ACTA No 37 JUNTA DIRECTIVA
ASOCIACION COLOMBIANA DE BTL - ACBTL
En Bogotá a las 05:00 del 10 de FEBRERO de 2011, se realizó en el club de Bridge Almirante Colón, la junta directiva de carácter abierto para los miembros de la ASOCIACION COLOMBIANA DE BTL-ACBTL, según convocatoria efectuada con la debida antelación de conformidad con los estatutos y la ley.
Se hicieron presentes los siguientes miembros de la junta directiva: Jaime Torres – Presidente ACBTL / Mejía Asociados.
Álvaro Potes – Vicepresidente ACBTL / On Brand. Camilo Caicedo – Penta Producciones.
Camilo López – ECO BTL (Medellín) Fabricio Álvarez – ECO BTL (Medellín) Alejandro Bernal – Heat Marketing. Carlos Vega – Sphera.
Pablo Herrera – IPAL. (Cartagena) Adolf Watzke – ZIEL
Guillermo Castro – RCN Radio Mario Mendoza – RCN Radio Diana Guzmán – Visión y Marketing Diego Adolfo Montañés – Pidamos. Camilo Vásquez – CVML (Medellín) Alfonso Mejía – CVML (Medellín) Santiago Vélez – Stage
Janeth Erazo – E-Markettools Alvaro Charry – E-Markettols
Juan Manuel Casas – People Marketing Geovanna Nassar –Momentum McCann. Juan Carlos Contreras – Glue Colombia Juan Manuel Falla – Glue Colombia Andrés Vargas - Director Ejecutivo ACBTL Martha I. Martínez R – Ejecutiva ACBTL
La reunión se desarrolló siguiendo el orden del día 1. Verificación de quórum.
2. Lectura acta anterior Junta directiva No 36 y aprobación del orden del día. 3. Elección del presidente y secretario de la reunión.
4. Presentación informe de gestión del director ejecutivo. 5. Varios.
· Definición participación en Expomarketing 2011. · Diplomado en BTL 2011.
· Intervención Geovanna Nassar – Ley de Estandarización de comisiones y pago de licitaciones.
· Intervención de Ricardo Leyva de Sístole. · Intervención de Juan Carlos Contreras de Glue.
· Información y formato de elección para nueva junta en Asamblea del 30 de marzo. 6. Otros.
1. Definición de la participación de Expomarkting.
Previa envío de la propuesta, Andres Vargas realiza una breve reseña de la forma como se desarrolla Expomarkting, mencionando las razones planteadas por las cuales participar; para este año se consolida como el gran evento de mercadeo en Colombia no sólo por su grilla de conferencistas, sino también por el número de asistentes (proveedores, industria, clientes) y expositores que logra convocar. Segundo; no se llevará a cabo el evento de BTL Training dado que según la estrategia sería cada dos años luego deja un vacío este año.
Se buscó entonces un espacio en el cual la asociación continuar su proceso de comunicación con la industria. De esta manera ACBTL le propone a los organizadores de Expomarketing participar en conjunto con ACR en un territorio espacial para destacar la ACBTL y sus respectivos miembros.
Es importante señalar que este ejercicio es el punto de convergencia más importante que tiene el congreso, no solo por la imagen de dos lideres juntos sino por todo lo que representa en relaciones públicas, el conocer nuevos clientes, y generar negocios.
Sí bien esta marca (ACR) funciona como una plataforma es importante aclarar que cada agencia se responsabiliza de activar su nombre en las mesas que le sean asignadas durante tres días, en las cuales podrán incluir marcas afines a este target.
Adolfo Watzke pregunta sobre el tiempo límite que se tiene al definir participación de ACBTL, y para aclara a la junta Andrés Vargas responde afecta en la medida en la cual no se genere noticia sobre la asistencia de la asociación en los diferentes medios en los que 360 media ha iniciado pauta. Y no es recomendable por ahora fijar un evento propio por el proceso de crecimiento que vive la asociación, lo que indica claramente que necesita un apalancamiento o aliado para darse a conocer.
Ricardo Leyva resalta los beneficios mencionados por el director ejecutivo, generar atracción hacia ACBTL, sentido de pertenencia, unidad de la industria y es una actividad que no se desgasta porque durante los tres años que se ha ejecutado la gente manifiesta aceptación total y piden que continúe asistiendo a los eventos del medio.
