1. OBJETIVO
Establecer la forma en que se deben emitir, recibir y canalizar las comunicaciones en FAM América Latina Maquinaria Limitada, tanto internas como externas, así como la consulta y participación de los trabajadores en lo referido al Sistema Integrado de Gestión SIG.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las áreas y actividades de la Compañía en lo referente a la comunicación, participación y Consulta del Sistema Integrado de Gestión.
3. RESPONSABILIDADES
Gerente General: Asumir el compromiso en materias de comunicaciones externas. Disponer de los recursos necesarios para mantener canales de comunicación efectivos con clientes y otras partes interesadas pertinentes.
Gerente de Finanzas: Asumir el compromiso en materias de comunicaciones internas. Disponer de los recursos necesarios para mantener canales de comunicación efectivos dentro de la empresa.
Asesor SIG: Controlar que la información documentada interna y externa se mantenga vigente y actualizada en intranet. Evaluar la efectividad de las herramientas que se utilizan para en los procesos de las comunicaciones internas y externas, y/o otros canales existentes.
Gerentes Área /Administrador de contrato, Jefes, Líder.
Mantener un canal de comunicación efectivo entre el personal que labora bajo su dependencia y otras partes interesadas
Promover un canal de comunicación entre cliente / mandante que busque generar los lazos de confianza mutua.
Mantener la información documentada de su área de competencia cuyo uso fue aprobado.
Incentivar el uso de los canales de comunicación dentro de la organización.
Sub Gerente HSEC
Mantener y promover actividades que faciliten los procesos de Comunicación, participación y consulta, con trabajadores de FAM y otras partes interesadas.
Incentivar el uso de los canales de comunicación vigentes dentro de la empresa.
Asesorar a la Gerencias en procesos de comunicación materias de seguridad, medio ambiente, salud ocupacional y calidad.
Asegurar que la aplicación de Consulta y Participación se lleve a cabo en los distintos contratos o faenas.
4. DEFINICIONES
Comunicación: Información verbal o escrita que se produce entre las partes interesadas en los distintos niveles y funciones de FAM.
Parte interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad.
Comunicación Externa: Es la transmisión de información en el ámbito del SIG, desde o hacia las partes interesadas.
Comunicación Interna: Es la transmisión de información del SIG dentro de la organización, ya sea para registro, toma de decisiones, difusión, conocimiento del personal y retroalimentación del sistema, a través de los medios definidos.
Participación y Consulta: Proceso mediante el cual, los trabajadores directivos y no directivos participan del SIG a través de canales de comunicación internos definidos.
Participación: Acción y efecto de involucrar en la toma de decisiones Consulta: Búsqueda de opiniones antes de tomar una decisión
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 5.1. COMUNICACIÓN
Toda la información que circule dentro de la Organización debe ser entendible, clara y sustentada en una necesidad, requerimiento o solicitud.
Toda la información que sea relevante para FAM será respaldada con los documentos de registro existentes en el Sistema Integrado de Gestión u otros medios definidos por el cliente.
El intercambio de información escrita y digital entre las partes interesadas, según sea el caso, se identificará y controlará por el responsable de suministrar la información.
Toda información correspondiente al SIG se dará a conocer por medio de la Intranet, así mismo, toda actualización que se realice de los documentos o formatos del SIG, se dará a conocer por correo masivo enviado por el Asesor SIG.
Medio de Comunicación Interna: Correo Electrónico, Comunicados Internos, Circular, Noticias, Carta Oferta, Carta de Amonestación, Aviso, Vergabeblatt (comparación de oferta), Actas o minutas de reunión, pizarras, reuniones a través de plataformas digitales (como Teams, Zoom, etc.).
Medio de Comunicación Externa: Carta a Proveedores, Carta a Clientes, Correo Electrónico, Cartas a Organismos Fiscalizadores/ Regionales/ Estatales, Cartas a Otros Organismos (ISAPRES, AFP, MUTUAL), Letter to FAM, RFA (Request for Approval), RFI (Request for Information, reuniones a través de plataformas digitales (como Teams, Zoom, etc.).
