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SUBGERENCIA SUBESTACIONES Y LÍNEAS
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONSTRUCCIÓN DE OBRAS CIVILES EN LÍNEAS DE TRANSMISIÓN Y SUBESTACIONES DE CHEC
MANIZALES, OCTUBRE DE 2015
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1. CONDICIONES CONTRACTUALES ... 5
1.1. OBJETO ... 5
1.2. ALCANCE DEL CONTRATO ... 5
1.3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN ... 5
1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA Y VISITA OBLIGATORIA ... 7
1.5. INFORMACIÓN GENERAL ... 8
1.5.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ... 8
1.5.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN ... 9
1.5.3. TRANSPARENCIA ... 9
1.5.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ... 10
1.5.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ... 10
1.6. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN ... 11
1.6.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 11
1.6.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. ... 11
1.7. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS... 11
1.8. CONDICIONES DE LA OFERTA ... 12
1.8.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN ... 12
1.8.2. IDIOMA DE LA OFERTA ... 13
1.8.3. VIGENCIA DE LA OFERTA ... 13
1.8.4. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ... 13
1.8.5. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ... 15
1.8.6. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ... 16
1.8.7. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ... 16
1.8.8. PRECIO ... 17
1.8.9. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ... 18
1.8.10. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ... 19
1.8.11. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN ... 19
1.8.12. OTRAS CONDICIONES ... 20
1.9. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ... 20
1.9.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ... 20
1.9.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ... 21
1.9.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS ... 22
1.9.4. CLÁUSULA DE RESERVA ... 22
1.9.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS ... 22
1.9.5.1. DESVIACIONES ... 22
1.9.5.2. PRESELECCIÓN ... 23
1.9.5.3. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN ... 23
1.9.5.4. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD ... 24
1.9.5.5. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS ... 24
1.9.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ... 25
1.9.6.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA ... 26
1.9.6.2. AJUSTE ECONÓMICO ... 26
1.10. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ... 27
1.10.1. NATURALEZA DEL CONTRATO ... 27
1.10.2. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO ... 27
1.10.3. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO... 27
1.10.4. DOMICILIO CONTRACTUAL ... 27
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1.10.8. RETENCIÓN DE PAGOS ... 29
1.11. GARANTÍAS DEL CONTRATO ... 29
1.12. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ... 30
1.13. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ... 31
1.14. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ... 31
1.15. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO ... 32
1.16. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ... 34
1.17. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ... 34
1.18. REQUISITOS DE LA FACTURA ... 34
1.19. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ... 35
1.20. COMPENSACIÓN ... 35
1.21. INTERVENTORÍA ... 35
1.22. PERSONAL DEL CONTRATISTA ... 36
1.23. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ... 37
1.24. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ... 37
1.25. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ... 41
1.26. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL ... 42
1.27. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ... 43
1.28. INDEMNIDAD ... 44
1.29. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA ... 44
1.30. CONFIDENCIALIDAD ... 44
1.31. POLÍTICA AMBIENTAL ... 44
1.32. CONTROL DE REGISTROS ... 46
1.33. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES ... 47
