4. DEFINICIONES: 5. ANEXOS: No aplica.

(1)

(2)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-4 • 2013 • DICIEMBRE ^• 20

4

1. OBJETIVO:

Estandarizar las actividades para realizar la identi- ficación y trazabilidad de los Productos “Informe de Auditoría¹” y “Función de Advertencia”.

2. ALCANCE:

Inicia con la identificación del producto “Informe de Auditoría”, “Informe de Visita Fiscal” o “Función de Ad- vertencia” y termina con realización de la Trazabilidad en las actividades que conducen a la obtención del producto, verificando los registros de los procedimientos.

3. BASE LEGAL:

Ver normograma

1 Incluye informe de auditoría e informe de visita fiscal

4. DEFINICIONES:

IDENTIFICACIÓN: Relación de atributos que distingue el informe de auditoría, informe de visita fiscal y la función de advertencia de otros.

PRODUCTO: Es el resultado de un proceso en el que participan varias actividades interrelacionadas. Los productos del Proceso de Vigilancia y Control a la Ges- tión Fiscal corresponden a los informes (de auditoría regular o especial y de visita fiscal) y las Funciones de Advertencia.

TRAZABILIDAD: Es la capacidad de identificar un producto y proveer información acerca de su historia, origen y su proceso de elaboración.

5. ANEXOS:

No aplica.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL /

OBSERVACIONES 1 CUALQUIER CARGO QUE SE

PROPONGA REALIZAR LA IDENTIFICACION DEL PRODUCTO

Identifica el producto “Informe de Auditoría”, “Informe de Visita Fiscal”

o “Función de advertencia”, verificando que contenga las siguientes características o atributos:

• Nombre del Sector.

• Nombre del Sujeto de Control.

• Periodo Auditado (vigencia) (aplica para auditorías o visitas fiscales).

• Modalidad de Auditoría (regular o especial).

• Objetivo de la función de advertencia (aplica para función de advertencia).

2 CUALQUIER CARGO QUE SE PROPONGA REALIZAR LA TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO.

Realiza la trazabilidad en las actividades que conducen a la obtención de los productos: Informe de Auditoría, de Visita Fiscal o Función de advertencia;

verificando los registros determinados en los procedimientos que aplique.

7. ANEXOS No aplica

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE

LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0 R.R. 04 de febrero 06 de

2003 Modificación total del Procedimiento adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 004 de febrero 6 de 2003, de la siguiente manera:

 Modificación del Alcance del Procedimiento, así: “Se inicia con la identificación del Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral que contiene cada una de las actividades conducentes a su aprobación y termina con la trazabilidad de cada una de dichas actividades a través de los registros de los procedimientos: Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque integral; Informe Preliminar de Auditoría Gubernamental con Enfoque integral; Actas de Mesas de Trabajo; Formatos de Traslado de hallazgos; Programas de Auditoría; Memorando de Planeación;

Memorando Encargo de Auditoría y Plan de Auditoría Distrital PAD. La Trazabilidad se puede efectuar desde la aprobación del PAD hasta la firma del informe o viceversa.

 Modificación de las dos actividades del procedimiento, así: La primera: Identifique el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, verificando que contenga cada una de las siguientes actividades, conducentes a su aprobación: Periodo del PAD, Nombre del Sector, Nombre del Sujeto de Control, Periodo Auditado (vigencia), Modalidad de Auditoría y Fase del PAD y la segunda: Realiza la Trazabilidad de cada una de las mencionadas actividades a través de los registros de los procedimientos.

(3)

VERSIÓN No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE

2.0 R.R. 030 de mayo 21 de

2003 El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0.

Actividad 1: Se modifica la Identificación del Producto suprimiendo el atributo “fase del PAD”, en consecuencia se ajusta el alcance del procedimiento.

Así mismo, se ajusta redacción de la actividad No. 2.

3.0 R.R. 051 de 30 de

diciembre de 2004 El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005.

4.0 R.R. 018 de 14 de agosto

de 2006 Se cambia de versión.

Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009.

Se modifica la definición de trazabilidad y se ajusta el nombre de Fase a Ciclo de Auditoría.

5.0 R.R. 029 de noviembre 03

de 2009 Se modifica en la actividad 2 del procedimiento que no es Traslado de Hallazgos, sino Concluir Hallazgo de Auditoría.

