Realizado por: Defensa & Compliance, SLP
Fecha: 28 de diciembre de 2021.
Versión/Edición: 1.10
Ámbito: Instituto de Astrofísica de Canarias (IAC).
Número de páginas: 10
Resumen ejecutivo: El presente Documento Ejecutivo responde a la necesidad de disponer de un Plan de Medidas Antifraude implantado para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 6 de la Orden HFP 1030/2021, de 29 de septiembre, por la que se configura el sistema de gestión del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia y artículo 22 del Reglamento (UE) 241/2021, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de febrero de 2021. Así mismo, las medidas que aquí se detallan serán de aplicación general a la gestión de todos los fondos del IAC.
Índice
1. ANTECEDENTES. 4
2. EL PLAN DE MEDIDAS ANTIFRAUDE DEL IAC 5
2.1. Introducción. 5
2.2 Alcance y ámbito subjetivo de aplicación. 5 2.3 Estructura del Plan de Medidas Antifraude. 6
2.4. Autoevaluación realizada por el IAC. 6
3. MEDIDAS DE CONTROL QUE INTEGRAN EL PLAN ANTIFRAUDE DEL IAC 7 4. PROTOCOLO DE ACTUACIÓN ANTE LA SOSPECHA DE UN ACTO FRAUDULENTO.
MEDIDAS REACTIVAS. 9
5. RÉGIMEN DISCIPLINARIO. 11
Anexos:
I. Autoevaluación inicial II. Política antifraude del IAC
III. Protocolo de Gestión de Conflicto de Intereses
IV. Matriz de Controles y Riesgos
1. ANTECEDENTES.
El Plan de Recuperación Transformación y Resiliencia, en adelante PRTR, se configura como un instrumento promovido a nivel de la Unión Europea orientado a mitigar los impactos de la Pandemia COVID-19, así como a transformar la sociedad, con los objetivos de modernizar el tejido productivo, impulsar la «descarbonización» y el respeto al medio ambiente, fomentar la digitalización, y la mejora de las estructuras y recursos destinados a la investigación y formación, consiguiendo en última instancia una mayor capacidad de la sociedad para superar problemas como la Pandemia, conforme al marco establecido en el Reglamento (UE) 2021/241 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de febrero de 2021 , por el que se establece el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia.
De acuerdo con el Reglamento (UE) 2021/241, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de febrero de 2021 y la configuración del Plan, los procedimientos deben contemplar los requerimientos establecidos en relación con la igualdad efectiva entre hombres y mujeres, la cohesión territorial, el respeto al medio ambiente e incentivo a la digitalización. En la misma línea, cabe hacer mención a la lucha contra el fraude y la corrupción, y la identificación de los beneficiarios últimos de las ayudas, así como de los contratistas y subcontratistas.
El pasado 30 de septiembre de 2021, fue publicada en el Boletín Oficial del Estado la Orden HFP/1030/2021, de 29 de septiembre, por la que se configura el sistema de gestión del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
Dicha Orden configura y desarrolla un sistema de Gestión orientado a definir, planificar, ejecutar, seguir y controlar los proyectos y subproyectos en los que se descomponen las distintas medidas previstas en los componentes del PRTR.
Entre dichas medidas, el art. 6 de la Orden HFP/1030/2021, de 29 de septiembre, con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones que el artículo 22 del Reglamento (UE) 241/2021 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de febrero de 2021, impone a España en relación con la protección de los intereses financieros de la Unión como beneficiario de los fondos del MRR, que toda entidad, decisora o ejecutora, que participe en la ejecución de las medidas del PRTR disponga de un «Plan de medidas antifraude» que le permita garantizar y declarar que, en su respectivo ámbito de actuación, los fondos correspondientes se han utilizado de conformidad con las normas aplicables, en particular, en lo que se refiere a la prevención, detección y corrección del fraude, la corrupción y los conflictos de intereses.
Se configuran como actuaciones obligatorias para los órganos gestores, la evaluación de riesgo de fraude, la cumplimentación de la Declaración de Ausencia de Conflicto de Intereses (DACI) y la disponibilidad de un procedimiento para abordar conflictos de intereses. La elección de las medidas de prevención y detección se deja a juicio de la entidad que asuma la responsabilidad de gestión, atendiendo a sus características específicas y siempre teniendo en cuenta la necesidad de garantizar una conveniente protección de los intereses de la Unión.
El Instituto de Astrofísica de Canarias (en adelante, IAC), como entidad ejecutora del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, debe optimizar sus mecanismos para la prevención, detección y corrección del fraude, la corrupción y el conflicto de intereses. En tal sentido, necesita disponer de un “PLAN DE MEDIDAS ANTIFRAUDE” que cumpla los requerimientos exigidos por la Orden HFP/1030/2021, de 29 de septiembre, por la que se configura el sistema de gestión del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
Las medidas que se detallan continuación serán, además del caso particular de
la gestión de los fondos del PPTR, de aplicación general a la actividad de financiación del IAC.
2. EL PLAN DE MEDIDAS ANTIFRAUDE DEL IAC
2.1. Introducción .
EL PLAN DE MEDIDAS ANTIFRAUDE (en adelante, el “Plan Antifraude” o
“Plan”) detalla los principios de gestión, prevención, detección, corrección y persecución del fraude en el seno del IAC con motivo de la ejecución de sus fondos, y en particular de los fondos Next Generation, incluyendo igualmente las medidas de prevención o mitigación de conflicto de intereses que surjan en la ejecución de los mismos.
