MANUAL DE FUNCIONES DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y DE TALENTO HUMANO

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MANUAL DE FUNCIONES DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

DE TALENTO HUMANO

Código: DG-29 Revisión: 07 Página 1 de 59

INDICE Pág.

1. OBJETIVO 5

2. CAMPO DE APLICACIÓN 5

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 5

5. DESCRIPCIÓN 5

5.1 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES 7

5.2 DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y DE TALENTO HUMANO 7

5.2.1 Objetivo del Cargo 7

5.2.2 Funciones 7

5.2.3 Responsabilidad 8

5.2.4 Autoridad 8

5.2.5 Requisitos 8

5.3 SECRETARIA – RECEPCIONISTA 11

5.3.1 Objetivo del Cargo 10

5.3.2 Funciones 10

5.3.4 Autoridad 12

5.3.5 Requisitos 12

5.4 MENSAJERO 13

5.4.1 Objetivo del Cargo 13

5.4.2 Funciones 13

5.4.4 Autoridad 13

5.4.5 Requisitos 13

5.5 JEFE DE TALENTO HUMANO 15

5.5.1 Objetivo del cargo 15

5.5.2 Funciones 16

5.5.4 Autoridad 17

5.5.5 Requisitos 17

5.6 AUXILIAR DE SALUD OCUPACIONAL 19

5.6.2 Funciones 19

5.6.4 Autoridad 20

5.6.5 Requisitos 21

5.7 AUXILIAR DE NOMINA 22

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5.7.2 Funciones 22

5.7.4 Autoridad 23

5.7.5 Requisitos 23

5.8 CONSERJE 25

5.8.2 Funciones 25

5.8.4 Autoridad 25

5.8.5 Requisitos 25

5.9 SUPERVISOR 27

5.9.2 Funciones 27

5.9.4 Autoridad 28

5.9.5 Requisitos 28

5.10 ASISTENTE DE LOGISTICA 29

5.10.2 Funciones 29

5.10.4 Autoridad 30

5.10.5 Requisitos 30

5.11 AYUDANTE DE ALMACEN 32

5.11.2 Funciones 32

5.11.4 Autoridad 32

5.12 AUXILIAR DE COMPRAS 34

5.12.2 Funciones 34

5.12.4 Autoridad 35

5.13 AYUDANTE DE LOGISTICA 37

5.13.2 Funciones 37

5.13.4 Autoridad 37

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5.14 JEFE DE CONTABILIDAD 39

5.14.2 Funciones 39

5.14.4 Autoridad 40

5.15 ASISTENTE DE CONTABILIDAD 42

5.15.2 Funciones 42

5.15.4 Autoridad 43

5.16 AUXILIAR DE CONTABILIDAD I 45

5.16.2 Funciones 45

5.16.4 Autoridad 46

5.17 AUXILIAR DE CONTABILIDADII 47

5.17.2 Funciones 47

5.17.4 Autoridad 48

5.18 JEFE DE TESORERIA 49

5.18.2 Funciones 49

5.18.4 Autoridad 50

5.19 AUXILIAR DE TESORERIA 52

5.19.2 Funciones 52

5.19.4 Autoridad 53

5.20 JEFE DE MANTENIMIENTO 54

5.20.2 Funciones 54

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5.20.4 Autoridad 55

5.21 AUXILIAR OPERATIVO DE MANTENIMIENTO 57

5.21.2 Funciones 57

5.21.4 Autoridad 58

5.22 AYUDANTE DE MANTENIMIENTO 60

5.22.2 Funciones 60

5.22.4 Autoridad 60

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1. OBJETIVO

Definir las funciones a realizar en los puestos de trabajo que conforman la Dirección Administrativa y de Talento Humano, así como el grado de responsabilidad, autoridad y los requisitos exigidos.

2. CAMPO DE APLICACIÓN

Este documento aplica a todo el personal que es responsable de ejecutar las actividades del área de la Dirección Administrativa y de Talento Humano.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Reglamento Interno de Trabajo.

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

Gestión por competencias: el diccionario, Editorial Granica, Martha Alles 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

EPS: Entidad Promotora de Salud, es la encargada de promover la afiliación al sistema de seguridad social

ARL: Administradora de Riesgos Laborales

Competencias organizacionales: son aquellas que todos los trabajadores de la organizacional deberán tener.

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5. DESCRIPCIÓN

5.1 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

Ética: Sentir y obrar en todo momento consecuentemente con los valores morales y las buenas costumbres y prácticas profesionales, respetando las políticas organizacionales. Implica sentir y obrar de este modo en todo momento, tanto en la vida profesional y laboral como en la vida privada, aun en forma contraria a supuestos intereses propios o del sector/organización al que pertenece, ya que las buenas costumbres y los valores morales están por encima de su accionar, y la empresa así lo desea y, lo comprende.

Orientación al cliente: Implica un deseo de ayudar o servir a los clientes, de comprender y satisfacer sus necesidades, aun aquéllas no expresadas. Implica esforzarse por conocer y resolver los problemas del cliente, tanto del cliente final a quien van dirigidos los esfuerzos de la empresa como los clientes de los propios clientes y todos aquellos que cooperen en la relación empresa-cliente, como el personal ajeno a la organización. No se trata tanto de una conducta concreta frente a un cliente real como de una actitud permanente de contar con las necesidades del cliente para incorporar este conocimiento a la forma específica de planificar la actividad.

