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PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN, CONSULTA Y PARTICIPACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

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Academic year: 2022

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1. OBJETIVO

Establecer la forma en que se deben emitir, recibir y canalizar las comunicaciones en FAM América Latina Maquinaria Limitada, tanto internas como externas, así como la consulta y participación de los trabajadores en lo referido al Sistema Integrado de Gestión SIG.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todas las áreas y actividades de la Compañía en lo referente a la comunicación, participación y Consulta del Sistema Integrado de Gestión.

3. RESPONSABILIDADES

Gerente General: Asumir el compromiso en materias de comunicaciones externas. Disponer de los recursos necesarios para mantener canales de comunicación efectivos con clientes y otras partes interesadas pertinentes.

Gerente de Finanzas: Asumir el compromiso en materias de comunicaciones internas. Disponer de los recursos necesarios para mantener canales de comunicación efectivos dentro de la empresa.

Asesor SIG: Controlar que la información documentada interna y externa se mantenga vigente y actualizada en intranet. Evaluar la efectividad de las herramientas que se utilizan para en los procesos de las comunicaciones internas y externas, y/o otros canales existentes.

Gerentes Área /Administrador de contrato, Jefes, Líder.

 Mantener un canal de comunicación efectivo entre el personal que labora bajo su dependencia y otras partes interesadas

 Promover un canal de comunicación entre cliente / mandante que busque generar los lazos de confianza mutua.

 Mantener la información documentada de su área de competencia cuyo uso fue aprobado.

 Incentivar el uso de los canales de comunicación dentro de la organización.

Sub Gerente HSEC

 Mantener y promover actividades que faciliten los procesos de Comunicación, participación y consulta, con trabajadores de FAM y otras partes interesadas.

 Incentivar el uso de los canales de comunicación vigentes dentro de la empresa.

 Asesorar a la Gerencias en procesos de comunicación materias de seguridad, medio ambiente, salud ocupacional y calidad.

 Asegurar que la aplicación de Consulta y Participación se lleve a cabo en los distintos contratos o faenas.

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4. DEFINICIONES

Comunicación: Información verbal o escrita que se produce entre las partes interesadas en los distintos niveles y funciones de FAM.

Parte interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad.

Comunicación Externa: Es la transmisión de información en el ámbito del SIG, desde o hacia las partes interesadas.

Comunicación Interna: Es la transmisión de información del SIG dentro de la organización, ya sea para registro, toma de decisiones, difusión, conocimiento del personal y retroalimentación del sistema, a través de los medios definidos.

Participación y Consulta: Proceso mediante el cual, los trabajadores directivos y no directivos participan del SIG a través de canales de comunicación internos definidos.

Participación: Acción y efecto de involucrar en la toma de decisiones Consulta: Búsqueda de opiniones antes de tomar una decisión

5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 5.1. COMUNICACIÓN

Toda la información que circule dentro de la Organización debe ser entendible, clara y sustentada en una necesidad, requerimiento o solicitud.

Toda la información que sea relevante para FAM será respaldada con los documentos de registro existentes en el Sistema Integrado de Gestión u otros medios definidos por el cliente.

El intercambio de información escrita y digital entre las partes interesadas, según sea el caso, se identificará y controlará por el responsable de suministrar la información.

Toda información correspondiente al SIG se dará a conocer por medio de la Intranet, así mismo, toda actualización que se realice de los documentos o formatos del SIG, se dará a conocer por correo masivo enviado por el Asesor SIG.

Medio de Comunicación Interna: Correo Electrónico, Comunicados Internos, Circular, Noticias, Carta Oferta, Carta de Amonestación, Aviso, Vergabeblatt (comparación de oferta), Actas o minutas de reunión, pizarras, reuniones a través de plataformas digitales (como Teams, Zoom, etc.).

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Medio de Comunicación Externa: Carta a Proveedores, Carta a Clientes, Correo Electrónico, Cartas a Organismos Fiscalizadores/ Regionales/ Estatales, Cartas a Otros Organismos (ISAPRES, AFP, MUTUAL), Letter to FAM, RFA (Request for Approval), RFI (Request for Information, reuniones a través de plataformas digitales (como Teams, Zoom, etc.).

