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AYUNTAMIENTO DE SABIÑÁNIGO

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Academic year: 2021

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AYUNTAMIENTO DE SABIÑÁNIGO

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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR LA IMPLANTACIÓN DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTION DE LA CONTABILIDAD EN EL ÁREA DE HACIENDA DEL AYUNTAMIENTO DE SABIÑÁNIGO

1. OBJETO DEL CONTRATO.

El objeto del contrato es la implantación en el Ayuntamiento de Sabiñánigo de un nuevo sistema de información para la gestión de la contabilidad, que conlleva la cesión de uso de una aplicación informática que permita la gestión integral de la contabilidad municipal y que debe contemplar:

-La implantación de todos los componentes necesarios para que resulten operativas las funcionalidades de la aplicación informática en los ordenadores destinados al efecto.

- La migración de los datos desde el sistema actual a la nueva aplicación informática.

- La parametrización inicial de todos los módulos de la aplicación con el fin de que cumpla las funcionalidades y requerimientos especificados en el presente pliego.

- La formación del personal de las unidades implicadas, previa a la puesta en funcionamiento de la aplicación

- La puesta en funcionamiento de la aplicación informática.

- El soporte a la gestión y explotación de la aplicación informática. Mantenimiento preventivo, correctivo, perfectivo y evolutivo de la aplicación informática durante todo el período de vigencia del contrato.

2.-FUNCIONALIDADES BÁSICAS DE LA APLICACIÓN.

La empresa adjudicataria deberá suministrar, instalar, poner en marcha y mantener las aplicaciones destinadas a la implantación del sistema de contabilidad del Excmo. Ayuntamiento de Sabiñánigo.

La aplicación a contratar deberá dar, además, respuesta a las siguientes necesidades:

a) La gestión de los procedimientos contables y presupuestarios del Ayuntamiento, permitiendo realizar todas las operaciones y gestión exigidas por la vigente normativa contable y presupuestaria aplicable a las Entidades Locales y en particular:

• Registrar la situación de los créditos, las modificaciones presupuestarias, las operaciones de ejecución del Presupuesto de gastos, los compromisos de ingreso y las operaciones de ejecución del Presupuesto de ingresos, poniendo de manifiesto el resultado presupuestario.

• También deberá permitir el registro de las operaciones derivadas de obligaciones y derechos que provengan de presupuestos cerrados, y de las certificaciones, autorizaciones y compromisos de gasto e ingreso con cargo a presupuestos de ejercicios posteriores, así como el seguimiento y control de los proyectos de gasto y de los gastos con financiación afectada, y la obtención del Remanente de Tesorería. • Registrar las operaciones de naturaleza no presupuestaria.

• Registrar operaciones con IVA y descuentos

• Registrar las operaciones de administración de recursos por cuenta de otros entes públicos.

• Registrar y poner de manifiesto los movimientos y situación de la tesorería, posibilitando el control y conciliación bancaria de las diferentes cuentas que constituyen la tesorería de la entidad contable.

• Registrar las operaciones relativas a la gestión y control del inmovilizado no financiero, de las inversiones financieras y del endeudamiento, incluidos los avales concedidos por la entidad.

• Registrar la información relativa a los terceros que se relacionan con la entidad contable. • Registro y control de las operaciones de endoso, embargo y fáctoring.

• Realizar el seguimiento y control de los pagos a justificar y los anticipos de caja fija.

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• Realizar el seguimiento y control de la contabilidad de costes que afecta a los centros gestores de gasto b) El uso interno de las tecnologías de la información y telecomunicaciones para su gestión permitiendo la implantación de la facturación electrónica.

c) Acceso al presupuesto y a la gestión económica por parte de los servicios gestores.

d) Acceso a la gestión económica de sus datos a los proveedores y acreedores para obtención de información, entre otras materias, sobre facturas y datos fiscales.

e) Simplificación de la tramitación de la gestión económica mediante el uso de la firma electrónica reduciendo la tramitación en papel.

f) La gestión contable y de los medios de pago/cobro por parte de la Tesorería. f) Liquidación automática del IVA

g) El establecimiento de un módulo que permita la conciliación bancaria con los ordinales de tesorería. h) Establecimiento de un módulo de control, seguimiento e información de Subvenciones Públicas conforme a su normativa reguladora.