El presente Plan estructura las medidas antifraude de manera proporcionada y en torno a los cuatro elementos clave del denominado «ciclo antifraude»: prevención, detección, corrección y persecución. Asimismo, prevé la realización, por la entidad de una evaluación del riesgo, impacto y probabilidad de riesgo de fraude en los procesos clave de la ejecución de fondos en el IAC y en especial, del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, y su revisión periódica, bienal o anual según el riesgo de fraude y, en todo caso, cuando se haya detectado algún caso de fraude o haya cambios significativos en los procedimientos o en el personal.
Por último, define o constata los siguientes elementos de seguimiento y control:
a. Medidas preventivas adecuadas y proporcionadas, ajustadas a las situaciones concretas, para reducir el riesgo residual de fraude a un nivel aceptable.
b. Medidas de detección ajustadas a las señales de alerta y definir el procedimiento para su aplicación efectiva.
c. Medidas correctivas pertinentes cuando se detecta un caso sospechoso de fraude, con mecanismos claros de comunicación de las sospechas de fraude.
d. Procesos para el seguimiento de los casos sospechosos de fraude y la correspondiente recuperación de los Fondos de la UE gastados fraudulentamente.
e. Procedimientos de seguimiento para revisar los procesos, procedimientos y controles relacionados con el fraude efectivo o potencial, que se transmiten a la correspondiente revisión de la evaluación del riesgo de fraude.
f. Procedimientos relativos a la prevención y corrección de situaciones de conflictos de interés conforme a lo establecido en los apartados 1 y 2 del artículo 61 del Reglamento Financiero de la UE. En particular, establece como obligatoria la suscripción de una DACI por quienes participen en los procedimientos de ejecución de fondos, la comunicación al superior jerárquico de la existencia de cualquier potencial conflicto de intereses y la adopción por éste de la decisión que, en cada caso, corresponda.
2.2 Alcance y ámbito subjetivo de aplicación.
El presente Plan Antifraude del IAC es aplicable a:
1.- Todas las personas que integren el órgano de Gobierno del IAC, así como a quienes, de algún otro modo, actuando individualmente o como integrantes de un órgano del IAC están autorizados para tomar decisiones en nombre del IAC u ostenten facultades de organización y control dentro del mismo.
2.- A todas aquellas otras personas que están sometidas a la autoridad de la Dirección del IAC, intervinientes en la ejecución de fondos, es decir:
a) El personal laboral propio, contratado en los términos previstos en la ley para el personal laboral al servicio de los Organismos Públicos de Investigación de la
Administración General del Estado y en los estatutos del Consorcio.
b) Personal funcionario propio, perteneciente a las Escalas previstas en la ley para los Organismos Públicos de Investigación de la Administración General del Estado.
c) Personal, funcionario o laboral, perteneciente a las Administraciones consorciadas, y adscrito al IAC,independientemente de su situación administrativa en relación con su institución de origen.
d) Personal al servicio de otras instituciones o entidades, públicas o privadas, adscritos al Consorcio.
3.- A todas aquellas otras personas físicas o jurídicas que de algún modo (en virtud de un contrato o cualquier otra clase de acuerdo) colaboren en la ejecución de los proyectos receptores de fondos, o en la elaboración y/o remisión de la información que respecto de la gestión de los fondos fuera requerida por las autoridades competentes.
2.3 Estructura del Plan de Medidas Antifraude.
El Plan se estructura en torno a las cuatro fases del denominado “ciclo antifraude”: prevención, detección, corrección y persecución, determinando las medidas y controles proporcionados y eficaces en relación a cada una de dichas fases, para limitar el riesgo de fraude y sus efectos.
La eficacia de las medidas y controles proporcionados se han definido a partir de una previa labor de evaluación del riesgo, impacto y probabilidad de riesgo de fraude en los procesos clave de gestión de fondos en el IAC, en concreto de los Fondos Next Generation.
Están medidas complementan a los procesos, procedimientos y controles existentes en el IAC para la correcta ejecución de sus fondos, resultando clave para el seguimiento de los casos sospechosos de fraude y, en su caso, para la recuperación de los fondos gastados fraudulentamente.
Por último, siguiendo las indicaciones de la Orden HFP/1030/2021, el Plan define los procedimientos eficaces para la prevención y corrección de situaciones de conflicto de interés.
2.4. Autoevaluación realizada por el IAC.
De acuerdo con la obligación impuesta en el artículo 6.2 de la Orden HFP 1030/2021, se procedió, en fechas previas a la aprobación del presente documento, a la cumplimentación de un cuestionario de autoevaluación, siguiendo el modelo del ANEXO II B.5 de la citada Orden Ministerial.
El resultado del citado cuestionario ha servido de punto de partida para la elaboración del presente Plan de Medidas Antifraude, y se incluye como Anexo I.
Ciclo antifraude
3. MEDIDAS DE CONTROL QUE INTEGRAN EL PLAN ANTIFRAUDE DEL IAC
Se han identificado un total de 10 medidas como parte del presente Plan:
M1) En relación con la Política antifraude del IAC (Anexo II) como voluntad manifestada frente al fraude, será refrendada por el Consejo Rector, como máximo órgano de gobierno del IAC y comunicada y difundida a toda la organización. La política antifraude del IAC parte de la tolerancia cero con la corrupción y exige fijar objetivos operativos relacionados con la consecución –en determinado espacio de tiempo- de determinados hitos o niveles de implantación de los diferentes controles y medidas antifraude con que cuenta el IAC en un ciclo virtuoso de mejora continua.