6.0 R.R. 007 de marzo 31 de

2011 Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión

Se elimina Ciclo del PAD

Se cambia para la trazabilidad el procedimiento Memorando de encargo y memorando de planeación por Memorando de asignación de auditoría

Se incluye la trazabilidad para los productos relacionados con la Visita Fiscal y la función de advertencia.

Se incluye como producto la Función de Advertencia, por tanto se modifica el nombre del procedimiento, con el fin de dejarlo general.

7.0 R.R. 055 de diciembre 18 de 2013

PLAN DE CALIDAD DEL PROCESO DE VIGILANCIA Y

CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL Página: Página 1 de 8 Código documento:04002 Código formato: 01002005 Versión: 11.0

FECHA: Noviembre 29 de 2013

Aprobó elaboración y/o Modificación

(Responsable de Proceso) Revisión Técnica

(Director de Planeación)

Firma: Firma:

Nombre:

Ligia Inés Botero Mejía

Nombre:

Juan Pablo Contreras Lizarazo Cargo:

Contralora Auxiliar

Cargo:

Director Técnico de Planeación

(4)

6

Nº

ACTIVIDAD A CONTROLAR MÉTODO DE CONTROL

VARIABLES A CONTROLARREQUISITOSRESPONSABLEFRECUENCIA DE CONTROLREGISTRO

ACCIONES DE CORRECCIÓN

OBSERVACIONES 1Elaborar y actualizar el PAD Procedimiento para la elaboración y Actualización del Plan de Auditoría Distrital - PAD

COMPLETO: El documento del PAD debe tener como mínimo lo establecido en el anexo de

estructura del Plan de Auditoría Distrital PAD incorporado

en el procedimiento respectivo. COHERENTE: La programación de las auditorías debe ser coherente con los lineamientos de la Alta Dirección y los requerimientos de los demás proceso.

Que el PAD cumpla con las variables

a controlar.

Contralor AuxiliarCada vez que se apruebe un PADPAD Actualizado en la IntranetDevolver al Director Técnico de Planeación para realizar los ajustes correspondientes.

Aplica para las auditorías regulares y especiales.

2Elaborar Memorando de Asignación Procedimiento para la elaboración del memorando de Asignación y planeación de la

Auditoría.

Procedimiento para adelantar auditoría especial o visita fiscal. Procedimiento para la elaboración, comunicación y seguimiento a la Función de Advertencia

ESTRUCTURADO: Que esté acorde con el modelo presentado en el procedimiento respectivo.

Que el memorando de asignación cumpla con las variab

les a controlar.

Director Técnico Sectorial Director de Reacción Inmediata Coordinador Grupo Especial TIC´s

Cada de vez que se planea una

auditoría, visita fiscal

o Función de Advertencia.

Memorando de asignaciónDevolver y realizar los ajustes correspondientes.

Aplica para las auditorías regulares, especiales, visitas

fiscales y Función de advertencia. 3

Elaborar Programas de auditoría o Plan de trabajo para adelantar visita fiscal

Procedimiento para adelantar auditoría especial o visita fiscal.

ESTRUCTURADO: Que los programas de auditoría o planes de trabajo se encuentren acorde con la estructura establecida en los procedimientos respectivos. COHERENTE: Que los programas o plan de auditoría sean coherentes con lo establecido en los memorandos de asignación.

Que los programas de auditoría o planes

de trabajo

cumplan con las variab

les a controlar.

Cada vez que se

planea una auditoría regular,

especial o visita fiscal

Programas de auditoría o

Plan de trabajo aprobado

Devolver al equipo auditor y realizar los ajustes correspondientes.

Los programas de auditoría

aplican para las auditorías regulares

o especiales y el

plan de trabajo aplica para la visita fiscal.

4Validar la observación de Auditoría

Procedimiento para la ejecución de auditoría.

OBJETIVO:La observación se debe establecer con fundamento en la comparación entre el criterio y la condición. RELEVANTE: Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete la percepción colectiva del equipo auditor. VERIFICABLE: Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas. SOPORTADO: Que los hallazgos estén soportados en papeles de trabajo.

Que la observación cumpla con las variab

les a controlar

Durante el período de ejecución

Acta de mesa de trabajo, actas de comité técnico.

Aplica para auditorías regulares, especiales o visitas fiscales 5Elaborar y Comunicar Informe Final

Procedimiento para elaborar el Informe de Auditoría y Cierre de Auditoría. Procedimiento para adelantar auditoría especial o visita fiscal.

