Cuentas a Pagar Fecha y hora de creación 12/01/2012 8:34:00

(1)

Cuentas a Pagar

(2)

C

OPYRIGHT

&

T

RADEMARKS

Copyright © 1998, 2009, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.

Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names

may be trademarks of their respective owners.

This software and related documentation are provided under a license agreement

containing restrictions on use and disclosure and are protected by intellectual property

laws. Except as expressly permitted in your license agreement or allowed by law, you

may not use, copy, reproduce, translate, broadcast, modify, license, transmit, distribute,

exhibit, perform, publish or display any part, in any form, or by any means. Reverse

engineering, disassembly, or decompilation of this software, unless required by law for

interoperability, is prohibited.

The information contained herein is subject to change without notice and is not warranted

to be error-free. If you find any errors, please report them to us in writing.

If this software or related documentation is delivered to the U.S. Government or anyone

licensing it on behalf of the U.S. Government, the following notice is applicable:

U.S. GOVERNMENT RIGHTS

Programs, software, databases, and related documentation and technical data delivered to

U.S. Government customers are “commercial computer software” or “commercial

technical data” pursuant to the applicable Federal Acquisition Regulation and

agency-specific supplemental regulations. As such, the use, duplication, disclosure, modification,

and adaptation shall be subject to the restrictions and license terms set forth in the

applicable Government contract, and, to the extent applicable by the terms of the

Government contract, the additional rights set forth in FAR 52.227-19, Commercial

Computer Software License (December 2007). Oracle USA, Inc., 500 Oracle Parkway,

Redwood City, CA 94065.

This software is developed for general use in a variety of information management

applications. It is not developed or intended for use in any inherently dangerous

applications, including applications which may create a risk of personal injury. If you use

this software in dangerous applications, then you shall be responsible to take all

(3)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página iii

Tabla de contenido

Cuentas a Pagar ... 1

Comprobantes ... 1 Introducción de Comprobantes ... 1 Petición de Paridad ... 27 Control de Presupuesto ... 46

Petición Contabilización Comprobantes ... 57

Petición Generación Asientos ... 67

Contratos ... 78

(4)

(5)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 1

Cuentas a Pagar

Comprobantes

Creación de Comprobantes

En PeopleSoft Cuentas a Pagar las facturas de Proveedores se entran o digitan directamente en el sistema.

En UNAB deberá copiarse en el comprobante el Pedido o el Recibo y usarlos como la base del comprobante.

Si no hay un Pedido en el sistema o base de datos, la factura no se podrá entrar en el sistema.

Una vez que se completa y guarda el comprobante, usted puede correr el Proceso de Paridad, el sistema va a correr el

Proceso Control de Compromiso, también puede crear las entradas contables en Cuentas a Pagar con el Proceso Contabilización Comprobantes

y finalmente, en Contabilidad General van a programar con cierta frecuencia el Proceso Generación Asientos.

En estos ejercicios Usted va a tener la oportunidad de completar este flujo y verificar sus resultados en línea.

Introducción de Comprobantes

Procedimiento

En esta actividad usted va a digitar o entrar un comprobante en Cuentas a Pagar usando como base el Pedido que se abasteció de una Solicitud de eCompras y a la cual se le valido presupuesto y también se aprobó antes del abastecimiento.

(6)

Paso Acción

1. Use su ID Usuario.

Introduzca la información que desee en el campo ID Usuario. Introduzca "PMOUSER".

2. Haga clic en el campo Contraseña.

3. Use su Contraseña.

Introduzca la información que desee en el campo Contraseña. Introduzca "password1".

4. Haga clic en el botón Conexión.

(7)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 3

9. Haga clic en el menú Introducción/Actualización.

10. Haga clic en el menú Introd Comprobantes Estándar.

11. Introducción Comprobantes Estándar permite buscar o añadir comprobantes. Ambas paginas contienen varios campos

para ayudar al usuario en sus tareas:

Unidad Negocio: dependiendo de su rol y acceso puede o no cambiar la Unidad de Negocio.

ID Comprobante: aceptar el valor NEXT, ya que contiene un código que al guardar permite que el sistema le asigne

automáticamente el próximo numero de identificación al comprobante.

Tipo Comprobante, existen 9 tipos de comprobantes.

Nombre Corto Proveedor e ID Proveedor, utilice para localizar al proveedor dueño de la factura. Tiene que existir y

estar activo en las tablas proveedores.

Ubicación Proveedor y No. Secuencia Dirección, el sistema completa automáticamente de la información del registro

del proveedor y se pueden cambiar.

No. Factura y Fecha Factura, son campo requeridos, es el numero y la fecha de la factura del proveedor.

Sin esta información es sistema no le permitirá guardar/procesar el comprobantes. Importe Bruto Factura, el monto total de la factura del proveedor.

Importe Flete, Iva, Cargos Varios, información adicional que se puede completar de la factura del proveedor.