Orientación a los resultados: Es la capacidad de encaminar todos los actos al logro de lo esperado, actuando con velocidad y sentido de urgencia ante decisiones importantes necesarias para cumplir o superar a los competidores, las necesidades del cliente o para mejorar la organización. Es capaz de administrar los procesos establecidos para que no interfieran con la consecución de los resultados esperados. Es la tendencia al logro de resultados, fijando metas desafiantes por encima de los estándares, mejorando y manteniendo altos niveles de rendimiento, en el marco de las estrategias de la organización.

Adaptabilidad al cambio: Es la capacidad para adaptarse y amoldarse a los cambios. Hace referencia a la capacidad de modificar la propia conducta para alcanzar determinados objetivos cuando surgen dificultades, nuevos datos o cambios en el medio. Se asocia con la versatilidad del comportamiento para adaptarse a distintos contextos, situaciones, medios y personas rápida y adecuadamente. Implica conducir a su grupo en función de la correcta

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comprensión de los escenarios cambiantes dentro de las políticas de la organización.

Conciencia organizacional: Reconocer los atributos y las modificaciones de la organización. Es la capacidad para comprender e interpretar las relaciones de poder en la propia empresa o en otras organizaciones, clientes, proveedores, etc.

Ello implica la capacidad de identificar tanto a aquellas personas que toman las decisiones como a las que pueden influir sobre las anteriores; asimismo, significa ser capaz de prever la forma en que los acontecimientos o las situaciones afectarán a las personas y grupos de la organización.

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5.2 DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y DE TALENTO HUMANO Información del Cargo

Nombre del Cargo: Director Administrativo y de Talento Humano Área: Dirección Administrativa y de Talento Humano Jefe Inmediato: Gerente

Trabajadores a Cargo:  Secretaria Recepcionista

 Mensajero

 Asistente de Logística

 Supernumerario Administrativo

 Jefe de Contabilidad

 Jefe de Tesorería

 Jefe de Mantenimiento

 Jefe de Talento Humano 5.2.1 Objetivo del Cargo

Gestionar eficaz y eficientemente el talento humano, los recursos financieros y físicos; además de promover la generación de un ambiente sano y seguro garantizando el bienestar de los colaboradores de la organización.

5.2.2 Funciones

1. Garantizar la elaboración y presentación oportuna de los estados financieros.

2. Coordinar la elaboración del plan de compras de la organización y realizar el respectivo seguimiento.

3. Promover el proceso de la Implementación de las Normas internacionales de Información Financiera IFRS.

4. Participar en la elaboración del plan estratégico y del plan de inversiones de la organización.

1. Establecer las metas de los indicadores de gestión definidos para la dirección y efectuar seguimiento al cumplimiento de los mismos.

2. Responder por la definición y adopción de estrategias tendientes a la obtención de recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes de inversión.

3. Suscribir las pólizas de seguros para la protección de los recursos humanos, financieros y físicos utilizados por la organización.

4. Coordinar la ejecución de las actividades para la provisión y distribución de los servicios administrativos y logísticos que requiera la organización para su operación.

5. Garantizar la selección de proveedores idóneos para el laboratorio de control de calidad de aguas.

6. Participar en los diversos comités y grupos de trabajo en que se convoque su

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asistencia.

7. Promover un buen clima laboral en la organización.

8. Promover la conformación y velar por el buen funcionamiento del comité paritario de salud ocupacional.

9. Planear, direccionar, evaluar y controlar las políticas relacionadas con el reclutamiento, selección, vinculación, inducción, capacitación, promoción y desvinculación del personal.

10. Evaluar estudios de actualización salarial cuando la alta dirección lo considere necesario.

11. Definir la reubicación de los trabajadores incapacitados parcialmente, proporcionándole unas funciones compatibles con sus capacidades y aptitudes.

12. Revisar y dar respuesta oportuna a las solicitudes presentadas por trabajadores y personal desvinculado de la organización, por asuntos relacionados con despidos y liquidaciones.

13. Diseñar ajustes que permita corregir diferencias entre la programación financiera y el cumplimiento de compromisos de tipo administrativo y laboral.2 5.2.3 Responsabilidad

a. Es responsable directo del uso y manejo de equipos y materiales de oficina para el logro de los objetivos del cargo.

b. Responder por la eficaz y eficiente administración de los recursos humanos, financieros y físicos de la organización.

c. Garantizar el óptimo funcionamiento del parque automotor, maquinaria, equipos y redes de información de la organización

d. Es responsable de proteger la información del área o datos que la organización establezca como confidenciales.

e. Responder por las órdenes y peticiones emitidas por el gerente.

f. Supervisar las actividades de los trabajadores a cargo

g. Es responsable de cumplir con las directrices establecidas por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad del sector.

5.2.4 Autoridad

a. Tomar acciones necesarias que garanticen el correcto funcionamiento administrativo y financiero.

b. Planificar financieramente la organización.

c. Verificar el cumplimiento del plan de inversiones de la organización.

d. Verificar el cumplimiento del plan de entrenamiento y capacitación de la organización.

e. Tomar acciones necesarias para garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la NTC-ISO 9001:2008 y GP 1000 2009 aplicables al proceso.

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f. Autorizar las solicitudes de compra generadas por las direcciones y jefaturas de la organización.

g. Autorizar el programa de mantenimiento preventivo del parque automotor, maquinaria y equipos.

h. Efectuar pagos vía electrónica de obligaciones laborales.

i. Evaluar proveedores y retroalimentar el proceso con clientes internos y externos.

j. Revisar y autorizar la adquisición de bienes y servicios, controlar su suministro, almacenamiento y uso

k. Participar con voz y voto en el comité de compras.