M2) Publicación del Plan de Medidas Antifraude y difusión específica a todo el personal señalado en el punto 2.2, comprometiéndose a la observancia del presente Plan, el cumplimiento y la responsabilidad personal respecto de los procedimientos, protocolos y controles vigentes en cada momento y que les afecten en el ejercicio de sus funciones.
M3) Difusión del Código Ético del IAC a todo el personal participante en la gestión de fondos, en particular en la gestión del PRTR, como conjunto de principios, valores y normas de comportamiento que rigen una organización como pilar esencial del programa de prevención del fraude, debiendo hacer constar acuse de recibo y adhesión por parte de éstos.
Como parte de las medidas 1, 2 y 3 se recabará y archivará de los empleados del IAC una declaración de haber sido informado de sus deberes y obligaciones bajo el Plan de Medidas Antifraude, al Código Ético del IAC y el cumplimiento de los deberes ex art. 52 del Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público.
M4) En relación con el canal de denuncias, para reforzar su eficacia, como medio útil de detección del fraude, se desarrollarán instrucciones específicas para la tramitación de las denuncias formuladas en esta materia, velando especialmente por la salvaguarda de los derechos de los denunciados y por la confidencialidad de las denuncias.
M5) El IAC garantizará un reparto claro y segregado de funciones y responsabilidades en los diferentes procesos y subprocesos que intervienen en la ejecución de fondos, siendo objeto de revisión periódica mediante la labor del Grupo de Procesos del IAC.
M6) Se define el Protocolo de Gestión de Conflicto de Intereses, que se acompaña como Anexo III, en el que se incluye el modelo Declaración de Ausencia de Conflicto de Intereses (DACI) propuesto como control específico de carácter preventivo.
Como parte de esta medida, se implementarán acciones específicas para:
• La comunicación y formación al personal del IAC. Este aspecto formativo quedará incluido en el plan de formación, previsto también como control genérico de carácter preventivo.
• Recopilación y archivo de las DACI debidamente firmadas por los miembros del IAC que participan en la gestión de licitaciones y selección de personal, en cada una de las fases que integran dicha gestión, de manera que se adhieran expresamente a la misma.
M7) Refuerzo de la Cultura Ética del IAC, mediante un adecuado programa de formación y concienciación, de carácter anual sobre la corrupción, el fraude y los conflictos de intereses que fomente la adquisición y transferencia de conocimientos en materias de identificación y evaluación de riesgos, establecimiento de controles específicos, actuación en caso de detección de fraude, casos prácticos de referencia, etc.
Las acciones formativas, serán dirigidas a todos los niveles jerárquicos, incluyendo reuniones, seminarios, grupos de trabajo, etc.
M8) Para la adecuada gestión del Plan Antifraude, se propone que la actual Comisión de Código Ético incluya entre sus fines la supervisión del proceso de implantación y seguimiento del Plan de medidas antifraude, pudiendo incluso modificar su denominación, a Comisión de Código Ético (y Antifraude).
Entre otras, sus funciones en el marco del Plan de Medidas antifraude serán:
a. Realizar un seguimiento del proceso de implantación de las medidas de prevención del fraude aprobadas por el Comité de Dirección.
b. Informar al Comité de Dirección, al menos semestralmente o cuando este lo requiera acerca de la implantación o supervisión del plan de medidas antifraude.
c. Garantizar la difusión de los principios y valores recogidos en el Código Ético del IAC.
d. Difundir el conocimiento del Código Ético, la Política antifraude, y el compromiso con la integridad y la lucha contra la corrupción del IAC. Comunicar externamente el Código Ético y el Plan de Medidas Antifraude a los socios de negocio y partes interesadas.
e. Coordinar las labores internas de implantación y supervisión del funcionamiento del plan de medidas antifraude.
f. Analizar las modificaciones legislativas y demás novedades que puedan afectar al Plan.
g. Proponer al Comité de Dirección cualquier modificación del Plan de Medidas Antifraude o de los documentos que lo integran.
h. Proponer al Comité de Dirección un plan de comunicación y formación del Plan de Medidas Antifraude y ejecutar dicho plan de comunicación y formación.
i. Establecer y mantener los procedimientos adecuados para que los responsables de las diferentes áreas del IAC implicadas en los proyectos receptores de fondos, en particular los fondos Next Generation, puedan cumplir los siguientes objetivos:
i. Conocer los riesgos de fraude en las fases de propuesta, y/o ejecución de proyectos, o elaboración de presupuestos, liquidación y/o rendición de cuentas de los fondos en que intervengan, propongan, y validen las políticas y medidas preventivas que los minimicen.
ii. Supervisar todos los controles y medidas diseñados para prevenir y mitigar los riesgos de fraude o corrupción relacionados con dichos fondos.
Cuando se estime necesario, el Comisión del Código Ético (y Antifraude) podrá contar, previo encargo, con el asesoramiento externo de expertos independientes, así como con la pertinente investigación de fraude e irregularidades, informes periciales, etc.