No. Estimado Líneas Factura, puede entrar la cantidad de Líneas que tiene la factura y el sistema las agrega

(8)

12. Pulse [Tab].

13. Haga clic en la ficha Buscar un Valor.

14. Todos lo campos contienen esta lista adicional de parámetros de búsqueda. Usted puede usar para localizar la información del campo asociado.

El valor que aparece automáticamente es Comienza por y usted lo puede cambiar para buscar usando: contiene, igual, no es igual, mayor que, mayor o igual, menor que, menor o igual que, Entre y En.

Son de gran ayuda cuando no se conoce el código o la información que se busca. 15. Haga clic en la lista ID Comprobante.

(9)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 5

(10)

17. Tipo Comprobante seleccione:

Ajuste, para entrar crédito o débito de proveedor.

Asiento, cuando necesita corregir la distribución de un comprobante contabilizado.

Estándar, para entrar, digitar o procesar cualquier factura corriente de proveedor.

Pagado por Anticipado, permite crear y procesar un pago sin factura o pago por adelantado.

Pago Único, se utiliza en conjunto con el ID Proveedor Pago Único y efectuar pagos sencillos, de una sola vez.

Plantilla, se utiliza para crear una plantilla de comprobante de proveedor que contiene la misma información

(excepto numero de factura y fecha) facilitando su digitacion y proceso. Una vez guardada, se copia en un

comprobante Estándar, agrega numero y fecha y se guarda el nuevo comprobante.

Registro, use para procesar le cuenta de tarjeta de crédito antes de que los usuarios determinen/especifiquen

los gastos que les corresponden.

Reversión, se utiliza en conjunto con Control de Compromiso para revertir un pedido copiado erróneamente en

un comprobante. Al guardar, el sistema reversa la transacción y libera el pedido de las tablas para que se pueda

procesar correctamente.

Terceros, muy útil para entrar facturas de flete o gastos de transportes asociados a una factura de un proveedor

que provienen directamente del transportista. En este ejercicio va a usar Estándar.

(11)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 7

(12)

20. Estado Entrada, permite buscar comprobante Plantilla, Contabilizable o Reciclado.

(13)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 9

23. Origen Comprobante en Cuentas a Pagar es un campo requerido para procesar comprobantes. Este valor predefinido proviene típicamente del perfil de usuario y es el segundo nivel de la jerarquía por defecto de Cuentas a Pagar.

Se puede cambiar si el usuario tiene autoridad para entrar comprobantes de distintos orígenes.

(14)

(15)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 11 Paso Acción 25. Pulse [Tab]. Paso Acción

26. Haga clic en la ficha Añadir un Valor.

27. Haga clic en el campo Nº Factura.

28. De acuerdo a los nuevos procesos de la Plantilla Global, toda factura debe estar asociada a un pedido.

Por lo tanto, con tipo Estándar elegido, usted puede entrar aquí el Numero y Fecha

de la factura; el sistema completa el resto de la información del pedido o del recibo que usted copiara en el comprobante.

En términos generales no se procesan facturas que no están asociadas a pedidos. Si tiene un casos excepcional y la factura del proveedor no tiene un numero de pedido y/o no esta asociada a un pedido, asegúrese que Usted tiene permiso y autoridad para procesarla antes de proceder.

29. Introduzca la información que desee en el campo Nº Factura. Introduzca "PO 36925".

(16)

30. Haga clic en el campo Fecha Factura.

31. Introduzca la información que desee en el campo Fecha Factura. Introduzca "12112011".

32. Haga clic en la barra de desplazamiento. 33. Haga clic en el botón Añadir.

(17)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 13

35. La sección Copiar de Documento Origen le brinda al usuario varias opciones de copia:

Comprobante, permite copiar un comprobante del sistema.

Numero Recepción Pedido, para buscar en las Tablas Recibos de PS Compras el recibo

correspondiente a una factura.

Numero Recepción sin/Pedido, no se usara en nuestra organización.

Plantilla, permite buscar, elegir y copiar una plantilla de comprobante en un comprobante Estándar.

Solo Pedido, facilita la búsqueda de un pedido en las Tablas Pedidos de PS Compras cuando la factura no contiene esta información..

36. Haga clic en la lista Orig Copia.

(18)

38. Haga clic en el vínculo Ir.

39. Esta opción permite buscar Recibos asociados a Pedidos en PS Compras.

La pagina Copia Hoja de Trabajo le brinda al usuario una lista generosa de campos que puede utilizar durante la búsqueda de recibos.

