Facultad Regional Multidisciplinaria, Matagalpa.
Departamento de Ciencias Económicas y Administrativas
SEMINARIO DE GRADUACIÓN
Para optar al Título de Licenciatura en Contaduría Pública y Finanzas
Tema:
Sistema Contable en las Empresas de los Departamentos de
Matagalpa y Jinotega en año 2015
Subtema:
Sistema Contable de La “Cooperativa Multisectorial Maracuyá del
Norte R.L", del municipio de San Ramón, departamento de
Matagalpa en el I semestre del año 2015.
Autoras:
Rosa María Hernández Sánchez
Yaritza Alimar Rivera Rivera
Tutor:
Tema:
Sistema Contable en las Empresas de los Departamentos de
Matagalpa y Jinotega en el año 2015.
Subtema:
Sistema Contable de La “Cooperativa Multisectorial Maracuyá del
Norte R.L", del municipio de San Ramón, departamento de
INDICE
DEDICATORIA ... I
DEDICATORIA ... I
AGRADECIMIENTO ... II
VALORACIÓN DEL DOCENTE... III
RESUMEN ... IV I. INTRODUCCION ... 1 II. JUSTIFICACION ... 2 III. OBJETIVOS ... 3 IV. DESARROLLO ... 4 4.1SISTEMACONTABLE ... 4 4.1.1 Concepto... 4 4.1.2 Importancia ... 4 4.1.3 Características ... 5
4.1.4 Tipos de Sistemas Contables ... 6
4.1.4.1 Manuales ... 6
4.1.4.2 Sistemas Contables Computarizados ... 7
4.1.5 Marcos de Referencia Contable ... 9
4.1.5.1 Normas Internacionales de Información Financiera ... 9
4.1.5.2 Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados ... 9
4.1.5.3 Normas Internacionales de Contabilidad ... 10
4.1.6 Bases de Registro de Operaciones ... 11
4.1.6.1 Base de efectivo ... 11
4.1.6.2 Base de Devengado ... 12
4.2ELEMENTOSDELSISTEMACONTABLE ... 13
4.2.1 Catálogo de Cuentas ... 13
4.2.2 Instructivo del Catálogo de Cuentas ... 14
4.2.4 Manual de Control Interno ... 17
4.2.5 Manual de Políticas y Procedimientos ... 18
4.1.7 Libros Contables ... 20 4.2.6.1 Libro Diario ... 20 4.2.6.2 Libro Mayor... 21 4.2.7 Estados Financieros ... 22 4.2.7.1 Balance General ... 22 4.2.7.2 Estado de Resultado ... 23
4.2.7.3 Estado de Cambio en el Patrimonio ... 24
4.2.7.4 Estado de Cambio en la Situación Financiera... 25
4.2.7.5 Estado de Flujo de Efectivo ... 25
4.2.7.6 Estado de Costo de Producción... 26
4.2.8 Formatos y registros ... 27
4.3PROCEDIMIENTOSCONTABLES ... 29
4.3.1 Concepto... 29
4.3.2 Cuentas ... 30
4.3.3 Reglas de Cargo y Abono. ... 30
4.3.4 Procedimientos para Ingresos ... 31
4.3.5 Procedimiento para Egresos ... 34
4.3.6 Proceso Productivo ... 39
4.3.6.1: Proceso de Producción: ... 39
4.3.6.2: El costo de producción ... 39
4.3.6.3: Importancia de los Costos. ... 40
4.3.6.4: Clasificación de los costos ... 40
4.3.6.5: Carta Tecnológica del Maracuyá ... 42
4.3.6.6: Costos de la Producción del Maracuyá ... 47
4.4COOPERATIVAS ... 52
4.4.1 Organización ... 52
4.4.1.1 Definición ... 52
4.4.1.2. Misión ... 53
4.4.1.4 Propósito ... 55 4.4.1.5 Características ... 55 4.4.1.6 Organigrama ... 56 4.4.1.7 Beneficios ... 58 4.4.1.8 Tipos de Cooperativas ... 59 4.4.1.8.1 Multisectorial ... 59 4.4.1.8.2 Multifuncional ... 60 4.4.1.8.3 Servicios múltiples ... 60 4.4.1.9 Base legal ... 61 4.4.1.9.1 Constitución ... 61 4.4.1.9.2 Legalización ... 62 4.4.1.9.3 Registro... 63 4.4.1.9.4 Prohibiciones... 66
4.5 DEBILIDADESYFORTALEZASDELSISTEMACONTABLEDELA COOPERATIVA... 69
V. CONCLUSIONES. ... 71
VI. BIBLIOGRAFIA ... 73
Dedicatoria
Dándole gracias a Dios por ser nuestro creador intelectual, el que guía nuestros pasos y nos da fuerzas para seguir adelante, quiero dedicar este Seminario a las personas importantes que él ha puesto en mi camino:
A mis Padres: Richard Rafael Rivera Ruiz y Luz Marina Rivera Lagos, por ser las personas que me han impulsado, me vieron crecer, me han trasmitido consejos que han hecho superarme como persona y me han dado su confianza, fuerza y seguridad, para que me desarrolle profesionalmente, y estar ahí cuando más he necesitado de ellos.
A mi Hija: Aylín Nohelia Urbina Rivera, por ser la personita que me da fuerzas para superarme y el motor que me impulsa hacia el futuro, gracias por haber venido en el mejor momento de mi vida.
A mi Esposo: Noel Urbina Tòrrez, por darme apoyo moral y estar ahí cuando necesite de una persona que me escuchara, me diera ánimo de seguir con mi lucha y estar a mi lado a pesar de todas las adversidades.
A mis Hermanos: Rodrigo y Richard, por haberme dado apoyo moral en el transcurso de mi recorrido, quiero decir que espero y sigan mis pasos para que seamos un ejemplo de vida.
A mis Profesores gracias por tener la paciencia de enseñarnos con esmero sus capacidades, e ímpetu intelectual que poseen para impartir sus conocimientos con los dicentes, aprendices que se están abriendo puertas como profesionales.
A mis Compañeras: Rosa María Hernández, gracias por haber confiado en mí, así como en mis habilidades como debilidades que poseo, por haberme acompañado en mi jornada final y Jasuara Escoto Traña por ser mi fiel amiga, mi confidente; una verdadera amiga como tú puede ver el dolor en mis ojos aunque finja una sonrisa.
Muchas Gracias por Confiar en mi Persona.
Dedicatoria
A Dios por ser mi guía y mi creador, el ser que me dio la vida, por darme sabiduría y ayudarme a llegar hasta donde estoy, porque si no fuera por él hoy estuviese en otro lugar y no terminando mis estudios.
A mi Mamá por el apoyo moral que me ha dado a lo largo de todos estos años y la enseñanza que supo darme desde mi niñez para que llegara a coronar mis estudios de forma satisfactoria.
A mis Hermanos que con sus pequeños detalles me apoyaron en esta larga jornada de mi carrera, a ellos les deseo éxito en su camino y que suigan adelante para que lleguen a triunfar en la vida.
A mis maestros que me formaron técnica y profesionalmente durante mi carrera y me instruyeron en actitudes éticas y morales para poder desenvolverme adecuadamente en el campo laboral.
Agradecimiento
Agradecemos a Dios por la vida, la sabiduría y el entendimiento que nos ha dado y habernos permitido realizar este trabajo de forma satisfactoria.
A nuestros Padres por habernos apoyado durante toda nuestra vida y ser un ejemplo de lucha y entrega en las metas y propósitos que existen en la vida, por enseñarnos que siempre debemos esforzarnos y no desmayar hasta lograr nuestros objetivos.