M9) Elaboración de una “Matriz de Controles y Riesgos”, incluida en Anexo IV, como instrumento que permita realizar una evaluación inicial y de seguimiento sobre el nivel de riesgo y de cumplimiento de los controles específicos establecidos para la mitigación de dicho riesgo de fraude, corrupción o conflicto de interés. Su propósito consiste en valorar la probabilidad inicial o porcentaje de probabilidad de producción del riesgo de fraude, corrupción o conflicto de intereses, a través de la identificación de una serie de banderas o señales, que son los indicativos de la materialización del mencionado riesgo concreto en los diferentes procesos, subprocesos o actividades de los proyectos objeto de financiación. Asimismo, se ocupa del control “ex post”; es decir,
de la realización de una evaluación posterior, durante la ejecución y al final del proyecto financiado, que permita detectar las banderas o señales que efectivamente se hubieran materializado.
En la matriz de riesgos y controles, se especifican una serie de riesgos de fraude, corrupción y conflicto de intereses que afectan, tanto a las fases de preparación y presentación de proyectos, como a la de ejecución de dichos proyectos, además de los controles específicos propuestos para la mitigación del coeficiente de riesgo. Se define la siguiente medida específica para lograr la implantación y correcta ejecución de estos controles, recogidos en la matriz diseñada:
M10) Justificación documental de todas las operaciones vinculadas a la ejecución de fondos. Ésta deberá constar con carácter preferente en SAP, y, subsidiariamente, en cualquier otro “sistema operativo de gestión” que resultase aplicable. Asimismo, se prevén como evidencia documental específica de los controles específicos de esta fase, los libros de contabilidad, y las aplicaciones usadas por el IAC para la constancia de ingresos y gastos.
En particular, cada expediente administrativo, deberá contener en su integridad y ordenadamente la totalidad de las actuaciones administrativas, comprensivas del mismo, incluyendo también la justificación de los correspondientes controles.
Corresponde en última instancia al Comisión del Código Ético (y Antifraude) velar por la justificación documental de los controles propuestos para prevenir o mitigar el riesgo de fraude, corrupción o conflicto de intereses.
4. PROTOCOLO DE ACTUACIÓN ANTE LA SOSPECHA DE UN ACTO FRAUDULENTO. MEDIDAS REACTIVAS.
El protocolo tiene por objeto constituirse en un instrumento apto para la persecución de conductas fraudulentas o corruptas o que pongan en riesgo los principios y valores éticos declarados en el Código Ético o el cumplimiento de las medidas y controles implantados para evitar o minimizar el riesgo de fraude, conforme a las siguientes actuaciones:
1. En caso de indicios o denuncia, la Comisión del Código Ético (y Antifraude) deberá comprobar la denuncia y emitir informe motivado sobre la procedencia de su admisión o los motivos de su inadmisión y comunicar al Director del IAC el informe elaborado, quien decidirá sobre su tramitación.
2.- Recibido el informe de la Comisión, el Director acordará una de las siguientes acciones:
a) Archivo de la denuncia, en los supuestos de falta de objeto o insuficiencia de indicios, o desistimiento de la persona denunciante, si bien en este caso la investigación de la denuncia continuará de oficio si se detectarán indicios de fraude.
En el caso de que los hechos aún no fueran susceptibles de ser calificados como conducta fraudulenta, pero si no se actuara podrían acabar siéndolo, podrá proporcionar una propuesta de pautas de actuación y medidas preventivas a la vista del informe de la Comisión.
b) Apertura de expediente de información reservada y nombramiento de instructor1 que con respeto de los derechos fundamentales de los implicados, ejercerán las diligencias de investigación oportunas y que, al término de las mismas, propondrán motivadamente el archivo de la denuncia o confirmará, también motivadamente, la presunción de verosimilitud de la denuncia y de su relevancia jurídica.
b.1) En este último caso, el Director, tras valoración de informe elaborado por instructor/es, dará traslado del resultado al denunciado para alegaciones.
b.2) Recibidas las alegaciones, el Director dictará resolución, a propuesta del instructor, debiendo adoptar alguna de las medidas siguientes:
i. Denunciar ante las autoridades competentes (Servicio Nacional de Coordinación Antifraude -SNCA-) el hecho del que ha tenido conocimiento, por la vía anteriormente descrita. Cuando el hecho revista carácter de infracción penal se procederá a denunciar el mismo ante la fiscalía o los tribunales competentes.
ii. Suspender las relaciones profesionales con cualesquiera colaboradores presuntamente partícipes en relación con los hechos investigados.
iii. Incoar un expediente disciplinario para depurar las responsabilidades que correspondan.
iv. Solicitar a la Comisión del Código Ético (y Antifraude) que analice si la incidencia ha sido puntual o sistémica, a efectos de una eventual corrección de la matriz de riesgos y controles, lo que deberá hacerse en el plazo máximo de 15 días.
v. Comunicar al Comité de Dirección y al denunciante, con salvaguarda de los datos personales objeto de protección legal, un resumen de las diligencias realizadas, el hecho descubierto y las medidas correctivas o disciplinarias adoptadas.
c) Incoación de expediente disciplinario conforme a lo estipulado en la sección siguiente (RÉGIMEN DISCIPLINARIO).
