MANUAL DE USUARIO FINAL

Texto completo

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MANUAL DE

USUARIO

FINAL

Proceso 325_TBBP_FPF_Traslado Entre Bancos

Manual paso a paso para realizar proceso de traslado de recursos

entre entidades bancarias en la plataforma AX 2012.

THE BIG BANG PROJECT 2014

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Página 2 de 22 CONTROL DE VERSIONES

Fecha Versión Observación Autor

24/10/2014 1.0 Manual de usuario final Bibiana Mendoza

02/06/2015 2.0 Afinación del manual de acuerdo al

proceso de Altipal S.A. Viviana Varilla

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Elaboró Revisó y Aprobó The Big Bang Project

Revisó y Aprobó Compañía

___________________ Bibiana Mendoza Key User Financiero de Altipal

___________________ Nancy Mira Líder de proyecto

Altipal S.A

____________________ Alba Yaneth Rodríguez

Gerente Financiero Altipal S.A.

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Página 3 de 22 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. INTRODUCCIÓN ... 4 1.1 Introducción ... 4 1.2 Propósito ... 4 1.3 Alcance ... 4

1.4 Personal Involucrado en el Diseño del Proceso ... 4

2. ASPECTOS RELEVANTES ... 5

2.1 Roles Involucrados en el Proceso ... 5

2.2 Restricciones ... 5

2.3 Dependencias ... 5

3. FLUJO DEL PROCESO ... 6

3.1 Flujo del Proceso ... 6

4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA ... 7

4.1. Paso a paso del proceso en la plataforma ... 7

4.1.1 Creación y registro de un traslado bancario ... 7

4.2.2 Registro de obligaciones financieras ... 15

5. GUIA RAPIDA DE USUARIO ... 20

5.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (325_TBBP_FPF_Traslado entre Bancos) ... 20

5.1.1 Creación y registro de un traslado bancario... 20

5.2.2 Registro de obligaciones financieras ... 21

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Página 4 de 22 1. INTRODUCCIÓN

1.1 Introducción

Este manual contiene el proceso para llevar los traslados bancarios requeridos por la compañía desde la plataforma AX2012.

1.2 Propósito

El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma de crear un traslado bancario desde la plataforma AX 2012.

1.3 Alcance

El manual contiene la información para realizar el proceso de creación y registro de un traslado bancario desde la plataforma AX2012.

1.4 Personal Involucrado en el Diseño del Proceso

Nombres-Correos Electrónicos

1. Alba Yaneth Rodríguez

(yaneth.rodriguez@altipal.com.co)

2. Consuelo Torres (consuelo.torres@altipal.com.co) 3. Dallana Sanabria (Dallana.sanabria@altipal.com.co)

4. Bibiana Mendoza (Bibiana.mendoza@altipal.com.co)

Roles

1. Gerente Financiero

2. Director Tesorería 3. Auxiliar Financiero

4. Usuario experto área financiera equipo The Big Bang

Project

Responsabilidades Implementación proceso Traslado Bancario en la plataforma

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Página 5 de 22 2. ASPECTOS RELEVANTES

2.1 Roles Involucrados en el Proceso

Rol Jefe Inmediato Rol

Director Tesorería Gerente Financiero

Auxiliar Financiero Director Tesorería

2.2 Restricciones

Ítem Descripción

R001 Debe revisarse los saldos en el portal de las entidades bancarias antes

del registro en el sistema

2.3 Dependencias

Ítem Descripción

D001 Se debe realizar la aprobación del Gerente Financiero y Director de Tesorería para realizar el traslado

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Página 6 de 22 3. FLUJO DEL PROCESO

3.1 Flujo del Proceso

FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 325_TRASLADO ENTRE BANCOS

(Subproceso de Financiera) 06 DE DICIEMBRE DE 2013

THEBIGBANGPROJECT-FPF-325

322_CUADRE DE CAJA

Ingresar y verificar los saldos en los portales bancarios

Auxiliar

Financiero Portal Bancario

Registrar y seleccionar según los saldos disponibles los bancos de donde se va hacer el traslado a los

fondos de inversion. Auxiliar

Financiero Excel

Realizar carta de autorización para dar tramite de traslado del dinero a

los fondo de inversión

Auxiliar

Financiero Word

Informar al fondo de inversión los traslados de dinero autorizados por

cada entidad bancaria. Auxiliar Financiero/ Mensajero

Correo Electrónico Entregar cartas en recepción para

su radicación en el banco Auxiliar Financiero Cartas de traslados 350_PAGO A PROVEEDORES

Crear diario contable y Registrar los traslados realizados

Auxiliar

Financiero Excel Autorizar al fondo de inversión el

retiro del dinero por el valor estipulado y a la entidad bancaria

indicada. Auxiliar Financiero

Correo Electrónico Gestionar el traslado del dinero al

banco indicado.