Algunos de los temas a comunicar se pueden mencionar:
Política y Objetivos del SIG
Programas de Gestión
Desempeño del SIG, metas e indicadores
Aspectos e Impactos ambientales y riesgos
Medidas de control, planes de emergencia, simulacros de emergencia y su desempeño
Estadísticas de No Conformidades, incidentes y Acciones Correctivas
Mejoramiento del SIG
Legislación, reglamentación ambiental y de seguridad y salud ocupacional
Otros que a juicio de la Organización sean pertinentes
5.1.1. Información sobre Acciones y/o Condiciones Inseguras o Sugerencias.
Las acciones, condiciones, situaciones de tipo inseguras detectadas por el personal de FAM deben ser comunicadas a la brevedad por conducto regular, a su Jefatura Directa o a través de los canales de comunicación establecido por la Participación y Consulta, a través de los canales de comunicación establecidos, en el punto 5.2, para la participación y consulta.
Si la acción o condición insegura es detectada en dependencias ajenas a FAM, debe comunicarla a la jefatura directa.
5.1.2. Registro de Comunicaciones de Calidad
Si la comunicación corresponde a un reclamo del cliente, será investigada por el responsable del proceso o quién sea designado, debe ser tratada como una no conformidad, para lo cual será investigada su causa raíz, se definirán planes de acción para que la situación no se repita e informada al cliente sobre las conclusiones de dicha investigación y las medidas correctivas implementadas. Para cerrar esta no conformidad, el responsable de la investigación o quién haya sido designado deberá evaluar la eficacia de la medida correctiva implementada.
5.1.3. Comunicación de las Normas y Reglas Internas
Toda información del SIG vigente, se encontrara en intranet, la cual se informa a las Gerencias/Jefaturas para posteriormente ser comunicada a los colaboradores.
5.1.4. Comunicaciones a partes interesadas en caso de crisis
En caso de que la organización se vea expuesta a una situación de crisis, la comunicación se realizara según indica la siguiente matriz:
5.2. CONSULTA Y PARTICIPACIÓN
Las instancias de participación y consulta podrán ser a través de:
Escaneando desde un móvil el
código QR Al correo electrónico Con los Representantes de los Trabajadores del CPHS
[email protected]
DESCRIPCIÓN AFECTADOS ENCARGADO
COMUNICACIÓN A QUIEN COMUNICAR Fi nanci era
Li qui dez de acci ones, escándal os con i nversores conoci dos, qui ebra.
Organi zaci ón FAM GmbH
Chi ef Fi nanci al Offi cer (CFO)
Junta Di recti va Inversi oni stas Bancos, Acreedores
Operati va
Fal l as o probl emas en l as operaci ones, en l a cadena de sumi ni stro o en l os productos
Cl i entes Organi zaci ón
Gte. de Montaje Gte. de Proyecto Gte. de Operaci ones Gte. Abasteci mi ento
Cl i ente Gerente General
Tecnol ogi cas
Inconsi stenci as técni cas, di vul gaci ón no autori zada de datos, ci berdel i to.
Organi zaci ón Gerente Abasteci mi ento
Gerente General Chi ef Fi nanci al Offi cer
(CFO) Humani tari as
Desastres natural es (tsunami s, terremotos), ataques terrori stas y guerras ci vi l es.
Trabajadores Gerente Recursos Humanos
Gerente General Chi ef Fi nanci al Offi cer
(CFO)
Legal es
Incumpl i mi ento de l as l eyes, medi das y marcos regul atori os, mal a conducta éti ca
Trabajadores Organi zaci ón
Gerente Recursos Humanos
Gerente General Chi ef Fi nanci al Offi cer
(CFO)
Capi tal Humano
Transi ci ón de l i derazgo, vi ol enci a en el l ugar de trabajo, fusi ón entre empresas, despi dos masi vos; fal l eci mi ento de un Trabajador
Trabajadores Organi zaci ón
Gerente Recursos Humanos
Gerente General Chi ef Fi nanci al Offi cer
(CFO) Fami l i ares Trabajadores
Perdi da Imagen
Controversi as en redes soci al es, vi ral i zaci ón de cri si s i nternas, empl eados i nvol ucrados en
acti vi dades i l íci tas.
