DISEÑO Y DESARROLLO DE UN PROTOTIPO DE SOFTWARE DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA ACADÉMICA PARA INSTITUCIONES EDUCATIVAS
ANDRES FELIPE BAZURTO RUIZ Código Estudiantil: 20051020058
ANGELA ROCIO OSPINA ROMERO Código Estudiantil: 20051020089
PEDRO ALEXANDER HEREDIA TORRES Código Estudiantil: 20051020064
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA DE SISTEMAS BOGOTÁ – COLOMBIA
DISEÑO Y DESARROLLO DE UN PROTOTIPO DE SOFTWARE DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA ACADÉMICA PARA INSTITUCIONES EDUCATIVAS
ANDRES FELIPE BAZURTO RUIZ
ANGELA ROCIO OSPINA ROMERO
PEDRO ALEXANDER HEREDIA TORRES
Proyecto de grado en modalidad de trabajo de grado para optar por el título de Ingeniero de Sistemas
DIRECTOR
ING. JULIO BARÓN VELANDIA
Universidad Distrital Francisco José de Caldas
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA DE SISTEMAS BOGOTÁ – COLOMBIA
3
Nota de Aceptación:
__________________________________________________________________ __________________________________________________________________
__________________________ Firma del Jurado
__________________________ Firma del Jurado
4
AGRADECIMIENTOS
A mis padres por apoyarme en cada etapa de este proceso.
Al colegio LIC MODERNO SANTA EMILIA por ayudarnos en la toma de requisitos. Al profesor Julio, por su dedicación y ayuda en el desarrollo del proyecto.
Angela
A mis profesores y compañeros por todas sus enseñanzas. A mi familia por su incondicional apoyo.
A mis compañeros de tesis.
A ALC por apoyar el inicio de mi carrera.
Al profe Julio por su disposicìòn y entendimiento de nuestro proceso profesional. A todas las demás personas que de alguna forma contribuyeron en mi carrera.
Alexander
Quiero agradecer antes que nada a mis padres, a Angela y Alex con quienes desarrollamos este proyecto y al profesor Julio Baron por su incondicional disposición, comprensión y apoyo. También a las personas que siempre estuvieron dando una voz de aliento. A las personas con las que compartí durante la carrera porque de alguna forma debían estar ahí e hicieron aportes positivos para mi desarrollo como profesional.
5
“Si queremos formar niños y jóvenes para la sociedad de la información, necesitamos instituciones, profesores y administración educativa de la sociedad de la información”
6
CONTENIDO
pág.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 25
1.1. FORMULACIÓN DE LA PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ... 26
2. JUSTIFICACIÓN ... 27
3. OBJETIVOS ... 28
3.1. OBJETIVO GENERAL ... 28
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 28
4. ALCANCES Y LIMITACIONES ... 29
4.1. ALCANCES ... 29
4.2. LIMITACIONES ... 30
5. DISEÑO METODOLÓGICO ... 31
5.1. TIPO DE ESTUDIO... 31
5.2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ... 31
5.3. PARTICIPANTES ... 32
5.3.1. Características de la población ... 32
5.3.2. Características de la muestra ... 32
5.4. PROCEDIMIENTO ... 32
5.5. METODOLOGÍA DE LA INGENIERÍA ... 33
6. MODELO DE SISTEMA ... 35
6.1. LEGISLACION APLICABLE ... 35
6.2. ENFOQUE ORGANIZACIONAL ... 35
6.2.1. Gobierno escolar ... 35
6.2.2. Rectoría ... 35
6.2.3. Consejo directivo ... 36
6.2.4. Consejo académico ... 38
6.2.5. Concejo de padres ... 39
6.2.6. Asociación de padres de familia ... 40
6.2.7. Coordinación académica ... 41
7
6.2.9. Secretaría general ... 42
6.2.10. Servicios de apoyo ... 43
6.2.11. Servicios complementarios ... 43
6.3. ENFOQUE FUNCIONAL ... 44
6.3.1. Gestión educativa ... 44
6.3.2. Gestión administrativa ... 44
6.3.3. Gestión académica ... 45
6.3.4. Gestión administra académica ... 45
6.4. EL PROCESO DE MATRICULA ... 46
7. ANÁLISIS Y DISEÑO ... 48
7.1. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN ... 48
7.2. REQUISITOS ... 48
7.3. ACTORES DEL SISTEMA ... 61
7.4. CASOS DE USO ... 62
7.4.1. Gestión de sesiones ... 62
7.4.2. Gestión del sistema ... 63
7.4.3. Gestió de instituciones ... 66
7.4.4. Gestión académica ... 71
7.4.5. Gestión de matrículas ... 75
7.5. HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS ... 77
7.5.1. Capa de presentación ... 77
7.5.2. Capa de lógica ... 77
7.5.3. Capa de persistencia ... 77
8. PRUEBAS ... 78
8.1. CASOS DE PRUEBAS ... 78
9. CONCLUSIONES ... 142
10. TRABAJO FUTURO ... 143
8
LISTA DE FIGURAS
pág.
Figura 1: Gestión administrativa académica……… 44
Figura 2: Diagrama por proceso de matricula……… 47
Figura 3: Actores de la aplicación………. 61
Figura 4: Gestión de sesiones……… 62
Figura 5: Gestión del sistema………. 63
Figura 6: Gestión de páginas………. 63
Figura 7: Gestión de módulos……… 64
Figura 8: Gestión de perfiles……….. 64
Figura 9: Gestión del menú………. 65
Figura 10: Gestión de usuarios………..… 65
Figura 11: Gestión institucional………...66
Figura 12: Gestión institución………. 67
Figura 13: Gestión sedes……… 67
Figura 14: Gestion jornadas……… 68
Figura 15: Gestión aulas………. 68
Figura 16: Gestión niveles……….. 69
Figura 17: Gestión grados……….. 69
Figura 18: Gestión grupos……….. 70
Figura 19: Gestión académica……… 71
Figura 20: Gestionar áreas………. 72
Figura 21: Gestionar asignatura……… 72
Figura 22: Gestionar bloque académico……….. 73
Figura 23: Gestionar día académico………. 73
Figura 24: Asignatura por grado……… 74
Figura 25: Gestionar profesor………. 74
Figura 26: Estuadiante por grupo……….. 75
9
Figura 28: Gestión estudiante……….76
Figura 29: Estudiantes por grupo………...76
Figura 30: Metodología RUP………...151
Figura 31: Metodología Scrum………..155
Figura 32: Organización del sistema educativo colombiano………174
Figura 33: MODELO ENTIDAD RELACIÓN………...213
Figura 34: DIAGRAMA DE CLASES………....217
Figura 35: Diagrama de actividades CU-GSE-002 Iniciar sesión………219
Figura 36: Diagrama de actividades CU-GSE-004 Validar usuario………221
Figura 37: Diagrama de actividades CU-GSE-005 Modificar perfil……….222
Figura 38: Diagrama de actividades CU-GSE-006 Cargar módulos………..223
Figura 39: Diagrama de actividades CU-GSE-007 Carga menú……….224
Figura 40: Diagrama de actividades CU-GSI-PA-001 Crear nueva página……...225
Figura 41: Diagrama de actividades CU-GSI-PA-002 Consultar página…………226
Figura 42: Diagrama de actividades CU-GSI-PA-003 Editar página………..227