5.2.5 Requisitos

Educación Título Universitario en administración de empresas o afines, ingeniería industrial.

Experiencia  Profesional: 2 años ó

 Relacionada: 1 año

Conocimientos  Legislación y normativa laboral

 Legislación y normativa financiera y contable Habilidades

Liderazgo: Es la habilidad necesaria para orientar la acción de los grupos humanos en una dirección determinada, inspirando valores de acción y anticipando escenarios de desarrollo de la acción de ese grupo. La habilidad para fijar objetivos, el seguimiento de dichos objetivos y la capacidad de dar feedback, integrando las opiniones de los otros.

Empoderamiento: Establece claros objetivos de desempeño y las correspondientes responsabilidades personales. Proporciona dirección y define responsabilidades. Aprovecha claramente la diversidad (heterogeneidad) de los miembros del equipo para lograr un valor añadido superior para el negocio.

Combina adecuadamente situaciones, personas y tiempos. Tiene adecuada integración al equipo de

Trabajo. Comparte las consecuencias de los resultados con todos los involucrados. Emprende acciones eficaces para mejorar el talento y las capacidades de los demás.

Integridad: Es la capacidad de actuar en consonancia con lo que se dice o se considera importante. Incluye comunicar las intenciones, ideas y sentimientos abierta y directamente y estar dispuesto a actuar con honestidad incluso en negociaciones difíciles con agentes externos. Las acciones son congruentes con lo que se dice. Queda fuera de este concepto cualquier manifestación de “doble discurso”, como “haz lo que digo pero no lo que hago”, actitud frecuente en muchos managers.

Pensamiento estratégico: Es la habilidad para comprender rápidamente los

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cambios del entorno, las oportunidades del mercado, las amenazas competitivas y las fortalezas y debilidades de su propia organización a la hora de identificar la mejor respuesta estratégica. Capacidad para detectar nuevas oportunidades de negocio, comprar negocios en marcha, realizar alianzas estratégicas con clientes, proveedores o competidores. Incluye la capacidad para saber cuándo hay que abandonar un negocio o reemplazarlo por otro.

Trabajo en equipo: Implica la capacidad de colaborar y cooperar con los demás, de formar parte de un grupo y de trabajar juntos: lo opuesto a hacerlo individual y competitivamente. Par que esta competencia sea efectiva, la actitud debe ser genuina. Es conveniente que el ocupante del puesto sea miembro de un grupo que funcione en equipo. Equipo, en su definición más amplia, es un grupo de personas que trabajan en procesos, tareas u objetivos compartidos. Si la persona es un número uno de área o empresa, la competencia “trabajo en equipo” no significa que sus subordinados sean pares sino que operarán como equipo en su área/grupo.

5.3 SECRETARIA – RECEPCIONISTA Información del Cargo

Nombre del Cargo: Secretaria – Recepcionista

Área: Dirección Administrativa y de Talento Humano Jefe Inmediato: Director Administrativo y de Talento Humano Trabajadores a Cargo: Ninguno

5.3.1 Objetivo del Cargo

Recepcionar y transferir las llamadas telefónicas de la organización, así como controlar la recepción y despacho de la correspondencia, para servir de apoyo a las actividades administrativas de la organización.

5.3.2 Funciones

1. Operar la central telefónica.

2. Recepcionar, registrar y clasificar la documentación interna y externa que ingresa a la empresa.

3. Atender y resolver oportunamente a través de las líneas telefónicas disponibles en el conmutador y fax, los servicios de comunicación solicitados por el personal de la empresa.

4. Recibir y atender llamadas del público usuario y enlazar la comunicación al

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trabajador que corresponda.

5. Atender al público que solicita información dándole la orientación requerida.

6. Recibir la correspondencia y mensajes dirigidos a la organización.

7. Escanear toda la información recibida y despachada.

8. Entregar la correspondencia recibida a las diferentes personas y áreas, así como también los mensajes recibidos.

9. Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

10. Despachar oportunamente la correspondencia de la organización.

11. Manejar la ventanilla única con enlace al sistema de archivo.

5.3.3 Responsabilidad

b. Es responsable de proteger la información del área o datos que la organización establezca como confidenciales.

c. Responder por las órdenes y peticiones emitidas por el jefe inmediato.

d. Adecuadas relaciones interpersonales con trabajadores de las áreas de organización, proveedores y clientes.

e. Es responsable de cumplir con las directrices establecidas por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad del sector.

5.3.4 Autoridad No aplica

Educación Titulo técnico o estudiante universitario de carreras administrativas.

Experiencia  General: 1 año

Conocimientos  Office

 Manejo de archivo

 Servicio al cliente Habilidades

Iniciativa: Es la predisposición a emprender acciones, crear oportunidades y mejorar resultados sin necesidad de un requerimiento externo que lo empuje.

Responsabilidad: Esta competencia está asociada al compromiso con que las personas realizan las tareas encomendadas. Su preocupación por el cumplimiento de lo asignado está por encima de sus propios intereses, la tarea asignada está primero.

Tolerancia a la presión: Se trata de la habilidad para seguir actuando con eficacia en situaciones de presión de tiempo y de desacuerdo, oposición y diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con alto desempeño en

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situaciones de mucha exigencia.