A nuestro Tutor MSc. Manuel de Jesús González García, por habernos dirigido en la elaboración, corrección y análisis de este Seminario, por instruirnos correctamente y brindarnos la ayuda necesaria en todo momento.
A la Cooperativa COMANOR R.L, por haber abierto sus puertas y brindarnos toda la información necesaria para la elaboración y redacción del presente trabajo, por la atención brindada y por la cortesía mostrada en las entrevistas realizadas, por medio de las cuales se hizo posible el análisis de aspectos significativos en la investigación.
Rosa María Hernández Sánchez
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE NICARAGUA, MANAGUA FACULTAD REGIONAL MULTIDISCIPLINARIA MATAGALPA DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
VALORACIÓN DEL DOCENTE
Toda actividad empresarial, implica la ejecución de un Sistema Contable que permita obtener información sobre la posición de la empresa, orientar el buen funcionamiento, control y correcto registro de sus operaciones para cumplir con las necesidades de información de la gerencia.
El Sistema Contable se convierte en un medio de información para conocer la situación financiera y económica de la organización, esta información constituye uno de los elementos importantes para la toma de decisiones por parte de las personas responsable del buen funcionamiento de la entidad.
Nicaragua ha sido por excelencia un país de vocación agropecuaria; es precisamente en este campo donde descansa una parte importante de la economía nacional en cuanto a producción de alimentos para la población, generación de empleo, de exportaciones y de divisas.
La Contabilidad Agropecuaria es el punto de partida para obtener la información
confiable sobre el entorno que involucra al proceso de la producción, estableciendo adecuados controles y reuniendo una adecuada información que sirva a éste para la toma de decisiones. Todo sector agropecuario debe hacer uso de la contabilidad, cualquiera que sea la importancia de su explotación, ya que así obtendría una mayor comprensión del resultado económico y a la vez tiene un mejor conocimiento para determinar si debe seguir en su cultivo actual, diversificarlo, combinarlo o arrendar la tierra.
El Seminario de Graduación “SISTEMA CONTABLE DE LAS EMPRESAS DE LOS DEPARTAMENTOS DE MATAGALPA Y JINOTEGA EN EL 2015” para optar al Título de Licenciatura en Contaduría Pública y Finanzas, cumple con todos los requisitos metodológicos basados en la estructura y rigor científico que el trabajo investigativo requiere.
________________________________ M Sc. Manuel de Jesús González García
Resumen
El presente trabajo trata del Sistema Contable en la Empresa Agropecuaria “Cooperativa Multisectorial Maracuyá del Norte (COMANOR, R.L) del Municipio de San Ramón, Departamento de Matagalpa en el I semestre del 2015”.El objetivo de la investigación es analizar el Sistema Contable de la Empresa Agropecuaria “Cooperativa Multisectorial Maracuyá del Norte ( COMANOR, R.L) del Municipio de San Ramón, Departamento de Matagalpa en el I semestre del 2015”, ya que se considera de vital importancia para el sector agropecuario contar con un Sistema Contable que contribuya al funcionamiento de las operaciones que realiza la Cooperativa y pueda proporcionar información confiable y oportuna al momento de la toma de decisiones de la Asamblea General. Basándonos en los resultados obtenidos en la investigación se logró determinar que la Cooperativa tiene un Sistema Contable eficiente y definido que se adecua al giro y necesidades de la Cooperativa, que proporciona la información confiable para elaborar sus Estados Financieros. La Cooperativa utiliza procedimientos contables para el registro de Ingresos, Costos y Gastos. Se le propone a la Cooperativa diseñar un Manual de Control Interno, que le permita mejorar su Sistema Contable, y el funcionamiento sea más eficiente tanto contable como administrativamente se refiere; a su vez se recomienda diseñar un Manual de Control Interno y un Manual de Funciones que contribuya a la correcta selección y asignación de cargos del personal que desee contratar la Cooperativa COMANOR R, L.
I.
INTRODUCCION
El presente trabajo aborda el tema Sistemas Contables en las Empresas de Matagalpa y Jinotega en el año 2015, con el objetivo de analizar el Sistema Contable de la Empresa Agropecuaria “Cooperativa Multisectorial Maracuyá del Norte R.L (COMANOR)”, del municipio de San Ramón, Departamento de Matagalpa, en el I semestre del año 2015.
Un Sistema Contable son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de la empresa, manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada y registrada.
A nivel mundial se encontraron antecedentes en 2009 en el Salvador, en 2012 en Ecuador, a nivel nacional se encontró en 2014 tesis en Managua, Nicaragua y a nivel departamental se encontró en la biblioteca de la UNAN– FAREM Matagalpa Seminario de graduación en el cual se abordó el tema Sistemas Contables y Control Interno en las cooperativas del departamento de Matagalpa, el cual se pudo determinar que no existía un Sistema Contable en esta Cooperativa del departamento de Matagalpa.
La investigación tiene un enfoque cuantitativo con técnicas cualitativas, de tipo descriptivo y de corte transversal; Para la recolección de la información se aplicó el Método Teórico y Conocimiento Empírico, utilizando como instrumentos entrevistas las que fueron dirigidas al Presidente, Contador y Técnico de Producción de la Cooperativa (ver anexos 2, 3 y 4), también se aplicó Guía de Observación (ver anexo 5), que se logró aplicar en las visitas realizadas; la población está conformada por las Empresas Agropecuarias de los departamentos de Matagalpa y Jinotega, tomando como muestra la Cooperativa COMANOR R.L, la cual se seleccionó a conveniencia, teniendo como variable de estudio Sistema Contable y Cooperativa. (ver anexo 1)
II.
JUSTIFICACION
El presente trabajo investigativo está centrado en los sistemas contables en las empresas de Matagalpa y Jinotega, con el propósito de evaluar la estructura del Sistema Contable en la empresa agropecuaria "Cooperativa Multisectorial Maracuyá del Norte R.L (COMANOR R.L).
Se considera que es de vital importancia para el sector agropecuario, contar con un Sistema Contable que contribuya al funcionamiento de las operaciones que realiza la Cooperativa, el no tener un sistema contable trae consigo consecuencias significativas que afectan de manera negativa la información financiera de la cooperativa.
El documento ayudará a desarrollar los conocimientos adquiridos a lo largo de nuestra formación profesional, a su vez servirá a la Cooperativa Agropecuaria COMANOR R.L en la valoración del Sistema Contable que posee según investigación realizada; también servirá como bibliografía para estudiantes de la universidad que requieran información acerca del tema que se hace mención, principalmente a los alumnos de Ciencias Económicas y Administrativas en futuras investigaciones a desarrollar.
III.
OBJETIVOS
General:
Analizar el Sistema Contable de la Empresa Agropecuaria “Cooperativa Multisectorial Maracuyá del Norte R.L (COMANOR)”, del municipio de San Ramón, Departamento de Matagalpa, en el I semestre del año 2015.
Específicos:
Describir los Elementos del Sistema Contable en la Cooperativa Multisectorial Maracuyá del Norte R.L.
Identificar los Procedimientos Contables que se implementan en la Cooperativa Multisectorial Maracuyá del Norte R.L.
Determinar Fortalezas y Debilidades del Funcionamiento del Sistema Contable en la Cooperativa Multisectorial Maracuyá del Norte R.L.
Proponer alternativas de solución a dificultades encontradas en el Sistema Contable de la Cooperativa Multisectorial Maracuyá del Norte R.L.
IV.