Figura 43: Diagrama de actividades CU-GSI-PA-004 Eliminar página…………..228
Figura 44: Diagrama de actividades CU-GSI-MO-001 Crear nuevo módulo…….230
Figura 45: Diagrama de actividades CU-GSI-MO.002 Consultar módulos………231
Figura 46: Diagrama de actividades CU-GSI-MO-003 Asociar páginas…………232
Figura 47: Diagrama de actividades CU-GSI-MO Editar módulo………233
Figura 48: Diagrama de actividades CU-GSI-MO-005 Eliminar módulo…………235
Figura 49: Diagrama de actividades CU-GSI-PE-001 Crear nuevo perfil……….236
Figura 50: Diagrama de actividades CU-GSI-PE-002 Consultar perfiles………..237
Figura 51: Diagrama de actividades CU-GSI-PE-003 Asociar módulos…………238
Figura 52: Diagrama de actividades CU-GSI-PE-004 Editar perfil……….239
Figura 53: Diagrama de actividades CU-GSI-PE-005 Eliminar perfil……….241
Figura 54: Diagrama de actividades CU-GSI-PE-006 Editar privilegios por página………242
10
del menú………244
Figura 57: Diagrama de actividades CU-GSI-ME-003 Editar opción del menú…246 Figura 58: Diagrama de actividades CU-GSI-ME-004 Eliminar opción del menú………247
Figura 59: Diagrama de actividades CU-GSI-US-001 Crear nuevo usuario…….248
Figura 60: Diagrama de actividades CU-GSI-US-002 Consultar usuarios………249
Figura 61: Diagrama de actividades CU-GSI-US-003 Asociar perfiles…………..251
Figura 62: Diagrama de actividades CU-GSI-US-004 Editar usuario……….252
Figura 63: Diagrama de actividades CU-GSI-US-005 Eliminar usuario………….253
Figura 64: Diagrama de actividades CU-GIN-IN-001 Crear institución…………..254
Figura 65: Diagrama de actividades CU-GIN-IN-002 Consulta institución………255
Figura 66: Diagrama de actividades CU-GIN-IN-003 Asociar sede………256
Figura 67: Diagrama de actividades CU-GIN-IN-004 Editar institución…………..258
Figura 68: Diagrama de actividades CU-GIN-SE-001 Crear sede………..259
Figura 69: Diagrama de actividades CU-GIN-SE-002 Consultar sede…………...260
Figura 70: Diagrama de actividades CU-GIN-SE-003 Asociar aula………261
Figura 71: Diagrama de actividades CU-GIN-SE-004 Asociar jornda………262
Figura 72: Diagrama de actividades CU-GIN-SE-005 Editar sede……….264
Figura 73: Diagrama de actividades CU-GIN-SE-006 Eliminar sede……….265
Figura 74: Diagrama de actividades CU-GIN-JO-001 Crear jornada……….266
Figura 75: Diagrama de actividades CU-GIN-JO-002 Consultar jornada………..267
Figura 76: Diagrama de actividades CU-GIN-JO-003 Asociar nivel………...268
Figura 77: Diagrama de actividades CU-GIN-JO-004 Editar jornada……….270
Figura 78: Diagrama de actividades CU-GIN-JO-005 Eliminar jornada………….271
Figura 79: Diagrama de actividades CU-GIN-AU-001 Crear nueva aula………...272
Figura 80: Diagrama de actividades CU-GIN-AU-002 Consultar aula………273
Figura 81: Diagrama de actividades CU-GIN-AU-003 Editar aula………..275
Figura 82: Diagrama de actividades CU-GIN-AU-004 Eliminar aula………..276
Figura 83: Diagrama de actividades CU-GIN-NI-001 Crear nivel………277
Figura 84: Diagrama de actividades CU-GIN-NI-002 Consultar nivel……….278
11
Figura 86: Diagrama de actividades CU-GIN-NI-004 Editar nivel………...281 Figura 87: Diagrama de actividades CU-GIN-NI-005 Eliminar nivel………...282 Figura 88: Diagrama de actividades CU-GIN-GR-001 Crear grado………283 Figura 89: Diagrama de actividades CU-GIN-GR-002 Consultar grado………….284 Figura 90: Diagrama de actividades CU-GIN-GR-003 Asociar grupo…………....286 Figura 91: Diagrama de actividades CU-GIN-GR- 004 Editar grado…………...287 Figura 92: Diagrama de actividades CU-GIN-GR-005 Eliminar grado…………...288 Figura 93: Diagrama de actividades CU-GIN-GP-001 Crear grupo………....289 Figura 94: Diagrama de actividades CU-GIN-GP-002 Consultar grupos………...290 Figura 95: Diagrama de actividades CU-GIN-GP-003 Editar grupo………292 Figura 96: Diagrama de actividades CU-GIN-GP-004 Eliminar grupo………293 Figura 97: Diagrama de actividades CU-GAC-AR-001 Crear área……….294 Figura 98: Diagrama de actividades CU-GAC-AR-002 Consultar área…………..295 Figura 99: Diagrama de actividades CU-GAC-AR-003 Asociar asignatura……...297 Figura 100: Diagrama de actividades CU-GAC-AR-004 Editar área………..298 Figura 101: Diagrama de actividades CU-GAC-AR-005 Eliminar área…………..299 Figura 102: Diagrama de actividades CU-GAC-AS-001 Crear asignatura………300 Figura 103: Diagrama de actividades CU-GAC-AS-002 Consultar asignaturas...301 Figura 104: Diagrama de actividades CU-GAC-AS-003 Editar asignatura………303 Figura 105: Diagrama de actividades CU-GAC-AS-004 Eliminar asignatura……304 Figura 106: Diagrama de actividades CU-GAC-BA-001 Crear
bloque académico………305 Figura 107: Diagrama de actividades CU-GAC-BA-002 Consultar
bloque académico………306 Figura 108: Diagrama de actividades CU-GAC-BA-003 Editar
bloque académico………308 Figura 109: Diagrama de actividades CU-GAC-BA-004 Eliminar
bloque académico………309 Figura 110: Diagrama de actividades CU-GAC-DA-001 Crear
12
día académico………..311 Figura 112: Diagrama de actividades CU-GAC-DA-003 Asociar
bloque académico………313 Figura 113: Diagrama de actividades CU-GAC-DA-004 Editar día académico…314 Figura 114: Diagrama de actividades CU-GAC-DA-005 Eliminar
día académico………..315 Figura 115: Diagrama de actividades CU-GAC-AG-001 Consultar
asignatura por grado………...316 Figura 116: Diagrama de actividades CU-GAC-AG-002 Asociar
asignatura a un grado……….317 Figura 117: Diagrama de actividades CU-GAC-AG-003 Editar
asignatura por grado………...318 Figura 118: Diagrama de actividades CU-GAC-AG-004 Eliminar
asignatura por grado………...320 Figura 119: Diagrama de actividades CU-GAC-PR-001 Crear profesor…………321 Figura 120: Diagrama de actividades CU-GAC-PR-002 Consultar profesor…….322 Figura 121: Diagrama de actividades CU-GAC-PR-003 Asociar asignatura…….323 Figura 122: Diagrama de actividades CU-GAC-PR-004 Asociar nivel…………...324 Figura 123: Diagrama de actividades CU-GAC-PR-005 Editar profesor…………326 Figura 124: Diagrama de actividades CU-GAC-PR-006 Eliminar profesor………327 Figura 125: Diagrama de actividades CU-GAC-CA-001 Generar
carga académica……….328 Figura 126: Diagrama de actividades CU-GAC-CA-002 Consultar carga……….329 Figura 127: Diagrama de actividades CU-GAC-CA-003 Revertir
13
listas de estudiantes………337 Figura 134: Diagrama de actividades CU-GMA-LE-003 Modificar
14
LISTA DE TABLAS
pág.