Trabajo en equipo: Es la habilidad para participar activamente de una meta común, incluso cuando la colaboración conduce a una meta que no está directamente relacionada con el interés personal. Supone facilidad para la relación interpersonal y capacidad para comprender la repercusión de las propias acciones en el éxito de las acciones del equipo.

Autocontrol: Es la capacidad para controlar las emociones personales y evitar las reacciones negativas ante provocaciones, oposición u hostilidad de los demás o cuando se trabaja en condiciones de estrés. Asimismo, implica la resistencia a condiciones constantes de estrés.

Preocupación por el orden y la claridad: Es la preocupación continua por controlar el trabajo y la información. Implica también una insistencia en la claridad de las responsabilidades y funciones asignadas.

5.4 MENSAJERO Información del Cargo

Nombre del Cargo: Mensajero

Área: Dirección Administrativa y de Talento Humano Jefe Inmediato: Director Administrativo y de Talento Humano Trabajadores a Cargo: Ninguno

5.4.1 Objetivo del Cargo

Distribuir de manera oportuna y segura la correspondencia y diversas encomiendas dentro y fuera de la organización.

5.4.2 Funciones

1. Distribuir todo tipo de correspondencia (interna y externa), oficios, órdenes, circulares, etc., entre las áreas de la organización y demás instituciones públicas y privadas.

2. Realizar los trámites que se le soliciten de las diferentes áreas y que tengan relación directa con las actividades de la organización.

3. Efectuar operaciones y gestiones bancarias, tales como depósitos de cheques, efectivo, retiro de chequeras, cheques de gerencia, transferencias, entre otros.

4. Coordinar la programación diaria de entrega de correspondencia, con la secretaria recepcionista de la dirección administrativa.

5. Informar oportunamente a la persona interesada, cuando no sea posible la entrega de la correspondencia.

6. Verificar diariamente el funcionamiento del vehículo asignado para distribución

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de correspondencia.

7. Informar al superior las deficiencias que este presente, para su mantenimiento preventivo y correctivo.

8. Mantener limpio y en óptimas condiciones el vehículo de trabajo.

a. Es responsable directo del uso y manejo de equipos, materiales y herramientas para el logro de los objetivos del cargo.

d. Es responsable de cumplir con las directrices establecidas por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad del sector.

5.4.4 Autoridad No aplica.

Educación Bachiller con licencia de conducción categoría A2

Conocimientos  Normas de tránsito, señalización y seguridad en calles y vías

Habilidades

Dinamismo: Se trata de la habilidad para trabajar duro en situaciones cambiantes o alternativas, con interlocutores muy diversos, que cambian en cortos espacios de tiempo, en jornadas de trabajo prolongadas sin que por esto se vea afectado su nivel de actividad.

Trabajo en equipo: Es la habilidad para participar activamente de una meta común, incluso cuando la colaboración conduce a una meta que no está directamente relacionada con el interés personal. Supone facilidad para la relación interpersonal y capacidad para comprender la repercusión de las propias acciones en el éxito de las acciones del equipo.

Flexibilidad: Es la capacidad para adaptarse y trabajar en distintas y variadas situaciones y con personas o grupos diversos. Supone entender y valorar posturas distintas o puntos de vista encontrados, adaptando su propio enfoque a medida que la situación cambiante lo requiera y promoviendo los cambios en la propia organización o las responsabilidades de su cargo.

Responsabilidad: Esta competencia está asociada al compromiso con que las personas realizan las tareas encomendadas. Su preocupación por el cumplimiento de lo asignado está por encima de sus propios intereses, la tarea asignada está primero.

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5.5 JEFE DE TALENTO HUMANO Información del Cargo

Nombre del Cargo: Jefe de Talento Humano

Área: Dirección Administrativa y de Talento Humano Jefe Inmediato: Director Administrativo y de Talento Humano Trabajadores a Cargo:  Auxiliar de Nomina

 Auxiliar de Salud Ocupacional

 Conserje

 Supervisor 6..4.1 Objetivo del Cargo

Planear, organizar y controlar la operación del área de talento humano;

desarrollar e implementar políticas, programas y procedimientos respectivos a la planificación del talento humano, selección, liquidación de nómina, beneficios laborales, capacitación y desarrollo de personal.

6.4.2 Funciones

1. Realizar en coordinación con el superior inmediato la planeación, coordinación, ejecución y control de las actividades de desarrollo organizacional relacionadas con la administración del talento humano de la organización.

2. Responder en coordinación con el superior inmediato, por la correcta aplicación de las normas, procedimientos e instrumentos técnicos, para la selección, vinculación e inducción del personal.

3. Mantener actualizado y con sus correspondientes disponibilidades el vencimiento de los contratos a término fijo que llegaren a existir en la organización.

4. Liderar estudios de clima y cultura organizacional que permitan implementar planes de acción para promover un ambiente laboral sano que contribuya al logro de los objetivos comunes.

5. Realizar, actualizar e implementar los programas de capacitación de la organización.

6. Apoyar en el proceso de inducción, entrenamiento y evaluación a los nuevos y antiguos trabajadores.

7. Orientar y concientizar a los jefes de las diferentes áreas, en la filosofía e implementación de los procesos y programas de desarrollo del Talento Humano.

8. Coordinar con los jefes que tengan personal a cargo la evaluación de desempeño y la inducción especifica.

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9. Diseñar, divulgar y adoptar programas de bienestar social para los trabajadores y sus familias.

