SOCINFO:
Gestión de Compras y Expedientes en las
Administraciones Públicas (III) 6 de Junio de 2007
Contenido
1.
Presentación
Las Compras Públicas El modelo global
La complejidad
2.
Nudo
Las claves del éxito El qué
El cómo
3.
Desenlace
Las ventajas de PLYCA
La Suite de Productos de PLYCA El Catálogo de Servicios de PLYCA
4.
Moraleja
Decisiones Futuro Presentació n N udo Desenlace MoralejaLas compras públicas
• La Contratación Pública Electrónica
– Comprende Administración y Empresas y está dirigida por la
Administración
– Demanda creciente por la presión institucional y normativa
– Oferta reducida:
• Desarrollos propios
• Soluciones horizontales: ERP’s, Gestión de contenidos, … • Soluciones especializadas: PLYCA
• Software como servicio: PLYCA
– Objetivos:
• Transacciones utilizando la red (contratos) • Transición al formato electrónico
• Interoperabilidad de la solución
• Rendimiento, continuidad y disponibilidad
Presentació n N udo Desenlace Moraleja
El modelo global
Presentació n N udo Desenlace MoralejaEmpresas
Empresas
Empresas
Front-Office
Front
Front
-
-
Office
Office
Back-Office
Back
Back
-
-
Office
Office
El modelo global
Presentació n N udo DesenlaceEl modelo global
Presentació n N udo Desenlace MoralejaLa complejidad
• Complejidad de la contratación pública:
– Normativa: nueva, profusa y cambiante – El Cambio es lo único cierto:
• De la tecnología • De las personas • De las organizaciones • De los procesos – Seguridad • Analfabetismo digital
• Firma Electrónica y sus servicios
– Obstáculos y Barreras de la administración electrónica – Escoger y Definir los objetivos parciales
• Back-office, Portal, Catálogos, Empresas
• Tipos de procedimiento
• Tipos de contrato
– Hay que aplicar especialización a los elementos básicos:
• Gestión de Flujos y Trabajo en grupo: Trámites complejos • Gestión Documental y archivo electrónico: Más de 200 tipos • Organización y Seguridad : Firma, Verificación, Políticas de Firma
Presentació
n
N
udo
La complejidad
• La complejidad se deshace simplificando a través de
– la Especialización basada en el Conocimiento
– la Experiencia destilada en Métodos
– la Segmentación y dar Prioridades
• La simplificación se basa en :
– Reducir, quitar lo accesorio. Hay que saber qué es accesorio
– Organizar, las actividades y las personas en función de procesos y
el uso de tecnologías
– Tiempo. Ahorrar tiempo simplifica
– Aprender. El conocimiento lo hace todo más simple
– Contextualizar. No todo lo complejo es complejo en su contexto.
– Confianza: lo simple es más creíble
– Fallo: algunas cosas siempre son complejas
– La regla de oro: simplicidad es restar lo obvio y añadir lo que tiene
sentido.
Presentació n N udo Desenlace MoralejaLas claves del éxito
•
Consiste en hacer las cosas correctas (
qué
)
de la forma correcta (
cómo
), una vez
solucionadas el resto de las cuestiones (para
qué, quién, cuándo, por qué)
•
Vamos a
reflexionar
sobre estas dos
cuestiones: qué y cómo
El éxito
Presentació n N udo DesenlaceLas claves del éxito
•
Plantee un proyecto
liderado
(responsable) con los siguientes
componentes
– Usuarios principales (contratación, intervención, gestión, servicios jurídicos y responsable de Tecnologías de la Información
•
Primero el back-office
. Verifique y controle el expediente
electrónico
•
Capacite a los agentes
que intervienen y comunique con ellos
•
Decida soluciones
no decida problemas (los problemas vienen
solos)
•
Busque la
orientación al cliente
en el procedimiento principal
(contratación). Este no es un problema de tecnología. Usa
tecnología.
•
No arregle “todos los problemas
” con una única decisión.
•
Diversifique el riesgo
de equivocarse
•
No planifique con recursos inexistentes
•
Lidere las mejoras, no el cambio
.