Es la oportunidad para mostrar la asociación como un sector fuerte, unido y dispuesto a fijar mejores estructuras, señalan Arturo Aguirre y Alvaro Potes.
Pablo Herrera de IPAL mencionó que en muchas oportunidades la agencia ha participado en ACR y quieren saber cuál es la diferencia en caso de tomar la decisión de realizarlo con la asociación.
Diana Guzmán de Visión & Marketing menciona que desde su punto de vista ACR tiene un nivel de recordación tan grande que puede darse que ACBTL pase inadvertido, para esto señala que debemos tener unos conectores puntuales que permitan dar claridad sobre el territorio al cual asisten estas personas.
El director ejecutivo de la asociación señala que no existe un evento paralelo que nos impida visibility en el medio, sumado a esto los costos son especiales pues como lo señala Geovanna Nassar es casi el valor de una aviso ($6.500.000), además la decisión de participar todos como industria deja un mensaje al sector real sobre la manera profesional como proceden las agencias.
Conclusiones:
Las siguientes agencias deciden participar y dar su voto de aprobación al proyecto logrando el punto de equilibrio. 1. GOMA. 2. PEOPLE MARKETING 3. MOMENTUM. 4. HEAT MARKETING. 5. SISTOLE
6. VISIÓN & MARKETING 7. ZIEL
8. MEJIA & ASOCIADOS. 9. IPAL 10. ECO 11. CVML 12. ON BRAND. 13. E-MARKTTOOLS 14. PENTA PRODUCCIONES. 15. PIDAMOS
Por otra parte se deja en el acta la no participación de Sphera y Energía. Así mismo queda pendiente la confirmación de: RCN Radio, Bee Group, Glue y Stage.
Dejar claro los puntos de participación por medio de un comité Expomarkting conformado por: Ricardo Leyva, Geovanna Nassar, Camilo Caicedo y Juan Carlos Contreras.
Este comité tendrá en cuenta la sugerencia de Guillermo Castro (RCN Radio), sobre realizar un cubrimiento de participación de la asociación en Expomarketing, conferencistas y asistentes del evento. Es importante señalar que las acciones que se realicen al interior de ACBTL y ACR estarán dirigidos al fortalecimiento del gremio y no de las agencias como entes individuales logrando transmitir unidad.
2. Diplomado BTL 2011.
Aunque el público al cual se dirige el diplomado muestra total interés, sería mucho más coherente con lo que profesa la asociación sí el personal que trabaja en las agencias miembros de ACBTL asista apoyado por sus directivas y encuentre temas de total interés como la seguridad industrial, contrataciones, normas del IDRD que pueden vincularse también en los Foros. Donde puedan asistir de diferentes áreas y no siempre Dpto. Creativo y Comercial; según lo señala el Ricardo Leyva de Sístole y Diana Guzmán de Visión y Marketing, con la actualización y refuerzo que se necesitan en cada una de las áreas.
Geovanna Nassar menciona que la meta de este año es tratar de ingresar en las facultades de comunicación social, mercadeo y publicidad para que estas lo implementen pues en ninguna
carrera se está dando BTL como materia de pregrado y si es una oportunidad de trabajo para los nuevos profesionales. Traer el potencial de las agencias de tal manera que se profesionalice muchos más el gremio; pues estos son quienes finalmente buscarán trabajar en las compañías miembros de ACBTL.
Paso a seguir: En este momento la universidad reporta 7 pre inscritos faltando un mes para dar inicio a las clases. Teniendo en cuenta este dato cada una de las agencias se encargará de difundir dentro de las agencias el diplomado y apoyar de alguna manera a quienes tienen interés en participar.
3. Intervención de Geovanna Nassar-Ley de Estandarización de comisiones y pago de licitaciones.
En las diferentes juntas directivas Geovanna ha manifestado una serie de ideas que ve necesario darlas a conocer a los miembros de la asociación, temiendo a la posibilidad que tiene la industria en acabarse por la percepción y manejo que tienen los clientes del negocio (facturación abierta, No Fee, cuestionamiento sobre el porcentaje de agencia, no cobro de creatividad y estrategia etc.) además el crecimiento de este negocio significa el decrecimiento de la utilidad, a mayor facturación mayor necesidad de recurso.