i) Facilitar el control, seguimiento y suministro de información requerida por la normativa de Estabilidad Presupuestaria, Sostenibilidad Financiera, Morosidad, y cualquier otra que resulte legalmente aplicable. j) Módulo de Rendición de cuentas, que permita la confección de los documentos que integran la Cuenta General, y que prevea asimismo mecanismos de remisión de la información a la Cámara de Cuentas de Aragón y/o al Tribunal de Cuentas.

k) Módulo que permita comunicar cuanta información financiera (en los formatos que sean peticionados) que requiera la Administración de Tutela Financiera, el Ministerio de Hacienda, o cualquier instancia pública de acuerdo con cualquier normativa aplicable.

l) Módulo de elaboración del presupuesto.

m) Módulo de elaboración y gestión de expedientes de modificación de créditos, que permita el control y seguimiento de los remanentes de crédito, al objeto de facilitar su incorporación.

m) Módulo de proyectos de gastos, que permita hacer el seguimiento de los proyectos de gasto y, en caso de tener financiación afectada, determinar con exactitud las desviaciones de ejecución que se produzcan dentro de cada ejercicio y de forma acumulada por cada uno de los agentes financiadores, permitiendo en todo momento, la determinación de las desviaciones de financiación.

n) Módulo de endeudamiento. ñ) Módulo de Registro de Facturas

Todos los sistemas planteados deberán estar integrados entre sí y además tener una base de datos de proveedores, terceros, unificada y normalizada. Permitirán la integración con otros sistemas de información de la entidad.

3. –REQUERIMIENTOS DE LA APLICACIÓN, 3.1. CARACTERÍSTICAS GENERALES

• Multiusuario y multiejercicio.

• Ejercicios simultáneos: contabilización permitida en dos ejercicios abiertos. • Multiaplicación de gastos, ingresos, facturas y no presupuestarios

• Administración de grupos y usuarios.

• Administración de usuarios por nivel de autorización.

• Acceso a fichero de terceros desde distintos módulos de trabajo. • Permitirá también:

• La importación de la información de otras aplicaciones para facilitar los procedimientos masivos de contabilización.

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• La exportación de los resultados de la explotación de datos, a los paquetes ofimáticos existentes en el mercado, en concreto permitirá la exportación a los productos de Microsoft en cualquiera de sus versiones, así como a los de los paquetes ofimáticos de software libre.

• Incorporará las medidas de seguridad necesarias, en la definición, administración y control de las actuaciones de los usuarios, que garanticen el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos y la implantación de niveles de acceso jerarquizados.

• Permitirá la personalización tanto de los textos de la interfaz de pantalla, como de los menús; en el caso de los menús, además de permitir la personalización de las descripciones, permitirá la definición de una estructura de menú personalizada para cada entidad.

• Permitirá la personalización de todos los documentos impresos, bien mediante la sustitución de las plantillas existentes, como mediante la adición de nuevas plantillas diseñadas de forma particular para cada entidad,

• Permitirá la identificación de usuarios mediante usuario y contraseña, o mediante certificado digital. De la misma manera el sistema permitirá identificar al usuario que haya generado cada operación, documento, cuenta o listado que emita el sistema.

• Cumplimiento de las normas de intercambio con las entidades financieras. • El sistema deberá ir acompañado de:

- Documentación tanto técnica como de uso que permita una total autonomía en la explotación de la herramienta por parte de los usuarios.

- Un servicio de atención telefónica para la resolución de incidencias tanto técnicas como de gestión contable informatizada.

3.2. FINES O RESULTADOS QUE DEBE PERMITIR EL SOFTWARE a. Objetivos de gestión:

• Suministrar la información económica y financiera que sea necesaria para la toma de decisiones, tanto en el orden político como en el de gestión.

• Establecer el Balance de la entidad contable, poniendo de manifiesto la composición y situación de su patrimonio, así como sus variaciones, y determinar los resultados de la entidad contable desde el punto de vista económico-patrimonial.

