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Instituto Tecnológico de Colima
Contador Público
Reporte de Residencia
“Manual sobre el manejo y control de inventarios”
Dimas Alberto Valencia Rojas
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Índice
1.- Introducción………..…..…3
2.- Análisis Costo-Beneficio………..….4
3.- Análisis de alternativas………...4
4.- Alcance y limitaciones del proyecto……….…...4
5.- Información de la empresa……….…..5
6.- Planteamiento del problema……….5
7.- Objetivos generales………..6
8.- Objetivos específicos………....6
9.- Justificación………7
10.- Marco Teórico……….……….8
11.- Propuestas de solución………11
12.- Conclusiones……….16
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1.- Introducción
El presente trabajo se realiza por la importancia de llevar un control de inventarios dentro de las empresas, sin importar el tamaño de esta o de qué tipo de negocio es, el llevar un control de inventario recae en la forma de ver los activos de modo tangible, en muchas ocasiones resulta ser una tarea no fácil, pero tampoco imposible y aunque puede resultar ser un ejercicio tedioso, sobre todo para pequeños negocios, es la base de un plan de negocios y rentabilidad del mismo. Lo importante de tener un control de cualquier cantidad de bienes u objetos que tengamos, es lo recomendable en cualquier entidad, compañía o institución, como también en nuestro hogar, permitiendo una mejor organización.
Para ello es necesario desarrollar lo que es conocido como inventario, una tarea que si bien puede parecer sencilla desde afuera, lo cierto es que tiene distintas etapas y puede ser muy complejo, dependiendo también de cuan detallado se le quiera preparar.
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2.- Análisis Costo- Beneficio
Para el autolavado “La Diosa del Agua” es importante tener un buen manejo y
control de inventarios que le permita desarrollar las herramientas necesarias para poder tener un control de sus productos y no se queden sin existencia de alguno de ellos, ya que esto les ocasiona pérdidas.
3.- Análisis de Alternativas
Actualmente, el autolavado se maneja sin ningún sistema que les permita llevar el control de inventarios, debido a esto no consideran los gastos que se generan por el mal manejo de productos.
Sin embargo con el sistema que se propone implementar, se pretende generar herramientas que permitan el buen funcionamiento y manejo del inventario con el que se cuenta.
4.- Alcances y limitaciones del proyecto
Este manual beneficiara principalmente a los propietarios de los autolavados, debido a que se tendrá mayor control de los productos que se manejan los cuales son esenciales para el funcionamiento diario. La única limitación que tiene este proyecto es que no se tiene la persona destinada para poder llevar a cabo el control de los inventarios.
Ventajas competitivas
Con la elaboración del manual del manejo y control de inventarios, “La Diosa del Agua” tendrán principalmente las siguientes ventajas competitivas:
Reducción de costos Control de productos
Control de costos de productos
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5.- Información de la empresa
El proyecto se llevará a cabo en las 5 sucursales del auto lavado “Diosa del Agua”,
que es una empresa de giro de servicios que se fundó en el 2006 y actualmente tiene 10 años ofreciendo sus distintos servicios de detallado de automóviles, posicionándose como una de las mejores empresas de colima y una de las más reconocidas.
Actualmente los propietarios son Roberto Carlos Orozco López y Esteban Ahumada Meléndez y la dirección de las sucursales es la siguiente:
* Diosa del agua 1: Av. María Ahumada de Gómez esquina con Naranjal #481, Colonia Campestre, Villa de Álvarez Colima
* Diosa del agua 2: Av. Pablo Silva García #880, colonia Los Olivos, Villa de Álvarez, Colima
* Diosa del agua 3: Av. María Ahumada de Gómez #4, Colonia Senderos del Carmen, Villa de Álvarez, Colima
* Diosa del agua VIP: Av. Venustiano Carranza #1202, Colonia Santa Bárbara, Colima, Col.
6.- Planteamiento del problema
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7.- Objetivos generales
Proveer a la empresa de los materiales necesarios, colocándolos a la disposición de los empleados para que se puedan minimizar los costos y se generen mejores resultados, logrando así que la empresa se siga posicionando como la mejor del estado.
8.- Objetivos específicos
Conocer los costos de inventario con el que cuenta la empresa
Capacitar al personal para que puedan llevar a cabo el control del inventario Estandarizar los tiempos y formas de solicitud de material
Determinar los tiempos óptimos necesarios para poder llevar a cabo el pedido de material
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9.- Justificación
Toda empresa debe de tener un inventario, ya que es la parte fundamental, de toda organización, que si bien si no se maneja de la manera adecuada puede ocasionar grandes pérdidas para esta.