Muy útil cuando la información que el usuario tiene es mínima o no existente:

1. Entre cualquier combinación de opciones en Criterios Consulta Nota Recepción y/o Criterios Búsqueda Adicionales

2. Pulse Buscar.

(19)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 15

(20)

41. Haga clic en la barra de desplazamiento. 42. Haga clic en la lista Orig Copia.

(21)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 17

(22)

45. Haga clic en el botón Expandir Sección.

46. La opción Solo Pedidos le permite buscar en las Tablas de PS Compras por cualquier Pedido Despachado.

Contiene varias opciones de búsqueda que el usuario puede usar en cualquier combinación para buscar un pedido cuando no esta especificado en la factura del proveedor:

1. Entre o elija información en las sección Criterios Consulta Pedido y/o Criterios Búsqueda Adicionales.

2. Pulse Buscar.

3. El sistema crea una lista de resultados de Búsqueda. 4. Elija la/s fila/s.

5. Pulse Copiar Líneas Seleccionadas.

6. El sistema copia esa/s línea/s en su comprobante. 7. Verifique la información contra la factura

8. Usted creo un comprobante copiado directamente de un pedido.

47. Haga clic en el vínculo Volver a Información Factura.

48. Cuando usted sabe el pedido y/o la factura contiene esa información,

Indudablemente la forma mas sencilla de copiar un pedido en un comprobante esta en esta sección: 1. Entre o elija la UNidad PO (Compras) 2. Entre el elija el No. de Pedido

3. Pulse Copiar Pedido.

4. El sistema copia ese pedido en su comprobante. 5. Verifique la información contra la factura. 6. Usted creo un comprobante

En este ejercicio usted va a utilizar esta información.

(23)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 19

49. Haga clic en el campo UN PO.

50. Introduzca la información que desee en el campo UN PO. Introduzca "CHL01". 51. Haga clic en el campo Nº Ped.

52. Introduzca la información que desee en el campo. Introduzca "0000036925". 53. Haga clic en el botón Copiar Ped.

54. El sistema copia toda la información del Pedido en el comprobante.

El usuario puede completar y/o actualizar la información de acuerdo al contenido de la factura.

Si hay alguna discrepancia, el proceso Matching (Cotejo o Paridad) lo descubrirá.

55. Haga clic en el campo IVA Introd.

56. Introduzca la información que desee en el campo IVA Introd. Introduzca "7581". 57. Haga clic en el campo Total.

(24)

59. Haga clic en la barra de desplazamiento. 60. Haga clic en el botón Calcular.

61. Luego de pulsar el botón Calcular, el campo Diferencia debe mostrar 0. Si muestra otra cantidad, el comprobante no esta balanceado y se debe corregir antes de proceder a guardar.

62. Haga clic en la barra de desplazamiento. 63. Haga clic en el botón Guardar.

64. Cuando el Usuario guarda el comprobante, el sistema PS Cuentas a Pagar: 1. Asigna un ID Comprobante automáticamente al comprobante,

2. Agrega las paginas Resumen,Documentos Relacionados y Resumen de Errores.

3. Crea un Registro de Pago.

65. Haga clic en la barra de desplazamiento. 66. Haga clic en el panel Resumen.

67. La pagina Resumen contiene información general del comprobante. Muy útil para análisis y Búsqueda de comprobantes.

Esta pagina también contiene una lista Ver con opciones para trasladarse a Consulta Pago, Comprobante, Entradas Contables, Pedido y Estado Documento.

(25)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 21

(26)

70. Haga clic en la ficha Documentos Relacionados.

71. La pagina Documentos Relacionados lista todas las transacciones asociadas con el comprobante y permite profundizar a cada una de ellas. Es un fuente valiosa de información y es muy útil para análisis.

(27)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 23

73. Haga clic en la barra de desplazamiento.

(28)

78. Haga clic en la barra de desplazamiento. 79. Haga clic en el vínculo Pagos.

80. El sistema crea el Registro de Pago del comprobante al guardar.

información de Pago despliega el Importe Bruto, si tiene Descuento, la Fecha de Vencimiento Programado , Vencimiento Pago Neto, Vencimiento Descuento y la Fecha Contable a usar.

Esta la información la utilizara el sistema para programar el pago y permitir que el durante el Ciclo de Pago se recoja oportunamente usando la Fecha en Vencimiento Programado.

(29)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 25

(30)

83. Haga clic en la barra de desplazamiento. 84. Haga clic en el vínculo Resumen de Errores.

85. Finalmente, la pagina Resumen de Errores lista cualquier error que tenga el comprobante y permite que el usuario corrija y vuelva a guardar con éxito.

(31)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 27

86. Haga clic en la ficha Resumen.

87. Felicitaciones!

Acaba de introducir un comprobante estándar en PeopleSoft Cuentas a Pagar

copiando el pedido, validando la información contra la factura que recibió y completando la información que faltaba.

Note que al guardar el comprobante el sistema hace una validación de todos los datos y si pasa le asigna el próximo numero o ID Comprobante.

Esta identificación se mantiene durante todo el proceso de comprar a pagar para consultas e informes.

Fin de procedimiento.

Petición de Paridad

Petición de Paridad

Este proceso se puede ejecutar automáticamente en programación para que el sistema busque y compare la información en PS Compras y PS Cuentas a Pagar.

Al iniciarse el proceso, el sistema primero busca el pedido asociado con el comprobante en las Tablas Pedidos de PS Compras y lo coloca en una tabla temporal.

(32)

Luego busca en todas las líneas de pedido por cualquier artículos que tenga marcado el campo Recepción Requerido u Opcional y para los artículos marcados

busca en la Tabla Recibos de PS Compras por un recibo correspondiente a esa/s línea/s. Si el pedido no necesita recepción, el sistema se prepara para cotejar a Dos niveles: Pedido y Comprobante.