3. La custodia y archivo de las denuncias recibidas serán responsabilidad del Comisión del Código Ético (y Antifraude).
4. El Comité de Dirección del IAC garantizará la no actuación contra los denunciantes o sus intereses, sin perjuicio de la responsabilidad personal del autor de denuncias que se reputen falsas, contrarias a la mala fe y realizadas con la mera intención de socavar la reputación profesional o el
1 Artículo 28 del Reglamento de Régimen Disciplinario de los Funcionarios de la Administración del Estado, aprobado por Real Decreto 33/1986, de 10 de enero, “el órgano competente para incoar el procedimiento podrá acordar previamente la realización de una información reservada”.
Artículo 55 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, según el cual “el órgano competente podrá abrir un período de información o actuaciones previas con el fin de conocer las circunstancias del caso concreto y la conveniencia o no de iniciar el procedimiento”
buen nombre de las personas denunciadas o del propio IAC.
5. En el proceso de investigación interna el denunciado tendrá derecho a ser asistido por un abogado de su elección, a no confesarse culpable, a no declarar contra si mismo, a mantenerse en silencio y a no contestar a todas o a cualquiera de las preguntas que se le formulen.
6. El procedimiento de investigación interna no podrá exceder de seis meses desde que se adoptó la resolución de inicio, pudiendo ampliarse este plazo, como máximo seis meses más, de manera motivada cuando las circunstancias o la complejidad del caso así lo aconsejen.
7. La tramitación, comunicaciones y notificaciones se ajustarán en todo a lo dispuesto en el Título IV de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
5. RÉGIMEN DISCIPLINARIO.
Los funcionarios públicos y el personal laboral del IAC quedan sujetos al régimen disciplinario establecido en Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público y en el Real Decreto 33/1986, de 10 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de Régimen Disciplinario de los Funcionarios de la Administración del Estado. El régimen disciplinario del personal laboral se regirá, en lo no previsto en Ley del Estatuto Básico del Empleado Público, por la legislación laboral.
De conformidad con lo establecido en la normativa anteriormente citada, las Administraciones Públicas corregirán disciplinariamente las infracciones del personal a su servicio cometidas en el ejercicio de sus funciones y cargos, sin perjuicio de la responsabilidad patrimonial o penal que pudiera derivarse de tales infracciones.
La potestad disciplinaria se ejercerá de acuerdo con los principios de legalidad y tipicidad de infracciones y sanciones; irretroactividad de las disposiciones sancionadores no favorables (y retroactividad de las favorables); proporcionalidad;
culpabilidad y presunción de inocencia.
Cuando de la instrucción de un procedimiento disciplinario resulte la existencia de indicios fundados de criminalidad, se suspenderá su tramitación poniéndolo en conocimiento del Ministerio Fiscal.
De conformidad con lo expuesto, una de las manifestaciones del principio de legalidad es la regulación del procedimiento disciplinario, con respeto a los derechos y garantías de los presuntos responsables, con la posibilidad de adoptar, motivadamente, medidas provisionales, como la suspensión cautelar del acto administrativo, y con la debida separación de las fases de instrucción y resolución, cuya competencia debe atribuirse a órganos distintos. Todo ello, sin perjuicio de los principios de eficacia, celeridad y economía procesal, que informan la estructura normativa de dicho procedimiento.
INSTITUTO DE ASTROFÍSICA DE CANARIAS
C/ Vía Láctea, s/n www.iac.es Tel: +34 922 605 200
ANEXO II: POLÍTICA ANTIFRAUDE DEL IAC
El Instituto de Astrofísica de Canarias (IAC) está comprometido con el cumplimiento de las normas jurídicas, éticas y morales, y con los más estrictos principios de integridad, objetividad y honestidad, principios éstos que imperan en todas las políticas, procesos y procedimientos vigentes en el centro e impulsado por su equipo directivo, asumiendo y compartiendo este compromiso.
Los empleados públicos que integran el IAC tienen, entre otros deberes, el de “velar por los intereses generales, con sujeción y observancia de la Constitución y del resto del ordenamiento jurídico, y actuar con arreglo a los siguientes principios: objetividad, integridad, neutralidad, responsabilidad, imparcialidad, confidencialidad, dedicación al servicio público, transparencia, ejemplaridad, austeridad, accesibilidad, eficacia, honradez, promoción del entorno cultural y medioambiental, y respeto a la igualdad entre mujeres y hombres” (Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público, artículo 52).
El IAC dispone de un Protocolo de Contratación Administrativa, aprobado en octubre de 2019 (aprobado por Comité de Dirección en su reunión de 30 de octubre CD 34/19), de obligado cumplimiento y vinculante para todo el personal del IAC, donde se establece que en cada procedimiento de contratación se tomarán las medidas adecuadas para luchar contra el fraude, el favoritismo y la corrupción, y prevenir, detectar y solucionar los conflictos de intereses que puedan surgir.
Adicionalmente, y como complemento a este protocolo, desde febrero de 2021 se firma una declaración de ausencia de conflicto de intereses por parte de todos los miembros que conforman y/o asisten a la mesa de contratación, en el que declaran que no incurren en ninguna circunstancia relativa a conflicto de intereses ni tienen directa o indirectamente interés financiero, económico o personal que pueda comprometer su imparcialidad e independencia en ese procedimiento. Para dar el adecuado soporte técnico a lo expuesto, se cuenta en el IAC con un sistema de control económico-financiero con implementación informática basado en la herramienta ERP SAP.