DESARROLLO
4.1 SISTEMA CONTABLE
La literatura en el área de sistemas es bastante amplia y enfoca la definición de lo que constituye un sistema en una forma más o menos similar.
4.1.1 Concepto
Según (Bamber, Harrison, & Horgren, 2003), El sistema de información contable es la combinación de personal registros y procedimientos que utilizan las empresas para sus datos financieros.
De lo anterior se pude decir que los sistemas contables son las bases fundamentales, sobre la cual descansa la confiabilidad de la información financiera de la empresa, ya que resume la información de tal manera que sea comprensible y útil para los usuarios de la información.
4.1.2 Importancia
El uso de los Sistemas Contables resulta una herramienta de gran importancia para el ejercicio de la profesión de los especialistas de la carrera Contabilidad y Finanzas, pues facilita y contribuye a la eficacia de los procesos de la empresa, el hecho de no dominar las particularidades de su uso, limita las competencias del profesional. (Almira, 2009)
Según lo afirmado por Almira los Sistemas Contables resultan de gran utilidad para los profesionales de la contabilidad, ya que permite que el trabajo se realice con eficacia, lo que dará como resultado que se tomen buenas decisiones en la empresa, a su vez establece que no dominar cada uno de sus partes o componentes limita tanto al profesional, como el funcionamiento de la empresa.
En COMANOR R.L, se considera que un Sistema Contable tiene gran importancia para el control y registro de las operaciones que diariamente realiza la
Cooperativa, ya que de esta forma se podrá obtener información confiable y oportuna en cualquier momento.
4.1.3 Características
Un buen sistema ya sea manual o computarizado, incluye control, compatibilidad, flexibilidad y relación de costo sobre beneficio favorable.
Los administradores necesitan control de las operaciones. Los controles internos son los metodos y procedimientos usados para autorizar transacciones y salvaguardart los activos.
Un sistema compatible es uno que funciona apropiadamente con las operaciones, personal y estructura organizacional de una empresa.
Un sistema bien diseñado es flexible si se adapta a los cambios sin tener que modificarlo por completo.
Compatibilidad y flexibilidad cuesta dinero los administradores luchan por un sistema que generen beneficios maximos con costo minimos,es decir que tenga relacion de costo sobre beneficio favorable. (Bamber, Harrison, & Horgren, 2003)
Lo anterior se refiere a que un Sistema Contable debe proporcionar información resumida y confiable, y que más que cualquier otra función u otro beneficio que proporcione un sistema ese es el principal; sobre el cual se desprende toda la información que se pueda necesitar en la toma de decisiones de una entidad.
La Cooperativa COMANOR R.L posee un sistema flexible y compatible que se adapta a las necesidades de su giro comercial y le permite en todo momento brindar información útil e importante para tomar las mejores alternativas de
solución que más convenga según la situación que se esté tratando ante los socios y la Asamblea General.
A continuación se presenta un esquema que muestra alguna de las características de un Sistema Contable, el cual es importante que estas se cumplan para la eficiencia del mismo.
4.1.4 Tipos de Sistemas Contables
4.1.4.1 Manuales
Según (Bamber, Harrison, & Horgren, 2003), en un sistema manual el procesamiento incluye registrar las transacciones en el diario, efectuar su pase a las cuentas y preparar los estados financieros.
Esto se refiere a que la persona encargada de la contabilidad, deberá anotar en los diferentes soportes de la empresa las operaciones que realiza, de manera manual, sin necesidad de ingresar los datos en otro lado, más que en papeles que mostraran los movimientos contables que ha tenido durante el día.
Compatibilidad:Tienen la aptitud para unirse a trabajar con un mismo metodo del código interno dentro de la cooperativa
Flexibilidad: Tienen la disposición de ceder o bien acomodarse con facilidad al dictamen en la cooperativa.
Figura 1: Características del sistema contable
La Cooperativa COMANOR R.L realiza operaciones manuales tales como: registro de Ventas en Facturas, Ingresos de la producción de Maracuyá y recibos oficiales de Caja por pagos realizados por los Clientes.
4.1.4.2 Sistemas Contables Computarizados
Según, (Bamber, Harrison, & Horgren, 2003) los sistemas contables computarizados han sustituido a los manuales en muchas organizaciones, las tres etapas del procesamiento de datos (entradas, procesamiento y salida).
Figura 2: Etapas del procesamiento de Datos Fuente: (Bamber, Harrison, & Horgren, 2003)
Las entradas son los datos provenientes de los documentos fuente. Tambien ocurre el procesamiento en el sistema computarizados pero sin los datos intermedios (Diario, Mayor y Balanza de Comprobación). Las salidas son los informes usados en la toma de decisiones incluidos los estados financieros.
Según lo anterior podemos decir que los sistemas contables computarizados tienen una importancia muy significativa en la actualidad, ya que en pleno siglo XXI se ha vuelto un hábito en las empresas llevar una contabilidad computarizada que permita un acceso fácil y rápido a la información contable.
Actualmente la Cooperativa COMANOR R.L posee un Sistema Computarizado llamado SISCONT, en el cual realizan registros de las transacciones realizadas diariamente en cuanto a su actividad comercial se refiere, lo que facilita un mejor control en sus operaciones, para ubicar toda la información de una manera más rápida sin tanto esfuerzo.
Entradas (Datos) Procesamiento (Contabilidad) Salidas (Informes)
Según guía de observación se logró observar que la Cooperativa posee un Sistema Manual Computarizado llamado SISCONT, que le permite registrar las transacciones realizadas a diario en la misma
El siguiente grafico refleja los tipos de sistemas contables que pueden existir en cualquier empresa. La Cooperativa utiliza ambos sistemas ya que algunos soportes son llenados manualmente como muestra la flecha izquierda; así mismo utilizan el sistema SISCONT que les facilita la elaboración de los Estados Financieros que se presentan en el periodo contable.
Figura 4: Tipos de sistemas contables
Fuente: Construcción propia, a partir de encuestas realizadas.
Manuales: -Facturas
-Ingresos de producción -Recibo oficial de caja
Computarizados: -SISCOM es aqui donde registran todas las transacciones
relizadas en el día en la cooperativa
Figura 3: Sistema Computarizado SISCONT
4.1.5 Marcos de Referencia Contable
4.1.5.1 Normas Internacionales de Información Financiera
La IASCF plantea que las NIIF establecen los requisitos de reconocimiento, medición, presentación e información a revelar que se refieren a las transacciones y sucesos económicos, tanto en sectores comunes como en específicos, que son importantes en los estados financieros de propósito general así como en otras informaciones financieras, de todas las entidades con ánimo de lucro. Es de aclarar que las NIIF no aplican a entidades sin ánimo de lucro (público y privado) ni a las Administraciones públicas, pero si las consideran pueden encontrarlas apropiada para su aplicación. (Mora, 2014)
Estás normas son importantes, ya que orienta la forma adecuada de presentar los estados financieros de la empresa, esto es de utilidad al momento del análisis de la información por parte de los usuarios de la misma, lo que ayudara a tomar decisiones acertadas que contribuirán al desarrollo de la empresa.
La Cooperativa COMANOR R.L, no utiliza las NIIF, debido a que estas normas son para las entidades con fines de lucro y las cooperativas no obtienen plusvalía o ganancia en sus operaciones.