Si encuentra recibo/s, coloca la información en una tabla temporal y se prepara para cotejar a

Tres niveles: Pedido, Comprobante y Recibo.

Luego, busca si algún artículo esta marcado para inspección y busca en las Tablas Inspección de PS Compras por el registro de Inspección correspondiente y al

hallarlo lo coloca en una tabla temporal.

El sistema se prepara para cotejar a Cuatro niveles: Pedido, Recibo, Inspección y Comprobante.

Como usted puede ver, el sistema está programado para automáticamente buscar, localizar y ejecutar cualquier tipo de cotejo o paridad necesario.

Si todos los valores están correctos, actualiza el comprobante y permite que se programe el pago; si encuentra algún error, crear una excepción.

Errores típicos serian: no se recibió, no se inspecciono, el precio del comprobante es distinto al pedido o excede las tolerancias, las cantidades no son iguales

a las cantidades ordenadas, o recibidas o facturadas, etc.

De todas maneras, personal autorizado debe corregir esta excepción/es antes que el comprobante pueda proceder a pagarse

Procedimiento

En este ejercicio va Correr el Proceso de Paridad para el comprobante que creo en la actividad anterior.

(33)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 29

1. Use su ID Usuario.

(34)

Haga clic en el campo Contraseña.

3. Introduzca la información que desee en el campo Contraseña. Introduzca "password1".

5. Haga clic en el botón Menú Principal.

6. Haga clic en el botón Scroll Down.

(35)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 31

11. Petición de Paridad permite buscar o añadir un valor ID Control Ejecución.

Le sugerimos crear un ID Control Ejecución para cada proceso que Usted pueda ejecutar en línea.

No tiene que crear uno nuevo cada vez que ejecute un proceso, se acumulan y no hay manera fácil de eliminarlos.

Use una descripción sencilla y fácil de localizar.

13. Introduzca la información que desee en el campo ID Control Ejecución. Introduzca "Paridad".

(36)

15. Petición de Paridad le ofrece varios filtros o parámetros para ejecutar el proceso.

Por lo menos tiene que completar los campos requeridos marcados con un * .

Luego de correr, se pueden ver los resultados en la pagina Mensaje y usar el vinculo

Taller Análisis Paridad para profundizar en las excepciones.

16. Haga clic en el campo Descripción.

17. Introduzca la información que desee en el campo Descripción. Introduzca "Comprobante 00126800".

(37)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 33

(38)

21. Haga clic en la lista Opciones.

22. Haga clic en el elemento de la lista Comprobante.

23. Dependiendo de la Opción que elija, el sistema agrega campos adicionales para que el usuario complete con la información.

(39)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 35

24. Haga clic en el campo Unidad Negocio.

25. Introduzca la información que desee en el campo Unidad Negocio. Introduzca "CHL01".

26. Haga clic en el campo ID Comprobante.

27. Introduzca la información que desee en el campo ID Comprobante. Introduzca "00126800".

28. Haga clic en el botón Ejec.

29. Si el proceso no tiene un servidor asociado lo puede dejar en blanco o elegir PSUNIX.

Asegurarse que el proceso Paridad de AP esta seleccionado y acepte los demás valores de la pagina Petición Gestor Procesos.

(40)

(41)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 37

31. Haga clic en el elemento de la lista PSUNX.

32. Haga clic en el botón Acep.

33. Cada vez que se ejecute un proceso el sistema asocia una Instancia Proceso; un numero muy útil para TI si tiene que resolver algún problema con el proceso o rastrearlo.

(42)

34. Haga clic en el vínculo Monitor Procesos.

35. La pagina Lista de Procesos no se actualiza automáticamente a medida que se ejecuta el proceso.

Si desea puede pulsar el botón Actualizar para comprobar el Estado Ejecución es Correcto y el Estado Distribución Enviado.

Si resulta en Error, proceda de acuerdo a las instrucciones de TI para solucionar el problema.

(43)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 39

36. Haga clic en el botón Actualizar.

(44)

(45)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 41

42. Haga clic en el vínculo Ver Todo.

43. En la pagina Mensaje puede ver exactamente todo el proceso y sus resultados en cada línea de proceso.

44. Haga clic en la barra de desplazamiento. 45. Haga clic en la barra de desplazamiento. 46. Haga clic en la barra de desplazamiento. 47. Haga clic en la barra de desplazamiento. 48. Haga clic en el vínculo Petición de Paridad.

(46)

50. El sistema abre usa sesión nueva encima de la sesión original y le permite consultar con mas detalles en el resultado del proceso.

Puede utilizar cualquiera de los filtros para buscar la información que necesite. En este ejercicio va a buscar el comprobante que proceso.