10. Brindar orientación de tipo laboral y personal, a los trabajadores que tengan dificultades en el desarrollo de sus funciones.

11. Mantener actualizados los manuales de procedimiento, de funciones y los que tengan relación con el talento humano de la organización.

12. Coordinar con el auxiliar administrativo de salud ocupacional el programa de salud ocupacional de la organización.

13. Organizar la programación de vacaciones y reemplazos del personal, de acuerdo a las instrucciones de los directores y jefes de áreas.

14. Coordinar y supervisar los pagos de liquidaciones de trabajadores, capacitación, viáticos y órdenes de servicios.

15. Realizar la revisión de los pagos de nómina y de seguridad social a través del sistema establecido para tal actividad.

16. Gestionar la dotación de los trabajadores,

17. Verificar que los trabajadores que laboren en las oficinas de la organización utilicen en el trabajo la dotación respectiva.

18. Llevar la representación de la organización, mediante delegación de la Gerencia, ante entidades como EPS, ARP, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, SENA, la Oficina del Trabajo y demás relacionadas.

19. Participar en la planeación presupuestal de los costos de la nómina de la organización.

20. Diseñar y adoptar programas de bienestar social para los trabajadores y sus familias.

21. Participar en los diversos comités y grupos de trabajo en que se convoque su asistencia.

22. Suministrar los registros y datos solicitados por los jefes de contabilidad y costos y presupuesto.

23. Ejercer y verificar el ejercicio del control interno por parte de sus subalternos.

24. Elaborar informes mensuales de gestión o por solicitud, para ser presentados a su superior inmediato.

25. Responder las solicitudes realizadas por los diferentes entes de control.

26. Coordinar con el SENA el patrocinio para los aprendices tanto en etapa electiva como productiva.

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c. Es responsable de que las decisiones que se toman se basan en los procedimientos del proceso o cumplimiento de normativa.

d. Responder por las órdenes y peticiones emitidas por el jefe inmediato e. Supervisar las actividades de los trabajadores a cargo

f. Es responsable de cumplir con las directrices establecidas por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad aplicable al área.

6.4.4 Autoridad

a. Aplicación de normas laborales.

b. Ejecución del proceso de remuneración económica de los trabajadores de acuerdo con lo pactado contractualmente.

c. Planificación de las capacitaciones y entrenamiento necesario para los trabajadores

Educación Título universitario en psicología, trabajo social, administración de empresas o afines, ingeniería industrial o derecho.

Experiencia  Profesional: 1 año ó

 Relacionada: 6 meses Conocimientos  Legislación laboral

 Seguridad Industrial y Salud Ocupacional

 Competencias Laborales Habilidades

Calidad del trabajo: Implica tener amplios conocimientos de los temas del área que esté bajo su responsabilidad. Poseer la capacidad de comprender la esencia de los aspectos complejos. Demostrar capacidad para trabajar con las funciones de su mismo nivel y de niveles diferentes. Tener buena capacidad de discernimiento (juicio). Compartir con los demás el conocimiento profesional y expertise. Basarse en los hechos y en la razón (equilibrio). Demostrar constantemente interés en aprender.

Liderazgo: Es la habilidad necesaria para orientar la acción de los grupos humanos en una dirección determinada, inspirando valores de acción y anticipando escenarios de desarrollo de la acción de ese grupo. La habilidad para fijar objetivos, el seguimiento de dichos objetivos y la capacidad de dar retroalimentación, integrando la opiniones de los otros. Establecer claramente directivas, fijar objetivos, prioridades y comunicarlas. Tener energía y transmitirla a otros. Motivar e inspirar confianza. Tener valor para defender o encarnar creencias, ideas y asociaciones. Manejar el cambio para asegurar competitividad y efectividad a largo plazo. Plantear abiertamente los conflictos para optimizar la calidad de las decisiones y la efectividad de la organización. Proveer

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entrenamiento y retroalimentación para el desarrollo de los colaboradores.

Trabajo en equipo: Es la capacidad de participar activamente en la prosecución de una meta común subordinando los intereses personales a los objetivos del equipo.

Integridad: Es la capacidad de actuar en consonancia con lo que se dice o se considera importante. Incluye comunicar las intenciones, ideas y sentimientos abierta y directamente y estar dispuesto a actuar con honestidad incluso en negociaciones difíciles con agentes externos. Las acciones son congruentes con los que se dice.

Impacto e influencia: Implica la intención de persuadir, convencer, influir o impresionar a los demás para que contribuyan a alcanzar sus propios objetivos.

Está basado en el deseo de causar un efecto específico, una impresión determinada, o una actuación concreta en los demás cuando se persigue un objetivo.

Capacidad de planificación y de organización: Es la capacidad de determinar eficazmente las metas y prioridades de su tarea/área/proyecto estipulando la acción, los plazos y los recursos requeridos. Incluye la instrumentación de mecanismos de seguimiento y verificación de la información.

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6.5 AUXILIAR DE SALUD OCUPACIONAL Información del Cargo

Nombre del Cargo: Auxiliar de Salud Ocupacional

Área: Dirección Administrativa y de Talento Humano Jefe Inmediato: Jefe de Talento Humano

Trabajadores a Cargo: Ninguno 6.4.2 Objetivo del Cargo

Preservar, conservar, promover y mejorar la seguridad, protección y atención de los trabajadores en el desempeño de sus funciones, adelantando programas de prevención de accidentes, entrenamiento y divulgación de las normas para prevenir accidentes de trabajo.