• Determinar los resultados analíticos, poniendo de manifiesto el coste y rendimiento de los servicios. • Mostrar la ejecución del Presupuesto de la entidad contable poniendo de manifiesto el resultado presupuestario.

• Poner de manifiesto los movimientos y situación de Tesorería.

• Posibilitar el inventario y el control del inmovilizado financiero y no financiero, el control del endeudamiento y el seguimiento individualizado de la situación deudora y acreedora de los intereses que se relacionan con la entidad contable.

• Suministrar información que permita el control de la recaudación por cuenta de otros entes. • La realización de consultas de todo tipo de operaciones multiejercicio.

• El sistema contable debe facilitar y posibilitar el cumplimiento de toda la normativa aplicable a las entidades locales en materia de contable, presupuestaria, de rendición de cuentas, de subvenciones, de estabilidad presupuestaria, de sostenibilidad financiera, de morosidad, o cualquier otra que dependa de los datos que aporte el sistema de información contable y presupuestario.

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• Proporcionar los datos necesarios para la formación de la Cuenta General de la entidad local, así como de las cuentas, estados y documentos que deben elaborarse o remitirse a los órganos de control externo, los cuales deberán ser en los formatos que estos tengan establecidos.

• Posibilitar el ejercicio de los controles de legalidad, financiero y de eficacia. • Fines de análisis y divulgación:

• Facilitar los datos y otros antecedentes que sean precisos para la confección de las cuentas nacionales de las unidades que componen el sector de las Administraciones Públicas.

• Envío de información económico-financiera al Ministerio de Economía y Hacienda en los formatos que éste establezca.

• Suministrar información de utilidad para asociaciones e instituciones, empresas y ciudadanos en general.

• Facilitar el ejercicio de la función interventora en la modalidad de fiscalización previa limitada y control financiero o a posteriori.

c. El software deberá responder a los criterios y características siguientes:

• Estará orientado al cumplimiento del objeto y las finalidades establecidas en la ICAL.

• Debe garantizar la integridad, coherencia, exactitud y automatismo de las anotaciones que, por cada una de las operaciones contables, se deban producir en los diferentes subsistemas a los que la operación afecte.

• Debe existir la debida concordancia entre los diferentes niveles de información agregada que se establezcan en el SICAL-Normal y la información de detalle que, para cada tipo de operación, se incorpore al mismo.

• Debe propiciar progresivamente la simplificación de los procedimientos contables mediante la aplicación intensiva de procedimientos y medios electrónicos, informáticos y telemáticos que garanticen la validez y eficacia jurídica de la información recibida desde los centros gestores para el registro contable de las operaciones y de la suministrada los destinatarios de la información contable a través de estos medios, así como de la documentación contable archivada y conservada por el sistema.

• Deben aplicarse las medidas de seguridad exigidas por la normativa vigente en materia de ficheros de datos de carácter personal, y cualquier otra que resulte aplicable.

• Los registros de las operaciones y del resto de la información capturada en el SICAL-Normal, estarán soportados informáticamente según la configuración que se establece en la regla anterior, constituyendo el soporte único y suficiente que garantice su conservación de acuerdo con la regla 40 de la Orden HAP/1781/2013 de 20 de septiembre, por la que se aprueba la Instrucción del modelo normal de contabilidad local.

• Las bases de datos del sistema informático donde residan los registros contables constituirán soporte suficiente para la ejecución de la contabilidad de la entidad contable, sin que sea obligatoria la obtención y conservación de libros de contabilidad en papel o por medios electrónicos, informáticos o telemáticos. • El registro contable de las operaciones deberá hacerse expresando los valores en euros.

• En cuanto a la forma de incorporar datos al sistema y obtener información del sistema se estará en todo caso, a lo dispuesto en la Orden HAP/1781/2013.

• El Plan general de Contabilidad contenido en el software se ajustará al anexo que acompaña a la Orden EHA/1781/2013.

• El sistema deberá contener y aplicar la normativa vigente relacionada con el IVA (impuesto sobre el valor añadido).

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El proyecto pretende también mejorar el software de elaboración del presupuesto municipal, optimizando los procesos descentralizados y la obtención de listados y de gráficos para el expediente de aprobación, así como la incorporación de los datos a la gestión económica posterior.