(47)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 43

(48)

55. Haga clic en la lista ID Comprobante.

(49)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 45

59. Haga clic en el botón Buscar.

60. Haga clic en la barra de desplazamiento. 61. Haga clic en la barra de desplazamiento. 62. Haga clic en la barra de desplazamiento. 63. Haga clic en la barra de desplazamiento. 64. Haga clic en el panel Más Detalles.

(50)

66. Haga clic en el botón Cerrar.

Completo con éxito el proceso de paridad y verifico que el sistema actualizo a su comprobante con un estado valido de paridad.

Control de Presupuesto

Proceso Control Presupuesto

En nuestro sistema el usuario será el encargado de validar el presupuesto durante la creación de solicitudes.

(51)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 47

Procedimiento

Luego de conectarse al sistema va a navegar a Cuentas a Pagar, localizar el Proceso Control de Presupuesto y ejecutarlo

1. Introduzca la información que desee en el campo ID Usuario. Introduzca "PMOUSER".

6. Haga clic en el menú Cuentas a Pagar.

7. Haga clic en el menú Procesos Batch.

(52)

9. Haga clic en el menú Control de Presupuestos.

10. Control de Presupuesto permite buscar o añadir un valor ID Control Ejecución.

Use una descripción sencilla y fácil de localizar.

(53)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 49

14. La pagina Control Presupuestos le ofrece varios filtros o parámetros para ejecutar el proceso.

Por lo menos complete la información en los campos requeridos, marcados con * y luego complete la información de su elección.

(54)

(55)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 51

20. Haga clic en el botón Consultar Tipo Transacción (Alt+5).

21. Haga clic en el vínculo AP_VOUCHER.

22. Haga clic en la lista Campo.

(56)

24. Haga clic en el campo De/A.

25. Introduzca la información que desee en el campo De/A. Introduzca "CHL01". 26. Haga clic en el botón Añadir Fila en Fila 1 (Alt+7).

(57)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 53

(58)

29. Haga clic en el campo De/A.

30. Introduzca la información que desee en el campo De/A. Introduzca "00126800". 31. Haga clic en el botón Ejec.

Asegurarse que el proceso Paridad de AP esta seleccionado y acepte los demás valores de la pagina Petición Gestor Procesos.

(59)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 55

(60)

Si quiere comprobar que el proceso corrió bien, puede ir al Monitor Procesos.

(61)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 57

40. Haga clic en el vínculo Volver a Control de Presupuestos.

Completo con éxito el Proceso Control de Presupuesto para el Comprobante #001126800.

En el próximo ejercicio va a comprobar el estado del mismo.

Petición Contabilización Comprobantes

Peticion Contabilizacion de Comprobantes

Este proceso es responsabilidad de personal de Cuentas a Pagar.

Generalmente TI lo programa para ejecutar en horario en el servidor sin interrumpir las tareas de trabajo del usuario.

Tambien se puede correr en linea por personal autorizado.

La funcion primordial de este proceso es la extraer informacion contable de las transacciones de Cuentas a Pagar, crear entradas contables balanceadas

(62)

para que el Proceso Creador de Asientos las recoja, transforme en asientos contables y envie a Contabliidad General.

Procedimiento

En este ejercicio usted va conectarse al sistema con su ID Usuario y Contraseña, navegar a

Cuentas a Pagar, Procesos en Batch y va a correr el Proceso Contabilización de Comprobantes.

1. Utilice su ID Usuario

2. Pulse [Tab].

(63)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 59

7. Haga clic en el menú Procesos Batch.

8. Haga clic en el menú Comprobantes.

9. Haga clic en el menú Petición Contzn Comprobantes.

10. Peticion Contabilizacion Comprobantes permite buscar o añadir un valor ID Control Ejecución.

(64)

12. Introduzca la información que desee en el campo ID Control Ejecución. Introduzca "ContznCompr".

13. Haga clic en el botón Añadir.

14. El ID Control Ejecucion le ofrece varios filtros para especificar la ejecucion de este proceso.

Siempre complete por lo menos los campos requeridos y marcados con *, luego elija la informacion restante de acuerdo a su seleccion en la seccion Parametros Peticion Proceso.

(65)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 61

19. *Frecuencia Proceso es un campo importante de elección: No ejecutar -> no ejecuta el proceso.

Siempre -> mantiene la frecuencia en siempre luego de la Ejecución.

Una Vez -> vuelve a frecuencia No Ejecutar al completar la corrida. 20. Haga clic en la lista Frecuencia Proceso.

(66)

(67)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 63

23. Haga clic en el elemento de la lista Post Voucher.

Asegurese que el proceso Contabilizacion Comprobante AP esta seleccionado y acepte los demás valores de la pagina Petición Gestor Procesos.

(68)

(69)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 65

31. Haga clic en el elemento de la lista PSUNX.

(70)

(71)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 67

38. Haga clic en el vínculo Volver a Petición Contzn Comprobantes.

Acabo de correr el Proceso Contabilización de Comprobantes con Éxito.

Petición Generación Asientos

Petición Generación de Asientos

Este proceso es responsabilidad de personal de Contabilidad General. Generalmente TI lo programa en horario en el servidor pero también se puede correr en línea por personal autorizado.