Tabla 1: Roles del equipo de desarrollo para la metodología RUP………..34
Tabla 2: Lista de requisitos………..49
Tabla 3: Clasificación de componentes UML………..149
Tabla 4: Comparativo de Software ofrecido en el mercado………..…...169
Tabla 5: Modelos pedagógicos no tradicionales………..………..175
Tabla 6: Roles y responsabilidades………..179
Tabla 7: Horario de reuniones………..……….179
Tabla 8: Backlog numero 1………..…..………180
Tabla 9: Backlog numero 2………....……181
Tabla 10: Backlog numero 3………..……183
Tabla 11: Matriz de dependencia de requisitos………..214
Tabla 12: Matriz de dependencia de casos de uso vs requisitos………..…..215
Tabla 13: Matriz de dependencia de casos de uso………216
Tabla 14: Caso de uso extendido CU-GSE-001 Iniciar Aplicación………..……...218
Tabla 15: Caso de uso extendido CU-GSE-002 Iniciar Sesión………218
Tabla 16: Caso de uso extendido CU-GSE-003 Cerrar sesión………219
Tabla 17: Caso de uso extendido CU-GSE-004 Validar usuario……….220
Tabla 18: Caso de uso extendido CU-GSE-005 Modificar perfil……….…….…...221
Tabla 19: Caso de uso extendido CU-GSE-006 Cargar módulos………..….222
Tabla 20: Caso de uso extendido CU-GSE-007 Cargar menú………223
Tabla 21: Caso de uso extendido CU-GSI-PA-001 Crear nueva página……..….224
Tabla 22: Caso de uso extendido CU-GSI-PA-002 Consultar páginas…………..225
Tabla 23: Caso de uso extendido CU-GSI-PA-003 Editar página………...226
Tabla 24: Caso de uso extendido CU-GSI-PA-004 Eliminar página………...227
Tabla 25: Caso de uso extendido CU-GSI-MO-001 Crear nuevo módulo……...229
Tabla 26: Caso de uso extendido CU-GSI-MO-002 Consultar módulos…………230
15
Tabla 28: Caso de uso extendido CU-GSI-MO-004 Editar módulo……….232
Tabla 29: Caso de uso extendido CU-GSI-MO-005 Eliminar módulo……….234
Tabla 30: Caso de uso extendido CU-GSI-PE-001 Crear nuevo perfil………...235
Tabla 31: Caso de uso extendido CU-GSi-PE-002 Consultar perfiles………236
Tabla 32: Caso de uso extendido CU-GSI-PE-003 Asociar módulos……….237
Tabla 33: Caso de uso extendido CU-GSI-PE-004 Editar perfil………..238
Tabla 34: Caso de uso extendido CU-GSI-PE-005 Eliminar perfil………..240
Tabla 35: Caso de uso extendido CU-GSI-PE-006 Editar privilegios por página……….241
Tabla 36: Caso de uso extendido CU-GSI-ME-001 Crear nueva opción en el menú………...242
Tabla 37: Caso de uso extendido CU-GSI-ME-002 Consultar opciones del menú………...…...243
Tabla 38: Caso de uso extendido CU-GSI-ME-003 Editar opción del menú…….244
Tabla 39: Caso de uso extendido CU-GSI-ME-004 Eliminar opción del menú……….246
Tabla 40: Caso de uso extendido CU-GSI-US-001 Crear nuevo usuario………..247
Tabla 41: Caso de uso extendido CU-GSI-US-001Consultar usuario…………....248
Tabla 42: Caso de uso extendido CU-GSI-US-003 Asociar perfiles………...249
Tabla 43: Caso de uso extendido CU-GSI-US-004 Editar usuario………..……...251
Tabla 44: Caso de uso extendido CU-GSI-US-005 Eliminar usuario……….252
Tabla 45: Caso de uso extendido CU-GIN-IN-001 Crear institución………..253
Tabla 46: Caso de uso extendido CU-GIN-IN-002 Consultar institución………...254
Tabla 47: Caso de uso extendido CU-GIN-IN-003 Asociar sede………255
Tabla 48: Caso de uso extendido CU-GIN-IN-004 Editar institución………..256
Tabla 49: Caso de uso extendido CU-GIN-SE-001 Crear sede………..258
Tabla 50: Caso de uso extendido CU-GIN-SE-002 Consultar sede………...259
Tabla 51: Caso de uso extendido CU-GIN-SE-003 Asociar aula………260
Tabla 52: Caso de uso extendido CU-GIN-SE-004 Asociar jornada………..261
Tabla 53: Caso de uso extendido CU-GIN-SE-005 Editar sede………..263
16
Tabla 55: Caso de uso extendido CU-GIN-JO-001 Crear jornada………...265
Tabla 56: Caso de uso extendido CU-GIN-JO-002 Consulta jornada………266
Tabla 57: Caso de uso extendido CU-GSI-JO-003 Asociar nivel………267
Tabla 58: Caso de uso extendido CU-GIN-JO-004 Editar jornada……….…269
Tabla 59: Caso de uso extendido CU-GIN-JO-005 Eliminar jornada……….270
Tabla 60: Caso de uso extendido CU-GIN-AU-001 Crear aula………...271
Tabla 61: Caso de uso extendido CU-GIN-AU-002 Consultar aula………272
Tabla 62: Caso de uso extendido CU-GIN-AU-003 Editar aula………...274
Tabla 63: Caso de uso extendido CU-GIN-AU-004 Eliminar aula………...275
Tabla 64: Caso de uso extendido CU-GIN-NI-001 Crear nivel………276
Tabla 65: Caso de uso extendido CU-GIN-NI-002 Consultar nivel……….277
Tabla 66: Caso de uso extendido CU-GIN-NI-003 Asociar grado………...278
Tabla 67: Caso de uso extendido CU-GIN-NI-004 Editar nivel………...280
Tabla 68: Caso de uso extendido CU-GIN-NI-005 Eliminar niveles………...281
Tabla 69: Caso de uso extendido CU-GIN-GR-001 Crear grado………282
Tabla 70: Caso de uso extendido CU-GIN-GR-002 Consultar grado……….283
Tabla 71: Caso de uso extendido CU-GIN-GR-003 Asociar grupo……….285
Tabla 72: Caso de uso extendido CU-GIN-GR-004 Editar grado………286
Tabla 73: Caso de uso extendido CU-GIN-RG-005 Eliminar grado………287
Tabla 74: Caso de uso extendido CU-GIN-GP-001 Crear nuevo grupo….……...288
Tabla 75: Caso de uso extendido CU-GIN-GP-002 Consultar grupo……….289
Tabla 76: Caso de uso extendido CU-GIN-GP-003 Editar grupo………....291
Tabla 77: Caso de uso extendido CU-GIN-GP-004 Elinimar grupos………..292
Tabla 78: Caso de uso extendido CU-GAC-AR-001 Crear nueva área………….293
Tabla 79: Caso de uso extendido CU-GAC-AR-002 Consultar área………..294
Tabla 80: Caso de uso extendido CU-GAC-AR-003 Asociar asignatura………...296
Tabla 81: Caso de uso extendido CU-GAC-AR-004 Editar área……….297
Tabla 82: Caso de uso extendido CU-GAC-AR-005 Eliminar área……….298
Tabla 83: Caso de uso extendido CU-GAC-AS-001 Crear nueva Asignatura...299
17
Tabla 85: Caso de uso extendido CU-GAC-AS-003 Editar asignatura……..…....302 Tabla 86: Caso de uso extendido CU-GAC-AS-004 Eliminar asignatura………..303 Tabla 87: Caso de uso extendido CU-GAC-BA-001 Crear bloque
académico……….304 Tabla 88: Caso de uso extendido CU-GAC-BA-002 Consultar
bloque académico………305 Tabla 89: Caso de uso extendido CU-GAC-BA-003 Editar bloque
académico……….307 Tabla 90: Caso de uso extendido CU-GAC-BA-004 Eliminar bloque
Académico………....308 Tabla 91: Caso de uso extendido CU-GAC-DA-001 Crear nuevo
día académico………..309 Tabla 92: Caso de uso extendido CU-GAC-DA-002 Consultar día académico…310 Tabla 93: Caso de uso extendido CU-GAC-DA-003 Asociar bloque
académico……….312 Tabla 94: Caso de uso extendido CU-GAC-DA-004 Editar día académico……...313 Tabla 95: Caso de uso extendido CU-GAC-DA-005 Eliminar día académico…...314 Tabla 96: Caso de uso extendido CU-GAC-AG-001 Consultar asignatura
por grado………...315 Tabla 97: Caso de uso extendido CU-GAC-AG-002 Asociar asignatura
a un grado……….316 Tabla 98: Caso de uso extendido CU-GAC-AG-003 Editar asignaturas
por grado………...317 Tabla 99: Caso de uso extendido CU-GAC-AG-004 Eliminar
18
Tabla 106: Caso de uso extendido CU-GAC-CA-001 Generar
carga académica……….327 Tabla 107: Caso de uso extendido CU-GAC-CA-002 Consultar
carga académica……….328 Tabla 108: Caso de uso extendido CU-GAC-CA-003 Revertir
carga académica……….329 Tabla 109: Caso de uso extendido CU-GMA-ES-001 Crear estudiante…………331 Tabla 110: Caso de uso extendido CU-GMA-ES-002 Consultar estudiante…….332 Tabla 111: Caso de uso extendido CU-GMA-ES-003 Matricula estudiantes……333 Tabla 112: Caso de uso extendido CU-GMA-ES-004 Editar estudiante…………334 Tabla 113: Caso de uso extendido CU-GMA-LE-001 Distribuir estudiantes…….335 Tabla 114: Caso de uso extendido CU-GMA-LE-002 Consultar
listas de estudiantes………..……….336 Tabla 115: Caso de uso extendido CU-GMA-LE-003 Modificar
19
LISTA DE ANEXOS
pág.
