectos corno el propósito y alcance de la auditoría, la capacidad de la administración, los términos explícitos del compromiso y las recomendaciones de la auditoría.
Lo más importante del modelo de Thierauf es el cuestionario en que sustenta su auditoría. Éste, está dividido de acuerdo con las diferentes áreas funcionales de la empresa; a su vez estas secciones están divididas en partes que abarcan aspectos específicos. Los renglones que se evalúan con respecto a esas partes son: planeación, estructura organizacional, dirección, liderazgo, comunicación y control, a saber:
Componentes del cuestionario de AA, según Thierauf l. Planeación de la empresa:
• Visión general y objetivos. • Planes.
• Estrategias y programas.
lI. Contabilidad y finanzas:
• Visión general contable y financiera. • Contabilidad.
• Finanzas.
III. Mercadotecnia:
• Visión general de mercadotecnia. • Ventas.
• Investigación de mercados. • Publicidad.
• Distribución.
IV. Investigación y desarrollo e ingeniería:
• Visión general de investigación y desarrollo e ingeniería: • Investigación y desarrollo.
• Ingeniería.
V. Producción:
• Visión general de producción. • Planificación de la producción. • Producción.
• Inventario. • Compras.
VI. Personal:
• Visión general de personal. • Planificación de mano de obra. • Relaciones industriales.
VII. Ambiente de trabajo y elemento humano: • Estructura del trabajo.
• Estructura informal.
• Control del elemento humano.
VIII. Sistema de información:
• Controles del departamento de computadoras. • Controles programados de entrada y salida. • Controles interactivos y de seguridad.
MODELO DE RODRÍGUEZ VALENCIA
Según Rodríguez Valencia, el objetivo principal de la AA es: "Proporcionar un panorama administrativo general del organismo social que se audita, señalando el grado de efectividad con el que opera cada una de las unidades administrativas que la integran... "JI
SU modelo comprende las siguientes seis etapas:
l. Estudio preliminar. Consiste en revisiones someras, cuya finalidad es obtener un panorama global sobre el campo de trabajo, que servirá como base para la siguiente fase.
2. Planeación de la AA. Su principal elemento es la elaboración del programa de la auditoría, en el que se señalarán los diferentes pasos a seguir.
4. Análisis y evaluación de la información obtenida. La calidad de esta etapa definirá la calidad de la auditoría; sin embargo, sus conclusiones no son las definitivas, pues estos resultados deberán relacionarse con otras inferencias.
5. Informe de la AA. Para su elaboración deberá tenerse en consideración quién lo va a leer y qué uso se le va a dar.
6. Implementación de las recomendaciones. Esta fase es tan importante como cualquiera de las anteriores, pues en ella se ponen en práctica las medidas correctivas.
Es importante mencionar que Rodríguez Valencia relaciona su modelo de AA con la aplicación de una escala de evaluación, con la que pretende dar una calificación numérica al resultado de la auditoría, y por ende "un mayor carácter universal" (sic).
La aplicación de esta escala de evaluación implica una serie de pasos entre los cuales consideramos que el más importante es: "determinación de los factores o categorías que se van a evaluar", que son los factores a partir de los cuales propone hacer la evaluación total de la empresa. 12
Dichos factores son: • Objetivos y planes. • Políticas y prácticas. • Estructura orgánica. • Sistemas y procedimientos. • Métodos de control. • Medios de operación.
• Potencial humano y elementos físicos empleados.
MODELO DE VÍCTOR RUBIO a. Y JORGE HERNÁNDEZ F.
Según Rubio y Hernández, "el objetivo de la AA consiste en evaluar el fundamento de la administración mediante la localización de irregularidades o anomalías y el planteamiento de posibles alternativas de solución" .1:1
l. Planeación. Es la etapa donde se define la secuencia de las actividades que se van a realizar, se pretende prever todos los factores necesarios para el desarrollo de la auditoría. En esta etapa se llevan a cabo las siguientes actividades específicas:
a) Definición del estudio que se va a desarrollar. b) Diagnóstico administrativo.
c) Definición del objetivo.
d) Definición del alcance de la auditoría.
e) Determinación del personal necesario. 1) Programación del tiempo estimado. f) Definición de las técnicas y herramientas que se deben utilizar.
h) Aprobación del programa de auditoría.
2. Examen, En esta etapa es donde prácticamente se da inicio a la AA, en ella se aplican las técnicas de investigación necesarias para obtener y analizar la información. Comprende las siguientes actividades:
a) Entrevista con los responsables de las áreas que se van a auditar. b) Aplicación de técnicas de AA.
e) Captación de la documentación necesaria.
d) Revisión, complementación y depuración de la información captada. e) Captación de opiniones y sugerencias.