Todas las aplicaciones de PS Finanzas están diseñadas para crear sus propias entradas contables y ubicarlas en tablas temporales para que el Proceso Generador de Asientos las recoja y transforme en asientos contables para el modulo de Contabilidad General.

(72)

En este ejercicio usted se conectara al sistema con su ID Usuario y Contraseña, va a navegar a

Contabilidad General y solicitar una corrida del Proceso Generación de Asientos. Finalmente va a comprobar que el sistema genero toda la información contable necesaria.

1. Use su ID Usuario

Introduzca la información que desee en el campo Contraseña. Introduzca "password1".

(73)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 69

7. Haga clic en el menú Contabilidad General.

8. Haga clic en el menú Asientos.

9. Haga clic en el menú Asientos de Subsistema.

10. Haga clic en el menú Petición Generación Asientos.

11. Petición Generación Asientos permite buscar o añadir un valor ID Control Ejecución.

(74)

13. Introduzca la información que desee en el campo ID Control Ejecución. Introduzca "GenrcnAsientos".

15. El ID Control Ejecución le ofrece varios filtros para ejecutar el proceso.

Por lo menos complete los campos requeridos y marcados con *, luego elija valores de su elección.

El proceso puede incluir los procesos Editar Asientos, Control Presupuesto y Contabilización. Si se eligen, la única revisión seria de errores.

(75)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 71

19. Haga clic en la opción Siempre.

20. Haga clic en el campo ID Set.

21. Introduzca la información que desee en el campo ID Set. Introduzca "GLOBL". 22. Haga clic en el campo Definición Entrada Contable.

23. Introduzca la información que desee en el campo Definición Entrada Contable. Introduzca "APDEFN".

24. Haga clic en el campo Plantilla.

25. Introduzca la información que desee en el campo Plantilla. Introduzca "AP_VOUCHER".

Asegurarse que el proceso Generador de Asientos esta seleccionado y acepte los demás valores de la pagina Petición Gestor Procesos.

(76)

28. Haga clic en la lista Nombre Servidor.

(77)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 73

(78)

Si resulta en Error, proceda de acuerdo a las instrucciones de TI para solucionar el problema.

(79)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 75

34. Haga clic en la barra de desplazamiento. 35. Haga clic en el botón Actualizar.

(80)

38. Haga clic en el botón Scroll Down.

40. Haga clic en el menú Revisión Datos Cuentas a Pagar.

41. Haga clic en el menú Comprobantes.

(81)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 77

46. Haga clic en el botón Buscar.

47. El sistema completa la sección Información Contable con el resultado de su búsqueda.

Preste atención a la parte derecha de la barra titulo en caso de que contenga mas líneas de las que puede mostrar la sección.

48. Haga clic en el vínculo Ver Todo.

49. Haga clic en la barra de desplazamiento. 50. Haga clic en la barra de desplazamiento. 51. Haga clic en la barra de desplazamiento.

52. Para visualizar las entradas contables creadas por el Proceso Contabilización de Comprobantes

(82)

53. Para visualizar asientos creados por el Proceso Generados de Asientos

Haga clic en el panel Asiento.

54. Haga clic en la barra de desplazamiento. 55. Haga clic en la barra de desplazamiento. 56. Felicitaciones!

El Proceso Generación Asientos completo la corrida con éxito y usted pudo verificar las Entradas Contables creadas por el Contabilizador Comprobantes y el Asiento que genero el Generador Asientos.

Contratos

Contrato Comprobante Periódico

Contrato Comprobante Periódico

Los Contratos de Compras se utilizan en PS Compras y en PS Cuentas a Pagar para crear Contratos de Pedidos, de Comprobantes Periódicos y/o Combinación. Los contratos se almacenan por ID Set, por lo cual se pueden utilizar en cualquier unidad de negocio que usa ese ID Set.

El procedimiento para usarlos es el mismo, la única diferencia es la unidad de negocio que se utiliza y los valores pre-definidos de pedidos para Contratos de Proveedores de Compras o de comprobantes para Contratos de Proveedores de Cuentas a Pagar.

En Cuentas a Pagar, generalmente se usan contratos para definir arriendos, plan de mantenimientos, provisión de servicios, etc.

Procedimiento

En esta actividad usted va a aprender a crear un Contrato de Comprobante Periódico (o Contrato Recurrente de Comprobante).

(83)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 79

1. Haga clic en el campo ID Usuario.

2. Introduzca la información que desee en el campo ID Usuario. Introduzca "PMOUSER".

7. Haga clic en el menú Contratos de Compras.

(84)

(85)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 81

10. El proceso de Contratos de Proveedores se comparte con PeopleSoft Compras, es el mismo proceso; la única diferencia es que Compras

crea pedidos y nosotros comprobantes. Hay varios tipos de comprobantes, los que podemos usar en Cuentas a Pagar son:

Cbte Pago Antpdo Ped Antpdo(Comprobantes Pago Anticipado Pedido Anticipado): se usa para contratos que requieren un pago y un pedido por

adelantado. Se usa con Control de Compromiso para reservar los fondos y liberarlos con las facturas que lleguen por el contrato

Comprobante Periódico: es el mas común y se usa para establecer partidas

automáticas de comprobantes para arrendamientos, programas de mantenimiento, de servicio, etc.