6.4.3 Funciones

1. Diseñar, coordinar e implementar en coordinación con el jefe de talento humano los programas de salud ocupacional y seguridad industrial de la organización.

2. Actualizar el panorama de factores de riesgo.

3. Ejecutar actividades de divulgación, educación y entrenamiento en materia de salud ocupacional dirigidos al personal de la organización de conformidad con los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial, accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

4. Realizar la inducción en materia de salud ocupacional al personal que ingrese a la organización.

5. Planear las actividades a desarrollar con la Administradora de Riesgos Profesionales a la cual se encuentre afiliada a la organización.

6. Diseñar y ejecutar programas de Vigilancia Epidemiológica para intervenir los diferentes riesgos a que se encuentran expuestos los trabajadores en la ejecución de las labores propias de la organización, con el apoyo de la Administradora de Riesgos Profesionales

7. Verificar que los trabajadores que laboren para la organización cumplan con las políticas de seguridad industrial, higiene y salud ocupacional establecidas.

8. Verificar el uso adecuado de parte de los trabajadores de la dotación de elementos de protección personal entregada.

9. Realizar la trazabilidad a la entrega de los elementos de protección personal.

10. Realizar y firmar la investigación de todos los incidentes y accidentes de trabajo que le ocurran a los trabajadores de la organización.

11. Reportar ante la ARL todo accidente de trabajo o enfermedad profesional que ocurra dentro de la organización, dentro de los términos legales

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12. Realizar informes semestrales sobre las actividades desarrolladas al jefe inmediato.

13. Participar activamente en los comités y/o grupos de trabajo que correspondan al área de salud ocupacional.

14. Mantener actualizado en cuanto a su ejecución el programa de salud ocupacional.

15. Realizar el diagnostico de los elementos de protección personal y los demás elementos necesarios para la protección y prevención de cualquier clase de riesgo.

16. Gestionar el cronograma de salud ocupacional y sus correspondientes indicadores.

17. Coordinar las reuniones y actividades del COPASO y de la brigada de seguridad industrial.

18. Coordinar la realización de las inspecciones de seguridad de acuerdo al cronograma establecido y presentar los informes correspondientes.

19. Realizar las estadísticas de accidentalidad y ausentismo.

20. Gestionar con la entidad a cargo las evaluaciones médicas de ingreso, periódicas y de egreso; de acuerdo con el subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo.

21. Gestionar ante el SENA la capacitación necesaria para acreditar las competencias laborales del personal que trabaje en alturas.

22. llevar a cabo las evaluaciones médicas ocupacionales especiales tales como exámenes médicos de ascenso, calificación de invalidez y reubicación laboral para garantizar a los trabajadores mejores condiciones de Bienestar y Salud.

23. Gestionar y organizar las actividades de PyP con las EPS y ARL.

24. Efectuar oportunamente las disponibilidades presupuéstales y solicitudes de cheques de las actividades de salud ocupacional.

25. Apoyar en actividades de bienestar social de los trabajadores, según las políticas de la organización y directrices de la jefatura de Talento Humano.

d. Adecuadas relaciones interpersonales con trabajadores de las áreas de organización, proveedores y funcionarios de entes externos.

e. Es responsable de cumplir con las directrices establecidas por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad aplicable al área.

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6.4.5 Autoridad

a. Recomendar acciones para prevenir accidentes o enfermedades laborales 6.4.6 Requisitos

Educación Título Tecnológico en salud ocupacional o profesional con licencia en salud ocupacional.

Experiencia  Profesional: 1 año ó

 Relacionada: 6 meses

Conocimientos  Legislación y Normatividad de Salud Ocupacional

 Office

 Manejo de archivo Habilidades

Tolerancia a la presión: Se trata de la habilidad para seguir actuando con eficacia en situaciones de presión de tiempo y de desacuerdo, oposición y diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con alto desempeño en situaciones de mucha exigencia.

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6.5 AUXILIAR DE NÓMINA Información del Cargo

Nombre del Cargo: Auxiliar de Nómina

Área: Dirección Administrativa y de Talento Humano Jefe inmediato: Jefe de Talento Humano

Trabajadores a Cargo: Ninguno 6.6.1Objetivo del Cargo:

Programar y ejecutar las funciones operativas relacionadas con la administración y desarrollo del talento humano.

6.4.2 Funciones:

1. Abrir la carpeta de las nuevas hojas de vida, foliarlas y efectuar su respectiva actualización y archivo junto con su documentación anexa.

2. Afiliar al personal nuevo y reportar novedades a lasEPS., A.R.L., fondos de cesantías, pensiones, y cajas de compensación familiar.

3. Registrar en el software de nómina, las novedades que se presenten.

4. Generar los reportes para pago de nómina y prestaciones sociales.

5. Generar los reportes para el pago de los aportes parafiscales a E.P.S., A.R.L, fondos de pensiones y demás relacionados.

6. Apoyar al superior inmediato, en la divulgación y organización de los programas de bienestar social para los trabajadores y sus familias.

7. Participar en los diversos comités y grupos de trabajo en que se convoque su asistencia.

8. Elaborar informes mensuales de gestión o por solicitud, para ser presentados a su superior inmediato.

9. Elaborar los respectivos contratos de trabajo de los nuevos seleccionados.

10. Ordenar documentación, foliar y transcribir en el sistema todos los documentos.

11. Archivar la correspondiente documentación recibida y despachada.

12. Redactar la respectiva documentación interna y externa.

13. Entrega de documentación a los trabajadores, como desprendibles de pago, carné, certificados, ordenes, certificaciones laborales, etc.