1.34. TERMINACIÓN ... 47
1.35. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ... 47
1.36. PLANOS ... 47
2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ... 49
2.1. GENERALIDADES ... 49
2.1.1. SALUD, SEGURIDAD Y AMBIENTE ... 49
2.1.2. ELEMENTOS DE SEGURIDAD Y DOTACIÓN ... 50
2.1.3. DOTACIÓN DE SEGURIDAD PERSONAL Y COLECTIVA ... 50
2.1.4. IDENTIFICACIÓN Y UNIFORME DEL PERSONAL ... 51
2.1.5. EXÁMENES MÉDICOS ... 52
2.1.6. INDUCCIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL ... 52
2.1.7. INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO ... 52
2.2. ACTAS PARCIALES Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO ... 52
2.2.1. ACTAS DE RECIBO PARCIALES DE OBRA ... 52
2.2.2. ENTREGA FINAL Y RECIBO DE LA OBRA ... 53
2.2.3. ENTREGA DE MATERIALES Y DEVOLUCIÓN DE SOBRANTES ... 54
2.2.4. ACTA FINAL DE TERMINACIÓN... 54
2.2.5. DOCUMENTOS PARA LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ... 54
2.3. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA ... 56
2.4. GARANTÍA DE LA OBRA REALIZADA ... 57
2.5. REQUISITOS GENERALES ... 58
2.5.1. NORMAS TÉCNICAS ... 59
2.5.2. CONCRETO ... 60
2.5.2.1. CLASES DE CONCRETO ... 60
2.5.2.2. DOSIFICACIÓN ... 61
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2.5.2.6. VIBRADO ... 62
2.5.2.7. CURADO ... 63
2.5.2.8. ACABADOS ... 63
2.5.2.9. REPARACIONES ... 63
2.5.2.10. ADITIVOS ... 64
2.5.2.11. FORMALETAS ... 64
2.5.2.12. JUNTAS ... 64
2.5.2.13. PIEZAS EMBEBIDAS O EMPOTRADAS ... 64
2.5.2.14. ENSAYOS DE CONCRETO ... 65
2.6. MEDIDA Y FORMA DE PAGO ... 65
2.7. CRONOGRAMA PARA LA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ... 66
2.8. ESPECIFICACIONES POR ÍTEM ... 66
2.8.1. CAMPAMENTO E INSTALACIONES PROVISIONALES ... 67
2.8.2. SEÑALIZACIÓN Y CERRAMIENTO DE OBRA CON BOMBONES PLÁSTICOS Y CINTA REFLECTIVA DE SEGURIDAD ... 67
2.8.3. SEÑALIZACIÓN PREVENTIVA ... 68
2.8.4. CERRAMIENTO CON GUADUA Y YUTE H=2,0 M ... 68
2.8.5. EXCAVACIONES VARIAS SIN CLASIFICAR ... 68
2.8.6. LLENOS CON MATERIAL DEL SITIO ... 69
2.8.7. CONCRETO 3000 PSI ... 69
2.8.8. SOLADO DE LIMPIEZA ... 70
2.8.9. ACERO DE REFUERZO ... 70
2.8.10. MALLA ELECTROSOLDADA ... 71
2.8.11. PROTECCIÓN DE BASE DE TORRE EN CELOSIA ... 71
2.8.12. RETIRO DE ESCOMBROS ... 72
2.9. OTRAS ESPECIFICACIONES ... 72
2.10. NORMAS DE SEGURIDAD EN LA EJECUCIÓN DE OBRAS CIVILES ... 72
2.10.1. INSPECCIÓN ... 72
2.10.2. CUIDADO ... 73
2.10.3. CONCENTRACIÓN EN EL TRABAJO ... 73
2.10.4. PROTECCIÓN ... 73
2.10.5. ACCIDENTES POR FALTA DE SUPERVISIÓN O FALTA DE CONOCIMIENTO ... 73
2.10.6. ACCIDENTES POR DESCUIDO DEL PERSONAL ... 73
2.10.7. SUPERVISIÓN ... 74
2.10.8. INFORME DE LAS CONDICIONES DEFECTUOSAS Y PELIGROSAS ... 74
3. ANEXOS ... 76
3.1. Formato 1. CARTA DE PRESENTACIÓN ... 76
3.2. Formato 2. INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS ... 79
3.3. Formato 3. CERTIFICACIÓN PAGOS PARAFISCALES PERSONA NATURAL .... 80
3.4. Formato 4. APARTAMIENTOS ... 81
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1. CONDICIONES CONTRACTUALES
Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.
1.1. OBJETO
Construcción de obras civiles en líneas de transmisión y subestaciones de CHEC.
1.2. ALCANCE DEL CONTRATO
El alcance de esta contratación comprende la ejecución de las obras programadas por CHEC, incluyendo el suministro de los recursos requeridos de mano de obra, materiales, transporte, equipo y herramienta, y en general todos los elementos que resulten necesarios para realizar las obras en líneas de transmisión y subestaciones de CHEC.
1.3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN
Podrán presentar ofertas las personas naturales que sean profesionales en ingeniería civil o las personas jurídicas cuya actividad principal sea el ejercicio de la ingeniería civil, de acuerdo con lo que se estipula en este numeral.
La experiencia requerida para el presente proceso deberá acreditarse en cualquiera de las siguientes actividades:
Obras civiles de reforzamiento estructural;
Obras civiles de construcción y/o adecuación de edificaciones o construcciones de dos o más pisos; y/o
Obras de urbanismo en general.