Este sistema permite dar seguimiento y control a las operaciones llevadas a cabo, disponiendo de los correspondientes mecanismos de seguridad y procedimientos de autorizaciones internas, mediante un sistema de firmas. El sistema informático SAP relaciona todos los procesos existentes (Recursos Humanos, Contratación, Proyectos, Finanzas, Fondos Externos y Viajes) y permite hacer un seguimiento de todos los fondos recibidos, así como el gasto de los mismos, permitiendo mantener la pista de auditoría de todas las transacciones llevadas a cabo en el IAC y recogidas en este sistema de gestión. Por otro lado, se garantiza también, el registro y mantenimiento de los documentos que avalan y acreditan todas las operaciones financieras y contables registradas.
El IAC persigue con esta política promover dentro de la organización una cultura que prevenga cualquier actividad fraudulenta, que facilite su detección, y que impida su consecución, promoviendo el desarrollo de procedimientos internos que integren estos principios, y que sean efectivos para la gestión de estos supuestos.
En definitiva, el IAC tiene una política de tolerancia cero frente al fraude y la corrupción que ejerce mediante un sistema de control, diseñado para prevenir y detectar, en la medida de lo posible, los actos de fraude, y en la línea de seguir avanzando en este ámbito, se ha trabajado ya en una serie de medidas, como la aprobación del Código Ético del IAC, en noviembre de 2021
En San Cristóbal de La Laguna, a 20 de diciembre de 2021.
Rafael Rebolo López Director del IAC
ANEXO III:
PROTOCOLO DE GESTIÓN DE CONFLICTO DE INTERESES.
I.- INTRODUCCIÓN. 2
II. CONCEPTO. 2
III. CLASIFICACIÓN. 4
IV.- OBJETIVO DE ESTE PROTOCOLO 4
V.- ALCANCE. 4
VI.- PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN DE OBLIGADA OBSERVANCIA. 5
VII.- MEDIDAS PARA PREVENIR LAS SITUACIONES QUE CONSTITUYAN CONFLICTO DE INTERESES.
6
VIII.- MEDIDAS PARA ABORDAR LOS POSIBLES CONFLICTOS DE INTERÉS
EXISTENTES-MEDIDAS DETECTIVAS Y REACTIVAS. 7
ANEXO:
A1: DECLARACIÓN DE AUSENCIA DE CONFLICTO DE INTERESES (DACI)
I. INTRODUCCIÓN.
El Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión (Reglamento Financiero) impone la obligación de evitar y/o gestionar cualquier situación que se “perciba” como un potencial conflicto de intereses.
Igualmente, el art. 6.4 de la Orden HFP/1030/2021, de 29 de septiembre, por la que se configura el sistema de gestión del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia configura como actuaciones obligatorias para los órganos gestores, la evaluación de riesgo de fraude, la cumplimentación de la Declaración de Ausencia de Conflicto de Intereses (DACI) y la disponibilidad de un procedimiento para abordar conflictos de intereses.
En cumplimiento de dicha obligación, el IAC ha elaborado y aprobado el presente protocolo dirigido a la dirección y al resto del personal del IAC que participa en las distintas fases de ejecución de los proyectos objeto de financiación en el ámbito de dicho Plan.
II. CONCEPTO.
Según la delimitación conceptual realizada por el artículo 61 Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión (Reglamento Financiero), existe conflicto de intereses «cuando los agentes financieros y demás personas que participan en la ejecución del presupuesto tanto de forma directa, indirecta y compartida, así como en la gestión, incluidos los actos preparatorios, la auditoría o el control, vean comprometido el ejercicio imparcial y objetivo de sus funciones por razones familiares, afectivas, de afinidad política o nacional, de interés económico o por cualquier otro motivo directo o indirecto de interés personal».
La entrada en vigor de este reglamento dio un enfoque horizontal, más claro, amplio destacando que el conflicto de intereses definido en los indicados términos:
i. Es aplicable a todas las partidas administrativas y operativas en todas las Instituciones de la UE y todos los métodos de gestión.
ii. Cubre cualquier tipo de interés personal, directo o indirecto.
iii. Ante cualquier situación que se «perciba» como un potencial conflicto de intereses se debe actuar.
iv. Las autoridades nacionales, de cualquier nivel, deben evitar y/o gestionar los potenciales conflictos de intereses.
Por su parte, el artículo 23.2 «Abstención», de la Ley 40/2015, de 1 octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, establece que deberán abstenerse de intervenir en el procedimiento «las autoridades y el personal al servicio de las Administraciones en quienes se den algunas de las circunstancias señaladas en el apartado siguiente», siendo éstas:
a) Tener interés personal en el asunto de que se trate o en otro en cuya resolución pudiera influir la de aquél; ser administrador de sociedad o entidad interesada, o tener cuestión litigiosa pendiente con algún interesado.
b) Tener un vínculo matrimonial o situación de hecho asimilable y el parentesco de consanguinidad dentro del cuarto grado o de afinidad dentro del segundo, con cualquiera de los interesados, con los administradores de entidades o sociedades interesadas y también con los asesores, representantes legales o mandatarios que intervengan en el procedimiento, así como compartir despacho profesional o estar asociado con éstos para el asesoramiento, la representación o el mandato.
c) Tener amistad íntima o enemistad manifiesta con alguna de las personas mencionadas en el apartado anterior.
d) Haber intervenido como perito o como testigo en el procedimiento de que se trate.
e) Tener relación de servicio con persona natural o jurídica interesada directamente en el asunto, o haberle prestado en los dos últimos años servicios profesionales de tipo y en cualquier circunstancia o lugar».