14. Realizar la correspondiente solicitud de pedidos.

15. Efectuar oportunamente las disponibilidades presupuéstales y solicitudes de cheques del área.

16. Liquidar las horas extras y recargos nocturnos.

b. Es responsable directo del uso y manejo de equipos y materiales de oficina

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para el logro de los objetivos del cargo.

c. Es responsable de proteger la información del área o datos que la organización establezca como confidenciales.

d. Responder por las órdenes y peticiones emitidas por el jefe inmediato.

e. Adecuadas relaciones interpersonales con trabajadores de las áreas de organización, proveedores y funcionarios de entes externos.

f. Es responsable de cumplir con las directrices establecidas por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad aplicable al área.

6.4.4 Autoridad:

No aplica.

6.4.5 Requisitos:

Educación Título técnico, tecnológico o estudiante de últimos semestres de administración de empresas o afines, contabilidad.

Conocimientos  Sistemas de liquidación de nomina

 Office

 Manejo de archivo Habilidades

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6.5 CONSERJE Información del Cargo

Nombre del Cargo: Conserje

Realizar las labores de limpieza y conservación en las instalaciones del edificio, preparar todo lo relacionado con la atención de los trabajadores y visitantes.

6.4.3 Funciones

a. Controlar el estado de funcionamiento, mantenimiento y limpieza del edificio y zonas exteriores de la sede en que este asignada y preste sus servicios.

b. Preparar y servir bebidas y refrigerios para el consumo de interno de los trabajadores y visitantes.

c. Efectuar el lavado de cortinas y demás elementos decorativos.

d. Participar en la organización de auditorios y locales donde se vayan a realizar eventos organizados por la organización.

e. Verificar diariamente el funcionamiento de los electrodomésticos asignados para el cumplimiento de sus funciones, e informar oportunamente al superior inmediato las deficiencias que estos presenten, para su mantenimiento preventivo y correctivo.

f. Mantener en óptimas condiciones de presentación y aseo, los baños y cocina.

g. Realizar el correcto almacenamiento de basura y reciclaje que se produzca en cualquiera de la sedes.

d. Es responsable de cumplir con las directrices establecidas por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad aplicable a su cargo.

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Educación Bachiller

Experiencia  General: 6 meses

Conocimientos  Materiales, herramientas y equipos utilizados para el mantenimiento de las instalaciones.

 Limpieza y desinfección de superficies e instalaciones.

Habilidades

Productividad: Habilidad de fijar para sí mismo objetivos de desempeño por encima de lo normal, alcanzándolos exitosamente. No espera que los superiores le fijen una meta, cuando el momento llega ya la tiene establecida, incluso superando lo que se espera de ella.

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.8 SUPERVISOR Información del Cargo

Nombre del Cargo: Supervisor

Trabajadores a Cargo: Ninguno .8.1 Objetivo del Cargo

Efectuar el control de porterías del ingreso y egreso de personas y objetos, accesos al edificio, guiando con información oportuna a las personas que ingresan a las instalaciones de la organización, velando por que no se perturbe el orden y la seguridad de los trabajadores.

6.8.2 Funciones

1. Responder por la supervisión del ingreso y egreso de personas y objetos de las instalaciones de la organización.

2. Realizar el control del ingreso y salida de trabajadores.

3. Recibir el reporte de los daños e informar al jefe de turno o al área de la Dirección Operativa de Acueducto y Alcantarillado.

4. Orientar a los visitantes hacia las dependencias solicitadas.

5. Controlar la entrada de particulares e informar a los trabajadores, sobre personas que soliciten o tengan entrevista con ellos.

6. Controlar la salida y entrada de equipos, vehículos, materiales y efectuar el registro respectivo en el libro diario.

7. Informar oportunamente al superior inmediato, de las novedades presentadas o situaciones que puedan atentar contra el normal desempeño de las funciones dentro de las instalaciones de la organización.

8. Realizar revisión de los paquetes que ingresen o salgan de las diferentes sedes.

9. Efectuar durante su turno, recorridos por las instalaciones de la organización y registrar en el libro diario las novedades encontradas.

10. Entregar su puesto de trabajo, después de cada turno, informando a quien recibe, de las novedades e instrucciones recibidas.

11. Llevar el registro de entrada y salida de los vehículos de la organización.

12. Registrar y archivar los formatos que implementen para la entrada y salida de mercancías.

13. Registrar los PQR`s en los formatos correspondientes.

14. Ante amenaza de conato de incendios u otro fenómeno, informar oportunamente a la entidad respectiva.

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15. 15. Elaborar los informes semanales de actividades desarrolladas.

d. Es responsable de cumplir con las directrices establecidas por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad del sector.

Conocimientos  Servicio al cliente

 Seguridad integral y vigilancia.

Habilidades

Responsabilidad: Esta competencia está asociada al compromiso con que las personas realizan las tareas encomendadas. Su preocupación por el cumplimiento de lo asignado está por encima de sus propios intereses, la tarea asignada está

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primero.