Anexo A. MARCO CONCEPTUAL ... 147
Anexo B. MARCO LEGAL ... 156
Anexo C. ENTREVISTA CON ADMINISTRATIVOS DEL MEN161 Anexo D. ENTREVISTAS DE VALIDACIÓN DE REQUERIMIENTOS CON ADMINISTRADORES DEL COLEGIO PILOTO ... 163
Anexo E. MARCO CONTEXTUAL ... 167
Anexo F. IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA SCRUM ... 179
Anexo G. DICCIONARIO DE DATOS ... 184
Anexo H. MODELO ENTIDAD RELACIÓN ... 213
Anexo I. MATRIZ DE DEPENDENCIA DE REQUISITOS ... 214
Anexo J. MATRIZ DE DEPENDENCIA DE CASOS DE USO VS REQUISITOS 215 Anexo K. MATRIZ DE DEPENDENCIA DE CASOS DE USO ... 216
Anexo L. DIAGRAMA DE CLASES ... 217
20
GLOSARIO
CURRÍCULO: Conjunto de criterios, planes de estudio, programas, metodologías y procesos que contribuyen a la formación integral y a la construcción de la identidad cultural nacional, regional y local, incluyendo también, los recursos humanos, académicos y físicos para poner en práctica las políticas y llevar a cabo el proyecto educativo institucional1.
Los elementos conformantes del currículo dan soporte, pertinencia y coherencia al trabajo de aula: plan de estudios, enfoque metodológico, evaluación, recursos y jornadas.
CURSO: División de grados que agrupa los estudiantes que tomarán clases juntos
EDUCACIÓN FORMAL: Aquella que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con sujeción a pautas curriculares progresivas, y conducente a grados y títulos.
GRADO: Corresponde a cada uno de los tramos anuales en que se subdividen los niveles de educación preescolar, básica y media, tienen planes y programas con contenidos específicos y una cantidad mínima de horas de clases.
INSTITUCIÓN EDUCATIVA: Es el conjunto de personas y bienes que tiene por objetivo prestar servicios de educación; ofrece un año de educación preescolar, nueve grados de educación básica, y dos de educación media. Pueden tener carácter público o privado.
NIVEL: Es una agrupación de los grados según la cual de definen las etapas de la educación formal: preescolar, básica, media y superior.
PLAN DE ESTUDIOS: Esquema estructurado de las áreas obligatorias y fundamentales y de áreas optativas con sus respectivas asignaturas. Dicho plan debe establecer los objetivos por niveles, grados y áreas, la metodología, la distribución del tiempo y los criterios de evaluación y administración2
PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL (PEI): Documento en el que se especifican entre otros aspectos, la identidad, principios y fines de la institución;
1
MEN. (1994). Ley general de educación, Artículo 76. (8, febrero, 1994). Colombia.
2
21
los recursos docentes disponibles y necesarios; la estrategia pedagógica y el sistema de gestión.
22
ACRÓNIMOS
BID: Banco Interamericano de Desarrollo.
DUE: Directorio Único de Establecimientos.
EVI: Sistema de información de evaluación institucional y tarifas de establecimientos educativos privados de preescolar, básica y media.
ICETEX: Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior.
ICFES: Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior.
ICONTEC: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación.
MEN: Ministerio de Educación Nacional.
MINTIC: Ministerio de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones.
PEI: Proyecto Educativo Institucional.
SICIED: Sistema Interactivo de Consulta de Infraestructura Educativa.
SIMAT: Sistema Integrado de Matricula.
SINCE: Sistema Nacional de Información de Contratación Educativa.
SINEB: Sistema de Información Nacional de Educación Básica y Media.
SGP: Sistema General de Participaciones.
23
RESUMEN
La educación es un derecho prioritario en el estado de derecho Colombiano3. Estudios internacionales evidencian los problemas de calidad del servicio4. El MEN y el MINTIC han promovido el uso de tecnologías en el desarrollo del sistema educativo nacional5.
Existen herramientas tecnológicas que se ocupan de facilitar los procesos administrativos sin integrar algunas de las principales labores adminsitrativas académicas como la generación automática de listas de cursos, distribución académica de grados, distribución académica de profesores y horarios de clase. Este trabajo trata sobre un prototipo de sistema de información que se ocupa de esos procesos.
ABSTRACT
Education is a priority right in the state of Colombian law. International studies evidence the problems of quality of service. MEN and MINTIC have promoted the use of technology in the development of the national education system.
There are some technological tools that facilitate dealing with administrative processes without it integrates some of the leading academic adminsitrativas tasks such as automatic generation of lists of courses, distribution academic degrees, academic teachers and distribution of class schedules. This work provides a prototype information system to deal with these processes.
3
(1991). Constitución Polítca. Colombia
4
PISA
5
24
INTRODUCCIÓN
El estado social de derecho colombiano, al estar basado en el reconocimiento de los derechos fundamentales, tiene como uno de sus principios el deber (de la familia, la sociedad y el estado) y el derecho (de la población en edad escolar) a la educación, que según la Constitución Política prevalece sobre los derechos de los demás ciudadanos al estar destinado principalmente a los niños y niñas6.
La implementación de tecnologías de la información es una de las políticas nacionales del actual gobierno7.
En el marco general de la problemática sobre la que se justifica este proyecto, se reconoce como problema de fondo la baja calidad del servicio educativo, y como problema de forma, el cómo contribuir, desde la gestión administrativa académica en las instituciones escolares, al mejoramiento de la calidad del sistema.
El prototipo desarrollado en este proyecto busca centralizar, asistir y facilitar la realización de los principales procesos de gestión administrativa académica en una institución educativa. A través de este sistema de información se podrán automatizar las asignaciones de cursos y la generación de horarios, buscando liberar, parcialmente, el recurso humano de labores operativas repetitivas.