ATRIBUTOS: Que se cumplan con los requisitos especificados en la matriz de caracterización del producto PRESENTACIÓN: Que se cumpla con los requisitos de presentación determinados en la matriz de caracterización del producto. ESTRUCTURADO: Que cumpla con la estructura definida para cada producto.

Cumplimiento de los criterios de aceptación o rechazo incluidos en la caracterización del producto.

Cada vez que culmina el proceso de auditoría

Actas comité técnico sectorial.Aplicar el procedimiento para el control del producto no conforme

fiscales y Función de advertencia.

(5)

Nº ACTIVIDAD A CONTROLAR MÉTODO DE CONTROL

VARIABLES A CONTROLARREQUISITOSRESPONSABLEFRECUENCIA DE CONTROLREGISTRO

ACCIONES DE CORRECCIÓN

OBSERVACIONES 1Elaborar y actualizar el PAD Procedimiento para la elaboración y Actualización del Plan de Auditoría Distrital - PAD

COMPLETO: El documento del PAD debe tener como mínimo lo establecido en el anexo de

estructura del Plan de Auditoría Distrital PAD incorporado

en el procedimiento respectivo. COHERENTE: La programación de las auditorías debe ser coherente con los lineamientos de la Alta Dirección y los requerimientos de los demás proceso.

Que el PAD cumpla con las variables

a controlar.

Contralor AuxiliarCada vez que se apruebe un PADPAD Actualizado en la IntranetDevolver al Director Técnico de Planeación para realizar los ajustes correspondientes.

Aplica para las auditorías regulares y especiales.

2Elaborar Memorando de Asignación Procedimiento para la elaboración del memorando de Asignación y planeación de la

Auditoría.

Procedimiento para adelantar auditoría especial o visita fiscal. Procedimiento para la elaboración, comunicación y seguimiento a la Función de Advertencia

ESTRUCTURADO: Que esté acorde con el modelo presentado en el procedimiento respectivo.

Que el memorando de asignación cumpla con las variab

les a controlar.

Cada de vez que se planea una

auditoría, visita fiscal

o Función de Advertencia.

Memorando de asignaciónDevolver y realizar los ajustes correspondientes.

fiscales y Función de advertencia. 3

Elaborar Programas de auditoría o Plan de trabajo para adelantar visita fiscal

ESTRUCTURADO: Que los programas de auditoría o planes de trabajo se encuentren acorde con la estructura establecida en los procedimientos respectivos. COHERENTE: Que los programas o plan de auditoría sean coherentes con lo establecido en los memorandos de asignación.

Que los programas de auditoría o planes

de trabajo

cumplan con las variab

les a controlar.

Cada vez que se

planea una auditoría regular,

especial o visita fiscal

Programas de auditoría o

Plan de trabajo aprobado

Los programas de auditoría

aplican para las auditorías regulares

o especiales y el

plan de trabajo aplica para la visita fiscal.

4Validar la observación de Auditoría

Procedimiento para la ejecución de auditoría.

OBJETIVO:La observación se debe establecer con fundamento en la comparación entre el criterio y la condición. RELEVANTE: Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete la percepción colectiva del equipo auditor. VERIFICABLE: Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas. SOPORTADO: Que los hallazgos estén soportados en papeles de trabajo.

Que la observación cumpla con las variab

les a controlar

Durante el período de ejecución

Acta de mesa de trabajo, actas de comité técnico.

Aplica para auditorías regulares, especiales o visitas fiscales 5Elaborar y Comunicar Informe Final

Procedimiento para elaborar el Informe de Auditoría y Cierre de Auditoría. Procedimiento para adelantar auditoría especial o visita fiscal.

ATRIBUTOS: Que se cumplan con los requisitos especificados en la matriz de caracterización del producto PRESENTACIÓN: Que se cumpla con los requisitos de presentación determinados en la matriz de caracterización del producto. ESTRUCTURADO: Que cumpla con la estructura definida para cada producto.

Cumplimiento de los criterios de aceptación o rechazo incluidos en la caracterización del producto.

Cada vez que culmina el proceso de auditoría

Actas comité técnico sectorial.Aplicar el procedimiento para el control del producto no conforme

fiscales y Función de advertencia.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA

Y FECHA

DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

1.0 RR 4 Feb-6/03

En la tercera columna del formato relacionar los procedimientos a la actividad a controlar.

Actividad 1, columna modificar por Dirección Técnica de Planeación.

Actividad 4, columna 5, modificar por Memorando de Planeación.

Actividad 8, columna 8, agregar: Mesas de trabajo Jurídica.