En la propuesta deberá explicar las funcionalidades propuestas por el nuevo sistema y su entorno tecnológico.

3.4. INTEGRACIÓN CON OTROS APLICATIVOS, Y OTRAS PRESTACIONES.

El aplicativo de gestión contable deberá tener módulos de intercambio de datos con otras aplicaciones externas.

En particular, entre otras, deberá garantizarse una total integración y sincronización del aplicativo de gestión de ingresos.

Asimismo deberá sincronizarse con el sistema de gestión de personal y recursos humanos.

Al realizarse la instalación del aplicativo contable, éste deberá parametrizarse de forma que pueda llevarse a cabo estas integraciones.

La integración deberá ser lo más automatizada posible evitando con ello procesos manuales o asistidos. Será a cargo de la empresa adjudicataria:

-Garantizar el acceso remoto, con las debidas condiciones de seguridad y de común acuerdo con el Servicio Municipal de Informática, a la aplicación,

-Realizar a su costa la migración de los datos contables del ejercicio corriente en que se realice la implantación, de la totalidad de las resultas y saldos correspondientes a ejercicios cerrados, así como de la base de datos de terceros y demás registros necesarios (incluidos, entre otros, los módulos de pasivo, de modificaciones de crédito, etc) para la puesta en marcha de la contabilidad mediante la nueva aplicación. Para conocimiento de los licitadores se indica que el soporte actual es la aplicación SICAL de la empresa Unit 4 Business Software.

3.5.-DERECHO AL USO DE LAS APLICACIONES:

La aplicación informática objeto de este pliego podrá ser utilizada por el Ayuntamiento de Sabiñánigo.

3.6.-GESTIÓN DOCUMENTAL Y FIRMA ELECTRÓNICA:

Esta aplicación facilitará la progresiva implantación de la firma electrónica en todos los procesos de contabilidad.

Asimismo permitirá incorporar a los documentos electrónicos, documentos externos necesarios en la tramitación, garantizándoles autenticidad, seguridad e integridad de acuerdo con los requerimientos legales vigentes.

3.7.-OBLIGACIÓN DE ADAPTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA APLICACIÓN:

Mientras que permanezca en vigor la relación contractual (incluyendo su fase de mantenimiento) con la empresa adjudicataria del aplicativo, ésta tendrá la obligación de:

• Adaptar éste –sin coste para el Ayuntamiento de Sabiñánigo- a todos los cambios normativos o requerimientos de suministro de información por otras Administraciones Públicas que se produzcan. • Actualizar el aplicativo a las distintas versiones, revisiones, correcciones o mejoras que puedan liberarse, por todo tipo de mejoras o adaptaciones tecnológicas sin coste alguno para el Ayuntamiento de Sabiñánigo.

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La empresa adjudicataria realizará la instalación del programa contratado en el orden que fije el Ayuntamiento, de acuerdo con las necesidades de éste.

Se establece, no obstante, un plazo máximo de tres meses para la ejecución del contrato de suministro a contar desde la firma del contrato, debiéndose instalar la aplicación en el plazo de un mes para el inicio de su funcionamiento. Posteriormente se realizará la migración de los datos de la aplicación actual y se ejecutará el plan de formación del personal del Ayuntamiento.

3.9.-SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD. PROTECCION DE DATOS.

El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato, especialmente los de carácter personal y tributarios, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto al que figura en este pliego, ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación.

Los licitadores aportarán una memoria descriptiva de las medidas que adoptarán para asegurar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. Asimismo, deberán incluir en su oferta la designación de la persona o personas que, sin perjuicio de la responsabilidad propia de la empresa, estarán autorizadas para las relaciones con el Ayuntamiento a efectos del uso correcto del material y de la información a manejar. Esta obligación de guardar la confidencialidad subsistirá aunque se extinga el contrato, hasta que dicha información pierda tal carácter, o bien si se produzca la debida autorización por parte del Ayuntamiento de Sabiñánigo.

El adjudicatario quedará obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la normativa de Protección de Datos de Carácter Personal.