Se inicia con una fase exploratoria sobre el modelo del sistema que incluye reconocimiento de la legislación vigente; se define el diseño metodológico del proyecto; se inicia el diseño y desarrollo de componentes; se refina alcance funcional contra los procesos en funcionamiento de una institución educativa; finalmente se hacen pruebas en un ambiente local.
Se trata de hacer trabajo administrativo inteligente, adaptable y moderno, de materializar las intenciones del gobierno, aprovechar las ventajas de la tecnología y responder a las demandas de desarrollo mundial; se trata de proveer una tecnología que represente para una institución un factor diferenciador de innovación, una herramienta que le permita utilizar mejor sus recursos y concentrarlos más en la calidad de sus servicios educativos y menos, en sus labores administrativas.
Se presenta la línea base del proyecto en el cuerpo principal del documento y los soportes respectivos como anexos.
6
(1991). Constitución Polítca. Colombia
7
25
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La mayoría de las instituciones de educación básica y media en Colombia aún tienen descentralizada su información, lo que dificulta la disponibilidad, veracidad y pertinencia de la misma; esto, a su vez, dificulta la integración interinstitucional, la definición de políticas internas y el óptimo desarrollo de procesos de funcionamiento claves para el éxito educativo.
Una institución educativa debe realizar varios procesos de gestión administrativa curricular para configurar sus recursos, de tal manera, que se disponga de una estructura organizacional que permita la puesta en marcha del servicio educativo. A continuación se describen algunos de los procesos que por ser repetitivos resultan costosos para una institución, y que además, son de alto impacto en la calidad del servicio por su relación directa con el desarrollo de las clases:
Las asignaciones de estudiantes a un curso: el personal encargado debe agrupar a los estudiantes matriculados para un grado en listas de cursos; en la mayoría de los casos, estas agrupaciones se realizan sin criterios claros de distribución.
La distribución de carga académica de docentes se produce cuando un funcionario designa un docente a una asignatura de un curso; éste proceso resulta muy costoso en tiempo y esfuerzo ya que se debe distribuir la carga académica de forma que cada materia de cada curso, de cada grado, sea cubierta por un docente, además, procurando que la distribución de carga entre docentes sea equitativa.
Los horarios definen los espacios físicos y temporales en los que un curso atenderá una asignatura dirigida por un docente. Su elaboración requiere validación de cubrimiento de la jornada para cada curso, de carga académica del docente y el no cruce de horas ni salones, lo que convierte a este proceso en uno de los más costosos para la institución.
26
1.1. FORMULACIÓN DE LA PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN
27
2. JUSTIFICACIÓN
La educación es uno de los aspectos más relevantes y determinantes para el futuro de una sociedad ya que se muestra como factor de evolución social y desarrollo colectivo, por lo que debe ocupar un lugar prioritario en la administración pública; nunca estarán de más los esfuerzos dirigidos a su mejoramiento.
Existe un compromiso del gobierno nacional hacia el mejoramiento del sector educativo, al que se ha referido como “una de las locomotoras que jalonarán el desarrollo del país”8
. Así, es firme propósito de la política educativa nacional el mejorar sustancialmente la calidad del aprendizaje de los estudiantes e integrar la tecnología a la escuela; como lo indican estudios recientes, ya se han superado problemas de cobertura, ahora el reto esta en la calidad del servicio9.
La revolución tecnológica ha causado que desde hace varios años las organizaciones busquen sistematizar sus procesos a través de sistemas de información que les permitan optimizar sus recursos y acceder a consolidados de información procesada, brindándoles soporte para la toma de decisiones.
La implementación de sistemas de información web soporta la toma de decisiones a través de acceso a datos en tiempo real, facilita la administración descentralizada, accesibilidad y seguridad de la información, entre muchas otras ventajas, lo que se ve representado en el aumento de su versatilidad y utilidad. “Tener sistemas de información sólidos y confiables contribuyen a la transformación y modernización del sector, y son una estrategia dentro de la política de Eficiencia trazada en la Revolución Educativa de este Gobierno.”10
La gestión educativa es la vía al mejoramiento de la educación11
Si se mejoran los procesos de administración académica se verá también un mejoramiento en la calidad del servicio12.
Una solución tecnológica como la desarrollada en este proyecto, se muestra como una importante oportunidad para la comunidad educativa de evolucionar e innovar en el manejo de un aspecto tan relevante como lo son sus procesos de funcionamiento académico.
8
Santos, Juan Manuel. (2010). Buen gobierno para la prosperidad democrática. Colombia.
9
BID. (2011). Escuelas y computadores: porque los gobiernos deben hacer su tarea.
10
MEN. (2015, noviembre). Sistema de Atención al Ciudadano [En linea]. Disponible en: http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-156303.html
11
MEN. (2007) Al Tablero No. 42: Gestión Educativa: La vía hacia la calidad. Colombia.
12
28
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un prototipo web que sistematice los principales procesos de gestión administrativa académica de una institución educativa según la normatividad colombiana vigente a septiembre de 2014.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Determinar el modelo de sistema de una institución educativa en Colombia.
Recopilar la legislación vigente colombiana aplicable a la gestión administrativa académica de instituciones educativas.
Establecer una alianza estratégica colaborativa con una entidad de educación formal en funcionamiento que sirva de institución piloto.
Refinar requerimientos del prototipo en la institución piloto a través de retroalimentación iterativa.
29
4. ALCANCES Y LIMITACIONES
4.1. ALCANCES
Se desarrollará un prototipo de un sistema de información web para asistir el funcionamiento administrativo de instituciones educativas en Colombia.
El dominio del proyecto sobre el modelo del sistema está limitado a los componentes de la gestión administrativa académica, definida en detalle en la sección 6.3. ENFOQUE FUNCIONAL del Modelo del Sistema.
La lista de requisitos del proyecto incluye los procesos administrativos académicos indispensables para la disposición lógica de una institución educativa para prestar el servicio.
El prototipo estará compuesto por los siguientes módulos:
I. Módulo de Administración del Sistema, provisto para definir los parámetros de configuración del programa y la administración de usuarios y permisos.
II. Módulo de Administración Institucional, compuesto por 4 diferentes submódulos:
1) Gestión Curricular: Incluye la creación, edición y consulta de sedes, jornadas, salones, funcionarios, profesores, calendario escolar y los siguientes componentes del plan de estudios: grados, áreas, asignaturas y distribución de tiempo.
2) Gestión de Personal: Compuesto por la creación, edición y consulta de profesores y directivos.
3) Matriculas: Se encarga de los registros de oficialización de inscripción de los estudiantes en la institución y sus características.
30
El prototipo debe permitir ejecutar los procedimientos administrativos académicos básicos de una institución educativa para establecer las condiciones lógicas esenciales de prestación del servicio, según la legislación educativa colombiana a septiembre de 2014.
La implementación de un prototipo con estas características provee, a cualquier institución educativa la herramienta tecnológica que facilite algunos de sus más importantes procesos administrativos curriculares, guardando así relación entre la solución propuesta y la problemática planteada.
4.2. LIMITACIONES
El prototipo estará compuesto únicamente por los módulos y funcionalidades definidas en la lista de requerimientos.
El módulo de matrícula no se integrará con el SIMAT13 pero sí incluirá su información requerida.
Se tendrá en cuenta la legislación vigente a septiembre de 2014
Las pruebas realizadas al prototipo se realizaran en un ambiente local, buscando verificar el correcto funcionamiento de los componentes de software y su debida integración con el resto del prototipo.
Los autores se limitan a señalar la multiplicidad funcional que podría agregarse al proyecto en la sección 10 Trabajo Futuro.
13
31
5. DISEÑO METODOLÓGICO
5.1. TIPO DE ESTUDIO
Se caracteriza el proyecto, según su tipo de estudio, como de desarrollo tecnológico, puesto que consiste en un aplicativo que permite registrar, procesar y presentar información de los procesos administrativos del sector educativo; se trata de diseñar y desarrollar software.