Organi zaci ón Gte. Abasteci mi ento Gerente RRHH
Gerente General Chi ef Fi nanci al Offi cer
(CFO) Gerente Compl i ance
TIPO DE CRISIS
5.3.1 DE LA CONSULTA
La opinión de los trabajadores será recolectada mediantes las instancias antes mencionadas y los temas de interés podrán ser expuestos por sus Representantes (Comité Paritario y/o Sindicato) o mediante publicaciones en paneles informativos, para lo cual se establece un plazo máximo de 5 días hábiles para el pronunciamiento de sus opiniones. La consulta podrá ser según indica la siguiente lista, pero no se limita:
La determinación de las necesidades y expectativas de los trabajadores
El establecimiento de la política de la SST;
La asignación de roles, responsabilidades y autoridades de la organización, según sea aplicable;
La determinación de cómo cumplir los requisitos legales y otros requisitos;
El establecimiento de los objetivos de la SST y la planificación para lograrlos;
La determinación de los controles aplicables para la contratación externa, las compras y los contratistas;
La determinación de qué necesita seguimiento, medición y evaluación;
La planificación, el establecimiento, la implementación y el mantenimiento de programas de auditoría;
La mejora continua.
5.3.2 DE LA PARTICIPACIÓN
La participación de los trabajadores para la toma de decisiones respecto a los temas de Seguridad y Salud en el trabajo, será a través de sus representantes (Comité Paritario y/o Sindicato) mediante reuniones o mesa de trabajo, en donde incluye pero no se limita a:
Determinación de los mecanismos para su consulta y participación;
La identificación de los peligros y la evaluación de los riesgos y oportunidades: Deberán participar los representantes de los trabajadores como parte del equipo multidisciplinario en la confección y actualización de la Matriz IPER del contrato o sitio.
La determinación de acciones para eliminar los peligros y reducir los riesgos para la SST;
La determinación de los requisitos de competencia, las necesidades de formación, la formación y la evaluación de la formación;
La determinación de qué información se necesita comunicar y cómo hacerlo;
La determinación de medidas de control y su implementación y uso eficaces;
La investigación de los incidentes y no conformidades y la determinación de las acciones correctivas.
6. EQUIPOS, MATERIALES No aplica.
7. REGISTROS
Formato de Comunicación SIG-FOR.01
Correo Electrónico desde casilla [email protected]
Registro formulario (código QR)
8. REFERENCIA
ISO 45001:2018 (Cláusula 5.4/7.4)
9. BITÁCORA DE MODIFICACIONES
Nº Revisión Fecha Descripción del cambio
0 17/04/2012 Creación del Procedimiento.
1 17/05/2012 Modificación de formato de procedimiento.
2 10/04/2013 Revisión Anual del Procedimiento 3 21/08/2018 Se actualiza nombre del gerente general
4 02/02/2020 Se actualiza el nuevo formato del PIG y se revisa el contenido de este, se actualiza según los requisitos ISO 45001:2018
5 15/02/2021 Se modifica código, formato e ítem 5 y 10 completo.
10. ANEXOS
Anexo 1: Formato de Comunicación y Partes interesados.
NECESIDADES /
EXPECTATIVAS ACCIÓN REQUERIDA PODER INTERES PRIORIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
COMUNICACIÓN TIPO MEDIO (COMO) RESPONSABLE (QUIEN) RECEPTOR FRECUENCIA OBJETIVO
I N T E R N A S E X T E R N A S
IDENTIFICACIÓN
MATRIZ DE INFLUENCIA
MATRIZ DE PARTES INTERESADAS Y COMUNICACIONES
MATRIZ DE COMUNICACIONES MATRIZ DE PARTES INTERESADAS
Revisión: 01 Fecha: 21-09-2020
Anexo 2 Formato de Comunicación, consulta y participación.