Actividad 9, columna 9, modificar por realizar seguimiento a la comunicación del hallazgo.

Actividad No. 10, columna 4, primer párrafo, suprimir lo correspondiente a fenecimiento.

Actividad 11, columna 8, agregar: o documento que permita evidenciar la reunión con el sujeto de control.

En la Modalidad de Auditoría Especial, realizar un nota pie de página, donde se indique que la Auditoría Transversal está contenida en esta modalidad de auditoría.

Columna 5 cambiar la palabra característica por variable.

Actividad 2 columna 9, agregar la Responsable Subsectorial.

Actividad 5 columna 6 cambiar Subdirector de Fiscalización por Director Sectorial.

Actividad 8 columna 9 agregar “por el Comité Técnico Sectorial y por la mesas jurídica.

2.0 RR 30 May-21/03

El documento cambia de versión.

Actividad 3: Modificar Evaluar Preliminarmente el SCI por Evaluar el SCI y el requisito de completo suprimir lo correspondiente a “antes de terminar la fase de planeación”.

Actividad 12: Redefinir el último párrafo de la actividad, así: “Que se evidencie el análisis de la respuesta del sujeto de control. Si bien es cierto comunicar el informe es posterior al producto final informe, las Direcciones Sectoriales deben garantizar la característica de Completo. Completo: Una vez firmado por el Director Sectorial, debe remitirse al sujeto de control y copia dura a la Subdirección de Servicios Administrativos para fotocopiado y empaste para distribución; la copia Original será devuelta a la Dirección que origina el Informe. (El Subdirector de Servicios Administrativos debe coordinar con la Dirección de Apoyo al Despacho el número de copias a duplicar, incluyendo una para la Dirección de Economía y Finanzas Distritales). Así mismo, el Director Sectorial debe enviar un resumen ejecutivo a la Oficina Asesora de Comunicaciones.

3.0 RR 48 Sept-30/03

El documento cambia de versión.

Se unifican en una sola variable a controlar la “Elaboración del Memorando de Planeación y Programas de Auditoría; Concluir Hallazgos de Auditoría y Comunicar Hallazgos a otras Instancias”.

Así mismo se suprimieron como actividades a controlar la Evaluación del Sistema de Control Interno, Desarrollar Objetivos Subsectoriales, Elaborar el Informe Preliminar y Presentar al sujeto de control los resultados de la auditoría, con el fin de que las variables a controlar sean consecuentes con las actividades claves del proceso definido en la Descripción del Proceso Micro.

De igual manera, se estableció que el Plan de Calidad diseñado para la Auditoría Especial Aplica para cualquier otra clase de actuación fiscal.

4.0 RR 51 Dic-30/04

Se suprime la modalidad de Auditoría de Seguimiento.

Se modifica la característica de estructurado, así: Objetivo General, Componentes de integralidad, Objetivos subsectoriales, Objetivos de Articulación, Objetivos transversales y Duración de la Auditoría.

Se ajusta la estructura del Memorando, así: Análisis del Sujeto, Areas Criticas, Objetivos de Auditoría, Plan de Trabajo Sectorial, Programas por componente de integralidad y cronograma.

Se modifica la estructura del Informe de Auditoría: Dictamen Integral, Análisis Sectorial y Resultados de Auditoría.

5.0 RR 45 Nov-30/05 Cambia de versión.

6.0 RR 18 Ago-14/06

Para la elaboración del PAD se incluye concepto de integración y aseguramiento de la evaluación sectorial.

El memorado de encargo debe contener los hechos relevantes de la revisión de la cuenta y una adecuada evaluación del sujeto de control, al igual que para el memorando de Planeación, así como la aplicación de la Metodología para la Evaluación de la Gestión y los Resultados.

Para la elaboración del informe se dispone que el concepto sobre la gestión se derive de la aplicación de la metodología para la evaluación de la gestión y los resultados y la inclusión de un concepto breve sobre la revisión de la cuenta.

Se adiciona seguimiento a los Planes de Mejoramiento y advertencias y pronunciamientos comunicados.

(6)

8

VERSIÓN

Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA

Y FECHA

7.0 RR 29 Nov-3/09

En la actividad 1 – Completo, se incluye “el resultado de la revisión de la cuenta, mensual, semestral y anual”.

En la actividad 2 – Estructurado, se incluye “universo de la muestra”.

En la actividad 3 – Completo, se incluye “muestra”.