Se define como variable de estudio el tiempo que tarda en realizarse un proceso según las metodologías implementadas en la institución piloto y su comparativa con el tiempo del mismo proceso ejecutado a través del software propuesto.
Aunque el marco geográfico del proyecto bien podría ser a nivel nacional, por cuestiones de comodidad se suscribe el departamento de Cundinamarca como ámbito geográfico del proyecto.
El proyecto se realizará en el marco de la legislación educativa colombiana vigente a septiembre de 2014 sobre la cual se realizará una consulta minuciosa; además, se recopilará información actual, que permita definir los principales requerimientos del proyecto, en las instituciones o con los actores relacionados asociados, lo que define el corte investigativo del proyecto como transversal descriptivo.
5.2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Se plantea la implementación de una metodología cualitativa.
Se planea establecer relación colaborativa con personas involucradas en el sector educativo y con una institución educativa (el colegio piloto) para recolectar información de primera mano sobre el desarrollo de los procesos de interés y para validaciones y refinamiento de información en el marco de la legislación consultada, además, se propone una revisión de proyectos similares implementados.
32
Eventualmente se podrá llegar a determinar el grado de correlación entre la información obtenida en el colegio piloto y la recolectada en otras instituciones o con otras personas relacionadas acerca de variables críticas, lo cual permitiría la confirmación de inferencias casuales claves para el desarrollo del prototipo y la consecución de los objetivos del proyecto.
5.3. PARTICIPANTES
5.3.1. Características de la población
La población objeto de estudio del proyecto son las instituciones de educación formal en Colombia, las cuales están regidas por una normatividad común, así, los procesos administrativos esenciales que deben manejar son los mismos y sus características de funcionamiento homogéneas.
5.3.2. Características de la muestra
La muestra poblacional estará representada por una institución de educación formal ubicada en la ciudad de Bogotá, formalmente constituida y reconocida por la secretaria de educación distrital que cumpla la legislación a la que haya lugar. Una institución con estas características junto con otros actores externos del sector, como profesores o secretarias, se aceptan como muestra valida de la población objeto de estudio, porque, como se mencionó, de fondo todas las instituciones de la población deben realizar los mismos procesos administrativos y cumplir los mismos requisitos ordenados por la ley, la forma de funcionamiento puede ser diferente, pero en esencia, los procesos de interés de este estudio han de ser los mismos.
5.4. PROCEDIMIENTO
El proyecto se desarrollara implementando la metodología ingenieril posteriormente descrita, y se dividirá en tres fases:
33
2. La segunda fase se enfocara en el refinamiento de procesos y requerimientos y en los ajustes respectivos sobre el prototipo, obteniendo como resultado la versión final de contenidos.
3. Finalmente, una tercera fase de pruebas, evaluación y documentación de resultados. Esta fase puede proveer retroalimentaciones de ajuste al desarrollo del prototipo.
El proyecto queda abierto al desarrollo e integración de soluciones complementarias y a su despliegue e implementación, aspectos que se dejan planteados para trabajos futuros que dén continuidad al proyecto.
5.5. METODOLOGÍA DE LA INGENIERÍA
Para la elaboración de este proyecto se implementará la metodología de desarrollo RUP integrada con la metodología Scrum, las características de cada una garantizan una fácil integración que ha de proveer una combinación que soporte un desarrollo formal (a partir de la documentación y los principios de RUP) y ágil (a través de la productividad y flexibilidad de Scrum)14.
Se segmentará el desarrollo del prototipo en tres iteraciones constituidas por las fases del modelo de ciclo de vida planteado por RUP, pero que gracias a la integración metodológica con Scrum, podrá abordarse ya no de forma lineal, sino selectivamente, procurando maximizar productividad.
1. Fase de Inicio: Se centran en actividades de modelado del negocio e ingeniería de requerimientos. Enfocada al reconocimiento de la lógica del negocio, análisis y levantamiento de requerimientos, inicialmente a partir de la legislación y documentación relacionada y posteriormente refinados por personas del sector asociadas al proyecto.
2. Fase de Elaboración: Esta fase concentra el diseño del proyecto y la descripción de la arquitectura de software para el sistema. Incluye el refinamiento del modelo de sistema y de requerimientos.
.
14
34
3. Fase de Construcción: Se codifican los artefactos del sistema diseñados.
4. Fase de Transición: Se realizan las pruebas y ajustes del prototipo que permitan definir una versión funcional del sistema, obteniendo, de ser necesario, retroalimentación para la siguiente iteración.
El resultado es un proceso basado en componentes, dirigido por los casos de uso, centrado en la arquitectura, iterativo e incremental.
Los roles para ejecución de la metodología RUP se definen así:
Tabla 1: Roles del equipo de desarrollo para la metodología RUP
Angela Ospina Alex Heredia Andres Bazurto
Analista X X X
Diseñador X X X
Desarrollador X X X
Diseñador Grafico X
Tester X
Ingeniero de Desempeño X
Documentador X X X
Fuente: Los autores
Los artefactos de software estarán representados en la documentación UML necesaria para la definición de diseño del proyecto y en los componentes codificados resultantes.
El ciclo de vida estará representara en los Sprints de Scrum; se plantea la realización de tres sprints con sus respectivas definiciones de Backlogs, reuniones y versiones incrementales.15.
15
35
6. MODELO DE SISTEMA
La definición del modelo de sistema se centra en la identificación de la estructura organizacional genérica de una institución educativa, sus componentes de funcionamiento y la descripción de sus procesos más relevantes partiendo de la legislación aplicable.
6.1. LEGISLACION APLICABLE
La lista de documentos legales que aplican al ámbito de gestión administrativa académica para instituciones educativas en Colombia vigentes a septiembre de 2014 se presenta en el Anexo B. Marco Legal, de allí se genera una primera lista de requerimientos para el sistema de información propuesto.
6.2. ENFOQUE ORGANIZACIONAL
6.2.1. Gobierno escolar
Es el organismo que orienta, dirige y administra la institución en aspectos académicos, pedagógicos, administrativos, sociales, culturales y demás acciones que redunden en la práctica de la participación democrática en la vida escolar. La comunidad educativa podrá presentar propuestas ante el gobierno escolar para la toma de decisiones de carácter financiero, administrativo y pedagógico.
El gobierno escolar está integrado por el Rector, el Consejo Directivo y el Consejo Académico.
6.2.2. Rectoría
36
Es responsable de la comunicación del colegio con cualquier dependencia del gobierno y ante las instituciones públicas, locales y nacionales que tenga relación con la educación.
Funciones Principales:
Orientar la ejecución del Proyecto Educativo Institucional y aplicar las decisiones del Gobierno Escolar.
Velar por el cumplimiento de las funciones docentes y el oportuno aprovechamiento de los recursos.
Promover el proceso continuo de mejoramiento de la calidad de la educación en el establecimiento.
Establecer canales de comunicación entre los diferentes estamentos de la comunidad educativa.
Ejercer las funciones disciplinarias que le atribuya la ley, los reglamentos y el Manual de Convivencia.
Promover el mejoramiento del Proyecto Educativo Institucional.
Aplicar las disposiciones que se expidan por parte del Estado, respecto de la prestación del servicio educativo.
Organizar las distintas dependencias de la institución con el fin de que asuman las responsabilidades de acuerdo al cargo asignado.
Citar a reuniones a los diferentes órganos del gobierno escolar especificando la agenda de trabajo.
Decidir en última instancia la admisión de estudiantes.
Aplicar las sanciones reglamentarias en caso de incumplimiento de las normas.
Estimular la convivencia en los diferentes niveles de la comunidad Educativa y hacer cumplir las normas de convivencia.