Fondo inversión

327_CONCILIACIÓ N BANCARIA

©Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A – The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A

324_FINANCIACIÓ N

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Página 7 de 22 4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA

4.1. Paso a paso del proceso en la plataforma

4.1.1 Creación y registro de un traslado bancario

A continuación se relaciona el paso a paso crear y registrar un traslado bancario desde la plataforma AX2012. Todos los menús, pestañas, fichas, botones y campos que no se describen en este documento para los procesos que contempla el manual son funciones que posee AX 2012 en su versión estándar pero no serán utilizados en la versión final de AX 2012 para Altipal S.A..

Paso 1. Ingresar módulo de Contabilidad

Ingresar en AX 2012 al módulo de Contabilidad General. Ruta ALT > Contabilidad General/Diarios/Diario General

Paso 2. Seleccionar el diario

De clic en el botón Nuevo, seleccione el diario 040 Nota Bancaria Traslado entre Bancos

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Página 8 de 22 De clic en el botón Líneas

Paso 3. Líneas de Diario Diligencie los siguientes datos:

Pestaña Visión general

 Fecha: Corresponde al día en que se está realizando el traslado bancario  Tipo de cuenta: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela

seleccionando Banco

 Cuenta principal: Seleccione la cuenta bancaria de donde se va a sacar el dinero.

 Descripción: Escriba una descripción “Traslado Bancario”  Crédito: Coloque el valor del traslado bancario

 Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela seleccionando Banco

 Cuenta de contrapartida: Seleccione la cuenta bancaria a donde va a ingresar el dinero.

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Página 9 de 22 Pestaña Pago

Seleccione el Tipo de transacción Bancaria 026 Traslados entre cuentas, y en el campo Referencia del pago digite el Nit del Altipal “800186960”

Paso 4. Validar Diario

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Página 10 de 22 De clic en “Cerrar”.

Paso 5. Enviar Diario para ser Aprobado

Cierre el diario y de clic en el botón Enviar ubicado en la franja amarilla

Aparece una ventana para escribir un comentario. Indique a que corresponde el traslado y de clic en el botón Enviar

Paso 6. Notificación del traslado

Al Director de Tesorería o Gerente Financiero le llegará una notificación para aprobar el diario de traslado bancario. Dar clic sobre este mensaje.

Si no logra visualizar el mensaje, en la parte inferior puede dar clic en la campana de notificaciones.

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Página 11 de 22 Una vez da clic en cualquiera de las dos opciones antes mencionadas, en el formulario seleccione la tarea y de clic en el botón “Ir a Origen”.

Paso 7. Aprobar Diario

El Director de Tesorería o Gerente Financiero puede ingresar a las líneas del diario para validar las cuentas bancarias y valores. Una vez valide la información debe cerrar el diario y en la franja amarilla en el botón Acciones puede seleccionar una de las siguientes opciones: Aprobar, Rechazar, Solicitar cambio, Delegar, Recuperar o Ver Historial

 Si se selecciona Aprobar aparece el siguiente cuadro de diálogo, donde se puede digitar un comentario y se da clic en “Aprobar”.

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Página 12 de 22  Si se selecciona Rechazar aparece el siguiente cuadro de diálogo, escriba un

comentario del porque se rechaza, de clic en “Rechazar”.

 Si se selecciona Solicitar Cambio aparece el siguiente cuadro de diálogo donde debe seleccionar el usuario y se debe digitar el cambio que se solicita. De clic en “Solicitar cambio”

 Si se seleccionar Delegar, aparece el siguiente cuadro de diálogo donde debe seleccionar el usuario a quien se va delegar y se puede digitar comentario. De clic en “Delegar”

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Página 13 de 22  La opción “Recuperar”, solo la puede visualizar el originador del diario y se

utiliza para detener el flujo de aprobación.

Paso 8. Registrar el diario.

Para cualquiera de las opciones seleccionadas anteriormente por el Director de Tesorería o Gerente Financiero, al originador del diario le llega una notificación con la opción seleccionada. De clic sobre este.

Si no logra ver el mensaje, puede dar clic en el botón de notificaciones ubicado en la parte inferior, ubicarse en la tarea y dar clic en el botón ir a origen

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Página 14 de 22 El sistema lo lleva al diario, de clic en el botón Registrar y seleccione la opción Registrar

Aparece un mensaje donde se indica el número de asientos registrado. De clic en el botón Cerrar. Cierre el diario.

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Página 15 de 22 4.2.2 Registro de obligaciones financieras

A continuación se presenta el paso a paso para registrar los créditos de tesorería otorgados por las entidades financieras.

Paso 1. Ingresar módulo de Contabilidad

Ingresar en AX 2012 al módulo de Contabilidad General. Ruta ALT > Contabilidad General/Diarios/Diario General

Paso 2. Seleccionar el diario

De clic en el botón Nuevo, seleccione el diario 041 Nota Bancaria Consignación

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Página 16 de 22 Paso 3. Líneas de Diario

Diligencie los siguientes datos:

Pestaña Visión general

 Fecha: Corresponde al día en que se está realizando la obligación bancaria  Tipo de cuenta: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela

seleccionando Proveedor

 Cuenta principal: Seleccione el nit del Banco que está desembolsando el crédito.