En la actividad 6 – Completo, se cambia la Subdirección de Servicios Administrativos por la Dirección de Apoyo al Despacho y se aclara que a la Dirección de Economía y Finanzas el medio magnético será de las auditorías regulares.

8.0 RR 7 de Mar-31/11 Se incorpora la modalidad de auditoría abreviada, especificando las actividades a controlar que le aplican y las especificidades en el caso que aplican.

9.0 RR 33 Dic-9/11

El plan de calidad cambia de versión.

Se modifica el nombre del memorando de encargo de auditoría por “memorando de asignación de auditoría.

Se suprime la modalidad de auditoría abreviada.

Se suprime el procedimiento “memorando de planeación y programas de auditoría”.

Del procedimiento “informe” se suprime el análisis sectorial, el informe ejecutivo y se establece para el componente de evaluación al SCI NO transcribir el significado de cada uno de los subsistemas y componentes, se debe hacer un análisis concreto por cada subsistema, indicando únicamente cual de los componentes no cumplió.

10.0 RR

Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión.

Se ajustan las variables a controlar que apliquen a los productos del proceso.

CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTOS

Página: Página 1 de 7 Código documento:04003 Código formato: 01002006 Versión: 10.0

Nombre:

Contralora Auxiliar

Cargo:

(7)

ÍTEMCARACTERÍSTICAREQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN O RECHAZOPROCEDIMIENTO NORMA O LEYOBSERVACIONES 1ATRIBUTOS

 Preciso: Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia.  Conciso: La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto.  Objetivo: El texto del producto debe reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales.  Soportado: Las afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente.  Oportuno: Cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es importante que la elaboración y entrega de la función de advertencia por parte de la CB sea oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo.

Para el caso de los hallazgos se debe tener en cuenta que la redacción

debe ser en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condición (situación detectada);

asimismo, se debe incluir el criterio de auditoría, la causa y el efecto, aspectos que

muestren claramente el impacto que tiene la situación detectada por la CB. Aplica para informes de auditoría, visita fiscal ó función de advertencia. 2DE PRESENTACION

Se debe cumplir los siguientes requisitos de presentación:  Protocolo: Debe redactarse en: • Letra Arial tamaño 12 de Word. • Margen superior, 4 centímetros. • Margen inferior, 3 centímetros. • Margen izquierdo, 3 centímetros. • Margen derecho, 3 centímetros. • Espacio interlineado sencillo.  Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda.  Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado y se numerará a partir del capítulo resultados de auditoría.  Redacción: Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar nombre propios.  Cuadros, tablas y gráficos: En los cuadros y tablas se utilizan números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra Arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. El análisis de las gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. Se debe incluir la fuente de la información manejada.  Cifras: Las cifras presentadas en el informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: pesos, miles, millones de pesos, etc. Las cifras se separaran con puntos y no con comas.  Marca de agua: el informe preliminar debe llevarlo, para identificar que no es un documento oficial definitivo y protegerlo de posibles filtraciones. Se debe incluir como marca de agua el concepto “Informe Preliminar”.

Para el caso de los Hallazgos en informes de auditoría o de visita fiscal, siempre se deberá utilizar como unidad de medida pesos. Aplica para informes de auditoría, visita fiscal ó función de advertencia. 3ESTRUCTURADOQue cumpla con la estructura definida para cada producto.

Procedimiento para elaborar el informe

de auditoría y cierre de auditoría. Procedimiento para adelantar visita fiscal y auditoría especial. Procedimiento para

la elaboración, comunicación y seguimiento a la Función de Advertencia.

El procedimiento correspondiente especifica la estructura para cada producto.

(8)

10

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE

1.0 RR 4 Feb-6/03 En la cuarta columna de la Caracterización de Producto “Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral”, relacionar el Procedimiento “Elaborar el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.

2.0 RR 30 May-21/03 Se suprime la modalidad de auditoría Abreviada, redefiniendo las características para los informes de auditorías Modalidad Especial y de Seguimiento.

Así mismo, se define que la caracterización del Informe de Auditoría Especial aplica para cualquier otra clase actuación fiscal.

3.0 RR 51 Dic-30/04 Se suprime la columna correspondiente a Seguimiento.

Se suprime de la estructura del Informe la Introducción y Hechos Relevantes, quedando así:

Dictamen, Análisis Sectorial, Resultados de Auditoría y Anexo.

El dictamen se estructura así: Introducción, Alcance, Concepto sobre la Gestión y Resultados, Opinión sobre los Estados Contables, Fenecimiento y Anexos.