Algunos de los temas a comunicar se pueden mencionar:

 Política y Objetivos del SIG

 Programas de Gestión

 Desempeño del SIG, metas e indicadores

 Aspectos e Impactos ambientales y riesgos

 Medidas de control, planes de emergencia, simulacros de emergencia y su desempeño

 Estadísticas de No Conformidades, incidentes y Acciones Correctivas

 Mejoramiento del SIG

 Legislación, reglamentación ambiental y de seguridad y salud ocupacional

Otros que a juicio de la Organización sean pertinentes

5.1.1. Información sobre Acciones y/o Condiciones Inseguras o Sugerencias.

Las acciones, condiciones, situaciones de tipo inseguras detectadas por el personal de FAM deben ser comunicadas a la brevedad por conducto regular, a su Jefatura Directa o a través de los canales de comunicación establecido por la Participación y Consulta, a través de los canales de comunicación establecidos, en el punto 5.2, para la participación y consulta.

Si la acción o condición insegura es detectada en dependencias ajenas a FAM, debe comunicarla a la jefatura directa.

5.1.2. Registro de Comunicaciones de Calidad

Si la comunicación corresponde a un reclamo del cliente, será investigada por el responsable del proceso o quién sea designado, debe ser tratada como una no conformidad, para lo cual será investigada su causa raíz, se definirán planes de acción para que la situación no se repita e informada al cliente sobre las conclusiones de dicha investigación y las medidas correctivas implementadas. Para cerrar esta no conformidad, el responsable de la investigación o quién haya sido designado deberá evaluar la eficacia de la medida correctiva implementada.

5.1.3. Comunicación de las Normas y Reglas Internas

Toda información del SIG vigente, se encontrara en intranet, la cual se informa a las Gerencias/Jefaturas para posteriormente ser comunicada a los colaboradores.

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5.1.4. Comunicaciones a partes interesadas en caso de crisis

En caso de que la organización se vea expuesta a una situación de crisis, la comunicación se realizara según indica la siguiente matriz:

5.2. CONSULTA Y PARTICIPACIÓN

Las instancias de participación y consulta podrán ser a través de:

Escaneando desde un móvil el

código QR Al correo electrónico Con los Representantes de los Trabajadores del CPHS

[email protected]

DESCRIPCIÓN AFECTADOS ENCARGADO

COMUNICACIÓN A QUIEN COMUNICAR Fi nanci era

Li qui dez de acci ones, escándal os con i nversores conoci dos, qui ebra.

Organi zaci ón FAM GmbH

Chi ef Fi nanci al Offi cer (CFO)

Junta Di recti va Inversi oni stas Bancos, Acreedores

Operati va

Fal l as o probl emas en l as operaci ones, en l a cadena de sumi ni stro o en l os productos

Cl i entes Organi zaci ón

Gte. de Montaje Gte. de Proyecto Gte. de Operaci ones Gte. Abasteci mi ento

Cl i ente Gerente General

Tecnol ogi cas

Inconsi stenci as técni cas, di vul gaci ón no autori zada de datos, ci berdel i to.

Organi zaci ón Gerente Abasteci mi ento

Gerente General Chi ef Fi nanci al Offi cer

(CFO) Humani tari as

Desastres natural es (tsunami s, terremotos), ataques terrori stas y guerras ci vi l es.

Trabajadores Gerente Recursos Humanos

Gerente General Chi ef Fi nanci al Offi cer

(CFO)

Legal es

Incumpl i mi ento de l as l eyes, medi das y marcos regul atori os, mal a conducta éti ca

Trabajadores Organi zaci ón

Gerente Recursos Humanos

Gerente General Chi ef Fi nanci al Offi cer

(CFO)

Capi tal Humano

Transi ci ón de l i derazgo, vi ol enci a en el l ugar de trabajo, fusi ón entre empresas, despi dos masi vos; fal l eci mi ento de un Trabajador

Trabajadores Organi zaci ón

Gerente Recursos Humanos

Gerente General Chi ef Fi nanci al Offi cer

(CFO) Fami l i ares Trabajadores

Perdi da Imagen

Controversi as en redes soci al es, vi ral i zaci ón de cri si s i nternas, empl eados i nvol ucrados en

acti vi dades i l íci tas.