Es por eso que se pretende implementar el control de inventarios en los autolavados para que sea más fácil administrar los insumos, herramientas y equipos que se manejan en la empresa.
Y los principales beneficios que tendrá la empresa al implementar este manual serán:
Mejor control de los inventarios Mejor manejo de las utilidades
Eliminación de compras innecesarias
Actualmente los autolavados “La Diosa del Agua” no cuenta con un sistema de
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10.- Marco Teórico
Definición de inventario
El inventario es un recurso almacenado al que se recurre para satisfacer una necesidad actual o futura
Finalidad de los inventarios
Las funciones más utilizadas de los inventarios son:
Permitir que las operaciones continúen sin que se produzcan parones por falta de productos o materias primas
Obtener ventajas por volumen de compra, ya que si la adquisición de artículos se produce en grandes cantidades, el coste de cada unidad suele disminuir
Proporcionar unas reservas de artículos para satisfacer la demanda de los clientes y que no se queden sin el deseado Separar los procesos de producción y distribución. Así por ejemplo, si la demanda de un producto es elevada solo durante el invierno, la empresa puede elaborarlo a lo largo de todo el año y almacenarlo, evitando de este modo su escasez en invierno
Salvaguardarse de la inflación y de los cambios de precio Protegerse de las roturas de inventario que pueden producirse por productos defectuosos, el mal tiempo, fallos de suministro de los proveedores, problemas de calidad o entregas inadecuadas
Principios de los inventarios
Podemos definir los principios básicos de los inventarios como las razones para mantener y utilizar dichos inventarios en una empresa. Estos principios son los siguientes:
*Desacoplar demanda y producción:
*Ser utilizados como medio para la planificación y el control de la producción
*Permitir cierta flexibilidad en la programación de la producción y la independencia de las operaciones
*Consentir el tránsito de los ítems entre las distintas etapas del proceso
*Proporcionar un buen nivel de servicio al cliente *Intentar mantener la producción a un ritmo regular
Tipos de inventarios
9 su posterior manipulación. Los inventarios de este tipo transmiten información relativa a la producción prevista y a su estacionalidad, a la eficacia de la planificación y la seguridad de las fuentes de suministro
*Inventarios de mercancía: estos incluyen los bienes adquiridos por las empresas, que van a ser vendidos sin someterse a procesos de transformación.
*Inventarios de productos en procesos: están formados por los bienes en proceso de manufactura, es decir, por aquellos artículos que están siendo utilizados durante el proceso de producción, se trata de productos parcialmente terminados. *Inventarios de productos terminados: se trata de inventarios que agrupan todos aquellos productos transformados y manipulados por la empresa mediante los procesos de producción. Estos productos se almacenan a la espera de ser vendidos.
*Inventarios de materiales y suministros: están constituidos por los elementos necesarios para la elaboración de los productos. Entre dichos elementos destacan: las materias primas secundarias, que se diferencian por industrias, los productos de consumo necesarios para el proceso de producción y por último, el material para mantenimiento, necesario para la reparación y conservación de la maquinaria.
Elementos básicos de los sistemas de inventarios
Los elementos básicos de los sistemas de inventarios que es necesario destacar son: la demanda, los reaprovisionamientos y los costes
*La demanda: podemos definir la demanda como la cantidad de productos que el cliente solicita de un determinado bien de la empresa
*Los reaprovisionamientos: El reaprovisionamiento es la reposición de ítems en el inventario, es decir, la entrada de piezas en el inventario.
El inventario físico y el inventario contable
*El inventario físico: consiste en llevar a cabo un recuerdo de las existencias, pudiendo coincidir con la fecha de cierre del ejercicio o con cualquier otra.
10 precio de las mismas, atendiendo, en todo momento, a su valor y a la cantidad existente
Entre los métodos más importantes para evaluar los inventarios, tenemos:
Método PEPS. Este método se basa en que lo primero que entra es lo primero en salir. Su apreciación se adapta más a la realidad del mercado, ya que emplea una valoración basada en costos más recientes.
Método UEPS. Contempla que toda aquella mercancía que entra de último es la que primero sale. Su ventaja se basa en que el inventario mantiene su valor estable cuando ocurre algún alza en los precios.
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11.- Propuestas de solución
Para poder dar solución a este problema que se tiene en los autolavados, investigaremos cuales son las herramientas más convenientes y que nos ayudaran a tener un mejor control de inventarios.