 Descripción: Escriba la descripción “Crédito de Tesorería Nro. XXX Banco XXX”. Ejemplo Crédito de Tesorería 001050 Bancolombia.

 Crédito: Coloque el valor del crédito otorgado por el Banco.

 Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela seleccionando Banco

 Cuenta de contrapartida: Seleccione la cuenta bancaria a donde va a ingresar el dinero.

De clic en el botón dimensión financiera seleccione la opción Cuenta y seleccione el Sitio S012.

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Página 17 de 22 Posteriormente de clic en el botón Dimensiones financieras y en la opción Cuenta de contrapartida seleccione el Sitio S012 Bogotá y la Zona de Ventas Z0002

Pestaña Factura

Seleccione el Perfil de contabilización 062 Pagares Por Pagar

Pestaña Pago

Seleccione el Tipo de transacción Bancaria 035 Abono desembolso de Crédito, y en el campo Referencia del pago digite el número de la obligación generada

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Página 18 de 22 Paso 4. Validar Diario

De clic en el botón Validar – Validar

De clic en “Cerrar”.

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Página 19 de 22 De clic en el botón Registrar – Registrar.

De clic en Cerrar

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Página 20 de 22 5. GUIA RAPIDA DE USUARIO

5.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (325_TBBP_FPF_Traslado entre Bancos)

5.1.1 Creación y registro de un traslado bancario

1. Ingrese a la ruta Contabilidad General/Diarios/Diario General 2. De clic en el botón Nuevo

3. Seleccione el diario 040 Nota Bancaria Traslado entre Bancos 4. De clic en el botón Líneas

5. Fecha: Corresponde al día en que se está realizando el traslado bancario 6. Tipo de cuenta: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela

seleccionando Banco

7. Cuenta principal: Seleccione la cuenta bancaria de donde se va a sacar el dinero.

8. Descripción: Escriba una descripción “Traslado Bancario” 9. Crédito: Coloque el valor del traslado bancario

10.Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela seleccionando Banco

11.Cuenta de contrapartida: Seleccione la cuenta bancaria a donde va a ingresar el dinero.

12.De clic en la pestaña Pago

13.Seleccione el Tipo de transacción Bancaria 026 Traslados entre cuentas bancarios

14.En el campo Referencia del pago digite el Nit de Altipal 800186960 15.De clic en el botón Validar y seleccione la opción Validar

16.Cierre el mensaje 17.Cierre el diario

18.De clic en el botón Enviar

19.Digite mensaje y de clic en el botón Enviar

20.Dar clic en el botón de Notificaciones (Director de Tesorería) 21.Ubicarse en la tarea

22.Dar clic al botón ir a origen 23.Dar Clic en el Botón Acciones 24.Seleccionar la opción Aprobar

25.Escribir Mensaje y dar Clic en Aprobar

26.Dar clic en el botón de Notificaciones (Auxiliar Financiero) 27.Dar Clic en el Botón Registrar y seleccionar la opción registrar. 28.Cierre el Mensaje.

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Página 21 de 22 5.2.2 Registro de obligaciones financieras

1. Ingrese a la ruta Contabilidad General/Diarios/Diario General 2. De clic en el botón Nuevo

3. Seleccione el diario 041 Nota Bancaria Consignación 4. De clic en el botón Líneas

5. Fecha: Corresponde al día en que se está realizando la obligación bancaria 6. Tipo de cuenta: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela

seleccionando Proveedor

7. Cuenta principal: Seleccione el proveedor del Banco que está desembolsando el crédito.

8. Descripción: Escriba la descripción “Crédito de Tesorería Nro. XXX Banco XXX”. Ejemplo Crédito de Tesorería 001050 Bancolombia.

9. Crédito: Coloque el valor del crédito otorgado por el Banco.

10.De clic en el botón dimensión financiera – Cuenta y seleccione el Sitio S012.

11.Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela seleccionando Banco

12.Cuenta de contrapartida: Seleccione la cuenta bancaria a donde va a ingresar el dinero.

13.De clic en la pestaña Factura

14.Seleccione el Perfil de contabilización 062 Pagares Por Pagar 15.De clic en la pestaña Pago

16.Seleccione el Tipo de transacción Bancaria 035 Abono desembolso de Crédito

17.En el campo Referencia del pago digite el número de la obligación generada

18.De clic en el botón Validar y seleccione la opción Validar 19.Cierre el mensaje

20.De Clic en el Botón Registrar y seleccionar la opción registrar. 21.Cierre el Mensaje.

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Página 22 de 22 6. GLOSARIO DE TERMINOS 6.1 Glosario de Términos Término Concepto Traslado bancario

Corresponde al traslado de recursos que se realiza de una entidad bancaria a otra.

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