4.1.5.2 Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) son definidos por el IMCP como “guías de acción” a las que se les adjudica poder explicativo y de predicción, y no “verdades fundamentales o absolutas”. Otra definición emitida por el mismo IMCP nos dice que son “conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación de lo económico; las bases de cuantificación de las operaciones; y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros”
Los PCGA son aplicables a la hora de transformar datos en información, para posteriormente presentar ésta de forma adecuada. Pero al evaluar la teoría contable nos encontramos con que hay diferentes corrientes teóricas que por sus enfoques, metodologías y criterios, hacen que la contabilidad de cada una de las empresas sea sustancialmente distinta entre sí, aunque dichas empresas pertenezcan al mismo sector y dimensión. (Mares, 2010)
Los PCGA, son normas y reglas que indican la manera adecuada de que la información se presente de forma confiable y oportuna, esto se realiza a través de ocho principios que rigen la contabilidad y que deben cumplirse cabalmente para que la información se encuentre disponible cuando sea requerida.
En la COMANOR R.L, se utilizan los PCGA para presentar la información financiera, ya que facilita la comprensión de cada uno los registros que se realizan diariamente en la Cooperativa, permite que los Estados Financieros se presenten de manera ordenada y detallada en cada Periodo Contable.
En la Cooperativa se lograron identificar algunos de los PCGA tales como el Principio de Entidad, ya que la Cooperativa posee Razón Social, se identificó el Principio de Consistencia, ya que utilizan la Base de Efectivo para todas sus operaciones, el Principio de Negocio en Marcha, ya que la Cooperativa tiene el objetivo de seguir adelante en sus operaciones, también se identificó el Principio de Unidad Monetaria, ya que presentan sus Estados Financieros en córdobas, y finalmente se identificó el Principio de Periodo Contable, ya que presenta sus Estados Financieros según el Periodo Fiscal.
4.1.5.3 Normas Internacionales de Contabilidad
Las Normas Internacionales de Contabilidad, surgen siendo su principal objetivo la uniformidad en la presentación de las informaciones en los estados
financieros, sin importar la nacionalidad de quien los estuviere leyendo e interpretando. El éxito de las NIC se centra en que las normas se han adaptado a las
necesidades de los países, sin intervenir en las normas internas de cada uno de ellos. (García, 2005)
Estas normas son de utilidad internacionalmente, debido a que establece una sola presentación de Estados Financieros para todos los países. De manera que la información presentada en un país pueda ser fácilmente comprendida por otro, en caso de tener empresas sucursales en otros países y tener la sede central en otro distinto al mismo.
COMANOR R.L, no utiliza estas normas, ya que la Cooperativa utiliza los PCGA, los que le permiten realizar sus actividades de manera eficiente y eficaz conforme los criterios que ellos ha adoptado.
4.1.6 Bases de Registro de Operaciones
En términos generales, el registro de las operaciones en la contabilidad puede efectuarse sobre dos bases:
Base de Efectivo Base de Devengado 4.1.6.1 Base de efectivo
El registro contable de la operación se efectúa precisamente, cuando se hace el cobro o el pago que corresponda. Por ejemplo, este sistema se aplica en los sistemas de pólizas de diario y caja o en el de diario, entradas y salidas de caja, en los que las pólizas se formulan precisamente en la fecha de recepción o en la de pago de efectivo que liquide la operación que se trate.(Sastrias, 2008).
Esta Base es útil debido a que los gastos deben registrarse en el momento que se pagan, pero al mismo tiempo tiene una desventaja ya que si los gastos fueron adquiridos en una fecha diferente a la que se pagó, los resultados que se obtengan al final del ejercicio serán incorrectos, motivo por el cual las empresas deben saber decidir muy bien acerca de qué base se utiliza en la entidad.
La Cooperativa COMANOR R.L utiliza la Base de Efectivo ya que registra los cobros y pagos en el momento que surgen en la cooperativa; a ellos les resulta más fácil registrar las transacciones de esa manera en el momento que surgen producto de actividades de la Cooperativa.
4.1.6.2 Base de Devengado
Los ingresos quedan registrados dentro del mes que corresponden y, por tanto, los resultados que se obtengan al final del ejercicio son los correctos. (Sastrias, 2008).
La base de este sistema permite que la contabilidad proporcione los resultados verdaderos, considerando los ingresos en la fecha que fueron devengados, y no en la que fueron cobrados este procedimiento se considera el correcto debido a que los gastos como ya se mencionó antes se registran en la fecha que se celebran, independientemente de que se efectúen los pagos en fechas posteriores.
En la Cooperativa COMANOR R.L, no utilizan la Base de Devengado, por tanto no provisionan los Gastos, ya que los Gastos se registran en el momento que se pagan sin tomar en cuenta la fecha en que fueron adquiridos por la Cooperativa, esto lo realizan para llevar un mejor control del efectivo.
A continuación se presenta una figura que representa las dos bases de registro contable que existen; la cual se destaca la base de efectivo que es la utilizada en COMANOR R.L
La cooperativa afirmo que se utiliza la base de efectivo, realizan
los registro de
compra de fertilizante para la producción hasta la fecha en que liquiden la deuda.
La cooperativa no
utiliza la base de devengado, porque no provisionan los gastos,
los pagan en el
momento que surgen.
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4.2 ELEMENTOS DEL SISTEMA CONTABLE 4.2.1 Catálogo de Cuentas
El catálogo de cuentas representa la estructura del sistema contable. Este catálogo es una lista que contiene el número y el nombre de cada cuenta, que se usa en el sistema de contabilidad de una entidad económica. Dicho listado debe relacionar los números y los nombres o títulos de las cuentas y estas deben colocarse en el orden de las cinco clasificaciones básicas: activo, pasivo, capital, ingreso y gasto. Generalmente en este catálogo las cuentas de activo comienzan con el número uno, las cuentas de pasivo con el dos, las de capital con tres, las de ingreso con cuatro y las de gastos con cinco. (Guajardo & Andrade, 2008).
Todo lo anterior se refiere a un listado de cuentas que la empresa posee de acuerdo a su rubro o giro comercial, el registro de todos los movimientos que realiza la empresa dependen del dominio que el contador tenga del Catálogo, lo que permitirán registrar las transacciones de manera adecuada, según las cuentas existentes en el Catálogo de la entidad.
La Cooperativa COMANOR R.L, posee un Catálogo de Cuentas numérico y se clasifica en corriente y no corriente; está en función de las actividades que realiza la misma, cada una de las cuentas de este catálogo permiten registrar sus operaciones, a su vez le permite llevar un mejor control de los recursos y obligaciones que posee, lo que también trae consigo un mejor orden en la
Figura5: Bases de Registro
Catálogo
de
Cuentas
Activos Pasivos Capital Ingresos GastosSegún guía de observación se logró observar el catálogo de cuentas, ya que fue mostrado de manera física, lo que nos proporcionó una idea más amplia de las actividades que se realiza en la Cooperativa.
La siguiente figura muestra cada uno de las clasificaciones que posee el catálogo de cuentas, lo que facilita la contabilización de las transacciones que realiza la Cooperativa.
Figura 6: Catálogo de Cuentas
Fuente: Autoría propia a partir de (Guajardo & Andrade, 2008)
4.2.2 Instructivo del Catálogo de Cuentas
El manual contable también llamado guía de contabilización representa la estructura del sistema de contabilidad de una entidad económica. Se trata de un documento independiente en el que además de los números y títulos de las cuentas, se describe de manera detallada lo que se debe registrar en cada una de ellas, junto con los documentos que dan soporte a la transacción, así como lo que representa su saldo. Este manual sirve de referencia al registrar las transacciones contables, mediante el catálogo de cuentas (que por lo general se detalla en las primeras páginas del manual contable) y del manual o guía contabilizadora, puede
lograrse una excelente visión del sistema contable y determinar cómo deben registrarse las transacciones. (Guajardo & Andrade, 2008).