La experiencia se podrá acreditar con la presentación de máximo dos (2) contratos celebrados con personas jurídicas, donde se evidencie un valor contratado mayor o igual a
$100.000.000 en los últimos 10 años. Para tal fin deberán presentar los certificados o actas de liquidación, donde se demuestre que dichos contratos han sido plenamente ejecutados y liquidados.
Para el cálculo de la experiencia NO se aceptarán valores de contratos traídos a valor presente para lo cual el oferente deberá tener en cuenta que el salario mínimo al que se hace referencia es el del año 2015 ($644.350).
Adicional a lo anterior, se tendrán los siguientes requisitos de participación según la naturaleza del oferente:
6 Personas Naturales:
a) Acreditar ser ingeniero civil con matricula profesional cuya expedición no podrá ser menor a cinco (5) años, contados desde la fecha de expedición de la matrícula profesional, hasta la fecha de apertura del presente proceso de contratación. Para acreditar esto, deberá presentar fotocopia legible de la matricula profesional y certificado de vigencia de la matrícula profesional expedido por el COPNIA.
b) Acreditar la experiencia específica solicitada.
c) Asistir a la totalidad de la reunión obligatoria.
d) Asistir a la totalidad de la visita obligatoria.
Personas Jurídicas:
a) Haber sido constituida como mínimo hace cinco (5) años contados a partir de la fecha de matrícula en el registro mercantil, esta información será revisada por quien designe CHEC directamente en la base de datos de la Cámara de Comercio.
b) Acreditar la experiencia específica solicitada.
c) Asistir a la totalidad de la reunión obligatoria.
d) Asistir a la totalidad de la visita obligatoria.
e) Acreditar que la persona jurídica cuenta con un ingeniero civil con matricula profesional cuya expedición no podrá ser menor a cinco (5) años, contados desde la fecha de expedición de la matrícula profesional, hasta la fecha de apertura del presente proceso de contratación. Dicho ingeniero podrá ser el representante legal, uno de los socios o el que abona la oferta, y se acredita mediante la presentación de una fotocopia legible de la matricula profesional y el certificado expedido por el COPNIA sobre la vigencia de la matricula profesional y será el que se hará cargo del contrato durante todo el plazo de ejecución. En caso de que este ingeniero no pueda continuar al frente del contrato, la persona jurídica deberá presentar a la interventoría un candidato de iguales o mejores características.
La experiencia específica que haya sido lograda en consorcio o en unión temporal se valdrá únicamente en el porcentaje de participación en el consorcio o en la unión temporal.
Esta experiencia debe ser reportada, antes de presentar la oferta, en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC designará una persona que realice la verificación directamente en la herramienta destinada para tal fin.
Para incluir la experiencia en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, los certificados deberán ser expedidos por cada una de las empresas con que se tuvo contrato, firmados por el representante legal o el funcionario competente, conteniendo el objeto del contrato, su valor, la fecha de ejecución y toda la
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información que pueda ser relevante para comprobar la experiencia. Igualmente son válidas las copias de los contratos.
En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando en la oferta el número de los contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos.
El oferente debe tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. Si el oferente no se encuentra inscrito o con inscripción vigente, la oferta será rechazada.
El objeto social del oferente debe tener relación con la naturaleza de los servicios requeridos en la presente solicitud de ofertas.
No se admiten propuestas alternativas ni la participación de consorcios o uniones temporales.
Así mismo, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto, tampoco celebrar contrato con CHEC, bien sea directamente o por interpuesta persona, sus empleados ni los miembros de su Junta Directiva y personas que se encuentren incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas.
1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA Y VISITA OBLIGATORIA
Para que la oferta sea tenida en cuenta, el oferente deberá asistir a la reunión y visita obligatorias dispuestas por CHEC. La reunión se llevará a cabo el día miércoles 21 de octubre de 2015 a partir de las 08:00 a.m. en la Sala Guacaica, ubicada en el primer piso del Bloque 1 (Edificio Inteligente), Estación Uribe – CHEC, Km 1 vía Autopista del Café, Manizales. Esta reunión será coordinada por el ingeniero Diego Fernando Cruz de la Cuadra.