3.10.- PROPIEDAD INTELECTUAL

Las empresas ofertantes deberán acreditar la propiedad intelectual de las aplicaciones ofertadas, mediante el correspondiente certificado del Registro de la Propiedad Intelectual.

Dicha documentación se adjuntara con la documentación administrativa.

3.11.-ORGANIZACIÓN Y COORDINACIÓN DEL PROYECTO,

• De cara a la mejor organización del proyecto de implantación, la empresa adjudicataria deberá nombrar a uno de sus empleados –con poder suficiente- que asuma la Dirección, y las relaciones con el Ayuntamiento.

• Asimismo, el Ayuntamiento nombrará los responsables técnicos que coordinarán con la adjudicataria los aspectos necesarios para la mejor implantación del proyecto.

3.12.-PLAN DE FORMACION

El adjudicatario deberá diseñar un Plan de Formación para el personal de las áreas implicadas:

El objetivo del Plan de Formación será la utilización y aprovechamiento máximo, del sistema de información propuesto, y deberá recoger al menos, los siguientes aspectos:

• Cronograma completo del Plan de Formación,

• Cursos a impartir, cuyo horario se adaptará a las necesidades que determine el Ayuntamiento. • Número de sesiones,

• Contenidos del curso,

• Duración de cada uno de los cursos,

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El Plan de Formación deberá ser desarrollado por personal con experiencia suficiente en labores didácticas en cada una de las materias objeto del plan y con amplios conocimientos sobre las características y peculiaridades de la Administración Local.

El horario de formación se adaptará a las necesidades del Ayuntamiento, dentro del horario laboral y se planificará en el tiempo de manera que coincida, preferiblemente, con el periodo inmediatamente anterior a la puesta en marcha del módulo correspondiente.

Los cursos se impartirán en las oficinas del Ayuntamiento.

Al margen de las jornadas de formación previstas para los usuarios, se incluirán las necesarias para formar el departamento de Tecnologías de la Información en la utilización del modelo de datos de la aplicación, instalación (parte cliente, servidor de BD y servidor de aplicaciones), gestión y configuración de la parte cliente, actualización de versión de producto, configuración del sistema de seguridad, y todos los aspectos que sean necesarios.

3.13.- CONDICIONES TECNOLÓGICAS GENERALES DE LAS APLICACIONES A SUMINISTRAR.

La aplicación informática cumplirá los siguientes requerimientos:

Sistema de gestión de base de datos. La estructura de datos será de acuerdo al modelo lógico relacional y utilizará el sistema de gestión de bases de datos SQL-SERVER.

El entorno tecnológico podrá estar basado, tanto en los principales productos comerciales existentes, como de libre distribución o plataformas abiertas, por lo tanto, queda enmarcado de acuerdo a la siguiente descripción:

-El sistema deberá ser desarrollado bajo un interfaz enteramente Web, deberá ser sencillo, intuitivo, fácil de utilizar y soportado por la mayoría de los navegadores existentes en el mercado.

-Plataforma de desarrollo: estándares reconocidos con arquitectura de 3 capas (J2EE, .Net, etc). -Servidores Web: IIS u otros estándares del mercado.

-Incorporará mecanismos de seguridad que permitan respetar la del sistema y el acceso restringido a las distintas funcionalidades de la aplicación.

-Debe soportar una concurrencia ilimitada de usuarios. -Será altamente parametrizable.

-Estará integrado para permitir el uso de herramientas informáticas. -Sistema operativo Linux, Windows 2003/2008/2012, Windows XP/7/8. -Protocolo de red TCP/IP.

-Funcionamiento e interfaz de trabajo. La interfaz de trabajo para los diferentes usuarios habrá de ser ágil y disponer de las ayudas necesarias para aclarar conceptos y funcionalidades.

-Seguridad de accesos a los datos a través de un nivel de administración y gestión de usuarios. -Los accesos al sistema se realizarán a través de la identificación y autenticación del usuario. -Se permitirán diferentes niveles de acceso a la información en función de diferentes perfiles, con respecto al nivel de procesos a ejecutar, así como a las actualizaciones de la información.

-Los resultados del programa referente a listados y documentos habrán de ser necesariamente en castellano. Asimismo es imprescindible que la interfaz del programa sea también en castellano.

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