Comprobantes Periódico Pedido: se utiliza en conjunto con Control de

Compromiso para establecer un pedido que asegura los fondos totales del contrato y se liberan los gastos con las facturas asociadas al pedido.

Comprobante Pgo Antpdo(Comprobante Pago Anticipado): se utiliza para crear contratos que necesitan un pago por adelantado sin factura. El sistema lo balancea al procesar la factura original.

Contrato General: se usa en conjunto con PeopleSoft Compras y permite crear pedidos y comprobantes.

(86)

11. Haga clic en el elemento de la lista Comprobante Periódico.

13. La porción superior de la pagina Contrato permite indicar:

Estado del Contrato: Abierto, Aprobado, Cancelado, Cerrado y Retenido.. Un valor siempre aparece por defecto y depende de la autoridad del usuario. Por ejemplo 'Abierto' si otra persona/s deben aprobarlo (en este ejercicio lo definimos con estado aprobado para facilitar el proceso)

(87)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 83

14. En la sección Cabecera se debe especificar por lo menos el Proveedor y la Fecha Inicial de contrato.

Fecha Vencimiento e Importe Máximo son opcionales, pero si se usan se pueden utilizar las opciones del vinculo Umbrales y Notificaciones.

Se puede agregar la Referencia del Contrato del Proveedor; una breve

Descripción es recomendable para permitir diferenciar un contrato de otro; el

Contacto o persona con la que se negocio el contrato; ID Contrato Maestro, para asociarlo si el proveedor tiene un contrato maestro y Excepción Fiscal, si el contrato es libre de impuestos. se debe agregar el numero de certificado correspondiente.

Añadir Comentarios, se usa para asociar documentos estándar, imágenes y comentarios pare-definidos.

Actividades Contrato: permite consultar todas las actividades del contrato.

Registro Actividad, permite registrar cualquier actividad pertinente al contrato.

Estado Documento: permite profundizar y consultar en todas las transacciones asociadas al contrato (solicitudes, pedidos, recibos, devoluciones, comprobantes, pagos, cotizaciones)

Partidas Contrato: permite consultar el programa de pedidos creado para este contrato.

El sistema actualiza los distintos campos montos o Importes a medida que se procesan transacciones contra este contrato.

(88)

15. Haga clic en el campo Prove.

16. Introduzca la información que desee en el campo Prove. Introduzca "DELL C". 17. Haga clic en el botón Prove.

18. Haga clic en el vínculo DELL COMP.

19. Introduzca la información que desee en el campo F Inicial. Introduzca "01012012". 20. Haga clic en el campo F Vencimiento.

21. Introduzca la información que desee en el campo F Vencimiento. Introduzca "06302012".

22. Haga clic en el campo Importe Máximo.

23. Introduzca la información que desee en el campo Importe Máximo. Introduzca "1000000".

25. Haga clic en el campo Ref Contrato Proveedor.

26. Introduzca la información que desee en el campo Ref Contrato Proveedor. Introduzca "DELL 3452M-U".

28. Introduzca la información que desee en el campo Descripción. Introduzca "Mantenimiento Limitado".

(89)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 85

31. La sección Opciones Contrato Comprobante le proporciona varias opciones especificas a Cuentas a Pagar.

Nro. Factura: este campo es muy importante para mantener la relación

Contrato/Comprobante; el sistema le agrega este numero a todas las partidas de comprobantes y le agrega un sufijo numérico comenzando con "1".

UniNeg Cuentas a Pagar: se debe especificar que Unidad de Negocio se va a utilizar para las partidas de comprobantes.

Plantilla Contable: se puede elegir una especial para contratos si es necesario. ID Condiciones Pago: se elige el código de pago para el contrato.

Tipo F Base: elija la fecha que desea el sistema calcule la fecha de pago.

Importe Bruto: entre el monto de la factura.

Importe Flete, Impuesto Ventas, IVA: complete si los tiene o si son parte negociadas del contrato.

Cargos Varios: permite asociar códigos pre-definidos de cargos misceláneos adicionales.

NOTA:: Cualquier campo que se deja en blanco, el sistema usa el valor de la jerarquía por defecto del Cuentas a Pagar.

32. Introduzca la información que desee en el campo. Introduzca "DELL3452M-U". 33. Haga clic en el campo UniNeg Cuentas a Pagar.

34. Introduzca la información que desee en el campo UniNeg Cuentas a Pagar. Introduzca "CHL01".

36. Haga clic en el campo ID Condiciones Pago.

37. Introduzca la información que desee en el campo ID Condiciones Pago. Introduzca "000".

(90)

(91)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 87

41. Haga clic en el campo Importe Bruto.

42. Introduzca la información que desee en el campo Importe Bruto. Introduzca "25000".

43. Haga clic en la barra de desplazamiento. 44. Haga clic en el campo Descripción.

45. Introduzca la información que desee en el campo Descripción. Introduzca "Mantenimiento ".

46. Haga clic en el campo Importe Mercancía.

47. Introduzca la información que desee en el campo Activa. Introduzca "25000". 48. Haga clic en el panel Pedido por Importe.