El Instructivo de Contabilidad es muy útil al momento de cargar o debitar las cuentas, aunque se supone que el contador tiene el conocimiento suficiente de todas las cuentas que conforman el catálogo, pudiese suceder que exista alguna cuenta sobre el cual él tenga duda a que se refiere y para eso la empresa cuenta con un instructivo que indicara que es, para que sirve y en qué momento se usara en la empresa; es por ello que existe este documento que llega a ser de mucha utilidad en el ejercicio contable.
COMANOR R.L, posee un Instructivo de Cuentas que le ayuda a tener un mejor manejo del uso de cada una de las cuentas que posee el catálogo, existen algunas veces que el contador no tiene conocimiento del uso del manual, es por eso que los registros pueden parecer confusos al momento del análisis de la información financiera, por tanto consideran indispensable el uso de este documento en la cooperativa.
A continuación se presenta la estructura del Instructivo de Cuenta que ayuda a la Cooperativa a usar las cuentas del catálogo de una forma adecuada, de manera que los registros de las transacciones sean confiable.
Números y Titulos De cada una de las cuentas que posee el Catalogo de Cuentas Soportes Los documentos anexos a cada transacción realizada Saldos Como de donde realizar las transacciones a realizar por el servicio que se presta
4.2.3 Manual de Funciones
Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión. (Álvarez, 2008)
De lo anterior podemos decir que este documento es útil e importante para las empresas, ya que contiene el detalladamente cada una de los aspectos que debe tener cada uno de cargos que se toman en cuenta al momento del reclutamiento de personal.
En COMANOR R.L, no posee un Manual de Funciones que les facilite el buen funcionamiento de las actividades que realiza el personal, esto se considera una debilidad del Sistema Contable de la Cooperativa, ya que las funciones que realiza cada empleado se hacen empíricamente, sin un manual que defina cuales son las actividades que le corresponden a cada funcionario según su cargo.
Según Guía de Observación, se logró identificar que si existe separación de funciones, ya que existe un Organigrama definido en la Cooperativa, que
permite visualizar los cargos de cada personal, y las responsabilidades que le corresponden a cada uno, sin embargo la Cooperativa necesita el diseño de un Manual de Funciones que sea una guía para la elección y asignación de responsabilidades de cada trabajador. Lo que permitirá un personal más ordenado en cuanto a las actividades que le corresponden a cada trabajador.
La figura que se presenta a continuación refleja el contenido del Manual de Funciones que debe poseer cada empresa que trabaja con dos o más empleado, que deben seguirse las normas y requisitos establecidos en el manual.
Figura 8: Contenido Manual de Funciones
Fuente: Construcción propia, a partir de (Álvarez, 2008)
4.2.4 Manual de Control Interno
El Manual de Control Interno (Procedimientos) es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento detallado e integral que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realizan en una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos, servicios, etc. (Álvarez, 2008).
Este manual es la base de los otros manuales, ya que contiene e indica lo que se debe y no se debe hacer en la empresa, es una guía que ayuda a desarrollar los demás manuales, que regirán el funcionamiento de cada una de las áreas de la entidad, en este documento están reflejados los pasos y
Normas y Tareas
que deben
realizar en su
labor
Guía de
Procedimiento
para cada
empleado
Responsabilidad
de las
Obligaciones para
el buen
funcionamiento
de la cooperativa
procedimientos que se seguirán siempre y como tal sirven de directriz en todo momento.
La Cooperativa no posee Manual de Control Interno lo que representa una debilidad en su funcionamiento, porque este documento posee las políticas, normas y los estatutos establecidos por la Cooperativa, a su vez contienen una serie de procedimientos que les permite dirigir la Cooperativa con responsabilidad de una manera global que abarca todas las áreas que posee la misma.
La figura 9 muestra el contenido del Manual de Control Interno, documento que es de suma utilidad para la Cooperativa debido a la información que proporciona para contribuir al mejoramiento de las áreas que posee la sociedad.
Figura 9: Contenido del manual de control interno Fuente: Autoría propia, a partir de (Álvarez, 2008)
4.2.5 Manual de Políticas y Procedimientos
Un manual de políticas y procedimientos es un manual que documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área, departamento dirección, gerencia u organización. En este manual se deben contestar las preguntas acerca de lo que hace (políticas) en el área, departamento, dirección, gerencia u organización y como hace (procedimientos) para administrar el área, departamento, dirección, gerencia u organización y para controlar los procesos asociados a la calidad del producto o servicio ofrecido. (Álvarez, 2008)
Intrucciones sobre las
responsabilidades estipuladas para cada area
Politicas para cada operación a realizarse
Procedimiento de todas las actividades en las areas de la Cooperativa
Este manual es útil, ya que es un documento que contiene las políticas y normas que la empresa posee para cada una de las áreas que la conforman, y no solo eso sino que también establecen la forma en que estas deben cumplirse y cuáles son los procedimientos que se deben seguir en cada una de ellas, así los trabajadores serán más eficientes en el trabajo que tienen asignado en la entidad.
COMANOR R.L, posee este manual que les permite tener conocimiento de cómo y que se debe realizar en cada una de las actividades que realiza la Cooperativa, lo que facilita administrar de manera eficiente el servicio que presta a sus clientes.
No se logró observar de manera física el Manual de Políticas y Procedimientos, sin embargo la Cooperativa afirma de manera escrita, que lo poseen y que les ha ayudado de manera significativa en la contabilidad y en el buen funcionamiento de las actividades que corresponden al giro de la misma.
Lo siguiente indica lo más destacado que posee el Manual de Políticas y Procedimientos, ya que representa uno de los documentos más importantes para la Cooperativa
Figura 10: Manual de políticas y procedimientos
Fuente: Construcción propia a partir de entrevistas realizadas a la Cooperativa.
Documento que controla las funciones de cada area
Establece normas basadas con los estatutos que deben cumplirse. Facilita la administración de manera eficiente y competente para la cooperativa.
4.1.7 Libros Contables
4.2.6.1 Libro Diario
Según (Narváez, S. & Narváez,R. , 2007). Libro Diario se le conoce también como libro de primera anotación, es aquel en el que se registra por orden progresivo de fechas cada una de las transacciones que se llevan a efecto en la empresa u organización.
En el Libro Diario se deben describir las operaciones detalladamente indicando no solo el nombre de la Cuenta de Cargo y Abono, sino una serie de datos de carácter informativo como son:
Fecha de la operación.
No de orden de las operaciones.
Nombre de personas que intervienen en la operación.
Nombre y número de los documentos que amparan la operación; por ejemplo: facturas, recibos, notas, letras de cambio, pagarés etc.
Vencimiento de los documentos.
Condiciones sobre las cuales e contrato la operación por ejemplo: en efectivo, a crédito, parte en efectivo y el resto a crédito, etc.
Este libro es uno de los más importantes en la empresa, debido a que todas las operaciones que se realizan en la empresa se anotan diariamente de forma continua, esta tarea se debe realizar con cuidado y orden, ya que serán dichas anotaciones que luego se transfieren al Libro Mayor, y un error en una o en más anotaciones del Libro Diario afectará de manera negativa la información del Libro Mayor y por consiguiente la preparación de los Estados Financieros.
En la Cooperativa COMANOR R.L, se lleva un Libro Diario, en el cual se anotan detalladamente todas las transacciones que se realizan en la misma, esto se realiza de forma manual y se actualizan semanal, se considera de utilidad este libro, ya que no solo facilita un mejor orden y control en la información financiera,
sino que cumple con uno de los requisitos que la Ley de Cooperativa establece en sus estatutos.