Lo básico
Presentació n N udo Desenlace MoralejaLas claves del éxito: el qué
•
Plan de acción:
– Por fases y áreas teniendo en cuenta las necesidades reales de la administración en cuestión
•
Implantación:
– Identidad Digital
– Solución Tecnológica: Back-Office (Gestión Documental, Organización, Flujos de tareas, Integraciones, Archivo ) Front Office (Portal,
Catálogos, Formación en Línea) Empresas (Software empresas, Estándares para la Integración con ERP’s)
– Formación y Capacitación
– Gestión del cambio y Comunicación
– Puesta en Marcha y Paso a Mantenimiento
•
Gestión de los servicios de Tecnologías de la Información
– Siguiendo las mejores prácticas de la industria
1.Plan de 2. Implantación 3. Gestión de 1.Plan de 2. Implantación 3. Gestión de
Presentació n N udo Desenlace Moraleja
•
Gestionar las prioridades
•
Comunicar y gestionar el cambio
•
Desarrollo de la especialización y utilización de
las experiencias y mejores prácticas
•
Integración de extremo a extremo
•
Rendimiento , Seguridad, Disponibilidad,
Continuidad
Las claves del éxito: el cómo
Presentació n N udo Desenlace Moraleja
Ventajas de Plyca
•
PLYCA es:
–
Suite de Productos
(permiten la modularidad):
• Basados en tecnología estándar de la industria
• Modular para permitir la integración con otros sistemas
• Interoperable técnica y semánticamente
–
Catálogo de Servicios
(permiten la
personalización):
• Basado en procesos y dirigido a cumplir con las mejores
prácticas de la industria
• Basado en la gestión de niveles de servicio
• Orientado al cliente (el departamento de contratación)
Presentació
n
N
udo
Ventajas de Plyca
•
Las ventajas de PLYCA son:
– Incorpora
especialización y experiencia
tanto en el producto
como en los servicios
– Tiene todos los elementos dispuestos para su
uso inmediato
pero con personalizaciones fáciles
– Tiene una capa de
integración con otros sistemas
– Está
orientado al cliente
(la contratación)
– Es
flexible
a partir de unas funciones completas pero que
pueden adaptarse mediante procesos de personalización
– Esta basado en estándares lo que garantizan la
interoperabilidad
– Sigue el modelo global lo que le proporciona
modularidad
para
adaptarse a las administraciones que lo implantan
– Ha generado un
grupo de usuarios
alrededor de la
contratación pública electrónica que le permite aumentar la
especialización y tener una evolución dirigida por los usuarios.
Presentació n N udo Desenlace Moraleja
La suite de productos
• PLYCA – Expedientes:
La base necesaria
– Genera el expediente electrónico
– Es el centro de la solución, la base necesaria
• PLYCA – Catálogos:
el escaparate de las empresas
– Permite la inclusión de ofertas de las empresas de sus bienes y servicios (con homologación, con ofertas indicativas o con ofertas libres)
• PLYCA – Portal :
la vía de comunicación segura y específica
con las empresas
– Permite la comunicación controlada y segura de la administración con las empresas licitadoras o adjudicatarias
• PLYCA – Empresas :
el software imprescindible para tramitar
con la administración
– Habilita a las empresas (sobre todo a las PYMES) para realizar la comunicación con la administración en formato electrónico seguro (firma electrónica, archivo de comunicaciones.. )
Presentació
n
N
udo
La suite de productos
Empresas
Empresas
Empresas
Front-Office
Front
Front
-
-
Office
Office
Back-Office
Back
Back
-
-
Office
Office
Presentació n N udo Desenlace Moraleja
El catálogo de servicios
•
Servicios de PLYCA
– Coordinación de la evolución de la suite de productos – Consultoría Estratégica de Implantación
– Manual de Calidad
– Adaptaciones y Personalización – Implantación
– Soporte al Lanzamiento
– Formación y Gestión del Cambio
– Mantenimiento Correctivo y Gestión de Entregas – Mantenimiento Evolutivo y Gestión de Cambios
– Mantenimiento Adaptativo y Gestión del Rendimiento – Soporte en línea
– Incidencias/ Problemas
– Gestión de los niveles de servicio – Gestión de la continuidad
– Gestión de la seguridad y confidencialidad
Presentació n N udo Desenlace Moraleja
Decisiones
• Las decisiones:
– Busque
sistemas completos que funcionen
(no que
funcionarán)
– Busque
especialización y experiencias
– Busque una
concepción sistémica
, mida y priorice
sus objetivos
– No decida para tener problemas en la
contratación,
decida para tener soluciones
– Busque soluciones con
orientación al cliente
en la
especialización en contratación.
Presentació n N udo Desenlace MoralejaFuturo
• Producto:
– La directiva comunitaria: Procedimientos Dialogo Competitivo, Sistemas dinámicos de adquisición, Subasta Electrónica, Gestión de Reclamaciones
– Archivo de expedientes electrónicos (próxima versión)
– Factura electrónica
– Dni Electrónico
– DataMart de contratación pública electrónica (próxima versión)
• Servicios
– Gestión de Servicios de Tecnologías de la Información siguiendo las mejores prácticas de la industria
• Grupo de Usuarios
– Reuniones periódicas
– Líneas de evolución de producto
– Líneas de personalización y valoración de servicios
Presentació
n
N
udo
Conclusión
•
PLYCA
es una
Suite de Productos
y un
Catálogo de Servicios
que permite a las
Administraciones Públicas
disponer de
todos los elementos necesarios para realizar
una
transición
a la
contratación pública
electrónica con éxito
Presentació n N udo Desenlace Moraleja
Manuel Caño Gómez