Organi zaci ón Gte. Abasteci mi ento Gerente RRHH

Gerente General Chi ef Fi nanci al Offi cer

(CFO) Gerente Compl i ance

TIPO DE CRISIS

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5.3.1 DE LA CONSULTA

La opinión de los trabajadores será recolectada mediantes las instancias antes mencionadas y los temas de interés podrán ser expuestos por sus Representantes (Comité Paritario y/o Sindicato) o mediante publicaciones en paneles informativos, para lo cual se establece un plazo máximo de 5 días hábiles para el pronunciamiento de sus opiniones. La consulta podrá ser según indica la siguiente lista, pero no se limita:

 La determinación de las necesidades y expectativas de los trabajadores

 El establecimiento de la política de la SST;

 La asignación de roles, responsabilidades y autoridades de la organización, según sea aplicable;

 La determinación de cómo cumplir los requisitos legales y otros requisitos;

 El establecimiento de los objetivos de la SST y la planificación para lograrlos;

 La determinación de los controles aplicables para la contratación externa, las compras y los contratistas;

 La determinación de qué necesita seguimiento, medición y evaluación;

 La planificación, el establecimiento, la implementación y el mantenimiento de programas de auditoría;

 La mejora continua.

5.3.2 DE LA PARTICIPACIÓN

La participación de los trabajadores para la toma de decisiones respecto a los temas de Seguridad y Salud en el trabajo, será a través de sus representantes (Comité Paritario y/o Sindicato) mediante reuniones o mesa de trabajo, en donde incluye pero no se limita a:

 Determinación de los mecanismos para su consulta y participación;

 La identificación de los peligros y la evaluación de los riesgos y oportunidades: Deberán participar los representantes de los trabajadores como parte del equipo multidisciplinario en la confección y actualización de la Matriz IPER del contrato o sitio.

 La determinación de acciones para eliminar los peligros y reducir los riesgos para la SST;

 La determinación de los requisitos de competencia, las necesidades de formación, la formación y la evaluación de la formación;

 La determinación de qué información se necesita comunicar y cómo hacerlo;

 La determinación de medidas de control y su implementación y uso eficaces;

 La investigación de los incidentes y no conformidades y la determinación de las acciones correctivas.

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6. EQUIPOS, MATERIALES No aplica.

7. REGISTROS

 Formato de Comunicación SIG-FOR.01

 Correo Electrónico desde casilla [email protected]

 Registro formulario (código QR)

8. REFERENCIA

ISO 45001:2018 (Cláusula 5.4/7.4)

9. BITÁCORA DE MODIFICACIONES

Nº Revisión Fecha Descripción del cambio

0 17/04/2012 Creación del Procedimiento.

1 17/05/2012 Modificación de formato de procedimiento.

2 10/04/2013 Revisión Anual del Procedimiento 3 21/08/2018 Se actualiza nombre del gerente general

4 02/02/2020 Se actualiza el nuevo formato del PIG y se revisa el contenido de este, se actualiza según los requisitos ISO 45001:2018

5 15/02/2021 Se modifica código, formato e ítem 5 y 10 completo.

10. ANEXOS

Anexo 1: Formato de Comunicación y Partes interesados.

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NECESIDADES /

EXPECTATIVAS ACCIÓN REQUERIDA PODER INTERES PRIORIDAD DESCRIPCIÓN DE LA

COMUNICACIÓN TIPO MEDIO (COMO) RESPONSABLE (QUIEN) RECEPTOR FRECUENCIA OBJETIVO

I N T E R N A S E X T E R N A S

IDENTIFICACIÓN

MATRIZ DE INFLUENCIA

MATRIZ DE PARTES INTERESADAS Y COMUNICACIONES

MATRIZ DE COMUNICACIONES MATRIZ DE PARTES INTERESADAS

Revisión: 01 Fecha: 21-09-2020

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Anexo 2 Formato de Comunicación, consulta y participación.

Referencias

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