Se agrega en el Capitulo de Resultados Síntesis por Componente de Integralidad.

4.0 RR 45 Dic-30/05 Cambia de versión

5.0 RR 18 Nov-14/06 En el dictamen se incluye concepto sobre la revisión de la cuenta.

En completo que el concepto de Gestión y Resultados debe ser producto de la aplicación de la Metodología establecida.

En el capitulo de resultados se señala que debe hacerse seguimiento a las advertencias y pronunciamientos comunicados.

En estructurado para el informe de auditoría especial se señala que se haga seguimiento a las advertencias y pronunciamientos comunicados en las áreas o aspectos evaluados en la auditoría.

En coherente incluye el tema de metodología para la evaluación de la gestión y los resultados.

En soportado que los hallazgos estén debidamente redactados, fundamentados y documentados.

6.0 RR 29 Nov-29/09 Se adiciona la modalidad de Auditoría a Entidades con Participación Accionaria.

En cada uno de los ítems se hicieron las observaciones pertinentes.

7.0 RR 7 Mar-31/11 Cambia de Versión.

Se incorpora la modalidad de auditoría abreviada, especificando las características que le aplican y las especificidades en cada caso.

8.0 RR 33 Dic-9/11 Cambia de versión.

Se suprime la modalidad de auditoría “Abreviada”.

En la característica “Estructurado” se suprime el numeral de análisis sectorial.

9.0 RR 30 Dic 28/12 Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión.

Se determinan tres grandes características para los productos del proceso, con base en esto se actualiza el formato.

Se asegura el manejo de la fuente en la elaboración de cuadros y gráficas.

(9)

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

Página: Página 1 de 7 Código documento:04004 Código formato: 01002002 Versión: 6.0

Nombre:

Contralora Auxiliar

Cargo:

Director Técnica de Planeación

potencial u otra situación potencial no deseable.

CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

LIBERACIÓN: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

PRODUCTO: Resultado de un proceso.

PRODUCTO NO CONFORME: Producto, que no cum- ple con uno o varios de los requisitos o características de calidad definidas.

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

ANEXO:

Control del Producto No Conforme. Formato Código:

04004001.

1. OBJETIVO:

Estandarizar el tratamiento del producto que no es conforme con los requisitos y prevenir su uso o entrega no intencionado.

2. ALCANCE:

Inicia cuando el Director Sectorial, Director de Reac- ción Inmediata o Coordinador Grupo Especial TICS;

diligencia el formato de control de producto no conforme, teniendo en cuenta los requisitos establecidos en la Caracterización del Producto y culmina con la aprobación del informe.

3. BASE LEGAL:

Ver normograma 4. DEFINICIONES :

ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones toma- das para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones toma- das para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL /

OBSERVACIONES

1 DIRECTOR TECNICO

SECTORIAL DIRECTOR DE REACCIÓN

INMEDIATA COORDINADOR GRUPO

ESPECIAL TICS

Diligencia el Formato de Control de Producto No Conforme, describiendo las no conformidades o si estas son identificadas por el cliente y establece las acciones a seguir y responsables.

Formato Control del Producto No

Conforme

Ver anexo 1.

2 SUBDIRECTOR, ASESOR, GERENTE, PROFESIONAL

ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (Equipo asignado)

Ejecuta las acciones determinadas en el Anexo 1, teniendo en cuenta las fechas estipuladas en el mismo.

(10)

12

OBSERVACIONES

3 DIRECTOR TECNICO

ESPECIAL TICS

Presenta el Informe si ha sido corregido o si se ha aceptado su uso, liberación o una concesión ante el Comité Técnico Sectorial o mesa de trabajo, para su aprobación final.

Acta de Comité Técnico

Acta de mesa de trabajo¹

Punto de control:

Verifica que el informe se haya ajustado de conformidad con las acciones establecidas en el formato.

4 DIRECTOR TECNICO

ESPECIAL TICS

Firma y comunica el informe o Función de Advertencia.

Activa procedimiento para la preservación del producto.

7 ANEXOS

ANEXO 1

FORMATO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

VIGENCIA ACTUAL: PERIODO AUDITADO (Vigencia):

SECTOR: SUJETO:

MODALIDAD DE AUDITORIA, VISITA FISCAL O FUNCIÓN DE ADVERTENCIA:

INTERNA² EXTERNA³

FECHA: _____________________________________CONSECUTIVO:______

1. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:

_______________________________________________________________________________

___________________________________________

2. ACCION (Indicando responsables y tiempo):

_______________________________________________________________________________

_____________________________________

__________________________________________________

Firma Director Técnico Sectorial Director de Reacción Inmediata Coordinador Grupo especial TICS

1 Para el acta de mesa de trabajo, utilizar el formato establecido en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión, que hace parte del proceso de Gestión Documental.

