SUBGERENCIA DE TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
SISTRAM
¿Qué es un Sistema de Tramite Documentario?
Es un aplicativo de uso interno que tiene como fin el seguimiento de la documentación generada en la Institución y/o recepcionada en cada una de sus mesas de parte.
¿Cómo ingresar al SISTRAM ?
www.10.10.1.104/stm/tramite
www.munitacna.gob.pe/stm/tramite
Requisitos para tener acceso como Usuario del SISTRAM:
- Tener vinculo laboral con la Municipalidad Provincial de Tacna. (Contrato vigente)
- Haber llenado correctamente el Formato Solicitud Acceso al Sistema Informático ( Directiva 004-2008- SGTIC-MPT-TACNA)
Ingresamos nuestro usuario, luego nuestro password y finalmente hacemos click en iniciar sesión o presionamos la tecla ENTER.
Bandejas Perfil Mesa de Partes:
De acuerdo a las funciones asignadas a cada servidor Municipal se crean los diferentes perfiles de usuarios los que contienen accesos directos, acciones y carpetas.
A la izquierda se muestran las bandejas existentes en el perfil del Usuario-Mesa de Partes.
¿Cómo registrar un Documento Externo?
Para registrar un documento externo debemos hacer click en Ingresar documento y llenar los campos requeridos en el formulario que se muestra.
Primero ingresamos el Tipo de Tramite el cual seleccionamos de los existentes o ingresando uno nuevo.
NOTA: El tipo de tramite es el procedimiento TUPA o requerimiento especifico solicitado.
Seguidamente
buscamos el tipo de Documento (Oficio, Memo, Informe, etc.) o creamos en caso no exista.
Procedemos a buscar
al remitente
(Solicitante) a partir de sus APELLIDOS o lo creamos en caso no exista información.
Para crear una persona podemos elegir Tipo Natural o Jurídico, una vez seleccionado este campo procedemos a llenar la información solicitada.
Finalmente hacemos click en Guardar para almacenar el registro.
En la sección remarcada el sistema te permite registrar datos adicionales del documento Externo, antes de continuar No olvidemos seleccionar la PRIORIDAD de atención (NORMAL y URGENTE).
Culminado el ingreso de los datos del documento externo procedemos hacer click en el botón Guardar.
Nota: Los documentos con atención URGENTE estarán resaltados (COLOR ROJO) en las bandejas de pendientes por recibir y pendientes por atender.
El sistema nos devolverá el ID del documento que es un identificador único generado al guardar el registro ingresado, el mismo que se almacenara en la Base de Datos.
Obtenido el ID del Documento, nos direccionamos a Destino y hacemos click en Agregar, buscamos la oficina, seleccionamos al servidor que dará atención al Documento presentado y haremos click en guardar.
NOTA: Se debe conocer los diversos procedimientos del TUPA a modo de no incurrir en error de destinatario.
Una vez culminado el registro del documento y del destino, solo quedaría hacer click en Enviar para que el documento culmine esta 1era etapa.
Haciendo click en la opción Distribuir Documento el usuario de Mesa de Partes podría agregar al destinatario o modificar algún campo siempre y cuando no hubiese enviando el documento.
Al hacer click en Distribuir documentos nos aparecerá el formulario que se muestra en pantalla, nos direccionamos a la esquina superior derecha y escribiremos el numero de ID a modificar y damos click en Editar; a continuación el sistema mostrara el Documento a editar. Procedemos a realizar los pasos descritos en COMO REGISTRAR UN DOCUMENTO EXTERNO.
Adicionalmente y mientras el destinatario no recepcione el documento, el SISTRAM nos permite corregir el destino; para esto debemos hacer click en Corregir destino, ingresar el ID a corregir y luego click en OK.
En el formulario Corrigiendo documento debemos primero hacer click en deshacer envió y esperar que se muestre el AVISO: Ya puede realizar el envio nuevamente; el sistema nos permitirá eliminar el destino, modificar algún dato del documento y volver a enviarlo sin errores.
Las opciones Consulta documentos 2016, 2017, 2018 y 2019 facilita la ubicación y seguimiento de un ID a partir de los criterios de búsquedas personalizados que el Sistema nos permite elegir.
Debemos ingresar el dato según el criterio que elijamos y luego clickear en Buscar Documento, el resultado variara según la información proporcionada.
Bandejas Perfil Usuario Empleado:
Al ingresar usando el Perfil del Usuario- Empleado el sistema nos mostrara los accesos directos y carpetas que se muestran a la izquierda.