De igual forma, inmediatamente finalizada la reunión aclaratoria, se realizará una visita de carácter obligatorio a la subestación La Hermosa ubicada en el municipio de Santa Rosa y a la línea Pueblo Sol - Bosques de la Acuarela ubicada en el municipio de Dosquebradas, Risaralda. El recorrido lo deberá realizar la misma persona que asista a la reunión obligatoria. En caso tal, que dicho posible oferente no asista al recorrido, esto será motivo suficiente para su descalificación.
La reunión y la visita se iniciarán a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin será elaborada al inicio de la reunión y de la visita, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos de participación para la presentación de la oferta. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la reunión y la visita, respectivamente. Las constancias de asistencia deberán ser entregadas con la oferta.
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Tanto las personas naturales, como el representante legal de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En caso que no sea presentado el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la reunión obligatoria a persona diferente al posible oferente, siendo persona natural, o al representante legal, siendo persona jurídica, éste será subsanable, en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta. En todo caso, el delegado debe informar la razón social de la persona jurídica que representará en la reunión.
Para el recorrido se requiere haber presentado y entregado en medio físico los pagos al día de seguridad social y aportes de parafiscales el día de la reunión obligatoria. En caso de no presentarlos, NO podrán realizar el recorrido y serán descalificados para presentar la propuesta. Para el ingreso a la subestación el proponente debe llevar obligatoriamente botas dieléctricas y casco dieléctrico, en caso de no llevarlos, NO se permitirá el ingreso a la subestación y esto será causal de descalificación.
Para la realización de la visita, los proponentes podrán asistir en su propio vehículo. En caso de no contar con medio de transporte, deberán enviar la solicitud con los datos de la persona que asistirá al recorrido (especificando nombre completo, numero de cedula, ARL, EPS, fondo de pensiones), para ser incluida en el transporte que suministrará CHEC. Esta información debe ser enviada por correo electrónico a más tardar el 20 de octubre de 2015 antes de las 04:00 p.m. al correo electrónico Diego.Cruz@chec.com.co. Se aclara que la persona inscrita para el recorrido debe ser la misma que asista a la reunión obligatoria.
En todo caso el delegado debe ser ingeniero civil con el fin de que pueda integrarse al proceso que se surte en la reunión y en la visita obligatoria.
Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo, un delegado sólo podrá representar a un oferente.
Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la realización de la reunión, deben ser cubiertos por cuenta y riesgo del posible oferente.
La no asistencia a la reunión o a la visita, es causal de rechazo de la oferta.
Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación con respecto a la hora límite de la reunión. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
1.5. INFORMACIÓN GENERAL
1.5.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE
La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.
sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y
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presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico.
1.5.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutuos que genere valor para las partes y para la sociedad en general.
Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa.
El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:
Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.
Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.
Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.
Sostenibilidad
Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:
El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.
El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.
La protección y recuperación del medio ambiente.
La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.
El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.
El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás
1.5.3. TRANSPARENCIA
CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su
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contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas.
Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: 01-8000-912432.
La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra.
1.5.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO
El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2000 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan.
En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC.
El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato.
1.5.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008.
El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma.
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Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.
CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009.
Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.
1.6. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN 1.6.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día jueves 15 de octubre de 2015, así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC.
1.6.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS.
Los términos de referencia podrán consultarse en la Subgerencia Subestaciones y Líneas de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con Diego Fernando Cruz de la Cuadra, en horario de oficina de 7:30 a 12 a.m. y de 1:30 a 6 p.m. al teléfono 8899000 extensión 1304 o a través del correo electrónico Diego.Cruz@chec.com.co.
Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas.
CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas.
Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales.
1.7. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día martes 27 de octubre a las 10:00 a.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
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Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y una (1) copia.
CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico.
Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas.
CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
1.8. CONDICIONES DE LA OFERTA 1.8.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN
Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas.
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN.
Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse y/o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanable, siempre y cuando esté inscrito y vigente).
En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud.
Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso.
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Los oferentes, una vez inscritos en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente.
El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es orientacion@konfirma.com.co, teléfono 4445656, Medellín.
1.8.2. IDIOMA DE LA OFERTA
La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.
1.8.3. VIGENCIA DE LA OFERTA
La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha. La vigencia de la oferta debe ser manifestada en la carta de presentación.