2 INTERNA: Se marca con una X cuando la No Conformidad del producto es detectada al interior de la Dirección Sectorial o Director de Reacción Inmediata, antes de la liberación del producto.

3 EXTERNA: Se marca con una X cuando la No Conformidad del producto es detectada por el Cliente: Concejo y/o Ciudadanía.

(11)

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y

FECHA

1.0 R.R. 04 de febrero 06 de 2003

Modificación página 2 del Procedimiento, en lo correspondiente al alcance, de tal manera que concuerde con las actividades inicial y final de la Descripción del procedimiento; así: “Inicia con la presentación del Informe al Comité Técnico Sectorial y culmina con la aprobación del informe”.

1.0 R.R. 030 de mayo 21 de 2003

El Procedimiento cambia de versión.

Se eliminó la actividad No. 1, en consecuencia se modifica la secuencia de la descripción del procedimiento y el alcance del mismo.

El Procedimiento cambia de versión.

El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005.

3.0 R.R. 018 de agosto 14 de 2006

Se cambia de versión.

Se modifica la redacción del alcance.

Se ajusta fase por ciclo.

Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009.

Se establece punto de control.

Se reorganizan las actividades en el sentido que el formato para el control del producto no conforme, se diligencia como resultado de la revisión por parte del Director Sectorial o del cliente.

En la actividad No. 4 se establece un punto de control.

4.0 R.R. 029 de noviembre 03 de 2009

Cambia de versión.

El cambio obedece a la necesidad de mantener unificados los procedimientos en una sola Resolución Reglamentaria.

5.0 R.R. 007 de marzo 31 de 2011

Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión

Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos.

Se incorporan definiciones.

Se incluyen actividades para dar mayor claridad al procedimiento.

(12)

14

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, COMUNICACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA FUNCIÓN DE ADVERTENCIA

Página 1 de 17

Código documento:04006 Código formato:01002002 Versión: 9.0

Nombre:

Contralora Auxiliar

Cargo:

de los estudios macroeconómicos comunicados, de advertencias, o acciones del control fiscal participativo.

Cuando el beneficio se derive de la función de Adver- tencia, debe estar sustentado en un estudio previo, en el cual se identifiquen y señalen claramente los riesgos que hubieren podido afectar el patrimonio público y, una vez aceptados por parte del sujeto de control los argumentos de la advertencia, comprobar la realización de las acciones preventivas o correctivas correspondientes y sus resultados, en términos de beneficios EXPEDIENTE DE LA ADVERTENCIA: Conjunto de registros y documentos que evidencian las distintas actuaciones realizadas sobre la Función de Adverten- cia presentada por parte de la Contraloria de Bogotá.

FICHA TÉCNICA DE LA ADVERTENCIA: Documento donde se registra los aspectos más relevantes de la Advertencia, desde su elaboración, comunicación y seguimiento.

FUNCIÓN DE ADVERTENCIA: Acción que permite a la Contraloría de Bogotá advertir a la Administración Distrital e informar al Concejo de Bogotá (como apoyo al control político), sobre los actos, hechos, operacio- nes o decisiones que generen un riesgo de pérdida de los recursos públicos distritales y/o vulneración de los principios y normas que regulan la correcta gestión fiscal de los sujetos de control o que si están sucediendo no sean mayores; sin perjuicio de las actuaciones que competen al organismo de control fiscal. Esta Función de Advertencia, deberá encontrarse soportada para su expedición en un informe técnico que contenga las evidencias objetivas que sustenten su suscripción.

1 Tomado de la metodología para la identificación, evaluación, cuantificación y certificación de los beneficios de control fiscal expedido por Auditoría General de la República.

1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades para elaborar, comunicar y realizar seguimiento a la función de advertencia comunicada al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. o al representante legal del sujeto de control, competencia de la Contraloría de Bogotá, D.C.

2. ALCANCE

Este procedimiento contempla:

ELABORACIÓN: Inicia con la información que su- ministran los Profesionales o Asesores del DRI al director del sector a través de las subdirecciones o al Director de Reacción Inmediata o al Coordinador del Grupo Especial TICS de los hechos de riesgo de daño al Patrimonio Distrital, producto de la auditoría, trámite de PQRs, investigaciones u otros y termina con la radicación de la Función de Advertencia a través de la herramienta diseñada para tal fin.