49. La pagina Pedido Importe permite especificar que el contrato es Solo Importe.

50. Haga clic en la opción Solo Impt.

51. Haga clic en el panel Detalles.

52. Haga clic en el botón Distr Comprobantes.

53. La pagina Información Distribución Comprobante permite que el usuario agregue la combinación contable especifica para el contrato.

Incluyendo información de Activos.

Si la distribución es complicada también puede utilizar Clv Cd CCV(Claves Código Claves Contable), plantilla predefinidas que contienen complejas de combinaciones de distribución y pueden contener monto o porcentajes predeterminados.

(92)

54. Haga clic en el campo Cuenta.

55. Introduzca la información que desee en el campo Cuenta. Introduzca "1535000". 56. Haga clic en el campo UExpl.

57. Introduzca la información que desee en el campo UExpl. Introduzca "0000". 58. Haga clic en el campo Dpto.

59. Introduzca la información que desee en el campo Dpto. Introduzca "403300". 60. Haga clic en la barra de desplazamiento.

(93)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 89

66. Haga clic en el botón Comentarios Línea.

67. La pagina Comentario es estándar en PeopleSoft, se pueden entrar comentarios en línea, copiar comentarios estándar predefinidos, asociar documentos, enviar al proveedor, mostrar en recibos, comprobante, pedido y enviar por correo electrónico. Note el botón '+' que permite agregar tantos filas de comentario como sean

(94)

68. Haga clic en el campo Estado Comentario.

69. Introduzca la información que desee en el campo. Introduzca "Este Contrato para Mantenimiento de equipos Dell se negocio con el Dpto Ventas, Sra. Nogales.". 70. Pulse [Intro].

71. Introduzca la información que desee en el campo. Introduzca "Opción de renovar con descuento antes del vencimiento.".

(95)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 91

(96)

73. Haga clic en la lista Estado.

(97)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 93

75. Haga clic en la barra de desplazamiento. 76. Haga clic en el botón Guardar.

77. Haga clic en el vínculo Partidas Contrato.

78. La pagina Programación de Contratos contiene 3 pasos para que el usuario pueda definir y crear un programa de partidas de comprobantes:

Paso 1 -> Especificar las Líneas a incluir

Paso 2 -> Introducir las opciones , fechas, frecuencia y duración de las partidas y crearlas.

(98)

80. Verificar las líneas a incluir.

Haga clic en el botón Contraer Sección.

82. La sección Frecuencia le permite especificar un intervalo Anual, Diario, Mensual o Semanal para la generación de los comprobantes.

Dependiendo de su selección en los campos Ciclo y Cada puede elegir valores relacionados.

duración, permite determinar el tiempo de la Programación, Hasta un día

especificado, Por una cantidad de anos, días, semanas o meses o por un numero de

(99)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 95

88. Haga clic en el botón Consultar Cada (Alt+5).

90. Haga clic en la opción Por.

91. Haga clic en la opción Veces.

92. Haga clic en el campo Veces.

93. Introduzca la información que desee en el campo Por. Introduzca "3". 94. Haga clic en el botón Calc Fecha.

96. Haga clic en la barra de desplazamiento. 97. Haga clic en el botón Temp.

98. Haga clic en el objeto Acep.

99. Haga clic en el vínculo Revisar Partidas Temporales.

100. El sistema guarda las partidas de comprobantes en las tablas temporales, Es aquí donde usted puede hacer algunos cambios, inclusive eliminar partidas.

(100)

101. Para ver mejor la pagina PeopleSoft Pulse [F11].

102. Haga clic en el botón Mostrar Sig Fila (Alt+.).

103. Haga clic en el botón Mostrar Sig Fila (Alt+.).

(101)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 97

105. Haga clic en la barra de desplazamiento. 106. Haga clic en la barra de desplazamiento. 107. Haga clic en el botón Acep.

(102)

(103)

Guía de formación

Cuentas a Pagar

Página 99

110. Haga clic en el botón Guardar.

112. Haga clic en el vínculo Entrada Contrato.

113. Haga clic en el vínculo Inicio.

114. Estas partidas de comprobantes se mantienen en las tablas temporales de contratos hasta que la próxima corrida programada del proceso Creador de Comprobantes

las recoge, valida contra la jerarquía por defecto de Cuentas a Pagar, transforma en comprobantes validos y traslada a la tabla de Comprobantes.

El ciclo de pago las recoge en la fecha programada de pago y procesa el pago correspondiente..

(104)

115. Haga clic en el vínculo Desconexión.

Acaba de crear un Contrato de Comprobante Periódico con Dell Computer de Chile para Mantenimiento de Equipo Dell y programo la creación automática de tres partidas de comprobantes.