4.2.6.2 Libro Mayor
Según (Narváez, S. & Narváez, R., 2007). El libro mayor es aquel en el cual se abre una cuenta especial para cada concepto de activo, pasivo, capital, ingreso, costo y gasto.
Al Libro Mayor se deben trasladar por orden progresivo de fecha los asientos del Libro Diario.
El Libro Mayor también se le conoce como libro de segunda anotación, pues los datos que aparecen en el provienen del Libro Diario, del cual se copian las cuentas, los valores y las fechas.
Este libro es útil y necesario en la entidad porque no solo se trata de transcribir los mismos valores que contiene el Libro Diario, sino que se presenta de una forma resumida cada uno de los movimientos que ha tenido cada una de ellas, permitiendo conocer en todo momento el saldo de cada cuenta, lo que facilita conocer cómo se encuentran Activos o Pasivos importantes para el negocio, tales como: Banco, Clientes, Proveedores, Cuentas por Pagar u otros; que en su momento se les dará la atención que re requiere si se encontrase algún error en algún saldo.
En la Cooperativa se lleva un Libro Mayor, en el cual se anotan cada uno de los movimientos que sufren cada una de las cuentas que fueron afectadas en el Libro Diario, este libro permite que la información contable se pueda analizar de una manera lógica en el proceso de toma de decisiones.
Se logró observar de manera física el Libro Diario y Mayor, el cual contenía las transacciones que la Cooperativa realiza diariamente, lo que permitió comparar lo que establece la Ley con la realidad.
Siguiendo con los libros contables se realizó la siguiente figura que muestra la utilidad de cada uno de ellos, ya que además de ser obligatorio por la ley son importantes para el registro y control de sus operaciones.
Figura 11: Libros Contables
Fuente: Construcción propia, a partir de entrevista realizada a la Cooperativa
4.2.7 Estados Financieros
Los estados financieros son documentos suscritos por una entidad económica, donde se consignan valores valuados en unidades monetarias, referentes a la obtención y aplicación de los recursos materiales.
Según (Cardona, Correa, & Villaveces, 2002) existen cinco Estados Financieros los cuales son:
4.2.7.1 Balance General
El Balance General muestra la situación financiera de un ente en una fecha establecida, y en su estructura podemos identificar claramente los recursos con que cuenta el ente y las formas de financiamiento de los mismos.
Para la presentación de los recursos se tiene en cuenta la liquidez y posición frente al poder adquisitivo, que los clasifica en Activos monetarios y no monetarios. Las fuentes de financiamiento, las clasifica en externas, reflejadas en el Pasivo, y fuentes internas agrupadas en el Patrimonio.
Lib
ro
D
iario
Es uno de los libros mas
importantes para
cualquier organizacion
pues en ella que se
anotan todas las
operaciones realizadas
diarias para luego ser
transmitidas al mayor
Lib
ro
M
ay
o
r
Este libro recibe las los
registros del libro diario,
pues con mucha
facilidad cada cuenta
recibe sus movimientos
y permite conocer de
manera rapida su saldo.
Lo más importante en la presentación del Balance General es que la relación permita establecer razonablemente la situación financiera de una empresa en una fecha determinada.
De lo anterior se puede decir que este es uno de los principales Estados Financieros que la entidad económica presenta, debido a que este documento muestra claramente la situación financiera de la empresa, reflejando sus recursos disponibles y sus obligaciones adquiridas en un periodo determinado, que dejan como resultado el Capital con que la empresa cuenta en un Periodo Contable.
La Cooperativa elabora Balance General, ya que le permite conocer sus recursos, tanto financieros como físicos, a su vez permite conocer en todo momento las obligaciones que la Cooperativa posee, al mismo tiempo se puede apreciar si el Capital ha aumentado o disminuido en el Periodo Contable. Este se realiza mensual y se presenta en forma de reporte.
4.2.7.2 Estado de Resultado
Es un informe de actividades durante un periodo determinado, el cual nos permite visualizar los diferentes conceptos que generaron los ingresos, asocia los conceptos en los que tuvo que invertir (costos u gastos), el reconocimiento del poder inflacionario para determinar los beneficios al calcular la utilidad o pérdida del periodo.
Los Ingresos, Costos y Gastos se representan teniendo en cuenta su relación con el desarrollo del objetivo social del negocio. (Cardona y otros, 2002)
Este estado nos permite identificar actividades más o menos rentables, Activos que más aportan a la generación de las utilidades y evaluar la gestión de los administradores de los recursos.
Este estado juega un papel muy importante en los documentos que presenta la empresa, este muestra de una manera detallada los ingresos del negocio, así como el costo de la mercancía vendida, también muestra los gastos que la empresa incurrió en ese periodo, permitiendo visualizar en que es lo que la empresa está gastando, para hacer una mejor distribución de presupuesto en cuanto a gastos se refiere, y uno de los aspectos que este documento refleja es la utilidad de la entidad en el periodo contable, información que es útil para evaluar si se perdió o se ganó lo esperado en ese periodo.
La cooperativa COMANOR R.L, presenta su Estado de Resultado y este se realiza mensual, se presenta en forma de reporte y es presentado a la Asamblea General de socios de la Cooperativa. Se considera que este documento resulta útil en análisis de los Gastos y los Costos que se realizaron en el Periodo Contable, esto es útil al momento de analizar cómo se obtuvo la utilidad bruta en que se gastó y que genero ganancia, de esta manera poder maximizar utilidades y minimizar costos en el siguiente periodo.
4.2.7.3 Estado de Cambio en el Patrimonio
Con este estado financiero el ente presenta en forma clara la estructura patrimonial del ente, los cambios en el periodo, la distribución de las utilidades, analiza detalladamente las fuentes internas de financiamiento y la capacidad de autofinanciarse, el compromiso por parte de los propietarios y el mantenimiento patrimonial. (Cardona y otros, 2002)
Este estado contiene información valiosa que muestra las fuentes de financiamiento que dieron lugar a un Pasivo en el Periodo Contable, indica cuales fueron las cuentas que fueron beneficiadas y en que se invirtió el dinero financiado, así mismo se puede apreciar en este estado si la empresa tiene la capacidad de autofinanciarse y cuáles son las cuentas son las cuentas que presentan esta capacidad.
La Cooperativa COMANOR R.L no presenta este estado, lo que implica que no lo necesita por el momento, esta considera que no es necesario debido a que la Ley General de Cooperativa no se lo exige; sin embargo le ayudaría a conocer en todo cuales son las principales inversiones y la capacidad que tiene para cubrir sus necesidades.
4.2.7.4 Estado de Cambio en la Situación Financiera
En este estado se refleja la capacidad que tiene el ente para utilizar adecuadamente los recursos y para transformarlos, la capacidad de acceder el crédito como soporte y explicación a los cambios en el capital de trabajo. Luego el estado de cambio se convierte en el soporte de los instrumentos y disminuciones al comparar dos balances. (Cardona y otros, 2002)
Este estado según lo mencionado anteriormente es muy útil, ya que la empresa muestra la manera de cómo ha administrado sus recursos, y la capacidad que esta posee la momento de adquirir un crédito, algo muy importante que muestra este estado y que los demás no reflejan es el Capital de Trabajo, que es un aspecto relevante en la empresa para determinar la solvencia con la que la empresa se enfrentara a los prestamos financieros que le sean otorgados, este estado se convierte en un documento soporte para comparar balances lo que ayuda a evaluar el comportamiento del año actual con el anterior.