La propuesta es realizar un proyecto de ley haciendo contacto con alguno de los congresistas, que logre desarrollar una ley que apruebe el cobro de por participación en las licitaciones y la estandarización de las comisiones.
Se propone consultar con un abogado para que investigue la viabilidad del proyecto, realizar lobby en los partidos políticos, quizá el que tenga mayor número de curules. Lograr hacer un proyecto de ley (costo de $150. 000.000) aprox.
Los miembros ven poco probable el logro de esta propuesta y proponen lograr resultados más cercanos a la Asociación para lo cual proponen iniciar el cobro a los clientes como un diferenciador de los miembros profesionales de la ACBTL. La propuesta tiene la acogida general y se procederá a consultar con un abogado los alcances de esta.
ECO propone que se inicie el proceso de certificación en cada una de las agencias ejemplo ISO 9000 (Control de Calidad).
4. Intervención de Ricardo Leyva. Sugiere que en asamblea extraordinaria se presente el plan de mercadeo del año, se aprueba y sí requiere una cuota extraordinaria se vota por esta cuota, sino queda aprobada la cuota extraordinaria, simplemente el plan de mercadeo no se puede ejecutar. Todo esto con el fin de agilizar las votaciones y generar beneficio con los proyectos que se plantean para bien de la asociación y de cada uno de sus miembros.
*Revisar los estatutos con el fin de modificarlos buscando que las decisiones de asamblea que tengan una mayoría deban ser acogidas por todos incluyendo los temas económicos.
5. Intervención de Juan Carlos Contreras.
Propone asignar un grupo de 4 o 5 personas conocedoras del tema financiero de la industria y se realice un trabajo durante una semana donde y analicen valor por valor, rubro por rubro, riesgo por riesgo y le entreguen a la junta una explicación completa que le de argumentos y fundamentos para que cada una de las agencias pueda realizar un equilibrio en sus costos y lo sepa transmitir al cliente de tal forma que pueda mencionarle abiertamente con honestidad al cliente sobre los costos que se manejan.
Andrés Vargas presenta una breve síntesis de los comentarios y dudas que ha recibido la asociación en sus reuniones con los clientes interesados en conocer más sobre el BTL y mencionando que se han dejado ver hasta el momento una fuerte desinformación del sector real sobre la industria, razón por la cual reitera en la implementación de procesos formales que presenta la asociación en sus evangelizaciones y demás ejercicios de profesionalización.
Paso a Seguir:
Determinar fechas (tres días) y asignar personal de trabajo y apoyo en el tema. Propuesta de Grupo Comité recurso licitación / financiero:
1. Controler de Glue Colombia (Ludim Cubides). 2. Financiero de Sphera
3. Ricardo Leyva de Sístole. 4. Alfonso Mejía de CVML
Álvaro Potes averiguará un externo financiero que apoye y asesore el equipo de agencias, con el fin de contemplar la posibilidad de cobrar por licitación ($200.000 / $500.000).
Así mismo la asociación iniciará contactos sobre la inclusión de todas y cada una de las agencias en los procesos de certificación ISO 9000; Bajo sugerencia gestionar contacto con la Universidad de la Sabana.
6. Información y formato de elección para nueva junta en Asamblea del 30 de marzo.
El director ejecutivo de la asociación informa sobre el proceso a seguir en cuanto a la elección de junta directiva para el periodo 2011-2012. El proceso consiste en que los miembros de ACBTL durante los días previos a la asamblea envíen via mail al director ejecutivo sus propuestas para la composición de la nueva junta ya sea personas o propuesta de listas.
Andrés Vargas pone también a disposición reunirse con cada uno de los comités antes de llevarse a cabo la asamblea y determinar puntos que puedan discutirse para este día.
Paso a seguir:
La reunión de asamblea será citada por correo electrónico para el martes 15 de Marzo a las 5:00 PM de tal manera que todos puedan asistir.
7. Otros.
Se informó sobre el cambio de nuevas oficinas de ACBTL a partir del lunes 28 de febrero en la Cra. 13 Nº 96 – 67 Oficina 209.
Paso a Seguir:
Se enviará un comunicado formal a cada uno de los miembros.
Siendo las 08:00 pm se levanta la sesión.
ANDRES VARGAS B. MARTHA I.MARTINEZ