Estudiar y elaborar el presupuesto de ingresos y egresos anuales, antes de someterlo a la instancia superior.
Presentar ante el Consejo Directivo el proyecto de costos anuales de la Institución.
6.2.3. Consejo directivo
37 Conformado Por
El Rector del establecimiento educativo, quien lo convocará y presidirá
Dos representantes de los docentes de la institución
Dos representantes de los padres de familia
Un representante de los estudiantes que debe estar cursando el último gradode educación que ofrezca la institución
Un representante de los ex-alumnos de la institución
Un representante de los sectores productivos del área de influencia del sector productivo
En instituciones privadas puede variar la conformación del consejo directivo, pero debe garantizarse la participación de los diferentes tipos de actores de la comunidad educativa (estudiantes, profesores, padres, ex-alumnos…).
Funciones Principales:16
Tomar las decisiones que afecten el funcionamiento de la institución y quesean competencia de otra autoridad
Servir de instancia para resolver los conflictos que se presenten entre docentes y administrativos con los alumnos del plantel educativo
Adoptar el reglamento de la institución, de conformidad con las normas vigentes
Fijar los criterios para la asignación de cupos disponibles
Asumir la defensa y garantía de los derechos de toda la comunidad educativa, cuando alguno de sus miembros se sienta lesionado
Aprobar el plan anual de actualización del personal de la institución presentado por el Rector
Participar en la planeación y evaluación del Proyecto Educativo Institucional, del currículo y del plan de estudios y someterlos a la consideración de la Secretaría de Educación respectiva o del organismo que haga sus veces para que verifique el cumplimiento de los requisitos
Estimular y controlar el buen funcionamiento de la institución educativa
Establecer estímulos y sanciones para el buen desempeño académico y social del alumno
16
38
Participar en la evaluación anual de los docentes, directivos docentes y personal administrativo de la institución
Recomendar criterios de participación de la institución en actividades comunitarias, culturales, deportivas y recreativas
Establecer el procedimiento para el uso de las instalaciones en actividades educativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales de la respectiva comunidad educativa
Promover las relaciones de tipo académico, deportivo y cultural con otras instituciones educativas
Aprobar el presupuesto de ingresos y gastos de los recursos propios y la forma de recolectarlos
Darse su propio reglamento
6.2.4. Consejo académico
Es la instancia superior en definición y orientación pedagógica y académica de la Institución Educativa.
Conformado Por
El Rector que la preside
El Coordinador Académico
Representantes de los profesores por área
Secretaria Académica.
En instituciones privadas puede variar la conformación del consejo académico. Funciones Principales:
Estudio, modificación y ajuste del currículo
Evaluar y sugerir los cambios pertinentes en el plan de estudio de la Institución
Programar y organizar actividades de enseñanza-aprendizaje para el mejoramiento académico
Orientación de la ejecución del Plan de Estudio, desde cada una de las áreas
Participar en la evaluación académica e institucional
39
El Consejo Académico procurará la consecución de los logros para cada grado y en cada una de las áreas, para esto debe buscar mecanismos y/o estrategias que permitan la realización de este trabajo por parte de los docentes
Dirigir y participar en la ejecución del programa anual de evaluación Institucional
Ventilar los aspectos inherentes al desempeño académico de los estudiantes e ir detectando dificultades para buscar los correctivos del caso
Apoyar el proceso de Gestión Educativa en el acompañamiento y seguimiento a los Docentes en el desarrollo del modelo pedagógico en las aulas de clase
6.2.5. Concejo de padres
El consejo de padres de familia es un órgano de participación de los padres de familia del establecimiento educativo destinado a asegurar su continua participación en el proceso educativo y a elevar los resultados de calidad del servicio.
Conformado por mínimo un y máximo tres padres de familia por cada uno de los grados que ofrezca el establecimiento educativo17.
Funciones Principales:
Contribuir con el rector en el análisis, difusión y uso de los resultados de las evaluaciones periódicas de competencias y las pruebas de Estado
Exigir que el establecimiento con todos sus estudiantes participe en las pruebas de competencias y de Estado realizadas por el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior ICFES
Apoyar las actividades artísticas, científicas, técnicas y deportivas que organice el establecimiento educativo, orientadas a mejorar las competencias de los estudiantes en las distintas áreas, incluida la ciudadana y la creación de la cultura de la legalidad
Participar en la elaboración de planes de mejoramiento y en el logro de los objetivos planteados
Promover actividades de formación de los padres de familia encaminadas a desarrollar estrategias de acompañamiento a los estudiantes para facilitar el afianzamiento de los aprendizajes, fomentar la práctica de hábitos de estudio extraescolares, mejorar la autoestima y el ambiente de convivencia y especialmente aquellas destinadas a promover los derechos del niño
17
40
Propiciar un clima de confianza, entendimiento, integración, solidaridad y concertación entre todos los estamentos de la comunidad educativa
Presentar propuestas de mejoramiento del manual de convivencia en el marco de la Constitución y la Ley
Colaborar en las actividades destinadas a la promoción de la salud física y mental de los educandos, la solución de las dificultades de aprendizaje, la detección de problemas de integración escolar y el mejoramiento del medio ambiente
Elegir al padre de familia que participará en la comisión de evaluación y promoción de acuerdo con el Decreto 230 de 2002
Presentar las propuestas de modificación del proyecto educativo institucional que surjan de los padres de familia de conformidad con lo previsto en los artículos 14, 15 y 16 del Decreto 1860 de 1994
Elegir los dos representantes de los padres de familia en el consejo directivo del establecimiento educativo con la excepción establecida en el parágrafo 2 del artículo 9 del presente decreto
6.2.6. Asociación de padres de familia
Es una entidad jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro, que se constituye por la decisión libre y voluntaria de los padres de familia de los estudiantes matriculados en un establecimiento educativo.
Sólo existirá una asociación de padres de familia por establecimiento educativo18. Funciones Principales:
Apoyar la ejecución del proyecto educativo institucional y el plan de mejoramiento del establecimiento educativo.
Promover la construcción de un clima de confianza, tolerancia y respeto entre todos los miembros de la comunidad educativa.
Promover los procesos de formación y actualización de los padres de familia.
Apoyar a las familias y a los estudiantes en el desarrollo de las acciones necesarias para mejorar sus resultados de aprendizaje.
Promover entre los padres de familia una cultura de convivencia, solución pacifica de los conflictos y compromiso con la legalidad.
18
41
Facilitar la solución de los problemas individuales y colectivos de los menores y propiciar acciones tendientes al mejoramiento de su formación integral de conformidad con lo establecido en el artículo 315 del Decreto 2737 de 1989.
6.2.7. Coordinación académica
Es el organismo encargado de diseñar, ejecutar y evaluar el servicio educativo de la institución.
Funciones Principales:
Participar en la revisión del manual de convivencia y asegurarse de su debido cumplimiento por parte de la comunidad educativa
Asesorar al Rector en la definición de lineamientos y estrategias pedagógicas que contribuyan al mejoramiento de la calidad de los procesos académicos de la institución
Programar los espacios y las actividades que permitan la revisión continua del PEI por todos los estamentos del gobierno escolar.
Coordinar todas las actividades de tipo académico que se desarrollan en la institución, impulsando la ejecución y el desarrollo de proyectos que propendan por el mejoramiento de los servicios educativos que se ofrecen.
Organizar las jornadas pedagógicas y promover espacios de formación docente.
Presentar al rector y al administrador del colegio proyectos de formación que permitan cualificar el desempeño docente.
Establecer los planes de áreas, de asignatura y proyectos pedagógicos.
Ejecutar las actividades de evaluación y promoción.
6.2.8. Coordinación de convivencia
Es la división encargada de que se dé la sana convivencia, los canales y mecanismos de comunicación entre directivos, docentes, administrativos, estudiantes y padres de familia.