En caso de requerirse, la Empresa podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.
1.8.4. DOCUMENTOS DE LA OFERTA
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS PARA PARTICIPAR.
Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos, fotocopiados y/o en medio magnético, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables.
El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado.
El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal.
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El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta.
La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta.
Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación:
a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto.
(Subsanable siempre y cuando sea presentada, a excepción de la firma)
b) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).
c) Garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima (recibo de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).
d) Certificado de antecedentes disciplinarios del oferente, el cual podrá descargarse de la página www.procuraduria.gov.co (Subsanable)
e) Certificado de antecedentes fiscales del oferente, el cual podrá descargarse de la página www.contraloriagen.gov.co (Subsanable)
f) Paz y Salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de 2002. En el caso de las personas naturales deberán diligenciar el formato adjunto. (Subsanable).
g) Constancias de asistencia a la reunión y visita obligatorias (Subsanable, siempre y cuando haya asistido a la reunión y a la visita).
h) Documento de autorización de asistencia a la reunión y visita obligatorias, en caso tal que no se haya sido aportado el día de la visita (Subsanable).
i) Cronograma de tiempo e inversión de las actividades especificadas. (Subsanable).
j) Oferta económica, presentada conforme al Formato 5 adjunto, LISTA DE CANTIDADES Y PRECIOS, la cual debe indicar los valores unitarios, el costo directo total y el valor total de la oferta económica. Debe diligenciarse y presentarse en el Formato suministrado en el link ANEXOS. El formato no podrá ser alterado so pena de rechazo de la oferta. (Subsanable únicamente para errores matemáticos).
k) Memoria de cálculo de la oferta económica correspondiente al Formato 5, donde presentará el Análisis de Precios Unitario (APU) para cada ítem contenido en el cuadro de cantidades y precios y cada ítem anidado (jornal, concreto, entre otros) y el análisis
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del AU detallado en donde presentará la discriminación de los costos o ítems considerados para establecer el porcentaje de Administración y utilidades según formato adjunto (ADMINISTRACIÓN Y UTILIDAD). Dicha información deberá ser presentada en la USB solicitada en el literal “r” (Subsanables siempre y cuando sean presentados).
l) Certificado expedido por el COPNIA dentro de los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, sobre vigencia de la Matricula Profesional del oferente para personas naturales o del representante legal o del ingeniero civil que avala la oferta. (Subsanable).
m) Fotocopia legible de la Matrícula Profesional del oferente para personas naturales, o para personas jurídicas, del ingeniero civil que abona la oferta. (Subsanable).
n) Formato de apartamientos (desviaciones). En caso de existir apartamientos de las especificaciones técnicas, o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado
“APARTAMIENTOS”, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. (En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo)
o) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto.
(Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada).
p) Memoria USB en la cual se encuentren contenidos todos los documentos y formatos de la oferta, debidamente diligenciados, además que contenga archivos en Excel de la oferta económica Formato 5 LISTA DE CANTIDADES Y PRECIOS. (Subsanable).
En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.
1.8.5. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada
En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental.
16 1.8.6. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES
Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta.
Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y, en caso tal de hacerlo, se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta.
1.8.7. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA
Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación.
Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y una (1) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:
“OFERTA PARA CONSTRUCCIÓN DE OBRAS CIVILES EN LÍNEAS DE TRANSMISIÓN Y SUBESTACIONES DE CHEC”
Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original.
Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original.
El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida.
La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:
a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral 1.8.4. Documentos de la Oferta.
b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados, los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido.
Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC.
La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y
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especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta.
El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos.
No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares.
1.8.8. PRECIO
La oferta se debe presentar en pesos colombianos.
Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir totalmente con el objeto y alcance estipulados en estos términos de referencia. Los precios objeto de esta solicitud de ofertas serán fijos y firmes por el término del contrato a partir de la fecha de su firma. Si se cotizan precios reajustables la oferta será eliminada.
Serán a cargo de contratista el pago de los salarios de los trabajadores que requiera para garantizar la prestación del servicio que se pretende contratar, así como de todas las prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, gastos de transporte, alimentación, hospedaje, impuestos, tasas y contribuciones, primas de seguros y garantías, así como todos los gastos que implique el perfeccionamiento del contrato, así como de los costos en que incurra como consecuencia de la liquidación del contrato, al igual que los gastos generales y de administración de los servicios objeto del contrato.
Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación.
El oferente presentará su oferta por un costo final calculado, según los precios unitarios dados y lo dispuesto en el cuadro de cantidades y precios. En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total en la oferta económica, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario que está registrado en el cuadro de cantidades y precios (Anexo 1). Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original. Asimismo predominará el valor unitario registrado en el formulario de cantidades y precios sobre el valor unitario registrado en el análisis de precios unitarios del ítem correspondiente.
El oferente, en los análisis de precios unitarios, deberá tener en cuenta todas las actividades inherentes para la ejecución de cada ítem. CHEC no se hará responsable ni reconocerá omisiones o faltantes en cada análisis.
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El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, el alea normal de ejecución del contrato y/o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos y en general todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de la obra o la prestación del servicio.
Los precios de los ítems nuevos que surjan en la ejecución del contrato y que no estén considerados en la solicitud de ofertas, serán pactados teniendo como base los análisis de precios unitarios presentados y/o los valores del mercado, mediante acta de fijación de precios debidamente firmada entre las partes.
Los proponentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad y/o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto cada proponente al estructurar los costos de su propuesta deberá tener en cuenta, todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de la obra, servicios o bienes encomendados, por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones se tendrá en cuenta dicha estructura de costos.
CHEC reitera que no tendrá en cuenta justificaciones atinentes a la cantidad de obras ejecutadas, sean muchas o pocas, para modificar los precios unitarios.
1.8.9. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
El oferente deberá presentar la póliza de seriedad de la oferta, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales.
El oferente podrá optar por presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448.
El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros.
El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada. La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6.
La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.
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Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos:
- No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el oferente Garantizado, presentó la oferta.
- No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.
- El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC.
- La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó.
- Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.
En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado.
La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente.
1.8.10. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces.
La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y cinco (5) años más.
Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente.
1.8.11. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN
Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad.
20 1.8.12. OTRAS CONDICIONES
El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos.
En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma.
La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada;
por la no presentación de la cotización conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida.
Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de obra o servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato.
1.9. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS
En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
El día de apertura se leerá el nombre de los oferentes y el valor total de la oferta.
La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura.
El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto.
CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas.
1.9.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS
En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes, en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y
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condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes.
Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC.
1.9.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS
Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a la solicitud de oferta. Se considera ajustada a la solicitud de oferta, la que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:
a. Cuando el oferente no tenga inscripción o inscripción vigente en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM.
b. Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud pública de ofertas.
c. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas.
d. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud de ofertas.
e. Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos requeridos en la solicitud de ofertas que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por CHEC.
f. Cuando definitivamente no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el oferente o el representante legal de la firma, en las condiciones establecidas en la presente solicitud de ofertas o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.
g. Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.
h. Cuando CHEC al verificar la información presentada, encuentre que no corresponde a la realidad.
i. Cuando el oferente presente precios reajustables.
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CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en la solicitud de ofertas, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.
1.9.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS
CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:
a. En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura no se presente ninguna oferta.
b. Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por CHEC.
1.9.4. CLÁUSULA DE RESERVA
CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes.
1.9.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS 1.9.5.1. DESVIACIONES
Los errores de carácter matemático, aritmético o formal que presenten las ofertas serán corregidos directamente por CHEC y son de forzosa aceptación por el contratista, de la siguiente manera:
a) Si existiesen discrepancias entre un precio unitario y el precio total que se obtenga multiplicando ese precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecerá el precio unitario. El precio total será corregido a menos que exista un error evidente en el punto decimal del precio unitario, en cuyo caso prevalecerá el precio total cotizado y se corregirá el precio unitario.
b) Si existiese un error en un precio total como consecuencia de la suma o resta de subtotales, prevalecerán los subtotales y el precio total será corregido.
c) Si existiese discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras con sujeción a los literales a) y b) precedentes.
El oferente debe cotizar todos los ítems de insumos o recursos (cantidades, precios, materiales, mano de obra etc.) descritos en el formulario de precios unitarios. En caso de existir espacios en blanco, para efectos de la evaluación se tomará el mayor valor ofertado
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por los demás oferentes para ese ítem y para efectos de la aceptación de la oferta se tomará el menor valor propuesto por los oferentes para ese ítem. En el caso de que el ítem coincida en blanco para los oferentes se entenderá que el valor propuesto es cero y no se tomará como omisión y error del oferente.