COMUNICACIÓN: Inicia con la comunicación de la función de advertencia y termina con el Análisis de la Respuesta de la administración a la Función de Advertencia.

SEGUIMIENTO: Inicia con la programación del segui- miento a las acciones implementadas por el sujeto de control derivadas de la función de advertencia y termina con el traslado a las autoridades competentes de los hallazgos establecidos con las diferentes instancias.

3. BASE LEGAL Ver normograma 4. DEFINICIONES

BENEFICIO DE CONTROL FISCAL²¹: Impacto posi- tivo en el sujeto de control y/o en determinado sector de la comunidad generado por una actuación de la Contraloría, que puede derivarse del proceso auditor,

(13)

5. ANEXOS

* Anexo 1: Modelo memorando de asignación.

* Anexo 2: Modelo Estructura “Función de advertencia”.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1. ELABORACIÓN

OBSERVACIONES

1

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O

UNIVERSITARIO GERENTE ASESOR DIRECCION

DE REACCIÓN INMEDIATA

Informa al director del sector a través de las subdirecciones o al Director de Reacción Inmediata o al Coordinador del Grupo Especial TICS los hechos de riesgo de daño al Patrimonio Distrital, producto de la auditoría, trámite de PQRs, investigaciones u otros.

2

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL

O DIRECTOR DE REACCION INMEDIATA

O COORDINADOR GRUPO ESPECIAL

TICS

Evalúa la pertinencia del tema y asigna el (los) funcionario(s) que elaborará(n) la Función de

Advertencia. Memorando de

asignación (Anexo 1).

Observación:

La Dirección de Reacción Inmediata o el Grupo Especial TICS elaborará Funciones de Advertencia producto de las actividades asignadas por el Contralor.

Si el tema involucra otras sectoriales, la coordinación de la actividad estará en cabeza de la sectorial en cuyo sujeto de control se presentan los hechos presuntamente irregulares, para lo cual las sectoriales brindaran en forma oportuna e integral el apoyo necesario.

3

GERENTE, ASESOR, PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O

UNIVERSITARIO

Elabora y presenta ante el Director Sectorial o al Director de Reacción Inmediata o Coordinador Grupo Especial TICS el proyecto de Advertencia, anexando el Informe Técnico correspondiente.

Proyecto Función de advertencia (Anexo 2) Informe Técnico²

4

DIRECTOR TECNICO DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA

COORDINADOR GRUPO ESPECIAL

TICS

Revisa en Comité técnico o mesa de trabajo el contenido, alcance y pertinencia del Proyecto de Advertencia y determina su procedencia o improcedencia.

El documento debe incluir en todo caso el eventual daño.

Verifica que la función de advertencia cumpla con los atributos y características de presentación determinadas en la caracterización del producto;

así como con la estructura establecida en el anexo 2 de este procedimiento; de lo contrario aplica procedimiento de control de producto no conforme.

Archiva proyecto de Función de Advertencia Fiscal, en caso de ser improcedente.

Acta Comité Técnico³ Acta de mesa de

trabajo⁴

Punto de Control:

Cuando la Advertencia tiene como origen un proceso auditor, se puede convocar como invitados los integrantes del Equipo que realizó la auditoría en el Sujeto de Control y los que elaboraron el informe técnico.

Invita a participar en el Comité Técnico a las Direcciones Sectoriales involucradas, si el tema objeto de posible advertencia afecta a sujetos de control de otras sectoriales.

5

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA

COORDINADOR GRUPO ESPECIAL

TICS

Remite en medio magnético y/o impreso con su pie de firma el proyecto de Función de Advertencia junto con el Informe Técnico para firma del Contralor.

Memorando Remisorio

2 El informe técnico debe contener como mínimo los siguientes elementos:

(a) Pruebas de que se presentan hechos inobjetables y graves que hacen necesaria nuestra advertencia sobre procesos a ejecutar o en ejecución, b) hechos que permitan concluir que de nuestra intervención se deriven beneficios de control fiscal y c) demostración de que el daño contra el patrimonio distrital es inminente.

3 En el acta de comité técnico sectorial debe dejarse constancia de la decisión unánime de su aprobación.

4 Aplica para la Dirección de Reacción de Reacción Inmediata y el Grupo Especial TICS.