¿Cómo crear un Nuevo Documento?
Para crear un nuevo documento Interno debemos hacer click en Nuevo documento y seguidamente ingresar la información que nos solicitara el sistema SISTRAM.
+ +
+ +
El Sistema nos mostrara 4 zonas para ingresar información.
Documento: Aquí registraremos las características del Documento redactado.
Destino: Aquí ingresaremos al o los destinarios que enviaremos nuestro documento (Original y copias).
Referencias: Permite seleccionar uno o varios documentos de la bandeja documentos recibidos y documentos enviados que tienen relación al documento redactado.
Anexos: Para adicionar a nuestro documento algún archivo PDF, EXCEL, CAD, etc.
NOTA: Para enviar un documento necesitaremos por lo menos ingresar datos en la Zona Documento y Zona Destinos.
ZONA: DOCUMENTO ZONA: REFERENCIAS
ZONA: ANEXOS ZONA: DESTINO
Primero ingresamos el Tipo de Tramite el cual seleccionamos de los existentes o ingresando uno nuevo.
Repetiremos el mismo paso para ingresar el tipo de documento.
NOTA: El tipo de tramite es el procedimiento TUPA o requerimiento especifico solicitado.
Hacemos Click en Agregar, a continuación el sistema mostrara una ventana emergente donde digitaremos el nuevo procedimiento y luego hacemos click en guardar.
Seleccionado el Tipo de tramite y Tipo de documento seguiremos con el registro de los campos restantes.
El sistema autoenumera el documento a partir del tipo elegido anteriormente.
NOTA: Debemos llenar todos los campos antes de hacer Guardar.
Los documentos digitalizados que se admiten son aquellos de extensión PDF o DOC.
Esperamos que el sistema muestre la ventana con el mensaje: Se guardo los datos con éxito, y presionamos OK para continuar.
Obtenido el ID del Documento, nos direccionamos a Destino y hacemos click en Agregar Uno o Agregar Varios, buscamos la oficina, seleccionamos al encargado o destinatario que enviaremos el documento y haremos click en guardar.
Para el caso de agregar varios Destinatarios el sistema mostrará una lista de todos los Gerentes, Subgerentes y jefes de Oficina para seleccionar a varios destinatarios a la vez.
Culminado el ingreso del Destinatario, haremos click en el botón Guardar, a continuación aparecerá el mensaje: Se guardo los datos con éxito y hacemos click en OK para concluir este proceso.
NOTA: Opcionalmente podríamos agregar un documento de Referencia o, uno o varios archivos como Anexos.
Ahora solo nos faltaría presionar el Botón Enviar para concluir con el procedimiento.
NOTA: Debemos revisar que todo este correctamente ingresado a fin de evitar posibles mensajes de error.
Recordemos siempre esperar el mensaje: Se guardo los datos con éxito para finalizar el envió del documento.
¿Cómo recibir un Documento?
Para Recibir un documento nos direccionamos a la Bandeja Pendientes por recibir, nos mostrara un listado de 30 últimos registros con estado pendiente por recibir.
También podríamos colocar el ID del documento y hacemos click en el icono de la lupa para una búsqueda especifica.
NOTA: Se debe revisar que el registro digital sea igual al documento físico antes de continuar. Recordemos que si Recibimos el documento el remitente no podrá modificar los datos en caso exista información no considerada como folios, numero de documento, asunto, etc.
Hacemos click en Recibir para que el documento cambie de estado Pendiente por recibir a Estado Pendiente por atender.
NOTA: El sistema grabara el usuario, la fecha y la hora del cambio de Estado, datos que no podran ser modificados.
¿Cómo atender un Documento?
Para Atender un documento nos direccionamos a la Bandeja Pendientes por atender y al igual que en la bandeja Pendientes por Recibir el sistema nos mostrara un listado de los 30 últimos registros con estado pendiente por Atender, si deseamos podríamos ingresar el ID del documento y hacer click en el icono de la lupa para una búsqueda especifica.
A) DERIVANDO A OTRA OFICINA:
En este punto el SISTRAM nos permite elegir entre las opciones Atender o Derivar, a continuación explicaremos la opción Derivar.
Al hacer click en derivar veremos una ventana donde debemos ingresar la oficina Destino, seleccionar el empleado a quien derivaremos el documento, ingresar la información para el envío, hacer click en agregar y finalmente hacer click en Derivar, esperamos el mensaje: Se guardo los datos con éxito para hacer click en OK.
NOTA: El sistema nos permite agregar varios destinatarios, así también en caso de agregar un destinatario incorrecto podríamos eliminarlo mientras no hagamos click en derivar.