III. CLASIFICACIÓN.
Atendiendo a la situación que motivaría el conflicto de intereses, puede distinguirse entre:
i. Conflicto de intereses aparente: se produce cuando los intereses privados de un empleado público o beneficiario son susceptibles de comprometer el ejercicio objetivo de sus funciones u obligaciones, pero finalmente no se encuentra un vínculo identificable e individual con aspectos concretos de la conducta, el comportamiento o las relaciones de la persona (o una repercusión en dichos aspectos).
ii. Conflicto de intereses potencial: surge cuando un empleado público o beneficiario tiene intereses privados de tal naturaleza, que podrían ser susceptibles de ocasionar un conflicto de intereses en el caso de que tuvieran que asumir en un futuro determinadas responsabilidades oficiales.
iii. Conflicto de intereses real: implica un conflicto entre el deber público y los intereses privados de un empleado público o en el que el empleado público tiene intereses personales que pueden influir de manera indebida en el desempeño de sus deberes y responsabilidades oficiales. En el caso de un beneficiario implicaría un conflicto entre las obligaciones contraídas al solicitar la ayuda de los fondos y sus intereses privados que pueden influir de manera indebida en el desempeño de las citadas obligaciones.
IV. OBJETIVO DE ESTE PROTOCOLO
Establecer los principios de actuación y las medidas oportunas para prevenir, identificar y gestionar los potenciales conflictos de interés derivados del desarrollo de todas las actuaciones y procedimientos relativos a proyectos a ejecutar en el IAC y en particular mediante asignación de presupuesto de los Fondos next Generation.
V. ALCANCE.
El presente protocolo se aplicará a todas las personas que intervengan de cualquier manera en los proyectos destinatarios de los fondos, tanto en la fase de preparación y presentación de proyectos, como en la gestión y ejecución de los mismos; por lo que incluye en su ámbito subjetivo de aplicación a:
i. Los empleados públicos que realizan tareas de gestión, control y pago y otros agentes en los que se han delegado alguna/s de esta/s función/es.
ii. Aquellos beneficiarios privados, socios, contratistas y subcontratistas, cuyas actuaciones sean financiadas con fondos, que puedan actuar en favor de sus propios intereses, pero en contra de los intereses financieros de la UE, en el marco de un conflicto de intereses.
VI. PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN DE OBLIGADA OBSERVANCIA.
El IAC, como Organismo Público de Investigación de la Administración General del Estado, sin perjuicio de su propia naturaleza consorcial, y sus órganos de Gobierno y dirección, así como todo su personal, y tal como se reconoce en su Código Ético, se comprometen a observar en el ejercicio de sus funciones lo dispuesto en la Constitución Española y en el resto del ordenamiento jurídico y a promover el respeto a los derechos fundamentales y a las libertades públicas.
Asimismo, de conformidad con lo dispuesto en el art. 26 de la Ley 19/2013, de 9 Dic.
(transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno), el IAC, y sus órganos de Gobierno y dirección, así como todo su personal, adecuarán su actividad a los siguientes principios:
1.º Actuarán con transparencia en el cumplimiento de los fines propios de IAC de acuerdo con los principios de eficacia, economía y eficiencia, gestionando adecuadamente los recursos públicos, con dedicación plena y con el objetivo de satisfacer el interés general, absteniéndose de cualquier conducta que sea contraria a estos principios 8.º, que no podrán ser utilizados para actividades que no sean las permitidas por la normativa que sea de aplicación.
2º Respetarán el principio de imparcialidad, de modo que mantengan un criterio independiente y ajeno a todo interés particular; No se valdrán de su posición para obtener ventajas personales o materiales; actuando con pleno respeto a la normativa reguladora de las incompatibilidades y los conflictos de intereses, no implicándose en situaciones, actividades o intereses incompatibles con sus funciones y absteniéndose de intervenir en los asuntos en que concurra alguna causa que pueda afectar a su objetividad, poniendo en
conocimiento de su inmediato superior cualquier situación de conflicto de intereses.
3. º Actuarán con la diligencia debida en el cumplimiento de sus obligaciones y fomentarán la calidad de los proyectos o actuaciones que les correspondan.
4. º Asumirán la responsabilidad de las decisiones y actuaciones propias y de los organismos que dirigen, sin perjuicio de otras que fueran exigibles legalmente.
5º. Guardarán la debida reserva respecto a los hechos o informaciones conocidos con motivo u ocasión del ejercicio de sus competencias.
6º. Pondrán en conocimiento de los órganos competentes cualquier actuación irregular de la cual tengan conocimiento.
7º. No aceptarán regalos que superen los usos habituales, sociales o de cortesía, ni favores o servicios en condiciones ventajosas que puedan condicionar el desarrollo de sus funciones. En el caso de obsequios de una mayor relevancia institucional se procederá a su incorporación al patrimonio del IAC.
VII. MEDIDAS PARA PREVENIR LAS SITUACIONES QUE CONSTITUYAN CONFLICTO DE INTERESES.
1ª.- Comunicación e información al personal de la entidad sobre las distintas modalidades de conflicto de interés y de las formas de evitarlo.
2ª.- Suscripción por quienes participen de forma directa e indirecta en los instrumentos de gestión para la ejecución de proyectos, en particular los financiados por los Fondos Next Generation de una DECLARACIÓN DE AUSENCIA DE CONFLICTO DE INTERESES (DACI) conforme al modelo adjunto al presente documento (A1).