6.9 ASISTENTE DE LOGISTICA Información del Cargo

Nombre del Cargo: Asistente de Logística

Área: Dirección Administrativa y de Talento Humano Jefe inmediato: Director Administrativo y de Talento Humano Trabajadores a Cargo:  Auxiliar de Compras

 Ayudante de Logística

 Ayudante de Almacén 6.8.5 Objetivo del Cargo

Planificar, coordinar, y controlar la recepción, almacenamiento y distribución de bienes, materiales y de servicios que requieren las áreas de la organización, a fin que dispongan de los bienes para cumplir su misión

6.9.2 Funciones

1. Generar las acciones que se deriven del incumplimiento a las condiciones pactadas en la orden de compra y/o contrato, tales como devoluciones y/o comunicaciones por incumplimiento, según se indica en el procedimiento de recepción de bienes.

2. Mantener información correcta y oportuna de las cantidades de existencia de bienes y materiales en el almacén, planta de potabilización, LCCA.

3. Coordinar con el Director Administrativo y de Talento Humano lo referente con la realización de los inventarios de materiales y suministros, de acuerdo a lo establecido en el PR-58.

4. Determinar la cantidad de existencias que se han de mantener en stock para cubrir las necesidades de operación de las áreas.

5. Adoptar las medidas de seguridad necesarias para la conservación y manejo de los bienes almacenados.

6. Suministrar información semanal al área contable de todos los bienes que ingresan a la organización, que sirva de base para los registros contables y control de activos.

7. Identificar los activos recepcionados mediante la codificación teniendo en cuenta el listado de equipos de la organización.

8. Enviar diario al área de contabilidad, las facturas para la respectiva contabilización.

9. Presentar el inventario físico pormenorizado de las existencias en el almacén con la periodicidad establecida por la organización.

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10. Generar un listado mensual de los bienes que se deben dar de baja por inservibles u obsoletos.

11. Reportar al Director Administrativo y de Talento Humano y al jefe de contabilidad, cuando se presenten inconsistencias en las existencias físicas y el saldo que arroje el sistema de inventarios.

12. Verificar que las entradas y salidas de elementos se ingresen en el software de inventarios, así como el descargue de los consumos soportados en las órdenes de salida enviadas por los jefes de procesos operativos.

13. Enviar semanalmente al área de contabilidad el reporte de consumidos reportados por los jefes de procesos operativos.

14. Avalar la entrega de los suministros requeridos por las diferentes dependencias, verificando la autorización de las mismas en cantidad y calidad.

15. Solucionar las inquietudes y correcciones demandadas por la oficina de control interno y la revisoría fiscal, relacionadas con los inventarios.

16. Participar activamente en los comités y/o grupos de trabajo que correspondan a la naturaleza del cargo, o en los que se solicite su presencia.

17. Controlar el cumplimiento del presupuesto asignado para el funcionamiento del área a su cargo.

18. Mantener adecuadas relaciones interpersonales con los demás empleados de las dependencias que le suministran información requerida para el registro de los inventarios.

b. Es responsable de velar por la seguridad y buen estado de los bienes almacenados.

c. Es responsable de proteger la información del área o datos que la organización establezca como confidenciales.

d. Es responsable de que las decisiones que se toman se basan en los procedimientos del proceso o cumplimiento de normativa.

e. Responder por las órdenes y peticiones emitidas por el jefe inmediato f. Supervisar las actividades de los trabajadores a cargo

g. Es responsable de cumplir con las directrices establecidas por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad del sector.

6.9.4 Autoridad

a. Rechazar los suministros o bienes que durante la verificación no cumplan con lo definido en la compra.

b. Controlar la recepción y distribución de bienes y materiales en toda la organización.

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Educación Titulo técnico, tecnológico o estudiante de últimos semestres de administración de empresas, o carreras afines, logística, ingeniería industrial

Experiencia  Profesional: 6 meses ó

 General: 1 año

Conocimientos  Office

 Logística Habilidades

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6.10 AYUDANTE DE ALMACEN Información del Cargo

Nombre del Cargo: Ayudante de Almacén

Área: Dirección Administrativa y de Talento Humano Jefe inmediato: Asistente de Logística

Custodiar los materiales y elementos de consumo que se encuentran en la bodega, asegurando el suministro de los mismos en forma confiable y oportuna.

6.10.2 Funciones

1. Apoyar al almacenista en la recepción de los materiales y suministros que lleguen al almacén, verificando que sus especificaciones, calidad y cantidad correspondan a la orden de compra o contrato respectivo.

2. Almacenar los materiales y suministros ubicándolos en sus diversas estanterías.

3. Clasificar los materiales recibidos en estanterías según corresponda.

4. Mantener en adecuadas condiciones de orden y aseo la bodega de almacenamiento.

5. Entregar los materiales y elementos solicitados por las diferentes áreas de la empresa, según requerimientos formulados en los pedidos de materiales.

6. Controlar el inventario de materiales y elementos de consumo.

7. Elaborar salidas en el programa Apoteosys de materiales y suministros de acuerdo con los pedidos entregados.

8. Participar activamente en la actualización de los procedimientos documentados del proceso y propender por la mejora continua los mismos.

9. Administrar adecuadamente los recursos asignados por la empresa para el desarrollo de las actividades.

d. Es responsable de cumplir con las directrices establecidas por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad del

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sector.

6.10.4 Autoridad No aplica

Conocimientos  Técnicas de almacenamiento Habilidades

Productividad: Habilidad de fijar para sí mismo objetivos de desempeño por encima de lo normal, alcanzándolos exitosamente. No espera que los superiores le fijen una meta, cuando el momento llega ya la tiene establecida, incluso superando lo que se espera de ella.