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Esperamos el mensaje: Envió correcto
!! Documento derivado con éxito, el sistema nos indica que termino el procedimiento derivar documento.
B) ATENDER CON ANOTACION:
Cuando el documento recibido concluye o solo fue una copia derivada para tomar conocimiento y el destinatario no emitirá pronunciamiento alguno podría escribiremos una anotación para su archivamiento y hacemos click en Guardar. El documento saldrá de nuestra bandeja de pendientes por atender y se alojara en la bandeja de documentos atendidos.
C)RESPONDER CON DOCUMENTO
Para cuando el documento enviado requiera un respuesta con otro documento haremos click en Responder con documento.
El sistema creara un Nuevo ID para el documento respuesta que estará enlazado con el documento origen por medio de un Numero de Expediente, el mismo que almacenara todos los documentos que forman parte de este.
El sistema a través de la siguiente ventana emergente muestra el mensaje con el numero de ID para el documento respuesta y el Número del expediente que contendrá ambos documentos.
NOTA: Un Expediente esta conformado por 2 a mas IDs.
El documento respuesta debe ser ingresado al igual que el Registro de un nuevo Documento con la única diferencia que ya contiene un numero de ID relacionado al documento primigenio.
¿Cómo Reservar un numero (ID)?
Cuando requiriéramos Reservar un Numero ID por algún motivo, el SISTRAM nos muestra la opción Reservar Numero, Hacemos click en la opción Reservar Documento, luego al mensaje emergente hacemos click en Aceptar y en el siguiente aviso que contiene el numero de Id Reservado hacemos OK.
NOTA: El ID Reservado se almacena en la bandeja Borradores para ser usado cuando lo necesitemos.
Para validar si efectivamente el documento reservado fue creado, nos dirigimos a Borradores y en la parte de Búsqueda colocamos el ID a consulta.
¿Cómo Consultar un Documento Externo?
Para consultar la ubicación o datos de algún documento externo hacemos click en Consultar documentos, en la ventana emergente ingresaremos el criterio de búsqueda a nuestra elección y finalmente haremos click en Buscar Documento. El SISTRAM mostrara el o los IDs que contengan el dato consultado.
En este ejemplo estamos buscando información respecto al ID 15 del año 2019, el resultado que el sistema muestra es: Id Documento, Información del Remitente, Documento, Registrado por y el enlace Ver Tramite.
Continuando con el ejemplo anterior, al hacer click en Ver tramite observaremos el Historial del Documento según sus estados desde cuando fue creado y su última ubicación.
¿Cómo hacer seguimiento a un Documento Interno?
Primero hacemos clik en Seguimiento a documentos, luego elegimos el Año del documento a consultar, ingresamos el Id del documento y finalmente hacemos click en Buscar.
El sistema mostrara los datos del documento y el historial del documento. Aquí podemos apreciar los estado, las oficinas y los servidores que interactuaron con el documento.
¿Como consultar IDs relacionados a un Expediente?
Elegimos la opción Expedientes, seleccionamos el numero de expediente, elegimos el año y hacemos click en buscar;
obtendremos el listado de todos los documentos IDs que son parte del Expediente.
¿Que visualizan las demás bandejas?
En la Opción CARPETAS observamos otras 4 bandejas similares en funcionalidad que nos permiten visualizar documentos enviados, recibidos, derivados y atendidos.
NOTA: en esta bandejas el sistema nos permite DESHACER un documento incorrectamente enviado, atendido o derivado, siempre que el destinatario no lo reciba.
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Cuando usemos la Opción Deshacer debemos esperar que el sistema procese hasta mostrar el mensaje de Confirmación y luego el Aviso: Operación completada.
Posteriormente debemos hacer click en Recargar para actualizar nuestra bandeja.
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¿Cómo cambio mi contraseña?
Cuando necesitemos cambiar la contraseña haremos click en el menú Configuración y buscamos la opción Cambio de contraseña, seguidamente ingresamos la clave actual y luego la nueva clave 2 veces, finalmente presionamos guardar para concluir la operación.
¿Puedo consultar un documento desde la pagina institucional ?
Para que un administrado pueda consultar el estado de su documento presentado solo necesitara acceder al Portal institucional digitando la dirección:
www. munitacna.gob.pe
Seguidamente en la barra lateral izquierda busca la Opción Consulta Tramite.
Seleccionamos el año, escribimos el numero de ID y hacemos click en consultar.
Seguidamente obtendremos información del estado del ID.