Si el ítem se presenta con valor cero se entenderá que el oferente no cobrara algún valor por ese ítem.
1.9.5.2. PRESELECCIÓN
El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno.
En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán eliminadas.
La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final.
1.9.5.3. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN
La evaluación de las propuestas se fundamenta en los siguientes aspectos:
Análisis contractual y legal.
Verificación cumplimiento de requisitos para participar.
Evaluación técnica.
Calidad comercial de la oferta.
a) Análisis contractual y legal:
Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación.
b) Verificación cumplimiento de requisitos para participar:
Se verificará el cabal cumplimiento de la experiencia específica, así como de los demás requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta.
c) Evaluación técnica:
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Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en los presentes términos.
Se verificará que cada ítem tenga su correspondiente APU, y se verificará que el valor unitario logrado en el APU coincida con el registrado en la oferta económica.
d) Calidad comercial de la oferta:
Se validará la oferta comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido. Las ofertas con plazos diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC
La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos será eliminada.
1.9.5.4. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD
Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con todos los criterios habilitadores.
La evaluación económica es la última etapa del proceso y se hará a partir de la información consignada en el Formato 5 LISTA DE CANTIDADES Y PRECIOS, el cual incluye todos los ítems del contrato que deben ser calculados por el oferente.
Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor económico e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión:
Dónde:
P: Puntaje de ponderación.
P1: Valor oferta evaluable más baja.
Px: Valor oferta que se está ponderando.
Se establecerá el orden de elegibilidad de mayor a menor puntaje, es decir el puntaje obtenido del análisis económico menos los puntos por penalizaciones.
En caso de empate, CHEC aceptará la oferta al oferente que presente menor número de penalizaciones, multas y/o sanciones. Si persiste el empate, CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes.
1.9.5.5. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS
100
1
*
P
XP P
25
Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados, se les disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido.
El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de “multas”.
Por “multa” deben entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales, así como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante.
En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años, contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas.
El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa, cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado será de dos (2) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento.
Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes.
Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV.
La anterior información debe ser consignada en el formato INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS.
1.9.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA
CHEC aceptará la propuesta al oferente que obtenga la mayor puntuación, siempre y cuando cumpla con todos los requerimientos descritos en la solicitud de ofertas.
Si ninguna de las ofertas se ajusta a los intereses económicos de CHEC, las ofertas podrán
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ser rechazadas sin necesidad de dar explicación o contraprestación a los oferentes.
Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC.
Si es del caso, CHEC podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico.
1.9.6.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA
Se podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más ofertas elegibles y se considere que se pueden obtener condiciones más favorables de carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole.
Se podrá realizar negociación directa con todos los proponentes elegibles. El equipo evaluador se reunirá con los proponentes llamados a esta etapa, con el fin de que CHEC y los proponentes conozcan en detalle los elementos de la oferta sobre los cuales se llevará a cabo la negociación y sobre los que se pretende obtener una mejora técnica, comercial, económica o de cualquier otra índole.
El negociador podrá aclarar inquietudes y listar los elementos que no han sido solicitados y que afecten el valor económico.
Una vez surtida esta etapa, se solicitará que se presente una nueva oferta con las condiciones objeto de negociación, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos.
Durante la etapa de negociación ningún proponente podrá retirar su oferta. Si el proponente guarda silencio o las respuestas no satisfacen las expectativas de CHEC, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma original y en caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los motivos que así lo indican.
1.9.6.2. AJUSTE ECONÓMICO
Cuando las propuestas recibidas sean económicamente inconvenientes, previos estudios y análisis pertinentes, el jefe de la dependencia encargada del trámite contractual decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico, siempre con arreglo a los principios señalados en el Manual de Contratación de la Empresa.
En este caso, se solicitará a los proponentes que resulten elegibles que presenten una nueva propuesta económica en sobre cerrado, dentro del término que con tal fin se fije, vencido el cual se procederá a su apertura y a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos.
Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerla más desfavorable.