La Cooperativa no presenta este estado, lo que ayudaría en la toma de decisiones, ya que mostraría en qué posición se encuentra la cooperativa frente a préstamos futuros y mostraría el Capital de Trabajo que posee, no obstante no es una debilidad del Sistema Contable porque la Ley no establece que las Cooperativas presenten este estado, razón por la cual COMANOR R.L no lo realiza.
4.2.7.5 Estado de Flujo de Efectivo
operación que presenta excedentes de dinero y las situaciones en que se necesita acudir a las fuentes de financiación para cubrir faltantes de efectivo.
Existe la duda si el estado de flujo de efectivo se realiza retrospectivamente. En el primero no tiene mucha utilidad, ya que presentan datos históricos; en el segundo caso puede ser una herramienta valiosa para enfrentar situaciones de liquidez y solvencia. (Cardona y otros, 2002)
Este estado de Flujo de Efectivo se prepara con un solo objetivo conocer en que se ha invertido el efectivo y ayuda evaluar si esta cuenta tan importante necesita de un financiamiento para poder cubrir todos los gastos en su totalidad y muestra los gastos que se han incurrido en un cierto periodo, este estado es considerado un documento que contiene información útil y necesaria para determinar si la entidad posee liquidez y solvencia antes las obligaciones que esta necesite adquirir en el futuro.
Este Estado no lo presenta la Cooperativa, este es de utilidad ya que muestra detalladamente el uso del efectivo, a su vez ayuda a conocer si la Cooperativa tiene liquidez ante las obligaciones que posee. Por lo tanto esta podría considerar presentarlo en sus Estados Financieros.
4.2.7.6 Estado de Costo de Producción
El estado de costo de producción se elabora según lo registrado en el libro diario, que a su vez se apoya en lo registrado en el mayor de trabajo en proceso, incluye información al respecto de los costos de producción del periodo, detallando los costos aplicados a cada elemento del costo durante el periodo de que se trate
Este estado de Costo de Producción, es importante en las empresas y sobre todo en las manufactureras y productoras, ya que ellos elaboran los artículos y llevan un control exhaustivo de todos los costos que se incurren en cada etapa del proceso, por lo tanto se presenta este documento que refleja
Balance
General Situación financiera de la Cooperativa en una fecha detarminada
Estado de Resultado
Representa los ingresos, costos y gastos, para visualizar la rentabilidad de la organización
Estado de Cambio en el
Patrimonio
De manera general se muestran la distribucion de las utilidades en periodo y fuentes del financiamiento
Estado de Cambio en la
Situación Financiera
Se muestra la capacidad de las utilidades donde se comparan los periodos y si el año actual fue rentable o no, para asi mismo poder
adquir prestamos.
Estado de Flujo de Efectivo
Muestra la capacidad del efectivo, para ver si cubre con los gastos o necesitan de un financiamiento para ello
Estado de Costo de Producción
Muestra los costos incurridos en el proceso productivo
detalladamente cada costo según su clasificación, lo que da como resultado saber el Costo de Venta de cada artículo elaborado.
COMANOR R.L, no presenta este estado debido a que no contabiliza directamente estos costos, sino que estos son llevados solamente por los socios productores de la Cooperativa, sin embargo posee conocimiento del documento y también tienen amplio conocimiento de los costos que se incurren en cada etapa del proceso productivo.
A continuación se presentan la esencia del contenido de los Estados Financieros, que constituyen uno de los elementos más importantes del sistema Contable de la entidad.
Figura 12: Estados Financieros
Fuente: Construcción propia, a partir de (Cardona, Correa, & Villaveces, 2002)
4.2.8 Formatos y registros
Según (Álvarez, 2008). En las organizaciones, generalmente existe un exceso de formas y formatos impresos en computadora, a mano, con copias a
color, etc. Sin embargo, solamente unas cuantas organizaciones tienen identificados, estandarizados y controlados dichos formatos.
Los formatos y registros sirven para: Recopilar y analizar información
Documentar el avance y situación de un producto a través de un proceso. Monitorear y rastrear la información.
Solicitar actividades específicas (materiales, documento s, información, etc.)
Hacer comparaciones de un periodo a otro.
Presentar evidencias del funcionamiento de un proceso. Elaborar estadísticas y reportes de tendencias.
Los formatos y registros son documentos que conforman una parte importante del sistema contable, debido a que en ellos se soportan todas las operaciones que la entidad realiza diariamente, cada documento contiene una serie de información que deberá ser llenada al momento de registrar una operación, cada uno de ellos tiene su grado de importancia, debido a que reflejan la información de manera detallada que ayuda a comprobar que las transacciones se hicieron con transparencia y prudencia.
La Cooperativa posee formatos que le permiten soportar la información contable en todo momento, estos son: Factura de Crédito, Factura de Contado, Recibos Oficiales de Caja, Hojas de Ingresos y Egresos de Mercancía y Hoja de Registros de los socios.
Se logró observar según la guía elaborada que la documentación mencionada anteriormente se archiva en banners, que esta ordenada por fechas, lo que permite revisarla con facilidad en cualquier momento que se necesite, al mismo tiempo se logró observar algunos documentos tales como: Recibos
Oficiales de Caja, Facturas de la Cooperativa, Hoja de Registro de Socios, Hoja de Recepción de la Producción y Comprobantes de Diario.
La siguiente figura refleja la utilidad que tienen los formatos y registros que se utilizan en la Cooperativa y que contribuyen a la confiabilidad que tiene la información que se presenta a la Asamblea General de Socios.
Figura 13: Utilidad de los formatos y registros
Fuente: Construcción propia, a partir de (Cardona, Correa, & Villaveces, 2002)
4.3 PROCEDIMIENTOS CONTABLES
4.3.1 Concepto
Se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencias de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. (Narváez,S. & Narváez,R., 2007)
Los procedimientos contables son los métodos, series y formativo que se manejan al realizar los registros y cada paso o transferencia en los libros de contabilidad, asimismo se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Formatos y Registros Recopila Analiza Documenta Actividades Compara Presenta Evidencias Prepara Reportes
En COMANOR R.L existen procedimientos contables que le ayudan a la Cooperativa a registrar sus transacciones en los libros de contabilidad, tales como los Ingresos y Egresos de la producción que llevan los socios de contabilidad para sus comercialización, estos procedimientos conllevan a que la información pueda manejarse con un mayor orden y sea accesible en cualquier momento.
4.3.2 Cuentas
Es el registro histórico donde se anota en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos o disminuciones que sufren los siguientes elementos del balance (activo, pasivo y capital), como consecuencia de las operaciones realizadas en la empresa. (Narváez, S. & Narváez, R., 2007)
Las cuentas es un registro que se emplea para anotar las transacciones que se dan en la empresa, en ellas se pueden apreciar de forma evidente, visible, notoria y comprensible todos los movimientos de las operaciones que soportan los estados financieros.
En la Cooperativa COMANOR R.L se utilizan diferentes cuentas las cuales están contenidas en el catálogo de la misma, cada una de estas se Carga o Abona según sea la operación realizada, para el registro de las transacciones existen cuentas, las cuales ayudan en el orden y clasificación de las operaciones. Las cuentas son los registros detallados que reflejan los cambios en los Activos, Pasivos y el Patrimonio de la Cooperativa.
4.3.3 Reglas de Cargo y Abono.
Para poder aumentar o disminuir las cuentas se ha establecido un par de reglas muy sencillas, las cuales son básicas para registrar las operaciones. Dichas reglas, también conocidas como reglas del cargo y del abono, se reducen a saber qué movimiento contable se debe realizar para aumentar o disminuir cada una de las cuentas básicas.