Funciones Principales:
Participar en la revisión del manual de convivencia y asegurarse de su debido cumplimiento por parte de la comunidad educativa
Supervisar y motivar el proceso de convivencia social de acuerdo al manual de convivencia
42
Apoyar a los docentes en sus funciones de mediadores, conciliadores y formadores en las diferentes situaciones que afecten el comportamiento de los estudiantes
Comunicarse con Padres de Familia para fortalecer el proceso formación integral
Citar al padre de familia cuando el proceso lo requiere
Realizar actividades de inducción a docentes, estudiantes y padres de familia de la institución
Apoyar la realización, verificación y seguimiento de evaluación del desempeño del personal docente en los aspectos relacionados con la normalización, acompañamiento y bienestar de los estudiantes
Mantenerse al día en la legislación educativa
Presentar informes a la rectora sobre el desarrollo de las actividades a su cargo
Realizar el respectivo proceso de mediación a los estudiantes que incurran en faltas
Participar en el comité de admisiones y matrículas de los estudiantes
Convocar y participar en el comité de orientación para análisis y decisiones en casos especiales de estudiantes
6.2.9. Secretaría general
La secretaría general es el centro de convergencia de toda la comunidad educativa, es la representación oficial y el puente de formalización de la mayoría de trámites en la institución.
Funciones Principales:
Ser el centro de comunicación e información de la institución
Coordinar el desarrollo de los procesos de inscripción, selección, admisión y matrícula de estudiantes
Apoyo a las distintas áreas del Colegio en organización y gestión de documentos
Velar porque los registros y documentos institucionales, estén claramente fundamentados en los principios de claridad y legalidad
Mantener y responsabilizarse del archivo de la institución
43
Llevar las actas de las diversas comisiones y consejos que operan en la institución
Publicar oportunamente, la información referida al funcionamiento del plantel tales como: calendario escolar, fechas para entrega y recepción de documentos, requisitos o exigencias para los procesos institucionales…
6.2.10. Servicios de apoyo
Representa todos los servicios de apoyo que soportan el que hacer institucional. Son relativos a cada instrucción y pueden ser tercerizados; entre los servicios generales básicos están:
Aseo
Celaduría
Cafetería
Mantenimiento general
Oficina jurídica
Contabilidad
Tesorería
Gestión Humana
6.2.11. Servicios complementarios
Son servicios de los que pude prescindir una institución. Su objeto es brindar un servicio específico adicional a la comunidad educativa. Son relativos a cada institución. Los servicios complementarios más comunes son:
Biblioteca
Enfermería
Orientación Vocacional
Restaurante
44
6.3. ENFOQUE FUNCIONAL
Desde esta perspectiva, una institución educativa puede verse de la siguiente forma:
Figura 1: Gestión administrativa académica.
Fuente: Los autores
Dónde:
6.3.1. Gestión educativa
Corresponde al universo institucional educativo para entidades de educación bajo el modelo pedagógico convencional. Tiene dos grandes divisiones funcionales: Gestión Académica y Gestión Administrativa
6.3.2. Gestión administrativa
45
Recursos Físicos
Recursos Humanos
Gestión Financiera
Oficina Jurídica
Tesorería
Servicios Generales
Infraestructura
Políticas y Reglamentos
Otros servicios de apoyo
6.3.3. Gestión académica
Concentra la labor misional de la institución por excelencia, enfocándose en el aprendizaje de los estudiantes. Incluye:
Matriculas
Coordinación Académica
Planes de Estudio
Currículo
Metodologías
Evaluación
Estas dos divisiones funcionales se intersectan en varios procesos, formando el área de Gestión Administrativa Académica, que es en la que se centra este proyecto.
6.3.4. Gestión administrativa académica
Incluye aquellos aspectos que se requieren para disponer a la institución educativa a la prestación del servicio, lo cual implica los siguientes procesos:
Registro y administración de:
Sedes
Jornadas
46
Matriculas
Docentes
Grados
Cursos
Carga Académica de Grados
Asignación de estudiantes a cursos
Distribución académica de docentes
Horarios
6.4. EL PROCESO DE MATRÍCULA
Es el trámite de las solicitudes de cupos escolares, la formalización del ingreso de estudiantes a las instituciones y el registro de toda la información sobre el movimiento de los estudiantes a lo largo del año escolar19
El siguiente diagrama muestra el flujo de actividades y los respectivos responsables para matricular un estudiante. El flujo puede variar por autonomía de la institución.
Implica que la institución tenga definidos los cupos de estudiantes disponibles por grado así como los requisitos de inscripción y de admisión.
19
47
Solicitud de Cupo
Diligenciar Documentos de Inscripción
Presentar Examen de Admisión
Diligenciar Requisitos de Matricula
Programar y Citar a Exámenes de
Figura 2: Diagrama por proceso de matricula
PROCESO RESPONSABLE
Acudiente
Fuente: Los autores
48
7. ANÁLISIS Y DISEÑO
7.1. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
Fuentes de información:
1. Levantamiento de requerimientos a partir del estado del arte:
a. Requerimientos legales a partir de la revisión de normatividad que aplica.
b. Cubrimiento funcional de software relacionados
2. Entrevista con personal administrativo de MEN Ver Anexo C
3. Validación de requerimientos levantados contra los procesos funcionales del colegio piloto. Ver anexo D
4. Resolución de dudas con docentes y docentes administrativos de instituciones educativas públicas. Ver recursos disponibles
La información levantada está representada en la siguiente lista de requisitos.
7.2. REQUISITOS
Los requisitos obtenidos se clasifican en:
1. Gestión de sesiones: Reúne aquellos requisitos relacionados con el despliegue, el acceso y el cargue de menú por perfil de la aplicación.
2. Gestión del sistema: Agrupa aquellos requisitos que se encargan de la gestión de perfiles, usuarios, módulos, páginas y menús
3. Gestión institucional: Condensa los requisitos encargados del manejo de una institución, sus sedes, jornadas, grados, grupos, aulas y las relaciones entre ellos.
4. Gestión académica: Reúne los requisitos relacionados con el despliegue académico en la institución: su personal docente, ares, asignaturas.
49
Tabla 2: Lista de requisitos
CÓDIGO REQUISITO DESCRIPCIÓN
GESTIÓN DE SESIONES
REQ-GSE-001 Iniciar la aplicación
El prototipo debe cargar todo lo necesario (ventanas, labels, botones), para facilitar el ingreso de los usuarios. El prototipo debe funcionar sobre un navegador web, y el acceso debe ser a través de una URL. La página de bienvenida debe ofrecer las opciones de:
- Iniciar sesión.
- Recordar contraseña.
REQ-GSE-002 Iniciar sesión
- Se debe permitir iniciar sesión a los usuarios registrados, a través de un nombre de usuario y una contraseña validados contra la base datos.
- Se debe generar mensajes de error si el usuario o la contraseña son incorrectos.
REQ-GSE-003
Actualizar datos de usuario
El usuario con sesión iniciada puede cambiar (actualizar) los siguientes datos de su perfil:
- La contraseña de inicio de sesión.
- El correo de recuperación de contraseña.
REQ-GSE-004
Cargo menú según el perfil asociado
Se debe cargar el menú con las diferentes opciones a las que tiene acceso el usuario que está ingresando a la aplicación
REQ-GSE-005 Cerrar sesión
Se debe permitir al usuario cerrar la sesión que tenga activa en el sistema en cualquier momento.
GESTIÓN DEL SISTEMA
REQ-GSI-001 Crear páginas
Se debe permitir crear páginas que se visualizarán en la aplicación, con la siguiente información obligatoria:
- Nombre
- URL (Directorio interno de donde se cargarán los componentes necesarios para poder cargar la página solicitada)