Primero que nada se deberá designar un almacén general el cual será el encargado de surtir de material a todas las sucursales de los autolavados, y así únicamente en uno se tendrá concentrado todos los productos.
En este almacén se llevara el control de la entrada y salida de productos, así como del punto de reorden que se tiene para poder tener siempre el material completo, con la finalidad de que únicamente se pida lo necesario y se logre que en ningún momento se queden sin material ninguna de las sucursales.
Se buscará llevar el control de los inventarios con las tarjetas de almacén ya que por medio de estas, podemos controlar el movimiento de las mercancías de un negocio, tanto en sus Entradas y Salidas, como en los precios que se van obteniendo. Esta tarjeta además, nos sirve para obtener el importe de los inventarios o las existencias que se tienen en determinado momento y evitar tener que hacer un recuento de la mercancía o sea un inventario físico, para poder conocer, el valor de dichas existencias.
12 Se utilizará un formato de orden de compra el cual se le dará al proveedor para que nos surta la mercancía que estamos solicitando. Para poder tener lo necesario en el almacén.
Número Cantidad Unidades Descripción Precio
Unitario Total
1 50 Lts Shampoo $ 14.00 $ 700.00 2 70 Pzas Franelas $ 20.00 $ 1,400.00 3 30 Frascos Cera $ 17.50 $ 525.00
Sub-Total $ 2,625.00
IVA $ 420.00
Total $ 3,045.00
13 Una vez que se reciba la mercancía en el almacén, deberán de ser llenadas las tarjeas de Entrada de mercancía, para poder determinar las cantidades existentes de materiales que tenemos.
Requisición de Mercancía al almacén
Sucursal ____________________
Justificación _______________________ Fecha _____________________
Número Cantidad Descripción
___________________________
Solicitó
_____________________________
____________________________ _
Entregó Autorizó
14 Cada que recojan producto, el almacenista una vez que tiene las requisiciones, deberá de registrar la entregue del producto en los archivos o controles para que sea más sencillo el cálculo del producto.
Y así cada fin de mes se hace el conteo del producto y conocer las existencias y generar un nuevo pedido y les alcance a llegar en tiempo y forma para que continúen con sus actividades.
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Inventario de equipo
Cada autolavado cuenta con la maquinaria necesaria para trabajar y se le da mantenimiento continuamente.
Inventario Fijo
Maquinaria Cantidad Mantenimiento
Hidrolavadoras 15 Cada mes
Compresor de aire 5 Cada mes
Aspiradoras 10 cada semana
Pulidoras 5 cada 6 meses
Lavadoras 5 cada 2 meses
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12.- Conclusiones
El manejo y control de inventarios es una de las herramientas más importantes en las empresas ya que con este se puede generar un mayor beneficio.
Así se tenga un pequeño negocio o una entidad de tipo familiar, es indispensable no olvidar que es necesario llevar un control, tanto de entradas como salidas de mercancías, revisar continuamente los inventarios y contar con lo necesario para conservar los registros, ya que no solo nos permite planificar para años posteriores sino que nos indica cuales son las áreas de oportunidad.
Es importante tener en cuenta cuales son las cantidades máximas y mínimas de cada uno de los productos que se manejan en el almacén para que así al momento de llegar al punto de reorden se pueda hacer un nuevo pedido al proveedor y esto permita que no se quede sin productos el almacén.
Tabla de máximos y mínimos
Materiales Presentación Máximos Mínimos
Gel 20 lts 40 20
Shampoo 20 lts 40 20
Armorall 20 lts 10 5
Desengrasante 20 lts 10 5
Pinol 20 lts 10 5
Cloro 20 lts 10 5
Atomizadores pzas 100 50
Talladores pzas 100 50
Cepillos pzas 20 10
Cera liquida 20 lts 10 5
Vaselina 20 lts 50 25
Hiperbrillo 20 lts 10 5
Aromas 5 lts 10 5
Abrillantador 5 lts 10 5
Cera 5 lts 10 5
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13.- Referencias
Miguez Pérez, M. y Bostos Boubeta, A. I. (2006). Introducción a la gestión de stocks. 2° edición. España: Ideaspropias editorial. Recuperado de: https://books.google.com.mx/books?hl=es&lr=lang_es&id=V5pSNK_oyT4C&oi=fnd &pg=PA1&dq=tipos+de+inventarios+contables&ots=eZO0D8iWnG&sig=kpOzpt1zr