La presentación de la DACI deberá realizarse en el momento en que participen en cualquier expediente de contratación o selección de personal.
Cuando los procedimientos internos del IAC no lo contemplen en sus respectivos formularios, será el responsable de cada proyecto, en particular aquellos que cuenten con financiación de los Fondos Next Generation, quien se encargará de recopilar de cada persona interviniente la declaración de ausencia de conflicto de intereses, asegurándose de que la persona en cuestión es consciente de la necesidad de declarar sin demora cualquier cambio en
su situación.
Cuando el personal que colabore en el proyecto haya sido sub-contratado, la unidad de contratación exigirá al mismo la cumplimentación de la DACI así como que rellene un formulario en el que se declare si tiene lazos familiares con cualquiera de los miembros del consejo rector o de la dirección del IAC, indicando cuales sean, así como las empresas con las que mantenga vinculación, directa o indirectamente a través de un familiar con el que tenga vínculos de consanguinidad hasta el cuarto grado o de afinidad hasta el segundo el tercer grado, o a través de otras sociedades vinculadas.
Los contratos firmados con dicho personal colaborador deberán incluir cláusulas que contemplen sanciones por conducta indebida. Las sanciones podrán variar desde la rescisión anticipada del contrato hasta la exclusión de participación en procedimientos de contratación con el IAC durante una serie de años.
Las DACI deberán de constar como información documentada en el correspondiente expediente vinculado al proyecto.
3ª.- El Comité de Ética (y Antifraude) podrá actuar de oficio para comprobar la veracidad de la información a través de bases de datos de los registros mercantiles, bases de datos de organismos nacionales y de la UE, expedientes de los empleados (teniendo en cuenta las normas de protección de datos) o a través de la utilización de herramientas de prospección de datos («data mining») o de puntuación de riesgos (ARACHNE).
VIII. MEDIDAS PARA ABORDAR LOS POSIBLES CONFLICTOS DE INTERÉS EXISTENTES-MEDIDAS DETECTIVAS Y REACTIVAS.
1ª.- Ante la comunicación de existencia de un posible conflicto de intereses la autoridad pertinente dentro del IAC velará por que la persona de que se trate cese cautelarmente toda actividad en el proyecto afectado, mientras se investiga la trascendencia que pueda tener dicha situación de conflicto de intereses en la ejecución del proyecto, y si la persona afectada ha de ser definitivamente separada del mismo, o deben asignársele otras funciones donde no se vea afectado por conflicto de intereses, o manteniendo las funciones inicialmente atribuidas deba únicamente a abstenerse en la toma de decisiones que puedan verse afectadas por el mismo. En cualquier caso deberá de garantizarse que la decisión sea completamente transparente, fijar límites precisos a la aportación del empleado o experto al proyecto y notificarse al órgano
decisor de la adjudicación de los fondos cualquier situación de conflicto de intereses.
2ª.- Cualquier miembro del IAC que tenga conocimiento de cualquier circunstancia que pueda ser constitutiva de conflicto de intereses y afecte a otro miembro (empleado o colaborador) deberá de denunciarla a través del canal de denuncias previsto.
En el caso de que se descubriese vía denuncia interna o por cualquier otro medio que una persona afectada por una situación de conflicto de intereses en relación con un determinado proyecto no hubiese comunicado a su superior, al responsable del proyecto, o, en su caso, al Director del IAC o Comité de Dirección dicha situación, dicha persona será objeto del correspondiente expediente disciplinario.
El hecho deberá de ponerse en conocimiento de la autoridad decisora de la atribución de los fondos y, en su caso, ante el Servicio Nacional de Coordinación Antifraude -SNCA- o el hecho del que ha tenido conocimiento, la fiscalía o los tribunales competentes. Se aportará toda la información y detalles conocidos para favorecer la investigación de los hechos por las autoridades
Vulnerar la obligación de comunicar una situación de conflicto de intereses alegando un potencial beneficio para el IAC no actuará como causa de exoneración de la posible responsabilidad.
3ª.- Examinar las actuaciones que hubiesen podido estar afectadas por la situación de conflicto de intereses descubierta y para hacer una evaluación de los daños que dicha actuación ha podido causar al buen fin del proyecto afectado, adoptando las medidas reparadoras oportunas y comunicando estas medidas a la autoridad gestora de los fondos
4ª.- Cuando el deber de comunicación de “conflicto de intereses” haya sido infringido por un colaborador externo se suspenderán las relaciones profesionales con dicho colaborador.
5ª.- Deberá de analizarse en caso de incumplimiento del deber de comunicación de conflicto de intereses si dicho incumplimiento ha sido puntual o sistémico. Si es puntual, corregir las consecuencias para el caso concreto. Pero si es sistémico, además de corregir las consecuencias, deberá revisarse cómo se ha llevado a cabo el deber de comprobación de la veracidad de la DACI para adoptar las medidas correctivas oportunas.
6ª.- Comunicar internamente, como mínimo a la plantilla y al Consejo Rector un resumen de las diligencias realizadas, el hecho descubierto y las medidas correctivas o disciplinarias adoptadas.
7ª.- El IAC creará y llevará un registro de cualquiera conflicto de intereses que haya sido declarado y/o investigado, incluyendo referencias a los procesos disciplinarios aperturados respecto de los conflictos de intereses no declarados y, en su caso, de las sanciones impuestas.
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