Cargo: movimiento del lado izquierdo de la cuenta. Representa un aumento en las cuentas de activos y gasto y una disminución en las cuentas de pasivo, capital e ingreso.
Abono: movimiento del lado derecho da la cuenta. Representa una disminución en las cuentas de activo y gasto y aumento en las cuentas de pasivo, capital e ingresos. (Guajardo, 2005)
La contabilidad según sus cuentas existentes, cada una de ellas tiene su naturaleza como parte de sus características, para ello; los Activos representan recursos y retribuciones que son pertenencia que ha alcanzado la organización, los Pasivos pertenecen a los compromisos y convenios que la entidad se ha encargado de atribuir y el Capital Contable se emplea después de hacer los contrastes entre los bienes y obligaciones calculadas.
La Cooperativa COMANOR R.L toma en consideración los casos en los cuales se Cargan y se Abonan las diferentes cuentas del Activo, Pasivo y Capital. Según sea el movimiento de las operaciones que se realicen en la misma, respetando el aumento y la disminución de cada una de cuentas.
4.3.4 Procedimientos para Ingresos
Los ingresos representan recursos que recibe el negocio por la venta de un producto, en efectivo o a crédito. Cuando el cliente nos paga en efectivo por el servicio o producto se produce una venta a crédito conocida como cuenta por cobrar.
Los Ingresos se consideran como tales en el momento en que se presta el servicio o se vende el producto, y no en el que recibe el efectivo. (Guajardo, 2005)
Los ingresos son entradas de los patrimonios en las organizaciones por motivos de comercializaciones en productos ya sea al contado o crédito, incorporando clientes por la prestación de servicios teniendo como efecto ganancias por transacciones.
En COMANOR R.L, los Ingresos son un incremento de los Activos o el decremento de los Pasivos de una entidad, durante un Periodo Contable, con un impacto favorable en la Utilidad o Pérdida Neta o, en su caso, en el cambio neto en el Patrimonio Contable y, consecuentemente, en el Capital Ganado o Patrimonio Contable, respectivamente. Los Ingresos se perciben por comisiones de la fruta fresca del Maracuyá los cuales se contabilizan de la siguiente manera:
Tabla 1: Contabilización de Ingresos
Cuenta Parcial Debe Haber
1101 Caja C$ 10,000.00
110101 Caja General C$ 10,000.00
4101 Ingresos C$ 10,000.00
410101 Comisiones por Venta C$ 10,000.00
Sumas Iguales C$ 10,000.00 C$ 10,000.00
Fuente: Construcción propia, a partir de entrevistas realizadas
El cuadro anterior refleja el ingreso que la obtiene al vender la cantidad de 500 sacos del maracuyá, ya que por cada saco se recibe una comisión de 20.00 córdobas netos.
Cabe señalar que para el registro de los Ingresos se utilizan los siguientes documentos Facturas de la Cooperativa, Comprobante de Ingreso, Retenciones y Remisiones de la Cooperativa.
Procedimientos para el registro de ingresos:
1. Debe recibirse del departamento de control de ingresos los reportes semanalmente, para su contabilización: los reportes de los ingresos recaudados por semana desglosada la información en días, indicando los montos totales, el IVA, otros ingresos y los ingresos recaudados.
2. Recibe el resumen de los ingresos diarios por zona con las respectivas Facturas y Soportes: una vez recibidos los reportes semanales, junto con
ellos vienen unos resúmenes, los cuales indica los ingresos recaudados diariamente por la empresa, el número de Factura asignado a ese cobro, la fecha, el nombre del usuario, el exento, la base, el impuesto, el total, el número de facturas cobradas y anuladas y el total general de las facturas con su respectivo impuesto.
3. Verificar cada resumen de los ingresos diarios por zona con las respectivas facturas y soportes: actividad que se realiza para comprobar que coincidan las cantidades registradas en las hojas resumen con los soportes o cantidades depositadas en el banco y que sean correctas, esta actividad como todas las demás debe realizarse en forma separada para cada zona.
4. Registra la información en los Comprobantes Diarios a través del programa SAINT CONTABLE: a través del programa SAINT CONTABLE se procede a ingresar la información mediante diversos códigos con asientos dependiendo de la zona. (Lara, 2005)
Estos procedimientos detallan la manera correcta de registrar los Ingresos en una empresa, los que se deben seguir estrictamente para que la información contable sea fiable y veraz en el momento que se necesite para invertir en proyecto que la empresa haya fijado en sus objetivos.
COMANOR R.L realiza una serie de pasos para el registro de sus ingresos, los que le permiten información financiera ordenada del efectivo que ingresa la Cooperativa, producto de las Comisiones por Venta, las cuales se realizan dos veces por semana; días en los cuales se hace el procedimiento establecido por la misma.
Procedimientos para Registrar Ingresos en COMANOR R.L. 1. Recepción de la fruta fresca de Maracuyá.
2. Registro en Comprobantes de Ingresos en este documento se anota el nombre del socio, la fecha y la cantidad de sacos recibidos.
3. Cuando se realiza la venta de sacos de Maracuyá, se otorga un Recibo Oficial de Caja al comprador.
4. Posteriormente del monto vendido se realiza el cálculo de comisión por saco, para registrar el monto obtenido en Comprobante de Diario.
5. Luego se hace el registro en los Libros Diario y Mayor.
Flujograma de Ingresos: (Ver anexo 10) control de reportes de ingresos.
4.3.5 Procedimiento para Egresos
Gastos:
Los gastos son Activos que se han usado o consumido en el negocio con el fin de obtener Ingresos. Los Gastos disminuyen el Capital del negocio. Algunos tipos de gastos son los sueldos y salarios que se pagan a los empleados.
Como consecuencia de comparar los ingresos con los gastos se genera una utilidad o pérdida. (Guajardo G. , 2005)
Los Gastos son los bienes consumidos o invertidos por la entidad, ya sean gastos irrecuperables o recuperables con el resultado de tener ganancias rentables al calcular las operaciones.
En la Cooperativa los Gastos son decrementos de los Activos o incrementos de los Pasivos, durante un Periodo Contable, los Gastos no se recuperan, es por ello que se debe presupuestar de manera adecuada, para que se logre cubrir las necesidades de la entidad.
Los gastos de la Cooperativa COMANOR R.L se dividen en: Gastos de Ventas:
Son los relacionados con la preparación y almacenamiento de los artículos para la venta, la promoción de ventas, los gastos en que se incurre al realizar las ventas y, si no se tiene un departamento de reparto, también los gastos por este concepto. (Fernández, 2010)
Es un conjunto de erogaciones que se realizan en la empresa con el fin de contribuir a que los productos o artículos que distribuye o elabore la empresa sean promocionados adecuadamente y lleguen al destino que se ha fijado con anterioridad.
En COMANOR R.L, se realizan Gastos para distribuir el Maracuyá y transportarlo a sus destinos, esto se realiza cada vez que se recepciona la fruta fresca , y se lleva a su destino de Comercialización.
La Cooperativa incurre en los siguientes Gastos de Ventas:
Empaque de la fruta
Transporte de sacos de Maracuyá.
Cargue de la fruta
Descargue la frutaEl cuadro siguiente refleja la contabilización de los Gastos de Venta que la Cooperativa incurre cuando la producción está terminada, esto se logró obtener a partir de encuestas a la Cooperativa, los cuales fueron proporcionados de manera adecuada a la investigación que se estaba realizando.