3. Eratuaciou, Es aquí donde la percepción clara y precisa del problema, apoyada en la capacidad y experiencia Del auditor, serán decisivas para obtener las conclusiones correctas. Esta etapa conlleva las siguientes actividades:
(/) Análisis y evaluación de la información captada. b) Jerarquización de observaciones. e) Planteamiento de las recomendaciones. d) Discusión de las observaciones.
4. Presentación: Esta etapa consiste en la elaboración del informe final de la auditoría, así como su presentación verbal ante el cliente. El informe es constancia del trabajo realizado, y en él deberá precisarse el resultado de las apreciaciones personales del auditor. Esta etapa consta de las siguientes fases:
a) Elaboración del informe final.
b) Presentación del informe final al director general y al subdirector de auditoría. c) Presentación del informe final a los responsables de la unidad auditada.
MODELO DE JOSÉ A. FERNÁNDEZ ARENA
Fernández Arena no nos habla, en su obra, sobre lo que él considera corno finalidad de la AA; sin embargo, hemos querido interpretar esa finalidad a partir de la definición que hace de la misma. En este caso la finalidad sería, revisar la satisfacción de los objetivos institucionales.
Su modelo está integrado, fundamentalmente, por una serie de cuestionarios referidos a cuatro elementos importantes, sobre los cuales aplica la auditoría, a saber:
a) Los objetivos de la empresa. /J) La dirección. e) Los recursos.
d) El proceso administrativo.
El desarrollo de la AA lo subdivide en:
l. Esquema general sobre administración. Donde presenta el marco teórico en el que se sustenta la AA.
2. Programa de la industria: Constituido por los diversos cuestionarios que van a aplicarse.
4. Presentación. El cual deberá contener una apreciación crítica de la coordinación general, un análisis de la estructura de cada uno de los departamentos, la evaluación total de la empresa y las recomendaciones.
Para la evaluación total de la empresa, propone filtrar la información obtenida ele los cuestionarios a través de escalas de evaluación con las que al final se obtiene una supuesta calificación de la administración de la empresa, calificación que puede ir desde muy mala hasta, pasando por mala, adular, buena y muy burna.
MODELO DEL ANÁLISIS FACTORIAL
El modelo del análisis factorial ¡r, no fue planteado como una AA propiamente dicha; evaluar una serie de factores que intervienen en la operación de una empresa, con el propósito de hacer un análisis de potencialidad productiva, conlleva al incremento de la eficiencia de la operación, que en términos generales sería también la finalidad de la AA.
Este modelo esta integrado por cinco etapas:
l. Planeación. Donde se definirán, en otros, aspectos como el objeto y finalidad de la investigación. 2. Análisis del tema. Determinando los factores que son inhorentes al tema y su operación.
3. Examen de cada factor. Planteando una serie de cuestionamientos sobre el factor y su operación.
4. Combinación de los hallazgos, Para diagnosticar sobre el total de las operaciones. Se pretende llegar a conclusiones con base en los hallazgos.
El análisis factorial se apoya también en una serie de cuestionarios referidos a los factores y a los elementos en los que éstos fueron divididos.
A manera de ejemplo, Klein y Grabinsky presentan para su evaluación los siguientes factores, cuya función es:
a) Medio. Mantener informada a la empresa sobre los cambios en el exterior y viceversa.
b) Política y dirección. Fijar los objetivos de la empresa y proporcionarle los medios para lograrlos. c) Productos y procesos. Seleccionar y producir los productos más adecuados para el mercado y la misma empresa.
d) Financiamiento. Proveer los recursos monetarios necesarios.
e) Medios de producción. Dotar a la empresa de las instalaciones y el equipo necesarios para sus operaciones.
Suministros. Suministrar a la empresa los bienes y servicios convenientes y necesarios para su operación.
i) Contabilidad Y estadística. Mantener informada a la empresa sobre los aspectos económicos de sus operaciones.
MODELO DE EDUARDO MANCILLAS PÉREZ
En nuestro caso, tal y como se mencionó en el capítulo 2, consideramos que el propósito de la AA no es otro que el mejoramiento de la administración, esperando en consecuencia mejorar el nivel de efectividad de la empresa u organización.
En cuanto a las etapas que proponemos, Y a manera de recordatorio, sólo reescribiremos sus nombres, pero podrán ser consultadas.
2 Este modelo comprende las siguientes etapas: l. Trabajos preliminares.
2. Diagnóstico administrativo e investigación previa. Elaboración del programa de la AA. 4. Obtención ele la información.
5. Análisis, clasificación Y evaluación ele la información. Conclusiones y recomendaciones. 7 Elaboración y presentación del informe final. 8. Implementación Y seguimiento.
